Что такое граница процесса

Как определить границы бизнес-процесса: 3 совета для начинающих аналитиков

Описать бизнес-процесс невозможно без определения его границ. Поэтому сегодня рассмотрим, что такое границы бизнес-процесса, зачем их определять и как это сделать максимально просто и эффективно. Рекомендации начинающим аналитикам, на что обратить внимание при описании бизнес-процесса и разработке целостной системы иерархически связанных процессных блоков, чтобы комплексно описать всю деятельность предприятия.

Что границы бизнес-процесса и зачем они нужны

Границы бизнес-процесса отделяют его содержимое (функции, события, участники, данные и прочие объекты) от внешней среды. Например, входы бизнес-процесса поступают в него извне и находятся за его границами. Аналогично, выходы, которые являются результатом его выполнения, идут во внешнюю среду, выходя за границы самого бизнес-процесса.

Определяя границы бизнес-процесса как рамки, отделяющие его от других процессов, аналитик структурирует деятельность, представляя ее в виде связанных друг с другом блоков. Лучше всего эту идею демонстрирует структурный подход нотации IDEF0, рассматривая каждый бизнес-процесс как черный ящик, за границами которого находятся идущие к нему входы, механизмы, сигналы управления и исходящие выходы. В процессно-событийных нотациях, таких как UML activity, BPMN и EPC, содержимое бизнес-процесса находится между начальным событием, которое запускает его подобно триггеру, и конечным событием, выступающим в роли финишной точки.

Таким образом, независимо от нотации моделирования, определение границ очень важно, т.к. позволяет ограничить контекст описываемой деятельности. Также это позволяет избежать так называемого creep – распознания с попытками «объять необъятное» в одной схеме. К примеру, изменение данных в личном кабинете пользователя находится за границами процесса «Регистрация пользователя», несмотря на то, что в обоих процессах могут повторяться отдельные бизнес-функции, а также возможно участие одних и тех же субъектов, объектов и данных.

Как определить границы процесса: 3 подсказки бизнес-аналитику

Разобравшись с тем, что такое границы бизнес-процесса и зачем они нужны, рассмотрим, как их определить. Проще и быстрее всего оттолкнуться от следующих характеристик, которые есть у каждого бизнес-процесса:

Таким образом, ответы на вопросы «Кто?», «Что?» и «Зачем?» помогут оценить бизнес-процесс с точки зрения принципа единства ответственности и цели, а также консистентности результатов, чтобы определить границы анализируемой деятельности и избежать частой ошибки начинающих аналитиков с отсутствием четких рамок.

Больше подробностей по процессному подходу к управлению и моделированию бизнес-процессов с помощью формальных нотаций вы узнаете вы узнаете на специализированных курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

Источник

4.9.1. Корректное определение границ процесса

4.9.1. Корректное определение границ процесса

Для успешного описания процесса прежде всего необходимо корректно определить его границы. Если пренебречь этим простым правилом, то в результате описания получается совершенно не то, чего ожидали (рис. 4.9.1). При внимательном изучении содержания схемы и сравнении ее с названием оказывается, что для описания выбрали один объект (судя по названию), а рисовали совершенно другой. Почему так вышло? Не были четко определены границы процесса, и по ходу формирования схемы процесс пошел совершенно не так, как надо.

Напомню, что границы целесообразно определять по входам/выходам (то есть движению информационных и материальных ресурсов) и событиям (инициирующим и завершающим).

Рис. 4.9.1. Выход за границы процессов

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Magnetic Brothers: «Успех не имеет границ»

Magnetic Brothers: «Успех не имеет границ» Кто такой успешный диджей? Существует, конечно же, множество определений «успешного диджея» и для каждого успех свой.Для кого-то успех в том, что его очень часто приглашают играть в клубы различных городов и стран; кто-то доволен своим

Определение места (выбор рынка, определение сегмента)

Определение места (выбор рынка, определение сегмента) План маркетинга предполагает сегментацию рынка, а также изучение нового товара применительно к каждому сегменту или рынку, что позволяет определить круг потребителей, на который следует в первую очередь

Размывание границ

Размывание границ Между нашей личной и профессиональной жизнью размываются границы. Мы рекомендуем друзей нашим работодателям. Мы становимся онлайн-друзьями со своими коллегами, клиентами и партнерами по бизнесу. Мы работаем дома, на работе занимаемся физкультурой, мы

2.4.1. Определение границ сквозного процесса

2.4.1. Определение границ сквозного процесса На рис. 2.4.1 схематично показаны различные варианты выделения сквозных процессов в организации. Например, взаимодействие начальника и его подчиненного в рамках одного структурного подразделения не следует рассматривать как

3.7. Согласование границ процессов

3.7. Согласование границ процессов Согласование границ процессов (часто говорят «стыковка процессов по входам/выходам») – важнейший инструмент, который позволяет превратить набор процессов, выделенных в организации, в комплексную, взаимосвязанную

2. Определение границ группы.

