Что такое вид документа

Что такое документ

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Как только мы рождаемся, то сразу получаем свой первый документ — это свидетельство о рождении.

И всю дальнейшую жизнь документы сопровождают нас повсюду: в поликлинике, в школе, на работе и т.д.

Так что же такое документ, каково его функциональное предназначение, какие виды документов существуют? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Документ — это.

Заимствование слов из других языков — доказательство тесного общения народов Земли между собой с самых древних времен. Так, слово «документ» пришло в русский язык из немецкого (Dokument), а немцы, в свою очередь, позаимствовали его из латинского «великого и могучего» (documentum).

В переводе «документ» — это «доказательство». То есть документ доказывает факт существования сведений, зафиксированных в нем.

Вывод: документ — это носитель информации, удостоверяющий, что какой-либо факт «имеет место быть».

Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т.д., называется документацией. Например, документация по строительству дома.

Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства, подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога.

Признаки документа:

Реквизиты документа — это обязательные элементы его оформления (наименование, дата, подпись, адресат, текст и т.д.). Реквизиты бланка документа — это уникальный номер и серия;

Немного «заумная» формулировка, но именно так определяет документ Федеральный Закон (ФЗ) № 77-ФЗ в редакции 2016 года (ст. 1).

Если говорить проще, то документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе.

Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом. Он удостоверяет, что человек из племени добыл на охоте кабана (зайца, мамонта).

В обывательском представлении понятие документа суживается до удостоверения на бумажном носителе какого-либо факта.

Пара исторических фактов

Первые документы появились в 30 веке до н.э. Письменности еще не было, поэтому в ходу было предметное документирование, т.е. какой-либо объект обозначался определенным символом. Например, война обозначалась стрелой.

Позже от непосредственно предметов люди перешли к их изображению на различных поверхностях: на камнях, на деревьях, на бересте. Рисунки стали прародителями письменности.

Именно с возникновением письменности сопряжено появление документов в формате, напоминающем современный. Об этом свидетельствуют документы, датированные 5 веком до н.э.

Функции документов

Документы имеют несколько функций, рассмотрим их в сводной таблице:

Классификация

Документы условно подразделяются на несколько видов в зависимости от классифицирующих признаков.

Все документы делятся на личные и официальные. Личные — это те, которые не касаются служебной или общественной деятельности человека.

Классификацию официальных документов проанализируем в таблице:

Знания лишними не бывают, читайте наш блог и узнавайте новое!

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Сейчас пошла тенденция от нашего государства, все документы превращать в цифру. С одной стороны вроде и удобно, но ведь столько утечек случается, как не обеспечивай кибербезопасность, но хакеры всегда найдут брешь.

Историю недавно слышал, как мошенники оформили цифровую подпись от имени жертвы и далее провели сделку с квартирой, принадлежащей жертве, вот так получается. Нет, уж лучше бумага и подпись собственной рукой, тогда хоть подделку можно будет установить.

Денис: это проблема государства защитить эту информацию (готовить специалистов, разрабатывать алгоритмы защиты). А выгоды от цифровизации неизмеримы. Большинство серых зон и серых схем исчезнут, а оперативность работы с информацией будет феноменальной. Это другая реальность и качество жизни.

Источник

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Источник

Виды документов и их классификация

В различных сферах деятельности граждан и юрлиц используются те или иные виды документов. Составление, хранение, оборот и использование бумаг является предметом изучения такой дисциплины, как делопроизводство. Рассмотрим далее, какие существуют виды документов.

Делопроизводство: общие сведения

Документационное обеспечение представляет собой особое направление деятельности, состоящее в оформлении, составлении, хранении и обработке документов. От того, как выглядит бумага и информация в ней, как осуществляется организация работы с ней, во многом будет зависеть правильность и своевременность принятия важного управленческого решения. Документация отражает и учитывает деятельность компаний, предприятий, фирм. В этой связи делопроизводство предписано законодательством. При проведении проверок ревизии прежде всего подвергаются те бумаги, в которых зафиксирована деятельность предприятия.

Основные направления делопроизводства

На современном этапе в данную деятельность входят:

Регламентация технологии делопроизводства осуществляется в нескольких направлениях:

Для организации и ведения делопроизводства необходимы профессиональные знания и специальные навыки. В этой связи для осуществления данной работы в учреждениях и на предприятиях формируются соответствующие подразделения (отделы, службы). В небольших компаниях делопроизводством занимаются секретари, уполномоченные руководителем сотрудники несут ответственность за состояние бумаг предприятия. Для каждой группы документов должно быть предусмотрено определенное место. Как правило, они хранятся в несгораемых шкафах. За ненадлежащее ведение документации к должностным лицам могут быть применены дисциплинарные взыскания.

