Что такое оперограмма документа

Постановка делопроизводства в администрации сельсовета

Автор: Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова

Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова, Пензенский государственный университет

Структура администрации сельсовета

Обязанности секретаря (специалиста 1-й категории)

Способы доставки и отправки документов

Оперограммы движения документов

Используемые регистрационные формы

Основные виды документов

Особенности работы с обращениями граждан

Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.

Центром муниципального образования «Сельское поселение Махалинский сельсовет» является село Махалино Кузнецкого района Пензенской области.

На территории сельсовета находятся пять населенных пунктов. Численность постоянно проживающего населения на 01.01.2013 составляла 3250 человек.

Структуру администрации Махалинского сельсовета составляют:

специалист 1-й категории (секретарь);

специалист 1-й категории сектора учета и отчетности (главный бухгалтер);

инспектор военно-учетного стола;

Вся обязанность по ведению делопроизводства возложена на специалиста 1-й категории (секретаря). Основными функциями секретаря администрации Махалинского сельсовета являются:

исполнение указаний главы администрации;

формирование ежемесячного и ежегодного планов работы администрации;

осуществление подготовки ежемесячных отчетов о выполнении мероприятий, вошедших в план администрации;

ведение делопроизводства в администрации;

ведение учета личного состава;

организация работы совещаний, проводимых главой администрации Махалинского сельсовета;

осуществление оперативного контроля над выполнением постановлений, распоряжений, поручений главы администрации;

участие в организации и проведении референдумов, собраний и конференций граждан на территории сельсовета;

организация приема граждан главой администрации;

ведение приема граждан;

ведение работы ЗАГСа;

ведение работы паспортного стола;

ведение похозяйственной книги;

предоставление статистической отчетности;

оказание содействия в проведении сельскохозяйственной переписи и переписи населения;

обеспечение сохранности архивных документов и подготовка их для сдачи в архив.

Все документы в администрации Махалинского сельсовета, как и в любой организации, представлены тремя большими группами: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы.

Количественное соотношение входящих, исходящих и внутренних документов за 2012 год представлено в виде диаграммы на рис. 1, где входящих – 25%, исходящих – 23%, внутренних – 18%.

Доставка документов в администрацию Махалинского сельсовета осуществляется следующими способами:

по почте ( 9% в месяц);

по электронной почте ( 4% в месяц);

по факсу (6% в месяц).

Рис. 1. Диаграмма структуры документооборота

На рис. 2 представлена диаграмма, показывающая процентное соотношение способов доставки корреспонденции.

Рис.2. Соотношение способов доставки корреспонденции

По почте доставляются различные виды документов: письма, договоры, бандероли, а также печатные издания.

По электронной почте приходят рекламные письма, договоры, предложения. По факсу приходят письма, акты, договоры.

Рассмотрим оперограммы движения документов администрации Махалинского сельсовета. Оперограмма движения входящих документов представлена в табл.1.

Табл. 1. Оперограмма движения входящих документов

Передача документа с пометкой «лично»

Передача нерегистрируемых документов

Передача на рассмотрение

Оперограмма движения исходящих документов администрации Махалинского сельсовета представлена в табл. 2.

Табл. 2. Оперограмма движения исходящих документов

Составление черновика и создание проекта

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления

Передача документа руководителю

Подпись или утверждение

Подшивка в дело копии документа

Работу с внутренними документами можно отобразить в оперограмме движения внутренних документов, представленных в табл. 3.

Табл. 3. Оперограмма движения внутренних документов

Составление и оформление проекта

Подпись и утверждение проекта

Анализ оперограмм показывает, что процесс движения документов в администрации Махалинского сельсовета в основном соответствует норме.

Входящий документопоток в администрации складывается из нескольких частей:

документы вышестоящих организаций (распоряжения, письма, указания, постановления);

документы от не соподчиненных организаций (письма, акты, договоры, счета и др.).

Соотношение видов входящих документов показано на рис. 3.

Рис. 3. Диаграмма соотношений основных видов входящих документов

Из диаграммы видно, что большую долю входящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в администрации осуществляется централизованно секретарем.

Задачей секретаря является учет поступления документов из всех источников, их первичная обработка, координация их дальнейшего движения.

При первичной обработке входящих документов секретарь проверяет правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку.

Конверты с документами, в том числе и заказные, секретарь вскрывает, при этом проверяет комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствие документов и приложений, секретарь ставит в известность отправителя корреспонденции.

Секретарь имеет право на предварительный просмотр всех поступивших документов, исключение составляют документы с пометкой «Лично». Такие документы передаются сразу адресату. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем, где отсутствует обратный адрес.

