Что такое поглотитель времени в тайм менеджменте
Поглотители женского времени | ТОП 10 пожирателей времени
Знаете расхожее выражение: “Если бы в сутках было на час больше, я бы все успевала”? И дальше следуют рассуждения, что время не купишь, а очень хотелось бы. Я тоже не знаю, где торгуют дефицитными часами и минутами, но расскажу, как их найти. А еще из этой статьи вы узнаете, кто виновен в пропаже времени, и научитесь обходиться без мифического 25-ого часа.
Хронофаги — это кто?
Грустная новость: пожиратели времени существуют и совсем из жизни не пропадут, даже если сильно захотеть. К таким хронофагам можно отнести неконтролируемые и труднопрогнозируемые события. Например, нам не подвластны пробки на дорогах, поломки лифтов, время пребывания в очередях… Или когда вы договаривались о точном времени встречи, но вынуждены ждать непунктуального собеседника.
Анализ поглотителей времени: ищем источник проблем
Тайм-менеджмент для женщин гласит: обратитесь к себе. Продолжите следующие фразы:
«Я трачу много времени на…»
«Меня раздражает, что нужно делать…»
«Я могла бы заняться чем-то более важным, если бы не…»
«Перед работой я обычно…»
«Во время работы я отвлекаюсь на…»
«Я бы хотела успевать…»
«Я бы хотела делегировать…»
Как вести такой дневник? Очень удобно в смартфоне. Можно скачать специальный планер в виде приложения (есть и бесплатные, и платные варианты), можно делать записи в заметках. Поставьте себе напоминание в течение дня, чтоб не забывать о дневнике. Для ретроградов подойдет и маленький блокнот, который удобно помещается в кармашке сумки.
Но спешу предупредить: одного дня наблюдений будет недостаточно. Дневник желательно вести на протяжении недели, чтоб получить полную картину действий и нюансов вашего расписания. Но результат, ради которого придётся немного помучиться, вас поразит. Вы ясно увидите, что отнимает драгоценное время! И сразу же родятся идеи, как вычеркнуть из расписания лишние дела.
Скажу честно: когда я приводила в порядок свою жизнь, тоже вела этот дневник. И на тот момент смотреть правде в глаза было не слишком приятно. Зато узнала кое-что важное и начала работать над собой. Оказалось, дольше всего я решалась приступить к делам, пугающим своей важностью или объемами. Как справилась? Научилась большие задачи разбивать на много маленьких и здраво оценивать свои возможности. Хронофаги были повержены! Ну, кроме тех, которые от меня не зависят, конечно. Так что метод опробован на себе, и я его смело рекомендую.
ТОП-10 пожирателей времени
1. Смартфон — маленький пожиратель времени.
Там вся наша жизнь: личная и рабочая. Мы отвлекаемся на телефонные разговоры, сообщения в мессенджерах и уведомления от приложений. И куда деть нашего верного электронного спутника, спросите вы. Отключить или поставить на авиарежим. Убрать с глаз долой в сумку. Хоть в шкафчик, хоть в сейф, но чтоб ничего не напоминало об его присутствии. И только когда телефон действительно понадобиться — взять в руки. За одно можно излечиться от дурной привычки постоянно держать его в поле зрения. А еще… Если возникнет соблазн посмотреть на нем время — не забывайте о наручных часах. Это и элегантно, и безвредно.
2. Бесцельное пролистывание новостной ленты.
3. Социальные сети
Это — почти второй дом. Такие удобные и любимые, без них мы не представляем жизни. Там и приятные эмоции, и общение с друзьями, и последние новости. А еще социальные поглаживания в виде лайков и иллюзия публичности: есть с кем поделиться своими чувствами и событиями. А потом до самого сна проверять,сколько поставили лайков, отвечать на комментарии и личные сообщения… Какой выход? Заведите правило: никаких соцсетей после 20:00. Почистите список друзей, выйдите из лишних групп, оставьте только те, которые действительно важны. Откажитесь от пересылки бессмысленных праздничных открыток и голосовых сообщений — они крадут время у других пользователей так же, как и у вас.
