Что такое документационная культура управления в правоохранительных органах тест с ответами
Тест по дисциплине «Основы управления в правоохранительных органах»
«Управление общеобразовательной организацией:
новые тенденции и современные технологии»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Утверждено на заседании Специальность:
кафедры правовых и «Правоохранительная
прикладных дисциплин деятельность»
Протокол №___от ________ 2018 г. 40.02.02
Тестовые задания к экзамену
по дисциплине «Основы управления в правоохранительных органах»
1. Система управления – это… Продолжите определение.
2. Система управления органами внутренних дел обладает следующими свойствами:
А) открытость; автономность ; самоорганизуемость;
Б) целеполагание; самоорганизуемость; адаптируемость;
В) целеполагание; самоорганизуемость; адаптируемость; автономность; открытость.
3. В характеристику организационных звеньев входят следующие элементы:
А) объекты и субъекты управления;
Б) цели организационных звеньев; функции организационных звеньев; составы организационных звеньев; субъекты управления; объекты управления;
В) цели, функции и составы организационных звеньев.
5. Объекты управления – это…..Продолжите определение.
6.Структура формального организационного звена включает следующие элементы. Перечислите.
7. В системе управления правоохранительными органами выделяют:
А) формальные и неформальные организационные звенья ;
Б) только формальные организационные звенья;
В) формальные, неформальные и смешанные организационные звенья.
8.Формальные организационные звенья в правоохранительных органах подразделяются на следующие виды: ….. Перечислите.
9. Формальные звенья в зависимости от характера их деятельности подразделяются на виды:
А) механистические; органические; смешанные;
Б) формальные и неформальные;
В) органические и смешанные.
А) стихийно-организационные, временные;
Б) внеформальные, социально-психологические;
В) временные, социально-психологические.
11. Управление в органах внутренних дел – это….Продолжите определение.
12. Административно-организационный тип управления включает в себя следующие виды управленческой деятельности:
А) создание организационного звена и развитие организационного звена ;
Б) создание организационного звена и его поддержание;
В) создание, поддержание и развитие организационного звена.
13. Кадрово-ресурсный тип управления включает в себя следующие виды управленческой деятельности:
А) подбор исполнителей ; подготовка исполнителей и обеспечение ресурсами служебной деятельности исполнителей;
Б) подбор исполнителей служебной деятельности; подготовка исполнителей; активизация исполнителей; обеспечение ресурсами; оценка исполнителей служебной деятельности;
В) подготовка исполнителей; активизация исполнителей; оценка исполнителей служебной деятельности.
14. Процессно-организационный тип управления включает в себя следующие виды управленческой деятельности:
А) планирование предстоящей служебной деятельности исполнителей ; контролирование выполняемой исполнителями служебной деятельности; подведение итогов завершенной исполнителями служебной деятельности;
Б) планирование предстоящей служебной деятельности исполнителей; контролирование выполняемой исполнителями служебной деятельности;
В) контролирование выполняемой исполнителями служебной деятельности; подведение итогов завершенной служебной деятельности.
16. Цели управления в правоохранительных органах подразделяются на следующие виды:
А) основные и конечные;
Б) основные и непосредственные;
В) конечные, основные и непосредственные.
18. Методы управления в правоохранительных органах имеют следующие формы:
А) только подзаконные (ведомственные);
В) правовые, не правовые.
19. Система методов управления в правоохранительных органах включает в себя следующие виды методов:
А) методы приказов и распоряжений;
Б) методы властной мотивации ; психологической мотивации; методы социальной мотивации;
В) методы принуждения и убеждения.
20. Служебная информация в правоохранительных органах по содержанию классифицируется на:
А) управленческую; учетно-справочную; управленческие решения;
Б) управленческую; управленческие решения;
В) управленческие решения; учетно-справочную.
21. Служебная информация – это. Продолжите определение.
24.Функции управления в правоохранительных органах подразделяются на следующие виды:
А) прогнозирование; контролирование; анализ;
Б) специальные; общие; обеспечивающие;
В) учет; анализ; прогнозирование.
25.Управленческое решение в правоохранительных органах – это. Продолжите определение.
26.По юридическим свойствам управленческие решения подразделяются на следующие виды:
А) нормативные решения; общезначимые решения;
Б) общезначимые решения; индивидуальные решения;
В) нормативные решения; общезначимые решения; индивидуальные решения; смешанные решения.
27. По сроку действия управленческие решения бывают:
А) оперативные решения; долгосрочные решения;
Б) оперативные решения; среднесрочные решения; долгосрочные решения;
В) оперативные решения; смешанные решения.