Законодательная база

ФЗ, регламентирующем информацию и ее защиту, закреплено обязательность документировать сведения и установлен ряд базовых определений. Данный нормативный акт также урегулировал отношения, которые возникают при создании и последующем применении информационных технологий. Обязательность документирования предписывается и другими законами. В частности, ГК определяет правовые основы деятельности юрлиц и порядок делопроизводства для них. В НК установлены типовые налоговые документы. С их помощью ведется учет коммерческой деятельности компаний и физлиц, своевременности отчисления сборов в бюджет. В законе также установлены образцы документов. Так, в ГК предусмотрены требования к составу учредительных договоров, уставов, доверенностей и так далее. В нормативных актах устанавливаются формы документов, которые пересылаются различными способами (по почте, факсу, через Интернет).

Документы России

Административная система делопроизводства включает в себя многоуровневую классификацию. Выделяют следующие общие виды документов:

Также выделяют такие формы документов, как:

Прочая классификация

В зависимости от содержания бумаги могут быть простыми или сложными. В соответствии с происхождением выделяют личные и официальные, по месту принятия – внешние и внутренние. Различаются виды документов и по срокам хранения: постоянно, больше и меньше десяти лет. В зависимости от гласности, бумаги могут быть несекретные и секретные (сов. секретные, конфиденциальные). Выделяют виды документов по методу фиксации: звуковые, графические, машино- и рукописные, фотокиноматериалы.

Бумаги также могут быть срочными или несрочными. В соответствии со стадиями выделяют выписки, черновики, подлинники (оригиналы), копии. В отдельную категорию выделяют государственные документы. По действующему законодательству уполномоченные органы издают инструкции, указания, приказы, постановления, распоряжения, решения, указы.

Первичные документы

К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

Делопроизводство предприятия

По указанию руководителей компании и инициативе начальников подразделений разрабатываются различные положения. Данная группа документов включает в себя индивидуальные и типовые акты. Содержание первых касается управленческих подразделений, цехов, отделов, включенных в организационную структуру предприятия. Типовые документы касаются цехов основного производства. Проект положения составляется исполнителем, согласуется с юридическим отделом организации. В случае возникновения замечаний или возражений их излагают отдельным документом или на втором экземпляре. Основным распорядительным актом на предприятии выступает приказ руководителя. Посредством этого документа может быть оформлен порядок деятельности организации, поручения и решения, разного рода мероприятия, результаты ревизий, итоги работы и так далее.

Докладная записка представляет собой бумагу, в которой излагается какой-либо вопрос или факт, предложение или вывод. Она может направляться руководителю предприятия или вышестоящей организации. Служебная записка – это разновидность письма, одна из форм внутренней переписки на предприятии. Ее направляют из структурных подразделений любому адресату организации, за исключением прямого руководства. Служебная записка может быть направлена и конкретно каким-либо должностным лицом предприятия. Эти документы обладают отчетным, инициативным или информационным характером. Объяснительная записка – бумага, поясняющая содержание конкретных положений основного акта (отчета, программы, плана) или объясняющая причины нарушения дисциплины либо неисполнения поручения.

Инструкции

Эти документы разделяются на две группы. Входящие в первую категорию регламентируют порядок исполнения определенного процесса, в котором участвуют подразделения, должностные лица и так далее. Должностные инструкции определяют обязанности, права, функции и ответственность конкретных сотрудников. Эти документы могут разъяснять порядок, в соответствии с которым необходимо исполнять предписания законов и распоряжений (приказов, постановлений и так далее). Должностные инструкции могут быть постоянного или определенного срока действия. Бессрочные документы, тем не менее, подлежат пересмотру и проверке раз в 3-5 лет.

Источник

Виды документов. Классификация документов

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

По продолжительности хранения:

По дате исполнения:

Виды документов по разновидности изложения:

По наличию юридической силы:

Виды документов по происхождению:

По степени гласности:

Виды документов по месту создания:

Виды документов по области использования:

По разновидности документирования:

Формы и виды документов внутри организации:

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

Юридические документы

Она содержит ряд признаков:

Виды юридических документов:

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

Вид документа «Паспорт»

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

Источник

Типы документов. Документ: понятие и виды

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

Объем содержания и ограниченность доступа

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Формуляр

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

Источник