4. Онлайн-форумы.
Их выделяют в отдельное большое зло,которое отнимает у людей уйму времени. Помните анекдот про диалог жены и мужа:
— Милый, почему ты не спишь?
— Не могу заснуть, пока в Интернете кто-то неправ!
Вести борьбу за справедливость на форумах бессмысленно. Как, впрочем, и в пустопорожней живой беседе. Прописные истины, не так ли? Однако многие продолжают буквально погибать на полях словесных онлайн-баталий! Уходите оттуда, а лучше бегите.
5. Машинальная проверка электронной почты.
То и дело вы открываете почтовый ящик — вдруг там что-то новенькое. Но понимаете, что это уже переросло в пагубную привычку. Какой выход я вижу? Так же, как и в случая с мессенджерами, лучше выделить ей определенное время. Например, 30 минут в начале рабочего дня и столько же после обеденного перерыва. Если это, конечно, не входит в круг ваших основных должностных обязанностей. В противном случае почтовые ящики — обычные пожиратели рабочего времени.
6. Привычка играть в компьютерные игры.
Люди так расслабляются. И расслабляться в принципе полезно, если перерывы запланированы. Самодисциплина вам в помощь. Пусть не игры распоряжаются вашим временем, а вы! Я знаю даже заядлых игроманов, которым стоило больших усилий победить этот коварный хронофаг. У них получилось, значит, это вполне реально.
7. Путь из пункта А в пункт В.
Этот поглотитель времени (минут, а порою и часов) можно легко обратить в свою пользу, если вам заранее о нем известно. Послушайте полезные лекции, пройдите тест на знание иностранного языка, почитайте книги, настройтесь на рабочий лад с помощью мантр или отдохните под ритмы энергичной музыки. В тот период, когда я много времени проводила в общественном транспорте, дорога была для меня любимой частью дня: именно в маршрутке появилось время обдумать свою жизнь и прийти к выводам, что пора ее менять.
8. Пойдем покурим?
Сигареты — типовые поглотители времени. С каждым годом, к сожалению, процент курящих женщин растет. И если всем с детских лет известно, что курение вредит здоровью, то теперь знайте еще кое-что. Эта привычка забирает у вас невосполнимый ресурс — время. Одна сигарета ворует 7 минут, пока вы ее выкуриваете, и сокращает жизнь еще на 20 минут. И это не я придумала, таковы данные медицинских исследований. Итого 27 минут. Жутковато, не правда ли?
9. Перерывы вне перерывов.
Которые не поддаются планированию. На поболтать, перекусить, потому что знакомая из другого отдела решила с вами обсудить последние новости. Отдых, конечно, полезен, смена деятельности тоже. На 52 минуты сосредоточенной работы должно приходится 17 минут отдыха. А еще желательно не сидеть на месте, а размяться, выйти на улицу и подышать свежим воздухом. Контролируйте свой рабочий график.
10. Лишние мысли.
Тот случай, когда человек предается излишней рефлексии вместо того, чтобы просто идти к намеченной цели. Он до бесконечности просчитывает все риски, вероятные пути развития событий, пытается заранее проконтролировать даже то, над чем не властен. Заранее нервничает и предвкушает неудачи. Снова и снова идет по кругу своих мыслей, запутываясь в них все больше. Это парализует его. А когда он все же приступает к намеченному плану, ни один из выдуманных сценариев не сходится с действительностью. Становится обидно, что столько времени боялся надуманных угроз! Но время уже не вернуть.
Этот хронофаг лечится по рецепту: «меньше думаем — больше действуем»! У жизни прекрасное чувство юмора: в большинстве случаев она готовит нам такие сюрпризы, на которые нашей фантазии явно не хватит.
И это лишь самые распространенные примеры похитителей времени, на самом же деле их намного больше. Бороться с ними помогает самоанализ, здравый смысл и желание стать лучше!
