Что такое документооборот в гостинице
Документооборот в гостинице
Гостиничный бизнес один из самых интересных из всех существующих. Но столько журналов, документов как в гостинице нет, наверно, ни в государственных учреждениях, ни в тюрьме. Существуют несколько журналов, при разных ситуациях в них заносят данные постояльцев. Но может получиться и такой конфуз, что данные о постояльце могут быть занесены сразу во все журналы. А потом разберись при составлении отчетов или проверках. Это очень тяжело, да и от ошибок никто застраховать не сможет. А потом переделывай, ищи ошибку. Просто страх какой-то.
Каждый уважающий себя руководитель, владелец гостиницы хочет, чтобы во всем был порядок. И в самой гостинице, чтобы постояльцам было приятно проживать в ней, и они хотели потом вернуться именно в эту гостиницу, и в документах, чтобы ни ошибок, ни претензий с любой стороны, особенно с проверяющей. Ведь все следят за своим имиджем и хотят только положительных отзывов и репутации.
Благодаря новейшим технологиям, которые помогают в обычной жизни, а также и в любом бизнесе, вышеперечисленные проблемы можно упразднить и облегчить жизнь не только менеджеру на ресепшене, но и самому руководителю, владельцу гостиницы. Система электронного документооборота (СЭД) это программа, которая включает в себя все журналы, корреспонденцию, почту, отчеты, всю информацию и документы, которые необходимы для работы гостиницы.
СЭД позволяет сэкономить время при оформлении постояльца на ресепшене, вдобавок, все документы можно просто отослать по электронной почте, а программа автоматически все сделает. И когда постоялец прибудет в гостиницу, ему необходимо будет просто представить документы, удостоверяющие его личность и все, больше не надо тратить время и силы, можно идти располагаться в номере.
Система документооборота позволяет получать и отправлять контрагенту через интернет все акты, накладные, счета. Ускоряет процесс отправки справок, выписок, любых других документов. Составлять отчеты быстро, нажатием нескольких кнопок, и сразу же не выходя из программы, отправить их по электронной или внутренней почте руководству, которое, к слову, может даже не находится на рабочем месте, а имеет доступ к программе. Это стало возможным благодаря удаленному доступу, причем не стоит бояться за утечку данных, все надежно защищено.
Программа улучшает работу гостиницы, улучшает ее имидж, помогает избежать любых ошибок, связанных с документами.
Электронный документооборот в гостинице: до и после
Я продолжаю рассказывать об электронном документообороте. Из первой статьи вы уже узнали, что это такое, насколько он выгоден, и как его внедрить в свой отель. К этому времени с электронными документами начали работать более 200 контрагентов – наших клиентов. И от них мы регулярно получаем добрые отклики.
Теперь я постараюсь наглядно объяснить, почему об электронном документообороте приходит много положительных отзывов.
Отель до электронного документооборота
До тех пор, пока отель работает по традиционному документообороту, он изо дня в день сталкивается с рядом проблем. Часто это долгий процесс согласования и заверения документов. Необходимо дождаться и попасть к человеку, который уполномочен поставить подпись или печать.
Обработка всех документов вручную становится ежедневной рутиной для отельных работников. А это снова большие затраты времени.
Все эти документы бесконечно требуют расходов на бумагу, принтер, различные канцелярские принадлежности. Бюджет гостиницы страдает еще и от затрат на транспорт и почтовые услуги.
Большую роль играет человеческий фактор. Работник может допустить ошибку при ведении документов. А само письмо способно вовсе потеряться, так и не дойдя до адресата. Хуже всего, когда конфиденциальная информация в документе становится известной постороннему лицу.
Хранить бумажные документы сложно, так как те занимают много места. Искать среди них нужный – еще сложнее. Даже если все сгруппированы по каким-то критериям, «раскопок» в бумагах не миновать. 🙂
Взгляните, как классический документооборот выглядит со стороны. Узнаете эту витиеватую схему?
Отель после электронного документооборота
Несмотря на столько сложностей, многие гостиницы продолжают работать по классической схеме. Зачастую это консерватизм. Или просто незнание того, что электронный документооборот на самом-то деле уже существует. И приносит отелю много пользы.
