Что такое гриф конфиденциальности
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Поиск по этому блогу
Какие бывают грифы ограничения доступа
Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.
Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р –2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.
Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.
Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.
Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.
Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.
Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.
После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.
Виды грифов ограничения доступа:
Совершенно секретно
Экз.№ 1
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.
Для служебного пользования
Экз.№ 1
«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.
Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533
В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.
«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».
Конфиденциально
Экз.№ 2
Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».
Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству
Эффективность работы любой организации зависит от того, насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.
Несомненно, не менее важную роль при работе с документами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.
В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.
Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству состоит из следующих разделов:
II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности
III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности
IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности
V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности
VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела
VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности
VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности
IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства
Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.
Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.
I. Общие положения
Раздел «Общие положения» включает в себя:
1. Определение сферы действия инструкции (на какие документы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа).
2. Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная инструкция.
3. Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие документы имеют гриф конфиденциальности:
«В ООО «Луч» к документам с грифами конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Луч», и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО «Луч» от 02.03.2013 № 25)».
4. Термины и определения, используемые в инструкции.
5. Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности:
● кто осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;
● кто осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;
6. Ответственность за нарушение установленных норм:
«Ответственность за соблюдение требований данной инструкции возлагается на руководство ООО «Луч», руководителей структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».
II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности
В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не проставляют на документах общего делопроизводства.
Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.
Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом.
Оформление грифов конфиденциальности на документе производится следующим образом:
● Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.
Коммерческая тайна
ООО «Луч»
ул. Правды, д. 51, Москва, 123456
Экз. №
Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на специальное подразделение в структуре службы безопасности организации. В обоих случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение конфиденциального делопроизводства. Указанные функции должны быть четко прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их неисполнение
● Гриф «Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.
Конфиденциально
ООО «Луч»
ул. Правды, д. 51, Москва, 123456
Экз. №_
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки документа.
Уч. №_
Отп. 2 экз. на 1 л. каждый
А.Б. Сонин
(499) 123-23-23
07.06.2013
Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается:
Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности.
Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч. №_.
Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности, номер экземпляра, количество листов, например:
Приложение: Бюджет движения денежных средств,
уч. № 123/КТ, коммерческая тайна,
экз. № 1, на 4 л.
Коммерческая тайна
ООО «Луч»
ул. Правды, д. 51, Москва, 123456
Экз. №_
Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами конфиденциальности.
Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности
Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела делопроизводства).
III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности
Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:
● для входящего документа: 123-КТ или 453-К;
● исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;
● внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.
В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.
В регистрационной базе документов общего делопроизводства в этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.
Передача документов с грифами конфиденциальности после их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.
Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности
Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности
Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности
IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности
Любое перемещение документов между структурными подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.
Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.
Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.
При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без грифа конфиденциальности.
При необходимости документы могут передаваться адресату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.
V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности
Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства только при наличии четкого письменного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересованного подразделения.
Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.
На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.
Дополнительно размножено_экземпляров.
Наименование должности Подпись И.О. Фамилия
Дата
На первом листе копий делается запись или проставляется штамп «КОПИЯ».
Передача изготовленных копий осуществляется работникам только под роспись в журнале учета.
VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела
В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («конфиденциально»).
Наименование грифов конфиденциальности выносится и на обложку дела.
После исполнения документы подшиваются в соответствующие дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от документов общего делопроизводства.
Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.
На заметку!
За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.
Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.
По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается решение о перегруппировке документов дел.
Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).
VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности
Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.
Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.
VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности
Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).
Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием.
Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.
После уничтожения документов в соответствующих журналах регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).
IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства
Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства проводятся в организации не реже одного раза в год.
При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:
● проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;
● производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;
● контролируется правильность ведения учета документов с грифами конфиденциальности;
● проверяется порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;
● формируются предложения о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение Экспертной комиссией организации).
Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам.
Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.
Важно знать!
Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного подразделения, руководителя организации.
По факту утраты документов с грифом конфиденциальности издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты которого представляются руководству организации.
На утраченные документы составляется акт, соответствующие записи вносятся в учетные формы.
Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности, основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:
Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности
Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов, документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.
Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.
Гриф конфиденциальности документа
Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность секретов фирмы.
В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.
Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему. Грифы ставятся на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.
Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.
На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования», «Служебная информация» или «Не для печати».
Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, не сокращается по написанию. Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: N 37к, 89ск, 97дсп.
