Что такое руководство pmbok

Методология, фреймворк или стандарт проектного управления

В продолжение статьи о классическом PRINCE2 по запросу из комментариев попробовала сравнить ключевые методики управления проектами. Надеюсь, что получилось что-то полезное и при выборе подхода управления у читающих часть вопросов будут снята.

Краткие вводные:

PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) – структурированный метод управления проектами, разработанный в 1989 году Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) в Великобритании.

PMBoK – фреймворк (свод знаний) по управлению проектами, разработанный в 1996 году Project Management Institute (PMI) в США.

Как можно заметить, первое главное отличие – собственное позиционирование в проектном управлении. Остальные основные отличия с некоторыми субъективными выводами приведены в таблице.

PRINCE2

PMBoK (6 издание, 2017г.)

ISO 21500:20112

Определение проекта

Временная организация, которая создается с целью предоставления одного или нескольких бизнес-продуктов в соответствии с утвержденным экономическим обоснованием проекта.

Временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

Уникальная совокупность процессов, состоящая из контролируемых и управляемых видов деятельностей с датами начала и завершения, предназначенная для достижения определенных целей.

Процессы

7 процессов: Начало проекта, руководство проектом, инициация проекта, контроль стадии, управление границами стадии, управление созданием продукта, закрытие проекта.

49 процессов, объединенных в 5 групп процессов: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие.

39 процессов, объединенных в 5 групп процессов: инициация, планирование, исполнение, управление, завершение.

Предметные темы / группы (курсивом отмечены различающиеся темы)

7 тем:

1. Экономическое обоснование,

3. Управление качеством,

5. Анализ и управление рисками,

6. Управление изменениями содержания,

7. Принятие решений.

10 областей знаний:

1. Управление интеграцией проекта,

2. Управление содержанием,

3. Управление сроками,

4. Управление стоимостью,

5. Управление качеством,

6. Управление человеческими ресурсами,

7. Управление коммуникациями,

8. Управления рисками,

10. Управление заинтересованными сторонами.

10 предметных групп:

2. Заинтересованные стороны,

Жизненный цикл проекта

Структура стадий проекта:

1. Стадия инициации,

2. Последующие стадии (создание продуктов, соответствующих требованием),

3. Финальная стадия (приемка результатов, подведение итогов проекта).

Минимальное количество стадий в проекте – 2 (инициация и финальная).

Все проекты могут иметь следующую структуру жизненного цикла:

2. организация и подготовка;

3. выполнение работ проекта;

4. завершение проекта.

В стандарте отсутствуют четкие требования/пояснения по стадиям проекта, стандарт определяет, что проект должен подразделяться на фазы, состав и содержание которых должно определяться потребностями управления и контроля.

Принципы

7 принципов (универсальны и не требуют обоснования):

1. Постоянная оценка целесообразности,

2. Учет предыдущего опыта,

3. Определенные роли и обязанности,

4. Управление по стадиям,

5. Управление по исключениям,

6. Фокус на продукте,

7. Адаптация к внешним условиям.

Шестое издание PMBoK основано на процессной составляющей с четкими входами, выходами и инструментарием.

Ожидается, что новое седьмое издание будет ориентировано на принципы.

ISO 21500 по аналогии с PMBoK основан на процессной составляющей.

Ответственность за результат проекта

Ответственный руководитель (куратор/спонсор проекта) полностью отвечает за успех проекта.

Менеджер проекта управляет проектом на ежедневной основе в рамках полномочий, делегированных Управляющим советом.

Руководитель проекта = единый ответственный за результат.

Руководитель проекта обеспечивает общее руководство и управление работами проекта и отвечает за получение результатов проекта.

Инструменты управления

В методологии отсутствуют примеры инструментов, данная область отдается на откуп Руководителю проектов.

Предоставляет расширенный список инструментов и методов по каждому процессу управления проектом.

Стандарт не описывает конкретных инструментов для реализации процессов управления.

Возможность гибкого применения

Допускает использование минимального количества документов с минимальным требуемым содержанием, гибкое использование метода с соблюдением всех 7 принципов позволяет подготавливать упрощенную отчетность и минимизировать процессы управления (с учетом целей и задач, которые соответствуют процессам PRINCE2).

Так как PMBoK является не методологией или стандартом, а фреймворком, его создатели рекомендуют использовать PMBoK для создания собственной методологии управления проектами в компании. При этом созданная методология должна учитывать особенности каждого отдельного проекта и позволять руководителю проектов изменять процессы управления в определенных пределах.

