Что такое поэтапный план
Метод поэтапного планирования
Вы будете перенаправлены на Автор24
Определение метода поэтапного планирования
Метод поэтапного планирования довольно часто встречается на современных предприятиях. Это можно объяснить его простотой и доступностью для менеджеров различной квалификации. Поэтапное планирование схоже с планированием по методу ключевых событий. Можно даже говорить о том, что поэтапный план – это усовершенствованный, детализированный план ключевых событий. Поэтапный план включает в себя ряд дат через конкретный временной интервал. Одним из преимуществ данного вида планирования выступает его особенность, которая позволяет организовать процесс менеджмента таким образом, когда по окончании каждого этапа составляется отчет о степени выполнения запланированных событий.
Функции и среда поэтапного планирования
Перечислим основные функции поэтапного планирования на предприятии:
К числу основных сфер, на которые может распространятся процесс организации планирования поэтапным методом, можно отнести:
Готовые работы на аналогичную тему
Механизм поэтапного планирования
Поэтапное планирование можно представить в виде механизма, направленного на реализацию комплекса принципов, методов, алгоритмов, позволяющих вырабатывать управленческие решения по поэтапному развитию предпринимательской структуры. Внедрение поэтапного планирования позволяет сформулировать и реализовать в течение определенных временных интервалов последовательные и взаимосвязанные действия, ориентированные на обеспечение развития предпринимательских структур на основе изменения масштабов производства и уровня производственной кооперации.
Руководство хозяйствующего субъекта, прибегая к помощи метода поэтапного планирования, должно предпринять следующие действия:
В современных условиях развития инновационной экономики особую актуальность и широкое распространение получает использование поэтапного метода планирования в менеджменте, основанного на разработке стратегического курса и его отражения в программных документах. Поэтапный метод планирования представляется наиболее эффективным способом управления как на макро, так и на микроуровнях, позволяющим решить проблемы развития инновационной политики посредством поэтапного планирования в разрезе конкретных промежутков времени и при соблюдении рационального и эффективного использования ресурсов, исходя из запланированной системы программных мероприятий.
Проблемы, связанные с трудностями, возникающими в результате воздействия внешней среды предприятия, условия нестабильности экономики не должны служить условием для прекращения работы предприятия по организации эффективного поэтапного планирования.
Как разработать эффективный план действий
Многие люди недооценивают важность составления планов на все случаи жизни. Пресловутый экспромт, который зачастую является следствием лени, кажется им намного более интересным, чем бумажка, на которой написано, что и как нужно делать.
Но ограниченный взгляд на план — не редкость. Кажется, будто он ограничивает свободу и делает жизнь пресной. Так ли это? Большинство лидеров и просто успешных людей четко планируют свои дни. Можно ли назвать их рабами времени, если обычный человек живет, не утруждая себя составлением списков?
Прежде, чем мы приведем советы о том, как разработать план действий, давайте выясним, зачем он вообще нужен.
Зачем нужен план действий?
Многие люди бесцельно идут по жизни, не имея четкого плана действий, а затем удивляются, куда уходит время и почему они не могут достичь своих целей. Есть несколько причин, по которым вам нужен четкий и понятный план.
Он поможет расставить приоритеты
Если вы не умеете или не хотите расставлять приоритеты, ваш начальник, друзья или близкие сделают это за вас. Именно поэтому план действий так важен: он покажет, на что нужно выделить время в первую очередь.
Он играет роль фильтра, который помогает отсеивать ненужное
Каждый день вы получаете десятки запросов от разных людей или оказываетесь в обстоятельствах, требующих однозначных ответов. Если сказать «да», это приведет к тому, что на другие дела просто не хватит времени. План действий станет своеобразным фильтром, который моментально позволит отсеивать то, что не стоит затраченных усилий.
Он поможет поддержать баланс
Как часто вы, занимаясь привычными делами изо дня в день, понимали, что слишком мало времени уделяете важным сферам своей жизни? Как часто невнимательное отношение к здоровью приводило к тому, что приходилось вкладывать в него значительные суммы денег? План действий (пусть даже на месяц) позволит заранее решить, каким областям и когда нужно выделить время.
Следуя плану, вы всегда будете знать, когда на этой неделе уже запланирован поход в спортзал.
