Что такое нотация bpmn
Что такое BPMN-диаграмма и зачем она нужна в разработке
Схемы по методу моделирования бизнес-процессов (BPMN) используются в разных сферах, например, в продажах и ведении проектов. В разработке этот инструмент важен на этапе бизнес-аналитики: с помощью BPMN описываются все сценарии взаимодействия пользователей и системы.
Эта система условных обозначений создавалась специально для того, чтобы найти общий язык между аналитиками и управленцами без технической подготовки.
В YuSMP Group мы отдаем BPMN-диаграммы продуктов после окончания дискавери-фазы. Эта нотация входит в список обязательных артефактов, которые получает клиент.
Business Process Model and Notation (нотация моделирования бизнес-процессов) — это система условных обозначений, которая отображает бизнес-процессы с помощью блок-схем. BPMN диаграмма показывает в какой последовательности совершаются рабочие действия и перемещаются потоки информации.
При помощи моделирования можно описать любой бизнес-процесс, но в контексте этой статьи мы говорим больше о веб-системах, сайтах и приложениях.
Наглядная схема показывает, где в процессах есть узкие места или вовсе тупики, из-за которых клиенты уходят или не заканчивают целевое действие (заявка, покупка, звонок). BPMN подсвечивает места, которые можно улучшить и моделирует способы адаптации под новые условия.
Главное преимущество BPMN-диаграмм — это то, что они понятны и внутри организации, и за ее пределами. Нотация описывает процессы языком, который доступен всем участникам проекта. Его понимает команда разработки (бизнес-аналитики, программисты, продакт-менеджеры) и сторона заказчика (владелец и сотрудники).
Информация в графическом виде более доступна для восприятия, чем сложный технический текст. Схемы упрощают работу над проектом: заказчику понятно, как будет работать система и он может вносить коррективы еще на этапе обсуждения проекта.
Но если этот язык легок для восприятия, это не значит, что им может пользоваться кто угодно. BPMN-схемы готовят специалисты — бизнес-аналитики. Они подробно и последовательно описывают бизнес-процессы так, чтобы проект потом можно было легко внедрить в разработку.
На примере фрагмента схемы, которую мы создавали для платформы онлайн-обучения, покажем основные объекты языка BPMN и как они взаимодействуют друг с другом.
На иллюстрации: «Вход на сайт».
На иллюстрации: «Есть логин и пароль?».
На иллюстрации: «Да/Нет».
На иллюстрации: «Запросить у владельца курса логин и пароль».
BPMN — это схема из блоков и соединительных элементов, которые отображают все действия, происходящие в системе. Эту диаграмму составляют на дискавери-фазе бизнес-аналитики.
С помощью BPMN-диаграмм работа идет динамичнее: бизнес-аналитики быстрее отдают проект разработчикам, которым не нужно тратить время на то, чтобы вникать в систему и разбираться в процессах.
Команда разработки и заказчик лучше понимают друга, BPMN исключает возможность «двойного прочтения», а значит и недопониманий тоже.
Диаграмма улучшает коммуникацию не только внутри компании, но и создает единое информационное поле в общении с заказчиком.
BPMN наглядно показывает слабые места, где потенциальные клиенты могут уйти. А значит, исправить или вовсе предотвратить “утечку” будет намного проще.
А какое его истинное назначение?
Есть более проще нотации типа EPC. Одно из назначений BPMN это написание однозначных инструкций в графическом виде для последующего выполнения в системах типа BPMS. То есть, это более жесткая нотация, как очень высокоуровневый язык программирования.
Для целей бизнес анализа и обмена информацией с простыми менеджерами он избыточен. Как по набору нотационных артефактов, так по жесткости валидации схем. Но в ввиду разных причин его применяют в основном для визуализации, сократив элементный состав (что в итоге почти приравняла его к нотации EPC).
BPMN простым языком
Данный цикл статей предназначен для всех, кто собирается приступить к созданию моделей с использованием BPMN.