Описанные в стандарте процессы не должны применяться без изменений ко всем проектам или фазам жизненного цикла проекта. Руководитель проекта должен корректировать состав процессов управления конкретным проектом или фазой, отбирая подходящие процессы и условия их реализации. Такая адаптация должна выполняться в соответствии с существующими политиками организации.

Возможность использования в программе проектов

Возможность использования в портфеле проектов

Источник

Project Management Body of Knowledge (PMBoK)

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (далее PMBoK) — руководство к своду знаний по управлению проектами представляет собой совокупность профессиональных знаний по управлению проектами, признанных в качестве стандарта.

Стандарт – это официальный документ, в котором описываются установленные нормы, методы, процессы и практики. Как и в других профессиональных областях, таких как юриспруденция, медицина, бухгалтерский учет, свод знаний опирается на передовой опыт специалистов-практиков в управлении проектами, которые внесли вклад в разработку данного стандарта.

Руководство PMBoK знакомит с ключевыми понятиями в области управления проектами. Описывает стандарт управления проектами. В ней обобщаются процессы, входы и выходы, которые, как правило, считаются хорошей практикой для большинства проектов в большинстве случаев. Является руководством к своду знаний по управлению проектами. Описываются входы и выходы, а также инструменты и методы, используемые в управлении проектами.

В Руководстве PMBoK приведены рекомендации по управлению отдельными проектами. В нем определено управление проектами и связанные с ним понятия, а также описан жизненный цикл управления проектами и сопутствующие процессы. Дается определение ключевых терминов, и указываются внешние и внутренние организационные факторы, окружающие проект или оказывающие влияние на его успех.

Повсеместное признание, которое завоевывает управление проектами, является показателем того, что применение соответствующих знаний, процессов, навыков, инструментов и методов может иметь решающее значение для успеха проекта.

Основной целью Руководства PMBoK является выделение той части Свода знаний по управлению проектами, которая обычно считается хорошей практикой. «Обычно считается» означает, что описываемые знания и практики применимы к большинству проектов в большинстве случаев, причем относительно их значения и пользы существует консенсус. «Хорошая практика» означает, что в целом существует согласие относительно того, что правильное применение этих навыков, инструментов и методов способно повысить вероятность успеха для широкого диапазона различных проектов. Хорошая практика не означает, однако, что описываемые знания должны всегда одинаковым образом применяться ко всем проектам; организация и/или команда управления проектом самостоятельно определяет применимость этих знаний к тому или иному проекту.

Руководство PMBoK также предоставляет и содействует применению общего словаря терминов в профессии управления проектами для обсуждения, написания и употребления понятий управления проектами. Такой стандартный словарь является существенным элементом любой профессиональной дисциплины.

Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) использует данный стандарт в качестве основного справочного материала по управлению проектами для своих программ профессионального развития и сертификации.

История Project Management Body of Knowledge

Первое издание PMBoK, было выпущено Институтом управления проектами (PMI — Project Management Institute) еще в 1986 году. Это была революционная методология, которую изначально ориентировали на помощь членам института в рамках подготовки к экзамену PMP (Project Management Professional), а так же данная методология по управлению проектами должна была оказать влияние на подход к управлению проектами в будущем.

Методология получила название «A guide to the Project Management Body of Knowledge» или PMBoK. Уже в 1991 году методологию PMBoK признают национальным стандартом ANSI (American National Standards Institute). Первую редакцию такого стандарта по управлению проектами опубликовали в 1994 году. Через два года была выпущена вторая редакция PMBoK, это произошло из-за быстрого роста членов PMI.

В скором будущем появилась третья редакция и называлась она — PMBoK Guide 2000. В 2004 году PMI выпускает своё очередное творение — PMBoK Guide Third Edition, которое получило самое большое распространение свода знаний по управлению проектами PMI.

31 декабря в 2008 году вышла в свет новая версия методологии — PMBoK Fourth Edition, которая, как и свой предшественник претерпела значительные изменения и стала по сути таким же революционным изданием. В этой версии были изменены сами методики PMI. В стандарт включили дополнительные методики: ведения аналитических работ, прототипирование, итеративность и применение систем искусственного интеллекта с целью построения прогноза реализации и завершения проекта в части сроков и бюджета.