2. Определение границ группы. Группа должна определить, кто входит в нее, а кто не входит и по каким критериям определяется эта принадлежность.Новые участники группы не смогут приступить к нормальному исполнению своих должностных обязанностей, пока они не осознают

Глава 5 Размывание границ

Глава 5 Размывание границ Однажды сатирик Стивен Райт справедливо заметил: «Усердие приносит плоды в будущем, а лень – в настоящем».Может быть, поэтому на каждого представителя отрасли, заявляющего о том, что уж в этом-то году от принципа «Деньги вперед!» придется,

3.4. Как не перейти границ

3.4. Как не перейти границ Прежде всего, вам, как успешному руководителю, следует в совершенстве овладеть деловым этикетом.В коллективе всегда есть два-три человека, которые намного успешнее, энергичнее других, у них хорошо развиты коммуникативные навыки, они амбициозны и

Источник

Как правильно определить границы процесса

о моим наблюдениям, порядка 90% компаний, приступающих к управлению бизнес процессами, сталкиваются с одной проблемой – они могут составить список бизнес процессов, но не могут связать их в систему на уровне описания. Причина проста – чтобы получить связанную систему, необходимо правильно определить границы процессов.

Почему так важно правильно определить границы процесса

Не стоит недооценивать значимость определения границ бизнес процессов.

От того, насколько верно определены границы, зависит эффективность дальнейшей работы по управлению бизнес процессами.

Если границы будут определены неверно, вы рискуете столкнуться со следующими проблемами:
– детальное описание бизнес процессов будет неприменимо в практической деятельности
– анализ эффективности бизнес процессов будет изначально неверным
– оценка стоимости и длительности процессов также будет ошибочной
– владельцы и участники процессов будут определены неверно, а значит, и распределение ответственности будет далеко от эффективности
– если бизнес процессы определены некорректно, то продукты процессов также могут быть определены с ошибками. А это, в свою очередь, может привести к веренице последствий.

В методологии управления бизнес процессами существует раздел под названием Process discovery – открытие или определение процессов, который включает в себя идентификацию процессов и определение границ.

Определить границы процесса можно двумя способами – вручную и автоматически. Для автоматического определения необходима регистрация большого количества событий процессов в информационной системе. Наличие подобной системы доступно далеко не всем, так что сосредоточимся на ручном определении границ бизнес процессов.

Начнем с очевидного, границы бизнес процесса определяют то, где заканчивается один процесс и начинается другой.

Завершение одного процесса всегда является началом другого.

Как вы помните, каждый бизнес процесс «производит» один или несколько продуктов. Их часто называют выходы. Продукты бизнес процесса всегда используются (или должны использоваться) в других процессах.

Вход – это то, что процесс берет в работу, перерабатывает и из чего производится продукт процесса.

Исходя из концепции «входов-выходов», именно по поступающим в процесс входам (по совместительству продуктам других процессов) и продуктам на выходе рассматриваемого процесса определяют границы процесса. Проще говоря, границы процесса определяются поступлением входов и завершением производства продуктов.

Так вот. Это неверно!

Определить границы процесса – это решить несколько задач. Одна из них – установить, в каком случае процесс начинает свое выполнение и когда можно сказать, что процесс завершен. Можно ли сказать, что процесс всегда начинается при поступлении в него входа? Нет. Вход необходим для «производства» продукта, но поступление входа вовсе не означает, что процесс сразу же начнет работу. Процесс может начаться задолго до или после поступления входа. И на это может оказывать влияние куча факторов.

