Что такое постоянные реквизиты
Основные и технологические реквизиты
«Реквизит документа: Элемент оформления документа» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Различные документы состоят из разного набора реквизитов, среди которых можно выделить постоянные и переменные, обязательные и дополнительные реквизиты.
Постоянные реквизиты– это реквизиты, общие для всех документов одного вида (поэтому их можно заранее разместить на стандартном листе бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа; они образуют официальный бланк документа.
К постоянным реквизитам относятся следующие: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Постоянные реквизиты не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).
Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично. Такие реквизиты называются переменными.
Переменные реквизиты– это индивидуальные для каждого конкретного документа реквизиты; они вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления.
Переменными реквизитами являются: дата, регистрационный номер документа, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту и др.
У многих переменных реквизитов имеются специальные символические знаки (ограничительные отметки) для заполнения переменной информацией. Это могут быть «уголки», «отрезки прямой линии», «крестики», знаки (например, знак №____ для обозначения регистрационного номера документа). Такие отметки помогают оформлять конкретные реквизиты в строго отведенном месте: служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
Эти реквизиты вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами) при составлении и оформлении конкретного документа.
Кроме того, некоторые реквизиты могут стать обязательными лишь в конкретной ситуации. Так, в бланках внутренних документов организации, в наименовании которой отсутствует указание на ее местонахождение, обязательным реквизитом является «Место составления или издания». Если в самом наименовании организации имеется указание на ее географическое положение, то данный реквизит не используется.
Таким образом, количество реквизитов, как и их состав, зависят, прежде всего, от вида документа и системы документации, а также от цели создания документа, его назначения, от его содержания и формы, способа документирования. Один и тот же реквизит может быть охарактеризован с различных точек зрения.
Наличие реквизитов позволяет идентифицировать информацию, правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.
Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
По своему значению реквизиты официального документа можно разделить на основные и технологические.
Основные реквизиты непосредственно влияют на юридическую силу документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.д.
Технологические реквизиты проставляются в документе в процессе его движения и свидетельствуют об этапах его прохождения. К таким реквизитам относятся: отметка о поступлении документа в организацию, регистрационный номер документа, отметка о контроле, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа.
Для электронных документов технологические реквизиты являются ещё и необходимым условием доступа к содержащейся в них информации. Для таких документов наиболее важными технологическими реквизитами являются формат записи его источника, а также значение хэш-функции (вспомогательной памяти).
На практике по усмотрению организации возможно использование и других реквизитов в зависимости от конкретного назначения отдельных документов, например: подлежит возврату, взамен разосланного и др.
Одни реквизиты являются взаимоисключающими, например, на документе может быть:
· либо Государственный герб Российской Федерации, либо герб субъекта Российской Федерации, либо эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
· как правило, на бланке отображается либо наименование вида документа, либо справочные данные об организации (служебные письма), однако есть исключение: справка, на бланке которой имеется и наименование вида документа, и справочные данные об организации.
Другие реквизиты являются взаимодополняющими, например:
· герб (или эмблема) – и наименование организации;
· адресат – и резолюция;
· дата – и регистрационный номер.
По способу оформления реквизиты делятся на графические(герб, эмблема, оттиск печати) и текстовые.
Большинство реквизитов в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (наименование вида документа, номер листа), или сложными, включающими в себя несколько достаточно самостоятельных частей (наименование организации, справочные данные, текст, грифы утверждения и согласования, резолюция, адресат и др.), части сложных реквизитов могут быть обязательными и факультативными, расположенными в определенной последовательности.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
1. Заголовочная часть– это начальные реквизиты, расположенные выше текста: информация об организации – авторе документа (герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП); первичные данные о самом документе (наименование документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание – заголовок к тексту, место составления), а также информация, связанная с получателем документа (реквизит «Адресат», отметка «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»).
Из тех реквизитов, которые располагаются выше текста (01 – 19), к заголовочной части нельзя отнести гриф утверждения (16), резолюцию (17) и отметку о контроле (19).
2. Содержательная часть– это то, ради чего документ создается; это основная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение: заголовок к тексту, текст и отметка о наличии приложения (реквизиты 18, 20, 21).
3. Оформляющая часть – это совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений, это реквизиты, во многом определяющие юридическую силу документа, фиксирующие согласование и подписание документа, ознакомление с ним.
В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные служебные отметки на документах, облегчающие работу с ними. К оформляющим реквизитам относятся: гриф утверждения (16), резолюция (17), отметка о контроле (19), подпись (22), оттиск печати (25), гриф согласования (23), виза согласования (24), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28), отметка о поступлении документа (29), отметка о заверении копии (26), идентификатор электронной копии документа (30).