Он позволит уделять больше времени саморазвитию
Саморазвитие — один из приоритетов современного человека. Благодаря ему можно научиться общаться с людьми, повышать когнитивные навыки, улучшать творческое и критическое мышление. Все это даст новые возможности или, говоря финансовым языком, принесет дополнительный доход.
Если вы не планируете время для саморазвития, то старайтесь делать это хотя бы иногда. Больше читайте и осмысливайте, не останавливайтесь в своем росте.
Он помогает смотреть в будущее
Для многих будущее кажется темным и туманным, но лишь потому, что они не знают, где окажутся через несколько месяцев. План действий покажет если не конечный пункт прибытия, то хотя бы укажет правильное направление.
Он снижает уровень стресса
Не секрет, что стресс и напряжение чаще всего возникают, когда человек испытывает давление времени. Когда он работает, то переживает, что останется без отдыха, а когда отдыхает, то грызет себя мыслями о том, что мог бы работать.
Четкий план действий покажет, когда нужно работать, а когда отдыхать. Просто взглянув на него, можно успокоиться и перестать беспокоиться. Все под контролем.
Он избавит от сожалений
Вы часто жалеете о том, что жизнь идет не в ту сторону? Если это так, то это лишь потому, что не продумали, на что конкретно нужно выделять свое время.
Когда вы четко знаете, что делаете и почему, то избавляетесь от сожалений. Главное — знать, что вы все делаете правильно и прилагаете максимум усилий.
С планом действий жизнь не будет скучной, как может показаться. Она не станет предсказуемой, а лишь управляемой. Проведите над собой эксперимент, составьте план при помощи наших советов и попробуйте придерживаться его на протяжении нескольких месяцев.
Но не стоит приступать к написанию плана действий без подготовительного этапа. Чем серьезнее вы отнесетесь к нему, тем лучше будут результаты.
Подготовительный этап
У каждого человека есть цели, даже если они не записаны на бумаге, а план действий не составлен. В этом случае мы обычно надеемся на авось и на свою смекалку. Однако оказывается, что этого мало: нужно научиться не отвлекаться, заниматься одним делом за раз и много работать. Все это кажется таким людям скучным и не требующим внимания.
Амбициозные люди также ставят цели, но при этом знают, что чем она выше, тем важнее становится составление плана действий. Если для того, чтобы пойти в магазин и купить лампочку, особо планировать не нужно, то для глобальных вещей это обязательно.
Зачем нужен подготовительный этап? Разве не эффективнее просто записать список целей на месяц и записать пошаговую инструкцию для каждой из них? Иногда это и в самом деле выход, но если мы хотим добиться больших успехов, то нужно провести серьезную предварительную работу: узнать многое о себе и своей психике, выявить свои ценности, прояснить цели и многое другое. Просто сесть и за пару минут написать план на коленке — это не вариант. Такой подход может только усугубить ситуацию.
Давайте попробуем начать с небольшой цели и составить план действий по ней. Чего бы вам хотелось достичь, скажем, в течение месяца? Когда ответ найден, задайте себе следующие вопросы:
Помните, что это лишь подготовительный этап, наброски, которые необходимы для того, чтобы через некоторое время составить эффективный план действий.
План — это нечто измеримое, что дает вам направление. И это именно то, что дают эти вопросы. Без них есть большая вероятность, что вы споткнетесь о первое же препятствие и потеряете всю мотивацию.
Да, с планом все тоже может пойти не так. На пути обязательно встретятся проблемы и неудачи. Поэтому он должен быть гибким. Это значит, что каждый шаг потенциально должен иметь альтернативный вариант. На самом деле, не имеет значения, что именно вы делаете, если это имеет смысл в данный момент. Поэтому если сейчас не получается дозвониться нужному человеку, вы занимаетесь другими делами, имеющими отношение к главной цели.
План должен соответствовать вашим личным стандартам, ценностям и убеждениям. Нет смысла создавать план, в который вы не верите.
Важно напоминать себе о том, что любой план действий требует от вас чего-то. Например, чтобы вы приносили определенные жертвы, вкладывали усилия, отказывались от праздного времяпровождения, меняли привычки и шаблоны мышления другого. Это стоит учитывать заранее.
К примеру, если хотите составить план действий по саморазвитию, то необходимо, чтобы опыт, навыки и знания сочетались с действиями, которые вы будете предпринимать. Пожалуй, нет особого смысла читать статьи о том, как пройти собеседование на работу своей мечты, если пока что для нее нет соответствующих навыков. Вместо этого лучше изучить критическое, логическое и творческое мышление, чтобы заложить хорошую базу. Двигайтесь постепенно, не создавайте разрывов в знаниях.