Входы, выходы и события границ процесса

Вы находитесь на рабочем месте и захотели есть. Но в компании не принято уходить на обед «когда вздумается» и есть отведенное для этого время. Именно наступление времени обеденного перерыва начнет выполнение процесса «Обед». В данном случае чувство голода или потребность в его удовлетворении является входом процесса. Но лишь время обеденного перерыва будет являться тем спусковым крючком, тем событием, которое начнет выполнение процесса.

Событие начала

У каждого процесса есть одно или несколько событий, которые стартуют процесс. С точки зрения рассматриваемого процесса, событие – это просто то, что случилось. Это не действие, а свершившийся факт, который не имеет длительности. Например, звонок клиента, входящее электронное письмо, полученное распоряжение руководства, начало рабочего дня и т.д.

Событие начала – это спусковой крючок, который стартует цепочку действий в рамках бизнес процесса.
Событие начала может совпадать, а может и не совпадать с поступлением входов процессов.
Событий начала может быть несколько.
Любое событие имеет источник. Это может быть другой процесс или внешняя относительно процесса или компании среда.

То же самое касается завершения процесса. Любой процесс должен завершаться событием окончания, которое удобно рассматривать как условие, при наступлении которого мы считаем, что процесс завершен.
Опять же, процесс может не заканчиваться производством своего продукта. В нашем примере с обедом продуктом процесса является удовлетворенный голод. Но означает ли это, что процесс “Обед” будет завершен тогда, когда вы наелись? Конечно же, нет. Более того, есть несколько событий, которыми может закончится обед. Это может быть истечение установленного времени, возвращение на рабочее место или нечто иное.

Зачастую процесс не завершается до тех пор, пока не будет произведен контроль качества произведенного продукта и/или процедура передачи права собственности на продукт. Проще говоря, пока клиент, который использует продукт процесса, не скажет, что все ок.

Событий окончания процесса может быть несколько. Они могут быть как позитивными, так и негативными. Это означает, что разные сценарии процесса могут приводить к разным событиям окончания.
Событие окончания одного процесса обязательно должно иметь логическую связь с событием начала другого процесса.

Событие окончания одного процесса логически связано с событием начала другого

Определение событий начала и окончания может быть непростым делом. Порой сложно сказать, что именно стартует процесс. А если процесс начинается тогда, когда этого просто кому-то захотелось? Ну что ж, значит, процесс начинается по желанию. Такова реальность, которая отличается от строгой и сухой теории – зачастую процессы работают не по формальным правилам.

Не все события, которые начинают процесс, формальны

И чтобы заниматься управлением бизнес процессами нельзя подгонять реальность под формальную копирку. Нужно действовать ровно наоборот. Только так можно установить связь между тем, что существует в жизни, и тем, как формализован процесс.

С событиями разобрались. Теперь вернемся ко входам и продуктам процессов.

Правильное определение входов и продуктов процессов позволяет создать единую систему, в которой все бизнес процессы взаимосвязаны.

Продукт одного процесса – это вход для другого процесса. При определении входов и продуктов нужно обязательно указывать источники входов и потребителей продуктов. Это позволит сделать следующий шаг – определить переход права собственности на продукт. Благодаря этому понятию определяются границы процессов, соответствующих обязанностям, полномочиям и правам участников бизнес процессов.

Переход права собственности на продукт процесса.

И тут начинается самое интересное.

Дело в том, что если вы попытаетесь определить границы процессов в соответствии с функциональными границами организационных единиц, то обнаружите множество несоответствий.

В одних случаях вы найдете разрывы – когда перехода права собственности на продукт попросту нет, а может, даже никто конкретно не несет ответственность за продукт. В других случаях, наоборот, несколько участников процессов несут ответственность за продукт и переход права собственности. Фактически это равнозначно отсутствию ответственности, ведь не секрет, что когда за что-то отвечают многие, значит, не отвечает никто. Как в том старом анекдоте, ” вот поэтому нас и не любят”.

Поэтому для правильного определения границ процессов, нужно обязательно определить, где и как переходит право собственности на продукт процесса – с процессной, а не с функциональной точки зрения.

Входов и продуктов процесса может быть множество.
Существуют основные и второстепенные продукты. И о второстепенных не стоит забывать.
Для определения начальной границы должна быть четко определена связка «поставщик – переход права собственности – вход – событие начала»
Для определения конечной границы должна быть связка «продукт – переход права собственности – клиент процесса – событие окончания»

Участники бизнес процесса

Участники бизнес процесса в общем и владелец процесса в частности – это неотъемлемые части полноценного определения границ процесса. Это позволяет связать процесс с организационной и функциональными структурами организации.