Часть 1. Зачем люди моделируют бизнес-процессы
Моделирование бизнес-процессов обычно рассматривают в контексте их оптимизации с целью повысить эффективность бизнеса в компании в целом. Обычно такая потребность возникает, когда в компании имеются проблемы: например, низкая эффективность ее сотрудников, не оптимальная организационная структура, запутанные коммуникации или неправильное разграничение зон ответственности между ее подразделениями могут ограничивать возможности организации, приводить к снижению ее прибыли, сдерживать ее развитие, делать ее менее конкурентоспособной.
Проблемы, связанные с не оптимальным подходом к построению и управлению бизнес-процессами компании, могут проявляться на всех этапах ее развития. На ранних этапах, когда компания еще только формируется, отсутствие строгого разграничения обязанностей и зон ответственности сотрудников и целых структурных подразделений компании часто приводит к конфликтным ситуациям. Нехватка квалифицированных кадров в различных областях и невозможность достаточно точно спрогнозировать, когда и где понадобится тот или иной специалист, сдерживает развитие компании. Отсутствие культуры передачи знаний вызывает проблемы при увольнении и замене сотрудников, и отрицательно сказывается на работе компании в целом.
Рост размеров компании, увеличение числа ее сотрудников часто приводит к тому, что ее деятельность усложняется, бизнес-процессы становятся запутанными, и управлять ими становится нелегкой задачей.
Как правило, в таких ситуациях принимается решение сформировать новые или кардинально улучшить старые подходы к управлению, сформировав четкую и продуманную систему управления организацией. Осуществить подобную трансформацию практически невозможно без построения бизнес-модели, учитывающей особенности компании и определяющей стратегию ее будущего развития. Бизнес-процесс — один из «кирпичиков» в фундаменте бизнес-модели организации.
Цифровизация, цифровая трансформация компаний, как в государственном, так и в частном секторе, так же невозможна без построения бизнес-модели, как и любая другая трансформация бизнеса. Подобная практика — не просто дань «цифровой» моде, задаваемой высокотехнологичными компаниями; она опирается на мировые стандарты. Наличие документированной бизнес-архитектуры предприятия является требованием международных стандартов ISO 9001:2000 и российских стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Проверенные на практике подходы рекомендуют придерживаться определенного порядка построения бизнес-архитектуры. Без предварительного моделирования изменений в бизнес-процессах и оценки эффектов этих изменений невозможно определить количественные и качественные результаты трансформации, оптимизировать расходы в процессе трансформации.
Построение бизнес-модели затрагивает не только организацию процессов. Современные подходы рассматривают проектирование архитектуры информационных систем не как отдельную задачу, а связывают ее в единое целое с задачами построения бизнес-архитектуры и информационной архитектуры.
Говоря о том, зачем и как моделировать бизнес-процессы, невозможно обойти вопрос о том, что такое бизнес-процессы вообще, и с какой точки зрения их можно рассматривать.
Существует несколько определений бизнес-процессов, каждое из которых отражает определенную точку зрения на бизнес-процесс.
Определение 1. Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы (ISO 9000:2000).
Определение 2. Бизнес-процесс — структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненный определенной цели (ISO/CD 15531-1).
Определение 3. Бизнес-процесс — совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя (М. Хаммер, Д. Чампи, Реинжиниринг бизнес-процессов).
Определение 4. Бизнес-процесс — несколько связанных работ или процедур, в совокупности реализующих конкретную цель текущей деятельности в рамках существующей оргструктуры (Ойхман Е.Г., Попов Э.В, Реинжиниринг бизнеса).
Как мы можем видеть, в определениях 3 и 4 ставится акцент на создании продукта, представляющего ценность для конечного потребителя, или на достижении конкретной цели. Существование цели, которой необходимо достичь, — отличительная черта бизнес процесса. Как правило, сами цели не отражаются в модели процессов; однако, они являются важным элементом бизнес-процессов.
Говоря о том, зачем моделировать бизнес-процессы, невозможно не сказать о том, кто участвует в моделировании бизнес-процессов, и кто является конечным потребителем результатов этого моделирования. В зависимости от целей моделирования, будет определяться состав заинтересованных лиц — руководителей и исполнителей.
Моделирование может охватывать разные аспекты деятельности предприятия, и состав заинтересованных лиц будет определяться направлениями деятельности, выбранными для моделирования.
