Что такое папки поиска в outlook

Как правильно работать с папками поиска в Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook использует папки для хранения наборов данных. Папка Outlook – это место хранения таких элементов, как новые сообщения электронной почты («Входящие»), отправленные сообщения («Отправленные») или сохраненные сообщения. В папках поиска сообщения не хранятся. Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. Папки поиска содержат результаты предварительно определенных поисковых запросов. Отображаемые там сообщения хранятся в одной или нескольких папках Outlook.

В области переходов раздела Почта находятся три заданных по умолчанию папки поиска – «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочитанные письма». В папке поиска «К исполнению» отображаются все сообщения с отметками. В папке поиска «Большие письма» отображаются все сообщения с размером больше 100 килобайт. В папке поиска «Непрочитанная почта» отображаются все непрочитанные сообщения. Эти три папки могут быть изменены или удалены.

При создании папки поиска можно выбирать из нескольких вариантов, таких как «Почта с вложениями» или «Почта от определенных людей». Можно также создавать свои собственные папки поиска. Для этого надо задать определенные условия поиска, которым должны удовлетворять отображаемые в папке сообщения. Каждая папка поиска является своевременно обновляемым сохраненным результатом поиска элементов, удовлетворяющих условиям, по всем папкам. Обратите внимание, что при удалении папки поиска не происходит удаления отображаемых в ней сообщений, так как папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Однако если открыть одно или несколько сообщений из папки поиска и удалить их, то сообщения будут удалены и из той папки Outlook, где они хранились.

Для создания паки поиска почте в меню Файл выделите пункт «Создать» и выберите команду Папка поиска. Для использование заранее определенной папки поиска щелкните заранее определенную папку поиска. В случае, если выдан запрос, в группе «Настройка папки поиска» укажите критерии поиска. Чтобы указать другой почтовый ящик для использования при поиске, в группе Настройка папки поиска щелкните стрелку, затем выберите почтовый ящик из списка.

Источник

Поиск сообщений и других элементов Outlook с помощью папок поиска

Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. Например, папка поиска Непрочтенные письма позволяет просматривать все непрочитанные сообщения в одной папке, хотя они хранятся в разных папках почтового ящика.

Примечание: Папки поиска не могут содержать результаты поиска из нескольких файлов данных Outlook (PST-файлов).

Создание папки поиска

Вы можете создавать папки поиска двух типов.

Создание и использование стандартных папок поиска

Выберите меню Папка.

В группе Создать выберите элемент Создать папку поиска.

Сочетание клавиш Чтобы создать папку поиска, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+P.

В списке Выберите папку поиска выберите папку, которую требуется добавить. Чтобы увидеть все стандартные папки поиска, прокрутите список вниз.

Если у стандартной папки поиска есть параметры настройки, они отображаются в области «Настройка папки поиска». Например, если в области Настройка папки поиска вы выбираете параметр Письма, содержащие заданные слова, вам нужно указать эти слова.

Примечание: Когда вы вводите определенные слова для поиска, в папке поиска выполняется поиск по совпадению префиксов. Например, если ввести слово «рот», папка поиска будет содержать сообщения со словами «ротор» и «рота», но в ней не будет сообщений со словами «крот» и «поворот».

Если у вас несколько учетных записей в Outlook, вы можете указать, в какой из них нужно выполнять поиск. В поле Искать письма в выберите учетную запись электронной почты для поиска и нажмите кнопку ОК.

Создание настраиваемой папки поиска

Выберите меню Папка.

В группе Создать выберите элемент Создать папку поиска.

Сочетание клавиш Чтобы создать папку поиска, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+P.

Прокрутите список Выберите папку поиска вниз до конца и выберите элемент Создание настраиваемой папки поиска.

В группе Настройка папки поиска нажмите кнопку Выбрать.

Введите имя настраиваемой папки поиска.

Нажмите кнопку Условия и выберите нужные параметры.

На вкладке Сообщения задаются условия для содержимого или свойств сообщения, таких как отправитель, ключевые слова или получатели.

На вкладке Другие условия задаются условия для других параметров сообщения, таких как важность, флаги, вложения или принадлежность к категории.