К слову, при определении бизнес процессов мы избегаем понятия «организационная единица», будь то отдел, департамент или конкретная должность. В управлении бизнес процессами базовой единицей участника процесса является роль.

Фактически роль определяется набором взаимосвязанных операций или подпроцессов, выполняемых в рамках рассматриваемого процесса. И фишка в том, что в процессе может быть несколько ролей, но выполняться они будут одним человеком.

Например, сейчас я выполняю роль автора и осуществляю операции, связанные с написанием этого текста. Когда я закончу, то наступит время для роли Редактор, которую я также выполню самостоятельно. И обе эти роли существуют в рамках процесса «Подготовка статьи».

Границы процесса также зависят от того, какие ресурсы использует процесс и каким образом они в него попадают. Определение ресурсов, способа их поступления и перехода права собственности аналогично передаче продукта одного процесса на вход другому процессу. Фактически то, что является ресурсом для одного процесса, является продуктом другого. Надеюсь, эта мысль понятна из вышеописанного.

Управление или осуществление управленческого цикла процесса

Этот пункт очень часто выпадает из внимания при определении бизнес процессов.
Чтобы правильно определить границы процесса, нужно понимать, что каждый крупный процесс может быть разбить на 4 типа подпроцессов:

Да, мы говорим сейчас о цикле Деминга – PDCA.

Не буду вдаваться в детали, но нужно понимать, что это совершенно разные подпроцессы, которые тем не менее объединены в один процесс на более высоком уровне. В таком случае необходимо понимать, как разбить процесс по данным типам и установить взаимосвязи между подпроцессами.

Процесс производства можно разбить на:

Это очень простой, но близкий к реальности пример, который показывает, как важно рассматривать управленческий цикл процесса для правильного определения границ.

Чтобы определить границы процесса, важно сразу определить тип процесса на верхнем уровне – основной, вспомогательный или процесс управления. Это поможет определить клиентов процесса, способ и момент перехода права собственности и способ разбиения процессов в соответствии с управленческим циклом.

И последнее.
После того, как вы определили все, что описано выше, необходимо дать правильное наименование процесса. Наименование процесса должно отражать его суть и быть понятно для всех заинтересованных лиц.

Как правильно определить границы процесса

Резюме

Для того, чтобы правильно определить границы бизнес процесса, необходимо:
1. Определить, к какому типу относится процесс на верхнем уровне – основной, вспомогательный или процесс управления.
2. Конкретизировать продукты процесса и процессы, которые дальше используют эти продукты.
3. Формализовать механизм перехода права собственности продукта процесса.
4. Понять, какие части процесса относятся к непосредственному выполнению операций по производству продукта процесса, а какие к управлению.
5. Определить входы и источники входов процесса.
6. Обозначить события начала и окончания процесса.
7. Определить владельцев процесса и его участников.
8. Понять, какие ресурсы использует процесс и откуда их получает.
9. Дать название процессу, определяющее его суть.

Теперь вы знаете, что нужно делать, чтобы правильно определить границы процесса.

Источник

Границы процессов

Прежде всего команда должна определить процесс и его границы. Хотя команда старших менеджеров уже сдела­ла это, но вряд ли с требуемой степенью детализации и четкости. Членам команды реинжиниринга также будет полезно выработать общее понимание процесса.

Границы процесса отмечаются точками, в которых процесс начинается и заканчивается и где он соприка­сается с другими процессами. Большинство организаций сегодня представляют собой сложный набор процессов и субпроцессов. Хотя эксперты говорят о бизнес-процессах как о чем-то, что может увидеть любой же­лающий, часто только в результате тщательного рас­смотрения можно решить, что следует включить в каче­стве субпроцесса, а что следует исключить как отдель­ный процесс.

Мы можем увидеть это на примере семейного про­цесса, такого как поездка за границу во время отпуска. Где начинается этот процесс? В аэропорту, а может быть в туристическом агентстве шестью месяцами раньше? Процесс покупки курортных товаров — это от­дельный процесс или субпроцесс в данном процессе? И когда заканчивается процесс — по возвращении домой через две недели или при выплате окончательной суммы по кредитной карточке шестью месяцами позже, всего за несколько недель до заказа путевок на отдых в сле­дующем году?