Как разработать эффективный план действий
После того, как подготовительный этап завершен, осталось сделать еще несколько шагов, прежде чем вы создадите свой план действий.
Проясните свои цели
Вы уже выбрали одну небольшую цель и задали ряд вопросов, чтобы выяснить, с какими трудностями можете столкнуться и как их преодолевать.
Теперь пришло время записать все свои цели на год. Не спешите и выделите столько времени, сколько потребуется. Необязательно записывать самые мелкие, выберите 4-5 самых важных.
Ваша цель должна полностью гармонировать с вашей личностью: убеждениями, ценностями, образом жизни.
Но как можно точно понять, нужна ли вам конкретная цель? Конечно, при помощи правильных вопросов:
Некоторые люди тратят массу времени на достижение цели, которая им совсем не подходит. Они получают ненужные специальности, изучают язык, на котором не планируют разговаривать и занимаются делами, в которые не верят. Лучше учиться на их, а не на собственном опыте, потому что жизнь безжалостно проходит.
Выясните, какой результат и какие инструменты вам нужны
Прояснить цели — это первый шаг, но теперь нужно выяснить, какого результата вы хотите достичь.
Итак, у вас есть цель. Она находится на вершине высокой горы и покрыта густым туманом. Пока что нет никакого понимания, как туда добраться. Можно прямо сейчас рвануть вверх, но у вас нет необходимых ресурсов и инструментов. Такой подход может быть чрезвычайно опасным. Один ложный шаг заставит всю работу пойти насмарку.
Чтобы получить четкое понимание об этой «горе», нужно выполнить три задания.
Задание первое: визуализация будущего
Это известная методика, благодаря которой вы воображаете, что уже достигли своей цели. Чем больше деталей, тем лучше: что вы чувствуете, как это выглядит, как пахнет, как ощущается и какой вкус? Нужно поверить всеми фибрами души, что вы только что достигли цели и находитесь в победном состоянии.
Чтобы помочь себе переместиться в будущее и поверить в него, ответьте на следующие вопросы:
Это приятно, потому что вам не нужно пока что забивать себе голову тем, как именно вы достигли этой цели и какие трудности преодолели. Наслаждайтесь этим состоянием и позвольте эмоциям поглотить себя.
Задание второе: обратный процесс
Обратный процесс позволит разработать надежный план действия, который поможет прийти к победе и достичь цели.
Сделайте шаг назад и спросите себя:
Сделайте еще один шаг назад. Спросите себя:
Продолжайте в том же духе, пока не доберетесь до настоящего момента. Почему этот прием работает? Вы не просто были на вершине, но и развеяли туман, который ее окружает. Вы психологически подготовились к длительному путешествию и пережили некоторые важные эмоции. Из абстрактной цель превратилась во вполне реальную и достижимую.
Задание третье: процесс экологического анализа
Это термин из области коучинга, который используется для проверки вероятных последствий при изменении. Другими словами, вы должны выяснить, какой эффект будет иметь в вашей жизни достижение этой цели.
По мере выполнения этого задания учитывайте как положительные, так и отрицательные результаты достижения цели. Думайте также о времени и усилиях, которые могут потребоваться и как это повлияет на другие области жизни.
В некоторых случаях вы и правда можете решить, что овчинка не стоит выделки, а количество жертв и затраченного времени — это слишком много.
Определите свои ограничения
У всех из нас есть ограничения в виде времени, усилий, энергии, денег, знаний, опыта и многого другого. Важно их выявить и признаться себе в этом. Например, часто люди считают, что в сутках 48 часов, а потом внезапно выясняется, что 24, а еще и спать нужно.
Помните, что лучший план — реалистичный. И чем честнее будут ответы, тем более эффективным он окажется.
Однако умные люди умеют обходить ограничения. Они осведомлены о них, но при этом ищут шансы достичь своих целей иными способами. Спросите себя:
Чем больше времени вы уделите этим вопросам, тем сильнее уверитесь: выход есть всегда. Стоит только немного напрячь свою голову, как выясняется, что мир полон возможностей, а почти любое ограничение можно сделать своим преимуществом.
