Что такое буферное время
10 советов для эффективного планирования времени
Время — это самое ценное для любого человека. Время — это и есть жизнь. Оно невосполнимо и необратимо. Растратить попусту свое время — это непозволительная роскошь. Если вы сможете правильно контролировать свое время, вы овладеете своей жизнью и проживете ее с пользой для себя.
Бизнесмены умеют использовать грамотно личное время, они действуют быстро, не тратят его зря, избегают поедателей времени, ходят и говорят в быстром темпе.
Приведем 10 советов от международной ассоциации предпринимателей, которые помогут вам эффективно планировать свое рабочее время:
Планируйте письменно
Обязательно записывайте на бумаге все, что собираетесь сделать: дела, встречи, телефонные звонки, корреспонденцию. Тем самым вы разгружаете свою память, концентрируясь на самом главном. Всегда делайте письменные заметки, это должно стать вашим ключевым правилом. Отраженный на бумаге план обладает психологическим эффектом, мотивируя вас лучше работать. В дальнейшем вы будете лучше контролировать свои поступки.
Определите цели
Если вы определите свои цели, вы сможете контролировать ситуацию, правильно расставлять приоритеты, поймете, как быстро достигнуть желаемого. Человек, имеющий осознанные цели и идущий к ним, задействует максимальные ресурсы для выполнения поставленных задач.
Разработайте план дня
Обязательно планируйте следующий рабочий день, причем делайте это в конце текущего. Наглядно сформируйте последовательность событий завтрашнего дня. Возвращаясь вечером домой, и утром при поездке на работу подсознание само проработает все задания и подготовит различные варианты их решений.
Учтите буферное время
Не стоит планировать свой рабочий день больше, нежели на 50%. Оставшуюся половину рабочего времени оставьте свободными для каких-то спонтанных дел: личных бесед, телефонных звонков, приема посетителей, остановок в работе. Невозможно избежать непредвиденных перерывов, поэтому не стоит планировать больше, чем можете сделать. Иначе будет возникать стресс от дел, с которыми не удалось справиться.
Расставьте приоритеты
Некоторые тратят большую часть времени, решая многочисленные несущественные проблемы, вместо того, чтобы полностью сконцентрироваться на нескольких самых важных в данное время делах. Зачастую лишь 20% правильно потраченного времени приносит 80% результата (принцип Парето). Обязательно установите приоритеты, распределив их по пунктам:
Рекомендуем планировать в день 1-2 задания категории А, 2-3 задания B, а остальное время посвятить заданиям группы С. Как правило, больше все равно не получится сделать. Лучше делать правильные дела, нежели дела правильно.
Контролируйте невыполненные дела
Ежедневно проверяйте, какие задания вы не выполнили сегодня и перенесли на следующий день. Не записываемые на бумаге дела обязательно потеряются. Перенос невыполненных заданий имеет несколько преимуществ. Если все время откладывать какую-либо работу, то когда-то вы все равно ее сделаете, поскольку захотите довести ее до конца. Или же вы решите, что данное задание не является столь важным и вычеркните его. Но и в этом случае проблема решится.
Анализируйте кривую производительности
Дневная активность человека подчинена биоритмам. Как правило, пик производительности припадает на первую половину дня. Именно на это время следует планировать выполнение наиболее важных и сложных дел (задания группы А). После обеда наблюдается спад, поэтому в это время лучше заниматься повседневными делами и налаживать социальные контакты (задания группы С). Ближе к вечеру можно приняться за задания категории B. Безусловно, каждый человек индивидуален, поэтому нужно понять свои биоритмы. Правильное использование закономерностей своего организма позволит без особых усилий повысить рабочую продуктивность.
Оставляйте время для «тихого часа»
Зачастую завершение «настоящей» работы происходит только после официального конца рабочего дня, поскольку днем мешают разные помехи. Это называется «тихим часом», поскольку вы встречаетесь с самим собой. Это время нужно посвятить выполнению самых трудных заданий, внеся его в свой рабочий план, туда, где записаны встречи. Отключитесь от всего, ведь с посетителями и телефонными звонками можно разобраться позже.