Общая ошибка команд реинжиниринга состоит в том, что они определяют процесс слишком узко. По­скольку мы не привыкли к процессно-ориентированной работе, мы скорее увидим процессы внутри отдела, чем процессы, выходящие за границы отделов. В результате важные стадии процесса часто выпадают из поля зрения команды реинжиниринга, так как происходят в других подразделениях компании. Процесс следует описывать широко и охватывать все необходимые отделы, так как многие цели достигаются благодаря разрешению про­блем, возникающих при передаче работы из отдела в отдел.

Определив начало и конец процесса, команда долж­на определить верхнюю и нижнюю границы его. Верх­ней границей может быть точка, где выходы других процессов стыкуются с данным. Возвращаясь к примеру с отпуском, команда может решить, что покупка одеж­ды — это отдельный процесс, выход которого стыкуется с входом процесса (поездки во время отпуска). Или она может решить, что покупка одежды включается в про­цесс, но другие действия, такие, к примеру, как хождение на работу, не включаются в процесс, но производят (выход) деньги, необходимые для процесса.

Нижней границей является точка, в которой выход процесса служит входом в другие процессы. Снова ко­манде придется решать, что включается в рассматривае­мый процесс, а что лежит за его пределами. В примере с отпуском фотопленки с негативами можно рассматри­вать в качестве выхода процесса, который используется как вход отдельного процесса получения фотографий об отпуске, но можно получение фотографий описать и как важную часть единого процесса отпуска.

Границы процесса — это точки, где входы и выходы входят и выходят из процесса. Определив границы, ко­манда для завершения картины должна составить спи­сок входов и выходов. Полезно различать первичные входы (требуемые для начала процесса) и вторичные входы (те, которые входят в процесс через верхнюю границу). Похожее деление существует между первич­ными и вторичными выходами. Вторичные выходы представляют собой побочные продукты процесса. Они получаются в результате выполнения этапов процесса, но не являются причиной его существования (raison d’etre). Первичные выходы процесса — это те, для полу­чения которых и существует процесс и которые предна­значены его главным клиентам.

Последняя задача на стадии определения границ процесса состоит в определении его поставщиков и клиентов. Команда реинжиниринга должна точно знать, кто они и каковы их требования. Нередко командам бывает трудно прийти к согласию относительно того, кто является клиентом процесса, поскольку не всегда это бывает очевидно. Например, команда, изучающая процесс производства молочных продуктов, может счи­тать главным клиентом отдел продаж и дистрибуции или супермаркет, который получает и продает эти про­дукты, или человека, который покупает эти продукты. При создании внутреннего рынка молочных продуктов для учреждений здравоохранения возникает вопрос: кто является клиентом процесса — распорядители бюджета в больницах и фондах либо пациенты?

Эту неопределенность легко разрешить, если пред­положить наличие различных типов клиентов, отли­чающихся друг от друга. На самом деле может сущест­вовать до пяти разных типов клиентов процесса, как это показано на рис. 2.1, и команда реинжиниринга должна определить, кто в какую категорию попадает. Первич­ным клиентом является сторона, которая получает пер­вичный выход процесса, определенный в рамках опи­санных и согласованных границ процесса. Вторичные клиенты получают вторичные выходы, также опреде­ленные на предыдущей стадии. Косвенные клиенты — это те, которые стоят следующими в очереди после пер­вичного клиента. Хотя они непосредственно не получа­ют выхода процесса, их затрагивают опоздания или ошибки в производстве продукта (или услуги), являю­щегося первичным выходом процесса. Для многих про­цессов первичные, вторичные и косвенные клиенты на­ходятся внутри организации. Внешние клиенты могут быть двух типов: потребители и не потребители. Послед­ние включают в себя контрагентов по дистрибуции, та­ких как супермаркеты или розничные торговые компа­нии, тогда как потребителями являются люди.

Определение границ процессов, подлежащих реинжинирингу, их входов, выходов и клиентов — нелегкое занятие, и команда реинжиниринга должна быть терпе­ливой и последовательной в достижении своей цели. Тем не менее, выгоды от этого часто становятся ясны позже, когда команда начинает путаться в разработке нового процесса. Мы уже упоминали о нескольких слу­чаях, когда команды начинали буксовать, достигнув этой стадии, часто из-за того, что перед этим не согла­совали, что попадает в их поле деятельности, а что нет.

Источник