Что такое гибридный формат
Что такое гибридный офис и как правильно его внедрять
РБК Тренды выделили ключевые тезисы аналитического доклада «Гибридные офисы», который подготовил НИУ ВШЭ. Авторы доклада:
Кроме того, мы разобрали вторую часть исследования — о том, как гибридный формат влияет на управление людьми.
Основные отличия гибридного офиса
После полутора лет пандемии бизнес, похоже, определился с форматами работы. Наиболее предпочтительным вариантом стало сочетание очного и удаленного формата: 70% компаний заявляют, что оно станет новой нормой. В России эту модель собираются внедрять более половины работодателей (53%).
Такое сочетание офисного и удаленного режимов получило название гибридного формата, или гибридного офиса. Причем под понятием «офис» понимаются не просто кабинеты и переговорные, но и то, каким образом проходит деятельность. То есть термин включает в себя не только физическое, но и социальное пространство, подчеркивают эксперты НИУ ВШЭ в аналитическом докладе «Гибридные офисы».
По их словам, несмотря на популярность модели и множество тематических публикаций, ее сложно четко определить и описать. До конца непонятно, каким должно быть соотношение удаленных и офисных работников на «гибриде». Эксперты сходятся во мнении, что степень такой «гибридности» должна определяться в каждом случае отдельно — в зависимости от специфики работы, целей и предпосылок перехода на гибрид.
Тем не менее, кое-какие ориентиры все-таки есть. В качестве примера авторы доклада приводят выкладки аналитиков из BCG. Последние называют гибридным офисом такую комбинацию офисного и удаленного формата, при которой более 30% сотрудников работают вне офиса больше половины времени. «Говорить о новом формате работы обоснованно в том случае, если компания сталкивается с необходимостью существенно менять основные и вспомогательные бизнес-процессы. А это происходит, когда значительное количество сотрудников работают удаленно», — отмечают эксперты из ВШЭ.
Они выделяют несколько основных черт новой модели.
Характеристики гибридного формата работы:
Как внедрять новый формат
Потенциальная возможность удаленки и, соответственно, гибридного формата, зависит от особенностей работы, корпоративной культуры компании и сложившегося стиля лидерства. При этом подходы к такому формату и детали его реализации могут меняться не только от компании к компании, но и от одного подразделения к другому. Но в любом случае переход на новую модель требует определенной последовательности действий.
Пошаговый переход на гибрид: рекомендации экспертов ВШЭ
Собрать основных стейкхолдеров и определить, зачем требуется внедрение гибридного формата. На этом этапе нужно очертить цели и предполагаемые результаты проекта.
Определить лидера проекта, который будет отвечать за разработку бизнес-плана и руководить его реализацией. В команду по реализации проекта должны войти:
Разработать бизнес-план. В нем необходимо отразить, во сколько обойдется внедрение гибридного формата и какие выгоды оно принесет. Также нужно выработать критерии оценки результативности проекта.
Эксперты из ВШЭ советуют учитывать только те затраты, которых бы не возникло без гибридного формата. То есть если в бюджете компании и так были заложены затраты на ИТ-оборудование и безопасность, их учитывать не нужно.
Потенциальные статьи расходов:
Потенциальные статьи экономии:
Выбрать пилотное подразделение для внедрения гибридного офиса.
Проанализировать роли и категории задач для сотрудников, которые могут быть переведены в гибридный формат с учетом требований информационной безопасности. Стоит учесть целый ряд факторов — например, насколько рабочие операции связаны с физическими объектами и социальными взаимодействиями (в том числе с клиентами — внешними или внутренними), насколько сложно переместить оборудование или обеспечить к нему удаленный доступ.
Проанализировать бизнес-процессы, которые придется менять в связи с переходом на гибрид.
Оценить систему постановки задач и удаленного контроля результативности. Причем здесь важен не только контроль, но и процедуры обратной связи.