Только представьте: время, потраченное на хронофаги, вы бы могли инвестировать в собственный бизнес, образование, время с семьей или путешествия. Начните мечтать: какой бы вы могли быть, если б начали контролировать время в социальных сетях, сократили количество выкуренных за день сигарет или отказались от чтения новостной ленты?
А теперь представьте, что ваша мечта вполне может перейти в разряд целей. И чем раньше это произойдет, тем быстрее исполнятся другие ваши мечты, на которые сейчас так остро не хватает времени. Осознанность в данном вопросе необходима для того, чтобы стать, наконец, той самой женщиной, у которой восхищенно спрашивают знакомые: «Как вы все успеваете»? Берите управление жизнью в свои руки, и на воплощение всех желаний найдутся свободные часы!
Хронофаги, или пожиратели времени, — одно из понятий тайм-менеджмента
Мы все куда-то спешим, часто жалуемся на бешеный ритм и нехватку времени. И у меня ритм такой же, и я спешу. А когда надо сделать важную работу или решить какой-то личный вопрос, я знаю, как мобилизоваться, какие методики применить, чтобы все успеть. Этому я научилась еще в 2006 году, когда прошла курс по тайм-менеджменту и стала читать книги про управление временем. Я не просто освоила методики, я научилась любить и ценить свое время — невосполнимый, ограниченный ресурс. Недопустимо тратить его впустую. Есть одно хорошее упражнение — написать себе эпитафию. Вряд ли кто напишет: «Сгорел на работе». Стоит жить каждый день так, будто он последний, и тогда качество жизни вырастет. Про это еще древнегреческие философы писали. Меня, как и главного героя, в детстве очень напугала «Сказка о потерянном времени» Шварца. И часы, тикающие: «Тик-так — жизнь проходит».
Освободите время
Главный способ борьбы с хронофагами — найти их и обезвредить. Классические хронофаги — это нечетко поставленные цели, отсутствие системы в делах, в документах, на рабочем столе и в компьютере. Неэффективные совещания — тоже поглотители. Научитесь их организовывать. Любое совещание нужно готовить. Мы в компании, например, описали процесс организации эффективного совещания, создали шаблон повестки — это файл с небольшим количеством пунктов, где надо написать цель совещания, ожидаемые результаты, кто и как должен подготовиться. Я хочу даже ввести правило: если нет повестки совещания, то сотрудник имеет право на него не приходить.
Хотите найти свои хронофаги, начните вести хронометраж дня. То есть просто записывайте весь день. И тогда станет ясно, что можно не делать вовсе, а что можно делегировать или сделать как-то иначе и быстрее.
В моем понимании тайм-менеджмент — это привычка наблюдать за своим временем как бы со стороны и думать, как его расширить.
Делайте одно дело за один раз
Хронометраж, если его вести добросовестно, разрешает заниматься только одним делом в единицу времени и уменьшает число подходов к задаче. То есть тоже спасает ваше время.
Важный совет, который я получила из книги гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского и который успешно применяю, — не оставлять главные и большие дела на потом, не копить их. Все нам кажется, что сделаю «когда-нибудь потом, когда будет время». Много свободного времени не будет никогда, лучше на это не рассчитывать. Каждый день уделяйте важному делу немного времени, и результат скоро будет.
Упрощайте себе жизнь. Например, мой принцип: нет бумажным визитным карточкам. Я сразу все контакты вбиваю в свою базу в интернет и карточку безжалостно выбрасываю. Найти нужный контакт в электронном формате много быстрее, чем искать визитку. К тому же база всегда под рукой — если есть доступ в сеть.
Выращивайте свою персональную ТМ-систему постепенно, организуя ее по принципу, который Архангельский называет «методом ограниченного хаоса» — как только жизнь в хаосе требует много времени на поиск нужного, реорганизуйте систему; главное, чтобы наведение порядка не занимало больше времени, чем жизнь без него. Привлекайте помощников — электронную почту, календарь, записную книжку, ваш смартфон и разные полезные программы. Если же устройства жизнь усложняют, с ними надо безжалостно расставаться.