28. В системе управления органов внутренних дел применяются следующие формы управленческих решений:
А) директива; приказ; распоряжение;
Б) положения; наставления; инструкции;
В) письменные; устные.
30. Видами правового регулирования являются:
А) предписания; дозволения; запреты;
Б) административно-правовой; гражданско-правовой; уголовно-правовой;
В) гражданско-правовой; уголовно-правовой.
31. В управленческой деятельности правоохранительными органами используются следующие виды нормативно-правовых актов:
А) положения; приказы; распоряжения; инструкции;
Б) приказы; инструкции; распоряжения; штаты;
В) положения; штаты; должностные инструкции.
32. Социально-психологическая культура управления в правоохранительных органах – это… Продолжите определение.
33. Управленческое общение –это… Продолжите определение.
34.К основным коммуникативным умениям руководителей относятся:
А) умение провести деловую беседу; умение провести совещание; умение говорить публично; умение вести переговоры;
Б) умение говорить публично; умение провести совещание; умение отдавать приказы и распоряжения;
В) умения грамотно выражать свои мысли; умения правильно отдавать распоряжения; умения правильно провести совещание.
35. Коммуникативные умения руководителя – это.. Продолжите определение.
36. Управленческие конфликты в правоохранительных органах – это.. Продолжите определение.
37. Управленческие конфликты бывают:
А) внутриличностные; межличностные; между личностью и организацией;
Б) межличностные; между организациями или группами одного или различного статуса;
В) внутриличностные; межличностные; между личностью и организацией, в которую он входит; между организациями или группами одного или различного статуса.
38. Причинами возникновения конфликтов в управленческой практике правоохранительных органов являются:
А) недостатки в организации труда; несовершенство управления; не профессиональное поведение руководителя;
Б) недостатки в организации труда; несовершенство управления; межличностные отношения в коллективе, приводящие к конфликтам; личностные особенности руководителя;
В) недостатки в организации управления; межличностные отношения между руководителем и исполнителями.
39. Приемами техники управленческого общения являются:
А) приемы установления контакта; приемы поддержания контакта; приемы устранения коммуникативных барьеров; приемы эффективного слушания; приемы составления и постановки вопросов; приемы установления обратной связи; приемы убеждения;
Б) приемы установления контакта; приемы поддержания контакта; приемы устранения коммуникативных барьеров; приемы эффективного слушания;
В) приемы установления контакта; приемы поддержания контакта; приемы устранения коммуникативных барьеров; приемы эффективного слушания; приемы составления и постановки вопросов.
40. Этико-эстетическая культура управления – это…Продолжите определение.
41. Этика – это… Продолжите определение.
42. Управленческий этикет в правоохранительных органах – это…Продолжите определение.
43. Аналитическая культура управления в правоохранительных органах – это..Продолжите определение.
44. Основными видами комплексного анализа в органах внутренних дел являются:
А) текущий анализ; внеочередной анализ; анализ за длительный период; сравнительный анализ;
Б) текущий анализ; анализ итогов за отчетный период; анализ за длительный период; внеочередной анализ; проблемный анализ; сравнительный анализ;
В) сравнительный анализ; текущий анализ; внеочередной анализ; проблемный анализ.
45. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это…. Продолжите определение.
46. Структура делопроизводства состоит из:
А) документирования и организации работы с документами;
Б) общего и специального делопроизводства;
В) секретного и несекретного делопроизводства.
47. Документационная культура управления в правоохранительных органах – это.. Продолжите определение.
48. Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются… Перечислите.
49. Руководители в правоохранительных органах – это… Продолжите определение.
50. Культура руководителя правоохранительного органа – это… Продолжите определение.