Проанализировать инфраструктуру и каналы коммуникации, которые понадобятся для гибридного формата. Доступ к командной работе должен быть одинаковым вне зависимости от географии.
Изучить корпоративную культуру и выявить аспекты, которые потребуют повышенного внимания.
Определиться с редизайном офисного пространства. Как правило, это означает сокращение площадей под персонализированные рабочие места и расширение пространств для командной работы.
Составить план мероприятий. Здесь эксперты советуют обратить внимание на наиболее сложные аспекты гибрида. Например, мониторинг уровня стресса сотрудников, наполнение информационного пространства компании, поддержание коммуникации и обратной связи.
Обеспечить мониторинг гибридного формата. Авторы доклада рекомендуют продолжать такой мониторинг в течение трех-шести месяцев. В этот период нужно регулярно замерять эффективность и проводить опросы сотрудников, чтобы оценить ситуацию и выявить проблемные точки.
По окончании пилотного периода определить, от каких решений лучше отказаться, что улучшить, а что можно смело тиражировать на всю компанию.
Как крупные компании переходят на гибрид
В процессе подготовки аналитического доклада авторы из ВШЭ провели две конференции и серию интервью с представителями компаний, которые уже внедряют гибридный формат. Они поделились опытом, рассказали о сложностях удаленки и решениях, которые делают дистанционку и гибрид более эффективными и менее болезненными.
Компания заранее подготовилась к локдауну и обеспечила сотрудников ноутбуками для удаленной работы. Основные трудности были связаны с системой электронного документооборота: потребовалось дополнительное оборудование и найм курьеров. Но затраты окупились за счет сокращения командировок и расходов на офис. В следующем финансовом году компания будет планировать 50%-ное сокращение бюджета на командировки.
По словам представителей IKEA, гибридный формат расширяет возможности для найма сотрудников из других регионов. И если до пандемии были сложности с привлечением узких специалистов, то теперь их удалось успешно нанять. Среди негативных моментов удаленной работы здесь отмечают высокий стресс, переработки и выгорание сотрудников.
Решения для удаленки и гибрида
Выбранный компанией формат гибрида предполагает, что 50% сотрудников работает в офисе и 50% — удаленно. В России за сотрудниками сохранятся закрепленные рабочие места. В других странах (Германия, Швеция) они останутся только у тех работников, чья деятельность физически привязана к месту — например, к зоне хранения документов.
«Росбанк»
Частичный удаленный формат в банке начали практиковать еще до пандемии, но он не был особенно популярен. Дистанционно сотрудники работали только один раз в неделю. Во время массового внедрения удаленки сложности, как и у большинства работодателей, были связаны с документооборотом и дефицитом привычной коммуникации.
Решения для удаленки и гибрида
По оценкам компании, в процессе перехода к гибридному формату 75% затрат ушло на ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность (ноутбуки для сотрудников и защита данных), 15% — на реновацию помещений, 10% — на остальные статьи. Но расходы полностью окупились за счет сокращения офисных площадей.
HeadHunter
До пандемии компания использовала решения для удаленной работы — прежде всего, для сотрудников, у которых было много командировок. Также на дистанционку перевели несколько специалистов по продажам. Однако ментально руководители не были к этому готовы, признают в компании.
При внедрении дистанционного режима во время пандемии основное время ушло на настройку систем безопасности звонков, а также поддержку удаленных сотрудников. Экстренный переход потребовал роста затрат примерно на 25% (перемещение рабочих мест, наем дополнительных сотрудников для решения срочных вопросов, резервные каналы связи и так далее). В то же время компания сэкономила на командировках, а эффективность команд выросла.
Решения для удаленки и гибрида
Последние опросы внутри компании показали, что более 50% менеджеров не планируют возвращаться к 100% присутствию в офисе и полностью выводить свою команду в офлайн. 30% вообще не намерены выходить в офис, около 20% поддерживают гибридный формат.
Дом и офис: как безопасно и продуктивно работать в гибридном режиме
Практические советы для тех, кто попеременно трудится то из дома, то из офиса.
