Что такое деловое сообщение
Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Как написать деловое письмо. Правила, примеры и образцы
В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.
В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.
Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:
Что такое деловое письмо
В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.
Соблюдайте общие правила деловой переписки:
В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:
Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.
Как использовать в современном мире
В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:
Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.
Примеры деловых писем
Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.
Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.
Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.
Сообщения об акциях.
Как правильно составить и написать деловое письмо
Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.
Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.
Заключение
Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.
Деловые письма в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления
Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2021 году, и пойдет речь ниже.
Деловое письмо – что это?
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.
Также официальное письмо должно быть:
Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.
При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.
Шаблоны оформления для делового письма (пустые):
Образец официального делового письма
Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.
Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)
Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.
Примеры писем на Английском:
Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:
Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:
В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».
Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)
Бланки в формате Word:
Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:
Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.
В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.
В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.
Деловое письмо – просьба (+образец оформления)
Готовые бланки:
Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:
Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.
Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)
Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.
Гарантии могут разными:
В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.
Готовые бланки:
Письмо партнерам (+образец оформления)
Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:
Готовые бланки:
В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.
Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.
Письмо обращение (+образец оформления)
Главная цель текста – смотивировать получателя:
Обычно с помощью этого вида переписки:
Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.
Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.
Письмо руководителю (+образец оформления)
Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:
Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:
Шаблон прикреплен ниже.
Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.
Письмо в компанию (+образец оформления)
Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.
Один из вариантов приведен ниже.
Письмо контрагенту (+образец оформления)
Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:
По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.
Правила написания делового письма в 2021 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:
Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.
Структура делового письма
Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.
Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.
Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:
Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.
Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.
Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.
Виды деловых писем
Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.
Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:
В первую группу попадают:
Во вторую включают:
Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.
Деловая корреспонденция делится и по характеру:
Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:
Некоммерческая корреспонденция:
Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:
Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:
Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:
Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.
Как правильно написать официальное письмо: образец
Деловая переписка – важный элемент в современном деловом мире. Она может вестись с партнерами, контрагентами, сотрудниками. В 21 веке такое послание уже редко когда отправляется в печатном виде, оптимальный вариант – электронная почта.
Чтобы добиться своей цели и достичь взаимопонимания, следует составить грамотное деловое письмо. А это задача не из простых. О том, как отправить официальное письмо по электронной почте, каким должно быть деловое письмо и как оно выглядит, вы узнаете из нашей статьи.
Что такое официальное (деловое) письмо
Деловое письмо еще называют официальным, так что привыкайте к наличию синонимов, мы будем использовать оба понятия.
Вообще, деловое письмо – это канал коммуникации, который позволяет донести какую-либо информацию до адресата в строгой и подходящей под ситуацию форме.
Обычно такой вид письма используют в бизнесе, когда надо договориться или известить партнера, инвестора, коллегу о грядущих изменениях, надвигающемся событии и др.
В чем суть делового письма
Деловое письмо, как и любое другое, имеет свою цель. Автор послания хочет добиться определенного результата, поэтому написанию письма следует уделить много времени.
Если речь идет о коммерческом предложении, рассылке, поздравлении – тут, как правило, нет определенного адресата. Текст пишется шаблонно (но в вашем индивидуальном стиле), а занимаются этим профессионалы.
Деловое письмо способно убедить, продать, напомнить о себе, уважить и даже привлечь инвестиции. Без него в современном мире – никуда.
К какому стилю относится деловое письмо
Деловое письмо относится к официально-деловому стилю. Не будем много разглагольствовать и разложим все по фактам.
Краткость. В деловом письме не нужно использовать весь свой лексикон, строить многоэтажные предложения и использовать эпитеты. Краткость, сжатость – вот черты делового стиля.
Наличие структуры. Тут особо не разгуляешься – есть обязательные части (шапки, приветствие, изложение сути обращения и т.д.).
Аббревиатуры, деловые слова. В написании письма есть определенные каноны – обширное использование юридических понятий и пр.
Повествование. Речь идет без неожиданностей. Человек просто повествует о чем-либо.
Прямой порядок слов. Обычно не бывает неожиданных поворотов и самодеятельности – порядок слов прямой.
Сложноподчиненные предложения. Деловое письмо – не про простоту, предложения используются длинные, сложные с обилием причастных и деепричастных оборотов.
Отсутствие эмоций. Здесь не место эмоциям, ахам, удивлениям. Все пишется лаконично и без какой-либо экспрессии.
Чем деловое письмо отличается от личного письма
Отличия между деловым и личным письмом обозначить несложно:
Деловые пишутся в официально-деловом стиле, а личные – в разговорном. Когда вы отсылаете послание своему другу по переписке, можете писать все что угодно – от высокопарных слов до просторечных, в официальном письме такое не пройдет.
Деловые письма могут находиться в свободном доступе, а личные остаются личными.
Официальные послания имеют цель, которую они конкретно доносят до адресата, – просьба, обращение, поздравление, предложение о сотрудничестве и пр. В личной переписке конкретной цели обычно нет, точнее, цель – само общение и передача информации.
Деловые письма имеют определенную структуру, тогда как личные лишены шаблонности.
Какие есть виды деловых писем
О НЕМ
Имеет место при просьбе + гарантии исполнения своих обязательств. Например, “Просим вас перевести на наш счет 2 000$. Со своей стороны гарантируем вернуть их с процентами до 23 июня 2022 года”.
Такое письмо пишут все компании, единоличные исполнители – с целью получения нового заказа. Тем самым человек или фирма предлагает сотрудничество. Форма может быть разной – презентация, письмо, лендинг и др.
Это письмо об оказании услуг или поставке товара. Там должны содержаться конкретные данные о месте, времени, стоимости, самом товаре. Если этих данных нет, то письмо не может считаться офертой.