На вкладке Дополнительно можно задать подробные условия. В разделе Дополнительное условие щелкните элемент Поле и выберите нужный тип условия и конкретное условие из списка. Затем выберите нужные варианты в полях Условие и Значение и нажмите кнопку Добавить в список. Повторите эти действия для каждого условия, которое нужно добавить в папку поиска, и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Обзор и выберите папки, в которых необходимо выполнить поиск.

Чтобы закрыть все открытые диалоговые окна, последовательно нажмите в каждом из них кнопку ОК.

Удаление папки поиска

Если папка поиска больше не нужна, ее можно удалить. Папка поиска — это виртуальная папка. При удалении папки поиска из списка папок отображаемые в ней сообщения не удаляются. Если вы хотите удалить все сообщения в папке поиска, откройте ее, выделите все сообщения и нажмите клавишу DELETE на клавиатуре.

Чтобы удалить папку поиска, выполните указанные ниже действия.

Если вам нужно развернуть список папок поиска, в списке папок щелкните стрелку вниз рядом со словами Папки поиска.

Щелкните правой кнопкой мыши папку поиска, которую хотите удалить, и выберите команду Удалить папку.

Важно: При удалении папки поиска сами сообщения не удаляются. При удалении папки, которая не является папкой поиска, удаляются и папка, и находящиеся в ней сообщения.

Источник

Экономьте время с помощью пользовательских папок поиска в Microsoft Outlook

Поиск в Outlook довольно прост, но зачем вводить одни и те же поиски снова и снова, если вы выполняете их регулярно? Папки пользовательского поиска позволяют сохранять эти пользовательские поисковые запросы, чтобы вы могли вернуться к ним одним или двумя щелчками мыши.

И хотя заманчиво просто думать о пользовательских папках поиска как о сохраненном поиске, на самом деле они круче этого. Поскольку они автоматически обновляются, они фактически работают больше как виртуальные папки — аналогично функции меток в Gmail, за исключением более мощных. Хотите папку, в которой отображаются только непрочитанные сообщения от определенного человека, имеющие одно или несколько вложений? Нет проблем.

Давайте посмотрим, как их настроить.

Создать предопределенную папку поиска в Outlook

В Outlook уже есть несколько предопределенных папок поиска, которые вы можете использовать. Вы не можете в дальнейшем настраивать любые из них, но на них стоит сначала взглянуть, если они соответствуют вашим потребностям.

Для начала, вы найдете ваши папки поиска в нижней части списка папок в вашем файле данных Outlook в левой части окна. Каждый файл данных имеет свою собственную папку поиска, поэтому, если вы используете Outlook для проверки нескольких учетных записей, вы можете настроить разные папки поиска для каждой из них.

Вы даже не сможете выбрать эту папку «Папки поиска», пока не создадите свою первую папку поиска. Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте и нажмите кнопку «Новая папка поиска».

Откроется окно «Новая папка поиска». Вы увидите несколько предопределенных папок поиска, организованных по категориям, таким как «Почта», «Почта от людей и списки» и «Организация почты». Большинство папок довольно понятны, поэтому мы не будем их подробно описывать — вы можете просто просмотреть их.

Здесь мы создаем новую папку поиска, которая показывает непрочитанную почту. Это очень удобная папка поиска, потому что она показывает всю вашу непрочитанную почту, независимо от того, в какой папке она хранится. Просто нажмите на папку поиска, которую вы хотите создать, и затем нажмите кнопку «ОК».

Довольно просто, правда? Теперь давайте взглянем на создание собственных пользовательских папок поиска, которые являются более мощными.

Создать пользовательскую папку поиска в Outlook

Пользовательские папки поиска предоставляют дополнительные критерии, которые не входят в предопределенные папки поиска, — вы можете выполнять поиск практически по любому полю, содержащемуся в сообщении Outlook. Что еще более важно, вы можете создать пользовательскую папку поиска, которая использует несколько критериев для выбора сообщений. Например, у вас может быть только одно отображаемое сообщение от определенных людей, в котором есть конкретные слова в строке темы.

Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте и нажмите кнопку «Новая папка поиска».

В окне «Новая папка поиска» прокрутите вниз до нижней части списка, выберите параметр «Создать папку пользовательского поиска», а затем нажмите появившуюся кнопку «Выбрать».

В окне «Папка пользовательского поиска» введите имя своей папки.

Далее вы настроите критерии поиска, поэтому нажмите кнопку «Критерии».