Данные о поступивших документах заносятся в регистрационный журнал, который приведен на рис. 4.

Входящий № и дата регистрации

От кого поступил документ

Исходящий № и дата полученного документа

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов

Сразу можно заметить, что форма журнала не соответствует норме.

После регистрации в этот же день секретарь передает документы на рассмотрение главе администрации.

Исходящие документы создаются в процессе деятельности администрации Махалинского сельсовета. Соотношение основных видов исходящих документов показано на рис. 5.

Рис. 5. Соотношение основных видов исходящих документов

Из диаграммы видно, что большую долю исходящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются секретарем в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Секретарь регистрирует исходящую корреспонденцию в журнале регистрации исходящих документов, представленном на рис. 6.

Рис. 6. Журнал регистрации исходящих документов

Плохо, что в регистрационной форме нет сведений об исполнителе и о деле, в который подшивается второй экземпляр документа. После регистрации секретарь делает необходимое количество копий документа. Документы отправляются в день подписания, либо не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр документа подшивается в дело. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Передача документов по факсимильной связи, электронной почтой и телеграммой осуществляется в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов срочного характера.

Внутренние документы администрации сельсовета по формам и назначению можно разделить на три группы:

организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (устав, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.);

распорядительные документы, издаваемые главой администрации (распоряжения, постановления, решения);

информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (протоколы, записки, акты и т. д.).

Внутренние документы в администрации готовятся на бумаге формата А4 при помощи персонального компьютера.

Основные виды внутренних документов показаны на рис. 7.

Рис. 7. Диаграмма соотношения основных видов внутренних документов

Из диаграммы видно, что большую долю внутренних документов в администрации Махалинского сельсовета составляют протоколы.

Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта. После того как проект документа составлен, оформлен, подписан или утвержден, он передается секретарю для последующей регистрации.

При работе с обращениями граждан в администрации Махалинского сельсовета основной задачей секретаря является организация личного приема населения главой администрации, ведение делопроизводства по регистрации письменных и устных обращений граждан, а также контроль сроков их рассмотрения.

Обращения в администрации Махалинского сельсовета бывают индивидуальными и коллективными. Все обращения принимаются в ходе личного приема (рис. 8).

Предложения граждан рассматриваются в срок до 30 дней за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

Количество и характер обращений

Всего в администрацию сельсовета

В ходе личного приема

Рис. 8. Количество и тематика обращений в 2012 году.

Если для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки их разрешения в порядке исключения продлеваются, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю.

В тех случаях, когда обращение не относится к полномочиям администрации Махалинского сельсовета, оно направляется в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителя.

Первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения и индекса в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан, например И-186-08.13.

Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной карточке в день их поступления.

В карточку вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое содержание, а также входящий номер и дата, резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направлен документ.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах: один экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй – помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному принципу, по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

Обращения граждан в администрацию Махалинского сельсовета считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством. В регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.

Обращения граждан после их разрешения возвращаются секретарю со всеми относящимися к ним материалами.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения ставится надпись «В дело», дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Анализ постановки делопроизводства в администрации Махалинского сельсовета показал, что делопроизводство ведется секретарем (специалистом 1-1 категории) в соответствии с имеющейся Инструкцией по делопроизводству, которая соответствует Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в части, касающейся общих вопросов делопроизводства. Есть небольшие замечания по формам, используемым для регистрации документов. Их нужно привести в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Правильная постановка делопроизводства в органах местного самоуправления является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан.

Источник

Порядок использования оперограмм и функциограмм

1. Порядок использования оперограмм и функциограмм

1.1 Определение места оперограммы и функциограммы в организационном проектировании

Понятия оперограмма и функциограмма используются, главным образом в области научной организации труда, оптимизации управленческих и иных процессов в организации. В данной работе объекты изучаются с точки зрения организационного проектирования. Для лучшего понимания необходимо привести некоторые толкования этих понятий. Определения даются с разных точек зрения и включают в себя сущность этих методов организационного проектирования.

Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.

Функциограмма (оргограмма) – это график распределения функций сотрудников, исходными данными для него являются должностные обязанности и результаты практических наблюдений.

Предложения по оптимизации появляются посредством простого логического анализа функциограммы. Становятся очевидными такие факторы как: дублирование операций, неэффективное распределение должностных обязанностей, неравномерная загрузка исполнителей и частая передача результатов из отдела в отдел.