Подтверждение получения писем
Такое ответное послание совсем не обязательное, но носит уважительный характер.
Этому письму мы посвятили отдельную статью. Его суть в том, что отправитель о чем-то просит адресата (отправить документы, посетить мероприятие). Начинается письмо со слов: “Просим вас…”.
Его суть в том, что человек уведомляет о приближении какого-либо дня. Например, “Напоминаем вам о том, что срок договора истекает через 30 дней”.
Деловые люди тоже приглашают друг друга на мероприятия. Благотворительный вечер, конференция, симпозиум – такие деловые встречи нередки.
Отправляется вместе с документами, товаром. Содержит некую опись. Является обязательным атрибутом тендеров.
Данное письмо отправляется для того, чтобы уведомить сторону о каких-либо изменениях. Например, отправитель поменял реквизиты банка и высылает новые, или же сменился юридический адрес организации.
Это некая дань уважения. Когда у партнерской фирмы произошло какое-то событие – День рождения гендиректора, получение нового статуса, выигранный тендер, юбилей компании и пр., есть смысл уважить ее и отправить поздравительное письмо.
Как написать деловое письмо, если никогда этого не делал?
Такой вопрос является нередким, ведь всем хочется написать по-настоящему эффективное деловое письмо и попросту не облажаться. Но беспокоиться не о чем, ведь у вас перед глазами наше руководство, которое точно поможет в создании грамотного делового послания.
Из каких частей состоит деловое письмо – все о структуре
В мире бизнеса и деловых коммуникаций принято все делать по стандартам. Определенные шаблоны есть и в отношении деловой переписки. Например, каждое письмо должно содержать:
Обращение к адресату;
Обозначение того, кто вы;
Могут быть и другие части – все зависит от того, какой тип делового письма вы используете.
Кто должен выступать автором и как написать, от кого письмо
Автором письма выступает тот, кто его пишет. Не нужно писать послание от имени гендиректора вашей организации, если договориться с партнером – ваша область деятельности. Вам достаточно представиться в начале письма или просто подписаться в конце. Но согласовать письмо с руководителем обычно нужно.
Если вы выбираете второй вариант, то он будет выглядеть так:
“(должность) – (подпись) – (ФИО отправителя)”.
“Генеральный директор … А.М. Кириллов”
В некоторых случаях требуется расшифровка подписи, но далеко не всегда.
Как начать официальное письмо на русском или английском языках
Несмотря на то, что некоторые различия между русским и английским бизнес-письмом есть, в них больше сходств. Например, начинаться послание в обоих случаях должно с приветствия и обращения. В английском языке это может звучать так:
Как правильно обращаться к адресату на английском языке
В первом же абзаце необходимо указать, кто вы и зачем пишете. Обратите внимание и на то, в каком стиле вы пишете. Конечно, нужно стараться быть кратким, но при этом использовать бизнес-лексику.
Разговорный английский нужно заменять на бизнес-английский, это касается и русского языка
Чем закончить деловое письмо на русском и английском языках
После того, как вы изложили суть вашего послания, нужно деликатно намекнуть на действие со стороны адресата. Сделать это можно следующими фразами:
Примеры завершающих фраз в английском письме
Кстати, в русском языке тоже могут присутствовать эти фразы. Они вполне вписываются в контекст и несут уважительный тон.
В самом конце текстовой части необходимо упомянуть себя и указать свои контактные данные. Вежливо завершить письмо можно так:
После этого заполняем “Email address” (электронную почту) и “Phone number” (номер телефона). Лучше оставить несколько способов для связи с вами, чтобы адресат смог выбрать более удобный для себя.
Как благодарить в деловом письме и где это уместно делать
В деловом письме лучше не благодарить заранее. Это относится к фразам: “Заранее спасибо”, “Заранее благодарю Вас” и пр. Такие обороты отталкивают и заставляют подумать, что вы к чему-либо принуждаете человека.
Вместо ранней благодарности лучше написать:
“Мы благодарны вам за многолетнюю помощь нашему благотворительному фонду”.
“Буду признательна вам, если вы вышлите мне сканы моих личных документов”.
“Надеемся на плодотворное и многолетнее сотрудничество”.
“Сердечно благодарим вас за полученные нами от вас денежные средства”.
“Прошу вас рассмотреть мою кандидатуру. Буду весьма признателен вам за помощь” и др.
Какого объема должно быть деловое электронное письмо
Мы акцентируем внимание именно на электронном письме, потому что с обычным все понятно – не более одного листа А4. Однако есть негласное правило электронные письма писать так, чтобы оно умещалось в экран. То есть в идеале отправлять послание, которое не нужно листать. Открыл – посмотрел – все понял.
Как написать деловое письмо: образец
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Пример написания делового письма
Как оформить деловое письмо: простые фишки и лайфхаки
Начнем с того, что у делового письма есть некий шаблон – структура, обязательные части и каноны оформления. Что должно быть в шапке письма:
полное и краткое наименование организации;
адреса электронной почты и местонахождения фирмы;
Что касается оформления, тут тоже есть свои правила:
По каким каналам рассылать деловое письмо и кто этим должен заниматься
Электронная почта – самый современный способ отправки делового послания. Несложно напечатать текст и отправить его по интернету, это быстро и бесплатно. Есть один минус – письмо может попасть в “Спам”. Сразу после отправки сообщения стоит позвонить адресату и уточнить, получил ли он послание.
Тут сразу ясно, что письмо будет идти долго. Спасет лишь решение отправить заказное письмо. В таком случае получатель получит специальное уведомление.
Иногда уместно отправлять письмо в социальных сетях. Но это только в том случае, если между отправителем и получателем есть дружеские отношения.