Что такое справка о доходах
Образец справки о доходах
Справка о доходах – один из самых востребованных документов. Он может потребоваться как государственному служащему, так и работнику частной организации. Она говорит о том, насколько гражданин является платежеспособным человеком и чаще всего нужна для получения кредита в банках и прочих финансовых организациях, для оформления виз, а также для налоговых инстанций и различных социальных служб. В последнем случае, этот документ обычно нужен для подтверждения права гражданина на получение каких-либо государственных субсидий и льгот.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто выдает справку
Помните: закон не требует указывать, для каких именно целей вам понадобилась справка о доходах.
Данный документ выдает работодатель по запросу подчиненного. Выписывает справку, как правило, специалист бухгалтерского отдела, который затем передает ее на подпись руководителю предприятия. Для того, чтобы ее получить заинтересованному сотруднику достаточно обратиться к руководству компании с письменным заявлением – отказать руководство не вправе. В течение трех дней с момента запроса, сотрудник должен получить требуемый документ. Сроки действия справки могут существенно отличатся в зависимости от той организации, в которую ее необходимо предоставить, но обычно этот срок не превышает одного месяца.
Правила оформления справки
Унифицированного образца, обязательного к применению, у этого документа нет, поэтому она может быть оформлена в свободном виде или по специально разработанному и утвержденному в компании шаблону. Главное, чтобы в справке содержались следующие сведения:
Размер отчислений по налогам и страховым взносам во внебюджетные фонды можно не писать, при условии, что в справке указывается «чистая» з/п. Кроме того, желательно указать сумму долга организации перед сотрудником на дату выдачи справки, если таковой имеется.
Все данные, вносимые в справку о доходах должны быть достоверными, в документе не должно быть никаких ошибок и исправлений. За предоставление неверных сведений (который сегодня могут легко проверить надзорные органы), администрация предприятия, в лице главного бухгалтера и руководителя может понести наказание в виде крупного штрафа.
Справка может быть написана как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, законом допускается как печатный, так и рукописный вариант. Экземпляров у справки может быть столько, сколько потребует сотрудник в своем заявлении. Документ должен быть подписан главным бухгалтером предприятия и директором.
Если документ выдает коммерческая организация, то печать можно не ставить, так как индивидуальные предприниматели и юридические лица (с 2016 года) не обязаны использовать в своей деятельности печати и штампы (но стоит иметь ввиду, что иногда представители государственных и кредитных структур могут потребовать наличие оттиска на документе).
Инструкция по заполнению справки о доходах
С точки зрения делопроизводства, заполнение справки не должно вызвать особых затруднений, поскольку она имеет вполне стандартную структуру.
Вверху документа пишется полное наименование организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), затем вносятся ее реквизиты, а также дата заполнения справки и населенный пункт, в котором работает предприятие. Если используется фирменный бланк, то эти сведения указывать уже необязательно.
Чуть ниже посередине строки пишется название документа. Далее вносятся сведения о сотруднике, для которого предназначается справка:
Следующая часть справки касается непосредственно полученных сотрудником доходов за тот или иной период времени. Оформить это можно как списком, так и в виде таблицы (последний вариант намного удобнее). В таблицу вносятся суммы заработной платы помесячно (можно только в рублях, копейки указывать необязательно).
Если указывается «чистый» доход, то никаких дополнительных столбцов делать не нужно, в противном случае необходимо занести сведения о произведенных налоговых отчислениях и страховых выплатах во внебюджетные фонды.
Ниже таблицы нужно указать срок действия трудового договора и если он бессрочный, то это необходимо также отметить.
В завершении документ должен подписать главный бухгалтер и руководитель организации.
Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению
Налоговые агенты используют две формы справки. Одна из них имеет неофициальное название «форма 2-НДФЛ». Справки по этой форме нужно представлять в ИФНС (см. «2-НДФЛ: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию»). У второй есть только полное наименование: «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Она выдается физическому лицу по его заявлению. В настоящем материале дана пошаговая инструкция по заполнению той формы, которая выдается работнику. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — инструкция будет актуальной всегда.
Справка о доходах и суммах налога: общая информация
Начиная с отчетности за первый квартал 2021 года, нужно применять форму, утвержденную приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@ (см. «Новая форма 6‑НДФЛ, в которую включили 2‑НДФЛ: как заполнять и когда сдавать»). Прежде использовали бланк, утвержденный приказом ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Отметим, что новый вариант полностью идентичен устаревшему.
Обязанность налогового агента выдать физическому лицу справку по указанной форме закреплена пунктом 3 статьи 230 НК РФ. Однако Налоговым кодексом не установлено, в какой форме работник должен подать заявление на получение такой справки, и в какой срок налоговый агент должен ее выдать. Нет и утвержденного порядка заполнения справки о доходах и суммах налога.
При этом для формы 2-НДФЛ (она сдается в ИФНС) предусмотрен порядок заполнения и представления в налоговые органы (утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). На наш взгляд, составлять справки о доходах и суммах налога по запросам работников нужно по тем же правилам, что и форму 2-НДФЛ. Во-первых, так будет проще для бухгалтера. Во-вторых, физлица нередко берут справки, чтобы представить их в инспекцию для получения налогового вычета. Логично предположить, что налоговикам проще проверить документ, оформленный привычным для них способом.
