Что такое ордерный склад в 1с управление торговлей
Ордерная схема. Плюсы и минусы
Давайте сразу же зададимся вопросами: Что такое ордерная схема и для чего она нужна? А в конце статьи попытаемся ответить на главный вопрос: Нужна ли ордерная схема вашему предприятию?
В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
Далее мне бы хотелось сразу написать плюсы и минусы ордерной схемы, но не так все просто. Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот представим ситуацию, что руководитель компании дал задание программисту 1С расписать ему плюсы и минусы внедрения ордерной схемы. И вот что получилось:
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отедльно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле.
Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Ещё конечно встречаются и промежуточные случае, в таких компаниях принимать решение нужно сугубо индивидуально.
Какие же плюсы у ордерной схемы в 1С Управление торговлей 11?
Как настроить ордерный склад в 1С?
Отправить эту статью на мою почту
Пошаговая инструкция по настройке ордерного склада в 1С Предприятие 8.3.
Смотрите видео инструкцию по созданию ордерного и адресного склада на моём Ютуб-канале:
Ордерный склад – это разделение хозяйственных операций в организации, отдельно оформляются складские документы (ордера на приход или расход) и отдельно финансовые документы (УПД или ТОРГ-12).
Примеры ордерного склада в 1С буду показывать на примере конфигурации 1С Управление торговлей редакции 11.4 на платформе 1С Предприятие 8.3.
Шаг 1. Включение опции «Ордерные склады».
Вначале нам необходимо включить поддержку функционала по поддержке ордерных складов в 1С, для этого переходим в раздел «НСИ и администрирование», в подразделе «Настройка НСИ и разделов» кликаем по ссылке «Склад и доставка».
Разворачиваем раздел «Склад» и устанавливаем флаг на против надписи «Ордерные склады».
Шаг 2. Настройка порядка формирования ордеров.
Здесь же рекомендуется выбрать кем будет оформляться складской ордер:
Выбор схемы зависит от вашей организации, как привило складские ордера создаются на складе, например, руководителем (менеджером) склада, таким образом необходимо выбрать режим «Кладовщиком».
Шаг 3. Включение нескольких складов.
Для удобства рекомендую включить опцию «Несколько складов» даже если у вас планируется только один склад.
Шаг 4. Настройка порядка оформления ордеров и накладных.
В списке выбора «Порядок оформления накладных и расходных ордеров» выберите необходимый порядок принятый на вашем предприятии, наиболее часто встречается, когда сначала оформляются заказы (например, заказ клиента), потом накладная (например, ТОРГ-12), а затем, в последнюю очередь уже складской ордер.
Шаг 5. Указание доступности оформления поступления.
В списке выбора «Оформление поступления доступно» выберите после какого документа в 1С разрешается оформить приходный ордер на товары, обычно это происходит после оформления накладной, когда естественно появляется обязательство у поставщика отгрузить товар в пользу вас.
Шаг 6. Создание ордерного склада.
Нажимаем кнопку «Создать» и окне создания нового склада указываем во-первых наименование склада, во-вторых, «Ордерная схема и структура» ставите флаги в разделе «Использовать ордерную схему документооборота» напротив «При поступлении» и «При отгрузке».
Смотрите видео инструкцию по этой статье на моём Ютуб-канале:
Ордерные склады в 1С: настройка и оформление расходных операций
Ордерная система учета товарных ценностей и запасов дает возможность раздельно вести складской и финансовый учет. Благодаря такому подходу расходные и приходные операции по складу оформляются дополнительными документами в 1С, что позволяет более тщательно проверять и контролировать движение ТМЦ по складам.
Чтобы начать использовать такой механизм, его нужно включить в настройках 1С.
Открываем раздел Закупки- Еще больше возможностей.
В окне настроек устанавливаем флаг возле пункта Ордерные склады.
Открываем карточку склада, который будет работать по ордерной схеме.
Установим флаг возле функции Ордерный.
Чтобы оформить отгрузку из ордерного склада, используется документ Расходный ордер. Его можно сформировать на основании Расходной накладной
Или из раздела Закупки- Складские ордера. Далее в окне следует нажать кнопку Создать и выбрать из выпадающего списка Расходный ордер
В самом документе следует указать наименование выдаваемых товаров и их количество
Расходный ордер интересен предприятию. В случае, если центральный офис получает оплату от клиента и отправляет его с расходной накладной на склад, у кладовщика есть возможность оформить фактическую выдачу товара дополнительным документом.
Уже более 10 000 компаний работают
в облачной 1С от 42Clouds
— Консультация по 1С Бесплатно!
— Поддержка 24/7 по техническим вопросам: в чате, по телефону, по почте
— Все типовые конфигурации онлайн, доступ через RDP, Remote App, Web
Использование ордерных складов
Настройка ордерной схемы документооборота, отражение основных операций приемки и отгрузки на ордерном складе.
