Что такое оптимизация процесса
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство с примерами
Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании – что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.
Определение
Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты — изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.
Для чего нужно оптимизировать
Стоит помнить, что модернизация — это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение — это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.
Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации — это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.
Что можно модернизировать
Для ответа на данный вопрос посмотрим, какие существуют предпосылки необходимости этого комплекса процедур. На пустом месте обычно такие методики не инициируются, если возникла нужда, значит что-то не в порядке. Тревожных звоночков может быть масса. Но одни из них являются ключевыми, а другие побочными.
Итак, причины следующие:
Во всех этих случаях необходимо оптимизировать процесс. А направить это действием можно на следующие аспекты:
4 главных правила
Запустить процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, сферу, на которую будет направлена работа. Определиться с методикой, инструментами, способами. Выявить масштабы внедрения, необходимость коренной перестройки функционирования.
Но стратегий на данный момент множество, возможностей — море, выбор затруднен. В любом случае, какой бы метод ни был признан наилучшим в условиях компании, всегда стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех вариациях улучшения.
Первое – фундамент
Хорошая система работает без сбоев только тогда, когда внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает работу со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество сотрудников. Разбирает, сколько отделов, какие они показывают результаты на разных этапах работы, от кого больше отдачи. Какие стоит упразднить, а какие расширить.
Нужно наглядное описание, лучше всего в форме схемы. И лишь когда она уже есть на руках, стоит переходить к каким-либо разработкам. Иначе неясны становятся не только цели и задачи, но также и слабые места, над которыми и нужно работать. Порой работа над одной сферой не дает результатов, потому что она тесно связана со второй, которая также неразвита. Лучше смотреть на вещи в целом.
Второе – постепенность
Всегда стоит работать, начиная движения от частного к общему. Оценивать все причины, которые вывели предприятие к такому состоянию. Смотреть не только на то, что отдел плохо работает и что у него мало продаж. А еще и на цену, заявленную компанией, привлекательность товара в глазах покупателя, активность маркетинговой политики.
Третье – целевое воздействие
Оптимизация бизнес-процессов малого предприятия, средних компаний и даже огромных холдингов всегда работает на основе гибкой политики. Это значит, что комплекс должен легко подстраиваться под нужды всей организации в целом. Ведь любое неточное вмешательство, может улучшить показатели одной сферы и ухудшить в другой, которая работала стабильно. Предприятие — это живой организм, поэтому нельзя тронуть один нерв и не задеть другие.
Четвертое – сокращение порой выгодно
Несмотря на то, что это очень непопулярная среди работников инициатива, которая не находит одобрения и понимания, а порой это обязательный путь. Особенно в том случае, если рабочие обязанности распределены неправильно. Как простой пример, на который можно ориентироваться – отделы привлечения клиентов, продажи товара и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько фактически появится новых клиентов у проекта. Остальные лишь обрабатывают заявку, не влияют на объем. То есть, больше сил должно быть направлено на первый отдел. Но если в нем всего 2-3 сотрудника, а в остальных по целому десятку, то силы распределены нелогично. Два отдела нужно срочно сокращать, а первый, напротив, увеличивать. Но сотрудника из доставки же нельзя перевести в маркетинг, он не имеет навыков. Поэтому придется увольнять.
Методы оптимизации бизнес-процессов
Различным стратегиям и методикам в этой сфере уже много лет. Появились они на Западе, где первые умы в экономической мысли задумались об упрощении, снижении затрат, улучшении работы. С тех пор наука шагнула далеко вперед, появились совершенно новые методы, которые все же основывались на трудах первооткрывателей.
На что именно ориентироваться — это вопрос сугубо индивидуального характера. Каждая компания уникальна, у нее есть собственные факторы, отличающиеся от персональных характеристик любого другого проекта. Да и цели, задачи, слабые места и сферы, нуждающиеся в модернизации, не сходятся. Поэтому сначала тщательный анализ — потом выбор стратегии действий.
Инжиниринг
Данная схема предназначается для выхода на новый пласт информационного характера. Фактически это консультация широкого профиля, направленная на обучения, анализ, ввод новых технология и сокращение уже существующих. Ракурс может быть почти любой. Это и производственная стадия, логистика, доставка товара, исполнение услуг. Все стадии деятельности попадают под описание.
Зачастую это платные консультации, когда профессионалы и эксперты в области дают свои практические рекомендации по усовершенствованию действующего на предприятии механизма эксплуатации объектов и реализации производственных мощностей.
Реинжиниринг
Схожий метод, только он характеризуется коренной перестройкой. Когда практически все механизмы на объекты полностью удаляются. Начинается ввод новых технологий с чистого листа. В таком ракурсе предприятие может даже полностью сменить профиль деятельности. Но зачастую оно просто переходит на более современную и совершенную систему.