Сформируйте новое мировоззрение
До и после достижения большой цели, вы — это разные личности. Хотите того или нет, но вы будете меняться в процессе. Тот, кто не захочет этого, бросит дело на половине пути и отступит. Поэтому изменение мировоззрения обязательно.
Для того, чтобы неустанно следовать своему плану действий, нужно культивировать в себе рабочее настроение, дисциплину, терпение, гибкость, настойчивость и многое другое.
Например, дисциплина нужна, чтобы придерживаться плана, несмотря ни на что. Терпение — чтобы продолжать работать при отсутствии результатов. Гибкость — чтобы изменить свой курс при возникновении непредвиденных обстоятельств. Настойчивость — чтобы продолжать экспериментировать, если предыдущие попытки были неудачными.
Кроме этого, вам нужно верить в себя, несмотря на то, что в плане этого пункта, скорее всего, не будет. Поэтому помните о том, что уверенность в себе — это топливо, которое поможет двигаться вперед в сложнейших ситуациях.
Создайте план
Можно начинать! Выделите 4-5 самых важных целей, выясните, на какой период они распространяются, и для каждой из них составьте пошаговый план действий.
Получайте обратную связь
Даже если все идет как по маслу, постоянно отслеживайте прогресс и задавайте себе вопрос: «Как можно сделать еще лучше?».
Вот еще вопросы, которые не повредит себе задавать в процессе планирования:
Если что-то не работает, не впадайте в отчаяние, а задавайте правильные вопросы, которые помогут быть продуктивным. Обратная связь позволит достичь цели в несколько раз быстрее.
Урок 1. Разработка и планирование проекта
Прежде чем приступать непосредственно к разговору о разработке и планировании проектов, стоит немного освежить в памяти понимание планирования как такового. Суть планирования заключается в постановке целей и определении способов их достижения посредством создания комплекса мероприятий и действий, необходимых для выполнения, использовании способов и путей осуществления мероприятий и действий, увязки ресурсов, требующихся для выполнения и согласовании функций, выполняемых участниками проекта. Именно с вопроса планирования мы и начнем первый урок (сразу сделаем небольшую оговорку: информации по разработке и планированию проектов очень много, поэтому мы представим ее в концентрированной форме, останавливаясь подробно лишь на наиболее важных моментах).
Планирование проекта
Работа по составлению плана включает в себя все стадии создания и выполнения проекта. Начинается она с разработки концепции проекта руководителем (проект-менеджером), продолжается выбором стратегических решений, разработкой деталей, заключением контрактов и выполнением работ, и заканчивается завершением проекта.
На стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. К ним относятся:
Любой процесс и любая процедура планирования проекта должны гарантировать осуществляемость проекта в нужные сроки и с соблюдением всех требований, включая стоимость, нормативы и качество. Кроме того, в грамотно организованном проекте за выполнение каждой функции и достижение каждой цели должен нести ответственность отдельный орган: за миссию проекта – проект-менеджер, за частные цели – ответственные лица и т.д. Именно для этого принято разрабатывать матрицу ответственности, определяющую функционал исполнителей и конкретизирующую комплекс их работ.
И здесь мы предлагаем вам поупражняться в планировании проекта и выполнить интересное задание.
Задание на взаимопроверку
Выше вы узнали, что на стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. Предложите свой план небольшого проекта. При этом обязательно укажите:
Это задание на взаимную проверку, поэтому сначала вам нужно проверить 2 работы других пользователей, а затем загрузить свою. При проверке чужих работ необходимо оценить проекты на предмет детализации, расчета сроков и ресурсов, а также качество выполнения задания в целом.
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.
Уверены, теперь тема планирования проектов стала вам несколько ближе, а потому изучать дальнейшие материал будет интереснее. Давайте же продолжим.
Чем выше уровень управляющего органа, тем более обобщенные он принимает решения по управлению нижестоящими подразделениями. По мере повышения иерархического уровня увеличиваются временные промежутки между постановкой задач, контролем их выполнения и т.д. В этих промежутках нижестоящие подразделения должны работать самостоятельно и вне зависимости от равных им подразделений. Их независимая работа обеспечивается запасами ресурсов, которые также нужно планировать.
Главная цель планирования – это построение модели реализации проекта, необходимой для координации действий причастных к проекту лиц. Благодаря этой модели устанавливается порядок, согласно которому будут проводиться работы и т.д.