Что касается заявления физлица на выдачу справки, то каждая компания или ИП может разработать соответствующий бланк самостоятельно, либо принимать такие заявления в свободной форме. Многие работодатели выдают справки по устной просьбе сотрудников, и это не является нарушением.
Добавим, что налоговая ответственность за невыдачу работнику справки о доходах и суммах налога, либо за ее неправильное заполнение, не предусмотрена. В то же время за отказ представить физлицу такую справку существует административная ответственность.. Согласно статье 5.39 КоАП РФ штраф для должностных лиц составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей.
Общие требования к оформлению справки о доходах и суммах налога
Кто, когда и как составляет справку о доходах и суммах налога
Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ)
В каких случаях заполняется
По заявлению физического лица (п. 3 ст. 230 НК РФ)
За какой период составляется
За один календарный год. Если требуются сведения о доходах и суммах налога за два, три и т д. года, необходимо заполнить две, три и т д. справки.
Справка о доходах и суммах налога в случае, если физлицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам
В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка.
Справка о доходах и суммах налога в ситуации, когда обнаружена ошибка в доходах и (или) в налоге или произведен перерасчет за период, по которому уже была выдана справка
Составление корректировочных и аннулирующих справок без заявления физлица не предусмотрено. Если после того, как были исправлены ошибки или сделан перерасчет, физлицо повторно запросит справку за тот же период, следует выдать справку с учетом исправлений и перерасчета.
Справка о доходах и суммах налога в случае, когда в середине года произошла реорганизация, после которой работник продолжил трудиться в данной компании
Работодатель должен выдать 2 справки: одну до момента реорганизации (налоговым агентом будет реорганизованная компания), вторую — после момента реорганизации (налоговым агентом будет компания, выдающая справку)
Кто выдаст физлицу справку о доходах и суммах налога, если компания — налоговый агент находится в процессе банкротства
Справку должен выдать арбитражный управляющий
Кто выдаст физлицу справку о доходах и суммах налога, если компания — налоговый агент ликвидирована
Справку можно получить через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России
Правила оформления справки о доходах и суммах налога физлица
В какой форме представляется справка о доходах и суммах налога
Налоговый агент оформляет справку на бумажном носителе. В личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС России можно получить справку в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью
Что не допускается при оформлении справки о доходах и суммах налога
Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать, скрепление листов, приводящее к их порче, указание отрицательных числовых значений
Какими чернилами заполнять
Черного, фиолетового или синего цвета
Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей
Слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк
Если справка заполняется при помощи программного обеспечения, значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере допустимо не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах
Какой шрифт использовать
Если справка заполняется на компьютере, то используется шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов
Какими буквами заполнять текстовые поля
Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует
Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк
Что указывать, если суммовое значение отсутствует
При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль («0»)
Как заполнить справку о доходах и суммах налога, если необходимая информация не умещается на одной странице
Заполняется необходимое количество страниц
Нужно ли заверять справку о доходах и суммах налога печатью налогового агента
Заполнение справки о доходах и суммах налога
Заголовок справки о доходах и суммах налога
Год, за который составляется справка.
Дата (число, номер месяца, год) составления справки. Указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 02.06.2020.
Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»
Код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее подразделение (согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст).
Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются. Пример: 12445698.
Предприниматели на ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.
ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и прочие «частники» ставят код по месту жительства
Контактный телефон налогового агента
Заполняется как организациями, так и предпринимателями.
Если справку сдает правопреемник налогового агента, ставится ИНН правопреемника
Заполняется только организациями.
Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения этого подразделения.
Если справку сдает организация-правопреемник налогового агента, ставится КПП правопреемника
Юридические лица и обособленные подразделения указывают сокращенное наименование (при отсутствии — полное наименование) организации согласно учредительным документам.
Налоговые агенты — физические лица вписывают фамилию, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.
Если отчитывается правопреемник, то указывается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения
Форма реорганизации (ликвидация) код
Заполняется правопреемником налогового агента. Указывается код: для ликвидации — 0; для преобразования — 1; для слияния — 2; для разделения — 3; для присоединения — 5; для разделения с одновременным присоединением — 6.
Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле не заполняется
ИНН/КПП реорганизованной организации
Заполняется правопреемником налогового агента. Указывается ИНН и КПП реорганизованной компании, либо ее обособленного подразделения.
Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле не заполняется
Раздел 2 «Данные о физическом лице-получателе дохода»
Фамилия, имя, отчество физического лица согласно документу, удостоверяющему личность, без сокращений. Для указания ФИО физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит. Если отчество отсутствует, его можно не указывать
Код статуса физического лица:
— для резидентов РФ (кроме инос- транцев, трудящихся на основании патента) ставится 1;
— для нерезидентов РФ (в том числе для граждан стран, входящих в ЕАЭС) ставится 2;
— для нерезидентов РФ, признаваемых высококвалифицированными специалистами, ставится 3;
— для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ, ставится 4;
— для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ, ставится 5;
— для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента, ставится 6
Дата рождения физического лица (число, месяц, год) указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 24.10.1972.