В настоящее время выпущена еще одна версия — PMBoK Guide Fifth Edition, которая включает в себя уже 10 областей знаний и 5 дополнительных процессов (количество процессов всегда менялось от версии к версии, но вот дополнительная область знаний по управлению проектами, добавили впервые).

Дополнительная область знания — Управление заинтересованными лицами (разделили область знаний Communication Management на две: Communication Management и Stakeholders Management). Дополнительные процессы следующие — Plan Scope Management, Plan Schedule Management, Plan Cost Management, Plan Stakeholder Management, а также Control Stakeholder Engagement. Обновление программ сертификации произойдет с 1 июля 2013 года. Дата выпуска PMBoK Guide 6th Edition еще не известна, но PMI уже определились с годом — 2016 год.

Описание методологии PMBoK

Области знаний PMBoK

Руководство PMBoK описывает десять областей знаний, которыми должен обладать руководитель проекта (project manager). В стандарте рассматривается каждая область знаний в отдельности, описываются её процессы входов и выходов.

Процессы областей знаний представлены в PMBoK в виде дискретных элементов, которые имеют четко определенные границы. Правда на практике эти процессы являются итеративными — могут взаимодействовать между собой и накладываться друг на друга. Такие наложения и взаимодействия не описываются в своде знаний по управлению проектами (PMBoK). И так, данный стандарт рассматривает следующие области знаний по управлению проектами.

Управление интеграцией проекта (Project Integration Management)

Под интеграцией понимается объединение, консолидация, сочлинение и разнообразные интегративные действия, направленные на успешное управление ожиданиями заинтересованных сторон и выполнения определенных требований. В данном разделе описывается распределение ресурсов по проекту, процессы поиска компромисов, между конфликтующими целями и альтернативами, а также определяются интегральные связи между остальными областями знаний.

В частности даётся схема процессов разработки Устава проекта, Плана управления проектами, Руководства управлением исполнения проекта, Мониторинга и управления работами проекта, описываются процессы общего управления изменениями проекта и завершения проекта или фазы проекта.

Управление содержанием проекта (Project Scope Management)

Под управлением содержанием понимаются процессы, позволяющие производить выборку, фильтрацию и группировку по проекту тех и только тех работ, которые понадобятся Руководителю проекта для успешного завершения проекта.

Управление содержанием проекта напрямую связано с определением и контролем того (содержания), что будет включено и что не будет включено в проект. Описываются схемы процессов Сбора требований, Определения содержания проекта, создания Иерархической структуры работ — ИСР (Work Breakdown Structure, WBS), Подтверждения содержания и Управления содержанием.

Управление сроками проекта (Project Time Management)

Под управлением сроками проекта или точнее говоря временем т.к. время, более широкое понятие, понимаются процессы, посредством которых обеспечивается своевременное завершение проекта. Схема данных процессов подразумевает: Определение операций, Определение последовательности операций, Оценка ресурсов операций, Оценка длительности операций, Разработка расписания и Управление расписанием.

Управление стоимостью проекта (Project Cost Management)

Под управлением стоимостью проекта понимаются процессы, в части планирования и разработки бюджета, а также управления расходами, которые обеспечивают завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. Общая блок-схема процессов включает в себя: Оценку стоимости, Определения бюджета и Управление стоимостью.

Управление качеством проекта (Project Quality Management)

Под управлением качеством проекта подразумеваются процессы и различные действия со стороны исполняющей организации, подходы и политики в области качества, цели, задачи и зоны ответственности в области качества следующим образом — проект должен удовлетворять тем потребностям, ради которых он был инициирован.

Само управление качеством проекта производится с помощью системы управления качеством, которая предусматривает набор определенных правил и процедур, в том числе и действия по постоянному совершенствованию процессов. Лучшей практикой считается, когда данные действия проводятся на всем протяжении проекта. Схема процессов управления качеством включает в себя: Планирование качества, Обеспечение качества и Контроль качества.

Управление человеческими ресурсами проекта (Project Human Resource Management)

Процессы управления человеческими ресурсами организации, включают в себя подходы к управлению и руководством команды проекта. Под командой проекта подразумевается пул квалифицированных работников для которых определены конкретные роли и ответственности за выполнение проекта. В ходе реализации проекта профессиональный и количественный состав команды проекта зачастую может меняться.

