Что такое позитивный учет рабочего времени
Как учёт рабочего времени помогает оптимизировать бизнес-процессы
Как учёт рабочего времени помогает оптимизировать бизнес-процессы
Директор компании «1С-КПД», более 15 лет работает в ИТ-сфере. Руководитель более 10 проектов внедрения системы «1С:Документооборот». Соавтор учебных курсов по системе «1С:Документооборот» и книг «1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов» (2014) и «1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов» (2018).
Анализ эффективности рабочего времени
Для сбора такого рода информации существуют различные инструменты, которые позволяют фиксировать трудозатраты сотрудника, а затем анализировать полученные данные. Но недостаточно просто обязать сотрудников каждый день записывать то, какими задачами они занимались и сколько времени тратили на их исполнение. Без системного подхода, конкретной идеи в голове у руководителя, такие данные будут хаотичными, и их очень трудно будет использовать во благо компании.
Поэтому для начала руководитель должен понять, на какие виды стоит разделить все работы в рамках его компании. Группировку можно осуществить по самым различным признакам. К примеру, можно распределить виды работ по подразделениям или верхоуровневым процессам компании. Так, например, процесс управление финансами может включать в себя такие работы, как расчет заработной платы, подготовка управленческой отчётности, налоговой отчетности и тому подобное. А процесс управление продажами может состоять из: первичной обработки клиентов, подготовки коммерческих предложений, подготовки договоров и другое. Существуют и другие принципы классификации видов работ. Классификация видов работ должна быть выстроена исходя из видов деятельности компании, её структуры и целей, например, так, как показано на рисунке 1. Правильная классификация позволит увидеть подробную информацию о трудозатратах сотрудников, что поможет оптимизировать работу персонала.
Рис. 1. Пример видов работ.
Анализ трудозатрат
При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.
Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чем продолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатрат сотрудника. К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачу отводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-за ненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день (рис. 2).
Рис. 2. Распределение рабочего времени сотрудника.
Культура учета рабочего времени
При разработке системы учёта рабочего времени очень важно не забыть, что источником информации о трудозатратах является сами сотрудники, они сами заполняют лист учета рабочего времени (рис. 3.). А значит, важным фактором является дисциплина. В таком случае можно пойти двумя путями. Учёт рабочего времени можно организовать таким образом, чтобы сотруднику было интересно заполнять отчёты, возможно, привнеся игровые элементы в этот процесс. Либо руководитель может задействовать административный рычаг, к примеру, прописав в должностных инструкциях необходимость заполнения листов учета рабочего времени.
Рис. 3. Пример листа учёта рабочего времени.
Планирование рабочего дня
В компании «1С-КПД» мы уже несколько лет используем учёт рабочего времени в системе «1С:Документооборот». Она имеет типовой модуль учета рабочего времени, который мы несколько видоизменили под свои задачи. К примеру, мы добавили возможность планирования рабочего дня. У части сотрудников есть обязательное правило: каждое утро они обязаны прописывать план своего рабочего дня, помечать цель на день (стратегически важная задача, которую обязательно нужно выполнить в первую очередь). Ежедневные отчёты о трудозатратах и планы на день сотрудников согласовываются с руководителями отделов.
А как при удаленной работе?
Перейдя на удаленную работу, процесс учёта рабочего времени у нас почти не изменился. Мы также ведём его в системе «1С:Документооборот», сотрудники составляют планы на день и заполняют ежедневные отчёты. Учёт рабочего времени позволяет компенсировать отсутствие возможности оперативно лично обсудить планы на день с конкретным работником. Я, как руководитель, просматриваю планы сотрудников на день и могу вовремя заметить, если у нас с руководителем одного из отделов возникли разногласия о том, какие задачи более приоритетные. Это позволяет вовремя скорректировать план работ. Такое планирование, а также регулярные планёрки позволяют значительно повысить эффективность удаленной работы, собрать и мотивировать сотрудников на работу.