После года полной удаленки некоторые компании осознали, что не всем и не всегда необходимо быть в офисе, и ввели гибридный режим, позволив сотрудникам чередовать традиционное рабочее место и домашний офис.
У гибридного режима работы есть и плюсы, и минусы. Многим нелегко дается переключение между домом и офисом, кто-то сталкивается с техническими проблемами. Повышаются и риски для личной и корпоративной информационной безопасности. Рассказываем, как совмещать офисную и удаленную работу так, чтобы продуктивность только выросла, а конфиденциальные данные не попали под угрозу.
Используйте преимущества гибкого режима
Кому-то приятнее работать на диване, а кто-то настраивается на продуктивный лад только в офисной атмосфере. Какой тип работы больше подходит вам? Понаблюдайте за собой и определите, причем обращайте внимание еще и на то, какие задачи вам проще выполнять в тех или иных условиях. Например, возможно, в офисе лучше пройдут деловые переговоры, а дома проще сосредоточиться над отчетом (или наоборот). Исходя из этого вы сможете лучше спланировать свою рабочую неделю: что вы делаете дома, а какие задачи оставите на присутственное время в офисе.
Обсудите с руководителем возможность приходить в офис в нестандартное время, например к обеду. Так вы сможете удаленно завершить какую-то часть дел утром и не тратить нервы в пробках или в общественном транспорте в час пик. Если вы «сова» и вам проще работать по ночам, уточните, можете ли вы адаптировать рабочий график под свои биологические ритмы и, например, оставаться в офисе до позднего вечера.
Создайте рабочие условия
В офисе вас могут отвлекать болтливые коллеги, а дома — не давать покоя супруги, которые тоже работают на удаленке и все время созваниваются, или играющие дети. В таких условиях непросто сосредоточиться. Для начала и с теми и с другими стоит просто поговорить. Плюс дома постарайтесь либо выделить для работы отдельный кабинет, либо хотя бы, если возможно, отгороженный от остальной квартиры рабочий уголок.
Однако бывает и так, что избавиться от отвлекающих факторов невозможно. В таком случае попробуйте минимизировать их воздействие: воспользуйтесь специальными приложениями или чем-то посерьезнее, вроде берушей и генераторов блокирующих шумов.
Помните о здоровье
В домашней обстановке многим сложно закончить рабочий день: можно не заметить, что за окном уже наступила ночь, а вы все продолжаете сочинять отчет. Переработки аукнутся бессонницей, головной болью и прочими неприятностями. Да и эмоциональное выгорание, из-за которого может опостылеть даже любимое дело, никто не отменял. Поэтому вне зависимости от того, трудитесь вы дома или в офисе, старайтесь начинать и заканчивать работу в одно и то же время.
И не поддавайтесь соблазну садиться (и тем более ложиться) за компьютер в пижаме. Никто не заставляет вас надевать деловой костюм, но мозгу будет проще настроиться на рабочий лад, если ваш внешний вид будет близок к офисному. Чем больше вы разделяете дом и работу, тем проще вам получать удовольствие и от того, и от другого. Даже если работаете вы частично дома.
Позаботьтесь о физической безопасности рабочих данных
Пока вы в офисе и работаете через офисную сеть, значительную часть забот по защите конфиденциальных данных берет на себя отдел информационной безопасности (если он, конечно, есть). А вот когда приходится возить ноутбук и документы домой и обратно, они оказываются под угрозой: рюкзак или сумку можно забыть или потерять, а иногда их могут и украсть.
Если есть возможность, заведите для офиса и дома разные устройства — это удобнее и безопаснее, чем постоянно возить рабочий ноутбук с собой. Для поездок в общественном транспорте и за границу купите специальный прочный рюкзак из устойчивой к порезам ткани, с потайными молниями и замками. Если сомневаетесь в выборе, посмотрите обзоры.
