Что такое справочная информация
СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Установление курсов, пропорций обмена иностранной валюты на валюту данной страны с учетом существующих экономических условий, действующих законодательных норм и сложившейся практики. Различают прямую котировку, когда иностранная валюта выражается в определенном количестве данных национальных денежных единиц, и косвенную — приравнивание единицы национальной валюты к определенному количеству иностранной валюты. Официальная котировка иностранных валют, публикуемая в периодических изданиях, используется как справочная информация на определенную дату. В рыночных валютных котировках коммерческих банков обычно указывается курс покупателя и продавца по сделкам с различными условиями и разными сроками. Рыночные котировки довольно динамичны, что способствует значительной дифференциации курсовых разниц. [c.139]
Бюро нормативно-справочной информации [c.228]
Документация рабочего проекта содержит технологию ввода и регистрации информации формы документов и маршруты их движения должностные инструкции формы нормативно-справочной информации и инструкции по их заполнению и внесению изменений альбом шифров (систему шифровки и таблицы) организацию комплекса программ и массивов информации рабочие программы и инструкции (перечень и их описание, блок-схема алгоритмов, инструкции по перфорации, записи на магнитную ленту и др.) спецификацию оборудования АСУП уточненный расчет экономической эффективности АСУП и т. д. [c.426]
По содержанию хранимой в них информации БД информационного фонда АБД могут представлять собой как массивы исходных данных, необходимых для проведения расчетов в процессе разработки народнохозяйственных планов и объединяемых под общим названием — основные массивы (ОМ), так и массивы справочной информации. Массивы справочной информации входят в состав ССМ машинного хранения и организуются в виде БД текстов и включаются в состав ИФ АБД. В массивах справочной информации содержатся сведения о классификационных логических связях, которые дают исходный материал для средств описания данных, имеющихся в основных массивах. [c.152]
Нормативно-справочная информация содержит в основном нормативы по расчету отдельных показателей, которые в определенном порядке наносятся на перфоленты, перфокарты, магнитные ленты и хранятся в памяти ЭВМ. [c.174]
Основными исходными данными для расчета являются отчет о выполнении плана по труду территориальными управлениями, информация различных управлений и отделов ГНС РСФСР и нормативно-справочная информация. [c.160]
В состав прочих операций входят получение различных внереализационных доходов (423,1 тыс. руб.), переоценка основных фондов (3537,7 тыс. руб.) и финансовые вложения (29,3 тыс. руб.). Помимо основной информации в КХО содержится справочная информация, которая не влияет на структуру капитала и не изменяет общую величину активов, хотя значения ДНА, ДФА и ОНА меняются [c.154]
Коммерческая информация составляет на мировом рынке порядка 10-20% от рынка биржевой и финансовой информации. (Речь идет о справочной информации о предприятиях, их продукции, финансовом положении, связях, сделках, адресах, телефонах менеджеров и т. д.). [c.67]
Взаимодействие управленческого и финансового учета достигается на основе преемственности и комплексного использования первичной информации, единства норм и нормативов и единства нормативно-справочной информации в целом, дополнения информации одного вида учета другим, однократной фиксации всей исходной переменной информации в первичном учете, взаимопроникновения методов или их элементов, приближения учетной информации к местам принятия решений, единого подхода к разработке задач управления и финансового учета производства при проектировании или совершенствовании систем автоматизированного управления производством. [c.18]
Нормативно-справочная информация — характеризует ресурсы предприятия, различного рода предметы, которые в процессе производства длительное время не меняют своих характеристик, а сведения о них многократно используются в плановых и учетных расчетах. [c.31]
Кроме того, использование массивов нормативно-справочной информации позволяет без калькулирования себестоимости каждого наименования деталей, полуфабрикатов определять потери и брак в одинаковой оценке возмещения и с виновников, и за счет производства. Представляется, что такой способ обобщения ин- [c.332]
Информационная база анализа Бухгалтерская отчетность (ф. № 1, 2, 4, 5,6) Данные первичного бухгалтерского и оперативного учета, выборочных обследований, нормативно-справочная информация, параметрические данные, акты ревизий и инвентаризаций, аналитические расчеты, а также сведения, добытые у конкурентов в процессе промышленного шпионажа [c.92]
Основой построения единого фонда нормативно-справочной информации станет развитие автоматизированного банка классификаторов и Единого государственного регистра предприятий и организаций, ведение которых должно осуществляться в режиме распределенного информационного фонда федерального и регионального уровней. Новым элементом такой системы являются формирование и внедрение Единого классификатора статистических показателей, обеспечивающего интеграцию статистических информационных ресурсов. Необходимо обеспечить комплексное решение задач сбора и телеобработки статистических данных, увязав в единый информационно-телекоммуникационный комплекс ресурсы районного, регионального и федерального уровней. Используемые в настоящее время средства связи характеризуются низким качеством. [c.50]
Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п. Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовый запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причем информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответ- [c.375]
Интегрированная база данных содержит оперативную и нормативно-справочную информацию. Для управления ведением расчетных функций, занесения и корректировки данных в системе используется развитый многоуровневый интерфейс. Встроенная справочная система позволяет специалисту при работе с программой получать необходимую консультацию без выхода из системы. [c.37]
Нормативно-справочная информация включает в себя таблицу налогов (по субъектам налогообложения), классификатор акционеров и др. Классификатор акционеров содержит признаки для группировки и выбора данных об акционерах при подготовке выходных форм. Информация, поступающая от пользователя в систему во время диалога, по содержанию является либо командами выполнения тех или иных операций, либо данными. Команды реализуются с помощью многоуровневого меню, которое объединяет множество доступных пользователю действий в подгруппы, группы и т.д. Их совокупность отражает принятую в системе логику поиска и работы. Данные — это информация числового или текстового характера, помещаемая в базу данных. Занесение данных ведется с использованием экранных форм. [c.37]
Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные примеры. [c.167]
Затраты на персонал + ассистент менеджера по учету Материальные затраты + затраты на получение справочной информации Итого лыс. ДМ + 60 + 20 тыс. ДМ [c.179]
Описание видов деятельности Мероприятия 1-3, как на рис. 40, дополнительно 4) текущая оценка платежеспособности на основе данных еженедельных обсуждений с отделом сбыта 5) получение дополнительной справочной информации [c.179]
Эффективно работающий экономист не должен все время проводить только за столом у себя в бюро и ждать, когда к нему придут с просьбой выдать справочную информацию. Он не может считать свою работу законченной, когда показатели занесены в книги и отчеты подписаны. [c.252]
О создание нормативно-справочной информации для управления предприятием, персоналом (классификаторы и справочная информация по кадрам, графики работ) [c.32]
Внедрение ИС занимает, как правило, длительное время, от нескольких месяцев до нескольких лет. Осуществляется первоначальная загрузка нормативно-справочной информации, ввод в схему документооборота новых форм документов, обучение пользователей. Внедрение ИС разбивается на опытную и промышленную стадии эксплуатации ИС, которая начинается после приемки И С. [c.50]
Классификаторы и кодификаторы являются наиболее представительной частью нормативно-справочной информации ИС, большое значение уделяется обеспечению высокого качества информации классификаторов. Качество информации определяется следующими факторами [c.59]
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ — совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления службы при ее функционировании. И.о.с.у.п. включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экон. информации и системы документации (унифицированные и специальные). Главными функциями процесса управления персоналом, реализуемыми на разных уровнях системы управления организацией, являются выработ- [c.102]
Мегодика технико-экономического анализа заключается в разработке экономико-математических моделей, алгоритмов, программ и процедур, а также массивов нормативно-справочной информации для выполнения расчетов различных показателей себестоимости, материалоемкости, трудоемкости изготовления, а также себестоимости и производительности при эксплуатации, приведенных затрат, экономического эффекта и лимитной цены. [c.255]
В состав рабочего проекта входят инструкции по эксплуатации технических средств ОТАСУ, рабочие программы решения каждой Зсдачи управления, инструкции по ведению нормативно-справочной информации, альбом форм документации для ОТАСУ, инструкции для персонала, обслуживающего систему. [c.221]
Время решения задачи в основном зависит от размерности массивов входной и справочной информации, которые определяются в конечном итоге числом УКПГ. Время счета (при наличииг справочных массивов) вместе с распечаткой выходных документов не более 5 мин. Периодичность решения задачи устанавливается по требованию оперативно-диспетчерской службы ГДП. Срок выдачи результатов решения задачи — не позднее чем за 15 мин до контрольного срока, указываемого во входном документе. [c.163]
На третьем этапе учетного процесса осуществляются контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных, и нормативно-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического учета. [c.227]
Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались возможности сортировки данных (которые хорошо реализованы и в Ex el), а также удобство эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации. [c.192]
Способ оптимизировать работу предприятия – НСИ от ЭТП ГПБ
Правильное структурирование нормативно-справочной информации – одна из фундаментальных задач современного бизнеса, тесно связанная с закупками, логистикой, управлением персоналом и целой плеядой других важных направлений. Хорошо организованные каталоги ТМЦ позволяют рационально распределять рабочее время, выходить на новые рынки, находить крупных заказчиков, выгодно управлять закупками и всегда быть в курсе положения дел с ТМЦ на предприятии.