Как правило, модель бизнес процесса используется достаточно широким кругом лиц на предприятиях, где проводится оптимизация бизнес-процессов и выполняется построение бизнес-архитектуры. Ниже приведен примерный состав пользовательской аудитории моделей бизнес-процессов:
Бизнес-аналитики по различным направлениям деятельности организации;
Разработчики информационных систем;
Системные архитекторы, разрабатывающие архитектуру отдельных информационных систем;
Бизнес-аналитики, выполняющие проектирование организационной структуры предприятия;
Руководители подразделений, заинтересованные в оптимизации бизнес-процессов, выполняемых в этих подразделениях.
Далее мы рассмотрим, как организовано взаимодействие между этими группами в рамках работы над моделью бизнес-процесса.
Описание нотации BPMN
Нотация BPMN наиболее удобна для декомпозиции, для описания нижних уровней бизнес-процессов, особенно там, где требуется показывать действия участников процессов. Это объясняется самой сутью, методологией, лежащей в основе нотации – это методология workflow – поток работ.
То есть BPMN – это не просто структура процесса, функции, это алгоритм! Это уже не просто некое «до-аналитическое» предположение, что процесс состоит из «вот таких» блоков/функций, это уже четкая последовательность выполняемых действий ее конкретными участниками.
Система обозначений нотации BPMN
BPMN использует в качестве обозначений такие графические элементы, как:
Процесс / задача
Процесс, задача – это определенное действие или набор действий, совершаемых для получения какого-то результата. Блок процесса или задачи представляет собой прямоугольник. Внутри блока указывается наименование процесса или задачи.
Подпроцесс – это процесс который описан более подробно, то есть декомпозирован, на отдельной своей диаграмме (модели).
В системе обозначений нотации BPMN есть еще разновидности процессов, такие как «цикл», «компенсация» и т.д. Мы не будем на них останавливаться, так как при более глубоком знакомстве с нотацией BPMN изучение этих блоков не представляет сложности, они интуитивно понятны.
Выделим, пожалуй, наиболее интересный блок – это блок ad-hoc процессов, потому что четкая, безальтернативная регламентация деятельности – это вопрос выбора модели компании, бизнеса. Смотря на шаг вперед, мы понимаем, что выбор будущего – это «бирюзовая модель» по классификации, введенной Фредериком Лалу, предполагающая если не отсутствие регламентов как таковых, то иной принцип их выработки и исполнения.
Ad-Hoc процесс – такой подпроцесс, действия которого не поддаются четко регламентированным правилам или алгоритмам, эти правила определяются исполнителем. Возможны варианты, когда есть заранее определенный набор действий для каких-либо случаев, но их последовательность, реальное исполнение – это выбор исполнителя.
События
Событие – это состояние, которое влияет или контролирует дальнейшее выполнение бизнес-процесса. Блок события в BPMN обозначается кругом. Внутри блока указывается наименование события.
Относительно точки выполнения процесса события делятся на:
Любое событие может возникать из-за какой-то причины, а может инициировать само какой-то результат. Первые события называются – «обработчики», вторые – «инициаторами». Причина возникновения событий-обработчиков и результат процессов-инициаторов называется триггер.
События-инициаторы – это некоторые промежуточные события (включая промежуточное событие с типом «Неопределенное») и все конечные события. Если встречается событие-инициатор, то процесс просто выполняется дальше и ничего не ожидает. На диаграмме триггер внутри события, являющегося инициатором, показывается закрашенным.
Пример различных типов событий:
Шлюзы
Параллельный шлюз (AND, «И») используется для обозначения слияния/ветвления потоков управления в рамках процесса.
Пример использования параллельного шлюза при ветвлении/разделении потоков:
В примере выше параллельный шлюз используется для ветвления потоков управления или создания параллельных веток выполнения процесса: после выполнения Процесса 1 запустится выполнение и Процесса 2, и Процесса 3.
Пример использования параллельного шлюза при слиянии потоков:
В примере выше параллельный шлюз используется для слияния потоков управления или синхронизации параллельных веток выполнения процесса. Выполнение Процесса 3 запустится только тогда, когда выполнится и Процесс 1, и Процесс 2.
Эксклюзивный шлюз
Эксклюзивный шлюз (XOR, «Исключающее ИЛИ») используется для ветвления потока управления на несколько альтернативных потоков, когда выполнение процесса зависит от выполнения некоторого условия.