Ордерную схему документооборота (ДО) целесообразно использовать в том случае, если:
В рамках урока мы рассмотрим отражение в УТ 11 трех видов операций:
Настройка УТ 11 в части ордерного хранения
Здесь включаем использование ордерных складов и выбираем порядок оформления накладных и расходных ордеров (чаще всего вначале создаются накладные, а затем ордера).
Необходимо выбрать вариант формирования расходного ордера, на выбор 3 варианта:
В нашем примере мы остановимся на первом варианте.
Также нужно выбрать очередность создания накладной и приходного ордера (в нашем случае сначала будет формироваться накладная, а потом ордер).
Ввод НСИ, приходные и расходные операции
Создадим два ордерных склада. В карточке склада на первой вкладке никаких нововведений (по сравнению с неордерными складами):
На второй вкладке нужно выбрать операции, для которых необходимо применять ордерную схему:
Для более детального контроля обработки ордеров пользователями есть смысл установить использование статусов. Также можно установить дату, начиная с которой на складе действует ордерная схема (при пустой дате считается, что на складе ордерная схема действовала всегда).
Отразим закупку у поставщика.
Создаем новый документ, заполняем шапку, выбираем ордерный склад:
На второй закладке указываем сведения о номенклатуре:
Проводим документ. Открыв отчет по задолженности поставщикам, увидим что она выросла на сумму документа:
А вот номенклатура на склад не поступила:
Для отражения складской приемки введем приходный ордер, для этого откроем рабочее место Приемка:
В верхнем отборе нужно выбрать склад, после этого заполнится список необработанных распоряжений на оформление приходных ордеров. Видим, что появилось новое распоряжение, выделяем его в списке и нажимаем Создать ордер:
Открывается форма нового документа (почти полностью заполненного):
Для документа можно установить определенный статус:
Для автоматического заполнения количества можно воспользоваться кнопкой:
При необходимости, кладовщик прямо из формы документа может зарегистрировать штрихкод выбранного товара, создать упаковку, отредактировать реквизиты номенклатуры (добавить картинку, артикул, ввести весогабаритные характеристики и т.п.):
Для дополнительной проверки можно нажать на кнопку Проверить и пересчитать товар заново (с использование ТСД, сканера штрихкода или вручную):
В реальной жизни чаще всего при приемке на склад кладовщик выполняет следующую последовательность действий:
Вот список всех доступных форм из приходного ордера:
В рабочем месте приемки появляется новый ордер:
Теперь можем убедиться, что номенклатура фактически поступила на склад:
Для анализа состояний распоряжений на оформление приемки (т.е. чтобы проверять, по всем ли финансовым документам оформлены ордера) можно воспользоваться отчетом Выполнение приемки товаров:
Оформление операций перемещения между ордерными складами и продажи с такого склада продемонстрированы в видеоуроке
Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.
Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.
Другие уроки по теме «Складские операции»
Настройка складского учета, ордерная схема, адресное хранение. Перемещение, внутреннее потребление, использование заказов. Сборка и разборка, статусы документов.
Создание управленческой структуры предприятия (подразделений), а также мест хранения товаров (оптовых и розничных складов).
Как создавать шаблоны печати и печатать этикетки и ценники для выбранной группы товаров.
Как оформить перемещение товаров между складами организации с использованием заказов на перемещение.
Оформление складской инвентаризации с отражением излишков и недостач.
Отражение операций сборки и разборки комплектов с помощью одноименного документа.
Как списывать материалы на собственные нужды и передавать в эксплуатацию спецодежду и спецоснастку.
Рассмотрим механизм обеспечения складских потребностей в номенклатуре за счет покупки, перемещения с другого склада и сборки.
Как и зачем использовать обособленное обеспечение заказов (на примере заказа клиента.)
Как (и для чего) использовать различные методики автоматического поддержания складских товарных запасов.
Как произвести настройку программы для организации адресного хранения товаров на складе.
Оформление приходных и расходных складских операций в помещении, для которого выбрано справочное размещение товаров.
Как оформляются приходные и расходные операции по складскому помещению с хранением товарных остатков в разрезе ячеек.
Выбор и применение наиболее подходящего варианта приема товара на ответственное хранение в 1С:Управление торговлей 11.
В этом уроке разберем основные настройки учета алкогольной (спиртосодержащей) продукции и рабочее место для обмена с ЕГАИС.
Документооборот продаж при использовании ордерного склада в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2. Пошаговая инструкция
Рассмотрим, как в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документов при реализации товаров с ордерного склада.
Основным отличием при использовании ордерной схемы документооборота от оформления документов при реализации с обычного склада является то, что процесс отгрузки товара со склада разделен на две составляющие, на два этапа.
Первое – это оформление расходной накладной, которая является финансовым документом. Она оформляется также, как и при реализации с обычного склада. Через журнал «Документы продажи» создается «реализация товаров и услуг».
Создается расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 обычно кладовщиком, в то время как расходную накладную может создавать менеджер по продажам. И такой расходный ордер списания товаров со склада является как раз подтверждением складской операции.
Итак, посмотрим, как же оформляется операция реализации товаров с ордерного склада.
Создание индивидуального соглашения с клиентом (покупателем) в программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Начнем с создания индивидуального соглашения с нашим клиентом-покупателем. Пусть соглашение будет №2 от сегодняшнего числа. Назовем мы данное соглашение «Продажа мебели». Клиент у нас будет «Магазин Техника для дома (Вологда)». Контрагент соответственно будет «Техника для дома». Контактное лицо и типовое соглашение заполнять не будем. Период действия соглашения «бессрочно», статус его «действует». Операция «реализация». С нашей стороны выступает Торговый дом «Оптовичок», и ответственный менеджер в данном случае я – «администратор».
На вкладке «Условия продаж» порядок расчетов будет осуществляться по заказам. Валюта «рубли», цена включает НДС. И вид цен, который будет использоваться при продаже – «оптовая продажа». Порядок расчетов у нас – расчеты в рублях и оплата в рублях. Условия оплаты – пусть будет «кредит 100%». Таким образом, мы даем клиенту отсрочку, пусть она будет предоставлена на 5 дней, рассчитывается она по календарным дням. Склад, с которого будет осуществляться реализация – в нашем случае это будет «ордерный склад», что мы и отметим в данном соглашении.
Далее укажем, что продажа облагается НДС. И на вкладке «Прочие условия» укажем, что статья движения денежных средств будет – поступление оплаты от клиента.
На вкладке «Уточнение цен по товарам» уточним, что дополнительно у нас будет осуществляться доставка товара. Вид цены – произвольная. И скажем, что привезем товар до клиента за 1000 руб. На вкладке «Уточнение цен по ценовым группам» ничего дополнительно мы уточнять не будем. Никакие дополнительные скидки по данному соглашению предоставлять не будем. Такое соглашение с клиентом можем записать и закрыть.
Заказ покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Создадим на основании данного соглашения заказ нашему клиенту. Я сейчас воспользовался «вводом на основании». В принципе, можно было перейти в журнал заказов и создать заказ непосредственно из журнала заказов. Но «ввод на основании» в данном случае хорош тем, что программа 1С Управление торговлей уже заполнила значительную часть информации. А именно – у меня уже заполнен клиент и контрагент, выбрано типовое соглашение. Заполнена информация о нашей компании, о складе, с которого будет происходить отгрузка. Уточним в данном случае дополнительно условия платежа – пусть это будет кредит после отгрузки. Укажем дату.
Также нам необходимо будет добавить здесь доставку товара. 1 позиция, 1 штука в количестве 1000 рублей – в данном случае программа взяла цену из нашего индивидуального соглашения с клиентом.
Перейдем на вкладку «дополнительно» и убедимся, что здесь у нас заполнена вся основная информации, а именно: ответственный менеджер, подразделение, валюта, информация о налогообложении и то, что цена включает НДС. В данном случае заказ оформляется у нас не в рамках сделки, поэтому информация о сделке не заполнена.
Отметим все наши товарные позиции и установим им статус «отгрузить». Проведем и закроем такой документ.
Расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
После того, как был создан «заказ покупателя», необходимо отразить операцию отгрузки товара с нашего ордерного склада. Для этого мы переходим в раздел «Склад и доставка». В группе «Ордерные склады» находим команду «Отгрузка». Сейчас у нас открыт журнал-помощник «создание складских ордеров» в части реализации, отгрузки.
В верхней части необходимо указать ордерный склад. И как только мы выбрали наш склад, в верхней левой части нам стало доступно распоряжение – заказ нашего клиента на отгрузку. В правой части мы видим, какие номенклатурные позиции нам необходимо собрать. В этой части присутствуют 3 колонки – «собрать», «собирается» и «собрано», по которым, в зависимости от статуса ордера, мы можем отслеживать состояние подбора товаров из ячеек для отгрузки.
В нижней части нашего журнала присутствует список складских ордеров оформленных либо находящихся в оформлении. Для того, чтобы оформить складской ордер, необходимо в верхней части выделить распоряжение, которое является основанием для создания ордера, и по одноименной команде создать ордер. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, создать ли ордер по всем распоряжениям, находящимся в данном окне, либо по одному выделенному. В данном случае – не имеет значение, какую команду выполнить, поскольку у меня одно распоряжение и нужно создать один ордер. Но я воспользуюсь командой «по выделенным распоряжениям».