На вебинаре «Ключевые проблемы ведения НСИ» эксперт ЭТП ГПБ, руководитель проекта по разработке и ведению системы НСИ Анастасия Рожкова рассказала, почему важно структурировать нормативно-справочную информацию, как эффективно решать возникающие проблемы и что ощутимо выигрывает организация с верно выстроенной системой НСИ.
Мы отобрали самые важные мысли из вебинара Анастасии и спешим поделиться полезными знаниями в этом материале.
Почему нормативно-справочная информация важна?
Значимость процесса закупок для предприятия играет очень большую роль. Эффективная работа самого предприятия зависит от своевременного, стабильного и качественного осуществления закупок необходимого количества материалов, товаров или сырья.
Закупочная деятельность организации зависит от того, насколько качественно будет выполнена вся последовательность операций. Поскольку предприятия разнородны, у всех свои бизнес-процессы, но можно выделить четыре основных этапа: планирование, поиск лучшего предложения, оформление договорных отношений и анализ эффективности снабженческих сделок.
Аналитика в наше время играет очень важную роль, для того чтобы определить, что именно закупается/поставляется, в каких объемах нужно, какой срок был затрачен на исполнение. Это огромные бизнес-процессы, особенно для компаний с большим оборотом.
Когда предприятие разрастается и увеличивается количество ТМЦ, которые оно закупает, часто возникают проблемы. Некоторые решают их на ранних этапах, но многие не задумываются об этом.
Что такое нормативно-справочная информация?
Нормативно-справочная информация – это ядро информационной системы предприятия, которое содержит различные справочники, применяемые в системе и служащие основой для будущей документации. НСИ – это основа и комплекс документооборота, все что организация покупает, продает, хранит, перемещает, находит отражение в бумагах, документации, транслируется в различные рабочие системы.
В части ТМЦ нормативно-справочная информация – это классификаторы, справочники, словари, вспомогательные константы, мини-справочники и т.д.
Справочники ТМЦ могут быть разделены на:
То есть в сумме НСИ предприятия по ТМЦ охватывает большую часть хозяйственной жизни, логистику, производство, распределение времени сотрудников, бизнес-процессы. К НСИ обращаются почти все отделы, и правильное ведение нормативной информации становится основной для структурированной работы всей организации. Справочная информация влияет на занятость сотрудников, закупки, выпуск товара, прибыль, оборот, даже кассовые разрывы.
Ошибки в ведении НСИ могут привести к серьезным проблемам для предприятия – простою, проблемам с запуском новых продуктовых линеек, неравномерному распределению задач, отсутствию понимания расположенных на складе запасов и другим общим трудностям.
Ключевые проблемы ведения НСИ
Ключевые проблемы ведения НСИ на предприятии включают отсутствие единого подхода и методологии, дублирование позиций, человеческий фактор и отсутствие контроля.
1. Отсутствие единого подхода
Основная проблема – отсутствие единого подхода. Оно выражается в отсутствии регламентации бизнес-процессов предприятия. Когда в организации определяется какой-то бизнес-процесс, он обязательно должен быть четко регламентирован.
Для бизнес-процессов организации должны быть определены регламенты, в каком случае и что необходимо делать, как происходит взаимодействие между сотрудниками, распределение ролей, матрица ответственности, сроки и последовательность выполнения задач.
Отсутствие структурного подхода в этом вопросе приводит к нарушениям в работе предприятия, сложностям в распределении нагрузки, срывам сроков, дублированию задач и прочее.