Постоянное совершенствование
Такие инструменты оптимизации бизнес-процессов используются в условиях нестабильного рынка. Когда он находится в постоянной динамике. Подстроится под него без вмешательства на всех стадиях не получится. Необходимо в непрекращающемся режиме вносить правки, дорабатывать, исключать потерявшие эффективность приемы, пополнять запасы новинок.
Веяние Total Quality Management
Это разработка и внедрение продукта, который для текущего рынка является абсолютно новым. Работа под конкретную временную точку, способ, который будет актуален и результативен именно сейчас.
Как внедрять новую схему
Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса, сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.
Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.
Конкретные примеры использования процедур
Взглянем на несколько простейших из них.
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция
Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.
Итак, действовать предстоит следующим образом:
Основные ошибки
Посмотрим, чего стоит избегать. Какие недочеты чаще всего допускаются исходя из статистики:
Способов оптимизации бизнес-процессов на текущий момент множество. Но стоит понимать, что фундамент для успеха — это даже не верный выбор стратегии, это профессиональные исполнители.
Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговая инструкция и разбор ошибок
Повышаем эффективность работы
Из этого материала вы узнаете:
Оптимизация бизнес процессов компании направлена на то, чтобы имеющийся порядок дел был изменен в лучшую сторону и эффективность работы повысилась. На словах это просто, и многие руководители прекрасно понимают теорию, но сложности начинаются на практике.
Без полного понимания текущей ситуации, описания имеющихся бизнес-процессов и вовлечения сотрудников в процесс, качественная оптимизация невозможна. Более того, иногда оптимизацию начинают проводить, по факту, только ради самой оптимизации. Естественно, что продуктивным такое решение не будет. О том, как подготовить бизнес и провести оптимизацию без ошибок, расскажет наш материал.
Что такое бизнес-процесс в компании
Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, следует для начала его создать и запустить. Под процессом понимается определенная последовательность действий, чтобы получить какую-либо ценность для того, кто заказал этот процесс.
Для примера рассмотрим ситуацию заказа шкафа через интернет-магазин. Шкаф – цель заказчика. Он стоит у него в комнате. Этот вид мебели доставлен клиенту в квартиру согласно тому самому бизнес-процессу, организованному интернет-магазином.
Любой процесс можно нарисовать разными способами. Для этого используется BPMN – система условных обозначений в XML для моделирования бизнес-процессов. Они наглядны, с помощью них создается рисунок любой сложности. Простые рисунки будут понятны любому человеку, а сложные рисунки могут быть неясными, но они делаются для того, чтобы зафиксировать детали.
Для отрисовки обозначений используется сервис Storm, который проверяет также правила применения бизнес-процессов. В конечном итоге графический результат моделирования в BPMN весьма нагляден и удобен в использовании.
Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, требуется понимание принципов работы, а точнее – иллюстрация его функционирования плюс историческая информация. Последняя хранится в системах 1С, ERP, программах MS Office типа Excel. Извлекается она оттуда с использованием Process mining – методов построения бизнес-процессов на основе изучения данных о выполненных в системе операциях. Для получения иллюстрации достаточно почитать регламенты или пообщаться с коллегами.
Когда бизнес-процессы оптимизируют, это значит, что в них есть слабо звено.
Это может быть, во-первых, скорость действий. Например, долго выполняется заявка или возникает очередь, чтобы передать заявку в работу.
Во-вторых, стоимость. Недешево стоит запустить созданный процесс в работу, велики расходы на заработную плату. Может получиться так, что не будет заявок, и тогда простаивает оборудование и сотрудники.
В-третьих, отсутствие контроля. Никто не следит за тем, кто выполняет определенный пласт работ, на каком этапе находятся заявки клиентов.
Бизнес-процессы следует оптимизировать, чтобы понимать, что именно не нравится, что мешает осуществить цели, выраженные в числовом значении. Как раз для определения числового значения пригодится историческая информация, о которой говорилось выше. Цель может состоять из одного пункта, но обычно их несколько, взаимосвязанных между собой.
[art-slider ids=»6144, 1541, 5944, 5765, 6645″ ttl=»Читайте другие статьи по теме оптимизация бизнес-процессов компании»]
Что значит оптимизация бизнес-процессов
Понятия «оптимизации» и «сокращения» часто толкуют неверно, думая, что это одно и то же. Поэтому перед людьми, изучающими положение дел в компании, у работников появляется подсознательный страх. Но боятся тут нечего.
Оптимизация бизнес-процессов предполагает усовершенствование деятельности для выбора пути, который поможет достигнуть цели организации:
Цель задается в зависимости от позиционирования компании на рынке и ее стратегии. Например, магазины премиум-сегмента делают акцент на качественные свежие эксклюзивные продукты. Супермаркеты эконом-класса обычно демпингуют, то есть предлагают недорогие товары, скидки, акции.