Тест с ответами: “Правоохранительные органы”
1. Что не относится к функциям правоохранительных органов:
а) охрана правопорядка
б) борьба с преступностью
в) издание специальных нормативно-правовых актов +
г) препятствие правонарушениям
2. Кто не относится к правоохранительным органам:
а) суд
б) полиция
в) прокуратура
г) Государственная Дума +
3. В задачи какого правоохранительного органа входит разбор преступлений и назначение справедливых наказаний:
а) суда +
б) полиции
в) прокуратуры
г) нотариата
4. В задачи какого органа входит оказание юридической помощи гражданам:
а) суда
б) полиции
в) прокуратуры
г) адвокатуры +
5. Что входит в обязанности полиции:
а) прием и регистрация заявлений
б) пресечение правонарушений
в) профилактика правонарушений среди молодежи
г) все перечисленное +
6. Имеют ли право представители полиции доставить человека в состоянии наркотического опьянения в больницу:
а) имеют +
б) не имеют ни в коем случае
в) имеют, но только с разрешения родственников
г) имеют, но только с разрешения самого человека
7. Возрастные рамки присяжных заседателей:
а) 20-80 лет
б) 25-70 лет +
в) 25-50 лет
г) 30-60 лет
8. Кто является представителем обвинения в суде:
а) прокурор +
б) адвокат
в) судья
г) нотариус
9. Независимость судей означает, что они:
а) подчиняются исключительно Конституции и иным законам +
б) имеют больше прав, чем другие граждане
в) не должны подчиняться всем действующим законам
г) могут нарушать некоторые законы
10. В задачи какого правоохранительного органа входит пропаганда правового образа жизни среди молодого поколения:
а) суда
б) полиции +
в) прокуратуры
г) адвокатуры
11. Кто имеет право стать судьей согласно Конституции РФ:
а) гражданин, достигший совершеннолетия
б) честный и принципиальный человек, поступивший на службу в правоохранительные органы
в) студент юридического факультета, практикующийся в адвокатуре
г) профессиональный юрист с пятилетним стажем работы +
12. Какой термин не относится к понятию «адвокатура»:
а) ответчик
б) консультация
в) юридическая помощь
г) государство +
14. Что в РФ является последней инстанцией по правам человека:
а) Европейский Суд по правам человека +
б) Верховный Суд РФ
в) городской (районный) суд
г) областной суд
15. Что относится к отличительным признакам правоохранительной деятельности:
а) осуществляется специально уполномоченными на то органами и организациями
б) применяются с помощью мер принуждения +
в) подотчетность вышестоящим органам и соответствующим международным организациям
г) осуществляется адвокатами для защиты прав граждан
16. Чем регулируется деятельность правоохранительных органов:
а) судебным прецедентом
б) Уголовным кодексом РФ
в) Гражданским процессуальным кодексом РФ +
г) Гражданским кодексом РФ
17. Какое место занимает судебная власть среди других видов государственной власти:
а) выше исполнительной, но зависит от законодательной
б) на одном уровне с законодательной, но зависит от исполнительной
в) на одном уровне с исполнительной, но зависит от законодательной
г) не зависит от них и занимает равное с ними положение +
18. Что является признаком судебной власти:
а) взаимодействие с органами исполнительной власти
б) в исключительных случаях может осуществляться органами исполнительной власти
в) процессуальный характер деятельности +
г) судебные решения не имеют силу закона
19. Что входит в судебную систему РФ:
а) все суды, кроме конституционных
б) конституционные суды, суды общей юрисдикции, арбитражные суды +
в) только федеральные суды
г) только суды общей юрисдикции
20. Кем назначается Генеральный прокурор РФ:
а) Президентом РФ
б) Советом Федерации РФ +
в) Государственной Думой РФ
г) Конституционным Судом РФ
21. Кто занимается оформлением завещания:
а) судья
б) прокурор
в) адвокат
г) нотариус +
22. Что не относится к правоохранительным органам:
а) адвокатура +
б) суд
в) прокуратура
г) органы внутренних дел
23. В каком году в России ввели суд присяжных:
а) 1802
б) 1864 +
в) 1905
г) 1917
24. Кто накладывает санкцию на арест подозреваемого:
а) следователь
б) прокурор
в) суд +
г) адвокат
25. Какой орган государственной власти осуществляет надзор за соблюдением законов на территории РФ:
а) Федеральная служба безопасности РФ
б) Министерство юстиции РФ
в) Прокуратура РФ +
г) Министерство внутренних дел РФ
27. Кто назначает на должность и снимает с должности Министра юстиции РФ:
а) Президент РФ +
б) Совет Федерации РФ
в) Государственная Дума РФ
г) Конституционный Суд РФ
28. Кто является субъектом правоохранительных органов:
а) лица и органы, уполномоченные осуществлять правоохранительную деятельность +
б) граждане и организации, являющиеся участниками того или иного судебного процесса
в) те должностные лица, которые наделены властью применять меры государственного принуждения за неисполнения закона
29. Чем обеспечивается независимость судей:
а) Гражданским кодексом РФ
б) Конституцией РФ +
в) Уголовным кодексом РФ
г) Трудовым кодексом РФ
30. Что не входит в задачи криминальной полиции:
а) предупреждение, пресечение и раскрытие преступлений по делам, по которым производство предварительного следствия обязательно
б) розыск лиц, уклоняющихся от исполнения уголовного наказания
в) розыск без вести пропавших лиц
г) охрана общественного порядка +
Ннн. Курс лекций по дисциплине основы управления в правоохранительных органах
Вопрос 2 Документационная культура управления в правоохранительных органах.
