Что такое документ доклад

Что такое доклад — как его написать и правильно оформить

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Когда в качестве домашнего задания учитель просит подготовить доклад, трудностей обычно не возникает.

Мы все более или менее представляем себе, что это такое.

А вот откуда пошла традиция устных и письменных докладов, по каким правилам он составляется, для каких целей служит – узнать необходимо.

Доклад — это.

Слово «доклад» происходит от глагола «докладывать», то есть произносить вслух, на широкую аудиторию информацию, полученную из специальных источников.

Доклад – это информативное краткое сообщение о событии, лице, явлении, результатах проделанной работы или проведённого исследования. Данный термин широко используется в официально-деловом и научном стилях.

На рабочих совещаниях, отчётных собраниях докладчик предлагает слушателям ознакомиться с результатами своей работы или совершает обзор достижений своих подопечных (если это учитель, руководитель). Как правило, такое выступление для наглядности сопровождается презентацией.

Учебный процесс предполагает написание докладов как отдельный вид работы.

В школьной практике доклады бывают устными и письменными. Обычно текст доклада фиксируется на бумаге, а затем произносится публично.

Большим плюсом является наличие дополнительных аудио-и видеоматериалов.

Как оценивают доклад

Пока ученик или студент выступает перед аудиторией, педагог оценивает его труд по следующим критериям:

Как выбрать материал

Перед тем, как выбрать информацию из книги или интернет-источника, нужно проверить подлинность найденных сведений. В этом смысле книга авторитетнее и надёжнее. Энциклопедии составляются целым коллективом учёных-специалистов, затем проходят экспертную оценку и редакторскую правку. Не все сайты также добросовестно работают со своим контентом.

Чтобы не попасть впросак, придерживайтесь нескольких правил:

Например, если задан доклад на тему «Жизнь и творчество С.А.Есенина», не поленитесь составить маленькую анкету для друзей. Там может быть всего 3 вопроса (например, «Какие произведения Есенина вы читали?», «Какие стихотворения знаете наизусть?», «О чём бы вы спросили Есенина, если бы он жил в наши дни?»).

Проанализируйте ответы и в конце доклада сделайте вывод о том, интересен ли поэт современным читателям.

Как писать доклад (из каких частей он состоит)

Текст письменного сообщения включает в себя три раздела: вступление, основную часть и заключение.

Здравствуйте! Сегодня я расскажу о галапагосских черепахах. На своих морщинистых панцирях они носят следы древнейших цивилизаций. Эти редчайшие животные, возможно, скоро исчезнут с лица Земли. Как не допустить этого? Что мы можем сделать для них сегодня?

А знаете ли вы, что галапагосские черепахи откладывают за один раз 120 яиц, каждое из которых напоминает по размерам мяч для пинг-понга?

Итак, галапагосские черепахи – уникальные существа нашей планеты, которые остро нуждаются в охране. Можно помочь сохранению вида распространением информации об этих рептилиях, посильной поддержкой зоопарков, океанариумов, специальных питомников и охранных зон.

Введение и заключение – зеркальное отражение друг друга. Следите за тем, чтобы вопросы не остались без ответа.

Как оформить доклад

Когда материал найден, его нужно распечатать, особым образом расположив графы текста на листах бумаги.

Первым необходимо оформить титульный лист доклада. На середине листа по центру добавляется следующая «шапка»:

Доклад на тему:
«Жизнь и творчество С.А.Есенина»

Выполнил: ученица 8 класса «Б»
МАОУ СОШ № 555 г.Сверхсекретчинска
Умняшина Наталья

Проверил: Строгова Л.К.

Для школьного доклада этого достаточно.