Учёт рабочего времени — мощный инструмент, который позволяет получать оперативную и подробную информацию о трудозатратах сотрудников. Возможности комплексного анализа полученной информации, доступные в системе «1С:Документооборот», позволяют получить подробные данные как о конкретных людях, так и о трудозатратах в разрезе видов работ. Такой инструмент является хорошим подспорьем для руководителя как при офисной, так и при удалённой работе.
Учет рабочего времени сотрудников: что это такое, как правильно его вести и для чего это нужно — правила, способы и методы
Одна из основных функций работодателя — это учет использования рабочего времени сотрудников на предприятии. От количества отработанных персоналом часов напрямую зависят расходы на заработную плату. Кроме того, контроль дает возможность оценить производительность компании. Не стоит забывать и о том, что эти действия необходимы по действующему законодательству.
В наши дни выполнять эту процедуру стало намного легче благодаря появлению специализированного программного обеспечения. В этой статье будут рассмотрены разные способы и правила проведения мониторинга рабочего процесса, а также перечислены наиболее эффективные решения.
Что такое рабочее время по ТК РФ
Это понятие регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Под ним подразумеваются часы, в которые сотрудник исполняет свои непосредственные обязанности. При этом во внимание принимаются положения составленного при приеме в штат договора, а также внутренние правила фирмы. Сверхурочная занятость тоже подпадает под это определение и должна быть дополнительно оплачена. Нормативные акты регулируют и продолжительность работы. По современным правилам она равняется 40 часам.
Понятие режима
Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:
Понятие учета рабочего времени сложное. Эти пункты прописываются во внутреннем распорядке компании. Если существуют исключения для некоторых специалистов, то они обязаны быть зафиксированы в контракте. Кроме того, значения указанных выше параметров не должны идти вразрез с Трудовым кодексом Российской Федерации. Требования отражены в статье 110. К примеру, там прописано, что человек должен отдыхать в течение минимум 42 часов подряд, вне зависимости от расписания. Не распространяется данное предписание на вахтенный метод. Однако и в этом случае обязателен хотя бы один выходной.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Для чего нужен учет рабочего времени работника
Правильный мониторинг дает возможность решить сразу несколько проблем. Прежде всего, это контроль соблюдения установленного распорядка. Кроме того, данные в табеле применяются для проведения расчета зарплаты сотрудниками. В зависимости от количества часов бухгалтерия формирует выплаты.
Также информация позволяет оценивать эффективность специалистов.
Еще одна причина – экономическая. С помощью полученных сведений менеджеры могут рассчитать себестоимость труда и оптимизировать систему в будущем.
Какие существуют виды учета отработанного времени
Согласно существующему законодательству работодатель должен осуществлять эту операцию. Но способ при этом не регламентируется. Это остается на усмотрение фирмы. Выделяют несколько основных подходов.
Поденный
Этот тип отличается хорошим сочетанием с нормированным расписанием. В документах отображается занятость за смену. В момент подсчета зарплаты бухгалтеры складывают цифры.
Однако при гибком графике предложенный метод может оказаться неудобным. К примеру, сотрудник работает 5 часов во вторник и 11 в четверг. В среднем выходит 8, но из них три придется оплачивать сверхурочно.
Понедельный
Этот вид оптимален для ситуации, приведенной выше. В нем суммируется время, отработанное за неделю. Главное, чтобы показатели не шли вразрез с нормативными актами. Как было сказано ранее, максимальное значение – 40. Работа выше нормы вознаграждается дополнительно.
Суммированный
Если возникает необходимость, то учетный период можно расширить до:
Но в этой системе есть исключение. При осуществлении деятельности во вредных условиях отрезок не должен превышать 90 дней.
При принятии руководителем решения об использовании этого подхода необходимо издать отдельный приказ и зафиксировать все в нем.
