Что такое смарт процессы в битрикс24
Смарт-процессы в Битрикс24
Инструкция по созданию смарт-процесса с нуля
Смарт-процесс – это тип элемента в CRM, который самостоятельно настраивается пользователем под нужды компании. С внедрением данного инструмента нет необходимости подстраивать сделки, лиды или предложения под логику работы организации. Теперь можно реализовать любой сценарий, включая:
Смарт-процессы были анонсированы в релизе Битрикс24.Берлин и уже доступны в облачной версии системы, тарифа Компания.
В статье расскажем о том, как самостоятельно создать смарт-процесс в Битрикс24 с нуля. Поделимся советами по настройке и использованию нового инструмента.
Пошаговое руководство по созданию смарт-процесса
Чтобы создать смарт-процесс, перейдите в меню CRM → Смарт-процессы → Добавить. Если Смарт-процессы не отображаются на основном списке быстрого доступа, перейдите во вкладку Еще → Смарт-процессы.
Битрикс24 предлагает на выбор два готовых сценария смарт-процесса и один вариант для самостоятельной настройки:
При выборе шаблона «С чистого листа», собираем смарт-процесс поэтапно:
1. Основные настройки
Указываем название процесса. Впоследствии его можно будет отредактировать в любой момент в режиме правки.
Далее выбираем необходимые настройки:
2. После определения основных настроек процесса, переходим к добавлению полей и дополнительных возможностей.
Для выбора в настройках смарт-процесса указано пять основных полей для карточки:
При дальнейшей настройке стандартный набор полей можно расширить пользовательским, аналогично карточкам других сущностей – Лидов или Сделок.
После выбора необходимых полей подключаем дополнительные возможности:
3. Далее настраиваем Связи и Привязку к элементам
Во вкладке Связи настраиваем синхронизацию смарт-процесса с другими процессами или элементами CRM. Например, привязка к Лидам добавляет в карточку Лида поле со списком элементов нашего смарт-процесса, и наоборот.
Пункт Добавить список со связанными элементами в карточку отобразит наш смарт-процесс в карточке Лида:
Привязка к другим инструментам позволяет связать смарт-процесс с четырьмя разделами:
При этом важно соблюдать два правила привязки:
4. Последний пункт настроек – показ вне CRM
Чтобы вынести смарт-процесс в левое меню, достаточно создать новый раздел. Для этого нажимаем кнопку Настроить и пишем название будущего раздела. Если требуется создать сразу несколько пунктов меню, нажимаем кнопку Добавить:
Сохраняем созданный раздел и выбираем его, нажав кнопку Добавить. Для выбора доступен только один раздел. Поменять его можно, нажав на кнопку Изменить:
Смарт-процесс готов! Далее необходимо настроить карточку просмотра и создания.
Настройка внешнего вида карточки
После создания смарт-процесса и выполнения основных настроек, переходим к редактированию внешнего отображения карточки процесса.
Для этого заходим в смарт-процесс, нажимаем на значок шестерёнки → Настройка канбана → Настроить карточку просмотра и создания.
Здесь же можно поменять изначальные параметры или удалить смарт-процесс, нажав на кнопку Настройки смарт-процесса и внеся необходимые изменения.
Проставляем галочки напротив тех пунктов, которые нужно вывести в предпросмотр карточки:
Сама карточка сущности изначально тоже пуста. Аналогично добавлению пользовательских полей в карточке Лида или Сделки, добавляем требующуюся информацию в карточку смарт-процесса. Для этого переходим в карточку (изначально канбан будет пуст, для настройки карточки создайте новую тестовую заявку), нажимаем кнопку Изменить, далее добавляем нужные поля.
Новые поля также можно вынести в предпросмотр карточки, аналогично инструкции выше.
Теперь смарт-процесс полностью готов к использованию! Нет необходимости создавать отдельные воронки и направления сделок – новый инструмент Битрикс24 создан для того, чтобы упростить работу пользователей в различных сценариях и сферах.
Остались вопросы по смарт-процессам? Требуется настройка роботов и триггеров для нового инструмента? Звоните по телефону или заполните форму ниже. Мы проконсультируем вас относительно всех нюансов работы со smart-процессами и дадим советы по использованию любого другого инструмента Битрикс24.