Не бойтесь делегировать свои полномочия
Обязательно передавайте часть своих полномочий работникам. Так вы сможет более эффективно управлять своим временем. Делегирование — это важный принцип работы любого руководителя, поскольку можно доверить ряд дел своим сотрудникам, а самому заняться решением основных вопросов. Это способствует также развитию и расширению компетенции персонала. В итоге выигрывают все. Чтобы сотрудник успешно выполнил поручение, нужно четко прописать следующие пункты:
Будьте последовательны
Методы, техника и записная книжка – это лишь часть успешного управления временем. Здесь также важны поведение, настрой и самодисциплина. А это более сложная сторона вопроса. Человек, как правило, управляется психикой, подсознанием и в меньшей степени логикой и рассудком. Чувства обычно доминируют над сознанием, и это не дает правильно использовать свое время. Ключевыми трудностями в этом случае являются постоянное нарушение последовательности, самодисциплины, привычка откладывать все на потом и так далее. Необходимо оставаться последовательным, активизировать свое подсознание и положительно себя мотивировать!
Чтобы время имело вечную ценность, советуем заполнить таблицу возникающими вопросами и своими идеями по данной тематике и попробовать найти ответы по каждому вопросу в Библии.
Почему в Библии? Потому что Библия (слово Божье) — это мудрые высказывания, проверенные на практике столетиями. Многие успешные люди используют Библию в качестве источника для мотивации. Попробуйте, это работает!
Упражнение-техника: «Буферное время»
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Две минуты. Средства для выполнения: Ежедневник. Частота выполнения: Еженедельно.
Это упражнение призвано научить вас выделять в своем ежедневнике «буферные» промежутки свободного времени. В идеальном мире можно было бы заранее запланировать любое собрание и любое занятие (включая и время для перехода от одного из них к другому) так, чтобы наши дела перетекали одно в другое. (На самом деле это был бы ад, а не идеальный мир, но суть, надеюсь, вам ясна.) В реальном мире что-то не укладывается в сроки, а что-то мы недооцениваем, для этого нам и нужно «буферное время»: это запас на случай всевозможных изменений.
В течение короткого времени окиньте мысленным взором последние пару недель. Как часто вы обнаруживали, что что-то не укладывается в сроки? Скажем, вы застряли в дорожной пробке, или человек, с которым у вас назначена встреча, опаздывает, или какое-то дело потребовало больше времени, чем вы предполагали. или случилось одно из миллиона других происшествий из-за времени. В результате вы или громоздите одно опоздание на другое, или встраиваете в свой график небольшие «буферные» промежутки времени.
Для того чтобы обеспечить себе практически полную гарантию точности, вам может понадобиться выделить на эти «крайние случаи» до пятидесяти процентов своего времени. Однако есть более эффективная система управления временем: вам может помочь правило Парето (занятие 4.4), и вы обойдетесь только двадцатью процентами. Попробуйте выделить двадцать процентов своего времени лишь на крайние нужды и будьте готовы увеличить это количество, если такая схема окажется эффективной.
Неиспользованное «буферное время» отнюдь не является потерянным. Располагая им, вы сможете выполнить все дела с
низким приоритетом, которые в противном случае оказались бы незавершенными.
Злоупотребление «буферным временем» может подорвать ваш распорядок, однако если вы будете в этом вопросе более реалистичны, то сумеете управлять своим временем гораздо эффективнее.
«Буферные» промежутки времени могут быть самой разной длительности, в зависимости от характера вашей деятельности. Так, встречи с отдельными людьми всегда выбиваются из графика, а некоторые поездки превращаются в кошмар, стоит лишь возникнуть небольшой задержке. Поэтому здесь следует руководствоваться не твердыми цифрами, а здравым смыслом.
Управление временем Борьба со стрессом Ведение переговоров Общее развитие Развлечение
Интенсивный курс личного развития
ТЕМА 8
Учитесь говорить «нет»
Многие люди не могут найти в себе силы, чтобы сказать «нет», хотя это не самая распространенная проблема. Таким людям кажется, что, если они откажутся взять на себя то или иное дело, это будет расценено как грубость (хотя оснований для таких опасений, как правило, нет). Однако нашим возможностям есть пределы, и всем нам время от времени приходится говорить «нет».