Таким образом, можно назвать оба понятия графическими изображениями операций/функций. Во многих изданиях оперограмма и функциограмма представлены как методы организационного проектирования. Несмотря на это, от цели составления этих графических методов зависит их классификация. Оба метода на предпроектном этапе обследования и технического проектирования предназначены для разных целей. В начале, они представляют собой графическое изображение обобщенной информации об объекте исследования, являются методами анализа этих данных. То есть, являются моделями построения существующей системы операций/функций. Далее, они являются методами непосредственного моделирования новых систем, представление в графической форме рационализированных операций/функций.

Предприятие в целом можно рассматривать как систему, потребляющую ресурсы на входе, преобразующую их внутри себя и выдающую на выходе товары (работы, услуги). Вся эта система представляет собой процесс, осуществление которого обеспечивает получение результата, позволяющего достичь целей организации, поэтому процессы рассматриваются комплексно при рационализации деятельности всей организации.

Методы, используемые в оргпроектировании, направлены на реинжиринг бизнес-процессов на предприятии, создание оптимальных и эффективных процессов. Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности. Лишь использование методов в комплексе позволит смоделировать такой процесс, но каждый метод раскрывает определенный сектор рационализации, имеет свою специфику применения. Так, оперограмма стройно входит в систему процессного подхода, тогда как функциограмма является преимущественно производной от функционального подхода в проектировании организационных структур. И, как показывает практика, соединение двух концепций более эффективно.

По своему характеру оперограммы и функциограммы являются находками советской рационализации управленческого труда, основанной на научной организации труда. НОТ — это процесс рационализации труда, процесс совершенствования его организации. Осуществляется он путем внедрения новых достижений науки, техники и организационных мероприятий, способствующих достижению более высоких результатов труда при минимальных затратах и наиболее эффективных способах его приложения. Научная организация труда в сфере управления выражается в рационализации труда управленческих работников. Рационализация управленческого труда осуществляется в организационном и техническом ключе. Управленческий труд в основном характеризовался как работа с документами, поэтому направления рационализации управления рассматривались в рамках делопроизводства. Методику анализа делопроизводства разрабатывал в 60-х годах XX века Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Главного архивного управления СССР, так же им выпущена Методическая программа исследования постановки делопроизводства в министерствах и центральных ведомствах. Таким образом, можно сказать, что в рекомендациях ВНИИДАД даны методы исследования организации при рационализации управленческого труда. Изучение документооборота, документирования, ДОУ является важнейшей частью оргпроектирования, в рамках которого используются графические методы для детальной и в то же время лаконичной фиксации наблюдаемых фактов, подлежащих последующему анализу.

В то же время, если рассматривать оперограмму при использовании в организационном проектировании, то эта графическая модель предстает не только для изображения операций с документами в рамках делопроизводства, но и для изображения операции выполняемых в рамках любого процесса, связанного с управлением организации. Так же и с функциограммой: она изображает не только функции структурных подразделений (должностей) при работе с документами, но и при участии в конкретном процессе, протекающем в организации. Поэтому сложность существующих процессов требует комплексного изучения в рамках оргпроектирования. Оргпроектирование – процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере управления и использование возможностей современной компьютерной и оргтехники с целью повышения эффективности труда управленческого персонала. В отдельности, изучаемые в данной работе графические методы являются составными частями комплекса документирования того или иного процесса. Они выполняют свою немаловажную роль в описании процесса, но всегда используются в комплексе с другими методами, возможно и отражающими аналогичные моменты, но представленные в иной форме. В первоначально разработанной форме эти графические методы уступают современным, которые в принципе основаны на них и включают в себя их принципы построения и концепции отбора информации и компонентов. Для построения современных графических моделей, описывающих процессы, используются те же критерии, но оформлены они и исполнены с применением новых компьютерных технологий. Это повышает актуальность их изучения. Поэтому тенденцией в развитии описания процессов является их интеграция с информационными технологиями. Так же характерна потребность в описании всех процессов организации, что выражается в понятиях бизнес-процессы и их моделирование. На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме.

Кросс-функциональная диаграмма — диаграмма, описывающая взаимодействие сотрудников в ходе выполнения одной процедуры.

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами.

Такие графические модели и применяются лишь как составные части системы описания процессов, они нуждаются в пояснениях, выраженных в нотациях. Нотация (формат описания бизнес-процесса) — совокупность графических объектов, используемых в моделях, и правил по моделированию. Графическая нотация — это набор символов, используемых для визуального моделирования чего-либо (обычно системы, структуры или процесса).