Все документы хранятся в электронном виде, в одном месте, удобно классифицируются и легко поддаются «поисковым операциям». А это значит, что гостиница экономит деньги на канцтовары и почтовые услуги, место для хранения бумаг и время на поиск необходимых документов.
Сотрудники отеля освобождаются от ручной обработки каждого документа, поэтому им можно раздать другие важные задачи. Ошибки практически исключены, поскольку за документы теперь отвечает сама система. Конфиденциальная информация будет доступна только ограниченному кругу лиц.
Самое главное, абсолютно все документы доходят до адресата. Сразу после отправки. И без посредников:
Электронный документооборот глазами отельеров
Гостиницы, работающие с электронными документами, теперь свободны от бумажных дел. У них появилось больше времени на главную задачу – повышение продаж. Поделюсь с вами тем, что говорят об этом отельеры. Некоторые из них уже выделили целый ряд преимуществ.
Например, в ульяновской гостинице «Венец» отметили, что электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. «Теперь гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг». Особенно рады здесь тому, что получать доступ к данным стало возможно через веб-приложения: «Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно».
В отеле Residence Hotel&SPA в Санкт-Петербурге оценили «экономию времени, сил и бумаги»:
Если вы тоже хотите испытать на себе удобство и выгоду электронного документооборота, то действовать можно прямо сейчас:
Такими несложными действиями вы сделаете взаимодействие со своими партнерами очень простым.
Автоматизация гостиничного бизнеса
Гости останутся довольны сервисом, если в гостинице или хостеле хорошо отлажены все бизнес-процессы. Добиться этого можно с помощью автоматизации отеля. Специальные программы позволят избежать накладок при бронировании номеров, тщательно подготовиться к приезду постояльцев и вовремя поставить их на учет в УВМ МВД. Вся информация о деятельности гостиницы будет собрана в одном месте — так вы обеспечите четкую и организованную работу всего персонала.
Что такое система автоматизации гостиниц
Это специальные программные продукты для управления недвижимостью: гостиницами, ресторанами, тренажерными залами, складскими комплексами и т.д. Они называются Property Management System (PMS). С их помощью собственник может вести финансовую отчетность, управлять хозяйственными процессами и ускорить обслуживание гостя: от бронирования номера до окончательного расчета.
Автоматизированные системы управления отелем экономят время сотрудников и позволяют повысить доход и заполняемость гостиницы или хостела. Например, путем увеличения количества площадок, с которых поступают бронирования номеров. Персоналу не придется отслеживать заявки в личных кабинетах на сайтах — все брони будут автоматически поступать в шахматку отеля.
Кроме того, гостиница будет защищена от огромных штрафов за несвоевременную постановку гостя на миграционный учет — с помощью автоматизации отеля можно мгновенно отправлять уведомления в УФМС МВД.
Преимущества автоматизации
Автоматизация деятельности гостиницы позволяет:
Функции систем автоматизации
Все решения для автоматизации гостиниц и хостелов имеют похожую структуру и состоят из следующих модулей:
Взаимодействие с внешними системами
Наибольшую пользу автоматизация гостиницы приносит, если PMS взаимодействуют с внешними системами. Они управляют оборудованием в отеле и помогают оказывать гостям обширный перечень услуг.
К внешним системам относятся:
Автоматизация гостиницы с помощью Контур.Отеля
Облачный сервис Контур.Отель объединяет четыре основные функциональности, необходимые для современной гостиницы, в одном окне:
1. Управление номерным фондом. Добавляйте фотографии и описание номеров, распределяйте их по категориям, настраивайте список услуг в вашей гостинице и тарифы в зависимости от сезона. В шахматке можно отразить информацию о ранних и поздних заездах, назначить текущую или полную уборку и указать в комментариях пожелания гостя. Информация не потеряется при пересменке, и персонал вовремя подготовит нужный номер.
2. Менеджер каналов бронирования. Контур.Отель интегрирован с 35 площадками для поиска отелей, среди которых booking.com, ostrovok.ru, OneTwoTrip.com, agoda.com, Забронируй.ру, 101Hotels.com. Брони с них автоматически добавляются в шахматку гостиницы. Если поступают новые бронирования или вы вносите изменения в стоимость номеров, то информация автоматически обновляется сразу на всех подключенных площадках.