Окно Search Folder Criteria позволяет вам по-настоящему настроить поиск и выбрать любое количество доступных критериев.

Вкладка «Сообщения» содержит основные критерии, которые позволяют вам искать конкретные слова в теме или теле сообщения, отправителей и получателей. Вы также можете ограничить поиск сообщениями, в которых вы являетесь единственным человеком в строке «Кому» или в строке «Кому» или «Копия» с другими людьми.

И вы даже можете указать временной диапазон для сообщений на основе того, когда они были получены, отправлены, изменены и так далее. Так, например, вы можете показывать только те сообщения, которые были получены за последние семь дней.

Вкладка «Больше вариантов» предоставляет еще больше критериев для сужения поиска. Вы можете осуществлять поиск по сообщениям в определенных категориях, которые являются непрочитанными или имеют вложения, по важности сообщения, по тем, которые помечены или нет, и даже по фактическому размеру сообщения. Кстати, последний может быть полезен для поиска и удаления больших вложений.

Вкладка «Дополнительно» позволяет добавлять критерии на основе всех полей, которые может хранить объект Outlook. Их много, поэтому мы не будем их здесь рассматривать. Но если вам нужно выполнить поиск по чему-то, чего вы не нашли на других вкладках, скорее всего, вы найдете его, щелкнув по этой кнопке «Поле» и просмотрев меню.

Завершив настройку всех необходимых критериев на этих трех вкладках, нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться в окно папки пользовательского поиска. Есть еще одна вещь, которую вы можете настроить здесь, прежде чем закончите.

По умолчанию пользовательский поиск, который вы создаете, извлекает из всех папок в вашем файле данных Outlook. Если вы хотите ограничить это только определенными папками, нажмите кнопку «Обзор».

В окне «Выбор папок» выберите папки, которые вы хотите включить в поиск, и нажмите кнопку «ОК».

Затем вернитесь в главное окно «Настройка» и снова нажмите «ОК».

Outlook создаст пользовательскую папку поиска и добавит ее в представление вашей папки.

Как только вы освоите его, функция «Папка пользовательского поиска» станет достаточно мощной. Вот лишь несколько примеров того, для чего вы можете использовать папки поиска:

И это только царапает поверхность. Итак, какие папки поиска вы создаете? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Источник

Поиск и фильтрация сообщений

Проверьте, как это работает!

Поиск — это эффективный инструмент для нахождения сообщений во всех папках Outlook.

Поиск сообщений электронной почты

Выберите поисковую панели, расположенную над лентой Outlook.

Введите имя, тему или фразу, которые содержатся в искомом сообщении электронной почты. Для поиска слов в нужном порядке можно использовать кавычка.

Уточнение поиска

Выделите строку поиска и введите имя или тему.

Выберите один из вариантов для сужения или расширения области поиска: Все почтовые ящики, Текущий почтовый ящик, Текущая папка, Вложенные папки или Все элементы Outlook.

Вы также можете выбрать категорию в группе Уточнить, чтобы дополнительно отфильтровать результаты поиска:

От. Отображение результатов от определенного пользователя.

Тема. Отображение результатов по выбранной теме.

Имеет вложения. Отображение сообщений электронной почты с вложениями.

С категорией. Отображение результатов, которым назначена определенная категория.

Кому. Поиск сообщений, которые были отправлены вам, отправлены не непосредственно вам или отправлены другим получателем.

Непрочитанные. Отображение непрочитанных сообщений.

Отмечено. Отображение отмеченных вами сообщений.

Важные. Отображение сообщений, помеченных как важные.

Больше. Фильтрация результатов на основе более сложных условий, таких как Копия или Конфиденциально.

Нажмите кнопку Недавно выполненный поиск, чтобы снова выполнить последние поисковые запросы.

Примечание: Outlook сохраняет только последний поисковый запрос, а не его результаты.

Чтобы закрыть вкладку Поиск, нажмите кнопку Закрыть поиск.

Источник

Поиск в Outlook

Поле поиска Outlook — это мощный инструмент, позволяющий находить сообщения, контакты, задачи и записи календаря.

В поле поиска, расположенном в верхней части окна Outlook, можно ввести несколько фраз. Помимо слов и фраз, это поле может содержать различные операторы и ключевые слова, уточняющие результаты поиска.