Смарт-процессы Битрикс24: 7 кейсов применения нового функционала
Доброго времени суток! Недавно в Битрикс24 появился новый функционал – Смарт-процессы. Разберёмся, что представляют собой смарт-процессы? Смарт процесс – это новая сущность в Битрикс, которую вы сами можете создать, добавив наравне со сделками, контактами, компаниями и так далее. У неё будет своя доска канбан, свои роботы и бизнес-процессы, свои направления, как у сделок. Эту сущность можно будет прикреплять к карточкам и таким образом расширять возможности карточки. Важно сказать, что смарт-процессы будут доступны только на максимальном тарифе облака Битрикс24 «Компания». Однако в августе в Битрикс24 изменятся тарифы и смарт-процессы будут доступны в тарифе Профессиональный.
Наверное, для каждого бизнеса можно будет найти решение, используя смарт-процессы. Чтобы полностью рассказать о новой функции Битрикс24 и показать её возможности, мы разобрали 7 кейсов, о которых подробно рассказано в видео после текста.
Работа с договорами
Итак, первое решение связано с работой с договорами через смарт-процессы. Мы добавим новую сущность договора со своей доской канбан, которую можно настроить. К компании будут прикреплены все договоры, которые с ней связаны, и можно будет контролировать статус договора напрямую через вкладку компании.
Смарт-процессы для автосервиса
Следующий кейс будет полезен для автосервисов. Здесь мы как сущность создадим автомобиль, который можно будет добавлять к клиенту. В карточке автомобиля фиксируется вся информация и история посещения сервиса. В семье может быть несколько автомобилей и их все можно прикрепить к одному клиенту.
Кейс по аренде автомобилей и других ТС
Продолжая автомобильную тему мы дополнили новую сущность поддержкой канбана и бизнес-процессами. В этом кейсе автомобиль можно прикреплять к сделке клиента и менять его статус на «В аренде» или «Свободен».
Решение для производственных компаний и поставщиков
Четвертый кейс для компаний, в которые занимаются производством. Если у вас в заказе клиента много изделий, вам будет полезна новая сущность «Изделие». Этапы производства настроим через канбан, а к сделке будут прилагаться изделия со своим личным статусом, которое будет браться из доски канбан. Это же решение будет полезно для поставщиков, у которых в заказе несколько товаров и по каждом необходимо отслеживать статусы.
Смарт-процессы для HR
Пятое решение подойдёт для работы с вакансиями и соискателями. Смарт-процесс назовём соискатели, а канбан настроим под этапы устройства на работу. Теперь в специальной воронке вакансий в качестве сделок будут вакансии, у каждой из которых будут свои соискатели. Их можно будет посмотреть, сравнить и выбрать лучший вариант.
Смарт-процессы для ветклиники
Следующий пример для ветеринарной клиники. Через смарт-процессы мы добавляем животных, которые обслуживаются в клинике. За каждым клиентом можно закрепить несколько животных. У каждого животного своя история обращений, данные о прививках и контроль сроков по новым прививкам.
Аренда недвижимости через смарт-процессы
А последний кейс предназначен для компаний, работающих с объектами недвижимости в аренду. Это решение похоже на решение с автомобилями, но поля будут называться по-другому, а весь смарт-процесс – это квартиры. В канбане можно будет настроить свои этапы под ваш бизнес. Таким образом, будет видно, какие квартиры свободны для аренды, какие заняты.
Во всех решениях можно организовать автоматизацию с помощью роботов, триггеров и бизнес-процессов. Все решения, которые показывают возможности смарт-процессов, подробно разобраны в видео ниже.
Смарт-процессы
Что такое смарт-процесс
По-другому смарт-процесс можно назвать «Кастомная сущность CRM», «Универсальная сущность CRM» или «Динамический тип сущности CRM».
Смарт-процессы встроены в новое API CRM.
Данные
Примечание: В структуру таблиц заложена возможность указания множественных ответственных для элементов смарт-процессов. Но на данный момент этот функционал ещё не готов до конца.