В университете на верхней части листа нужно будет указать полное название учебного заведения и кафедру. Внизу вы проставите город и год написания работы. Образец оформления доклада (титульный лист):

«СВЕРХСЕКРЕТЧЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ Н.Н.МИКЛУХО-МАКЛАЯ»
«Кафедра природных аномалий»

Доклад на тему:
«Поведенческие особенности галапагосских черепах»

Выполнил: студент 1 курса специальности «Черепаховедение»
Вверхтормашкин Р.М.

Проверил: д.б.н., проф. И.И.Бородатов

После титульного листа находится оглавление – раздел, отражающий структуру доклада.

Текст основной части набирается 14 кеглем Times New Roman через полуторный интервал. Выравнивание производится по ширине листа, поля – стандартные.

В конце необходимо поместить список использованной литературы, который оформляется по требованиям ГОСТ: http://www.diss.rsl.ru/datadocs/doc_291ta.pdf

Секреты успешного выступления

Доклад записан и распечатан, но это только полдела. Нужно пересказать его с минимальной опорой на текст, не «по бумажке».

Для этого выполните следующие шаги:

Выступление имеет успех, когда докладчик чувствует себя уверенно, хорошо разбирается в материале. Он готов ответить на любой вопрос и даже ждёт диалога от аудитории.

Чтобы как следует подготовиться, познакомьтесь с дополнительной литературой по выбранной проблеме, поинтересуйтесь новейшими исследованиями в данной области.

Желаем удачи при подготовке доклада и на выступлении. Смело идите вперёд к вершинам ораторского мастерства!

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Не понимаю, как можно два разных события назвать одним словом. Проходит планёрка у директора, он говорит инженеру, сделайте доклад за вчерашний день. И в тоже время идёт заседание съезда и на нём выступает три часа докладчик. И всё это называется одним словом доклад?

Главное для докладчика понимать самому, что он написал, а то сейчас скачивают из интернета чужие работы, даже в суть не хотят вникнуть. Раньше с поиском информации было сложнее, сами книги искали, сами доклады по заданной теме писали, но была уверенность в достоверности информации. Сейчас же пишут все кому не лень, один Дзен чего стоит, а дети из таких сомнительных источников берут информацию и в лужу садятся.

Источник

Доклад

Доклад или отчёт — один из видов монологической речи, публичное, развёрнутое, официальное сообщение по определённому вопросу, основанное на привлечении документальных данных.

В военном деле короткий доклад называется рапортом (от польск. raport ) — официальным устным или письменным докладом от нижестоящего к вышестоящему. Рапорт может содержать отчёт о проделанной работе или обращение к начальству, по какому либо вопросу.

Содержание

Основные сведения

Доклад или отчёт — это сообщение или документ, содержимое которого представляет информацию и отражает суть вопроса или исследования применительно к данной ситуации. Часто состоит из информации о служебном деле, направляемой руководству или вышестоящему должностному лицу.

Типы и форматы

Доклады и отчёты могут быть устными или письменными. Формат доклада может быть как простым, с заголовками по темам, так и более сложным — в него могут включаться: диаграммы, таблицы, рисунки, фотографии, рефераты, резюме, приложения, сноски, ссылки, гиперссылки.

Виды отчётов: научные отчёты, рекомендационные отчёты, годовые отчёты, аудиторские отчёты, рабочие отчёты, отчёты о поездках, отчёты о расследовании, бюджетные отчёты, полицейские отчёты, демографические отчёты, кредитные отчёты, оценочные отчёты, проверочные отчёты, военные отчёты и т. д..

