Что такое описание должности
Общая логика в построении системы вознаграждения
С чего начинается построение вознаграждения. Это описание должности. Описанию должностей и их оценке мы обучаем на наших вебинарах.
Логика процесса следующая:
Но давайте обо всем по порядку.
Первым шагом на сложном и извилистом пути построения систем вознаграждения является анализ и описание должностей (Hay Group). Это не 100% обязательный шаг. Давайте не будет перфекционистами. Но он важен. Методам анализа и описания должностей мы обучаем на наших семинарах.
Анализ должности – это процесс собственного понимания должности и представление этой информации в такой форме, которая обеспечила бы понимание данной должности другими. Это важно, так как описание должностей достаточно трудоемкий процесс и один человек с ним не справиться. Поэтому важно создать такое описание должности, при прочтении которого читающий ясно мог представить, чем должность занимается.
Анализ должности состоит из трех основных этапов:
Принципы анализа должности:
Основные разделы описания, которые мы используем в нашей работе вы сможете прочитать в разделе практического создания описания должности.
Анализ должности. Важный аспект в работе по описанию должностей – это выделение области анализа должности.
Мы выделяем следующие области:
Из областей анализа должности мы так же изучаем: окружение, деятельность подчиненных, наиболее проблематичные моменты работы, количественные и качественные показатели работы должности.
Кто описывает? Однозначного ответа на этот вопрос нет. В нашей практике мы использовали разные методы. Можно использовать интервьюирование. Но на этот метод необходимо большое количество ресурсов.
Чаще всего мы использовали следующую технологию: описание делается самим владельцем должности с последующей аналитикой с нашей стороны и согласованием этого описания с прямым руководителем. Этот вариант для нас наиболее предпочтителен (как в консалтинговой практике, так в in-house). Он позволяет включить в работу, как самого сотрудника, так и его руководителя. При этом на оценочном комитете никто не может обвинить, что данное описание просто выдумали. Работали все. Минусы в том, что требуется обучить сотрудника описанию должности. Но это решается в процессе индивидуального взаимодействия. Даем сотруднику примеры уже созданных описаний. Потом вместе обсуждаем уже представленные результаты работы (очно или заочно).
При анализе должности и составлении описания можно использовать два варианта логики работы:
Какой из способов наиболее эффективен? Не имеет значение. Главное, чтобы был результат. Окончание работы над описанием должности – это формирование цели должности (Hay Group).
Интересный опыт, когда на должности находится много сотрудников. В таком случае создаем рабочую группу, которая с высокой степенью вовлеченности работает и, как следствие, созданное описание должности (или должностей) без проблем принимаются в коллективе, так как писали сами. Конечно, в такую группу включается и руководители, которые также вовлечены в работу группы и являются в ней экспертами.
Работая внутри компании, мы проводим корректировку описаний должностей при перераспределении функционала внутри подразделения (компании), а аудит описания всех должностей проводим раз в год при подготовке бюджета по ФОТу на следующий год. Это необходимо для аналитики возможных изменений доходов сотрудников в следующих периодах.
Давайте теперь перейдем к более подробному описанию нашего опыта по описанию должности.
Одной из важных наших задач было создание единого стандартизованного описания, которое бы как отвечало требованиям, предъявляемым к должностной инструкции, так и служило основой для оценки должности.
Анализ должности. Выработанная нами структура описания должности представляет собой следующее:
Вот основные разделы нашей формы. Об их заполнении мы подробно расскажем в следующей статье.
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по оценке должностей, грейдированию (офлайн и онлайн) и построению систем вознаграждения. За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Логинову +7 921 334 67 62 | [email protected]
Профиль должности: фундаментальный инструмент HR-профессионала
На основании чего проводят подбор и оценку персонала? Что является основанием для внедрения справедливых грейдов (ставок зароботных плат) в компании? Что используют в процессе развития персонала и при формировании кадрового резерва? Что является эталоном, с которым HR-отдел сравнивает потенциальных кандидатов, оценивая, подойдёт ли данный человек на данную позицию? Таким эталоном является профиль должности. И в этом смысле профиль должности является одним из фундаментальных инструментов HR-системы любой компании. В этой статье мы разберём данный инструмент. И дадим простую, понятную, удобную в работе, форму профиля должности.