По данным специалистов, в целом на выполнение операций с документами руководители затрачивают от 30% до 80% своего служебного времени. Ведь реализация любой функции управления начинается с обращения к тем или иным документам и завершается различными операциями с ними.
Причем эффективность осуществления управленческих функций во многом предопределяется качеством документационной деятельности, ее основных составляющих: документирования и документооборота.
Целевое назначение документирования заключается, по мнению специалистов, в том, чтобы своевременно преобразовать информацию в такую форму, которая была бы пригодна, надежна и удобна для использования в практической деятельности руководителей.
Такое назначение обусловливается спецификой этой практической деятельности. Она заключается в том, что чаще всего имеющаяся (полученная) информация используется руководителями не сразу и не один раз, а, как правило, по истечении определенного промежутка времени и многократно в различных ситуациях.
Несовпадение во времени между моментами получения и использования руководителями информации приводит к тому, что у них возникает необходимость в ее надежном сохранении. Для этого она должна быть, прежде всего, зафиксирована на материальных носителях в том случае, если поступила к ним в нефиксированной (идеально фиксированной) форме. Дело в том, что при всей своей универсальности память руководителей все же оказывается ненадежным хранилищем информации.
Однако, к сожалению, дело не только во временном разрыве между моментами получения и применения руководителями информации.
Кроме того, очень важным является также то обстоятельство, что для практических целей руководители обычно могут использовать не любую информацию, а лишь ту, которая имеет определенное юридическое значение, то есть информацию, которая может вызывать те или иные юридические последствия. Это возможно только в том случае, если информация оформлена в соответствии с действующим правовым порядком.
Такие материальные носители вместе с информацией, зафиксированной на них в порядке, установленном нормативными актами, с помощью различных способов и технических средств, называются документами.
Степень совершенства документирования с точки зрения пригодности, надежности и удобства информации для практического использования определяется внешним и внутренним качеством документов.
Как считают специалисты, качественное документирование предполагает строгое соблюдение следующих основных принципов:
1) создание систем документов, необходимых для успешной деятельности всех руководителей (и исполнителей);
2) создание систем документов, достаточных для успешной деятельности всех руководителей (и исполнителей);
3) фиксирование информации об однотипных ситуациях в одних и тех же видах документов.
Практически реализация этих принципов во многом осуществляется в ходе унификации документов, используемых руководителями в своей деятельности.
Унификация является ведущим направлением совершенствования документов. Ее смысл заключается в установлении единообразного состава и форм документов, фиксирующих выполнение однотипных действий.
Она осуществляется с целью улучшения качества и сокращения количества используемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их создания и обработки, более эффективного использования современной информационной техники и т.д.
В результате появляются унифицированные системы документации, то есть такие системы, которые создаются по единым правилам и требованиям.
Документы, используемые руководителями в управленческой деятельности, составляют содержание системы, обозначаемой термином «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).
Заключительным этапом унификации является стандартизация, в результате которой требования к документам становятся нормами, обязательными правилами.
Целевое назначение документооборота заключается, по мнению специалистов, в том, чтобы своевременно обеспечивать руководителей качественной информацией, необходимой для практической реализации управленческих функций.
Целенаправленное «движение» документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность.
Как отмечают специалисты, степень совершенства документооборота с точки зрения эффективности обеспечения руководителей качественной информацией определяется:
1) числом «пунктов обработки» документов;
2) временем перемещения документов между «пунктами»;
3) временем выполнения всех необходимых операций с документами в каждом «пункте».
При этом предполагается строгое соблюдение следующих основных принципов, которые имеют характер требований, обязательных для выполнения во всех организационных звеньях:
1) прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество «пунктов обработки», исключающее либо сводящее к минимуму их возвратные перемещения;
2) избирательное распределения документов между руководителями (и исполнителями) в соответствии с их должностными обязанностями;
3) единообразие маршрутов «движения» и составов технологических операций для типовых документов, а также однократное выполнения каждой технологической операции с типовыми документами.
Большое значение для практической реализации перечисленных принципов имеет унификация документооборота в различных организационных звеньях.
Такая унификация предполагает рациональную последовательность операций с документами, установление порядка их выполнения и маршрутов «движения» документов в целом.
Для каждой группы документов может быть разработана типовая технология, которую обычно представляют в виде оперограммы или технологической схемы.
В процессе унификации документооборота необходимо учитывать важнейшее требование о том, чтобы максимально освобождать руководителей от выполнения несвойственных им технических операций с документами.
В целом документы можно определить как зафиксированную на материальных носителях информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это материальные объекты с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
В документации, обозначаемой термином «организационно-распорядительная», в зависимости от содержания зафиксированной информации выделяются два больших класса документов:
1) управленческие документы;
2) исполнительские документы.