Точно так же бывает очень непросто сказать «нет» какому-нибудь занятию (бесцельному чтению ежедневной газеты или пребыванию на собраниях, на которых вы еженедельно просиживали в течение трех последних лет без малейшей для себя пользы). Пока я пишу эти строки, по телевизору показывают всевозможные шоу, в которых различные «специалисты» учат людей всеми возможными способами облегчать себе жизнь. В некотором смысле они преследуют ту же цель: если вы хотите контролировать свою жизнь и все успевать, вам потребуется избавиться от старой и вредной привычки, которую вы развили в себе или которую вам навязали другие.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
Упражнение:
Почему бы не сказать «нет»?
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Ежедневник. Частота выполнения: Один раз.
Едва ли найдется много средств организации времени, которые могут сравниться по своей эффективности с умением сказать «нет». Впрочем, часто решиться на отказ трудно, отчасти потому, что мы стараемся казаться вежливыми, а отчасти потому, что мы не хотим чего-то себя лишать: развлечений, премий или пользы для своей репутации.
Это упражнение является двухэтапным (второй его этап — следующее упражнение, которое называется «Нет, я не могу этого сделать»). Первый же этап заключается в понимании того, почему вам следует сказать «нет». В течение пары минут подумайте о том, как вы отвечаете на различные просьбы. Почему вы говорили «нет» реже, чем вам бы хотелось?
Теперь уделите несколько минут анализу текущих дел и встреч в своем ежедневнике и подумайте о делах, которыми вы были заняты последнюю неделю или около того. Были ли в их числе собрания, на которых вы присутствовали, или выполненные задания (а также досуговые мероприятия), которые ничего не давали ни вам лично, ни вашим близким, ни вашей компании? Почему вы не отказались от всего этого? По итогам составьте два небольших списка: «То, что я мог(ла) бы не делать» и «Почему я не сказал(а) нет».
Держите эти списки под рукой на тот случай, когда вам снова потребуется сказать «нет». Между тем, пока вы будете разбирать очередные обязательства и встречи, помните об этих списках. На этом этапе необязательно отказываться с ходу (хотя вы с полным правом можете это сделать), но следует хорошо представлять себе, что вы делаете.
Выяснив, почему так редко говорите «нет», вы сделаете важный шаг вперед в своем умении отказываться от того, что
Дата добавления: 2019-09-02 ; просмотров: 111 ; Мы поможем в написании вашей работы!
The Improved Methods
Обучение Agile методам, Agile трансформация компаний, консультации
Какую проблему решает буфер времени при планировании итерации
В прошлой статье я рассказывал об одной технике, которая применяется при планировании итерации. Судя по комментариям, которые на мой взгляд отходят от темы, я понял, что в прошлой статье не раскрыл главный вопрос — зачем и когда применять эту технику 🙂
Действительно, любой здравомыслящий человек, прежде чем применять новый подход, должен задаваться вопросом: «Какую проблему я решаю?».
Итак, какую проблему мы решаем с помощью буфера времени? Моя статья была навеяна проблемой планирования итерации, которую я обсуждал со своими клиентами. Вы наверное видели ниспадающие (burndown) графики в Cпринте, вроде этого:
Они говорят о том, что команда планирует больше, чем реально может сделать. Это может происходить из-за того, что при планировании итерации считается максимальный запас рабочего времени в команде (capacity) и потом берутся на себя обязательства по максимуму. Как результат, что-то в Спринте идет не так, как хотелось бы, и в итоге команда делает не все из запланированного или прилагает к этому излишние усилия.
Чем это плохо? Прежде всего, команда не выполняет взятые на себя обязательства — это ведет к подрыву доверия к команде со стороны Владельца Продукта и заказчиков. Опять же, сама команда де-мотивируется из-за того, что не все сделано, и со временем может прийти к состоянию, когда все будут мыслить: «чего напрягаться, все равно все не сделаем». А даже если и сделаем, то ценой дополнительных усилий и переработок. Ну и другие подобные негативные последствия — список можно еще продолжать и продолжать.