На первой стадии планирования проекта разрабатываются первоначальные планы, служащие основой составления проектного бюджета, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта и т.д. Планирование всегда предшествует контролю и считается базой его применения, т.к. позволяет сравнивать плановые и фактические показатели.
Планирование – это наиболее важный для проекта процесс, ведь от него зависит результат. Объем и детализация планирования зависят от полезности информации, которая может быть получена в процессе реализации и обусловлена замыслом самого проекта. Процесс планирования нельзя полностью автоматизировать, т.к. в нем имеется масса переменных параметров. Плюс на него могут влиять случайные факторы.
В дополнение ко всему планирование проекта состоит из ряда основных и вспомогательных процессов.
Основные процессы (присутствуют всегда):
Вспомогательные процессы (присутствуют по мере необходимости):
Представляющие собой результаты планирования планы (сети и графики) в итоге должны выстраиваться в пирамидальную структуру, включающую в себя всю необходимую информацию, дифференцированную по уровням, срокам и т.д. Планирование проекта и систематизация планов выстраиваются по принципам «обратной связи», которые обеспечивают регулярное сравнение плановых и фактических сведений и придают работе больше эффективности, актуальности и гибкости.
Принципы проектного планирования
Принимаемые решения и предпринимаемые действия в сфере проектного планирования основываются на нескольких важных принципах:
Кроме принципов, которые мы назвали, важно учитывать еще и согласованность задач и интересов всех задействованных в разработке и реализации проекта лиц и своевременность достижения поставленных целей в назначенные сроки.
Учитывая особенности планирования проекта и вышеназванные принципы, можно переходить к следующему не менее важному вопросу – разбиению проектных работ на составляющие.
Структура разбиения работ, матрица ответственности, статьи затрат
Структура разбиения работ (СРР) представляет собой иерархическую структуру последовательной разбивки проекта на подпроекты и комплексы детальных работ разного уровня. СРР – это главное средство по созданию системы управления проектом, позволяющее решать разные организационные проблемы, распределять ответственность, оценивать стоимость, создавать систему отчетности, поддерживать сбор данных о выполнении работ и отображать их результаты. Также с помощью СРР удобно согласовывать план проекта с нуждами заказчика.
Для руководителя проекта СРР не менее важна, т.к. позволяет:
Комплексы (пакеты) работ соответствуют, как правило, нижнему уровню детализации СРР и включают в себя детальные работы, которые в свою очередь могут состоять из шагов. Детальные работы и шаги не являются элементами СРР.
СРР можно разрабатывать сверху-вниз (от главного к частному) и снизу-вверх (от частного к главному), либо с применением обоих подходов. Информация для разработки СРР может выявляться при помощи метода мозгового штурма. Итоговая СРР должна учитывать все цели проекта и предпосылки для его реализации.
Детализация СРР зависит от содержания проекта, опыта и навыков команды, системы управления, принципов распределения ответственности, системы отчетности и т.д. Для создания СРР нередко используют функциональные и технические спецификации с общими требованиями к работе.
Благодаря иерархической структуре проекта, основой которой служит СРР, можно использовать процедуры сбора и обработки данных о ходе выполнения проектных работ в соответствии с контрольными точками, пакетами работ и т.д. Также она позволяет обобщать сведения по срокам, ресурсам, затратам и графикам.
Составление СРР может выстраиваться на следующих основаниях:
В практической деятельности почти всегда применяются комбинированные СРР, созданные с применением нескольких оснований, и СРР должна включать в себя все работы проекта, включая детальные работы и шаги.
Одним из важнейших этапов построения СРР является анализ ее полноты, так что если в проекте есть работы, которые контролирует не только проект-менеджер, но и заказчик, они тоже должны быть включены в состав СРР – это и обеспечит полноту структуры.
С учетом информации о плане проектных мероприятий осуществляется разбиение СРР по критериям и признакам проекта. Разбиение происходит до тех пор, пока все важные работы и элементы проекта не будут выделены так, чтобы было возможно их спланировать, определить их бюджет, составить график и план действий по их контролю. Чтобы упростить и автоматизировать СРР, всем ее элементам нужно присвоить идентификатор, соответствующий номеру уровня. Идентификаторы должны отражать критерии разбиения работ.
Не менее важно избегать ряда ошибок при структуризации проекта, а именно нельзя:
СРР – есть основа понимания членами команды сути и зависимостей проектных работ, обеспечивающая последующую согласованную и скоординированную работу всех подразделений.