Табель
Это первичная форма контроля, которая используется в организациях. Туда специалист по кадрам заносит все данные. По своему усмотрению руководство может разработать собственную форму или использовать предложенную государством – № Т-12.
Выходной день
Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время. Если сотрудник привлекается к работе в день отдыха, его рабочие часы оплачиваются в двойном размере.
При суммированном учете это правило работает не всегда, так как в этом случае ТК РФ предписывает оплачивать вдвойне только праздники, а обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, при этом сотрудник может отдыхать в другие дни недели.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Еще один способ – использование таблиц в программе Excel или сервисах Google. Главный плюс – это простота использования. Достаточно создать шаблон, а потом в каждый учетный период вписывать цифры. Также фирма не несет дополнительных расходов. Но этот подход работает только в небольших компаниях. Когда штат составляет несколько десятков человек, необходимо внедрять автоматизацию.
Это сложный процесс, поэтому доверить его стоит профессионалам. Лучше всего обратиться в компанию «Клеверенс». Мы специализируемся на готовых решениях для бизнеса. Вы можете приобрести необходимое ПО и технику на нашем сайте.
Зарекомендовали себя бухгалтерские программы. В большинстве из них предусмотрена функция, позволяющая специалистам вести учет рабочего времени. Это дает возможность сэкономить временные ресурсы и снизить риск ошибок.
Метод, к которому прибегают крупные организации, – это установка контроллеров. Каждому сотруднику выдают магнитную карту. Чтобы попасть на территорию предприятия, ее нужно приложить к сканеру. Оборудование служит для тщательного контроля часов и минут, которые человек провел на рабочем месте. Но у этого подхода есть и слабые стороны. Прежде всего, это высокая стоимость аппаратуры. Поэтому небольшие фирмы не могут себе ее позволить. Ремонт устройств тоже недешевый, что влечет за собой дополнительные затраты. Кроме того, в период обслуживания персонал не сможет добраться до рабочих мест. Еще один недостаток – довольно высокая вероятность потерять карту.
Еще одно решение – применение CRM-систем. В них встроен автоматический таймер. Он запускается, когда работник запускает приложение. При выключении счетчик останавливает. Плюсы – простота и надежность. Слабая сторона – возможная путаница поначалу. Многие будут забывать запустить или выключить программу.
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Какими бывают формы учета отработанного времени
До 2013 года организации были обязаны следовать государственным стандартам. Теперь у руководства есть законная возможность разрабатывать собственные шаблоны. Однако большое количество компаний продолжают использовать те, что предлагает Госкомстат. Причины их популярности заключаются в удобстве, структурированности и функциональности. Также они просты в использовании и не требуют от специалистов освоения дополнительных навыков. Для создания табеля, в частности, применяются формы Т-12 и Т-13. Последняя создается при помощи автоматизированных систем.
Документы заполняются в одном экземпляре ответственным лицом. После закрытия ставятся подписи представителя отдела кадров и менеджера. После бумага передается в бухгалтерию. Она хранится в архиве в течение следующих 5 лет. Однако есть исключения. Если хотя бы один работник трудился в тяжелых условиях, то срок увеличивается до 50.
Позитивный учет
Позитивный учет дело тонкое. Вроде бы все просто с одной стороны — пришел/ушел и все работает, ан нет. Позитивный учет, это когда регистрируют время фактической работы сотрудника в часах/днях или отметками пришел/ушел/обедаем-с. Для этих целей есть отдельные статусы временных данных в седьмом инфотипе, отдельные схемы оценки времени TM00, TM01. Как все это работает?
Мы у себя внедрили учет рабочего времени по биометрическим отпечаткам пальцев. Пришел, ввел табельный номер, приложил пальчик, и отметка сохранилась. Эту функцию выполняет стороннее решение, которое аккумулирует отметки в своей базе. С точки зрения SAP весь обмен любезностями идет через программы по расписанию, которые вручную можно запустить в транзакции PT80.