Выход из описанной ситуации с избыточным планированием многие команды находят эмпирически. Я уже неоднократно слышал, как Скрам Мастера говорят, что они вычитают из суммарной «мощности» (capacity) команды какой-то процент времени, как буфер времени, мол, «на риски». В прошлой статье, я рассказал, для чего именно и как выбирать размер этого буфера. Уверен, эта техника поможет объяснить, зачем вы делаете буфер и лично Скрам Мастеру и команде и заинтересованным лицам.
Следует четко понимать, две вещи:
Первое, у такой комплексной проблемы есть много факторов и решать ее нужно с разных сторон. Т.е. не следует надеяться, что вы примените одну технику и все само собой решится. Действительно, есть риск «замаскировать» проблему, если бездумно применять техники. Я учу команды, с которыми работаю, копать до причин и устранять проблемы «на корню».
Например, одновременно с применением этой техники, стоит работать над повышением точности оценок, тогда можно снизить первый тип буфера «времени на погрешность оценок». Также стоит работать над повышением качества и устранением дефектов, которые находятся поздно, во время верификации, тогда можно снизить второй тип буфера «времени на баги». Ну и технический долг лучше не накапливать, тогда и платить его почти не придется 🙂
Второе, на что стоит обратить внимание — это то, что никогда не стоит делать буфер на конкретную задачу или даже конкретный элемент Бэклога! Об этом я достаточно подробно рассказывал в своем докладе «Почему совместные оценки все-таки помогают Agile командам» — полистайте, там есть жизненные примеры ;-).
Когда вы делаете «запас» на отдельной задаче, то тут-то вас и настигает «закон Паркинсона» во всей его красе. В итоге, время тратится, а риски все равно «выстреливают» и сдвигают планы — погрешность накапливается и приводит к опозданию всей Истории или срыву планов всего Спринта. Как я говорил в докладе: «Ставить буфер в конце цикла, а не локально в каждую задачу/требование«.
В принципе, об этом же и говорила картинка, которую я вставил в прошлую статью:
И если вам понадобится кратко пересказать суть подхода коллегам, то я рекомендую запомнить следующее:
Надеюсь теперь стало понятнее.
Оставайтесь с нами, мы еще не раз вернемся к теме управления проектами.
7.5 Упражнение-техника: «Буферное время»
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Две минуты.
Средства для выполнения: Ежедневник.
Частота выполнения: Еженедельно.
Это упражнение призвано научить вас выделять в своем ежедневнике «буферные» промежутки свободного времени. В идеальном мире можно было бы заранее запланировать любое собрание и любое занятие (включая и время для перехода от одного из них к другому) так, чтобы наши дела перетекали одно в другое. (На самом деле это был бы ад, а не идеальный мир, но суть, надеюсь, вам ясна.) В реальном мире что-то не укладывается в сроки, а что-то мы недооцениваем, для этого нам и нужно «буферное время»: это запас на случай всевозможных изменений.
В течение короткого времени окиньте мысленным взором последние пару недель. Как часто вы обнаруживали, что что-то не укладывается в сроки? Скажем, вы застряли в дорожной пробке, или человек, с которым у вас назначена встреча, опаздывает, или какое-то дело потребовало больше времени, чем вы предполагали.
или случилось одно из миллиона других происшествий из-за времени. В результате вы или громоздите одно опоздание на другое, или встраиваете в свой график небольшие «буферные» промежутки времени.
Для того чтобы обеспечить себе практически полную гарантию точности, вам может понадобиться выделить на эти «крайние случаи» до пятидесяти процентов своего времени.
Однако есть более эффективная система управления временем: вам может помочь правило Парето (занятие 4.4), и вы обойдетесь только двадцатью процентами. Попробуйте выделить двадцать процентов своего времени лишь на крайние нужды и будьте готовы увеличить это количество, если такая схема окажется эффективной.