Упомянутая выше матрица ответственности и структурная схема организации (ССО), реализующей проект, – это два инструмента, помогающие руководителю проекта создавать команду, соответствующую задачам и целям проекта. Применение ССО и СРР при построении матрицы ответственности наглядно отображено на нижеследующем рисунке:
Состав и план проведения проектных работ в огромной степени влияют на форму организационной структуры, необходимой для реализации целей проекта.
Матрица ответственности позволяет обеспечить и согласовать структуры ответственности членов команды (подразделений) за выполнения работ. По сути, это форма описания распределения ответственности за проведение проектных работ, где указываются роли членов команды и/или подразделений. Одна ось матрицы ответственности отображает список пакетов работ по СРР, а другая – список исполнителей, ответственных за их выполнение.
Элементы матрицы – это коды видов работы из составленного заранее списка (также в матрицу можно вносить стоимость работ). Объем видов ответственности обусловлен спецификой проекта и его организации, однако рекомендуется использовать небольшой набор простых для понимания и описания видов деятельности. Ниже представлен пример матрицы ответственности:
В матрице ответственности могут отображаться виды ответственности руководителей и роли людей, помогающих в реализации проекта, но прямого участия в этом не принимающих. Если матрица составлена грамотно, она станет прекрасным инструментом, обеспечивающим и эффективное выполнение работ, и успешную поддержку внутренними и внешними ресурсами.
Ответственные за исполнение работ лица назначаются еще при планировании проекта, т.к. иметь представление о доступных ресурсах нужно еще до принятия мер по реализации плана. После определения ресурсов нужно определить, как они могут быть получены; в частности это касается трудовых ресурсов.
Назначение сотрудников осуществляется поэтапно – сначала формируется рабочая группа, а затем команда проекта, т.к. именно рабочая группа станет костяком будущей команды. Состав же рабочей группы обусловлен задачами и целями проекта. Почти всегда группа состоит из управляющих, авторитетных участников и основного персонала.
Рабочая группа принимает участие в инициации проекта и его планировании. На этом этапе еще нельзя определить ресурсы, т.к. имеются лишь общие сведения о проекте, и более подробные данные будут получены после проведения детальных работ и создания СРР. Итоговое назначение исполнителей и определение их функционала состоится только после окончательной разработки и утверждения плана.
Чтобы правильно назначить ответственных лиц, необходимо знать о нескольких типах ресурсов, которые могут быть использованы:
Несмотря на то, что не всегда исполнители обладают всеми рычагами управления и применения ресурсов, знание семи типов ресурсов значительно упрощает процесс описания проекта и решения вопроса о распределении ответственности, ведь, как уже и был сказано, пакеты работ должны быть обеспечены всем необходимым для их выполнения. А чтобы это сделать, важно ответить на два вопроса:
Как только ответы на эти вопросы будут получены, можно проводить окончательное распределение ответственности.
Здесь же мы должны сказать о дополнительном средстве планирования проектных работ – структуре статей затрат. Ее не следует путать с бухгалтерскими счетами, т.к. по включенным в нее статьям происходит классификация и сбор неподтвержденной документально управленческой информации, необходимой для принятия управленческих решений (имеется в виду, что документации, подтверждающей фактические затраты, нет, но есть предварительные данные об использованных ресурсах, выполненных работах и т.д.).
Статьи затрат – это инструмент управления, который используется с целью сбора данных о фактических затратах выполненных работ и последующего их сравнения с затратами по плану. Эти же статьи применяются для планирования и контроля времени и стоимости, т.к. включают в себя сведения о работах, назначенных, исходя из СРР. Ниже вы можете увидеть пример формирования статей затрат по пакетам работ, за которые ответственны конкретные подразделения (исходя из СРР):
Статьи затрат могут включать в себя данные по множеству пакетов работ, составленных по различным основаниям, таким как:
Подытоживая все вышесказанное о статьях затрат, остается лишь отметить, что они способствуют формированию и мониторингу проектного бюджета, осуществлению текущего управленческого учета и оценке возможных затрат после окончания проектных работ.
Теперь мы можем перейти к рассмотрению наиболее эффективных методов планирования проектов, позволяющих обеспечить своевременное осуществление как проекта в целом, так и отдельных его этапов.