И конечно, не кладите в один рюкзак с ноутбуком блокнот с рабочими паролями (и вообще не заводите такой блокнот, если уж на то пошло). Лучше используйте менеджер паролей, чтобы автоматически создавать сложные пароли и хранить их в надежном месте. Если системные администраторы в вашей компании не приветствуют подобные утилиты — увы, придется все кодовые комбинации запоминать. В этом случае лучше пользоваться мнемоническими правилами.
Защитите рабочие данные в цифровом формате
Если вы все-таки возите устройства с собой, лучше заранее предусмотреть риски их потерять — и постараться уменьшить последствия. Чтобы конфиденциальные данные не попали в чужие руки, их нужно шифровать. Для этого в операционных системах есть штатные решения вроде BitLocker в Windows и FileVault в macOS. Есть и сторонние разработки, но устанавливать их на устройства, с которых вы работаете, можно только с разрешения специалистов по информационной безопасности или системных администраторов вашей компании. Шифрование закроет доступ к вашему жесткому диску всем, кто не знает специальный пароль, — даже если ноутбук украдут, злоумышленники не смогут добраться до рабочих документов.
Альтернатива шифрованию диска — вообще не хранить данные локально, а отправлять их в облака. Например, в сервис «Google Документы», который в последние годы составляет серьезную конкуренцию офлайн-инструментам для работы с текстами и таблицами. Только важно помнить, что к онлайн-документам надо правильно настраивать доступ.
Главный совет: ищите сервис с поддержкой двухфакторной аутентификации, чтобы взломщикам было сложнее попасть в ваш аккаунт. А перед тем как использовать подобные продукты, опять же посоветуйтесь с IT-специалистами вашей компании, чтобы ненароком не нарушить политики безопасности. Впрочем, отправлять в облака совсем уж секретную информацию не стоит — их тоже взламывают.
Работайте комфортно и безопасно
И последнее — не забывайте защищать устройство и интернет-соединение от киберугроз. Чтобы меньше беспокоиться о сохранности корпоративной информации, используйте надежное защитное решение. Так, Kaspersky Security Cloud не только обнаружит атаки злоумышленников на ваши устройства, но и создаст безопасное соединение, защищающее данные от посторонних в сети.
Почему гибридная работа усугубляет неравенство сотрудников
По данным опроса руководителей из разных стран и отраслей, проведенного недавно McKinsey, 90% компаний по всему миру будут в ближайшее время внедрять тот или иной вид совмещенной работы сотрудников. Предполагается, что работники будут находиться на рабочих местах от 21 до 80% времени в зависимости от должности и сферы работы. Это заставит компании пересмотреть подход ко многим деловым мероприятиям, в том числе совещаниям, и выработать новые правила общения в гибридном формате.
В прошлом году многие компании спешно переводили бизнес-процессы и общение сотрудников в онлайн и боялись, что в непривычном формате работы производительность труда сильно упадет. Теперь часть сотрудников вернулась в офис, но оказалось, что не так-то просто наладить согласованную работу, когда часть команды встречается ежедневно на работе, а часть трудится удаленно. Возникла новая проблема – неравенство участников совещаний.
Привычные люди
«Ведомости» опросили 10 российских и международных компаний, как они проводят гибридные совещания и с какими сложностями сталкиваются. Как и ожидалось, наиболее привычными к гибридной форме общения оказались компании с большим числом офисов в разных городах и странах: они и раньше проводили гибридные совещания. Сейчас они только усилили техническую базу для общения онлайн.
В пандемию сотрудники все чаще жалуются на отсутствие обратной связи от начальства
Например, группа компаний «Ланит» проводила гибридные совещания с подразделениями в других регионах, рассказывает Максим Абрамов, руководитель отдела подбора персонала группы. Сейчас, говорит он, на совещаниях сотрудники собираются в конференц-зале или в переговорных и подключают по Zoom удаленных коллег. Некоторые отделы и подразделения во время переговоров, как внутренних, так и внешних, используют дополнительные камеры, направленные на стол совещаний, это позволяет удаленным участникам видеть сидящих в зале. В пандемию сотрудники получили возможность бронировать на корпоративном портале специальные комнаты для переговоров в Zoom с расширенными функциями: возможностью записи встречи, сохранением записи в «облака», неограниченным сеансом связи, поясняет Абрамов.