Что такое постоянные реквизиты
Реквизиты постоянные
Состав реквизитов распорядительных документов делят на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов может изменяться для разных документов одного и того же наименования. [c.14]
Таким образом, применение математических методов и ЭВМ позволит проводить выполняемую раньше ручными способами работу по созданию формуляров-образцов с наименьшими затратами и получать более эффективные решения. Однако этим полезность применения расчетов на ЭВМ не ограничивается. Модель построения всех документов может быть представлена принципиально в новом виде. Она может быть суммой всех разнообразных реквизитов, постоянные части которых могут храниться в памяти ЭВМ, и при необходимости создания какого-либо документа он будет получаться автоматизированным путем в результате выдачи на печать АЦПУ макета формы этого документа. Причем получаемый таким образом документ может быть построен по единой структуре, соответствовать требованиям тех видов организационной и вычислительной техники, с помощью которых он изготавливается и обрабатывается, и будет оптимизирован по заданным критериям. Такая модель явится основой для построения унифицированных документов, а само построение значительно упростится и будет выполняться с минимальными затратами при высокой степени оптимизации. [c.135]
Б. Набор характеристик обобщенных и конкретных реквизитов, а именно код реквизита, постоянная часть реквизита, переменная часть реквизита. [c.102]
Автоматизированная подготовка унифицированных, часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка трафаретных заготовок. В банк включаются унифицированные формы, постоянные части текстов, реквизиты постоянных авторов и корреспондентов, нормативные положения и типовые решения. [c.209]
Информационные элементы документа обозначенные цифрами на рис. 2 и 3, в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные — наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. [c.29]
Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона. [c.438]
Первичные документы на отпуск и перемещение материально-производственных запасов (лимитно-заборные карты, требования-накладные и др.) формируются на АРМ Б в соответствующих подразделениях организации (цехах, отделе снабжения и др.) на основе расчета нормативных данных, производственных заданий и т.п. Документы создаются на машинных носителях, а пользователи при оснащении их рабочих мест терминальными устройствами или персональными компьютерами могут получать на экране дисплея изображение этих документов и вводить в них реквизиты, дополняющие постоянную информацию. После составления и проверки никакие изменения в первичных документах не допускаются. С помощью печатающего устройства на АРМЕ получают бумажную копию, которая может быть использована в оперативных целях. [c.97]
Информация с типовых первичных приходно-расходных документов вводится кладовщиком-оператором с терминального устройства в ЭВМ и записывается на магнитном носителе в форме карточки складского учета. До ввода этой информации кладовщик набирает на пульте свой личный код, код склада, номенклатурный номер конкретного вида запаса, вызывает на экране запись в форме карточки складского учета и указывает код программы обработки соответствующего документа. В автоматическом режиме на экране дается наименование каждого последующего реквизита, который необходимо ввести. Выведенная на экран дисплея заполненная строка вводится оператором в память ЭВМ, а сами первичные документы, с которых производилась регистрация, группируются в пачки и сдаются в бухгалтерию. При обработке документов, имеющих постоянную информацию (например, лимитно-заборных карт), в память вводятся только фактические показатели (количество, дата). [c.100]
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом. [c.100]
Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. [c.102]
Технология применения кодов в современных условиях использования ПЭВМ определяется прежде всего эксплуатационными возможностями машин, а также методами программирования, обеспечивающими создание в машине различных взаимосвязанных массивов информации — банка данных. Новая информационная технология, использующая персональные компьютеры, строится, как правило, на безбумажной технологии, где происходит автоматическое, а не ручное формирование первичного документа. Как известно, документ состоит из различных реквизитов-признаков и оснований. Технологический процесс предусматривает при этом автоматическое занесение реквизитов-признаков в документ. С этой целью в машинной программе имеется специальный блок меню справочники (словари), которые содержат определенный перечень номенклатур, используемый в данной задаче. Некоторые номенклатуры, являющиеся постоянными для данного вида деятельности (бухгалтерского учета, банковских операций), содержатся в программе, другие составляются на месте. К первому виду номенклатур относятся отраслевые классификаторы. Состав справочника имеет вид [c.107]
Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) в них расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки. [c.123]
Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации. [c.145]
В таблицу, исходную по отношению к ЯОФ, мы вынесли некоторые реквизиты — такие, как корреспондирующий счет, корреспондирующий субсчет и другие — которые, строго говоря, принадлежат другим записям. Исключения мы сделали ради бухгалтеров, постоянно к данным реквизитам обращающихся. Однако в отчетную ведомость может потребоваться внести реквизит, в текущей строке нормализованной таблицы отсутствующий например, может потребоваться указание на номер первичного документа, которым оформлен корреспондирующий ОУ. Решение в данном [c.622]
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ. [c.132]