Управленческие документы содержат сведения о различных типах управленческих решений. Основными среди них являются: уставы, положения, штаты, должностные инструкции, инструкции, приказы, указания, планы и т.д.
Исполнительские документы содержат сведения констатирующего и оценочного характера о состоянии деятельности в целом, о результатах выполнения различных действий, а также всевозможные запросы, просьбы, требования либо пожелания. Основными из них являются: справки, обзоры, докладные записки, служебные записки, объяснительные записки, акты, заключения, отчеты, протоколы, стенограммы, письма, телеграммы (телетайпограммы), телефонограммы и так далее.
Самостоятельный класс образуют так называемые документы по личному составу, которые создаются в ходе приема, перемещения и увольнения сотрудников, предоставления им отпусков, поощрений и т.д. К таким документам относятся: заявления, рапорта, анкеты (личные листки по учету кадров) и дополнения к ним, автобиографии, характеристики, приказы по личному составу и так далее.
В практической деятельности сотрудников в правоохранительных органах большое и особое значение имеют оперативные документы, содержащие сведения, используемые для организации и осуществления оперативной деятельности.
Внешнее качество документов в правоохранительных органах определяется их внешним видом и наличием всех реквизитов, предусмотренных для них требованиями государственных стандартов и нормативных актов правоохранительных органов.
Как правило, руководители создают документы (их первые экземпляры) на определенных бланках, то есть на стандартных листах бумаги, на которых типографским способом, с помощью компьютеров или штемпелями зафиксирована постоянная информация и определено свободное место для переменной.
Применение бланков сокращает время подготовки документов, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Практически сотрудники используют следующие виды бланков документов:
а) центрированным (начало и концы строк реквизитов равно удалены от границ зон их расположения);
б) флаговым (каждая срока реквизитов начинается от левой границы зон их расположения).
В то же время некоторые документы, подготавливаемые совместно сотрудниками нескольких организационных звеньев либо используемые сотрудниками внутри отдельных из них, могут создаваться на стандартных листах бумаги.
Если тексты документов занимают более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номера страниц проставляются в середине верхних полей.
Для подготовки документов определены два основных формата бланков А4 (210 х 297 мм) и А5 (148×210 мм), реже используется формат А6 (105 х 148). Для подготовки графиков, таблиц и так далее допускается применение формата бланков АЗ (297×420 мм).
По периметру бланков располагаются служебные поля документов. Их границы обычно определяются следующими показателями:
Служебные поля ограничивают рабочие поля документов, в которых выделяются следующие основные части: заголовочная, содержательная и оформляющая. Каждая из них включает в свой состав различное количество реквизитов.
01) Государственный герб Российской Федерации;
02) герб субъекта Российской Федерации;
03) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04) код организации;
05) основной государственный регистрационный номер юридического лица;
06) идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет;
07) код формы документа;
08) наименование организации;
09) справочные данные об организации;
10) наименование вида документа;
12) регистрационный номер документа;
13) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14) место составления или издания документа;
16) гриф утверждения документа;
18) заголовок к тексту;
19) отметка о контроле;
20) текст документа;
21) отметка о наличии приложения;
23) гриф согласования документа;
24) визы согласования документа;
26) отметка о заверении копии;
27) отметка об исполнителе;
28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29) отметка о поступлении документа в организацию;
30) идентификатор электронной копии документа. Реквизиты на бланках располагаются в строго определенном порядке.
Однако на практике дело несколько упрощается из-за того, что в ходе подготовки сотрудниками конкретных видов документов используются далеко не все имеющиеся реквизиты.
Практически, как правило, применяются только те из них, которые, исходя из юридических требований, являются обязательными для документов данного типа.
Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата документа, регистрационный номер документа, место издания документа, гриф ограничения доступа к документу, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.
Для планов предусматривается наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, гриф ограничения доступа к документу, гриф утверждения документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Рапорта содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, текст документа, подпись. Они оформляются на стандартных листах бумаги.
Служебные письма характеризуются наличием таких обязательных реквизитов: наименование вида документа, наименование организации (автора), справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги.
Оформляются они на бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размеров текста.
Справки включают в свой состав следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись.
Докладные записки содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Объяснительные записки имеют в своем составе такие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись.
Объяснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги.
Отчеты содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа (резолюция), заголовок к тексту, текст документа, подпись.
Отчеты оформляются на общих бланках либо стандартных листах бумаги.
Внутреннее качество документов в правоохранительных органах определяется тем, насколько: 1) содержание их реквизитов отвечает требованиям государственных стандартов;
2) содержание их текстов соответствует целевому назначению;
3) содержание их текстов соответствует реальной действительности, безупречно с политической и юридической точек зрения, а также профессионально грамотно, полно, четко и ясно изложено.