Отфильтровывайте почту
Электронная почта — классический хронофаг. А ведь она должна помогать, а не отвлекать. Важно научиться ее правильно использовать. Например, правильно отфильтровывать письма — чтобы новые сообщения автоматически распределялись по отдельным папкам. Уведомления о новых письмах советую отключить — они рассеивают внимание. Я проверяю почту 2–3 раза в день, не больше: с утра, чтобы организовать свой день, после обеда, чтобы ответить на срочные письма и внести изменения в планы при необходимости, и уже в конце рабочего дня. А еще очень удобно оставлять ограниченное время на электронные письма. Например, один час перед важным совещанием или встречей. Тогда работа пойдет быстрее. И письма будут короче. Что сэкономит время и получателю.
Делегируйте полномочия
Делегирование — очень важное качество руководителя. Наблюдая за многими директорами, я вижу, что не все умеют это делать и часто берут всю работу на себя. Но важно научиться разделять полномочия и передавать ответственные задачи сотрудникам. Для этого есть простой способ. Посчитайте, сколько стоит ваше время и что будет стоить дороже — если вы сделаете это сами, или закажете кому-то. Пригласите горничную для уборки квартиры, заказывайте продукты в интернет-магазине.
И еще важно заражать ТМ-бациллой друзей, коллег, партнеров. Потому что я завишу от своих подчиненных, а если они будут неоперативны и неэффективны, то и мое время пострадает.
Любите себя
В тайм-менеджменте большую роль играет психология. Пусть изменения будут в радость. Себя нужно обязательно хвалить за небольшие достижения — пойманный хронофаг или приобретенные полчаса времени на себя.
Я помню 2006 год, был морозный вечер, падал снег, я шла домой с работы и по привычке нервничала, есть ли что-то, что я забыла из важных дел своих и своих подчиненных? А незадолго до этого я внесла все свои задачи — и рабочие, и личные — в MS Outlook. И в тот момент я вдруг поняла, как я счастлива. Все под контролем! Работы у меня меньше не стало, но все задачи теперь собраны в одном месте. И я знаю, как уделить время главному. И ни одно дело не забыто, даже самое мелкое, но важное.
И, конечно, важно уметь отдыхать. Обязательно надо давать себе возможность ничего не делать. По выходным, например. Пролежать весь день с книжкой на диване. Архангельский советует наслаждаться этим временем лени и отдыхать по 5 минут каждый час. И читать не только книги про тайм-менеджмент, но и приятную литературу.
Книги:
1. Даниил Гранин «Эта странная жизнь»
Герой книги Александр Любищев, биолог и философ, построил по-настоящему эффективную модель управления своим временем. Успел за одну жизнь прожить несколько жизней. Имел массу увлечений и многое сделал для науки. Не только полезное, но и приятное чтение. К тому же мотивирует: он смог, и я попробую.
2. Евгений Шварц «Сказка о потерянном времени»
Сказка для детей, прочитайте им и обсудите с ними. Возможно, дети подскажут вам оригинальные идеи для управления временем.
3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Глеб заражает свои идеями, если вы к этому готовы. В книге много примеров — личных и участников его тренингов. Возможно, вам будет интересна не теория, а именно практика.
Читайте, пробуйте, экспериментируйте. Книга про полезные функции Outlook, которые многие не используют, потому что не знают о них.
Полезные сайты
Много практических советов и находок других людей, которым небезразлично, как проходит их жизнь. Есть возможность поделиться и своим опытом. Может, ваш совет облегчит чью-то жизнь или сделает ее приятнее?
Статьи, книги, советы от большого количества участников ТМ-сообщества.
Поглотители времени в современном мире
Поглотители времени — хронофаги
Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать. Поэтому наряду с хронофагами, вы встретите термины «поглотитель времени», «пожиратель времени».
Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.
Откуда берутся поглотители времени
Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо — потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы сами можем устранить. Итак, какие они – хронофаги?
Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени
Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.
Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Наверняка вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами. К сожалению, культура обращения со временем в нашем обществе еще не сформирована.
Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени
Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.
Индивидуальные хронофаги
Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха
ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.
Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ – хронометраж. Это отслеживание на что и сколько времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 10-15 минут и получаете наглядную картину временных затрат. Рекомендуем использовать мобильный хронометраж, этот способ очень удобен и информативен.
Поглотители времени в современном мире
Большинство из нас встречаются с хронофагами ежедневно. Ниже – основные поглотители времени, которые наносят наибольший ущерб современному человеку.
Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач.
Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого хронофага решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы.
Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.
Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.
Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно.
Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот хронофаг беспощадно.
Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного хронофага.
Перерывы в работе. Обязательно должны быть. Существуют разные варианты перерывов, какие-то перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие-то – наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.
Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.
Список поглотителей времени, связанных с ошибками в организации и планировании:
· Отсутствие цели, нечеткая постановка цели, не та цель.
· Неправильно расставленные приоритеты.
· Привычка браться за все дела одновременно
· Стремление сделать слишком много за один раз. Не рассчитаете силы, будет ниже эффективность работы.
· Отсутствие плана достижения цели.
· Отсутствие плана на день, распорядка дня.
· Личная неорганизованность, «заваленный» рабочий стол.
· Неразбериха в документах, неправильное хранение информации.
· Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Научитесь делегировать полномочия и дела.
· Информационные «дыры». Собирайте информацию по важному делу заранее и с избытком.
· Неумение довести дело до конца, потеря интереса.
· Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.
· Привычка откладывать «на потом».
· Желание знать все детали, прежде чем действовать.
· Отсутствие контроля за тем, что было делегировано.
· Слишком частые поездки.
· Личные встречи по вопросам, которые можно решить по телефону.
Таким образом, часть хронофагов нуждаются в полном уничтожении, а часть — в правильном использовании.
С какими поглотителями времени сталкиваетесь вы? И какими способами справляетесь с ними?
Хронометраж
Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.
Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:
9.05 — сел работать, открыл e-mail
9.15 — выпил чашечку кофе
9.25 — начал делать отчет
9.35 — зашел Петров, обсудили международное положение
11.15 — вернулся к отчету и т. д.
Сначала вы будете забывать про ведение учета. Не смущайтесь, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фиксировать дела с того момента времени, когда вспомнили о хронометраже. В считанные дни выработается привычка, и учет станет сплошным.
Если в вашей работе много мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».
Итак, вы получили портрет своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет необходимо несколько дней, желательно — 3–4 недели. Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал — чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени. Некоторые любители (я отношусь к их числу) ведут сплошной хронометраж годами — но это уже дело вкуса.
Сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализировать полученные данные, уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно. К этому стрессу нужно относиться спокойно. Не волнуйтесь, не спешите немедленно что-то менять, не стесняйтесь найти у себя резервы времени: как бы хорошо ни был организован рабочий процесс, резервы есть всегда.
Самомотивация
Как бы мы ни любили свою работу, некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на нее меньше сил и энергии?
«Якоря»— любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь — и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.
Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка. Попробуйте четко привязать различную музыку к различным типам задач. По дороге на жесткие переговоры — тяжелый рок, при настройке на интеллектуальную работу — спокойная музыка без слов, при настройке на отдых — что-то самое любимое и приятное и т. п.
Пример «якоря» от Н.В.Гоголя, который на жалобы друга, Владимира Соллогуба, «не пишется» отвечал: «А вы все-таки пишите… возьмите хорошенькое перышко, хорошенько его очините, положите перед собой лист бумаги и начните таким образом: «Мне сегодня что-то не пишется». Напишите это много раз сряду, и вдруг вам придет хорошая мысль в голову! За ней другая, третья, ведь иначе никто не пишет, и люди, обуреваемые постоянным вдохновением, редки, Владимир Александрович!»