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены Соответственно на рис. 2.1, 2.2. Такое расположение реквизитов позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита письма — его текста (реквизит 19). [c.17]
Бланки писем проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, на основе как углового (рис. 2.1), так и продольного (рис. 2.2) их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет экономить до 20 % площади формата. [c.22]
ГОСТ Р 6.30—97 предусматривает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов, ограничительных отметок и трафаретных мест. [c.22]
Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках. Например [c.36]
Пример оформления реквизита приводился при описании оформления реквизита 10 (с. 41). Размещение трафаретных частей реквизитов 10 и 11 на бланках как с угловым, так и с продольным расположением постоянных реквизитов см. на рис. 2.3—2.6. [c.42]
При угловом бланке заголовок к тексту пишется под реквизитами углового бланка в рамках выделенного уголками места (см. рис. 4.3, 4.4). Пример оформления заголовка при продольном расположении постоянных реквизитов приводится ниже. [c.48]
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 2.3—2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк. [c.84]
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих штамп документа) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2. [c.15]
Бланк документа — это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа. [c.42]
ГОСТ 6.30-97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. [c.44]
| Рис. 4.8. Пример оформления указания в угловом варианте расположения постоянных реквизитов |  |
В настоящее время на нефтебазах одним из основных носителей информации является инвентарная карточка учета основных средств. Значительная часть ее реквизитов содержится и в других документах (акте приема-передачи, накладной на. внутреннее перемещение, акте о ликвидации основных средств). В инвентарной карточке и этих документах в разных интепретациях дублируется такая постоянная информация, как инвентарный номер,, местонахождение объекта, первоначальная стоимость, синтетический счет, шифр аналитического учета, норма амортизационных отчислений, дата ввода объекта в эксплуатацию и др. [c.76]
В числе постоянных реквизитов карты предусматриваются шифр норм амортизации, соответствующий1 счету аналитиче- ского учета (этот шифр включает в себя шифр группы и вида основных фондов) шифры синтетических счетов (дебит, кредит) стоимость месячная норма амортизационных отчислений по-пр авочныё коэффициенты к нормам амортизации на полное восстановление и капитальный ремонт в зависимости от сменности, агрессивности среды и других установленных случаев сумма износа. [c.79]
Следует отметить, что балпчсы имеют постоянные реквизиты, содержание которых не зависит от особенностей цехов и которые заполняются на основе единых справочников, классификаторов, массивов информации за месяц. Переменная информация формируется по первичным документам, единым для оперативного учета движения производства и бухгалтерского учета прямых затрат на производство. При этом информация об объеме продукции группируется в первичном учете по бригадам, а в цеховом балансе представлена сгруппированной по цеху в единицах, используемых в оперативном планировании. [c.215]
Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся наименование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа. [c.25]
Флаговый вариант расположения реквизитов (см. образец слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, для исходящих документов является обязательным. Для [c.23]
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов на бланках распорядительных документов согласно стандарту размещают центрованным способом, т. е. когда начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения данного реквизита (рис. 3.1, 3.2). Такие бланки изготавливаются типографским способом. В то же время в практике документирования, если распорядительный документ (чаще всего приказ, распоряжение) предназначен для решения внутренних задач организации и не рассылается за ее пределы, широкое применение находит угловое расположение постоянных реквизитов, оформляемых флаговым методом. [c.47]
Флаговый метод заключается в расположении постоянных реквизитов углового штампа от одной вертикали — непосредственно от линии левого поля. Такой вариант расположения реквизитов (см. рисунок ниже) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при оформлении конкретного документа. При этом часть постоянных реквизитов (01—05,07) не воспроизводится, что экономит рабочую площадь формата и труд оформителя. [c.47]
Выписка из приказа (рис. 4.3) может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается (см. гл. 3, с. 47). [c.58]
Выше (рис. 4.2) приведен пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-97. Исполь-л зование такого бланка объясняется тем, что в данном конкретном случае перед организацией стояла задача отправки копии приказа в адрес регионального Центра стандартизации, метрологии и сертификации Госстандарта России. Приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформленных флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте, поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач организации. [c.61]
Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа
Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.
Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
Состав и порядок применения реквизитов деловых документов
При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:
Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).
Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются:
Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
Другие статьи по данной теме:
Список использованных источников