Особенности хранения данных элементов
Большая часть кода, отвечающего за хранение элементов и значений пользовательских свойств сосредоточена в папке modules/main/lib/userfield/internal
В этой статье можно прочитать подробно про общие процессы динамического создания таблиц и колонок.
Системные поля
Несмотря на то, что часть полей элементов смарт-процесса можно скрыть через настройки смарт-процесса, сами колонки для хранения этих полей, а также их текущие значения, не удаляются.
Они остаются там же, где были. Они только перестают отображаться в интерфейсе, а также перестает работать часть завязанной на эти поля бизнес-логики.
Также следует учесть, что элемент смарт-процесса всегда привязан к направлению и стадии. Даже если этот функционал отключен, для смарт-процесса всегда есть хотя бы одно направление и хотя бы одна стадия.
Если раскидать элементы по стадиям, а потом отключить функционал, то привязки у элементов сохранятся.
Подробнее про системные поля можно посмотреть тут.
Полнотекстовый индекс
Для каждого процесса помимо таблицы элементов создается динамически таблица для хранения полнотекстовского индекса.
Стадии смарт-процессов
ENTITY_ID
Данные о стадиях хранятся в таблице b_crm_status
Поле ENTITY_ID формируется как
Через API значение этого поля можно получить в методе \Bitrix\Crm\Service\Factory::getStagesEntityId()
Например, для смарт-процесса с идентификатором 150 и направлением 3 поле будет
STATUS_ID
Префикс для STATUS_ID формируется как
Например, для финальной стадии по умолчанию для смарт-процесса с идентификатором 150 в направлении с идентификатором 3 поле будет
Через API префикс для смарт-процесса можно получить в методе \CCrmStatus::getDynamicEntityStatusPrefix()
Остальной функционал
Дополнительно
Дополнительно
Пользовательские комментарии
Мы будем рады, если разработчики добавят свои комментарии по практическому использованию методов системы.
Для этого нужно всего лишь авторизоваться на сайте
Но помните, что Пользовательские комментарии, несмотря на модерацию, не являются официальной документацией. Ответственность за их использование несет сам пользователь.
Также Пользовательские комментарии не являются местом для обсуждения функционала. По подобным вопросам обращайтесь на форумы.
Пример работы со смарт-процессом
Рассмотрим работу со смарт-процессом на примере автосервиса. Допустим, наша компания занимается ремонтом автомобилей и продажей деталей. Мы не производим детали, а закупаем их у поставщиков с завода и с помощью смарт-процесса мы создадим реестр закупок, чтобы учитывать договоры с производителями. Таким образом, мы отделим работу с нашими клиентами и поставщиками.
Как создать и настроить смарт-процесс
Для создания процесса перейдём в раздел CRM > Смарт-процессы > Добавить.
Выберем шаблон С чистого листа, чтобы самостоятельно выбрать нужные параметры.
Укажем название для нашего смарт-процесса и выберем нужные инструменты. В нашем примере будем использовать Стадии и канбан, чтобы учитывать наши договоры с производителями.
Затем добавим поля Клиент и Дата начала/Дата завершения для карточки смарт-процесса, чтобы указать нашего поставщика и срок договора. Также активируем опцию Привязка товаров каталога, чтобы указать товары, поставляемые по договору.
Привяжем к смарт-процессу Сделки, чтобы отмечать какие сделки связаны с нашим договором.
Дополнительно привяжем наш процесс к задачам, чтобы потом указать элементы этого смарт-процесса в задаче по перезаключению договора.
После настройки сохраним наш смарт-процесс.
Как работать со смарт-процессом
Перейдём в наш смарт-процесс и настроим стадии для работы.
Также создадим поле, чтобы учитывать в договоре несколько сделок.
В разделе Дополнительно выберите сущность Сделка и сохраните новое поле.
Добавим договор поставки, в котором ответственный сотрудник будет учитывать сделки.
Теперь когда клиенты будут покупать у нас запчасти, сотрудник сможет отмечать эти сделки в договоре.
Таким образом, мы сможем следить, сколько прошло сделок по каждому конкретному договору.