Условия на диаграмме задаются при помощи условных потоков управления, исходящих из шлюза. При использовании эксклюзивного шлюза можно продолжить выполнение процесса только по одному из возможных условных потоков управления. Среди потоков управления, исходящих из эксклюзивного шлюза, допускается использование потока управления по умолчанию: если ни одно из условий не выполняется, дальнейшее выполнение процесса продолжится по потоку управления по умолчанию.
после выполнения Процесса 1 (рисунок выше) дальнейшее выполнение процесса может продолжиться только по одному потоку, исходящему из шлюза:
— если Условие 1 верно, то выполнится только Процесс 3;
— если Условие 2 верно, то выполнится только Процесс 4;
— если ни Условие 1, ни Условия 2 не верны, то выполнится только Процесс 2.
Эксклюзивный шлюз может использоваться и для слияния потоков управления. В данном случае шлюз просто пропускает через себя все потоки управления без синхронизации.
На рисунке выше Процесс 3 будет выполнен дважды: после выполнения Процесса 1 и после выполнения Процесса 2.
Неэксклюзивный шлюз
Неэксклюзивный шлюз (OR, «ИЛИ») используется для ветвления потока управления на несколько потоков, когда выполнение процесса зависит от выполнения условий. При этом каждое из указанных условий является независимым, и дальнейшее выполнение процесса может продолжиться сразу по нескольким потокам управления, если условия будут выполнены.
Условия на диаграмме задаются при помощи условных потоков управления, исходящих из шлюза. Среди потоков управления, исходящих из неэксклюзивного шлюза, допускается использование потока управления по умолчанию: если ни одно из условий не выполняется, дальнейшее выполнение процесса продолжится по потоку управления по умолчанию.
Неэксклюзивный шлюз может использоваться для ветвления и для слияния потоков управления.
На рисунке выше Процесс 3 будет выполнен только тогда, когда выполнится и Процесс 1, и Процесс 2 (пример слияния, или синхронизации).
Еще шлюзы
В BPMN различают также еще два типа шлюзов:
Комплексный шлюз используется для ветвления потока управления на несколько потоков, когда выполнение процесса зависит от выполнения условий. По своему действию комплексный шлюз аналогичен неэксклюзивному шлюзу.
Эксклюзивный шлюз по событиям (XOR, «Исключающее ИЛИ») используется для ветвления потока управления на несколько альтернативных потоков, когда дальнейшее выполнение процесса зависит от возникновения некоторого события-обработчика, следующего после шлюза.
На рисунке выше после выполнения Процесса 1 дальнейшее выполнение процесса может продолжиться только по одной ветке, исходящей из шлюза:
— если первым возникло Событие 1, то выполнится только Процесс 2;
— если первым возникло Событие 2, то выполнится только Процесс 3.
Поток управления
Стандартный поток управления является неконтролируемым, т.е. на поток не воздействуют никакие условия, и поток не проходит через шлюзы.
Другие обозначения
Поток сообщений не отображает ход выполнения процесса, а показывает передачу сообщений или объектов из одного процесса в другой процесс или внешнюю ссылку.
В качестве объекта данных может использоваться объект любого из следующих справочников: Бумажный документ, Электронный документ, ТМЦ, Информация, Программные продукты, Термины, Прочее.
Немного о правилах нотации
Сколько блоков задач/действий можно умещать на одной диаграмме/модели? С точки зрения нотации – сколько влезет, при чем в прямом смысле – столько, сколько сможете разместить блоков внутри пула процесса. Но с точки зрения анализа, есть не прописанное нигде правило, но которым пользуются аналитики: блоков задач/действий в одном процессе должно быть столько, чтобы не «уходить» на второй этаж пула.
То есть все действия одного процесса должны умещаться в линию в пуле, если в рамках одной дорожки действий слишком много и они не помещаются в линию, значит что-то не так с декомпозицией, это «излишнее» дробление на действия, скорее всего должно быть произведено на следующем уровне декомпозиции, включено в подпроцесс, свернуто и раскрыто в отдельной диаграмме.
Руководство для начинающих по использованию BPMN в повседневной работе
Что такое BPMN?