Источник

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Оперограмма

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. [1]

Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации. [2]

Оперограмма процесса ( ОП) устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей. [4]

Оперограммы отдельных процедур по управлению персоналом относятся к организационно-регламентирующим документам и представляют собой таблицу с указанием управленческих работ ( операций, действий), их исполнителей и времени выполнения работ. Линия, соединяющая отдельные операции, показывает последовательное ( или параллельное) их выполнение различными исполнителями процедуры. В последней колонке определяется трудоемкость каждой операции. [7]

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы. [8]

В оперограмме наглядно показываются все операции по обработке документа, маршрут его движения. Изучая технологию выполнения работ, необходимо прежде всего установить соотношение творческих и нетворческих элементов трудового процесса среди массовых видов работ основного звена аппарата управления. При этом под творческими операциями понимаются те, для выполнения которых требуются специальные значения. Например, при подготовке какого-либо приказа к творческим операциям относятся: составление текста, согласования, в результате которых в текст вносятся изменения, дополнения. От творческих операций следует отличать логические. В этом случае сведения переносятся из первичных документов в соответствующие графы сводной ведомости с выполнением простых вычислительных операций по известным правилам. Особое внимание следует уделить выявлению операций, несвойственных данной должности, профессии или квалификации работника. Изучение технологии выполненных работ тесно связано с вопросами анализа организационной и функциональной структуры управления. Материалы диагностического обследования, если они подготовлены с должной тщательностью, могут служить базой для проектирования структуры системы управления. [9]

Анализ процессов управления с помощью оперограмм позволяет разработать мероприятия по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств. [10]

Анализ процессов управления с помощью оперограмм позволяет разработать мероприятия по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств. [12]

Вот, например, как выглядит выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения. [15]

Источник

Организация рационального движения документов

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффективных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Рис. 13. Пример оперограммы движения исходящих документов:

· движение документов, подписываемых генеральным директором;

* движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Вопросы для самоконтроля

1. чем суть документооборота? Что такое документооборот?

2. Каковы принципы организации документооборота?

3. Какие потоки документации можно выделить в документообороте?

4. В каких целях все документы распределяются по документопотокам?

5. Кто занимается организацией документооборота?

6. Чем определяется совершенство организации работы с документами?

7. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

8. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

9. Каковы правила обработки исходящих документов?

10. В скольких экземплярах нужно составить исходящие документы? Объясните, почему.

11. Какие из перечисленных ниже документов являются исходящими:

– акт приема-передачи дел;

– письмо-приглашение на конференцию от ЗАО «Летний снег»;

– докладная записка начальника отдела маркетинга на имя генерального директора предприятия;

– протокол производственного совещания у главного инженера;

– письмо-ответ на запрос, присланный из органов государственной статистики.

12. Что такое объем документооборота?

13. От чего зависит объем документооборота?

Задание

Составьте оперограмму прохождения поступившего (входящего) документа на предприятии, например письма, адресованного руководителю структурного подразделения.

Тест 3

1. Документооборот – это движение документа с момента

а) его создания до передачи на регистрацию;

б) его получения до передачи исполнителю;

в) его получения до завершения исполнения.

2. Главное правило документооборота –

а) соблюдение требований действующего государственного стандарта на управленческую документацию;

б) оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда;

в) выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

3. По отношению к управленческому объекту выделяют

а) входящий, исходящий и внутренний документопотоки;

б) горизонтальный, вертикальный документопотоки;

в) документопотоки от граждан и организаций.

4. Показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Это утверждение

5. Первичной обработке и регистрации подвергаются

а) внутренние документы;

б) входящие документы;

в) исходящие документы.

ТЕМА 4
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Понятие «регистрация». Цели регистрации

В обеспечении учета, контроля исполнения, сохранности и поиска документов ведущая роль принадлежит регистрации. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Регистрация позволяет сформировать базу данных о документах.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Как следует из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения (рис. 14).

Рис. 14. Цели регистрации документов

Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

При занесении показателей документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный номер (индекс), который служит его основным учетным и поисковым признаком.

Регистрационный номер позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям.

Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему ДОУ: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных организаций характерен постоянный рост объемов документооборота, большая часть поступающих, внутренних и отправляемых документов регистрируется. Регистрация является одной из самых трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, следует иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Для того чтобы распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые, необходимо хорошо представлять себе деятельность предприятия и перспективы его развития, понимать, что важно и нужно в данный момент, что будет важным и нужным в дальнейшем.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству либо самостоятельным документом, утвержденным руководителем организации.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

3) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня;

4) нормы, нормативы расходования материалов;

5) бухгалтерские документы;

7) месячные, квартальные, полугодовые отчеты;

8) формы статистической отчетности;

9) рекламные письма;

10) поздравительные письма и телеграммы; приглашения;

11) учебные планы, программы семинаров совещаний и конференций;

12) печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени);

13) личная корреспонденция;

14) копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

15) информационные материалы;

16) проекты документов.

Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Источник