Что такое служба доу
Основные вопросы темы. 1. Служба ДОУ: наименование, структура, задачи
1. Служба ДОУ: наименование, структура, задачи.
2. Функции службы ДОУ.
3. Регламентация деятельности службы ДОУ.
1. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ. Служба ДОУ может быть также представлена отдельным сотрудником (секретарем-референтом).
Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии с принадлежностью ее к той или иной группе организаций: в министерствах и ведомствах – управления делами; в государственных организациях среднего и низшего звена – отдел ДОУ или канцелярия; в ассоциациях и концернах, совместных организациях, акционерных обществах – по решению руководства, правления, общего собрания; в общественных организациях – общий отдел; в организациях, не имеющих службы ДОУ, и структурных подразделениях – секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо.
Состав управления делами: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководитель ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
Состав отдела ДОУ или канцелярии: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
Состав общего отдела: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив.
Задачи службы ДОУ:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, государственными стандартами и другими действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
2. Функции службы ДОУ:
• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них соответствующих изменений;
• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;
• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
• разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
• осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация работы архива;
• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
• организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.
3. Работа службы ДОУрегламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Примерного положения (см. ГСДОУ, с. 63–69). Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации. Должностные инструкции разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструк- циями, методическими рекомендациями и т.д.
Один из важнейших документов, обеспечивающий нормативно упорядоченное функционирование всей системы ДОУ организации с учетом ее специфики, – инструкция по делопроизводству. Инструкция содержит правила, регулирующие все этапы работы с документами (от их составления до сдачи в архив), а также устанавливающие единый порядок составления и оформления документов. В приложении к инструкции помещаются формы бланков организации; примеры или образцы документов; перечень документов, подлежащих регистрации; перечень документов, на которых ставится гербовая печать; формы регистрационных журналов, регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, описей дел, акта о выделении дел к уничтожению, и т.д.
В целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказам Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).
Методом упорядочения документообразования в организации может служить табель унифицированных форм документов. Табель форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ДОУ, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие формы документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), правовое основание применения формы документа и т.д. Структура табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией. Разделы табеля – наименования структурных подразделений или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются по их значимости.
Глава 1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ)[17] документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т. п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия[18].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие[19]:
1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях[20];
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:
секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).
Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.
Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;
группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));
секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:
канцелярия (группа делопроизводства);
группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
группа рассмотрения писем (жалоб);
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.
Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).
Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24].
2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ[25]. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.