Профиль должности: что в него входит и почему
Документ, который описывает саму должность, биографические требования, особенности корпоративной культуры, функционал и ключевые компетенции, необходимые для успешного выполнения всех функций данной должности называется профилем должности.
Давайте разберём каждый раздел:
Описание должности. Этот раздел включает в себя название и целевое назначение должности, название структурного подразделения, название руководителя и перечень подчинённых (если они есть у человека, занимающего данную должность).
Биографические требования. Здесь фиксируются требования к полу, возрасту, образованию и опыту работы. Понятно, что фиксируются в том случае, если они – есть.
Корпоративные ценности. Именно они и фиксируются в данном разделе. А ещё здесь фиксируются компетенции, которыми должен обладать сотрудник, чтобы воплощать в жизнь особенности корпоративной культуры. Согласитесь, если клиентоориентированность является частью корпоративной культуры, то у кандидата на должность должны быть компетенции, с помощью которых клиентоориентированность воплощается в жизнь. Например, это могут быть такие компетенции, как «понимание потребностей клиентов» и «построение долгосрочных отношений». Соответственно, в разделе «Корпоративные ценности» указываются корпоративные компетенции.
Функциональные обязанности. В этом разделе фиксируется перечень функций, возложенных на сотрудника, занимающего данную позицию. И в этом же разделе указываются профессиональные ключевые компетенции, необходимые для успешного выполнения всех функций на данной должности. Если должность – управленческая, то в этом же разделе указываются управленческие компетенции – для управленческих функций. Так, например, управленческая функция «Планирование и контроль» потребует целого набора управленческих компетенций:
• Умение формулировать цели и задачи
• Умение распределять цели и задачи между подчинёнными
• Умение контролировать и оценивать результаты работы
• Навык предоставления обратной связи
• Умение выставлять приоритеты
И надо понимать, что в вашей компании этот набор может выглядеть иначе. Он может быть дополнен другими управленческими компетенциями. А какие-то, из указанных компетенций, в вашем случае могут отсутствовать.
Типовая форма профиля должности
Составные части профиля должности мы уже рассмотрели. Теперь давайте посмотрим на форму: как выглядит профиль должности визуально, как скомпонованы его разделы:
Пожалуй, отдельно стоит выделить в приведённой форме то, как в неё вплетена модель ключевых компетенций. Она пронизывает разделы «Корпоративные ценности», связывая ценности компании и особенности ее культуры с корпоративными компетенциями. И модель компетенций пронизывает раздел «Функциональные обязанности». Связывая управленческие и профессиональные функции с управленческими и профессиональными компетенциями.
Профиль должности: сфера применения
Профиль должности решает задачу стандартизации. Профиль должности фиксирует сами должности: их целевое назначение, функционал, обязанности, зону ответственности, необходимые компетенции, другие требования к человеку, занимающему должность. Когда каждая должность формализована и зафиксирована в качестве стандарта, сразу решается несколько проблем. Во-первых, HR-отдел освобождается от необходимости «изобретать велосипед» (описывать должность) каждый раз, когда возникает потребность в подборе нового специалиста. Во-вторых, сами сотрудники получают чёткое описание своей должности, функциональных обязанностей и зон ответственности. В-третьих, наличие профиля позволяет оперативно доучить тех сотрудников, которые по своему уровню не дотягивают до требований к занимаемой должности (или к должности, на которую их планируется перевести). Либо заменить их теми, кто дотягивает.
Внедрение профилей должностей
Для работы HR-отдела, профиль должности играет такую же роль, как наличие прайса, презентации и шаблона коммерческого предложения для отдела продаж. Соответственно, если в вашей компании профилей должности ещё нет, их стоит разработать. Иначе HR-отдел и сама компания будут постепенно накапливать определённые проблемы.
Кто должен разрабатывать профиль должности? Профиль должности может разработать либо HR-отдел, либо внешний провайдер – компания, имеющая экспертизу в сфере HR. Признаком такой экспертизы являются успешные проекты в сфере оценки и обучения персонала, разработки модели ключевых компетенций и опыт стратегических сессий. Ключевым фактором успешной разработки и внедрения профилей должности является участие высшего, среднего и линейного менеджмента в процессе разработки.
