Что такое опись товара
Что такое инвентаризационная опись?
Каждое предприятие имеет имущество (товар, продукцию), и его необходимо учитывать. Для этого проводится ревизия, по результатам которой составляется инвентаризационная опись. Зачем это нужно? Какие формы бывают? В статье мы обо всем этом расскажем подробно. И отдельно остановимся на том, как правильно заполнить опись и каковы ее сроки хранения.
Благодаря статье вы узнаете, как оформляются документы при инвентаризации. А вы в курсе, что на основании ее данных не только ведется учет, но и платится налог на имущество? Да, открывая свою компанию, необходимо задумываться о таких вопросах, как отчетность в государственные органы и налоговые сборы.
А если в штате нет бухгалтера и он вам не нужен на постоянной основе? Тогда мы вам советуем воспользоваться аутсорсингом. Компании, предоставляющие бухгалтерские услуги, подготовят и сдадут всю отчетность в налоговый орган и государственные фонды за вас.
Виды инвентаризационных описей
Существует несколько видов инвентаризационных описей. Федеральной службой государственной статистики (Госкомстатом) разработана и утверждена их форма. Рассмотрим подробнее:
Кроме того, Госкомстатом РФ разработаны и другие документы, которые используются при ревизии. Например, акты инвентаризации, сличительные ведомости, журнал учета и контроля.
Формы документов, перечисленные выше, не обязательны к применению. Вы вправе использовать свои образцы бланков при проведении ревизии. В этом случае форма инвентаризационной описи и других документов должна быть утверждена учетной политикой организации.
Однако для удобства мы советуем воспользоваться бланками, которые разработаны и утверждены Госкомстатом РФ. Так вы избежите ненужных ошибок. Описи и другие необходимые документы для проведения инвентаризации вы можете скачать по ссылке, указанной в конце статьи.
Зачем нужна инвентаризационная опись?
Каждый собственник бизнеса должен знать, сколько у него имеется имущества и товара на конкретную дату. Ревизия выявит недостачу, излишки или просто залежавшуюся продукцию с истекшими или почти истекшими сроками годности. Таким образом, вовремя сделанная инвентаризация спасет бизнесмена от убытков.
При ревизии товар пересчитывается, перемеряется и перевешивается. Результаты остатков заносятся в инвентаризационную опись. Впоследствии на основании этого документа, если выявится недостача товара, можно будет взыскать убытки с материально ответственных лиц.
В ряде случаев законодательство Российской Федерации предписывает провести инвентаризационную опись в обязательном порядке. Например:
Кроме того, инвентаризацию необходимо проводить раз в год для сдачи бухгалтерской отчетности. Предприятие вправе установить своими локальными актами и другие причины проведение ревизии.
Как заполнить инвентаризационную опись?
Каждый вид инвентаризационной описи имеет свои особенности по заполнению. В данной главе мы рассмотрим общие моменты.
Для начала, материально ответственные лица на первой странице описи заполняют расписку. Она говорит о том, что на момент ревизии сотрудники не имеют на руках документов, не сданных в бухгалтерию.
Кроме того, расписка подтверждает, что неоприходованные и несписанные товары на складе отсутствуют. Далее материально ответственные лица ставят подписи, ФИО (фамилии, имена, отчества) и должности.
Также на первой странице инвентаризационной описи ставят дату и номер приказа о назначении ревизии и ее дату проведения. Здесь же перечисляют членов комиссии (ФИО и должности).
В процессе ревизии все результаты измерений и пересчета заносятся в опись. В ней необходимо указать все ТМЦ, которые отражены в приказе. Например, руководитель вынес распоряжение провести ревизию склада маркетологов. Все, что там находится, должно быть внесено в опись. Товар с других складов указывать не нужно.
Заполняя опись, необходимо указать такие данные как артикул, наименование, единица измерения товара и количество. Например, проводим инвентаризацию склада автозапчастей. Внимательно осматриваем деталь и ищем артикул. Если на запчасти или ее упаковке он отсутствует, значит, необходимо поднять накладную и посмотреть его номер там.
После того как нашли необходимую информацию и посчитали товар, в определенные колонки описи заносим:
В инвентаризационной описи отражается фактическое наличие ценностей, выявленное в результате ревизии, а также данные согласно бухгалтерскому учету. То есть для количества товара будет два столбца. В один из них до проведения ревизии уже будут внесены данные.
Если какие-нибудь графы в описи не заполняются, то в обязательном порядке ставится прочерк. Это делается с целью невозможности дописывать информацию после ревизии.
Следующий этап — это подведение инвентаризационных итогов. После чего опись сшивается и на последней странице пломбируется. Далее под итогом ревизии должны расписаться члены комиссии и ответственно материальные лица.
Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах. Один для бухгалтерии, второй передается материально ответственным сотрудникам. Срок хранения такого документа составляет не менее 5 лет.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Опись вложения
Для ценных почтовых отправлений можно выбрать дополнительную услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого, оформленное на специальном бланке Почты. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.
Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки (в полных рублях) для каждого предмета. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.
Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107.
Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое отправления с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.
Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.
Почтовое отправление с описью вложения перед выдачей может быть вскрыто работником Почты с согласия адресата (уполномоченного представителя). Адресат имеет право отказаться от вскрытия отправления, проставив соответствующую отметку на документах Почты. Если обнаружится, что отправление дошло до адресата не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составит соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Такое расследование проводится в установленные сроки — до 2 месяцев. По его окончании отправителю (или получателю) будет осуществлена выплата возмещения.