Жму кнопку «Ок». У меня создался ордер. Я могу его открыть и посмотреть, что же система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 здесь заполнила.
Мы видим, что на основной вкладке заполнен «получатель». Заполнен склад, с которого производилась отгрузка. Ответственный – кладовщик. Приоритет нашего ордера. На вкладке «Товары по распоряжениям» подобраны те распоряжения, по которым производилась отгрузка, и то количество товаров, которое было указано в данном распоряжении.
На вкладке «отгружаемые товары» заполнены те товары, которые непосредственно отгружаются со склада. На данной вкладке кладовщик может отредактировать, установить вручную то количество, которое непосредственно отгружается, если оно не соответствует тому количеству, которое необходимо отгрузить. Такой ордер проводится.
Расходная накладная в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Теперь можно создать непосредственно расходную накладную. Для этого мы переходим в раздел «Продажи», «документы продажи», и на вкладке «к оформлению» находим наш заказ клиента. На основании него можно оформить расходную накладную. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, какой документ нам оформить: «реализация товаров и услуг (4 поз.)» либо «акт выполненных работ (1 поз.)». Напомню, что в нашем «заказе покупателя», помимо товаров, есть позиция «доставка товаров», которая является услугой. В данном случае мы оформим «реализацию товаров и услуг».
Программа 1С Управление торговлей версия 11.2 создала нам документ «Реализация товаров и услуг». На вкладке «основные» уже заполнена вся основная информация. В частности, что реализация осуществляется по соответствующему заказу. Заполнена информация о клиенте, о его контрагенте, используемом соглашении; информация о нашей организации и складе, с которого производится реализация; валюта документа.
На вкладке «Товары» уже заполнена номенклатура с их характеристиками, отгружаемое количество, виды цен, сами цены и суммы взаиморасчетов.
Такой документ можно провести. На основании него можно создать счет-фактуру. Теперь у нас по нашему заказу осуществлена отгрузка товара.
Вернемся к журналу «Заказы клиентов». И для нашего заказа на позиции «доставка товара» также установим обеспечение «отгрузить».
После того, как мы установили такую позицию, в состоянии «отгрузить», в документах продажи на вкладке «к оформлению» можно воспользоваться кнопкой F5 (обновить) и мы опять увидим наш заказ в качестве основания-распоряжения для создания реализации. Причина теперь в том, что по заказу снова есть 1 позиция, а именно – «доставка товара», на которую необходимо оформить документы реализации. Воспользуемся командой «оформить по заказам». Программа 1С Управление торговлей автоматически определила, что у нас будут реализовываться только услуги, и создала для них акт выполненных работ. Данный акт создался также по заказу.
На вкладке «Основные» указана информация о клиенте и его контрагенте, информация о нашей организации об использованном соглашении.
На вкладке «Услуги» заполнена информация об услугах по доставке товара в количестве 1 штуки, и произвольная цена 1000 рублей.
На вкладке «Дополнительно» можем проверить, что заполнена вся основная информация о нашем менеджере, о подразделении. Валюта расчетов – рубли. Продажа облагается НДС, и цена также включает НДС. Такой акт можно провести. На основании него можно оформить счет-фактуру.
Теперь, на вкладке «распоряжения для оформления» документов продаж заказ наш исчез, поскольку сейчас в нем отсутствуют неотгруженные товарные позиции со статусом «к отгрузке». Если мы вернемся к нашему «заказу клиентов», обновим информацию о нем, то мы увидим, что заказ отгружен на 100%, и по нему ожидается оплата. Собственно говоря, давайте и проведем такую оплату.
Безналичная оплата от покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Пусть оплата у нас будет поступать безналичным способом, и проведем мы ее вводом на основании распоряжений.
Для этого перейдем в раздел «Казначейство», выберем «безналичные платежи», и на вкладке «к поступлению» укажем, что основанием платежа у нас будут выступать документы расчетов наш «заказ клиента».
На основании него можно оформить поступление безналичных денежных средств. Пусть у него будет произвольный номер платежного поручения от сегодняшнего числа.
Обязательно установим флаг, что документ проведен банком. Можно проверить сумму платежа и расшифровку. Убедимся, что у нас указан «заказ клиента №2». Покупателем выступает магазин «Техника для дома (Вологда)».
Такое поступление безналичных денежных средств можно провести и закрыть.
Если сейчас мы обратимся к списку наших заказов, то мы увидим, что по заказу отражена 100% оплаты. 100% отгрузки мы уже видели раньше. И текущее состояние заказа – он готов «к закрытию». Соответственно, можно закрыть данный заказ как полностью отработанный.
Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 дополнительно предупреждает нас, что у полностью отработанных, выделенных заказов в списке будет установлен статус «закрыт», подтверждаем данное действие.
Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документооборота операций, связанных с реализацией товаров с ордерных складов.