Правильное распределение ролей по проекту и ответственности между членами команды проекта даёт возможность всем членам команды быть задействованными на этапе планирования проекта и принятия решений. В случае привлечение членов команды к проекту на ранних стадиях даёт возможность применять имеющийся у них опыт уже на этапе планирования проекта, позволяет укрепить нацеленность команды проекта на достижение определенных результатов.

Схема процессов управления человеческими ресурсами включает в себя: Разработку плана управления человеческими ресурсами, Набор команды проекта, Развитие команды проекта и Управление командой проекта.

Управление коммуникациями проекта (Project Communications Management)

Процессы управления коммуникациями, применяют с целью обеспечения своевременного формирования, подготовки, распространения, архивации, передачи, получения, использования информации на проекте. Наибольшая часть времени на проекте, у Руководителей проектов уходит на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта (внутренние, от обычных сотрудников до высшего руководства или внешние).

Эффективность коммуникации заключается в том, что они служат связующим звеном между различными заинтересованными сторонами, вовлеченными в конкретный проект. Правильное управление коммуникациями заключается в объединении разнообразных культурных и организационных особенностей, консолидации накопленного опыта, сопоставления различных взглядов и интересов с целью выстраивания базовой структуры управления проектом.

Схема процессов управления коммуникациями проекта включает в себя: Определение заинтересованных сторон проекта, Планирование коммуникаций, Распространение информации, Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта (начиная с пятой версии — PMBoK Fifth Edition, данные процессы вынесли в отдельную область знаний — Управление аинтересованными сторонами проекта Project Stakeholder Management), Отчеты об исполнении.

Управление рисками проекта (Project Risk Management)

Под процессами управления рисками проекта понимается управление рисками, идентификация рисков и их анализ, методы реагирования на риски, а также контроль, мониторинг и управление рисками в ходе проекта. Посредством процессов управления рисками проекта, Руководители проектов добиваются повышения вероятности возникновения и воздействия благоприятных рисков на проект и снижают вероятность возникновения и воздействия неблагоприятных рисков на проект в момент исполнения этого проекта.

Схема процессов управления рисками проекта включает в себя: Планирование управления рисками, Идентификация рисков, Качественный анализ рисков, Количественный анализ рисков, Планирование реагирования на известные риски, Мониторинг и управление рисками.

Управление поставками проекта (Project Procurement Management)

Процессы управления поставками проекта включают в себя покупку или приобретение тех или иных необходимых сущностей (продукты, услуги, результаты, документы), которые производятся внешними (подрядными) организациями по отношению к той, в которой реализуется проект. Сама организация, в которой выполняется проект может выступать в качестве покупателя или продавца этих сущностей.

Также процессы управления поставками проекта включают в себя подпроцессы управления контрактами и изменениями, необходимые для разработки и сопровождения контрактов или заказов на покупку. Благодаря процессам управления поставками проекта появляется возможность администрировать все контракты на приобретение чего-либо в ходе реализации проекта и управлять контрактными обязательствами, которые были возложенны на команду проекта.

Схема процессов управления поставками проекта включает в себя: Планирование закупок, Осуществление закупок, Управление закупочной деятельностью, Закрытие закупок.

Управление заинтересованными сторонами проекта (Project Stakeholder Management)

Под процессами управления ожиданиями заинтересованными сторонами проекта понимается как таковое общение между командой проекта и заинтересованными лицами, а также работы направленные на удовлетворение их потребностей и решение возникающих проблем, которые могут повлечь за собой изменения на проекте. Благодаря правильному выстраиванию отношений между всеми заинтересованными сторонами на проекте, Руководитель проекта может увеличить вероятность успеха.

Группы процессов PMBoK

Все процессы в руководстве PMBoK разделяются на следующие группы:

Группа процессов инициации

Группа процессов инициации состоит из процессов, способствующих формальной авторизации начала нового проекта.

Группа процессов планирования

Определяет и уточняет цели и планирует действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект. В группу процессов планирования входят следующие процессы:

Группа процессов исполнения

Объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом данного проекта. В группу процессов исполнения входят следующие процессы:

Группа процессов мониторинга и управления

Регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, провести корректирующие действия для достижения целей проекта. В группу процессов мониторинга и управления входят следующие процессы:

Группа завершающих процессов

Формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению. Группа завершающих процессов содержит следующие процессы:

Жизненный цикл по PMBoK

Жизненный цикл проекта – это набор, включающий в себя последовательные, а иногда и перекрывающиеся фазы проекта, наименования и число которых определяются, исходя из потребностей в управлении, мониторинге и контроле конкретной организации или нескольких организаций, которые вовлечены в проект, а также спецификой самого проекта.