Процесс разработки профилей должностей включает в себя такие этапы:
1. Анализ корпоративной культуры компании. Выделение особенностей корпоративной культуры.
2. Анализ, разработка, формализация и утверждение функциональных обязанностей, границ ответственности, особенностей деятельности каждого сотрудника.
3. Разработка модели ключевых компетенций.
4. Формулирование биографических требований.
5. Создание, утверждение и внедрение профилей должности.
Внедрение профилей должностей неминуемо приведёт к созданию прозрачной картины того, кто и что делает, кто и за что отвечает. Естественно, возможно и очень вероятно сопротивление персонала. Чтобы избежать этого сопротивления, необходимо включить менеджмент организации в процесс разработки и утверждения документов, как-либо нормирующих деятельность их непосредственных подчинённых.
Резюме
С другой стороны, внедрение профилей должностей позволяет систематизировать работу HR-отдела, снизить затраты на подбор персонала, избавить компанию от периодичных функциональных и «зарплатных» конфликтов. Что, в свою очередь, позволяет запустить процесс системного развития бизнеса. Процесс, который, со стороны HR-отдела, включает в себя регулярную оценку и развитие сотрудников, осознанное воспитание талантов внутри компании и формирование кадрового резерва. Можно бесконечно наращивать склады, увеличивать ассортимент, оптимизировать издержки в разных отделах и процессах. Но если персонал не успевает развиваться, компанию будут регулярно сотрясать разнообразные проблемы. Проблемы, способные, в том числе, уничтожить бизнес. Развитие компании будет уверенным, спокойным и стабильным только тогда, когда HR-отдел сможет обеспечить скорость системного развития персонала чуть более высокую, чем скорость роста самой компании.
Область ответственности должности всегда начинается с глагола
В предыдущей статье мы рассказали об опыте составления описания должности, и начали разбирать один из самых важных разделов описания должностей: «Область ответственности». Именно этот раздел описания должности в большей степени используется при оценке должности. Методам описания должностей и оценке мы обучаем на наших вебинарах. С программой можно познакомиться здесь.
Можно использовать любые подходящие глаголы. Единственный глагол, который вызывает сомнения – «Участвует». Старайтесь его избегать. Глагол должен отвечать на вопрос: «Что?» (список рекомендуемых глаголов здесь). Далее нужно описать на что направлено действие (ответ на вопрос «Для чего?»). И в конце описать ожидаемые результаты, отвечая на вопрос «Для чего?».
При ответе на вопрос «Для чего?» можно использовать следующие варианты:
При ответе на вопрос «В рамках чего?» (ограничения) можно использовать следующие варианты:
Ответ на этот вопрос нам нужен при оценке должности по фактору «Область решаемых вопросов – свобода мышления», но об этом в следующих статьях.
Области ответственности должности
контроль качества описания
При составлении областей ответственности обратите внимание:
Давайте теперь разберем «Цель должности»
Для определения цели должности мы можем подсказать следующие вопросы:
Приведенные вопросы помогают начать формулировать «Цель должности». Структура предложения, описывающего цель должности следующая:
Анализ и описание должности. Контроль качества описания цели должности.
Анализ и описание должности. Показатели результативности
При описании этого раздела мы используем, как базу, результаты областей ответственности, либо используем показатели из уже составленных матриц эффективности должностей (если таковая есть в компании). Для нас в данном пункте важно провести проверку: насколько должность может достигать результатов, которые отражены через показатели результативности. Из своей практики данный пункт не является ключевым, а больше выполняет роль справочной информации.
Анализ и описание должности. Измерители должности (количественные показатели, которые измеряют влияние должности)
Зачем нужна нам эта информация? Если мы в дальнейшем не собираемся проводить оценку должности – данная информация не несет в себе существенной значимости. Если мы будем оценивать должность, то для нас будет важна следующая информация:
Знания и опыт. Представьте Вас повысили в должности, и вы описываете рекрутерам должность. Вы описываете человека с минимальным требованиями, необходимыми для выполнения этой должностью функций. При заполнении этого раздела описания должности можно задавать контрольный вопрос: «Если бы должность была вакантна, какие требования были бы предъявлены к кандидату?». При описании необходимо определить:
Важно! В описании знания и опыта должны отражаться потребности должности, а не Ваши представления или резюме конкретного должностного лица. Мы используем данный раздел описания должности при оценке должности по фактору «Знания и Умения».