Неиспользованное «буферное время» отнюдь не является потерянным. Располагая им, вы сможете выполнить все дела с низким приоритетом, которые в противном случае оказались бы незавершенными.
Злоупотребление «буферным временем» может подорвать ваш распорядок, однако если вы будете в этом вопросе более реалистичны, то сумеете управлять своим временем гораздо эффективнее.
«Буферные» промежутки времени могут быть самой разной длительности, в зависимости от характера вашей деятельности. Так, встречи с отдельными людьми всегда выбиваются из графика, а некоторые поездки превращаются в кошмар, стоит лишь возникнуть небольшой задержке. Поэтому здесь следует руководствоваться не твердыми цифрами, а здравым смыслом.
Тайм-менеджмент
Все мы обладаем порогом эффективности. Будучи абсолютно уверенным в своих силах, каждый из нас склонен увеличивать предел загруженности в надежде на навыки и стрессоустойчивость. Рано или поздно все достигают лимитов и оказываются этим неприятно удивлены. Обратившись к разным интернет-статистикам, можно заключить, что человек тратит на работу половину своей сознательной жизни. А вдруг, применив несколько секретов эффективности, можно будет выкроить 5% данного времени под свои нужды? Именно об этом и пойдёт речь в сегодняшней статье.
Мы постарались агрегировать советы по эффективному управлению временем из разных источников и готовы представить несколько принципов тайм-менеджмента, основы которых перетекают из одной бизнес-литературы в другую. К слову, эти принципы служат нам верой и правдой и по сей день.
Принцип первый: Определение самой важной задачи (СВЗ)
Именно от оперативности выполнения сотрудником его ключевых задач и зависит его эффективность в рамках компании. Первостепенным инструментом для решения комплексной задачи является её разделение на составные задачи. Всех нас пугают громоздкие задачи, особенно в том случае, когда только на ваших плечах лежит ответственность за их выполнение. В терминологии тайм-менеджмента страх перед самой важной задачей (СВЗ) называется “игнорированием далёких слонов”. Вы попросту откладываете то время, когда приступите к выполнению задачи, ведь “слон” едва-едва мелькает пятнышком на горизонте. Ну и поскольку все мы знаем, насколько большим может вымахать слон, то его приближение с завидной для слона скоростью уменьшает ваши шансы на успех выполнения задачи. А также даёт ложную мотивацию выполнения. Не тот вид мотивации, в конце которого вы получаете премию за выполнение работ раньше срока. Скорее тот, где вы делаете всю работу в “приемлемом качестве”, чтобы не понести за нее дальнейшие санкции. Слон ведь может растоптать. Однако никто не мешает вам “съесть слона” перед тем, как он до вас доберется.
Как вы уже поняли, слоны в терминологии тайм-менеджмента это очень крупные задачи. Такие задачи необходимо делить на менее трудоемкие. Разделите “слона” на “бифштексы” и не стесняйтесь отобедать в день по такому бифштексу. Так вы доберетесь до слона раньше, чем он до вас. Не забывайте, что разделение задачи на подзадачи скорее всего повлечет за собой появление тех подзадач, которые вы хотите делать меньше всего. В тайм-менеджменте они носят название “лягушек”. И вам не захочется оставить себе блюдо из “лягушек” даже за несколько недель до сроков сдачи задания. Помните о своей мотивации. И подумайте, что произойдет с ней во время работы с самыми неприятными для вас задачами.
В основу принципа “слонов и лягушек” положена организация дня таким образом, чтобы раз в день вы отрезали часть от “слона” и съедали одну “лягушку”. Так вы не только снизите уровень стресса, но и сможете радоваться выполнению одной части большого задания и не сильно расстраиваться при поедании “лягушек”. Не забывайте себя поощрять за выполнение задания!