Смарт-процессы в Битрикс24 — почему это прорыв
Блок CRM в Битрикс24 относится к удачным — удобные интерфейсы, много функций, возможность гибкой самостоятельной настройки, без программирования. Клиенты часто просят добавить что-то «как сделки, но с другим названием»:
Мне нужен справочник объектов с фильтрами, статусами, бизнес-процессами.
Мы хотим обрабатывать рекламации клиентов и привязывать их к сделкам.
Мы ведём найм персонала в CRM, хочется для этого отдельный раздел и сущность.
Раньше для решения таких задач мы могли:
Использовать отдельное направление сделок.
Минус в том, что бизнес-процессы, к примеру, будут общими для всех направлений. Да и странно называть Отклик на резюме (если мы ведём найм в CRM) сделкой.
Использовать универсальные списки.
Хороший вариант, если бы не устаревший, ограниченный интерфейс добавления, редактирования. Плюс нет визуального отображения статусов и вида Канбан.
Создавать свою новую сущность.
Вариант хорош всем, кроме высокой трудоёмкости — каждый интерфейс и опцию нужно программировать. Но способ был настолько популярным, несмотря на стоимость, что мы даже выпустили обучающий семинар для программистов по заказу 1С-Битрикс.
Возможности создавать и настраивать аналог сделок для различных клиентских запросов сильно не хватало. Учитывая запросы по доработке Битрикс24, что поступают в ИНТЕРВОЛГУ, уверен — смарт-процессы лучшая новинка в Битрикс24 за последние несколько лет.
Как найти, добавить и настроить смарт-процесс в Битрикс24
ВАЖНО! Смарт-процессы доступны только на старшем тарифе (Компания).
Я лично считаю, что ценность и возможности этого инструмента стоят того, чтобы перейти на него.
Смарт-процессы расположены в разделе CRM. Найти их можно в верхнем меню. При переходе на страницу показывается список смарт-процессов на портале, тут же находится кнопка добавления нового процесса.
Нажимая на кнопку Добавить, мы видим 3 варианта:
От выбора зависит, какой мастер добавления будет вам показан. Фактически, варианты отличаются только тем, какие опции будут выбраны «по умолчанию». Давайте пройдём по варианту «С чистого листа» и посмотрим, какие опции предлагаются.
Первое, что нужно ввести — это название процесса.
Далее мы можем отметить следующие опции:
Использовать в смарт-процессе свои направления и туннели продаж.
Если в вашей новой сущности есть несколько направлений, отличающихся стадиями или несколько этапов работ. К примеру, в подборе персонала это непосредственно поиск, вывод на работу и адаптация. Каждый из этапов имеет свои стадии и мы можем соединить их туннелями — например, достигнув определённой стадии в поиске, инициировать вывод на работу.
Рекомендуем оставлять эту опцию включенной если у вас действительно есть несколько разных процедур для данной сущности.
Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан.
Собственно, возможность видеть и использовать стадии и канбан. Рекомендуем оставлять эту опцию — стадии полезны для наглядности и нужны для нормальной работу роботов и триггеров.
Использовать в смарт-процессе роботы и триггеры.
Даёт возможность реализовать автоматизацию — отправку уведомлений, постановку задач и т.д.
Делать новые направления доступными для всех.
Если вы используете несколько направлений и хотите давать доступ к новым направлениям автоматически, отметьте эту опцию. Иначе, придётся настраивать права вручную после добавления направления.
Настройка полей и дополнительных возможностей
Эта вкладка управляет тем, какие стандартные поля нужно отобразить в карточке новой сущности.
Реквизиты компании.
Возможность привязать банковские реквизиты.
Источник.
Информация о том, откуда появился элемент.
Клиент.
Привязка к компании и контактному лицу.
Дата начала и завершения.
Даты начала работы с элементом и предполагаемая дата окончания.
Наблюдатели.
Возможность добавить наблюдателей, которые будут иметь доступ к элементу.
Мы настоятельно рекомендуем не включать лишние поля — чем больше полей будет в карточке, тем менее удобна она будет для быстрого заполнения. Например, для хранения откликов на резюме достаточно отметить пункт «Наблюдатели», чтобы дать возможность коллегам посмотреть отклик. Остальные пункты будут лишним «засорением» карточки.