Гражданство (код страны)
Числовой код страны, гражданином которой является физическое лицо, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст. Примеры: 643 — код России, 804 — код Украины
При отсутствии у физического лица гражданства, ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность
Код документа, удостоверяющего личность
Код вида документа, удостоверяющего личность, согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика».
Пример: для несовершеннолетнего физического лица ставится 03 — код свидетельства о рождении
Серия и номер документа
Серия и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» не ставится
Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%»
В заголовке указывается та ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
В разделе 3 указываются доходы, начисленные и фактически полученные физическим лицом (в денежной, натуральной форме и в виде материальной выгоды), а также профессиональные вычеты. Другие виды вычетов в данном разделе не указываются.
Код дохода из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (приложение № 1 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).
Полная сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду. Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты, или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода указывается соответствующий код вычета
Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные и инвестиционные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в данном поле не отражаются.
Код вычета выбирается из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).
Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные и инвестиционные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в данном поле не отражаются.
Сумма вычета не может превышать сумму дохода.
Раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»
Код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.
Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.
Сумма вычетов по указанному коду. Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.
Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.
Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога»
В разделе 5 отражаются суммы начисленного и фактически полученного дохода, а также суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3.
Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
Данные о начисленных суммах налога указываются в полных рублях: сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля (см. «Минфин: данные о начисленных суммах налога в справках 2-НДФЛ за 2015 год должны быть округлены до полных рублей»).
Общая сумма дохода
Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделах 3 и 4
Налоговая база, с которой начислен НДФЛ. Равняется разнице между суммой, указанной в поле «Общая сумма дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в разделах 3 и 4 справки. Если сумма вычетов превышает сумму дохода, указывается «0.00».
Сумма налога исчисленная
Общая сумма начисленного НДФЛ
Сумма фиксированных авансовых платежей
Сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ
Сумма налога удержанная
Общая сумма удержанного НДФЛ
Сумма налога перечисленная
Общая сумма перечисленного НДФЛ
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом
Сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном году
Заключительная часть справки
Налоговый агент (ФИО)
Указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица, составившего справку
Подпись физического лица, составившего справку
Справка 2-НДФЛ — образец заполнения
Существуют документы, с которыми нам регулярно приходится иметь дело в жизни. К ним относится и справка 2-НДФЛ — именно ее мы приносим в банковское отделение, желая оформить кредит, или запрашиваем при расчете денежных пособий. В данной статье попробуем разобраться, что собой представляет данный документ и каков его стандарт заполнения.
Что значит справка 2-НДФЛ и зачем она нужна
Аббревиатура в названии справки означает налог на доходы физлиц. Данный документ отражает сведения об источнике дохода человека, заработке и налоговых выплатах. Ежегодно работодатели его подают в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС). Что касается частных лиц, то чаще всего предоставить справку 2-НДФЛ от них требуют финучреждения при оформлении кредита: так они удостоверятся в платежеспособности клиента, желающего взять в заем крупную сумму денег. В частности, она обязательно входит в пакет документов, подаваемых при оформлении ипотеки или кредита на автомобиль.
Иногда при смене работодателя сотрудник приносит в кадровый отдел справку 2-НДФЛ, оформленную на старом месте работы. При увольнении ее могут выдать как автоматически, так и по запросу человека. Для физических лиц справка может пригодится при оформлении налоговых вычетов. Они полагаются, к примеру, родителям студентов высших учебных заведений в случае, если их дети поступили на платное отделение.
Другие ситуации, когда необходимо предоставить бланк справки 2-НДФЛ:
Где получить справку 2-НДФЛ
Данный документ запрашивается в бухгалтерии той организации, где вы числитесь сотрудником. В соответствии с трудовым законодательством России, срок оформления справки не может превышать трех дней с момента заявки. При этом налогоплательщик не обязан сообщать, с какой целью он запрашивает 2-НДФЛ: организация в любом случае обязана будет предоставить ему справку. Обычно за ней обращаются в устной форме к бухгалтеру, изредка — пишется полноценное заявление. В зависимости от размеров компании и объема бюрократических проволочек будет разниться и скорость получения справки. В небольшой организации бывает достаточно получаса, чтобы бухгалтер заполнил установленную форму и отдал ее на подпись руководству. Обращаем внимание, что данный документ также должен быть заверен печатью – это исключает возможность подделки.
Как заполнить справку 2-НДФЛ
2-НДФЛ является документом с установленной формой. Она включает в себя следующие разделы:
Обращаем внимание, что форма справки 2-НДФЛ в 2018 году претерпела изменения. В отличие от предыдущего стандарта документа, принятого в 2015 году, обновления коснулись разделов 1, 2 и 4: некоторые поля добавили, часть — упразднили. Образец бланка представлен ниже:
Как такового срока истечения у 2-НДФЛ нет. В справке фиксируется объем доходов за прошедший период — это свершившийся факт, который нельзя изменить. Однако финучреждение, в которое клиент обращается за кредитом, может вместо устаревших данных потребовать новые. Порой, месяца с момента оформления последней 2-НДФЛ достаточно, чтобы банк остался ею не удовлетворен.