3. Модуль онлайн-бронирования. Разместите информацию об отеле в социальных сетях, создайте мини-сайт гостиницы или установите виджет для бронирования. Так, вам не придется платить комиссию агентствам и онлайн-площадкам или переносить заявки из электронной почты в шахматку.
4. Электронный документооборот с УВМ МВД. При регистрации гостя Контур.Отель автоматически формирует черновик уведомления о постановке на миграционный учет. Администратору остается добавить недостающие сведения и либо отправить их через Контур.Отель, либо самостоятельно отвезти в МВД.
Сервис Контур.Отель активно развивается и постоянно предлагает своим пользователям новые возможности для управления гостиницей. Так, последние нововведения позволяют:
Работать с Контур.Отелем можно с любого компьютера, на котором подключен интернет. Сервис экономит время ваших сотрудников и помогает повысить заполняемость номерного фонда. Он подходит всем организациям, которые предоставляют временное жилье туристам, бизнес-путешественникам и другим гостям.
Документооборот в гостиничном хозяйстве
«Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение», 2008, N 1
Несколько слов о принципах документооборота
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Так, в Положении даны указания о составлении и обработке первичных учетных документов, но они устарели по сравнению с требованиями, предъявляемыми к первичным документам Законом о бухгалтерском учете, поэтому в вопросе оформления «первички» следует опираться на более поздний нормативный акт. Но в отличие от названного Закона Положение содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Следующим элементом документооборота организации являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки в условиях автоматизированного учета определяются организацией самостоятельно, таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бухгалтерской отчетности.
Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующих первичных документов. В заключительной части Положения описан порядок хранения «первички» и учетных регистров. Они должны храниться в архиве в течение установленных для определенных категорий документов сроков. В целом в Положении даны общие рекомендации по разработке документооборота, а отраслевые правила движения документов на основе Положения каждая организация разрабатывает самостоятельно. Начнем с особенностей оформления документов, подтверждающих совершение операций в гостиничном бизнесе.
Документы по «гостиничным» операциям
Письмо Минфина России от 26.12.2002 N 16-00-24/61.
Как видим, у предприятия гостиничного хозяйства и его клиентов есть все основания считать бланки строгой отчетности первичными документами. Главное, чтобы они были правильно заполнены и содержали все необходимые сведения, позволяющие отражать хозяйственную операцию в бухгалтерском и налоговом учете. Почему мы об этом так подробно говорим? Потому что формы бланков строгой отчетности, утвержденные Минфином в соответствии с ранее установленными требованиями, применяются до 1 июня 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства РФ N 171 ). После указанной даты минфиновские формы теряют статус бланков строгой отчетности, которыми организации могли воспользоваться для оформления наличных расчетов, не применяя кассовый аппарат. Но никто не запрещает воспользоваться готовыми формами как образцами первичных документов, которыми оформляется та или иная хозяйственная операция, в повседневной деятельности организации.
Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
Другая часть минфиновских бланков используется для оформления прочих хозяйственных операций: анкета (форма N 1-Г), журнал регистрации иностранных граждан (форма N 2-Г), карта гостя (форма N 4-Г), заявка на бронирование мест (форма N 10-Г), квитанция на прием вещей в камеру хранения (форма N 13-Г).
Почему следует использовать перечисленные бланки, а не другие? Для того, чтобы обеспечить единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета оказываемых услуг и расчетов с постояльцами. При этом отраслевое ведомство настаивает, чтобы поименованные бланки гостиницами и отелями использовались без каких-либо изменений и дополнений. Объясняется это тем, что минфиновские формы разработаны прежде всего как бланки строгой отчетности, а не как первичные учетные документы. А бланки строгой отчетности не подлежат корректировкам или дополнениям, за исключением изменений, касающихся расширения (сужения) граф с учетом реквизитов (при изготовлении бланка).
Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.
Инструкция о применении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, Приложение N 1 к Приказу МВД России от 23.10.1995 N 393.
