Что такое оттиск печати
Что такое оттиск печати
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Оттиск печати службы ДОУ
Должность работника, который проставляет оттиск
Требования к печати ООО. Оттиск печати
В статье изложен материал о том, что должно быть на печати ООО. Если пару лет назад далеко не все организации стремились обзавестись собственными штампами и печатями, то в настоящее время ситуация существенно изменилась. Остановимся на некоторых моментах, связанных с дизайном и оформлением собственной печатной атрибутики.
Изготовление печатей для различных организаций
Если анализировать требования к печати ООО, то можно отметить, что она не представляет каких-то сложностей, но при этом можно существенно повысить компании свои доходы. К примеру, интересным решением станет оформление собственной компании по изготовлению штампов.
Этапы планирования
Для того чтобы создать собственное производство, нужны определенные первоначальные инвестиции. Безусловно, при успешной деятельности можно рассчитывать на окупаемость затрат примерно через пару месяцев функционирования организации. После ликвидации обязательной государственной процедуры лицензирования компаний, занимающихся разработкой и созданием печатей для компаний и представителей индивидуального бизнеса, на рынке возникла масса организаций, предлагающих услуги подобного плана.
Нужно получить разрешение на изготовление штемпельной продукции. Алгоритм действий следующий:
Среди минусов выделим существенную конкуренцию в данном сегменте экономики, а также разрешение на изготовление печати.
Алгоритм создания
Чтобы создать образец печати ООО, необходимо выполнить несколько элементов:
Многочисленные драйверы, существующие в настоящее время в свободном доступе, делают оттиск печати безупречным.
Современные технологии помогают формировать модели разных штампов, которые станут отличительной чертой компании. После того как будет продуман предварительный эскиз, осуществляется его материализация, создается макет клише в готовую оснастку.
Сколько будет стоить образец печати ООО? Цена зависит от сложности клише, а также от оснастки (автоматическая, ручная, полуавтоматическая).
Ручные оснастки изготавливают из древесины, металла, полимерных материалов. Наполненные краской печати выполняют по современной флэш-технологии. Для них необходима специальная оснастка.
Вариант приобретения
Как заказать оттиск печати? Вполне можно оформить заказ по почте, не тратя время на выезд в офис, который занимается изготовлением печатей и штампов. После того как эскиз будет утвержден заказчиком, готовый оттиск можно получить с курьером. Смена печати ООО благодаря такому удобному механизму существенно упрощается.
Этот вариант приобретения оттисков для своих компаний предприниматели оценили по достоинству, особенно те, кто систематически отправляется в деловые командировки.
Технологии изготовления
Какие требования к печати ООО существуют в РФ? В законодательстве нет статей, которые бы регламентировали данный процесс. В настоящее время применяется несколько технологий создания основной штемпельной продукции:
Самым дешевым способом создания печатей считается производство фотополимерной продукции. Поэтому именно она максимально востребована среди малого и среднего бизнеса.
Для начала бизнесмены стараются пользоваться именно такими недорогими печатями, чтобы не переплачивать «лишние» деньги.
Создание штампов
Требования к печати ООО не отмечены в законодательстве РФ, но многие компании стараются обзавестись ими как элементом гарантии для своих клиентов и партнеров. Также в арсенале предприятий есть и различные штампы.
Прозрачные штампы впервые появились 30-40 лет назад, а у их резиновых аналогов намного более длительная история. Появились они после разработки химического процесса вулканизации.
Напомним, что вулканизация каучука открыта в 1839 году Чарльзом Гудьиром, а патент на изобретение получен в 1844 году.
Среди тех, кого можно считать изобретателем первого резинового штампа, лидируют три кандидата: Визирелл Л. Ф. (штат Иллинойс, г. Ноксвилл), Джеймс Ортон Вудруфф (штат Нью-Йорк), либо Генри С. Лиланд (штат Массачусетс, г. Ли).
Изобретены резиновые штампы примерно в 1864 году. Сначала они были телесного цвета. Заправка штемпельных подушек проводилась чернилами, которые обладают довольно неприятным запахом (основой была желатиновая масса).
При повышении температурного значения эта база превращается в студень и подвергается атаке со стороны насекомых. Б. Г. Волджер первым сумел создать штемпельные подушечки. В рамках многочисленных экспериментов им была разработана такая подушечка, которая не обладала неприятным запахом, содержала чернила, практически мгновенно высыхающие. В наши дни выпускаются подобные изделия нескольких видов.
Современные тенденции
Максимальным спросом в настоящее время стали пользоваться красконаполненные печати. В чем причина подобной востребованности подобного вида печатей? Достоинства флэш-печатей вполне можно пояснить техническими особенностями процесса их создания, а также их основной конструкцией. Каков алгоритм современного производства флэш-печатей?