Международная туристическая компания TUI закупила в прошлом году лицензии на Zoom с расширенными функциями, чтобы повысить эффективность собраний коллектива, рассказывает Ксения Калинина, директор по организационному развитию «TUI Россия».
Общий знаменатель
Каким бы ни было соотношение работающих из дома и в офисе, де-факто это означает, что все совещания теперь будут проходить онлайн.
организаций, которые увеличили в пандемию производительность труда, уделяли много внимания эффективности общения своих сотрудников, показало исследование консалтинговой компании McKinsey
Все совещания по умолчанию проводятся онлайн, если хотя бы один участник подключается к встрече удаленно, и это ставит всех говорящих в равные условия, сидят они у компьютера в офисе или дома, рассказывает представитель Райффайзенбанка.
Работающие в офисе сотрудники SAP CIS раньше могли бронировать переговорную для разговора с удаленными сотрудниками, теперь же компания ради безопасности просит всех подключаться к встречам со своих рабочих мест в онлайне, все собеседники находятся в виртуальном пространстве, рассказывает Екатерина Печаткина, директор по персоналу SAP CIS.
График «три дня в офисе, два дня дома» установили в брендинговом агентстве Depot, но пять человек попросили оставить им исключительно домашний режим работы, рассказывает Алексей Андреев, управляющий партнер Depot. При этом все совещания проходят только в режиме онлайн: сотрудники в офисе подключаются со своих рабочих мест, а удаленные – из дома, говорит он.
Способ достичь единства без перевода всех в онлайн – ввести, например, график «понедельник и пятница из дома, а вторник, среда и четверг в офисе». В KPMG утренняя планерка в 9 ч утра в понедельник проходит исключительно в онлайне, рассказывает Александр Забузов, партнер и руководитель практики оказания HR-услуг KPMG. В присутственные офисные дни коллектив собирается на утренние летучки в переговорной.
Основы эффективного совещания
Руководители BCG Боб Фриш и Кэри Грин за десятилетия работы в сфере планирования и проведения собраний топ-менеджеров и членов советов директоров собрали восемь лучших методов проведения гибридных совещаний. Они недавно были опубликованы в журнале «Harvard Business Review Россия».
Вот их краткий пересказ:
Улучшить качество звука, чтобы удаленные участники все слышали.
Изучить новые технологии и выбрать доступные новинки, чтобы обеспечить эффект присутствия.
Посмотреть на видео с точки зрения удаленного участника и подумать о том, что ему важно увидеть. Можно использовать дополнительные камеры.
Показать удаленных участников крупно, чтобы их было легче воспринимать с экрана.
Заранее проверить технику, чтобы участники не ждали, пока исправят накладки трансляции.
Подготовить встречу для всех участников и подумать, какие инструменты и методы, цифровые или аналоговые, можно использовать, чтобы увеличить взаимодействие участников.
Активно руководить встречей. Кто-то, сотрудник или приглашенный ведущий, должен направлять разговор и следить, чтобы участники не отклонялись от темы.
Выделить каждому удаленному участнику «аватар» для присутствия в комнате. Иногда у удаленного участника есть необходимость физического присутствия в комнате. Может, например, понадобиться приклеить листок на схему или поместить фишку на стол. Для этого нужен так называемый аватар – сотрудник или другой участник, который будет осуществлять в переговорной физические действия и общаться с удаленным участником по приватным каналам, в мессенджере или по sms.