Счет за проживание (формы N N 3-Г и 3-Гм), пожалуй, наиболее широко используется организациями гостиничного хозяйства. Счет является документом, подтверждающим заключение договора на оказание услуг, и заполняется при оплате брони, проживания, а также дополнительных платных услуг при отсутствии специальных талонов. Сведения в счете должны соответствовать информации о постояльце, указанной в анкете (форма N 1-Г). Счета, составленные на бланках строгой отчетности, в полном объеме подтверждают факт оплаты стоимости услуг и могут заменять кассовые чеки (Постановление ФАС МО от 02.10.2007 N КА-А40/9966-07). Тем самым кассовый аппарат при наличных расчетах с населением за оказанные гостиничные услуги необязателен, при условии если организация выписывает счета за проживание на бланках строгой отчетности (Постановление ФАС СКО от 10.05.2007 N Ф08-2533/2007-1049А).
Карта гостя (форма N 4-Г) дает право гостям на внеочередное обслуживание на предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных в гостинице. Сегодня спрос рождает предложение, то есть чем больше желающих воспользоваться теми или иными услугами, тем больше лиц, готовых их предложить. Поэтому необходимость во внеочередном обслуживании и использовании карты гостя в гостиницах и отелях возникает достаточно редко.
Кассовый отчет (форма N 5-Г) составляется за смену работником, осуществляющим расчеты с проживающими. В него включаются данные обо всех расчетах с постояльцами за оказываемые услуги проживания, бронирования, предоставление дополнительных услуг за отдельную плату. Он позволяет контролировать правильность и своевременность выписки счетов за проживание, данные которых должны соответствовать общим итогам кассового отчета. Кроме того, в кассовом отчете отражается информация, касающаяся других расчетов с постояльцами, в частности за порчу имущества и по возврату денежных средств. Сведения об этих расчетах дублируются в других документах строгой отчетности.
Квитанция на возврат денег по форме N 8-Г заполняется в случае возврата средств проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы. Как отмечено выше, данные этой формы учитываются при составлении кассового отчета. Помимо оформления этих документов, в случае возврата следует сверить подписи гостя в анкете и квитанции, а в счетах за проживание сделать отметку о произведенном возврате.
Акт о порче имущества гостиницы (форма N 9-Г) является тем документом, на основании которого предъявляются претензии по возмещению причиненного ущерба постояльцам гостиниц и отелей. В нем указываются все фактические обстоятельства выявления ущерба, а также его стоимостная оценка. Акт подписывается постояльцем и работниками гостиницы, составляется в нескольких экземплярах и прилагается к кассовому отчету (форма N 5-Г).
Учетные регистры
Как составить и соблюсти график?
При ответе на данный вопрос нужно исходить из того, с какой целью составляется график документооборота. Очевидно, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это обеспечит своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.
График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение «первички» как в целом по организации, так и по ее структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы.
График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются подведомственные сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.
Штрафные санкции за нарушение графика не рекомендуем вписывать в трудовой договор или положение об оплате труда, так как это выходит за рамки Трудового кодекса. Лучше договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без «штрафного» распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ней и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение. О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение «первички», можно говорить только тогда, когда разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому предприятиям гостиничного бизнеса нужно уделить внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и финансовой отчетности.
Какие перспективы у электронного документооборота?
Законопроект N 162766-4 «О документировании информации и документообороте».
Преимущества электронного документооборота очевидны. При его внедрении сотрудникам организации не придется тратить время на поиск нужных документов: в электронной базе найти их намного проще и быстрее, возможности поиска информации практически не ограничены. При этом электронные документы одновременно доступны всем имеющим право доступа к ним сотрудникам. Занимают меньше времени процесс согласования, утверждения и регистрации документов, передача документов между подразделениями, подготовка стандартных отчетов о движении документов. Разработчики систем электронного документооборота управленческой деятельности предлагают широкий выбор методов защиты информации, что тоже является немаловажным в организации документооборота компании. Разработчиками предлагаемых сегодня систем электронного документооборота автоматизированы практически все процессы обработки документов: регистрация документов на местах, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов. Все это позволяет избежать потери документов и ускорить принятие управленческих решений, а также может послужить хорошим подспорьем к переходу организации на работу по международным стандартам качества.