Чтобы начать поиск, щелкните поле Поиск в верхней части окна Outlook. Отобразятся предложения для поиска. Эти предложения основаны на журнале поиска и сообщений. Предложение для поиска со значком часов слева вернет все сообщения, содержащие строку поиска в теме или тексте сообщения, а также вложениях Microsoft 365.

Примечание: В Outlook используется так называемый поиск по совпадению префиксов. Поэтому если вы введете в поле поиска слово иван, Outlook вернет сообщения, содержащие слова иван, Иван, Иванов и Иванович, но не диван или Ливан. Кроме того, поиск обрабатывает числа, присоединенные к словам (без пробелов между словом и числом), как часть слова. Поиск по запросу «365» НЕ найдет сообщения, содержащие «Microsoft365».

Помимо предлагаемых фраз, в Outlook также отобразятся варианты, позволяющие найти сообщения от пользователей, которым вы недавно отправляли письма.

Основы поиска

При вводе слов в поле поиска Outlook проверяет их наличие в сообщениях электронной почты и вложениях разных типов. Например, если ввести слово «проект» (в кавычках или без), Outlook вернет все сообщения, содержащие слово «проект», «проекты», «проектор», «проектирование» и т. д. в имени отправителя, теме, тексте или вложениях.

Если указать адрес электронной почты, например dariya.belyakova64@yahoo.com, Outlook вернет все сообщения, содержащие его в теме, тексте или вложениях разных типов, а также сообщения, полученные с этого адреса. Чтобы в результатах поиска отображались только сообщения, полученные с определенного адреса, в поле поиска нужно ввести выражение от:dariya.belyakova64@yahoo.com.

Чтобы найти сообщение по нескольким словам в строке темы, наиболее эффективным будет поиск по строке темы. Например, чтобы найти сообщение с темой Повестка дня весеннего совещания по планированию от 04.05.2021 г., введите в поле поиска Совещание по планированию или Повестка дня весеннего совещания.

Пунктуация в поле поиска игнорируется. Фраза «Весеннее совещание по планированию.» обрабатывается также, как и фраза «Весеннее совещание по планированию».

Строки чисел, состоящие менее чем из пяти цифр, игнорируются. Если необходимо найти число «98101», ввод числа «9810» не вернет результатов.

В целях обеспечения бесперебойной работы Outlook возвращаются только первые 250 результатов поиска. Если в этом списке нет необходимых элементов, попробуйте уточнить условия поиска.

Если условия поиска заданы на нескольких языках, могут вернуться противоречивые результаты.

Использование встроенных фильтров поиска Outlook

В Outlook предусмотрены встроенные фильтры поиска. Чтобы их использовать, щелкните поле поиска. В зависимости от предпочтений вы можете использовать расширенный поиск, нажав кнопку фильтра в правой части окна поиска. Можно также изменить ленту Outlook, чтобы на ней появилась вкладка «Поиск». Тогда вы сможете воспользоваться элементами управления в группе «Уточнить» для уточнения результатов поиска.

Поле поиска находится в верхней части экрана независимо от того, используете ли вы упрощенную ленту или классическую ленту.

Справочные таблицы по поиску

Элементы, содержащие ivan, ivanov, Ivan, IVAN, IvAn или любое другое сочетание строчных и прописных букв. Мгновенный поиск работает без учета регистра. Этот поисковый запрос НЕ найдет элементы, содержащие abcIVANdef или 123ivan.

Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в предыдущей строке, или voronkov наряду с любыми другими словами, содержащими voronkov, но не обязательно в указанном порядке.

Элементы, содержащие оба слова ( ivan и voronkov), но не обязательно в указанном порядке. Обратите внимание: логические операторы, такие как И, НЕ и ИЛИ, следует вводить прописными буквами.

Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в первой строке таблицы, но не voronkov.

Элементы, содержащие ivan наряду с любыми вариантами, перечисленными в первой строке таблицы, voronkov или оба слова.

Элементы, содержащие точную фразу ivan, а не варианты, такие как ivanov или ivanka. Чтобы найти точное соответствие, нужно использовать кавычки.

Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.

Вы также можете ввести откого: и затем первые несколько букв имени контакта, и Outlook предложит вам список контактов на выбор.

