Что такое документы по личному составу
Формы и виды приказов по личному составу
Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:
Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.
Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:
Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:
Образец листа ознакомления с приказом по личному составу вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к системе, к образцу можно перейти по этой ссылке. Если доступа нет, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу.
Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.
Группа организационных приказов: где взять образец?
Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.
Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.
Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:
Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.
Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:
Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».
Дисциплинарные приказы (пример)
Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.
Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.
К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:
Он может иметь следующий вид:
Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»
«14» января 2020 года № 9/к
О дисциплинарном взыскании
Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.
На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2020 года
Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./
С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020
А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.
Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:
Регламентные приказы
Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:
Также готовый образец приказа на отпуск вы можете найти в К+. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого приказа.
Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:
Как оформить приказ на командировку, говорится в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».
Группа зарплатных и стимулирующих приказов
Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.
Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.
Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.
В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.
Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:
О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».
Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу
Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).
При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.
ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).
При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».
Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.
Итоги
Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Раздел 5. Использование документов по личному составу
Раздел 5. Использование документов по личному составу
Документы по личному составу в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах используются для обеспечения социальных прав граждан. Кроме того, документы по личному составу, даже утратив свою практическую социальную ценность по истечении сроков их временного хранения, могут сохранять свое значение для исторических, социологических, культурологических и иных исследований.
5.1. Организация доступа к документам по личному составу
При организации доступа к документам по личному составу архивы организаций, государственные и муниципальные архивы руководствуются действующими в Российской Федерации законодательными и иными нормативными правовыми документами.
Конституция Российской Федерации провозглашает, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом»*(45).
Вместе с тем, Конституцией Российской Федерации гарантировано право «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени»*(46).
В отношении архивных документов данное конституционное право закрепляется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым ограничивается доступ к документам, «содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности»*(47).
Права и свободы человека и гражданина могут быть ограничены только федеральными законами, и только в той мере, в какой это необходимо «в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства»*(48).
Соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, является обязательным*(49).
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлен 75-летний срок ограничения на доступ к архивным документам, «содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности» (срок исчисляется со дня создания указанных документов)*(50).
Данное ограничение может быть отменено до истечения указанного срока с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина*(51), только в отношении информации, касающейся данного гражданина.
Документы по личному составу до истечения периода ограниченного доступа к ним предоставляются, если пользователь:
Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника*(52), органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам по личному составу предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей, в соответствии с предоставленными полномочиями, по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является*(53).
При отсутствии у пользователя права на доступ к документам по личному составу, ему может быть предоставлена только общедоступная информация из этих документов*(54). К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен*(55).
Архив может проводить работу по обезличиванию информации, содержащейся в документах по личному составу, прямо или косвенно идентифицирующей субъектов информации. Обезличивание информации проводится на промежуточной копии архивного документа, с которой делается копия, предназначенная для пользователя. Промежуточная копия уничтожается. В результате обезличивания должна быть обеспечена невозможность идентифицировать субъект информации без использования дополнительных источников.
Доступ к подлинникам документов по личному составу может быть ограничен также в случае:
неудовлетворительного физического состояния документов;
наличия фонда пользования;
если документы не прошли научного описания и технического оформления (до завершения этих работ)*(56).
Кроме того, государственный, муниципальный архив может временно отказать пользователю в выдаче подлинников документов по личному составу в случаях:
выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием запрашиваемых пользователем документов (в течение не более 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем);
выдачи документов во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления (в течение срока, не превышающего срок, указанный в акте о выдаче во временное пользование таких документов)*(57).
Отказ в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать указание на причины отказа, а также порядок его обжалования.
5.2. Организация использования документов по личному составу
Основной формой использования документов по личному составу в архиве организации, государственном и муниципальном архиве является исполнение запросов социально-правового характера.
Документы по личному составу могут выдаваться во временное пользование по запросам фондообразователя или его правопреемника*(58), органов государственной власти, органов суда, прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (в случае заведения дела) и иных государственных органов, органов местного самоуправления.
Использование документов по личному составу, поступивших по истечении сроков их временного хранения на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (см. п. 2.3 Методических рекомендаций), осуществляется во всех формах, предусмотренных действующими нормативными документами, регулирующими деятельность государственных, муниципальных архивов по организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов*(60).
5.2.1. Исполнение запросов социально-правового характера
Запросами социально-правового характера являются запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»*(61) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов, обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивные документы, оформленные в установленном порядке архивные справки (приложение 3) или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации*(62).
При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается.
В государственном, муниципальном архиве запросы рассматриваются в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих порядок предоставления государственных, муниципальных услуг.
Если пользователем в запросе не определен вид документа, запрашиваемого им в архиве, работник архива, исполняющий запрос, определяет его самостоятельно.
Государственные и муниципальные архивы могут направлять ответы на запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, не лично пользователю, а в соответствующее отделение Пенсионного фонда Российской Федерации в виде электронного документа по защищенным информационно-телекоммуникационным сетям либо посредством специальной связи. Это осуществляется только при наличии письменного соглашения об информационном взаимодействии между отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (органом местного самоуправления, конкретным архивом). Пользователь обязательно уведомляется о том, куда направлены запрашиваемые им документы.
Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых архивом организации, государственным, муниципальным архивами охватывает вопросы: о подтверждении трудового стажа, в том числе льготного трудового стажа, размерах заработной платы, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами и другие. К запросам социально-правового характера относятся исключительно те запросы по названной тематике, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином социальных выплат, льгот, преимуществ, компенсаций, помощи.
Для подтверждения трудового стажа, определения льготного трудового стажа используются документы о трудовой деятельности, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда, при необходимости привлекаются документы по расчетам заработной платы и других выплат.
При исполнении запросов о заработной плате используются документы по расчетам заработной платы и других выплат. Могут быть использованы документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда.
Основанием для исполнения запросов о награждении являются документы о трудовой деятельности, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями. Могут быть использованы документы по учету кадров.
Запросы о несчастном случае на производстве исполняются по документам по охране труда с привлечением документов о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда.
Если в документах по личному составу отсутствует информация, необходимая для исполнения запроса, следует обращаться к управленческой документации. Так, например, отчетные документы по кадровому составу содержат информацию, позволяющую уточнить сведения общего характера, а также информацию о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).
Оформление ответов на запросы социально-правового характера
Результатом работы в архиве организации, государственном, муниципальном архиве по исполнению запроса по архивным документам являются такие информационные документы, как архивная справка, архивная выписка, архивная копия с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия» (на бланке архива, организации).
Форма архивной справки приведена в приложении 3.
В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов (или наличие только одного из них) оговариваются в тексте справки в скобках.
В архивную справку включаются сведения, запрашиваемые пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, подчистки, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
Если архивная справка содержит не все сведения по запросу, то информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения, излагается в сопроводительном письме архива к архивной справке. Сопроводительное письмо оформляется на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления). Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.
В архивной выписке название архивного документа по личному составу, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов по личному составу на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов и их названия). На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивный шифр и номера листов дел архивного документа.
По запросу пользователей, при наличии у архива технической возможности, архивная справка, архивная выписка, архивная копия документа по личному составу выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются по защищенным информационно-телекоммуникационным сетям.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в электронном виде заверяются электронной подписью уполномоченного лица*(64).
Исполненный запрос регистрируется.
Кроме вышеуказанных информационных документов может составляться информационное письмо, содержащее сведения о наличии или отсутствии в архиве архивных документов, содержащих запрашиваемую информацию. В информационное письмо включаются также сведения о возможном местонахождении документов или о пересылке запроса в профильную организацию.
Информационное письмо составляется на бланке организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) и подписывается руководителем организации (государственного или муниципального архива, органа местного самоуправления) или уполномоченным им должностным лицом.
Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, и причины утраты (пожар, наводнение, землетрясение, кража), в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия этих документов со ссылкой на учетные документы архива.
Применение новейших технологий при работе по исполнению запросов пользователей
В целях оптимизации работы с обращениями граждан и организаций рекомендуется создание и использование автоматизированных систем, в которых осуществляется регистрация, учет запросов и контроль за их исполнением*(65).
Это позволяет достигнуть повышения оперативности и эффективности предоставления услуги; обеспечить открытость и «прозрачность» процесса исполнения поступающих запросов, возможность на всех этапах осуществлять контроль за качеством и сроками; проводить мониторинг деятельности архивных учреждений по исполнению запросов и др.
Такие системы целесообразно создавать как в отдельных архивных учреждениях, так и на межархивном уровне (например, для федеральных государственных архивов или в рамках сети архивных учреждений субъекта Российской Федерации).
Повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг способствует их перевод в электронный вид.
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет*(66).
Для развития этой формы взаимодействия с пользователями архивным учреждениям рекомендуется расширять возможности использования своих интернет-сайтов (порталов), в частности, за счет размещения на них бланков заявлений, в том числе, в интерактивном виде. На сайтах необходимо размещать также полную информацию о порядке исполнения запросов, сведения о наличии документов по личному составу, списки документов, требуемых к предъявлению.
Рекомендуется более широко использовать возможности обмена данными за счет использования систем межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), защищенных каналов связи с территориальными отделениями ПФР, а также с МФЦ и органами ЗАГС.
На Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ) и порталах государственных и муниципальных услуг субъектов Российской Федерации следует размещать необходимые формы заявлений и иных документов для их использования в электронном виде при получении государственных услуг. Исполнение запросов пользователей через ЕПГУ может осуществляться по СМЭВ.
5.2.2. Использование документов по личному составу в научных, историко-культурных и иных целях
После истечения законодательно установленного срока ограничения на доступ, документы по личному составу, хранящиеся постоянно в государственных, муниципальных архивах, используются при исполнении генеалогических и различных тематических запросов, предоставляются пользователям для изучения в читальный зал архива*(67), используются для организации выставок, подготовки публикаций архивных документов, а также проведения информационных мероприятий архивом.
Если архив или иное лицо заинтересованы в том, чтобы использовать те или иные документы по личному составу для реализации указанных или иных целей до истечения 75-летнего срока ограничения на доступ к ним, рекомендуется предпринимать меры по установлению взаимодействия с субъектом информации или с его наследниками, доверенными лицами с целью получения у них письменного разрешения на осуществление той или иной формы использования (например, на экспонирование документов на территории Российской Федерации).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.