Конечно, в некоторых случаях достаточно сложным является выделение самой важной задачи, ведь на определение оной существенно влияют такие человеческие факторы, как уже упомянутая мотивация и получение удовлетворения от выполнения поставленной цели. Некоторые люди позволяют себе постановку “упрощенных” целей (Например: проверка почты, лишние коммуникации, и подобное), так как простота их выполнения и ложное пресыщение от количества завершенных задач позволяют отложить “лягушку” в своём списке дел. Это повлечёт за собой ситуацию, при которой от “слона” отрезается меньший кусочек, нежели запланировано. Составление и решение лёгких задач утром может быть заманчивой перспективой. Но и начало рабочего дня с выполнения сложных задач может послужить контрпродуктивной мерой для ваших показателей эффективности.
Утренние часы хороши не только тем, что большинство людей в это время находятся на пике своих когнитивных способностей, но и тем, что утром гораздо реже возникают непредвиденные вопросы и проблемы, требующие вашего срочного внимания. Начните утро с креативных задач, а рядовые решайте после. Даже если “лягушка” входит в креативную задачу, решайте её после “слона”. И не забывайте поощрить себя за это!
Последним по списку, но не по значению станет правило 6 П: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Есть негласное правило: Если цели нет на бумаге, то её не существует. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:
«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»
Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. С вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Вычеркните выполненную задачу из списка и выдохните. Чувство “завершенности” будут мотивировать вас работать дальше. Старайтесь разложить задачу на составные части так детально, как только сможете, пока список не станет “прозрачным” и простым в выполнении. Старания при составлении списка подзадач можно охарактеризовать принципом Парето: 20% усилий дают 80% результата.
Важно при определении СВЗ:
Второй принцип: Наличие буферного времени
Согласно концепциям тайм-менеджмента, всё наше время делится всего лишь на три категории, в зависимости от того, как оно расходуется:
Не удивляйтесь, что данный принцип и все последующие будут пересекаться с принципом выполнения самой важной задачи. В конце концов, мы говорим об эффективности, а самый главный параметр эффективности – время. Которым мы не обладаем в том объеме, в котором нам кажется. В конце концов день состоит всего лишь из 1440 минут. Отнимите 15 минут на консультацию и 30 минут на телефонный звонок не по делу из 1440. Сокращение времени почувствовалось в более остром ключе, не правда ли?
У буферного времени, бесспорно, очень высокая поддерживающая роль для времени результатов. Набросав пример своего ежедневного расписания, учитывая время для “слонов”, “лягушек” и вашей СВЗ, уделите время распределению часа времени в день в графу “Буферное время”. Не планируйте ничего на это время, несмотря на искушение. В общем и целом, вы бы всё равно потратили это время на разговоры, проверку почты, возможное посещение социальных сетей и другие незапланированные минутные задачи. Да, это будут пятиминутные перерывы в выполнении задач, и визуально они менее глобальны, чем час времени с незапланированной деятельностью. Но 5 минут сдвигают выполнение иной задачи на 5 минут, повторные 5 минут сдвигают выполнение еще одной задачи на 10 и вы сталкиваетесь с тем, что одну задачу нужно уже перенести на завтрашний, полностью распланированный день.
Также, если вы собираетесь в отпуск, рекомендовано окружить отпускные дни “буферными днями”, чтобы у вас была возможность ответить на все звонки и разобрать всю корреспонденцию за день “до”. И соответственно, влиться в течение рабочей недели в первый день “после”.
По статистике, самыми распространенными «поглотителями времени» являются:
Чем может быть полезно введение “Буферного времени”?
Непрошеные посетители. Если у посетителя есть дело, сутью которого станет достижение определенной выгоды, он подстроится под ваше “буферное время”. В противном случае согласует с вами “встречу”, а не “появление”.
Незапланированные телефонные звонки. Если суть беседы – неформальная, то ваша просьба перенести разговор на “буферное время” снизит желание звонившего побеспокоить вас, и он, либо утратит к нему интерес, либо вернётся к нему в ваше свободное время.
Неумение сказать «нет». Вы всегда можете сделать заметку про тему беседы, и при наличии “буферного времени” проявить инициативу в повторном поднятии темы для обсуждения. Уделите внимание тону: разделяйте в глазах человека “личный отказ” и “отказ в связи с рабочей загруженностью”.