«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу. Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Ведь чем сложнее выполняемая нами задача, тем более высокий уровень «включенности», вовлеченности необходим для работы над ней.
Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.
«Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».
«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов. Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете — они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть — она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь.
«Я думал, у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел «правило ежедневной лягушки» — они все разошлись за две недели».
«Личные награды и наказания»
Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Желательно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов».
Первый, самый простой способ — давно известный человечеству «метод кнута и пряника».
«У меня есть достаточно напряженная программа тренировок: бассейн, фитнес и т. п. Если я ее выполняю, то в конце месяца позволяю себе шопинг на определенную сумму. Если не выполняю — позволяю себе шопинг на другую сумму, гораздо меньшую. Это и кнут, и пряник одновременно».
Более сложный способ — начать количественно измерять ваши результаты. Например, ежедневно отмечать количество выученных английских слов, количество сделанных отжиманий и т. п.
Можно измерять не только результаты, но и количество времени, затраченного, например, на «слоновую задачу». В любом случае, измеряете вы результаты или время, необходимо ежедневно фиксировать этот количественный показатель на графике.
Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении. Просто начните учитывать расходы времени на неприятную задачу — и она сама начнет решаться быстрее.
Мои маленькие радости:
«Разглобализация» крупных задач, разукрупнение
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов». Например:
— разработка бизнес-плана развития региона;
— изучение иностранного языка;
— улучшение своей физической формы.
Главная наша проблема при работе со «слонами» — склонность русского человека к глобализации, укрупнению задач.
«…Глобализировать проблему и тем ее угробить — первая и, главное, почти бессознательная реакция российского человека. Навык, культура, ритуал.
Меня такому приему обучил когда-то мой руководитель. Тогда мы были заняты внедрением компьютерного контроля в химическом производстве. Я споткнулся на аммиаке: процессы опасные, компьютеры слабые. И решил пока придержать это дело. Так и сказал на совещании: мол, рано, я против. Никто меня не понял, решили: вот молодой ретроград.
А мой руководитель отвел, помню, в сторону и прочел целую лекцию: «Вы правы, но поступили неправильно. Надо было говорить наоборот: да, товарищи, это прекрасно. Компьютеры открывают гигантские перспективы. Им скоро можно будет поручить не только контроль, но и оптимизацию, информацию, управление. Давайте же прямо сейчас примем решение заняться подготовкой этой гигантской программы… Вот если бы вы так укрупнили проблему, все были бы за и дело умерло бы само собой…» (Юрий Лужков, «Российские законы Паркинсона» http://www.luzhkov.ru/)
Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».
Например, английский язык. «Бифштексы»: в неделю выучить столько-то слов, посмотреть столько-то фильмов на языке, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах. Но не «изучать грамматику» — ее можно изучать бесконечно, нисколько не улучшив при этом знание языка.
Другой пример: получение водительских прав. Эффективные «бифштексы»: «прорешать столько-то карточек»; «проездить столько-то часов». Но не «изучать правила дорожного движения» — изучать их можно до бесконечности, и в действии этом нет никакого «приближения к слону». Ведь для сдачи теоретического экзамена достаточно просто прорешать карточки, а для ориентации на дороге реально нужно помнить не все правила дорожного движения, а 3–4 ключевых принципа (типа «помеха справа») и несколько основных дорожных знаков.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
— «Жесткие» встречи — привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).
— «Гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
— «Бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации — 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи — более мягко. Алгоритм планирования дня следующий:
— В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
— Выделите красным 2–3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
— На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.
— Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
— Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
Самый простой способ самомотивации изобрел участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак. Название «календарик-пинарик» происходит от слова «пинать».
Над календарем изображены прожитые годы, внизу — будущие. Вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно — с лирическими воспоминаниями. Затем таким же способом вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению.
Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще. Таким образом, вы материализуете время, ежедневно чувствуете, как оно идет. Поверьте, эффект огромный. Вложения времени — 15 минут на заведение пинарика, и дальше — 30 секунд утром, 30 секунд вечером на вычеркивание дней.»