Согласно государственному стандарту содержание реквизитов документов оформляется по следующим правилам.
Государственный герб Российской Федерации изображается на бланках документов только в тех случаях, которые предусмотрены законодательством.
Герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти этого субъекта.
Код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОК-ПО) разделяется линией от кода формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Первый изображается на бланках документов, второй вписывается в ходе создания конкретных видов документов.
Все наименования записываются в именительном падеже. Справочные данные об организации обычно изображаются на бланках писем и состоят из индекса предприятия связи, почтового и телеграфного адреса, номера телетайпа (абонентского телеграфа), номера телефона (справочной службы, коммутатора либо канцелярии), номера счета в банке (последний предназначен для расчетно-финансовых документов).
Наименование вида документа (наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции) является обязательным реквизитом, отсутствующим только на письмах.
Это наименование дает первое общее представление о документах, их назначении и содержании, так как определенные действия тех или иных сотрудников должны оформляться определенными документами. Оно сразу же определяет степень обязательности выполнения указанных требований, устанавливает их форму, набор необходимых реквизитов, элементы текста.
Дата документа и регистрационный номер документа проставляются в ходе завершения оформления документов. Дата является одновременно датой подписания документов и датой их отправки. Регистрационный номер состоит из индекса подразделений, в которых подготовлены документы и будут храниться их копии, номера дел в номенклатуре, в которых эти копии будут храниться, и порядкового номера исходящих документов.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа изображается только на бланках для писем. Она помогает найти копии документов, на которые присланы ответы.
Ссылка заполняется в ходе оформления ответов на ранее полученные документы («На № 05/34-125 от 00.00.0000»).
Слово «год» или сокращение «г» не проставляются.
Место составления или издания документа проставляется на общих бланках в том месте, где в бланках писем располагается ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Гриф ограничения доступа к документу размещается выше реквизитов «адресат» или «гриф утверждения документа».
Гриф «секретно» («совершенно секретно») присваивается документам, содержащим секретные (совершенно секретные) сведения.
Документам, содержащим несекретные сведения ограниченного распространения, присваивается гриф «для служебного пользования». Передача таких документов осуществляется под расписку в соответствующих учетных журналах или карточках.
Адресат оформляется на документах, предназначенных для передачи руководству (например, на рапортах, заявлениях, докладных и объяснительных записках и так далее), а также в подразделения (например, на указаниях, распоряжениях и так далее). Однако чаще всего он фиксируется на письмах и других документах, направляемых в другие учреждения или частным лицам.
Максимально он может состоять из следующих частей: наименования организации (в именительном падеже); наименования подразделения (в именительном падеже); указания должности получателя (в дательном падеже); инициалов и фамилии (в дательном падеже); почтового адреса.
Каждая из указанных частей размещается с новой строки, знаки препинания (точки, запятые) не ставятся.
На одном документе может быть не более 4-х адресатов.
Гриф утверждения документа санкционирует содержание документов или распространяет их действие на определенный круг лиц либо организаций. Он располагается в верхней правой части документов.
Документы утверждаются двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием приказа и так далее; специальным оформлением (грифа утверждения).
В этой связи существуют два варианта фиксации грифа утверждения:
2) УТВЕРЖДЕН Приказом начальника Управления.
Слова «утверждено» и «утверждаю» пишутся прописными буквами без кавычек.
Только после утверждения некоторые документы приобретают юридическую силу.
Резолюция пишется руководителями рукописным способом под реквизитом «адресат» параллельно основному тексту документов. Если в этом месте недостаточно площади, то резолюцию можно зафиксировать на любой свободной площади лицевой стороны документов, кроме полей.
Она состоит из следующих основных элементов:
1) кому поручается исполнение (фамилия и инициалы);
2) что поручается (характер и порядок исполнения);
4) подпись руководителя и дата резолюции.
Если не требуется дополнительных указаний относительно предписываемых действий, порядка и сроков исполнения, то в резолюции отражаются только такие элементы: исполнитель (исполнители), подпись руководителя и дата подписания.
Заголовок к тексту является обязательным элементом для любых документов, подготавливаемых на бумаге формата А4 (210 х 297 мм). В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документов. Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?».
Заголовок значительно облегчает обработку документов. Без него составляются только короткие документы на формате А5 (148 х 210 мм): телеграммы, телефонограммы и так далее.
Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом служебном поле документов на уровне заголовка. Она может наноситься красным, синим либо зеленым цветами.
Текст документа является главным элементом, ради которого собственно и создаются различные документы.