Синдром откладывания. Уделите “буферное время” тому списку, где вы разделили СВЗ на задачи. Скорее всего ту задачу, что вы отложили, вы недостаточно разложили на подзадачи. Помните про наличие “лягушек” и последствия откладывания самых неприятных задач в виде снижения мотивации.
Буферное время не только сокращает процент вашего отвлечения с задачи на задачу, но также и даёт резерв для того, чтобы улучшить качество выполнения тех задач, над которыми уже была проделана определённая работа.
Третий принцип: Принцип “всего для всех”
С временем весьма сложно тягаться. Время – играющий без промаха игрок
При выполнении задач время – валюта, которая, к сожалению, не подлежит ни обмену, ни возврату. При ежедневном планировании мы достигаем некого компромисса между временем и самим собой. Но даже с достижением определенных успехов в этой области все мы сталкиваемся с ситуациями, когда день заканчивается, а поставленная задача не выполнена вовремя. Как следствие, это приводит к стремительному развитию прокрастинации. Самым неприятным фактором в данной ситуации будет являться то, что даже при методическом подходе к работе, вы начнете винить в этом себя, ведь это вы сделали меньше в определенный день. В части случаев это правда. При других обстоятельствах, вы начнете искать в себе некий изъян, которого скорее всего и нет, но ваш уровень мотивации значительно снизится, в то время, как стресс начнёт переноситься в другие сферы жизни.
Ведь всех дел не переделаешь:
Американские исследования зачастую указывают на проблему с перфекционизмом. Пытаясь быть “всем для всех”, рассеиваясь, вы упускаете из виду как настоящие задачи, так и настоящие возможности. Мы можем позволить себе бесконечное количество дел, бесконечное стремление сделать их еще больше. Но в день мы можем позволить себе 1440 минут. Которые нужны нашей работе, нашей семье и нам. Помните об этом.
Четвертый принцип: принцип Помидора
Что же касается ограничений и накладывания на себя мер, то здесь вам поможет “метод помидора”. Автором метода является итальянский студент Франческо Черилло, который вдохновился кухонным таймером в виде помидора, что и побудило его дать принципу такое название.
Принцип “помидора” предельно прост. Вам отводится на работу 25 минут. Затем пятиминутный отдых. Считается, что это время, оптимальное для поддержания идеальной дисциплины. Мы пользуемся основами этого принципа, но в срезе времени 50 минут работы/10 минут отдыха. Время на отдых позволяет переосмыслить выполнение работы, способствует эмоциональной разгрузке.
Важно! «Помидор» нельзя разделять! «Помидор» — это 50 минут чистой работы, которые посвящены выполнению поставленной задачи. Для того, чтобы процесс получился наиболее эффективным, желательно, чтобы под рукой был таймер. Настраиваем таймер, погружаемся в работу, выполняем, отдыхаем. Когда таймер прозвенел, отмечаем это в своем списке задач и отправляемся на свой заслуженный перерыв. Ключевой момент: после сигнала, оповещающего о начале отдыха, необходимо все оставить и идти отдыхать. Даже если будет убежденность в том, что ещё чуть-чуть и задача будет завершена, оставляйте всё и меняйте обстановку.
Но иногда бывает и так, что задача уже завершена, а «помидор» ещё тикает. Что ж, отлично! Вот хороший повод, чтобы пересмотреть то, что сделано, оценить и поправить. Мелкие задачи, каждая из которых на помидор не тянет, можно объединять в один помидор. Защищайте свои помидоры. Отложите все отвлекающие факторы для “буферного времени”. Вы не должны разрезать “помидор”. Он неделим.
Суть данного метода держится на следующих концепциях:
В заключение хочется добавить, что существует очень много принципов, стратегий и схем, которые позволят нам “договориться” со временем. Все концепции времени очень субъективны, нет какого-то универсального рецепта. Вы всегда можете взять несколько принципов и разработать из них новый, более подходящий именно вам. Экспериментируйте, ведь порогов эффективности нет!
Ниже приведён список книг, благодаря которым мы смогли познакомиться с различными техниками эффективного управления временем.