В юриспруденции

См. также

Литература

Полезное

Смотреть что такое «Доклад» в других словарях:

доклад — См. извещение. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. доклад известие, извещение, отчёт, сообщение; выступление, отчет, хрия, речь, реферат, рассказ, содоклад, рапорт, лекция,… … Словарь синонимов

ДОКЛАД — ДОКЛАД, доклада, муж. 1. Сообщение на научную тему в ученом собрании; публичная лекция. В народном доме состоится доклад о происхождении человека. 2. Устный отчет (на съезде, собрании и т.п.). Доклад правления на собрании пайщиков. Прения по… … Толковый словарь Ушакова

ДОКЛАД — это кратчайшее расстояние между двумя цитатами. Эмиль Кроткий Докладчик: человек, разговаривающий в чужих снах. Уистен Хью Оден в версии Янины Ипохорской От недомолвок докладчик перешел прямо к намекам. Александр Коротко Дуракам нельзя давать… … Сводная энциклопедия афоризмов

доклад — ДОКЛАД, донесение, рапорт, разг. рапортичка ДОКЛАДЫВАТЬ/ДОЛОЖИТЬ, доносить/ донести, рапортовать/отрапортовать … Словарь-тезаурус синонимов русской речи

ДОКЛАД — ДОКЛАД, а, муж. 1. Публичное сообщение развёрнутое изложение какой н. темы. Прочитать д. Выступить с докладом. Научный д. Прения по докладу. 2. Устное или письменное сообщение начальнику о служебном деле. Д. директору. Д. командиру. Явиться с… … Толковый словарь Ожегова

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией. Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N 928 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО… … Официальная терминология

ДОКЛАД — ДОКЛАД. 1. Вид монологической речи, публичное развернутое сообщение по определенному вопросу, основанное на привлечении документальных данных. Ср. рассказ, лекция, речь, выступление. 2. Прием обучения в условиях преподавания языка … Новый словарь методических терминов и понятий (теория и практика обучения языкам)

докладёт — [докласть] … Словарь употребления буквы Ё

доклад — выслушать доклад • восприятие делать доклад • действие доклад принять • действие, получатель доклад сделать • действие заслушать доклад • восприятие одобрить доклад • реализация, согласие подготовить доклад • существование / создание посвятить… … Глагольной сочетаемости непредметных имён

доклад — сущ., м., употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? доклада, чему? докладу, (вижу) что? доклад, чем? докладом, о чём? о докладе; мн. что? доклады, (нет) чего? докладов, чему? докладам, (вижу) что? доклады, чем? докладами, о чём? о докладах 1.… … Толковый словарь Дмитриева

Источник

Как правильно оформить доклад по ГОСТу: правила и практические советы

Если вы читаете эту статью, то это значит, что вам нужно подготовить доклад в письменном виде: грамотно и в соответствии с требованиями ГОСТа. Рассказываю, как всех удивить не только устным, но и письменным докладом.

Что такое доклад?

Стандартный доклад в школе, институте или университете — краткое информативное сообщение по конкретному вопросу. Обычно в нем приводят различные точки зрения на предмет исследования и высказывают собственную позицию в рамках тематической проблематики.

В процессе подготовки научного доклада студент или школьник проделывает серьезную научно-исследовательскую работу, учится анализировать, самостоятельно находить ответы на сложные вопросы, доступно преподносить информацию.

С устным вариантом все просто: вы можете записывать информацию даже на китайском или идише. Главное, чтобы вам было понятно. С письменным вариантом сложнее. Есть определенные правила, которых следует придерживаться при оформлении, и они не всегда совпадают с требованиями ГОСТа и теми, что предъявляются к реферату.

Какими документами руководствоваться при оформлении?

Если вам выпала участь (или честь) выполнять доклад письменно, не стоит паниковать. Отправляйтесь на кафедру и узнавайте, какие существуют требования конкретно на вашей кафедре и у вашего научного руководителя.

После этого найдите ГОСТ 7.32-2001 и ГОСТ 7.9-95.

Отдельного ГОСТа с требованиями по оформлению доклада нет. В этом случае используются те же документы, что и при написании рефератов, курсовых и дипломных.

План работы

Составление плана — лучшее, что вы можете сделать при подготовке. Благодаря ему работа гарантированно получится качественной и грамотной.