Иногда в тексте могут быть и три части: введение (подготавливает к восприятию информации), доказательство (описываются причины, следствия, события, факты), заключение (выводы, рекомендации, предложения, распоряжения, просьбы и так далее).
Число этих смысловых компонентов, их расположение зависят от характера конкретных ситуаций, обусловивших создание тех или иных документов.
Для выделения существа информации и облегчения ее восприятия рекомендуется начинать некоторые документы с заключительной части (с изложения существа вопросов: просьб, предложений и так далее), а затем уже формулировать обоснования.
Можно также создавать документы, состоящие только из заключительной части (например, рапорта, приказы).
Текст документов делится обычно на абзацы, с которых начинают фиксировать новые мысли, идеи, факты, события, рекомендации и так далее. Абзацы помогают сделать небольшие остановки в ходе чтения документов и вдуматься в их содержание.
Текст больших по объему и сложных документов, как правило, разделяется на следующие части: разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта).
Все они разделяются точками и в конце номера также ставится точка.
Отметка о наличии приложения характерна для некоторых документов. Приложение дополняет, детализирует либо разъясняет отдельные положения текста.
Подпись проставляется, как правило, на первых экземплярах документов, подготовленных на бланках. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документы, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.
В документах на бланках название организации не входит в название должности. В документах на стандартных листах бумаги название должности включает наименование организации.
Гриф согласования документа отражает результаты рассмотрения и оценки качества проектов документов. Он располагается в левой части документов ниже реквизита «подпись».
Существует два варианта оформления грифа согласования документа: согласование с конкретным должностным лицом; согласование протоколом, письмом и так далее.
Оба указанных варианта имеют юридическую силу.
2) СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета.
Слово «согласовано» пишется прописными буквами без кавычек.
При необходимости может составляться отдельный лист согласования с несколькими учреждениями.
Визы согласования документа обычно оформляют внутреннее согласование (внутри организации) проектов документов.
Существует два варианта написания визы:
Оттиск печати придает документам юридическую силу.
Существуют печати двух видов: гербовая и простая. Гербовая печать имеет круглую форму. В центре изображается герб, а по окружности указывается полное название организации. Она проставляется на подлинниках документов для особого удостоверения: договорах, доверенностях, чеках, паспортах, дипломах и так далее.
Простая печать может быть различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной и треугольной. На ней герб не изображается.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности лица, заверяющего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты заверения.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Она располагается на лицевой либо оборотной сторонах последних листов в нижнем левом углу.
При необходимости указываются: количество отпечатанных экземпляров и их адресаты, инициалы и фамилия машинистки и номер ее телефона, номер регистрации.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», номера дела, в котором документ будет храниться с указанием года, кратких сведений об исполнении документа, подписи и даты. Она помещается на нижнем служебном поле первой страницы документов.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется чаще всего специальным регистрационным штампом в нижнем правом углу служебного поля первой страницы документов. Она состоит из сокращенного названия организации, в которую поступил тот или иной документ, входящего регистрационного номера и даты получения.
Что касается целевого назначения документов, то оно самым непосредственным образом определяет их содержание.
В принципе различаются два вида приказов: по базовой деятельности и личному составу.
Тексты приказов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В первой части дается обоснование предписываемых действий.
Если основанием к изданию приказов являются законодательные или правовые акты вышестоящих органов либо собственные ранее изданные правовые акты, то в констатирующей части указываются их наименования, даты и номера.
Если приказы готовятся во изменение или дополнение ранее изданных, то в констатирующей части указывают даты, номера и заголовки изменяемых или дополняемых приказов.
Если же приказы издаются в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на правоохранительные органы функций, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, а также факты (события), послужившие причиной подготовки приказов.
В принципе, констатирующая часть может и отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки и от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если предусматривается выполнение различных по характеру действий.
Каждый пункт включает следующие элементы: наименование исполнителей, предписываемые действия, конкретные сроки выполнения.
При наличии промежуточных сроков или разбивке действий на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом.
Каждый пункт или подпункт должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.
Сроки могут не указываться в тех случаях, если предусматриваемые действия носят постоянный характер.
Если приказы отменяют полностью или частично ранее изданные по этим же проблемам, то в предпоследнем пункте необходимо перечислить эти приказы.
Если к приказам имеются приложения, то в текстах в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самих приложениях в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если их несколько, они нумеруются) и указывается к какому приказу или пункту приказа относится приложение.
Если приложением к приказам являются утверждаемые документы (положения, инструкции, правила и т.д.), то в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
Приказы подписываются руководителями правоохранительных органов. До представления на подпись проекты визируются всеми заинтересованными должностными лицами на первом экземпляре в нижней части последнего листа или на его обороте.