Проваленная планерка
Гибридный формат делового общения сложнее, чем общение целиком в онлайне или целиком в офлайне, опыт общения в этом формате есть в основном у крупных международных компаний, которые столкнулись с ним еще в конце 1990-х – начале 2000-х гг., когда стали создавать распределенные по миру команды, поэтому сейчас такие компании справляются с новыми вызовами лучше других, говорит Евгений Каганер, профессор и проректор по академическим и образовательным вопросам Московской школы управления «Сколково». Российские же компании, которые работали до сих пор только в очном режиме и немного в онлайновом режиме в разгар кризиса, теперь испытывают сложности, пытаясь безуспешно перенести привычные им способы общения в офлайне в гибридный формат. У многих это не получается и они выбирают либо онлайновый, либо офлайновый режим общения, чтобы не снизить эффективность, говорит эксперт. Даже самые крупные российские компании с численностью персонала более 100 000 человек считают смешанный гибридный способ делового общения самым неэффективным, уточняет Зазубов из KPMG, который недавно исследовал практику общения в российских компаниях.
сотрудников предпочитают гибридную модель работы и работают удаленно от 25 до 75% рабочего времени, выявил новый отчет компании Accenture
Владислав Чебурашкин, совладелец агрохолдинга «Братья Чебурашкины», рассказывает, что гибридные совещания в режиме видеоконференции ему удается успешно проводить только в сложившейся группе из четырех человек: его самого и директоров по продажам, производству, логистике и закупкам. Но стоит добавить в эту группу хотя бы одного нового участника – и качество общения падает. А недавно в отпуске Чебурашкин решил провести гибридную утреннюю планерку на производстве, которую он обычно проводит очно с обходом цехов. Восемь специалистов сидели в переговорной, а Чебурашкин общался с ними с экрана, но ему было непривычно, нормального общения не получилось, вспоминает предприниматель.
Еще сложнее общаться с удаленными собеседниками, когда с одной стороны в переговорной комнате сидит несколько человек, а на экране такая же комната с несколькими людьми, рассказывает Мария Макарушкина, партнер компании «Экопси консалтинг». Она вспоминает подобную встречу с представителями клиента, в которой она участвовала в пандемию. На экране было сразу несколько представителей московской компании – клиента «Экопси консалтинга», камера перемещалась с одного участника встречи на другого и временами было непонятно, кто и что конкретно говорит, договариваться было сложно, и компании решили больше подобных переговоров не проводить.
Как создавать видимость интенсивного труда в удаленном режиме
Мы и они
Директор крупной торговой компании недавно отменил гибридные встречи с сотрудниками, потому что те, кто находился в офисе, слушали только друг друга и обращали мало внимания на дистанционных участников, рассказывает Макарушкина. Люди, сидящие вместе в аудитории, не только слушают друг друга, но считывают также мимику, позы и жесты. По этой же причине центр принятия решений тоже часто перемещается в живую аудиторию, даже если по Zoom подключены начальники.
Когда гибридные встречи стали повседневной реальностью жизни «TUI Россия», выяснилось, что они разделяют коллектив и могут сказываться на эффективности, рассказывает Калинина. Не все сотрудники одинаково хорошо усваивают информацию, транслируемую на гибридных совещаниях. И на встречах чувствуется, что подспудно коллектив разделился на группы: не по отделам и департаментам, как это было раньше, а по принципу работы в офисе или удаленно, говорит Калинина.
сотрудников говорят, что они могут быть продуктивными в любом месте, где бы они ни находились, и это не обязательно офис, по данным Accenture
Гибридные совещания часто вызывают у сотрудников ощущение несправедливости, говорит представитель Московской школы управления «Сколково». У одних возникает вопрос, почему они должны сидеть в офисе, когда собеседники сидят во время совещания дома в тапочках или на лавочке в парке, у других, подключившихся онлайн, рождается ощущение, что их не слушают и меньше ценят, объясняет представитель Московской школы управления «Сколково». По ее словам, лишь 40% работающих из дома могут трудиться с полной отдачей и разная производительность труда тоже создает неравенство между ними и присутствующими в офисе коллегами. И наконец, тем, кто присутствует в офисе, легче, как показывают исследования, проводить мозговой штурм, а онлайновая работа располагает больше к обсуждению и решению рутинных вопросов и это тоже ставит в неравное положение офисных и удаленных сотрудников, говорит эксперт.