Методология PMBoK подразумевает документацию жизненного цикла. Уникальные свойства организации, отрасли или применяемых подходов могут в значительной степени влиять на жизненный цикл проекта. Исходя из определения уникальности проекта и его ограниченности во времени (начало — конец), определенные результаты и процессы, входящие в проект, могут широко варьироваться для каждого определенного проекта. Посредством жизненного цикла, выстраивается базовая структура управления проектом, несмотря на содержание (конкретные работы) этого проекта.

Инструменты и методы PMBoK

В методологии PMBoK описываются различные инструменты и техники, применяя которые на практике, руководитель проекта (Project Manager) или ответственное лицо могут повысить эффективность исполнения проекта, предусмотреть риски, высчитать оптимальные маршруты прохождения проекта, здраво оценить ситуацию и изначально принять правильное решение и т.д.

Данные инструменты и техники существуют сами по себе и уже давно применяются в различных направления деятельности человека. В процессах PMBoK существуют входы, выходы и методы. Именно при реализации методов определенных процессов и подразумевается применение руководителем проекта (Project Manager) тех или иных инструментов и техник. Ниже приведен список основных методов, инструментов и техник применимых к определенным процессам:

Методы

Инструменты

Экзамены, сертификация и обучение

На данный момент в мире насчитывается более 470,000 менеджеров и специалистов по управлению проектами, имеющих сертификацию PMP – Project Management Professional. Степень по управлению проектами PMP, может получить каждый специалист из любой отрасли. PMP позволяет войти в ряды самого большого и престижного сообщества специалистов по управлению проектами.

Для получения степени PMP, необходимо соответствовать определенным требованиям к образованию и опыту работы. Также необходимо пройти экзамен в виде теста на компьютере в специализированных аккредитованных центрах по всему миру (Registered Education Provider). Данный тест разработан для объективной оценки компетенций претендента в части управления проектами.

Требования к кандидату

Необходимо соответствовать первой или второй категории. Первая категория — высшее образование (не ниже бакалавра), 4,500 часов (36 непересекающихся месяцев за последние 6 лет) работы в области управления проектами (по пяти группам процессов) до подачи заявки. Также на момент подачи заявки, кандидат должен иметь 35 часов обучения (PDU).

При себе иметь подтверждающие документы:

Посредством теста на степень PMP оцениваются применение знаний и навыков, использование инструментов и методов применяемых на практике при управлении проектами. Еще в 1997 году были разработаны требования к экзамену. Претенденту необходимо выбрать один правильный ответ из 4 вариантов по каждому из 200 вопросов. Сам тест состоит из 175 вопросов, остальные 25 вопросов определяются, как претестовые и в зачет не идут. Все вопросы в тесте разрабатываются комиссией, состоящей из специалистов со степенью PMP. Вопросы входящие в тест, ежегодно проверяются на соответствие экзаменационным требованиям. Для успешного прохождения теста, претенденту, за 4 часа, необходимо положительно ответить на 106 вопросов из 175. Получается, что проходной балл по экзамену составляет 61%.

Подготовка к экзамену PMP

Из множества учебников и материалов для подготовки к экзамену на степень PMP основным конечно же является сам свод знаний по управлению проектами — PMBoK Guide. Данный стандарт на двух языках (английский и русский) и множество дополнительных материалов (книг и учебников) по управлению проектами можно приобрести в специализированных on-line магазинах PMI.

Но получение сертификата PMP не заключается в одной лишь теории, кандидату необходимо будет применить свой опыт т.к. большинство вопросов в тесте основаны на ситуациях. Для участия в экзамене не требуется в обязательном порядке проходить специализированные курсы PMI, хотя список сертифицированных провайдеров всегда можно найти на сайте PMI.

Содержание экзамена PMP

Далее в процентном соотношении представлена разбивка вопросов экзамена по группам процессов:

В свое время, PMI провело исследование по описанию ролей (The Role Delineation Study), которое в последствии легло в основу Кодекса Профессиональной Этики (PMP Examination Specification). Данное исследование описывает экзаменационные вопросы, и как следствие служит отличным материалом для подготовки к экзамену.

Источник