2. Отсутствие единой методологии
Следующая закономерно вытекающая из отсутствия единого подхода проблема ведения НСИ на предприятии – отсутствие методологии.
Методология устанавливает требования к процессу ведения справочника:
То есть отсутствие методологии порождает критические ошибки во всей последующей обработке данных, а далее в документации предприятия, логистике, ведении складских запасов, закупок и т.д.
3. Дубликаты
Следующая проблема – возникновение дубликатов, когда один и тот же продукт может получать различные наименования и несколько различающееся описание характеристики от разных сотрудников, отделов, в разных справочниках и классификаторах. Из-за отсутствия единого подхода дубли могут постоянно копиться, расти в числе, «замусоривать» справочник, делать его громоздким и неудобным в использовании.
ПРИМЕР: Рассмотрим «хомут нейлоновый пластик», также его могут называть стяжками. Какие проблемы могут быть? Для данного класса позиций: кто-то может назвать номенклатуру стяжкой, кто-то хомутом. Например, если на предприятии не регламентировано, что только определенная группа сотрудников вводит номенклатуру в справочник, и это доступно разным отделам, может возникнуть множество дубликатов.
Возникают основания для большого количества дубликатов, дополнительно осложняемые фактором простых ошибок, опечаток, нерелевантных сокращений, вариативности в написании размеров, прочих обстоятельств человеческого фактора.
Появление дубликатов ведет к негативным последствиям. Из-за того, что справочник не уникален, становится невозможно достоверно отследить движение ТМЦ. Например, 7 хомутов-стяжек, заведенных в разные справочники, являются на деле одной фактической позицией. Они разошлись по разным складам, например, и в разных складах используются, их считают за разные позиции. И найти на одном и том же складе определенный хомут бывает сложно. Проблемы с точной идентификацией позиции могут вести к невозможности ее использования, исключению из рабочего процесса, ненужным закупкам и т.д.
Сложность сопоставления
Цепочка сложности сопоставления продукции выглядит следующим образом (в качестве примера):
В комплексе это приводит к неверной закупке ТМЦ, не того размера, формы, даже назначения. Также такие процессы уточнения и сбитой координации становятся причиной загрязнения справочника. Происходит дублирование, повторение позиций при работе с контрагентами, затем эти позиции попадают в справочник. Когда речь идет о крупной организации, где закупочные процессы происходят постоянно, а в справочниках содержатся десятки тысяч позиций, объем дубликатов и ненужных, одинаковых, ошибочных позиций, становится весьма значительным, при этом такие дубли очень сложно отследить и установить.
Грязный справочник создает осложнения при создании отчетов, аналитике, формировании будущих потребностей в ТМЦ. Часто в таких условиях то, что лежит на складе, может не соответствовать позициям в справочнике, не может быть найдено и использовано.
Дополнительная классификация
При работе по запросам заказчика со стандартизированными товарами и в госзаказе ТМЦ должны снабжаться дополнительными классификаторами, кодами – ОКПД2, КТРУ, ЕСКЛП и т.д. Соответственно, каждой позиции, которая должна быть представлена к закупке, должен быть присвоен стандартизированный классификатор, а она должна ему соответствовать.
При наличии в справочнике ошибок возникают существенные осложнения в закупке таких изделий, и при подаче заявки на участие в различных закупочных процедурах, сложно становится определить, как позиции справочника соотносятся с классификаторами и чему соответствуют.
Также при использовании загрязненных справочников становится сложно учитывать и применять регулярные законодательные и нормативные изменения в кодах присвоенных классификаторов, отслеживать позиции, к которым будут применяться новации.
Пример: Зачем нужны коды? Зачастую на площадках заказчики проводят предварительный анализ имеющейся номенклатуры или поиск поставщиков, и обычно это делается по кодам общероссийских классификаторов. Например, на Торговом Портале ЭТП ГПБ реализован поиск по ОКПД2. После того, как заказчик опубликовал свою потребность в закупках, он рассылает всем зарегистрированным поставщикам информационное сообщение о том, что есть потребность в определенной продукции. Например, заказчик хочет купить автошины. Соответственно, он устанавливает ОКПД2 в своей продукции, и все поставщики на портале, кто имеет у себя в прайс-листах позиции схожие по данному коду ОКПД2, получат рассылку с запросом. Соответственно, и поставщикам, и заказчикам выгодно иметь позиции, соответствующие стандартизированной классификации.
