Что такое сортировка фильтрация данных
Сортировка и фильтрация данных. Сортировка – это упорядочение записей таблицы (списка) по определенному столбцу в порядке возрастания или убывания
Сортировка – это упорядочение записей таблицы (списка) по определенному столбцу в порядке возрастания или убывания. Для выполнения сортировки необходимо:
1. Выделить одну ячейку таблицы.
2. Выбрать команду Сортировка и Фильтрв группеРедактированиена вкладкеГлавная
3. Из раскрывающегося списка выберите способ сортировки – от минимального к максимальному или от максимального к минимальному. Нажатие на соответствующую кнопку приведет к выполнению команды.
Если необходимо провести сортировку по определенным параметрам, тогда:
1. Вызовите команду Настраиваемая сортировка в группе Редактированиена вкладкеГлавная.
2. В появившемся диалоговом окне Сортировка (рис. 19) выберите столбец, в котором нужно отсортировать данные, и порядок сортировки. Если вы хотите выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, заполните поля Затем по, В последнюю очередь по. Чтобы дополнить список сортируемых столбцов, нажмите кнопку Добавить уровень.
3. 
Нажмите ОК.
Рисунок 19 – Диалоговое окно Сортировка
Фильтрация данных – это быстрый и простой способ найти нужные для работы данные в диапазоне ячеек или таблице. Например, с помощью фильтра можно просмотреть только указанные значения, наибольшие и наименьшие либо повторяющиеся значения. Отфильтровав данные в диапазоне ячеек или таблице, можно применить фильтр повторно, чтобы обновить результаты, либо очистить фильтр, чтобы отобразить все данные.
При помощи автофильтра можно создать фильтры трех типов: по списку значений, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, однако использовать фильтры обоих типов одновременно нельзя; точно так же необходимо выбрать один вариант, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе настраиваемого фильтра.
Для выполнения фильтрации необходимо:
1. Выделите требуемый диапазон ячеек или просто установить курсор в произвольную ячейку диапазона, в котором будет производиться фильтрация.
2. В раскрывающемся списке Сортировка и Фильтрв группеРедактированиена вкладкеГлавнаявыберите команду Фильтр. После ее выполнения в каждой ячейке строки заголовка появятся кнопки 
, обозначающие раскрывающийся список. В этом списке находятся следующие команды:
– Сортировка от минимального к максимальному и Сортировка от максимального к минимальному, Сортировка по цвету (Пользовательская сортировка);
– Установка фильтрации: Числовые фильтры (если в столбце числа), Текстовые фильтры (если в столбце текст), Фильтры по дате (если в столбце даты);
– Флажок Выделить все. Если снять этот флажок, то все столбцы перестанут отображаться;
– Флажки с названиями столбцов. Можно снимать флажки с разных столбцов, тогда они перестают отображаться.
3. После установки любого из фильтров в столбце с фильтром изменяется вид кнопки Раскрывающийся список – в нем появляется изображение фильтра.
4. Нажмите кнопку ОК.
Рассмотрим Числовые фильтры.
С помощью таких фильтров можно отобразить значения ячеек, которые принимают значения Равно, Не равно, Больше, Больше или равно, Меньше, Меньше или равно, Между какого-то указанного значения. Если выберите пункт Первые 10, то появляется окно, в котором можно выбрать какие первые 10 значений будут отображаться: 10 наибольших или 10 наименьших элементов списка или % от количества элементов. Причем количество отображаемых элементов или % можно изменять. Если выбираем пункт Выше среднего или Ниже среднего, то будут отображаться только те строки фильтруемого столбца, значения в которых выше либо ниже среднего арифметического, которое вычисляется автоматически.
Настраиваемый фильтр (Пользовательский автофильтр) позволяет указать условие фильтрации, состоящее из двух выражений, составляемых при помощи логических функций И или ИЛИ. (рис. 20)
Рисунок 20 – Диалоговое окно Пользовательский автофильтр
Данное окно можно вызвать, выполнив команду Настраиваемый фильтр в раскрывающемся списке типа фильтра (рис. 21):
Рисунок 21 – Раскрывающийся список, отображающий дополнительные параметры числового фильтра
С помощью текстовых фильтров можно выбрать такие параметры: Равно, Не равно, Начинается с, Заканчивается на, Содержит, Не содержит.Они настраиваются аналогично Числовым фильтрам.