Документы и информация, конфиденциальные в целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне и т.д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.
На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Может ставиться штамп, что данная информация без согласия фирмы не может быть использована в каких-либо коммерческих целях и по миновании надобности должна быть возвращена собственнику. Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для фирмы информации в государственные учреждения, другие организации и фирмы, которые обязаны держать ее в тайне.
Гриф конфиденциальности присваивается документу:
— сотрудником фирмы при подготовке к составлению проекта документа;
— руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем фирмы при согласовании или подписании документа;
— секретарем-референтом при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа.
Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются: соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; истечение установленного срока действия грифа; наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.); установление факта неправильности присвоения грифа документу.
Руководители всех рангов, секретарь-референт и сотрудники фирмы несут персональную ответственность за своевременное и правильное установление, изменение и снятие грифа конфиденциальности. Фактическое изменение или снятие грифа осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) документ, а также первый руководитель фирмы.
Процедуры изменения и снятия грифа конфиденциальности с документов фирмы должны быть четко регламентированы. В целях своевременного информирования соответствующих руководителей о необходимости выполнения этих процедур секретарь-референт должен регулярно просматривать учетные карточки или инвентарные описи конфиденциальных документов и выявлять те документы, по которым могут быть изменены характеристики ограничения доступа.
При изменении или снятии грифа руководитель (как правило, первый руководитель) делает отметку на самом документе и в сопроводительном письме путем зачеркивания грифа или написания нового, указания основания для выполнения этого действия и проставления подписи и даты. В соответствии с этой отметкой делаются необходимые записи в учетной форме документа. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства фирмы. При необходимости об изменении или снятии грифа конфиденциальности с документа сообщается заинтересованным фирмам и предприятиям.
Следующим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, секретарем-референтом и сотрудниками фирмы до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительного учета носителя, на котором будут формироваться черновик и беловик документа. Назначение этапа учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ее сохранностью не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа. Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:
Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации можно назвать следующие:
— закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;
— присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
— документирование фактов перемещения носителя между руководителями и сотрудниками фирмы, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
— контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.
Все типы носителей конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начала составления на них проектов черновика, вариантов и беловика будущего документа. При этом реализуются следующие требования обеспечения защиты информации:
— формирования основы для последующей персональной ответственности руководителя, сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;
— предупреждения возможности не целевого использования носителя или его неправильного хранения;
— формирования грифа конфиденциальности будущего документа;
— предупреждения возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото, видео-или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
— предупреждения технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
— включения носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.
В фирмах бумажные носители текстовой и технической информации ставятся секретарем-референтом на инвентарный (перечневый) учет.
Учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне сотрудников фирмы документирование элементов конфиденциальной информации ведется обычно на не учитываемых предварительно носителях.
В производственных и исследовательских фирмах, обладающих оригинальными технологиями и производственными секретами типа «ноу-хау», конфиденциальные документы на всех уровнях управления целесообразно составлять только на предварительно учтенных носителях информации.
Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления и в любых структурах подлежат магнитные носители информации, для которых угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии сотрудника. Надписи делаются механически стойким красителем. Одновременно этим же веществом окрашиваются винты и иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализирования об их несанкционированном вскрытии.
— первичного оформления носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов;
— традиционного или автоматизированного учета носителя, при котором документируется факт включения носителя в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;
— окончательного оформления носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;
— выдачи учтенного, укомплектованного носителя информации руководителю, сотруднику фирмы, закрепление за ними персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;
— приема от руководителя, сотрудника носителя информации, в процессе которого проверяется комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя секретарю-референту;
— ежедневной проверки правильности учета носителей и их наличия.
При работе с руководителем или сотрудником фирмы секретарь-референт педантично решает следующие задачи обеспечения защиты информации:
— предотвращения выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
— выявления факта утраты носителя или его частей, организации поиска носителя и проведения совместно со службой безопасности фирмы служебного расследования;
— предотвращения нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;
— обнаружения факта подмены носителя другим, фальсификации части носителя;
— обнаружения фактов случайной или умышленной порчи носителя, изменения формата, нумерации листов, вырывания листов, их загрязнения, склеивания и т.п.);
— предотвращения несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и сотрудниками;
— предотвращения несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи руководителю, сотруднику и прием от них носителя.
Следовательно, до начала составления черновика конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности секретов фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).
Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.