Что такое регистрационный документ
Регистрация документов в вопросах и ответах
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.
Что такое регистрационный документ
Статья 11. Регистрационные данные транспортного средства
2. К регистрационным данным транспортного средства относятся:
1) государственный регистрационный номер транспортного средства;
2) год выпуска транспортного средства;
3) марка и (или) модель (коммерческое наименование) транспортного средства (если они были присвоены изготовителем транспортного средства);
4) категория (подкатегория) транспортного средства, на управление которым предоставляется специальное право в соответствии с Федеральным законом от 10 декабря 1995 года N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», а также категория транспортного средства, соответствующая классификации транспортных средств, установленной техническим регламентом Таможенного союза о безопасности колесных транспортных средств;
(в ред. Федерального закона от 30.07.2019 N 256-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5) идентификационный номер транспортного средства либо идентификационный номер основного компонента транспортного средства в случае, если транспортное средство не имеет идентификационного номера транспортного средства;
6) цвет транспортного средства;
7) масса в снаряженном состоянии (масса без нагрузки) и технически допустимая максимальная масса (полная масса);
(в ред. Федерального закона от 30.07.2019 N 256-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
8) данные о владельце транспортного средства:
а) фамилия, имя и (при наличии) отчество физического лица, фамилия, имя и (при наличии) отчество индивидуального предпринимателя с указанием на статус индивидуального предпринимателя, наименование юридического лица;
б) место жительства физического лица или индивидуального предпринимателя либо место нахождения юридического лица;
(пп. «б» в ред. Федерального закона от 30.07.2019 N 256-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
9) мощность двигателя транспортного средства;
10) экологический класс транспортного средства.
3. В качестве цвета транспортного средства указывается цвет установленных на нем кузова или кабины либо цвет прицепа (полуприцепа).
4. Техническая ошибка (описка, опечатка, грамматическая либо подобная ошибка) в регистрационных данных транспортного средства, допущенная при государственной регистрации транспортного средства, исправляется регистрационным подразделением в трехдневный срок после ее обнаружения или получения от владельца транспортного средства в письменной или электронной форме заявления о допущенной ошибке. Исправление технической ошибки, допущенной регистрационным подразделением или специализированной организацией, и выдача владельцу транспортного средства нового регистрационного документа взамен содержащего ошибку осуществляются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, без взимания государственной пошлины.
Порядок регистрации автомототранспортных средств в органах ГИБДД. Основания и причины отказа в постановке транспортного средства на регистрационный учет
Порядок регистрации автомототранспортных средств в органах ГИБДД установлен Правилами регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Приказом МВД РФ от 24.11.2008 № 1001 (далее – Правила регистрации), а также Административным регламентом исполнения государственной услуги по регистрации транспортных средств, утвержденным приказом МВД России от 07.08.2013 № 605 (далее – Административный регламент).
Правилами регистрации и Административным регламентом установлено, что для производства регистрационных действий собственниками (владельцами) транспортных средств в регистрационные подразделения сдаются следующие документы:
заявление, согласно приложению № 1 к Административному регламенту;
документ удостоверяющий личность;
документы подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;
документы на транспортное средство и номерные агрегаты;
паспорт транспортного средства ;
регистрационный документ, подтверждающий государственную регистрацию транспортного средства и присвоение ему государственного регистрационного знака (а также выдававшиеся ранее свидетельства о регистрации транспортных средств, технические паспорта (технические талоны) транспортных средств);
документы на номерные агрегаты;
документы удостоверяющие право собственности на транспортное средство, номерной агрегат в соответствии с законодательством Российской Федерации;
страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства;
государственные регистрационные знаки транспортных средств или регистрационные знаки «ТРАНЗИТ»; (если они выдавались);
реквизиты документа об уплате государственной пошлины.
В соответствии с пунктами 34 и 35 Административного регламента, поступившие от граждан заявления и документы, предусмотренные пунктами 15 и 17 настоящего Административного регламента, рассматриваются и проверяются государственным инспектором безопасности дорожного движения по регистрационной работе или иным уполномоченным должностным лицом. Данные с заявления заносятся в базу данных в ручном или автоматизированном режиме. Особое внимание при этом обращается на полноту и правильность оформления представленных документов, являющихся основанием для совершения регистрационных действий, определяется их подлинность с использованием технических средств.
Регистрация транспортных средств, производится с соблюдением установленного действующим законодательством порядка. Приобретение права собственности на транспортное средство автоматически не порождает обязанность подразделений ГИБДД допустить транспортное средство к участию в дорожном движении и зарегистрировать его.
Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее – Закон о безопасности дорожного движения), определяя правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории Российской Федерации, установил порядок регистрации транспортных средств.
В соответствии с п. 3 ст. 15 Закона о безопасности дорожного движения, допуск транспортных средств, предназначенных для участия в дорожном движении на территории Российской Федерации, за исключением транспортных средств, участвующих в международном движении или ввозимых на территорию Российской Федерации на срок не более шести месяцев, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации путем регистрации транспортных средств и выдачи соответствующих документов. Регистрация транспортных средств без документа, удостоверяющего его соответствие установленным требованиям безопасности дорожного движения, запрещается.
Из данной нормы следует, что отсутствие документа, удостоверяющего соответствие транспортного средства установленным требованиям безопасности дорожного движения, препятствует его регистрации. Таким документом является паспорт транспортного средства, подтверждающий техническую безопасность автомобиля, номерные обозначения узлов и агрегатов которого указаны в этом паспорте.
Правилами и Административным регламентом исполнения государственной услуги по регистрации транспортных средств, определены условия, порядок, сроки и последовательность действий должностных лиц Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации при осуществлении полномочий по регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним.
Подпунктом «з» пункта 12 Положения о Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 15.06.1998 № 711 Госавтоинспекция для выполнения возложенных на нее обязанностей имеет право «не допускать к участию в дорожном движении путем отказа в регистрации и выдаче соответствующих документов следующие автомототранспортные средства и прицепы к ним:
имеющие скрытые, поддельные, измененные номера узлов и агрегатов или государственные регистрационные знаки;
владельцами которых не исполнена установленная федеральным законом обязанность по страхованию гражданской ответственности».
Из данных норм следует, что приобретение права на транспортное средство, а также нахождение транспортного средства в исправном техническом состоянии, но при отсутствии действительного ПТС, а также сертификации автомобиля на соответствие требованиям безопасности дорожного движения, не порождает обязанность органов ГИБДД допустить данное средство к участию в дорожном движении и зарегистрировать его.
Пунктом 15, 17 Регламента установлено, что для производства регистрационных действий собственниками (владельцами) транспортных средств в регистрационные подразделения сдаются следующие документы:
документы, удостоверяющие право собственности на транспортные средства, номерные агрегаты;
документы, подтверждающие снятие предусмотренных настоящими Правилами и Административным регламентом запретов и ограничений;
документы, удостоверяющие полномочия гражданина представлять интересы собственника (владельца) при совершении регистрационных действий;
регистрационные документы, паспорта транспортных средств, регистрационные знаки, включая регистрационные документы и регистрационные номера государств регистрации транспортных средств, ввезенных на территорию Российской Федерации, регистрационные знаки «ТРАНЗИТ»;
оригиналы расчетных документов об уплате государственной пошлины.
В соответствии с п. 7 Правил, к регистрационным документам относятся свидетельства о регистрации транспортных средств, а также технические паспорта (технические талоны) транспортных средств.
Согласно пункту 4 Положения о паспортах транспортных средств и паспортах шасси транспортных средств, утвержденного Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации № 496, Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации № 192 и Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации № 134 от 23.06.2005 (далее – Положение о ПТС), паспорта транспортного средства выдаются собственникам транспортных средств либо лицам, от имени собственников владеющим, пользующимся и (или) распоряжающимся транспортными средствами на законных основаниях паспорта транспортного средства выдаются собственникам транспортных средств или шасси либо лицам, от имени собственников владеющим, пользующимся и (или) распоряжающимся транспортными средствами и шасси на законных основаниях, организациями и гражданами, зарегистрированными в установленном порядке и осуществляющими свою предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, являющимися изготовителями транспортных средств и (или) в установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке, таможенными органами Федеральной таможенной службы или подразделениями Госавтоинспекции в порядке, установленном настоящим Положением.
Так, Согласно пункта 10 Положения о паспортах транспортных средств и паспортах шасси транспортных средств, утвержденного Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации № 496, Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации № 192 и Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации № 134 от 23.06.2005 (далее – Положение о ПТС), дубликаты утраченных или пришедших в негодность паспортов выдаются собственникам и владельцам транспортных средств и (или) шасси:
Государственная регистрация автотранспортных средств является административным актом, носящим разрешительных характер и предусмотрена законодателем в целях их допуска к участию в дорожном движении.
Сама по себе добросовестность владения транспортным средством не может являться основанием для возложения на органы Госавтоинспекции обязанности допустить такое транспортное средство к участию в дорожном движении путем его регистрации и выдачи соответствующих документов, минуя процедуру, установленную законодательством Российской Федерации.