Отслеживание востребованности
Крупным заказчикам важно при производстве и реализации потребностей отслеживать востребованность. Между корпоративными НСИ и рынком могут возникать разрывы, сотрудники должны описывать информацию именно так, как она в среднем представлена на рынке, с той информацией, которой оперируют поставщики и производители необходимых позиций. Важно обеспечить понимание между заказчиком и поставщиком. В характеристиках, либо в наименованиях должна быть представлена полная информация по ТМЦ чтобы провести верную закупку по однозначной номенклатуре.
В случае наличия разрыва внутреннего справочника и описания товаров в среднем на рынке по какой-то принципиальной позиции (марка бетона, тип стали, размер детали в сантиметрах или дюймах и т.д.) предприятие может получить нерелевантную, не нужную для него продукцию. Такое случается даже с крупными заказами и ведет к солидным финансовым, временным, логистическим потерям. Избежать таких ситуаций помогает правильная работа с НСИ.
Решение проблем ведения НСИ на предприятии по шагам
Обеспечение регламента и настройка бизнес-процессов НСИ – это системная задача, которая требует комплексного подхода.
Процесс настройки НСИ включает следующие шаги:
В конечном итоге будет получен оптимизированный справочник (справочники) с уникальными позициями и нормами их описания, которые могут свободно использоваться по установленным шаблонам всеми участниками организации. НСИ также теперь можно будет удобно применять при взаимодействии со своими заказчиками и поставщиками.
После приведения в порядок нормативно-справочной информации предприятия, необходимо будет обеспечивать ее актуальность, вносить изменения с учетом внутренних запросов организации, условий рынка, изменений в законодательстве. При этом постоянно обновляемая НСИ становится одним из столпов эффективной работы предприятия.
НСИ от ЭТП ГПБ
Во многих случаях нормализация справочников предприятия и дальнейшее поддержание их в актуальном состоянии – это задача для профессионалов, специализирующихся в сфере НСИ, способных обеспечивать быструю интеграцию служб, обеспечивать обновления с учетом новых бизнес-процессов, аналитики рынка, появления нового эффективного ПО.
ЭТП ГПБ предлагает комплексное решение задачи по нормализации от экспертов рынка, постоянно взаимодействующих со сложнейшими классификаторами крупных заказчиков (в том числе, ГК Газпром). Решения по НСИ от нашей команды – это возможности по интеграции со всеми необходимыми сервисами, отточенный опыт ведения справочников, поддержка и адаптация к рыночным условиям с масштабированием под клиента с учетом требований бизнеса и практических задач предприятия.
Рассмотрим МДМ-решение на примере «MDM управление НСИ» от ЭТП ГПБ.
Сама система это:
Наиболее важные преимущества:
Преимущества ведения единой НСИ
Единая система ведения нормативно-справочной информации демонстрирует целый ряд преимуществ для предприятий:
В конечном счете внедрение централизованной системы ведения нормативно-справочной информации позволяет упорядочить весь основной производственный цикл предприятия – планирование, поиск наилучшего предложения, оформление договорных отношений и анализ эффективности снабженческих сделок.
«MDM управление НСИ ТМЦ» от ЭТП ГПБ позволяет освободить время сотрудников, автоматизировать бизнес-процессы предприятия, структурировать списки справочной информации по продукции и оптимизировать бизнес-процессы, на практике повышая конкурентоспособность, эффективность и устойчивость организации.
НСИ от ЭТП ГПБ – изучайте вопрос с нами
Для понимания важности НСИ в организации снабжения и поддержании бизнес-процессов предприятия Обучающий Центр ЭТП ГПБ проводит регулярные вебинары с участием экспертов рынка, где подробно разбираются подходы к нормализации, важность НСИ для предприятия, даются практически полезные советы по ведению справочников самостоятельно и разъясняются случаи, в которых важно доверять профессионалам.
16 сентября 2020 года состоялся вебинар «Ключевые проблемы ведения НСИ», спикером которого также выступила руководитель отдела НСИ ЭТП ГПБ Анастасия Рожкова.