Не верь чужим речам, а верь своим глазам. Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Не рассказывайте сказок. Именно такие поговорки сделали Нотацию моделирования бизнес-процессов (BPMN) чрезвычайно популярной среди многих типов компаний, отраслей и профессий. Но что такое BPMN и как этот метод работает?
В двух словах, BPMN — это стандартизированный метод отображения блок-схем, который позволяет создавать и обмениваться простыми для понимания диаграммами. Эти диаграммы могут визуально моделировать этапы бизнес-процесса от начала до конца.
Пример схемы процесса изменения адреса BPMN (выше)
Хотя существует несколько методов моделирования процессов, BPMN быстро на практике стала стандартом моделирования процессов, и для этого есть веская причина.
Каковы ее возможности?
Одно из наиболее значительных преимуществ BPMN заключается в ее способности создавать блок-схемы, которые могут быть столь просты или сложны, насколько это необходимо. Это позволяет заинтересованным сторонам на всех уровнях (техническом или нет) понять их.
Именно это качество, вероятно, объясняет популярность BPMN. Опрос 2016 года показал, что 64% компаний заинтересованы в использовании BPMN для упрощения своих бизнес-процессов. Цель для большинства компаний проста: сэкономить деньги за счет снижения затрат и повышения производительности.
Почему это необходимо?
Ставки высоки. Рассмотрим статистику из опроса предприятий 2018 года:
Помимо повышения эффективности, другие важные причины для поддержки работы по созданию бизнес-процессов включают в себя:
От ИТ, финансовых услуг, страхования и производства до образования, телекоммуникаций, розничной торговли, компьютеров и программного обеспечения — каждая компания может извлечь выгоду из улучшения бизнес- или организационных процессов.
Использование BPMN
Цель BPMN — дать всем четкое представление о процессе от его начала до конца. Это помогает обеспечить визуализацию, которая ликвидирует пробелы информации, показывая последовательность деловых операций, необходимых для перехода от начала бизнес-процесса к его завершению.
Вот несколько преимуществ, которые бизнес может получить при использовании BPMN:
Примеры моделирования процессов
Бизнес-ориентированные
Многие специалисты и организации хотят моделировать на высоком уровне процесс, ориентированный на людей. В этом случае использование нескольких символов требует меньше глубоких знаний о BPMN, поэтому запись проста. И наоборот, эти модели могут быть скорректированы, чтобы быть чрезвычайно подробными для ИТ и других технических участников.
Вот лишь несколько примеров процессов, которые могут визуально отображены посредством этих блок-схем:
Технически-ориентированные
Как упоминалось ранее, вы можете детализировать диаграммы по мере необходимости, например, для изображения ИТ-ориентированных процессов, кодирования и многих других:
В более развернутых версиях можно моделировать сложные бизнес-события, такие как сообщения, таймеры, бизнес-правила и условия сообщений об ошибках. Давайте рассмотрим больше этих развернутых версий BPMN.
Элементы и символы BPMN 2.0
Нотация BPMN имеет пять основных категорий элементов, которые включают много разных форм и символов. Вот их краткий обзор:
Объекты потока
Они показывают поведение в бизнес-процессе и включают в себя:
Объекты данных
Они содержат информацию о данных в процессе. Данные представлены четырьмя способами:
Соединяющиеся объекты
Они связывают объекты потока друг с другом или другой информацией и показывают поток процесса:
Swimlanes
Этот термин обозначает бассейны и дорожки.
Артефакты
Они дают дополнительную информацию о процессе. Существует два типа артефактов:
Упрощение BPMN с помощью программного обеспечения
Когда необходимо создать блок-схему, вам не нужно изобретать велосипед, особенно если вы только начинаете работать с BPMN.
Использование программы позволит вам быстрее создавать диаграммы и повышать эффективность модели вашего бизнес-процесса. При выборе ПО убедитесь, что оно позволяет вам:
Советы по началу работы
Являетесь ли вы опытным владельцем бизнес-процессов или аналитиком, вы в любом случае сможете упростить свои бизнес-процессы, какими бы простыми или сложными они ни были. Если информация кажется немного ошеломляющей, имейте в виду: вы можете создать простую диаграмму BPMN, а затем основываться на ней в дальнейшей разработке.