Преимущества электронного документооборота перед бумажным, безусловно, есть. Но не так-то просто полностью отказаться от бумажных носителей информации и перейти на использование электронных. И дело даже не в финансовой стороне вопроса, что тоже играет не последнюю роль. Кроме того что организация понесет затраты, ей необходимо обучить сотрудников принципам электронной технологии работы с документами. При внедрении электронного документооборота следует внести изменения в учетную политику, составить внутренние положения, должностные инструкции, обучить всех сотрудников и руководителей работать по новой, более совершенной технологии. Как видим, трудностей и забот хватает даже при внедрении электронного документооборота в управленческих целях. Но перспективы есть, и, возможно, по мере совершенствования технологий и разработки нормативной базы в будущем электронный документооборот прочно войдет в деятельность компаний.
Как автоматизировать работу гостиницы?
В наше время гостиницы и отели представляют собой сложный комплекс. Поэтому так важно организовать максимально эффективный учет всех бизнес-процессов предприятия и автоматизировать работу гостиницы.
Добиться оперативности и точности в работе поможет автоматизация. Благодаря специальной программе вы сможете здесь и сейчас управлять гостиничными процессами. В режиме онлайн вы будете получать объективную информацию о состоянии номерного фонда, а также формировать необходимые отчеты, вовремя замечать недочеты и принимать верные управленческие решения.
Преимущества автоматизации гостиничного бизнеса
Автоматизация отеля дает массу преимуществ:
В результате автоматизации каждый работник выполняет доверенный ему комплекс задач, и это тут же отражается в системе. Такой подход гарантирует высокое качество обслуживания и повышает лояльность клиентов.
Стандартные функции системы автоматизации гостиницы
Автоматизированный отель всегда имеет индивидуальный комплект рабочих блоков. Они подпираются по запросу владельца. Однако можно выделить стандартные функции.
К примеру, модуль портье. Здесь производится и отражается регистрация заселение постояльцев, расчет и выселение (убытие). Интерфейс такого модуля обычно выглядит как интерактивный план номерного фонда («шахматка»).
Служба бронирования – отражает доступность или занятость номеров на запрашиваемый период. Также предоставляет возможность для предварительного бронирования.
В модуле горничных отражается график дежурств и уборки номеров. Здесь же формируется список всех работ.
Служба администрирования обычно настраивает работы в автоматизированной системе, вносит необходимые изменения.
Еще одна функция – бухгалтерия. С ее помощью информация передается в бухгалтерскую программу 1С.
Внешние системы автоматизации гостиницы
В автоматизации гостиниц важно не только организовать внутреннюю работу предприятия, но и обеспечить взаимодействие с внешними системами. Они отвечают за функционирование различного оборудования в отеле, а также позволяют гостям пользоваться разными услугами и сервисами.
Речь идет о следующем оборудовании:
Автоматизации гостиниц с решением БИТ.Отель 8
Вы уже убедились, что для роста и развития вашего гостиничного бизнеса необходима автоматизация. Современные автоматизированные системы гостиниц подразумевают широкий уровень распространения и внедрения. Однако перед тем, как начинать автоматизацию бизнес-процессов отеля, мы рекомендуем обозначить основные требования и задачи к системе. В зависимости от этих условий, специалисты настроят функционал программы.
Разработанная на базе 1С программа БИТ.Отель 8 представляет собой удобное комплексное решение для работы гостиниц и отелей любого масштаба. Кроме того, программа соответствует требованиям российского законодательства.
Система поможет вам решать текущие задачи и запланировать дальнейшее развитие вашего гостиничного бизнеса.
С решением БИТ.Отель 8 вы получаете:
Вы можете заказать бесплатную демонстрацию работы программы БИТ.Отель 8, и убедиться в ее удобстве и функциональности.
Специалисты Первого Бита помогут определиться с необходимым функционалом и научат работе в системе. Кроме того, мы настроим и подключим к программе любые внешние системы, так как важно обеспечить их взаимосвязь с выбранным для автоматизации решением.