Можно применять одновременно фильтрацию по нескольким столбцам. Допустим, выбираем: Наименования – начинается на букву А, затем устанавливаем фильтр по Складу 1 – больше 25.
Отменить фильтрацию можно одним из способов:
– с помощью горячих клавиш Shift+Ctrl+L;
– нажав кнопку Фильтр | Сортировка и фильтр на вкладке Главная в группе Редактирование.
Важно! Сортировать данные в таблицах Excel и проводить фильтрацию можно не только на вкладке Главная, но и с помощью команд Сортировка, Фильтр, Дополнительно в группе Сортировка и Фильтрна вкладке Данные.
4. Вопросы, вынесенные на самостоятельное изучение:
1. Защита книг Excel:
а) использование пароля для открытия книги;
б) запрет манипулирования с листами;
в) запрет изменения положения и размера окна рабочей книги.
2. Работа с изображениями, фигурами, объектами WordArt Объекты, SmartArt, надписями в Excel.
3. Печать документов.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Сортировка и фильтрация
Уровень 2. Пользователи среднего уровня
Учебный курс
Уровень 2. Пользователи среднего уровня
Узнайте о сборе, отслеживании, автоматизации и создании отчётов о работе.
Сортировка и фильтрация
Сортировка и фильтрация — это два метода, позволяющих настроить представление данных в таблице. Использовать одновременно оба метода невозможно, поэтому нужно определить, какой из них подходит в конкретном случае.
С помощью сортировки вы можете упорядочить все данные или их часть по возрастанию или убыванию. Следует иметь в виду, что после сохранения отменить сортировку невозможно, поэтому перед сохранением необходимо убедиться в том, что все строки в таблице, включая родительские, отображаются в нужном порядке.
Фильтры позволяют отобразить или скрыть информацию в таблице в соответствии с выбранными критериями. При этом структура таблицы остаётся неизменной. Вы можете сохранять фильтры и обмениваться ими с другими пользователями, у которых есть доступ к соответствующей таблице. Кроме того, можно задавать фильтры по умолчанию для таблицы, чтобы, открывая её, все пользователи видели одно и то же представление.
Чтобы научиться сортировать данные в таблицах, следуйте пошаговым инструкциям.
Сортировка строк и упорядочение данных
APPLIES TO
For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.
RELATED CAPABILITIES
Who can use this capability?
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Чтобы отсортировать данные по возрастанию или убыванию, используйте команду Сортировать строки. Вы можете выбрать объём сортируемых данных: все строки в таблице или только выбранные.
При сортировке следует учитывать некоторые особенности.
Сортировка всех строк
Появится форма «Сортировать».
Сортировка выбранных строк
Принципы сортировки различных типов данных
Результаты сортировки зависят от типа данных. Ниже приведено несколько примеров.
ПРИМЕЧАНИЕ. При сортировке по возрастанию или убыванию пустые строки будут перемещены вниз.
Принципы сортировки в отчётах
При сортировке данных в отчёте элементы располагаются по возрастанию или убыванию. При сортировке по какому-либо столбцу с раскрывающимся списком элементы не будут сортироваться в соответствии со значениями списка, предварительно заданными в исходной таблице.
Отчёт может получать данные из различных таблиц, и в нём могут быть объединены столбцы с одинаковыми именами и типами. Если в столбцах раскрывающегося списка содержатся различные значения (например, a, b, c, d в одной таблице и 1, 2, 3, 4 в другой), отчёт не может определить, какой из методов сортировки следует использовать в объединённом столбце.
Следуйте этим инструкциям, чтобы научиться создавать фильтры и предоставлять к ним доступ другим пользователям.
Ваш персональный компьютер
Сортировка и фильтрация
Сортировка – это расположение записей списка по возрастанию или убыванию значений какого-либо столбца.
Основное отличие фильтра от упорядочивания – это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.
Совместное использование сортировки, фильтрации и условного форматирования может помочь принимать более эффективные решения, основанные на анализе данных.