Справка 2 НДФЛ – что это и для чего нужна, как выглядит и сколько действительна + инструкция как сделать справку самостоятельно
Что такое справка 2 НДФЛ и для чего нужна? Как она выглядит (образец), сколько действует и где её взять? Сколько делается справка 2НДФЛ на работе и за какой период выдается? Как ИП сделать справку 2-ндфл себе, где получить справку неработающему…ответим на эти и десятки других вопросов в нашем материале.
Для получения кредита, оформления социального пособия, при устройстве на новую работу вам потребуется справка 2 НДФЛ. Любой трудящийся гражданин имеет право запросить ее у своего работодателя, в обязанности которого входит ежегодно составлять и подавать этот документ в Федеральную Налоговую Службу. Какие сведения содержит форма 2НДФЛ, как и где ее получить, всегда ли обязательно предоставлять – ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашем материале.
Справка 2-НДФЛ: что это такое и как она выглядит
Справка 2 НДФЛ – это отчет, составленный по каждому конкретному работнику предприятия, и содержащий следующие сведения:
- сумму выплаченных сотруднику налогооблагаемых доходов: заработной платы, премиальных выплат, оплаты листков нетрудоспособности, иных вознаграждений; размер начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога на доходы физического лица; предоставленные работнику налоговые вычеты.
С 2019 года введен обновленный формат подачи справки, который утвержден приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Нововведением служит то, что раньше применялся единый бланк 2 НДФЛ, а теперь используется две разные формы: первая предназначена для организаций, отправляющих данные в ФНС (содержит два листа: основной и приложение), вторая – выдается работнику по его требованию (состоит из одностраничного бланка).
Приведем пример: торгово-сервисная компания «Ритм» занимается заправкой картриджей и продажей канцелярской и офисной продукции. За 2018 год бухгалтер заполнил справки по форме 2 НДФЛ на каждого сотрудника, с помесячной разбивкой в приложении. Готовые сведения за истекший год были поданы в налоговую инспекцию в марте 2019 года. Затем, в августе, продавец Якимова подала заявление на увольнение. При окончательном расчете по зарплате ей была предоставлена справка 2 НДФЛ за период с января по август 2019 года.
Преобразования справки 2 НДФЛ, по сравнению с предыдущей версией, состоят в следующем:
| Старая форма | Новая форма |
| Содержит 5 разделов. | Состоит из 3 разделов и приложения. |
| Шапка документа и раздел 1. | Заменены титульным листом. В шапку добавлены ИНН и КПП работодателя. |
| Раздел 2 «Данные о физлице». | Данные включены в раздел 1. Отменен реквизит «ИНН в стране гражданства». |
| Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке 13%». | Выплаченные доходы и предоставленные вычеты с разбивкой по месяцам заносят в приложение. |
| Раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». | Заменен разделом 3 с тем же названием. Описания вида уведомления на вычет заменены кодами на вычеты, добавлена запись о подтверждении достоверности и полноте сведений, указанных в справке. |
| Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога». | Заменен разделом 2 с тем же названием, добавлено указание «по итогам налогового периода». |
Таблица 1. Различия между старым и новым образцом формы 2 НДФЛ
Новая форма, предназначенная для отправки в ФНС, разработана машиночитаемой. Это позволит облегчить и ускорить процесс проверки отчетности налоговой службой.
Основной лист справки для налоговой выглядит следующим образом:
Форма 2 НДФЛ (1 лист бланка)
Дополнительный лист – приложение к справке, отражает полученные за каждый месяц доходы сотрудника и предоставленные ему вычеты, также указываются соответствующие коды.
Форма 2 НДФЛ (приложение)
Справка, предназначенная для работников, имеет такой вид:
Форма 2 НДФЛ (для работников)
В новом формате справки для работников поменялось наименование. Теперь документ называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Значительных изменений эта форма не претерпела, из нее исключили реквизиты, не требующиеся физическим лицам.
Кому и для чего нужна справка 2-НДФЛ, где ее могут потребовать
Существуют несколько категорий физических и юридических лиц, которые имеют дело со справкой:
- налоговые агенты; индивидуальные предприниматели (ИП); работающие граждане; неработающие физические лица.
Рассмотрим подробнее особенности в обращении с формой 2 НДФЛ.
Налоговые агенты
В качестве налогового агента выступает юридическоелицо или индивидуальный предприниматель, которым заключаются трудовые договоры с работниками, предоставляется персоналу возможность выполнять свои трудовые обязанности и оплачивается их работу. Одновременно налоговый агент обязан удержать с выплаченных доходов налог на доходы физических лиц, перечислить его в бюджет Российской Федерации, и отчитаться в этом перед налоговыми органами. Таким отчетом и служит справка 2 НДФЛ.