Анализ и описание должности. Контроль качества описания должности
При оценке качества описания должности нужно задать себе следующие вопросы:
Мы в своей практике никогда не видели хорошо описанную должность, как говорится «с первого раза». Прочитав описание, его лучше отложить, а затем вновь к нему вернуться. Должен возникнуть образ должности. Если возникли вопросы – задавайте и получайте ответы. Главное — не торопитесь. Чем точнее будет описана должность, тем проще Вам будет в дальнейшем проводить оценку должности.
А теперь я предлагаю пройтись с проверкой по основным разделам описания должности. Здесь я хочу отметить то, на что надо обратить внимание.
Общая информация. Обратите внимание на название должности (как ни странно, но часто путаница начинается уже прямо здесь).
Органиграмма. Необходимо, чтобы в структуре были отражены названия должности, а не фамилии.
Области ответственности. Обращаем внимание на:
Цель должности. Обратите внимание на:
Образование и опыт работы. Что действительно необходимо для должности, а не то что думает должностное лицо на основании своей автобиографии.
Наши примеры описания должности можно посмотреть здесь.
Ну и в завершении давайте разберемся, что критично отобразить в описании должности для оценки должности.
На какие разделы в описании должности необходимо обратить внимание с целью дальнейшей возможности использования ее для оценки должности
Если кратко, то это все. Подробно об оценке должности мы расскажем в следующих наших статьях.
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по описанию и оценке должностей (онлайн и офлайн).
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Логинову +7 921 334 67 62 | [email protected]
Описание должности (должностей)
В этой статье мы расскажем о том, как мы составляем описание должности в практике (в том числе для подготовки описания к оценке должности и грейдированию), а не теоретические основы описания должности.
Описание должности (должностей) очень полезный процесс. При описании руководитель систематизирует понимание функции должности и систематизирует свое представление об областях ответственности своего подразделения. Это порой дает эффект катализатора организационных изменений. Методам описания должностей и оценке должностей мы обучаем на своих вебинарах. С программой можно познакомиться здесь.
Итак, создаем описание должности.
Общая информация. В этом разделе мы описываем подразделение, должность и подчинение.
Дополнительная информация о сути должности. В данном разделе мы описываем кратко окружение должности (описываем функции подразделения, в котором работает должность). Описываем место должности в процессах подразделения и подчинение должности. Эта информация служит для общей ориентации.
Цель должности. Цель должности – это резюме зачем она нужна. Это резюме отражает ожидаемый вклад должности в достижении целей компании. Цель должности — чаще всего одна.
Для того, чтобы определиться с целью должности, можно задать простой вопрос: «Чего бы не было в компании, если бы этой должности не существовало?»
Цель должности мы формулируем, как правило, после описания областей ответственности. Важно помнить, что это не перечисление всех видов деятельности, а некоторое общее резюме, зачем должность существует в организации.
Органиграмма. Это графическое отображение места должности в структуре организации. Как правило, при построении органиграммы отображаем не только прямое подчинение, но параллельные структуры. Это позволяет получить более полную информацию о положении должности в структуре организации (на каком уровне стоит должность), о том, за какие процессы отвечает должность (одно название должности не определяет ее положение). Это помогает при балансировке матрицы должностей компании, позволяет понять уровень должности в общей структуре должностей компании.
Области ответственности. В зависимости от уровня, бывает различное количество областей ответственности. Хорошее описание должности – это 4-5 (до 7-8) областей ответственности. При описании нужно не забывать, что у должностей различного уровня области ответственности могут быть одни и те же, а роли у должностей разные. Давайте более подробней остановимся на этой важной теме.
Область ответственности есть результат видов деятельности. Это измеримое воздействие на конечный результат деятельности. Если дальше развивать эту концепцию, то деятельность должностное лицо осуществляет в определенных рамках. Рамками могут выступать: политики, законы, инструкции, стандарты, распоряжения руководства. Важно сформулировать результат или цель области ответственности. Редко, когда это не удается. Для определения вида деятельности нужно задать вопрос – ЧТО? то есть, что должность делает. К разделу «рамки» мы задаем вопрос – В КАКИХ РАМКАХ? Для формулирования формата результата – ДЛЯ ЧЕГО?