Содержание текстов планов обычно излагается в форме описания, реже в виде таблиц или графических изображений.
В так называемых календарных планах мероприятия располагаются в хронологическом порядке.
Каждый пункт планов характеризуется сведениями о целях предстоящих действий, способах и средствах их достижения, ответственных исполнителях и сроках исполнения.
Планы подписываются составителями и утверждаются руководителями правоохранительных органов (их подразделений). Некоторые планы согласовываются перед утверждением.
Они выполняются рукописным способом в произвольной форме от первого лица единственного числа.
Для некоторых типов рапортов (о переводе на другие должности, о предоставлении отпусков, об освобождении от занимаемых должностей и т.д.) разработаны унифицированные трафаретные бланки.
Они составляют до 80% всей входящей и исходящей документации организационных звеньев. Их содержанием могут быть запросы, уведомления, претензии, сообщения, замечания, отзывы, напоминания, разъяснения, рекомендации и т.д.
Тексты писем, как правило, состоят из двух частей. В первой отражаются причины (мотивы) создания документов, ссылки на обстоятельства (факты, события), побудившие подготовить письма, или указываются решения вышестоящих руководителей (органов), которые явились основанием для составления писем. Во второй излагаются доказательства, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и так далее. Иногда для более активного восприятия содержания писем целесообразно начинать изложение текстов с просьб, предложений и так далее, поместив доказательства и выводы во вторую часть.
Сложные письма могут содержать вступление, доказательства и заключение.
По содержанию служебные письма должны быть однопредметными. Их объем не должен превышать двух страниц. В исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письма, оформленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?», например, «Об оказании
Служебные письма визируются на втором экземпляре, остающемся в архиве организации (автора).
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Нередко они составляются по запросам и представляются в установленные сроки.
Их тексты, как правило, состоят из двух частей.
Часто тексты состоят только из второй части. В текстах должно объективно отражаться состояние дел. Поэтому в процессе их подготовки необходимо отбирать и тщательно проверять, сопоставлять и анализировать полученные сведения.
Они могут быть подготовлены по указанию руководства или по инициативе авторов для побуждения руководства к принятию определенных решений.
Тексты докладных записок состоят из двух или трех смысловых частей.
Иногда вторая, аналитическая, часть может отсутствовать, тогда тексты состоят из вводной и заключительной частей. Тексты пишутся составителями от первого лица единственного числа.
Их тексты состоят из обоснования (изложения причин составления) и предложений, просьб, заявок и т.д.
Их тексты состоят из двух частей.
В текстах отчетов дается описание выполненной деятельности и заключение, в котором подводятся ее итоги, излагаются выводы и предложения. Если тексты содержат результаты деятельности, которая заранее планировалась, то последовательность изложения должна соответствовать последовательности пунктов в планах.
И, наконец, последнее требование: в содержании текстов документов руководителям необходимо правильно отражать состояние служебных дел, а также формулировать обоснованные выводы относительно существующих тенденций и перспектив их развития.
Фиксация информации, искажающей реальное положение, преувеличивающей достигнутые успехи либо преуменьшающей допущенные ошибки, всегда наносит вред деятельности любых организационных звеньев.
Что касается политической и юридической безупречности, то эти требования в первую очередь предъявляются к содержанию текстов тех документов, в которых фиксируются различные управленческие решения, а также к выводам иных документов.
Профессиональная грамотность руководителей, составляющих документы, практически проявляется в содержании текстов в целом или отдельных их фрагментов в частности.
Полнота содержания текстов документов должна быть таковой, чтобы в ходе их использования в практической деятельности ни у кого не возникало потребности что-то выяснять и уточнять дополнительно.
Каждая лишняя фраза не только ухудшает качество текстов документов, но и приводит к потере времени на ее фиксирование и чтение без всякой пользы для дела.
Искусство качественного и быстрого документирования требует от руководителей глубоких знаний и большого практического опыта. Им должны овладевать все руководители и передавать это искусство при необходимости различным исполнителям.
При этом рекомендуется широко использовать методы убеждения и личного примера.
В целом документационная культура управления в правоохранительных органах в значительной мере зависит от знания и использования руководителями принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию и документообороту.
Наиболее полным межотраслевым документом, регламентирующим документационное обеспечение управления, является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
В этой системе раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы, а также общие требования к составлению текстов документов.
Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок документооборота в организациях, построения информационно-поисковых документационных систем, контроля исполнения документов и их подготовки к передаче в ведомственные архивы на хранение.
В практику положения ГСДОУ внедряются путем разработки и издания стандартов, инструкций, методик и рекомендаций по различным аспектам документационной деятельности.