Процесс подачи справки в налоговую юридическим лицом
Чаще всего данные для справки формируются в программе бухгалтерского учета «1С: Зарплата и управление персоналом». Готовые документы выгружаются и отправляются в налоговую инспекцию в электронном виде (например, при помощи бесплатного программного обеспечения ИФНС «Налогоплательщик ЮЛ»), или распечатываются и подаются на бумажном носителе. При подаче в распечатанном виде к справкам прилагается специальный перечень – реестр, в котором указываются сведения о работодателе, количество поданных справок, данные о сотрудниках. Один из экземпляров реестра сдается в ИФНС вместе со справками, второй – возвращается в организацию.
Важное дополнение! Отменена возможность подачи документов в ИФНС на электронных носителях информации (дисках, флешках, дискетах). Доступно только три варианта сдачи отчетности:
- лично посетить инспекцию; воспользоваться почтой; отправить справки при помощи системы электронного документооборота.
Продолжим пример: в марте 2019 года бухгалтер торгово-сервисной компании «Ритм» сдала отчетность за 2018 год по форме 2 НДФЛ в бумажном варианте, это сделать позволила численность сотрудников – 22 человека. По новым правилам, так как в компании в 2020 году числится более 10 работников, у бухгалтера возникает обязанность подавать справки о налоге на доходы физлиц за 2019 год через электронные каналы связи.
Ответственность за нарушения при сдаче отчета 2 НДФЛ
Если обнаружится, что работодатель не выполнил свою обязанность, или не успел сделать это в установленные сроки, он несет ответственность в виде штрафа, согласно пункту 1 статьи 126 НК РФ. За каждый не поданный или не вовремя сданный документ придется уплатить в казну 200 рублей. В случае подачи справки с ошибочными сведениями, штраф составляет 500 рублей за каждый неверный отчет. Об этом говорится в статье 126.1 Налогового кодекса. Можно исправить ситуацию и избежать штрафа, если ошибка будет самостоятельно обнаружена налоговым агентом и он успеет подать корректировку до того, как завершится камеральная проверка.
Например, бухгалтер средней школы № 9, при подаче формы 2 НДФЛ забыл внести сведения об уволенном сотруднике. После отправки отчета ошибка всплыла. Бухгалтер оперативно составил и передал в ИФНС корректирующую справку, за счет чего штрафов от налоговой в адрес школы не последовало.
Также предусмотрено административное наказание руководителей, главных бухгалтеров, других должностных лиц за нарушения при подаче данных. Статья 15.6 Кодекса административных правонарушений РФ гласит, что взыскания предусмотрены, если:
- Сведения переданы в ФНС позже допустимого срока. Налоговый агент отказывается от подачи информации. Данные заведомо искажены или отражены не полностью.
Размер административного штрафа в общем случае составляет 300 – 500 рублей, для нарушителей – представителей государственных органов или нотариусов сумма взыскания колеблется от 500 до 1000 рублей.
Сроки подачи справки 2 НДФЛ, установленные для работодателей
Установлены конечные сроки, в которые юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны подать сведения о доходах своих работников за отчетный период:
- Не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным – в отношении физических лиц, получивших налогооблагаемый доход. В этом случае в справке проставляется признак «1». Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным – если работник получил доход, но НДФЛ с него удержан не был. Подается документ с признаком «2».
С 2020 года сокращен срок подачи формы 2 НДФЛ. Все справки, независимо от признака, нужно будет подать до 1 марта.
Если произошла реорганизация компании, например, ее расширение или, наоборот, разделение, правопреемник ликвидированного юридического лица, заполняя справки и соблюдая положенные для сдачи сроки, должен выставить признаки «3» либо «4».
Индивидуальные предприниматели
Если ИП использует наемных сотрудников – он является работодателем и обязан выполнять все функции налогового агента.
А вот если справка понадобилась самому предпринимателю, например, для расчета алиментов или для обращения в банк за кредитом, может ли он написать ее себе самолично? Нет, по отношению к себе или иным ИП быть налоговым агентом не получится, поэтому форма 2 НДФЛ в этом случае не применяется.
Предприниматель может получить такую справку только в том случае, если помимо своей предпринимательской деятельности он работает по найму. Тогда, как сотрудник предприятия, он может запросить 2 НДФЛ в бухгалтерии, но в документе будут показаны только те доходы, которые заработаны в данной компании, а не результаты его собственного бизнеса.
Если индивидуальному предпринимателю нужно подтвердить свой доход в банке, в суде, либо в других инстанциях, он может предоставить по месту требования налоговую декларацию, книгу доходов и расходов, и справку о доходах, составленную в свободной форме.