Если вы не нашли ответа на свой вопрос — обратитесь в службу поддержки Почты России:
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3
К перечню документов, которые составляют при плановой или досрочной инвентаризации, относится и унифицированная форма ИНВ-3. Ее заполняют в процессе подсчета ценностей, уже после того, как оформлена ИНВ-22, данные о которой указывают в шапке описи.
Образец и пустой бланк формы ИНВ-3
Информация о приказе об инвентаризации в форме ИНВ-3 обозначается так:
Как и сличительная ведомость, ИНВ-3 заполняется дважды: один из экземпляров сохраняется у перечисленных на первой странице ответственных лиц, другой — хранится в бухгалтерии предприятия в течение 5 лет.
Заполнение полей формы ИНВ-3
Шапка описи отличается от приказа или постановления инвентаризации тем, что в ней указан вид деятельности предприятия (код ОКОНХ). В некоторых образцах это поле оставляют пустым, но такая практика некорректна. А вот “Вид операции” не заполняют вполне обоснованно, если компания не использует систему кодов. Допустимо также не указывать код структурного подразделения.
Важно отметить, что на месте вида операции прочерк не ставится:
Следующим шагом переходим непосредственно к составлению описи ТМЦ. Документу должен быть присвоен номер, а также проставлена дата заполнения, которая часто аналогично дате завершения инвентаризации.
В нашем примере речь идет об учете товарных остатков, однако ИНВ-3 может охватывать сырье, материалы, изделия и т.д. Они могут либо находиться в собственности предприятия, либо быть получены для переработки или хранения.
Материально ответственные лица должны проставить подписи как на первой, так и на последней странице (см. Страница №4). Это говорит о том, что они ознакомлены с результатами учета.
Детализация описи
Основная часть ИНВ-3 (страницы 2 и 3) отведена под перечень ТМЦ, подпадающих под инвентаризацию. Необходимо помнить, что опись составляется только для одного вида ценностей. Если же необходимость учесть остатки сырья и товаров, то составляется два акта такого типа.
В нижней строке указываем итоговое значение для всех позиций, т.е. сумму всех единиц, а также общую стоимость позиций. Если мы имеем дело с большим складом, количество страниц с описью может увеличиться. В таком случае итоги будут подводиться дважды: по текущей странице и по общей описи.
Следует отметить, что значения в блоках «Итого по странице» и «Итого по описи» могут не совпадать:
Последняя страница представляет собой свидетельство итогов проверки. Здесь обязаны поставить свои подписи все члены комиссии, а также материально-ответственные лица, которые отмечены в самом начале документа. Напоминаем, что состав комиссии может быть меньше, чем предусмотренное в ИНВ-3 количество строк.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-5: бланк, образец
Для проверки товаров, принятых на ответственное хранение, используется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-5. Бланк, образец и руководство по оформлению — ниже на странице.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-5: бланк
Получите образец бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Форма ИНВ-5 — это инвентаризационная опись товаров, принятых на ответственное хранение в складские или другие специальные помещения. Она помогает сравнить реальное наличие ТМЦ с данными бухгалтерии. Разберем, как заполнить инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей.
Образец заполнения ИНВ-5
В шапке формы ИНВ-5 обязательно укажите:
Затем идет расписка ответственного работника о том, что он отдал расходные и приходные документы в бухгалтерию, а все ТМЦ оприходованы.
Потом в форме ИНВ-5 идет табличная часть, в ней надо указать:
Смотрите наш пример заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей — в нем цветом выделены поля, которые нужно заполнить.
После таблицы в бланке идут подписи всех членов комиссии. Кроме того, подписать форму ИНВ-5 должен сотрудник, отвечающий за товар. Этим он подтверждает, что претензий к работе комиссии не имеет и согласен с итогами проверки.
Полностью образец заполнения ИНВ-5 можно посмотреть здесь.
Далее мы разобрали часто задаваемые вопросы о том, как оформляется форма инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.
Для чего нужно проводить проверку и заполнять инвентаризационную опись?
Все товарно-материальные ценности, которые приняли на хранение, и вообще все товары, находящиеся на складе, нужно учитывать, и проверять их фактическое наличие. Для этого и проводят инвентаризацию. Итоги проверки нужно отразить в форме ИНВ-5.
Кто подписывает инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей?
Все члены комиссии и работник, который отвечает за хранение товара. Часто это кладовщик.
Важно ли, в каком формате оформляется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-5? Бланк может быть, например, в формате word?
Неважно, выбирайте наиболее удобный. Например, у нас можно бесплатно скачать бланк ИНВ-5 в word.
Бесплатно скачать бланк ИНВ-5 (word)
Свериться с образцом заполнения ИНВ-5 можно здесь.
Что делать, если мы нашли расхождения в количестве товара?
Если вы нашли какие-либо расхождения, например, по количеству или весу, внесите информацию об этом в ведомость по форме ИНВ-19
Можно ли допускать ошибки при заполнении документа?
Нежелательно. Но если все же ошиблись, аккуратно зачеркните неверную информацию, рядом укажите правильные данные и напишите: «Исправленному верить».
Обязательно ли использовать унифицированную форму ИНВ-5 или мы можем применять свой собственный бланк?
Можете разработать свой. Но учтите, что документ достаточно сложный, поэтому на практике в основном используется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Образец смотрите здесь.
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.
Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.
ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.
ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета
Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.
Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.
ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.
ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.
ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.
ТОРГ-16 — акт о списании товаров.
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.
Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.
Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.
ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.
Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.
Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.
Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.
Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.
Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.
Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.
Сверка фактических данных с учетными
По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.
Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:
Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.
На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад, где вы бесплатно сможете:
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.
Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.
Излишки и недостача при инвентаризации
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.
В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.
Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов
Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.
Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.
При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.
А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!
После регистрации вы бесплатно получите: