Что такое опен спейс на работе
Что такое офис опен спейс и каковы его особенности
По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.
В некоторых компаниях сотрудникам в принципе не запрещено обедать прямо за офисным столом, хотя это сомнительно с точки зрения гигиены и вызывает неудовольствие у коллег, обедающих в столовой, а также у посетителей (клиентов). А как это касается ситуации при организации офиса открытого типа «open-space»?
Что собой представляют open space?
Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.
Преимущества
В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:
Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?
Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.
Недостатки
Опен спейс свойственны многие минусы:
Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.
А что говорят сами сотрудники?
Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:
Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?
Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:
Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.
Рекомендации сотрудникам
Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:
Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.
Что такое офис open space
Сегодня большие и малые компании стараются максимально повысить продуктивность своих сотрудников, грамотно организовать и оптимизировать работу. Именно поэтому большинство прибегает к использованию площадок опенспейс, а не кабинетов.
В таком случае у руководителей есть возможность проконтролировать сразу работу всего отдела, коллеги учатся работать в команде и никто не прячется в кабинетах. Но действительно ли так хорош опенспейс, что это и какие есть у него достоинства и недостатки.
Что такое open space офис
Опенспейс — это один из типов планировки помещения, основное отличие которого — наличие большого свободного пространства, где размещаются рабочие места. При этом вся основная масса сотрудников трудится бок о бок.
Удивительно, но самой идее Open Space уже практически 100 лет. Особую популярность такой вариант планировки офисного помещения завоевал во время индустриального бума в Америке. Именно тогда клерков начали рассаживать в больших комнатах, в которых стояли рядами столы.
Одна из главных причин высокой популярности офисов по типу опенспейс — это экономичность. Безусловно аренда отдельных кабинетов — это намного дороже, чем большое открытое пространство.
Кроме этого все сотрудники получают одинаковые столы, стулья, технику. В результате сокращаются затраты (ведь больше не нужно более престижное оформление кабинетов для вышестоящих служащих).
Преимущества
Недостатки
Работа в помещении, где находится более 5 человек, всё-таки имеет негативные стороны. В первую очередь неуютно в помещении будет людям, которые испытывают дискомфорт в толпе. В данном случае перегородки помогут оградиться от основной массы сотрудников.
Ещё один недостаток — это телефонные звонки. Если вам посчастливилось работать в опенспейс офисе рядом с кол центром, менеджерами, однозначно постоянно вы будете слышать их телефонные разговоры. В таком случае ваше спасение — наушники с подавлением шума.
Следующая неприятная особенность работы в опенспейс — это наличие запахов. Это такой же отвлекающий фактор, как и шум. Важно помнить, что вас в помещении много и ваш любимый запах духов для кого-то может быть неприятен. Есть люди, которые очень чувствительны к сладким, резким ароматам и аллергию у них может вызвать запах чужих духов и даже косметики. Поэтому откажитесь от парфюма, не используйте на рабочем месте различные масла, благовония.
Возможный недостаток — неконтролируемое общение. Отсутствие границ между коллегами может привести к тому, что отдельные работники начнут больше помогать другим, но меньше будут заниматься выполнением своих прямых обязанностей. Однако эту проблему может решить опытный руководитель.
Психологическая перегрузка — частая проблема работников опенспейс. К сожалению далеко не все могут вынести постоянный контакт с большим количеством людей и это будет оказывать серьезное давление на них. Возможность решить данную проблему — устраивать 2-3 кофе-брейка на протяжении всего рабочего дня (кроме полноценного обеденного перерыва), чтобы сотрудники могли размяться, пройтись, попить кофе и отдохнуть от рабочей суеты.
Офис опен спейс — далеко не новый вариант планировки помещений и довольно выгодный для руководства. Однако, чтобы сотрудники чувствовали себя в таком офисе комфортно, необходимо обеспечить их качественными наушниками с подавлением шума, чтобы они смогли изолироваться и сосредоточиться на работе, составить корректный распорядок дня и тогда все служащие будут довольны.
Open space: как правильно организовать офисное пространство
В наше время множество компаний предпочитают сооружать для сотрудников офис без стен или другими словами — «open space». Открытое пространство — на первый взгляд простой и удобный способ организации рабочих будней. Но так ли это на самом деле?
Команда Hurma System разобралась в преимуществах и недостатках офисов open space. Сегодня мы обсудим, как оптимизировать работу и повысить продуктивность сотрудников опенспейсов.
Open space — что это?
Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.
В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников.
Плюсы офиса open space
Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.
1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.
2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.
3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают.
4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.
5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.
Минусы офиса open space
Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?
1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.
2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе.
3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно.
4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.
Как же оптимизировать работу в open space?
Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.
1. Установите правила
Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения.
2. Организуйте пространство
После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания.
Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса. Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей.
Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.
3. Отведите для совещаний отдельное время
Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.
4. Разделите личное и рабочее пространство
Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает. Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха.
5. Уменьшите уровень шума
Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах.
Как создать уютное open space пространство?
Пример удачного совмещения опен спейс и других зон — компания Mars, один из крупных мировых производителей корма для домашних животных. В офисе компании множество отдельных рабочих мест, кабинетов и открытого пространства. Pet-friendly культура компании отображена в планировке офисов, где даже можно найти комнаты для кошек и собак сотрудников.
К слову, офис — отличная возможность внедрить корпоративную культуру компании. HR-менеджеру также важно понимать, что комфорт на рабочем месте = снижение текучести кадров. Грамотная организация открытого пространства поможет не только сэкономить бюджет руководству, но и наладить коммуникацию внутри коллектива и повысить лояльность сотрудников к компании.
Офисы с открытым общим пространством, или Open space. Можно ли работать эффективно у всех на виду
Офисы open space, или как их ещё называют, офисы открытого типа – это популярное сейчас решение, когда в качестве офиса используется единое помещение, где размещаются рабочие места для всех сотрудников – иногда с выделением одного-двух изолированных кабинетов для переговоров или размещения менеджеров среднего или высшего звена. Впервые такая система организации рабочего пространства появилась в 30-х годах в США, но широко распространена стала начиная с 50-60-х годов.
👨💻 Офисы open space в России
В России этот принцип был известен, однако, использовался раньше преимущественно в некоторых организациях. По старым советским фильмам можно вспомнить проектные институты с рядами кульманов или статистические учреждения с рядами письменных столов. Однако в качестве организации пространства для бизнеса открытые офисы впервые начали появляться в России во второй половине 90-х годов, с появлением местных отделений зарубежных компаний. Оттуда это мода распространилась сначала на российские издательства, затем – и на другие сферы бизнеса. Сейчас это один из распространённых способов организовать работу компании.
✅ Почему не всем компаниям подходят офисы открытого типа. Ожидание и реальность
Используя офисы открытого типа, компании надеются получить ряд преимуществ. Однако на практике не всё так радужно. Разберём несколько примеров.
Общение сотрудников
Ожидание. Более оживлённое общение сотрудников между собой на общей территории приведёт к тому, что коллектив станет более сплочённым, укрепится командный дух.
Реальность. Неформальность общения заодно приводит и к тому, что возникающие конфликты и недопонимания «растаскиваются» по всему коллективу, и в них поневоле начинают принимать участие и те сотрудники, чьи интересы не затронуты напрямую. Всё это приводит к падению работоспособности.
Отсутствие личного пространства (хотя бы на уровне кубикла* – выделенного лёгкими, не доходящими до потолка перегородками рабочего места) приводит не к повышению контактов и укреплению общего духа – а часто наоборот, к снижению числа контактов до минимума. В открытом офисе невозможно вести приватный разговор: всё, что будет сказано, неизбежно услышат окружающие.
*Кубикл – рабочее место, «ячейка» в офисе.
Решение рабочих проблем
Ожидание. Находясь в общем помещении, сотрудники активнее будут решать рабочие проблемы, контактируя с теми, кто работает в других отделах.
Реальность. Другая сторона таких оживлённых контактов – невозможность сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Как показало в 2010 году исследование Калифорнийского университета в США (здесь его можно прочесть в английском оригинале), в среднем работнику нужно до 25 минут на то, чтобы вновь вникнуть в ту работу, которую он выполнял до того, как к нему обратились по совершенно другой проблеме. В результате получается, что если к человеку обратятся за день хотя бы раз 15 (вполне реальная ситуация) – он вообще за день не сделает ничего.
Крутые идеи в результате общения
Ожидание. В ходе живого общения люди начинают быстрее генерировать идеи и обмениваться ими, что приведёт к нестандартным и эффективным решениям в бизнесе.
Реальность. Люди – разные, и далеко не все могут неожиданно для себя выдать идею. Обычно требуется обдумывание, подготовка, сосредоточенность. Сосредоточиться же в открытом офисе довольно трудно: как бы все ни были вежливы и ни вели себя тихо – неизбежны шум, посторонние разговоры, прочие отвлекающие моменты. Работая в таком офисе, быстро привыкаешь не обращать на это внимание и мысленно отстраняться от того, что тебя не касается – но на это уходит и время, и определённые ресурсы мозга.
Экономия на размерах офиса
Ожидание. Экономия площади офиса. В одном помещении можно разместить всю фирму.
Реальность. Часть сотрудников придётся отделять. В отдельном кабинете нуждаются как минимум следующие категории:
В результате в любом офисе open space всё равно приходится выделять переговорные и комнаты для отдыха. Но когда компания становится достаточно крупной, переговорные практически постоянно будут заняты, а вести деловой разговор в общем пространстве очень трудно.
Комфортная атмосфера
Ожидание. В открытом офисе можно создать комфортную для всех атмосферу.
Реальность. Крайне трудно согласовать даже привычки нескольких человек по банальной температуре. Если один сотрудник открыл форточку, потому что ему жарко – другой потребует закрыть, потому что сквозняк. Кто-то выключает кондиционер, потому что холодно – другой потребует включить, потому что «жарко, дышать нечем». Такая картина наблюдается во всём.
Кроме того, не будем забывать и об инфекциях. Даже если не говорить о текущей ситуации с COVID-19, банальные ОРЗ (острые респираторные заболевания) и грипп никто не отменял. Один сотрудник пришёл на работу с насморком – вскоре болеть будет половина офиса.
Содержание
Что такое офис open-space
Теория «открытого пространства» предполагает, что сотрудникам будет гораздо комфортнее работать, если они будут чувствовать себя непринужденно, то есть смогут перемещаться по всему пространству офиса в поисках места, где именно сейчас им удобнее всего работать. Также работа в open space предполагает возможность свободно общаться с другими сотрудниками и встречаться с посетителями. Обычно там есть места, специально предназначенные для того, чтобы можно было поразмышлять в спокойной обстановке.
Преимущества открытых офисов
Первым и самым главным преимуществом является существенная экономия пространства, поскольку перегородки и двери отнимают действительно много места. Работодатель таким образом экономит на аренде, причем экономия получается действительно существенной. Расходы на ремонт у владельца фирмы также снижаются, так что тип офиса open space однозначно выгоден с финансовой точки зрения.
Кроме того, руководитель может постоянно контролировать сотрудников: когда все находятся на виду, гораздо проще уследить за тем, кто что делает. Таким образом можно легко выявить работников, которые увиливают от своих служебных обязанностей.
Кроме того, это хороший вариант для новичков, которые действительно легко вливаются в рабочий процесс и могут советоваться с более опытными коллегами спокойно, без необходимости идти в кабинет, стучать и так далее. И никто не жалуется, что на него «повесили» новенького.
Наконец, нельзя не отметить, что открытое пространство если не искореняет злоупотребления и коррупцию полностью, то существенно ее минимизирует. Да и в целом все рабочие задачи решаются куда оперативнее. Словом, преимуществ у open space офиса хватает, но есть у него и недостатки.
Недостатки открытых офисов: почему формат офиса open-space может быть неудобным
Прежде всего из-за того, что не всем он подходит: проведенные исследования показали что у значительного числа сотрудников, которые работают в офисе без перегородок, повышается уровень стресса, поскольку они находятся в одном пространстве с большим числом людей и без возможности уединиться надолго.
В таком пространстве часто бывает беспорядок, а сотрудники страдают от того, что им некуда положить свои личные вещи. Из-за этого часто возникают конфликты, а мотивация к работе снижается, хотя, казалось бы, работа в общем пространстве должна повысить корпоративный дух.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен-спейс
Рабочие места для руководителей должны размещаться в общем пространстве, это очень важно и этим правилом нельзя пренебрегать. Также следует разместить по всему пространству открытого офиса побольше растений, поскольку это способствует снижению общего уровня стресса.
Рекомендации и советы по организации офиса опен-спейс
Рассматривая плюсы и минусы опен спейс, нельзя не заметить, что при соблюдении определенных правил организации пространства, можно сделать его максимально комфортным. Так, при планировке специалисты обязательно обращают внимание на траектории движения людей, чтобы поделить пространство с учетом этой информации. Сотрудникам должно быть комфортно работать и при этом они и сами не должны мешать другим, когда будут перемещаться по офису.
Обязательно нужно сделать так, чтобы у сотрудников было личное пространство в офисе, тогда они будут чувствовать себя эмоционально и психологически комфортно. Причем это должна быть не зона отдыха, а именно рабочее место. Приватные кабинеты для переговоров, кстати, тоже должны быть, обойтись без них не получится.
Заключение: кому подойдет работа в open-space
Офисы с так называемым открытым пространством стали трендом последних лет, который проникает во многие сферы, однако следует понимать, что подходит этот вариант далеко не всем. Обычно его уместно выбирать в том случае, если сотрудники компании много коммуницируют между собой, так что им просто неудобно сидеть по разным кабинетам и постоянно ходить туда-сюда. Свобода передвижения в таком случае станет лучшим решением.
При этом компания обязательно должна реализовать режим пропусков, поскольку ни о каких постоянных приемах посетителей в таком пространстве не может быть и речи. Работу с людьми следует вынести в отдельный кабинет.