Также тут можно отметить дополнительные опции:
Печать документов.
Если нужно формировать документы из карточки новой сущности.
Привязку товаров.
Если вам нужен каталог в данной сущности.
Использование корзины.
Если информация в данной сущности критична для вас и вы хотите сначала помещать объект в корзину перед удалением.
Важная вкладка и функция. По настоящему ценно не просто хранение новых элементов, но и связь их с другими сущностями системы.
Например, вы строительная компания и используете понятие «Дом». Вам важно не только видеть какие есть дома и на каких стадиях строительства они находятся, но и привязывать их к сделкам с клиентами. В дальнейшем, вы можете ввести новое понятие — например, «Жилой комплекс». Нужно будет связать дома и жилые комплексы друг с другом.
Для реализации этой возможности служат опции данной страницы:
Привязать к этому смарт-процессу.
Привязать этот смарт-процесс.
Первая опция позволяет выбрать, какие элементы можно прикрепить к данному процессу, а вторая, в каких элементах появится возможность привязывать данный смарт-процесс.
Рекомендуем включать только нужные связи. Если вы не используете лиды или связь новой сущности с лидами не нужна, не отмечайте эту опцию. Если в будущем вам такая связь понадобится, вы сможете изменить настройки смарт-процесса и добавить такую возможность.
Привязка к другим элементам
Если вам нужно, чтобы задачи, события календаря или другие сущности CRM имели возможность привязки к вашему смарт-процессу, нужно отметить соответствующие опции.
Опять-таки, просим вас быть осмотрительным и не включать ненужные связи. Иначе, при создании задачи, к примеру, вы увидите огромный список вариантов:
Пример смарт-процесса для установки окон
Давайте рассмотрим работу со смарт-процессами на примере установки окон.
Представим, что компания занимается производством, продажей и установкой окон. Логичным будет разделить процесс — первичной продажей и установкой могут заниматься разные подразделения, для установки могут привлекаться сторонние бригады.
Допустим, вы ведёте первичные продажи в сделках. Давайте создадим отдельный смарт-процесс для установки окон.
Мы создадим отдельный смарт-процесс со следующими стадиями:
Время и бригада согласованы.
На первую стадию мы сделаем автоматическую задачу на оператора — нужно связаться с клиентом, согласовать время установки и выбрать бригаду.
Тут есть небольшая доработка Битрикс24 — на момент написания, можно вставить только имя клиента, а не ссылку на него. Но проблема решается тем, что есть связь задачи со смарт-процессом — можно перейти в смарт-процесс, а оттуда уже связаться с клиентом:
Также тут можно посмотреть всю нужную информацию: данные клиента, адрес установки, историю обработки и т.д.
Обратите внимание на важную вкладку «Связи» — тут будет информация о связанных CRM-сущностях. Например, можно прикрепить сделку по продаже окна, чтобы было понятно, что именно нужно установить.
Таким образом, мы не только получаем базу данных по установкам, но и можем автоматизировать важные моменты — оповещения сотрудников, постановку задач и т.д.
К примеру, через какое-то время после попадания в стадию Оплачено частично, мы можем отправить клиенту СМС с просьбой оплатить остаток суммы.
Сколько стоит настройка смарт-процесса
Компания ИНТЕРВОЛГА предлагает услуги по настройке и автоматизации смарт-процессов:
Обработка рекламаций клиентов.
Простая поддержка пользователей ITSM.
Заявки на ремонт и т.д.
Отдельные клиентские услуги.
HR-процессы (подбор персонала, введение в работу и т.д.).
Всё это можно реализовать с помощью смарт-процессов. Единственный ощутимый минус, обнаруженный во время тестирования — отсутствие полноценных бизнес-процессов. Только роботы и триггеры. Причём в роботах есть нюанс с полноценными ссылками на связанные CRM-сущности. Думаю, что Битрикс поправит это в ближайших обновлениях.
Настройка одного смарт-процесса у нас стоит 28 000 рублей. По срокам — неделя.
Заявку можно оставить, заполнив форму ниже.