Сетевое планирование проектов
Методы сетевого планирования проектов или, как их еще называют, сетевые диаграммы (граф сеть, PERT-диаграмма) представляют собой графическое отображение проектных работ и имеющихся между ними зависимостей. Понятие «сеть» здесь обозначает полный комплекс работ и контрольных точек проекта с установленными зависимостями между ними.
Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в виде графика с рядом вершин, которые соответствуют работам, а связывающие их линии отображают взаимосвязи между этими работами. Граф, часто именуемый диаграммой предшествования-следования или сетью типа «вершина-работа», считается самым распространенным отображением сети. Ниже можно увидеть пример фрагмента такого графа:
Есть также тип сетевой диаграммы, называемый сетью типа «вершина-событие», но в практической работе его применяют не так часто. В этом случае работа имеет вид линии, соединяющей два события (узлы графа), отображающие начало и конец определенной работы. Хорошим примером такой диаграммы является PERT-диаграмма – вот она:
Сетевые диаграммы часто путают с блок-схемами, но это не совсем верно, т.к. отличие сетевой диаграммы состоит в том, что она отображает лишь логические зависимости работ, в то время как блок-схема показывает входы, выходы и процессы. Также в диаграмме нет повторяющихся циклов (петель).
Методами сетевого планирования называют методы, нацеленные на максимальное сокращение продолжительности проекта. Их основой служат метод критического пути (МКП или CPM (от англ. Critical Path Method)) и метод оценки и пересмотра планов (PERT (от англ. Program Evaluation Review Technique)).
Под критическим путем понимается максимально продолжительный путь в сети, а работы, имеющиеся на этом пути, называются критическими. От продолжительности критического пути зависит минимальная продолжительность проектных работ. Общую продолжительность проекта можно сократить посредством сокращения критических работ. Таким образом, задержки по выполнению работ влекут за собой и увеличение продолжительности проекта.
Благодаря методу критического пути можно рассчитать примерные календарные графики выполнения пакета работ, основываясь на логической структуре сети и оценках продолжительности выполнения работ по-отдельности, а также установить общий критический путь для проекта.
Есть также понятие полного резерва (запаса) времени. Это разность между датами позднего и раннего начала или окончания работ. Управленческая суть запаса времени состоит в том, что есть возможность для урегулирования финансовых, ресурсных или технологических ограничений, и руководитель проекта может приостановить работу на имеющийся в резерве срок, не опасаясь отрицательно повлиять на конечный срок завершения проекта. Резерв времени критических работ равен нулю.
Горизонтальная линейная диаграмма, где проектные задачи представлены временными отрезками с конкретными временными параметрами (началом, окончанием, задержками и т.д.) называется диаграммой Гантта, и она тоже является неотъемлемой частью сетевого планирования. Вот ее пример:
Для эффективного планирования удобно использовать и PERT-диаграммы, и граф сети, и диаграмму Гантта. Само же сетевое планирование подразумевает описание всей проектной работы в виде комплекса работ с конкретными взаимосвязями между ними. Чтобы рассчитать и проанализировать сетевой график, обычно применяют набор сетевых операций, называемых процедурами метода критического пути.
Сетевая модель разрабатывается поэтапно:
Списки работ нужно определить, чтобы описать всю деятельность по проекту, включая все детали. Работа – это главный элемент сетевой модели. Пакеты работ обуславливают деятельность, которая должна быть выполнена для достижения проектных результатов. Результаты обычно выделяются контрольными точками.
Перед разработкой сетевой модели нужно удостовериться, что нижний уровень СРР включает все работы, гарантирующие достижение частных проектных целей. Сетевая модель – это результат определения зависимостей между работами и добавления связующих событий и работ. В самой общей форме представленный подход основывается на предположении, что любая работа призвана помочь достичь частной цели. Связующие же работы совсем необязательно должны быть направлены на достижение материального результата, т.к. их целью может быть организация проведения того или иного мероприятия и т.п.
Основная задача проект-менеджера – оценить параметры работ. Для этого могут привлекаться другие участники проекта, ответственные за выполнение отдельных заданий проекта. Оценка продолжительности работ и потребности в финансовых средствах и ресурсах самым прямым образом влияет на актуальность ресурсных и стоимостных планов и календарных графиков, которые составляются после анализа сетевой модели. Такую оценку нужно проводить для каждой из работ. Затем на ее основе обобщаются и формируются уровни СРР в проектном плане.