Основными характеристиками областей ответственности является следующее:
Нужно помнить, что области ответственности постоянны во времени, подлежат измерению. При описании желательно отразить специфику для данной должности. Мы стараемся сохранить терминологию организации. Важно проверить, что основные виды деятельности не дублируются и являются неизменными в краткосрочном периоде.
Мы используем два подхода в описание должности:
При описании обратите внимание на следующее:
Главное в описании должностей
А теперь ключевая информация. Структура области ответственности представляет собой следующее:
И вот что у нас получилось:
Рассчитывает себестоимость продукции для того чтобы определить цену реализации продукции.
В следующей статье:
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по описанию и оценке должностей (онлайн и офлайн).
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Логинову +7 921 334 67 62 | [email protected]
Анализ и описание должности. Часть 2
В этой статье мы расскажем о том, как мы составляем описание должности в практике (в том числе для подготовки описания к оценке должности и грейдированию), а не теоретические основы описания должности.
Описание должности (должностей)
Описание должности (должностей) очень полезный процесс. При описании руководитель систематизирует понимание функции должности и систематизирует свое представление об областях ответственности своего подразделения. Это порой дает эффект катализатора организационных изменений.
Создаем описание должности
Общая информация. В этом разделе мы описываем подразделение, должность и подчинение.
Дополнительная информация о сути должности. В данном разделе мы описываем кратко окружение должности (описываем функции подразделения, в котором работает должность). Описываем место должности в процессах подразделения и подчинение должности. Эта информация служит для общей ориентации.
Цель должности. Цель должности – это резюме зачем она нужна. Это резюме отражает ожидаемый вклад должности в достижении целей компании. Цель должности – чаще всего одна.
Для того, чтобы определиться с целью должности, можно задать простой вопрос: «Чего бы не было в компании, если бы этой должности не существовало?»
Как правило, цель должности у руководителя «сильнее» чем у подчиненного. ТОП менеджмент обеспечивает, руководство – руководит, все остальные глаголы – исполнители.
Цель должности мы формулируем, как правило, после описания областей ответственности. Важно помнить, что это не перечисление всех видов деятельности, а некоторое общее резюме, зачем должность существует в организации.
Органиграмма. Это графическое отображение места должности в структуре организации. Как правило, при построении органиграммы отображаем не только прямое подчинение, но параллельные структуры. Это позволяет получить более полную информацию о положении должности в структуре организации (на каком уровне стоит должность), о том, за какие процессы отвечает должность (одно название должности не определяет ее положение). Это помогает при балансировке матрицы должностей компании, позволяет понять уровень должности в общей структуре должностей компании.
Области ответственности. В зависимости от уровня, бывает различное количество областей ответственности. Хорошее описание должности – это 4-5 (до 7-8) областей ответственности. При описании нужно не забывать, что у должностей различного уровня области ответственности могут быть одни и те же, а роли у должностей разные. Давайте более подробней остановимся на этой важной теме.
Область ответственности есть результат видов деятельности. Это измеримое воздействие на конечный результат деятельности. Если дальше развивать эту концепцию, то деятельность должностное лицо осуществляет в определенных рамках. Рамками могут выступать: политики, законы, инструкции, стандарты, распоряжения руководства. Важно сформулировать результат или цель области ответственности. Редко, когда это не удается. Для определения вида деятельности нужно задать вопрос – ЧТО? то есть, что должность делает. К разделу «рамки» мы задаем вопрос – В КАКИХ РАМКАХ? Для формулирования формата результата – ДЛЯ ЧЕГО?
Основными характеристиками областей ответственности является следующее:
Нужно помнить, что области ответственности постоянны во времени, подлежат измерению. При описании желательно отразить специфику для данной должности. Мы стараемся сохранить терминологию организации. Важно проверить, что основные виды деятельности не дублируются и являются неизменными в краткосрочном периоде.
Мы используем два подхода:
При описании обратите внимание на следующее:
Главное в описании должностей
А теперь ключевая информация. Структура области ответственности представляет собой следующее:
И вот что у нас получилось:
Рассчитывает себестоимость продукции для того чтобы определить цену реализации продукции.