Штемпелевание оттисками, которые сразу заполнены краской, имеет определенные характеристики. Процесс их применения получается бесшумным и легким. Достаточно снять крышку, закрывающую клише, прижать к бумаге незначительно печать, и на ней появится качественный оттиск, который подтверждает принадлежность документа к конкретной компании.
Среди индивидуальных характеристик флэш-печатей важно упомянуть эксплуатацию без штемпельной подушки.
Для создания клише такого вида печати выбирается мелкопористая резина, способная в себя впитывать краску, удерживая ее. При применении флэш-печати можно получить порядка пять тысяч оттисков высочайшего качества за одну полную заправку. Если клише имеет значительное число печатающих элементов, существенно увеличивается потребление краски. Также на него оказывает влияние и качество используемой бумаги, ее толщина.
По поводу удобства использования наполненных краской печатей следует сказать о том, что есть и ручной, и полуавтоматической варианты.
Поражает своим разнообразием модельный ряд такой оснастки. В качестве дополнения к заказу можно оформить понравившееся цветовое решение, выбрать определенный материал. По поводу качества печатей такого вида можно отметить, что у подобных клише нет рельефа, как у классических печатей, в связи с чем на оттиске нет искажений, изображение получается четким и качественным.
Благодаря таким печатям можно получать яркие, многоцветные изображения. Не все потребители в настоящее время воспринимают многоцветные оттиски, готовы им доверять, довольно настороженно к ним относятся. Профессионалы рекомендуют тем ИП, которые нуждаются в качественной штемпельной продукции, заказывать именно флэш-печати.
Варианты штампов
Штампы без использования дополнительной основы изготавливаются не слишком несложно, к тому же стоимость подобных штампов невысока. Они имеют резиновое клише, поэтому перед началом работы нужна установка штампа.
Например, резиновое клише можно фиксировать на деревянной основе либо брать для этих целей акриловый блок. Также производителями в наши дни предлагаются штампы в форме листов.
До начала установки подобного вида штампов сначала необходимо вырезать штамп, вооружившись специальными ножницами. Чтобы установить к акриловому блоку сменный резиновый штамп, применяется специальный материал.
Создание флэш-штампа
Благодаря современному техническому прогрессу существуют и такие печати, применение которых существенно упрощено. Они сразу заправлены краской, имеют удобные размеры, длительный эксплуатационный период. Не существуют какие-либо требования к печати ООО, поэтому флэш-штампы развиты и в европейских странах, и в нашей стране.
Печать по оттиску, кто заказывает и зачем?
Каждый предприниматель сталкивался с такой неприятной ситуацией, как потеря или порча печати. А без печати ведение предпринимательской деятельности невозможно, даже если речь идет о текущих делах.
Если печать вашей фирмы утеряна, можно пойти по традиционному пути — сообщить об этом в соответствующие органы, аннулировать печать, заказать новую, зарегистрировать ее. При этом, неизвестно, сколько времени понадобится на все это, и на протяжении всего срока работа фирмы будет парализована. Чем это чревато, объяснять не нужно.
Но есть и другой путь — изготовление печати по оттиску.
Оттиск печати на бумаге
Итак, для чего же обычно требуется изготовление с оттиска:
Печати по оттиску — это точная копия вашей печати, для изготовления которой нужен только ее качественный оттиск на бумаге.
Оттиск сканируется и отрисовывается в графическом редакторе. Ведь необходимо максимально точно подобрать шрифт, выявить мельчайшие особенности печати — изъяны, деформацию, и так далее. Работа становится сложнее, когда предоставляется некачественный оттиск печати — нечеткий, или имеющий поврежденное изображение. Но нет ничего невозможного, и печать изготовят даже по такому оттиску, правда, времени это займет больше. Изготовление печатей по оттиску занимает больше времени и в том случае, если печать содержит графические элементы, или надписи на иностранном языке.
Факторы влияющие на качество дубликата печати:
Если же заказчик предоставил качественный оттиск без рисунков или иностранных слов, изготовление печати по оттиску займет всего час.
Говоря об изготовлении печатей по оттиску, нужно отметить, что в этом деле крайне важна точность. Например, различия между оригиналом и оттиском более чем в 3% является веским основанием для блокирования счета фирмы, если такой печатью скреплены банковские документы. Поэтому при выборе фирмы, предлагающей услуги в этой области, не стоит ориентироваться на слишком доступные цены — хорошая работа не выполняется «за спасибо», и специалисты ценят свой труд.
Если вам предлагают изготовление печати за скромную сумму, то, скорее всего, вам изготовят похожую печать. То есть, визуально, если особо не вглядываться, эта печать неотличима от вашей. Но на самом деле отличия составляют более 20%.
Оттиск печати: на каких документах ставить?
Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары. «Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
На каких документах какие печати ставить
ДОКУМЕНТ
ВИД ПЕЧАТИ
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».
Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале «Кадровое дело» N7, июль 2005