откого: «ivan voronkov» содержимое:»отчет о состоянии»

Элементы, отправленные пользователем ivan voronkov и содержащие фразу отчет о состоянии в строке темы, тексте письма или вложениях. Обратите внимание на использование двойных кавычек: результаты поиска будут точно соответствовать фразе в кавычках.

Элементы, имеющие вложения. Те же результаты можно получить, используя запрос «свложениями:истина».

Элементы, имеющие вложения с именем презентация.pptx или вложение, которое содержит фразу презентация.pptx.

Элементы, в теме которых содержится фраза ivan voronkov.

Элементы, которые содержат отображаемое имя ivan voronkov в строке «Копия».

Элементы, содержащие адрес электронной почты ivanvoronkov@contoso.com в строке «Копия».

Элементы, содержащие имя iva n в строке «СК».

Элементы, относящиеся к категории, название которой содержит слово «red». Например: «Red category», «Redo» или «Redundant».

размерсообщения|размером|сразмером: 5 МБ

Элементы, размер которых превышает 5 МБ. Обратите внимание на использование оператора сравнения «больше» (>).

Элементы, помеченные к исполнению с датой выполнения на прошлой неделе.

Элементы, размер которых меньше 10 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 10 до 25 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 25 до 100 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 100 до 500 КБ.

Элементы, размер которых составляет от 500 КБ до 1 МБ.

Элементы, помеченные с помощью флага «К исполнению».

Элементы, размер которых превышает 5 МБ.

Элементы, помеченные к исполнению.

откого:ivan (получено:07.01.2021 ИЛИ получено:08.01.2021)

Элементы, полученные от пользователя ivan 07.01.2021 г. или 08.01.2021 г. Обратите внимание на использование скобок для группировки дат.

Элементы, полученные 15.01.2021 г.

получено:»на этой неделе»

Элементы, полученные на этой неделе. Обратите внимание на использование кавычек при поиске дат из нескольких слов.

Относительные даты Например: сегодня, вчера

Относительные даты из нескольких слов Например: на этой неделе, на прошлой неделе, в прошлом месяце, в прошлом году

Начиная с Outlook для Windows версии 16.0.14314, уточнение «Получено» работает на платформе Поиск (Майкрософт). Это позволяет упростить поиск почты за пределами локального окна синхронизации. Могут быть небольшие различия в работе.

Прекращена поддержка дней недели и месяцев, указанных по имени, например вторник, март и т. д.

Элементы, которые вы отправили пользователю ivan (если поиск выполняется в папке Отправленные).

Элементы, которые не были прочитаны. Те же результаты можно получить, используя запрос «прочитано:ложь».

Элементы, полученные от любых пользователей в мае (любого года) и содержащие слово состояние в строке темы.

Приведенные ниже операции поиска возвращают правильные результаты только при выполнении из папки календаря.

начало:на следующей неделе тема:состояние

Элементы календаря, относящиеся к следующей неделе и содержащие слово «состояние» в строке темы.

Повторяющиеся элементы календаря.

Элементы календаря, для которых организатором является ivan.

Приведенные ниже операции поиска возвращают правильные результаты только при выполнении из папки контактов.

Контакты, которые содержат слово ivan в поле «Имя».

Контакты, которые содержат слово voronkov в поле «Фамилия».

Контакты, которые содержат слово ivan в поле «Псевдоним».

Контакты, которые содержат слово терапевт в поле «Должность».

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Служебный телефон».

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Домашний телефон».

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Мобильный телефон».

Контакты, которые содержат 555-01-00 в поле «Факс».

работа,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)

Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле «Рабочий адрес». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

дом,адрес:(ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456)

Контакты, которые содержат адрес ул. Вишневая, д. 345, Воронеж, Россия, 123456 в поле «Домашний адрес». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

Контакты, которые содержат слово воронеж в поле «Город (раб. адрес)».

Контакты, которые содержат 123456 в поле «Индекс (раб. адрес)».

улица:(ул. Вишневая, д. 345)

Контакты, которые содержат строку «ул. Вишневая, д. 345» в поле «Улица (раб. адрес)». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

дом,улица:(ул. Вишневая, д. 345)

Контакты, которые содержат строку «ул. Вишневая, д. 345» в поле «Улица (дом. адрес)». Обратите внимание на то, что адрес заключен в скобки.

Контакты, которые содержат 04.06.1960 в поле «День рождения».

Источник