Чтоб отдельные этапы проекта и весь проект в целом были реализованы своевременно, необходимо также планировать проект по временным параметрам. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Планирование проекта по временным параметрам
Временные параметры следует понимать здесь как временные периоды, в течение которых планируется выполнить работы и пакеты работ, а также точки контроля процесса реализации проекта. Время – важнейший фактор, воздействующий на эффективность осуществления всего замысла.
Сроки реализации элементов проекта и всего проекта всегда планируются заблаговременно, и, конечно же, желательно их минимизировать. Но минимизация сроков ограничена тремя параметрами: техническими возможностями, технологическими требованиями и качеством работ. Все это должно учитываться при планировании.
Планирование по временным параметрам – ключевой элемент проект-менеджмента, включающий в себя несколько составляющих. Этими составляющими являются:
Нередко проект бывает сложно завершить к установленным срокам. Причиной тому служит нечеткое понимание того, чем именно нужно управлять, причем большая часть проблем возникает еще на этапе планирования.
Причиной расхождений с календарным планом могут быть задержки поставок, недостаток ресурсов и т.п. Если же неверно определены масштабы и предметные области проекта, впоследствии придется вносить корректировки в работы и календарный план.
Когда руководитель имеет дело с типовыми повторяющимися проектами, удобно использовать прошлый опыт, позволяющий точно определить время и последовательность действий, хотя на практике проекты повторяются крайне редко.
Если говорить о причинах временных потерь в проекте, то к ним можно отнести:
А еще одной важной составляющей управления проектом по временным параметрам является управление личными временными ресурсами. Это актуально для каждого исполнителя и участника проекта, но в большей степени важно для руководителя, т.к. он ответственен за успех проекта, а значит, ему нужно успевать проделывать массу всевозможных работ.
Для улучшения управления личным временем желательно применять так называемые формы. Форма – это список необходимых для выполнения работ с указанием исполнителей и сроков выполнения. Наиболее приоритетные работы следует переносить во временные блоки планировочного календаря. Планировочный календарь может выглядеть так:
В пустые временные блоки можно вносить внеплановые события или работы меньшей приоритетности. В случаях, когда объем работ больше количества времени, работы могут планироваться на несколько дней вперед. Но злоупотреблять этим не стоит, иначе могут возникнуть задержки в выполнении высокоприоритетных задач. А с учетом того, что в последующие дни приоритет низкоприоритетной работы может повышаться, все задания следует выполнять своевременно.
Для эффективного тайм-менеджмента нужно грамотно устанавливать приоритеты и действовать в соответствии с ними. Руководитель проекта не должен отвлекаться на второстепенные и нечеткие задачи и медлить с принятием важных решений. Также он должен уметь делегировать полномочия.
И последнее, на чем мы заострим внимание в первом уроке, – это некоторые организационные моменты.
Организация работ по проектному планированию
Планирование проекта является процессом формирования решений, которые определяют последовательность проектных работ и мероприятий. Оно играет главенствующую роль в проект-менеджменте, представляя собой организующее начало процесса реализации проекта.
Проектное планирование включает в себя несколько этапов:
План осуществления проекта – это комплексный план, содержащий исчерпывающую систему задач и целей, детальных работ, действий и мероприятий по достижению главной цели проекта. Составлению плана реализации нужно уделять повышенное внимание, стремясь избегать типичных ошибок, таких как:
Несмотря на достаточно большое количество ошибок и их специфичность, обойти их стороной помогает учет всех элементов планирования, о которых мы вам рассказали. Важно только помнить, что планирование проекта – это систематизированное упорядочивание задач, целью которого является достижение основного результата – реализации проекта. А с учетом того, что план всегда содержит в себе указания к действиям и сами действия, его можно смело считать эталоном или ориентиром, с которым будут сравниваться фактические показатели. Если же в результате подобных сопоставлений будут найдены какие-либо расхождения, необходимо предпринимать меры по корректировке плана.
Во втором уроке мы поговорим о другом важном для руководителя элементе проект-менеджмента – управлении командой. Будут рассмотрены такие вопросы, как состав участников проекта, функции проект-менеджера, особенности формирования и развития проектной команды, признаки и состав команды, урегулирование конфликтов и ряд других.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Напоминаем, что для полноценной работы сайта вам необходимо включить cookies, javascript и iframe. Если вы ввидите это сообщение в течение долгого времени, значит настройки вашего браузера не позволяют нашему порталу полноценно работать.