При работе со списками наиболее важными для анализа данных являются сортировка и фильтрация. В Excel 2007 появились новые возможности сортировки и фильтрации, такие как выбор нескольких значений в автофильтрах, сортировка или фильтрация по цвету, а также «быстрые фильтры» для отдельных типов данных.
Для того, чтобы Excel смог автоматически выбирать диапазон, строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого диапазона пустой строкой.
Сортировку можно выполнить:
а) вкладка Главная, группа Редактирование, кнопка Сортировка и фильтр, команда сортировка от минимального к максимальному, сортировка от максимального к минимальному (этот способ удобно использовать для сортировки списка по данным одного столбца), настраиваемая сортировка;
б) вкладка Данные, группа Сортировка и фильтр, кнопка Сортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).
ТЕМА 4.4. СПИСКИ. ОБРАБОТКА, СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ. СТРУКТУРИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ
Познакомиться с технологиями:
Оглавление
4.4.1. Понятие списка (базы данных)
Многие экономические задачи направлены на обработку больших таблиц, имеющих много столбцов и строк. Таблица данных называется списком, если она обладает следующими свойствами:
При таких условиях список можно считать однотабличной базой данных, поэтому при работе со списком применяют соответствующую терминологию:
Ячейки верхней строки с именами полей образуют область имен полей.
Рис. 1. Структурные элементы списка (базы данных Excel)
Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.
Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.
4.4.2. Сортировка данных в списке
Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные/Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.
В среде Microsoft Excel предусмотрено три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (Рис. 2).
В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет:
Для столбцов, содержащих разные по формату данные, имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка).
Рис. 2. Параметры сортировки
Сортировка по нескольким уровням осуществляется в том случае, если в таблице имеются столбцы, содержащие повторяющиеся значения. Тогда сортировка 1-го уровня осуществляет, по сути, группировку записей с одинаковым значением поля. Сортировка 2-го уровня осуществляет упорядочение данных в группах, полученных после сортировки 1-го уровня. Сортировка 3-го уровня упорядочивает данные в группах, полученных после сортировки 2-го уровня.
При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке. Для этого используется переключатель Идентифицировать поля по подписям.
Кнопка Параметры выводит диалоговое окно Параметры сортировки, в котором задаются дополнительные установки сортировки: с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис/Параметры/вкладка Списки.
4.4.3. Фильтрация
Фильтрация данных в списке – это отбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные/Фильтр. Имеется две разновидности этой команды, задаваемых параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр.
Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные/Форма.
4.4.4. Автофильтрация
Команда Данные/Фильтр/Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (Рис. 3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком критериев отбора.
Рис. 3. Список с автофильтром
Для каждого столбца в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:
Рис. 4. Наложение условия по списку
Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ (Рис. 5). Каждая часть условия включает один из операторов отношения:
Рис. 5. Задание условия фильтрации
Примеры условий
Для поля Код предмета можно сформировать условия:
отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п
отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1
4.4.5. Расширенный фильтр
Инструмент Расширенный фильтр позволяет задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга и осуществить фильтрацию записей. Фильтрация выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты.
Расширенный фильтр позволяет задать условия отбора двух типов критериев:
Если критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, его называют множественным критерием.
Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:
Технология формирования области условий
Правила формирования Критерия сравнения
2-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках (Таблица 3). Номер группы, код предмета и оценка заданы как точные значения. На одной строке указаны оценка «4», на другой – «5». Связка “ИЛИ”.
Таблица 3. Задание множественного критерия. Связка “ИЛИ”
Номер группы
Код предмета
Оценка
Вычисляемый критерий представляет собой формулу в виде логического условия, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула обязательно содержит оператор отношения, который сравнивает некоторые вычисляемые выражения.
Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.
Пример
Из списка (Рис. 3) выбрать записи о студентах группы 133, получивших оценку ниже общего среднего балла или получивших оценку 5. Пример вычисляемого критерия представлен в таблице (Таблица 4). Столбец Номер группы имеет такое же имя как и столбец в исходном списке, потому что для отбора группы используется критерий сравнения. Имя столбца Оценка1 отличается от имени столбца в исходном списке, т.к. здесь используется вычисляемый критерий.