Смириться и улучшить
В ближайшие годы многим российским компаниям придется привыкать к работе и общению в гибридном формате, говорит Михаил Магрилов, партнер и руководитель практики по оказанию услуг государственным органам и общественному сектору PwC в России. При этом он напоминает, что в России компании все чаще нанимают удаленных сотрудников из других регионов, что дешевле и решает проблему недостатка молодых квалифицированных кадров. По его мнению, формат найма в регионах без офиса, когда сотрудники работают в на 100% децентрализованном формате из дома, не является эффективным. Уровень вовлечения таких сотрудников низок, интеграция проходит медленно, а онлайн как единственный формат общения снижает эффективность их коммуникации по сравнению с сотрудниками в крупных городах, где есть офис и возможен гибридный формат. Регионализация должна поддерживаться возможностью такого гибридного общения, включая открытие локального офиса или коворкинга и возможность командировок в центральный офис для старших сотрудников.
Шесть советов, как лучше общаться
В опубликованной недавно в «Harvard Business Review Россия» статье Эллисон Шапира, которая ведет курс «Искусство коммуникации» в Школе управления им. Кеннеди Гарвардского университета, дала советы, как лучше выступать на виртуальных совещаниях и когда лучше воздержаться от выступления. Вот их краткое изложение.
Три правила выступлений:
1. Надо подготовиться заранее. Сообщите заранее организатору о своем желании выступить, чтобы он дал вам слово и не пришлось никого перебивать.
2. Используйте слово-заполнитель, например «кстати» или «вы знаете», чтобы вклиниться в разговор. Можно их использовать, когда предыдущий выступающий закончил мысль и активным экраном на платформе автоматически выведен ваш. Это будет сигнал, что вы собираетесь что-то сказать.
3. Сделайте говорившему комплимент и развивайте мысль, например: «Спасибо, Джон, отличная мысль, я хотел бы добавить».
Три случая, когда лучше воздержаться от выступления:
1. Если вы знаете, что встреча идет дольше отведенного времени и то, что вы хотите сказать, не особо важно, воздержитесь.
2. Если вашу информацию можно отправить участникам по электронной почте, не выступайте и не тратьте время на встрече.
3. Если вы говорили большую часть встречи и отняли у других коллег возможность высказаться.
Чтобы сделать общение в гибридном формате эффективным, опрошенные «Ведомостями» компании прежде всего пытаются решить технические проблемы, например просят всех включать камеры в Zoom и держать микрофоны выключенными у всех, кроме выступающего, а также не затягивать выступления. Важна даже такая мелочь, как размер экрана, с которого говорит удаленный сотрудник, или же наличие у него сразу нескольких гаджетов в руках для создания нескольких каналов восприятия.
Дмитрий Горбачев, директор по развитию бизнес-системы «Северстали», вспоминает, что недавно участвовал в гибридном совещании, где все сотрудники находились в одном помещении, а один подключился из другого города. «Мы вывели его изображение на большой монитор, установили большие колонки, благодаря которым он нас хорошо слышал. Было полное ощущение его присутствия в комнате», – рассказывает Горбачев. Дискуссия была непростая, рассматривались спорные вопросы, но обсуждение прошло успешно. Горбачев общался из офиса с партнером, который находился в удаленном доступе.
А в компании SAP CIS все презентации во время переговоров с партнерами и клиентами транслируются на экраны компьютеров при очной встрече так, что их видят сразу и те, кто работает удаленно, рассказывает Печаткина. Если есть необходимость задать вопрос, можно поднять виртуальную руку, и организатор даст слово. На длинных встречах более полутора часов, уточняет она, участники делают перерыв, а по итогу встречи прописывают достигнутые договоренности.