Наглядный пример: ИП Княжев занимается электромонтажом систем освещения, работает в одиночку, без сотрудников. В апреле в семье Княжевых родился третий ребенок, и для оформления статуса многодетной семьи в отдел соцзащиты потребовалось подтвердить доходы. Предприниматель предоставил книгу доходов и расходов за текущий год, а также следующую справку в свободной форме:
Справка о доходах индивидуального предпринимателя
Работники предприятий
Справка 2 НДФЛ может потребоваться в разных ситуациях:
- Она помогает сотрудникам банка оценить платежеспособность человека при определении максимально положенной сумме кредита. Для того, чтобы оформить налоговый вычет, например, за лечение или обучение. Для этого нужно заполнить налоговую декларацию, взять на работе справку 2 НДФЛ, приложить договоры и квитанции об оплате учебы или лечебных процедур, и после проверки всех этих документов вернется 13% потраченной и подтвержденной суммы. Иногда бланк 2 НДФЛ нужен при участии в судебных разбирательствах, например, когда нужно рассчитать сумму алиментов или разделить имущество между бывшими супругами. Для получения разрешения оформить усыновление или опекунство над несовершеннолетним ребенком, престарелым человеком. Она помогает сотрудникам социальных служб оценить, сможет ли человек потянуть иждивенца. С целью подачи налоговой декларации, она составляется на основании данных из справки 2 НДФЛ. Физические лица подают декларацию в ФНС, чтобы получить налоговый вычет при покупке жилья, обучении или лечении (как себя, так и своих близких), а также при необходимости отчитаться за доходы, возникшие не от основной деятельности. Это может быть сдача имущества в аренду, преподавательская деятельность, продажа недвижимости, земли или транспортных средств, получение выигрыша и т.д. При смене места работы. Устраиваясь на новое предприятие, работник должен принести бланк формы с предыдущей фирмы, чтобы бухгалтер мог определить, положены ли ему стандартные вычеты, облагать ли налогом материальную помощь и т.п. Для получения визы при выезде за границу. Чтобы оформить в посольстве визу для туристической поездки или рабочей командировки, иногда достаточно справки о доходах в свободной форме. Но, например, для получения шенгена в Германию, Чехию, Францию, нужно предоставить именно бланк 2 НДФЛ.
Как получить справку на работе
Для этого нужно подойти в бухгалтерию своего предприятия и написать заявление в свободной форме. Иногда достаточно и личной договоренности с бухгалтером, но чтобы специалист не забыл про вашу просьбу, лучше подать прошение в письменном виде. И, хотя налоговое законодательство не устанавливает сроков, в статье 62 Трудового Кодекса РФ сказано, что документ должны выдать в течении трех дней с момента подачи заявления.
В некоторых компаниях заранее подготовлены бланки, где нужно только вписать личные данные и указать период, за который нужна справка.
Образец заявления на выдачу справки
В заявлении не надо указывать, куда будет предоставлена справка, также не важна и причина, по которой она берется. Нет никаких ограничений на количество справок, запрашиваемых работником. Если истек срок справки, можно снова требовать ее в бухгалтерии и делать это столько раз, сколько нужно.
Как быть, если отказали в выдаче справки 2НДФЛ
Если работодатель тянет время или вовсе отказывает выдать бланк, это может означать, что у него не все в порядке с оформлением бухгалтерской отчетности и перечислением налога в бюджет. Иногда «серая» зарплата не позволяет получить справку о доходах.
В любом случае, работник имеет право защищать свои права в суде, согласно статьи 22 НК РФ. Но не каждый захочет судиться с работодателем. Чаще действует второй вариант: при нарушении срока выдачи документов по письменному заявлению, можно обратиться в трудовую инспекцию и, если при проверке выявят нарушения, к самой компании и к ее руководству будут применены административные взыскания. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы в размере:
- 1 – 5 тыс. руб. – на должностных лиц; 30 – 50 тыс. руб. – на юридическое лицо.
Получение справки военнослужащим
Военнослужащие должны обратиться в Министерство обороны РФ, которое в данном случае является работодателем. Нужно послать письменное обращение в Единый расчетный центр или Управление финансового обеспечения Минобр России. Лучше заказать документ заранее, ведь сначала заявление поступит в нужный отдел, затем справка будет готовиться и пока она дойдет обратно – пройдет немало времени.
Если предприятие ликвидировано
Проблемная ситуация возникает, если человек работал в компании, которая затем была ликвидирована или обанкротилась. Чтобы подтвердить доходы и уплату подоходного налога за время деятельности на таком предприятии, следует обратиться в службу ФНС по месту регистрации компании. Данные, полученные за период функционирования предприятия, сохраняются в налоговой инспекции, поэтому при обращении справка будет выдана.
Неработающие граждане
Домохозяйки, безработные, студенты, пенсионеры, то есть все те люди, которые официально не трудоустроены, также могут столкнуться с ситуацией, когда им может потребоваться справка 2 НДФЛ. Например, для подтверждения платежеспособности при взятии кредита, при оформлении процедуры усыновления или опекунства, в процессе судебных тяжб. Как быть в этом случае?
Если гражданин не работает – у него нет официальных доходов, а значит и налог брать не с чего. Таким физическим лицам форму 2 НДФЛ получить невозможно, ведь отсутствуют доход, налог и работодатель.
Так, жена индивидуального предпринимателя Андрея Княжева – домохозяйка, пять лет назад уволилась с работы. После рождения третьего ребенка, подавая в соцзащиту документы на признание семьи многодетной, Княжева не смогла предоставить справку о доходах из-за их отсутствия. Женщина принесла в отдел защиты населения копию трудовой книжки и в заявлении указала, что она не работает и источников денежных поступлений не имеет.