Таблица 4. 1-й способ задания вычисляемого критерия
Номер группы
Оценка1
Рис. 9. Исходная таблица для автостуктурирования
По каждому виду начислений в строке Итого рассчитывается с помощью функции СУММ общая сумма по ячейкам столбца. Порядок следования исходных данных и результатов (итогов) – слева направо, сверху вниз, позволяет применить автоструктурирование таблицы (Рис. 10).
После ввода в таблицу исходных данных и формул курсор устанавливается в произвольную ячейку списка и выполняется команда Данные/Группа и Структура/Создать структуру. Все структурные части таблицы создаются автоматически.
Рис. 10. Таблица после автоструктурирования
Структурирование таблицы с автоматическим подведением итогов
В среде Excel существует инструмент структурирования с одновременным подведением итогов. Команда Данные/Итоги создает структуру таблицы и одновременно вставляет строки промежуточных и общих итогов для выбранных столбцов в соответствии с заданной функцией (Таблица 8).
Примечание. Для получения итогов по группам следует заранее упорядочить строки списка с помощью команды Данные/Сортировка.
Подведение итогов выполняется при изменении значений в столбце, который образует группы.
Перед подведением итогов надо выполнить сортировку по одному или нескольким полям списка.
Команда Данные/Итоги может выполняться для одного списка многократно. Созданные ранее промежуточные итоги могут как заменяться новыми, так и оставаться неизменными посредством установки или снятия флажка параметра Заменить текущие итоги (Рис. 11). Таким образом, имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.
Таблица 8. Функции для подведения автоматических итогов
Операция
Значение в строке итогов по группе
Сортировка и фильтрация данных
Чтобы отсортировать текстовое поле, содержащее цифры, в порядке возрастания или убывания значений, нужно дополнить их ведущими нулями до одинаковой длины. Например, данные 001, 011, 101 будут отсортированы правильно, даже если они определены как текстовые.
При сортировке записей по нескольким полям сортировка осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.
В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. Например, можно создать фильтр, который находит в таблице Клиенты всех клиентов, проживающих в Сиэтле, или клиентов, разместивших заказы после 18 января.
Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но, если к результатам отбора применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше.
Фильтрация записей осуществляется с помощью команды Фильтр (Filter) в меню Записи (Records), кнопок на панели инструментов и команд в контекстном меню. Доступ к этим командам зависит от конкретной ситуации.
При фильтрации таблицы, записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться.
Если точное значение критерия отбора неизвестно, можно воспользоваться заменителями символов (wildcard characters). Наиболее распространенные из них: символ «*» заменяет любое число символов, символ «?» заменяет один символ, символ «#» заменяет одну цифру.
С помощью функции Изменить фильтр (Filter By Form) можно легко и быстро создать сложный фильтр, основанный на содержимом полей таблицы. Если открыть таблицу, а затем щелкнуть на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form) вместо записей таблицы отобразится пустая строка, ячейки которой представляют собой поля со списками, содержащими все значения, встречающиеся в данном столбце таблицы.
Выбрав элемент из списка, можно щелкнуть на кнопке Применить фильтр (Apply Filter), чтобы отобразить только те записи, которые содержат выбранное значение.
Если таблица содержит десятки полей, использование функции Изменить фильтр (Filter By Form) усложняется, поскольку приходится прокручивать таблицу по горизонтали. В этом случае лучше воспользоваться кнопкой Изменить фильтр (Filter By Form) в режиме формы. Вместо исходной формы отобразится пустая форма, предназначенная для создания фильтра. Если щелкнуть в любом поле, а затем щелкнуть на стрелке, появится список всех значений поля. Выбрав значение и щелкнув на кнопке Применить фильтр (Apply Filter), щелкните на кнопке Следующая запись (Next), чтобы отобразить первую из отобранных записей. Воспользуйтесь кнопками перехода, чтобы просмотреть остальные записи.
Функция Изменить фильтр (Filter By Form) применима как в режиме таблицы, так и формы. В тех случаях, когда проще задать фильтр в форме, а просматривать результаты удобнее в таблице, можно быстро создать форму, воспользовавшись функцией Автоформа (Autoform). Затем, определив фильтр в форме, можно переключиться в режим таблицы для просмотра результатов.