Для начала работы мы каждому табельному номеру, который должен быть передан на устройства по считыванию отпечатков, создаем инфотип 0050. Записи, у которых есть инфотип 0050, выгружаются программой RPTCC101 во внешнюю систему через IDOC (ALE). То есть настраивается модель распределения в BD64, где прописывается эта внешняя система как зарегистрированный RFC сервис (программа).
Инициирование получения отметок начинается со стороны САП. САП отправляет IDOC с запросом отметок. Программа RPTCC106. Внешняя система, получив запрос, выгружает из своей базы отметки и формирует IDOC с отметками. Эти IDOC загружаются в САП и ждут «проведения». Проведение (SAPCDT45) означает создание записей в таблице TEVEN с удалением из временного буфера CC1TEV. Теперь эти данные можно увидеть в инфотипе 2011.
Осталось запустить оценку времени со схемой TM00.
Выглядит действительно просто. Но и тут бывают нюансы.
Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести
Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.
Что такое рабочее время по ТК РФ
Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.
Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.
Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.
Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.
Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.
В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.
Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.
Понятие режима рабочего времени
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Существуют следующие режимы рабочего времени:
Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре
Виды учета рабочего времени
Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.
Как работает позитивный учет в SAP
Позитивный учет рабочего времени, это когда мы говорим системе сколько фактического времени сотрудник отработал за учетный период. График рабочего времени здесь играет второстепенную роль, так как система не смотрит на него для целей определения фактического времени.
При позитиве возможны два способа ввода отработанного времени: с помощью присутствий в ИТ2002 или с помощью временных отметок в ИТ2011. Есть другие способы, например, напрямую в расчет заработной платы через ИТ2010, но это не относится к учету рабочего времени в его САПовском понимании.
В зависимости от того, как мы вводим время, используются разные схемы оценки времени и инструменты для непосредственного ввода данных. Из инструментов у нас есть следующие варианты:
В завимости от вида учета позитива (присутствия или отметки) используются разные статусы временных данных, которые в дальнейшем определяют выбор схемы оценки времени.
В SPRO настройки отличаются только в части оценки временных данных, где существуют две отдельные ветки в IMG. Настройка присутствий, отсутствий, графиков рабочего времени не отличается от негатива. Единственное что в графиках мы можем указать дополнительные границы, которые будут считаться как допустимое время опаздания или завершения работы. В завимости от этих границ определяется как система будет учитывать время опазданий или сверхурочной работы.
Схема оценки TM00 используется для оценки по временным отметкам, а TM04 используется как для оценки по присутствиям, так и по негативу.
Принципиальное отличие в работе двух способов учета времени заключается в функции TIMTP/TYPES внутри схемы оценки времени. Эти функции отвечают за классификацию временных событий из внутренней таблицы TZP/TIP, соответственно проставляя виды оценки (буковки S, M и прочие), которые помогают дальше по схеме в функции GWT создать нужные для заработной платы виды оплаты.
Для анализа границ графика рабочего времени используется функция DPTOL и функция ROUND. Остальное дело техники — прочитать отметки или присутствия, обработать коллизии и ошибочные ситуации, выдать сообщения об ошибках.
С точки зрения заработной платы на выходе мы получаем те же виды оплаты в таблице ZL. В зависимости от подходов на проекте из оценки времени может приходить норма по графику или производственному календарю, а может и не приходить, считаться в заработной плате.
Отдельный вопрос, это как данные загружаются в систему. Но это больше вопрос интеграции и техники. По отметкам я ранее писал вот тут https://saphr.ru/2012/06/25/hrpdc/
Отдельные технические мелочи описаны также в этой старенькой заметке. https://saphr.ru/2014/02/18/positive_time_accounting/
Если вас интересуют более конкретные решения, то задавайте вопросы через форму обратной связи или приходите ко мне на обучение 🙂 Ваш виртуальный я. Не забывайте подписываться, чтобы быть в курсе! Репосты, распространение моих вредных знаний крайне одобряется, приветствуется и не карается.