Та же история и с пенсионерами. Пенсионные выплаты в общем случае не облагаются налогом на доходы, поэтому для людей, получающих пенсию, справка не предназначена. При этом важно понимать, что если пенсионер работает, то по месту своей деятельности он всегда может запросить отчет о доходах и взимаемом налоге.
Другое дело, когда безработный человек состоит на учете в Центре занятости населения, в этом случае он может сделать запрос в ЦЗН и получить документ там.
Неработающим студентам нужную справку предоставят в деканате учебного учреждения.
Когда представление справки 2НДФЛ не обязательно
Работодатель, будучи налоговым агентом, может не подавать в ФНС справки только в том случае, если в отчетный период сотруднику не выплачивался налогооблагаемый доход.
Работодатель должен понимать, что при отсутствии доходов у работника, отсутствует и обязанность подачи на него формы 2-НДФЛ.
Не нужно отправлять сведения в налоговую в следующих ситуациях:
- Если работникам выплачивались доходы, которые по закону не подлежат налогообложению. Эти выплаты оговорены в статье 217 НК РФ. К ним относятся, например, пособия по беременности и рождению ребенка, алиментные платежи, материальная помощь в сумме до 4000 рублей. Когда предприятие сотрудничает с ИП (оплачивает его услуги или покупает у него продукцию). В данному случае предприниматель обязан сам задекларировать свой доход и уплатить налог. При заключении торговых сделок с гражданами (в том числе собственными работниками). Например, автомастерская «Ваша машина» приобрела у автомеханика Спицына, работающего здесь же, автомобиль «Ниссан» за 100 тысяч рублей. За получение этого дохода должен отчитаться сам сотрудник, заполнив форму 3-НДФЛ, на основании статьи 228 НК РФ. Автосервис, при подаче справки в налоговую, не должен включать эту сумму в доходы автомеханика. При вручении подарков гражданам в натуральной форме, например, в рекламных целях. Так, компания на презентации нового товара раздает случайным покупателям мелкие сувениры. В этом случае невозможно установить получателей дохода, удержать с них налог тоже не получится. Если предприятие по договору комиссии продает имущество комитента. Здесь доход получает владелец имущества, поэтому обязанность отчитаться по налогу возлагается на него, а не на компанию – комиссионера.
Сколько действует справка 2 НДФЛ
Период, в который полученный документ будет являться действительным, законодательно не установлен. Поэтому его срок может быть различным, и зачастую оговаривается той организацией, куда нужно предоставить справку.
К примеру, для получения кредита разные банки выдвигают неодинаковые требования к сроку действия формы – от 7 до 30 дней. Период, за который должна быть отражена зарплата, также может разниться. В некоторых кредитных компаниях он составляет 1 год, в других – 3 или 6 месяцев.
При подаче документов в ИФНС для возврата суммы уже уплаченного налога на доходы физлиц, справка действительна 3 года. То есть в 2020 году можно вернуть часть средств, потраченных на покупку недвижимости, лечение или обучение, за 3 предыдущих года: 2019, 2018 и 2017 годы.
При обращении в визовый центр, как правило, документ требуется за полгода, действителен он в течение 1 месяца.
При постановке на учет в Центр занятости, справка с предыдущего места работы с данными о заработной плате за 3 последних месяца также будет годна в течение 30 дней.
Отдел опеки и попечительства для установления опекунства или усыновления принимают форму 2 НДФЛ, выданную не раньше месяца назад. При этом требуется отразить доходы за 12 месяцев.
Если срок действия справки истек, работник может попросить еще один экземпляр в бухгалтерии по месту службы.
Как сделать справку 2 ндфл самостоятельно (инструкция)
Если нет времени ждать справку от работодателя, есть возможность получить ее на сайте Федеральной Налоговой Службы. Для этого нужно сделать несколько шагов:
Шаг 1. Зайти в личный кабинет налогоплательщика:
Шаг 2. Выбрать вкладку «Мои налоги»:
Шаг 3. Нажать на ярлык «Сведения о доходах»:
На экране отобразится история справок о доходах:
Шаг 4. Сохранить документ на компьютер. Доступны для скачивания 2 вида справки: обычная и с усиленной электронной подписью налоговой службы, которая выглядит так:
Документ с такой подписью имеет юридическую силу, его можно отправить по электронной почте в банк, юристам или в другие инстанции.
Чем грозит подделка справки 2 НДФЛ
У некоторых людей возникает соблазн собственноручно заполнить чистый бланк, подделав подпись работодателя. Нужно понимать, что это уголовно наказуемое преступление. Основное большинство подделок совершаются с целью получить кредит.
Банки перед выдачей кредита проверяют справки на подлинность. Если возникли сомнения, кредитный инспектор может позвонить в бухгалтерию фирмы, узнать, выдавался ли работнику документ, верны ли сведения.