Вот 5 основных этапов:

Структура

Приведенные выше элементы непосредственно относятся к тексту. Остальные являются неотъемлемой частью доклада как вида самостоятельной работы:

Каждый элемент доклада начинается на новой странице. Это относится и к главам, и к параграфам.

Иногда преподаватели требуют оставить только основную часть, а все остальное, включая библиографию, выбросить. Помните, что даже если вы не составляете список литературы, то в тексте у вас должно быть указано, откуда взята информация.

Оформление доклада по ГОСТу 2020

Технические требования

При оформлении придерживайтесь следующих параметров:

Требования по содержанию

В письменном варианте можно использовать только научный стиль изложения — в этом его принципиальное отличие от других видов работ, а также от устного варианта.

6 полезных советов по подготовке и оформлению

Чтобы посмотреть, как все правила работают на практике, скачайте примеры оформления доклада для студентов вузов и учащихся школы.

Если у вас не получается выполнить работу самостоятельно, доверьте это дело опытным экспертам Studently.

Источник

Документ и его функции

Способы фиксации и передачи информации и средства связи. Общие и специальные функции документа. Фиксация знаний на материальном носителе. Место и роль документа в социальной и информационной среде. Использование новейших информационных технологий.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие о документе

2. Функции документа

Список используемой литературы

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие «информационные ресурсы». Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстоянии. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества. Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

1. Понятие о документе

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего, потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. №77-ФЗ). Там же.

В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Так в первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ». Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С18 Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С19

Так, в ст. 2 действующего с 2006 г. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация рассматривается как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006-С20 В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. Согласно ГОСТу Р 51141-98, утверждённом в 1998 г., определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Здесь нашла отражение, прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А. Копылов, М.В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации.

Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. «Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности».

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г.

Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций». Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия, как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена, прежде всего, практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё». Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

документ материальный информационный технология

2. Функции документов

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т. е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т. е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т. е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т. д.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации (системы «Интерспутник», «Интернет», электронная почта и др.) резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде. Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т. д.

С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т. п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т. е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т. п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации.

При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т. д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т. п.).

По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности. Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей. Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т. е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

· функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);

· функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Что касается функций документов, то естественно, с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счете, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», с изменениями и дополнениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля, 24 декабря 2002 г., 23 декабря 2003 г., 22 августа 2004 г., 3 июня 2005 г., 18 декабря 2006 г., 26 марта, 23 июля 2008 г., 11 июля 2011 г.;

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», с изменениями и дополнениями от 27 июля 2010 г., 6 апреля, 21 июля 2011 г., 28 июля 2012 г.;

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28;

4. Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9

5. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006;

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

курсовая работа [208,8 K], добавлен 20.06.2010

Процесс создания документа с использованием различных способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Орудия, используемые человеком для создания документов. Текстовый документ и его характерные черты. Способы кодирования информации.

презентация [1,2 M], добавлен 20.04.2016

Классификация документов в организации ОП ООО «Русский модерн». Функция документа как присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Хранение информации на материальном носителе. Эффективная организация документопотока.

курсовая работа [17,9 K], добавлен 11.03.2009

Характеристика документа как системного объекта. Его свойства, признаки и функции. Общая характеристика, его внутренняя и внешняя структура. Виды социальной информации и фасетно-блочная схема классификациии документов. Его информационная составляющая.

курсовая работа [56,6 K], добавлен 26.02.2009

Целевое назначение, присущее документу. Информационная емкость документа. Информационная, социальная, коммуникативная, управленческая, культурная, историческая и правовая функции документа. Качественная и количественная характеристика информации.

презентация [640,5 K], добавлен 24.09.2013

Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.

курсовая работа [32,5 K], добавлен 24.02.2014

Исследование эволюции устройств для фиксации, хранения и передачи информации во времени и пространстве в процессе развития человечества. Раскрытие материальной составляющей документа. Характеристика механических и электронных типов носителей данных.

курсовая работа [54,1 K], добавлен 08.07.2010

Источник