Если поддельная справка поступит в банк, это чревато негативными последствиями:
- при обнаружении подлога до заключения сделки – она прекращается, а нарушитель заносится в «черный список», единый для всех кредитных учреждений. Попадание туда гарантирует отказ от сотрудничества при обращении в любой банк страны; банк может инициировать подачу жалобы в отделение полиции или в прокуратуру, в результате чего последует возбуждение уголовного дела по статье 327 УК РФ, за подделку документов. если займ уже выдан, кредитный договор может быть расторгнут. Иногда, при своевременном погашении платежей, банк может «закрыть глаза» на этот проступок, но гарантии никто не даст; в случае, когда действия квалифицируются как мошенничество в кредитной сфере, вступает в силу статья 159.1 УК РФ. Наказанием в этом случае будет крупный штраф, исправительные работы либо лишение свободы.
Но, как известно, спрос рождает предложение. Поэтому на просторах интернета и в реальности не составит труда найти бухгалтерскую, либо юридическую фирму, готовую составить фальшивый документ за определенную плату. Такие действия расцениваются, как служебный подлог и подделка документов, и влекут за собой наказание по статье 292 и 327 Уголовного Кодекса РФ. При этом ответственность понесут как исполнители, так и заказчики.
Ответы на вопросы читателей
Где взять справку 2 ндфл индивидуальному предпринимателю?
Нигде. Если ИП осуществляет только предпринимательскую деятельность, он не платит налог на доходы физических лиц, поэтому получить документ не представляется возможным. В случае, когда ИП дополнительно работает по найму, он может запросить у работодателя справку в отношении этих доходов.
2 ндфл и 3 ндфл в чем разница?
3 НДФЛ – это налоговая декларация, подаваемая в ИФНС с целью отчитаться по налогу на доходы физических лиц. Ее подают не организации, а граждане, если они получили доход не от основной деятельности и обязаны уплатить налог с этого дохода. Также 3 НДФЛ заполняют, чтобы вернуть часть уже уплаченного в казну налога на доходы физлиц. А форма 2 НДФЛ служит основой для составления декларации 3 НДФЛ.
Кто подписывает справку 2 ндфл и нужна ли печать?
Бланк подписывается руководителем и главным бухгалтером компании. Печать ставится, если это требование выдвигает организация, в которую предъявляется справка. Но и без печати документ имеет юридическую силу. К тому же, некоторые работодатели, например, многие ИП, ведут деятельность без использования печати. То есть, если печать имеется, то лучше ее поставить, но можно предъявить справку и без печати – это не является нарушением.
Что такое налоговая база в справке 2 ндфл?
Это то значение, от которого рассчитывается НДФЛ. Налоговая база представляет собой разницу между общей суммой дохода и всеми вычетами, положенными работнику. Если сумма вычетов больше, чем сумма доходов, налоговая база равна 0.
Сколько стоит сделать справку 2 ндфл?
В среднем такая услуга стоит 2 – 3 тысячи рублей. Но последствия ее покупки могут обойтись гораздо дороже.
Как оформить справку через Госуслуги?
Учетная запись на сайте «Госуслуги» позволит авторизоваться и зайти на сайт ФНС, где можно скачать документ. Порядок получения справки описан выше.
Как запросить справку 2 ндфл на работе?
Подайте работодателю заявление в письменном виде, составленное в свободной форме. Лучше, чтобы его зарегистрировали, это обяжет сотрудников бухгалтерии выдать вам справку в течение 3 дней.
Справка 2 ндфл и справка о доходах – это одно и тоже?
Нет. 2 НДФЛ – это урегулированная законодательством форма, которая имеет специальный бланк. Помимо нее, может выдаваться справка о доходах, разработанная в самой компании, она не строго регламентирована. Также применяется справка для расчета больничного листа, составленная по форме 182н. Это все разные виды справок.
Я нахожусь в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Могу ли я взять справку 2 ндфл?
Если, находясь в отпуске по уходу за ребенком, вы не получали облагаемый доход, то справка на вас в налоговую не подается, так как при отсутствии дохода налог не взимается. Можно получить справку в свободной форме, подтверждающую ваш статус и отражающую нулевой доход. В случае выплаты вам в этот период облагаемого дохода, выдается стандартная справка 2 НДФЛ.
Подведем итог
- Справка 2 НДФЛ – официальный документ, который составляется работодателем – налоговым агентом на каждого своего сотрудника, при условии выплаты ему налогооблагаемого дохода. Обязанность компаний сдавать отчетность по форме 2 НДФЛ урегулирована на законодательном уровне, за нарушения передачи сведений в ФНС в установленные сроки, последуют штрафы. С 2019 года введен новый формат справки: для налоговой службы и для выдачи работникам. Индивидуальные предприниматели, имеющие штатных сотрудников, обязаны подавать за них отчетность на общих основаниях. Справки на себя и других ИП предприниматель выдавать не может. Работники предприятий вправе получить формуляр справки по месту своей работы, для предъявления в различные инстанции: банки, социальные, судебные службы, другие места требования. Трудовым кодексом установлен 3-дневный срок выдачи документа, с момента подачи работником соответствующего заявления. При отказе или просрочке выдачи справки, гражданин вправе обратиться в суд или в инспекцию по трудовым спорам. Есть возможность самостоятельно получить справку через сайт Федеральной налоговой службы или с помощью портала Госуслуг. Подделка документа грозит штрафными санкциями и уголовным преследованием.