В работе по совершенствованию деятельности участвуют все сотрудники. Причем это участие требует внимания, сил, времени. Поэтому регулярные мероприятия такого рода – вещь дорогая и трудозатратная. Однако в жизненном цикле каждой компании наступает момент, который выводит ее деятельность на следующий этап эффективности. И его важно не упустить.
О наступлении момента для изменений свидетельствует ряд признаков:
Если в организации наблюдается хотя бы один из вышеперечисленных симптомов, то имеет смысл провести аудит, а затем оптимизацию процессов. Поводом к подобному мероприятию будут организационные изменения, новые системные внедрения, например, автоматизация работ. Кстати, последняя освобождает от труда часть работников, ранее занятых в ручных операциях и рутинных процессах. Все это стимулирует рост производства и интерес к новым нишам бизнеса.
Может получиться так, что пользы оптимизация не принесет. Особенно это касается небольших организаций, где нет смысла затевать дорогостоящие мероприятия, поскольку анализ результативности труда можно провести самостоятельно. Но в компаниях с численностью от 100 до 200 человек оптимизировать следует каждую сферу деятельности.
Топ 6 полезных статей для руководителя:
4 правила оптимизации бизнес-процессов компании
Бизнес оптимизируется обычно с целью повышения продаж, увеличения рабочей результативности, снижения недостатков. Чтобы созданная структура функционировала, проводится моделирование бизнес-модели действующего этапа.
Оптимизация не задача руководителей. Ею занимаются профессиональные организации с соответствующим образованием, которые владеют необходимыми методиками и работают по специальным технологиям.
На настоящий момент имеется много методов оптимизации. Они отличаются друг от друга правилами внедрения, продолжительностью и результативностью. Чтобы метод работал эффективно, существуют четыре принципа.
Первое правило. Основа оптимизации
Задача для выполнения данного правила – группировка бизнес-процессов для качественной и результативной работы. Сначала следует выделить все имеющиеся процессы, разбить их по группам и сформировать пиктограмму по параметрам:
Полученная карта наглядно показывает все положительные и отрицательные стороны деятельности компании, промахи и удачи. Любое совершенствование деятельности требует детального разбора целей и задач, особенно тех, которые реализовать не удалось.
Второе правило. Чистим рыбу с хвоста
Это правило задает оценку мероприятиям от частного к общему. Внимание акцентируется на недостатках процессов. Например, в салоне класса «люкс» поставлена задача по продаже двадцати машин. В настоящий период продается всего десять машин.
Если специалист начнет разбирать ситуацию, то он учтет:
По этим данным составляется график, демонстрирующий число продаж и действия для их повышения. После этого специалист дает оценку перспективам, высказывает рекомендации, позволяющие повысить продажи. Алгоритм следующий: постановка цели, оценка модели, ее внедрение.
Существует процесс «от общего к частному», который называется реинжиниринг, то есть изменение всего бизнес-процесса от его основы.
Третье правило. Гибкость процесса
Проводится дополнительное изучение взаимодействия процессов, когда компания работает стабильно на протяжение нескольких лет без явных улучшений и ухудшений в динамике. Но бывает так, что изменения полностью перенаправляют бизнес, и это отражается на звеньях, которые приносили прибыль. Гибкость как раз и подразумевает сглаженность отрицательных последствий, которые могут появиться после реструктурирования.
Четвертое правило. Человеческий фактор
Процесс совершенствования деятельности вызывает восторг не у всех работников. Новшества пугают многих, плюс к этому они часто влекут за собой сокращение рабочих мест. Однако конечной целью мероприятий является не уменьшение численности персонала, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса. В компании остаются только те люди, которые занимаются своими должностными обязанностями, выполняют поставленные задачи, соблюдают сроки, а все «ненужные» сотрудники исчезают.
Понятно, что те работники, которые выполняют обязанности, не связанные с получением прибыли, будут под ударом. Например, в компании есть отдел из четырех человек, который занимается маркетингом и развитием клиентской базы, а есть отдел доставки из двенадцати человек. Прибыль организации напрямую зависит от количества привлеченных клиентов, то есть от результатов работы первого малочисленного отдела. Отдел доставки оказывает меньшее влияние на прибыль, поэтому численность его сотрудников вполне можно оптимизировать.
Основные методы оптимизации бизнес-процессов
Специфика деятельности компании, ее цели и результаты диктуют организацию оптимизации бизнеса. Майкл Хаммер и Джеймс Чампи первыми в бизнес-литературе описали такой метод оптимизации бизнес-процессов как анализ рынка и способы расширения проекта.
Монография этих авторов под названием «Реинжиниринг бизнес-процессов» (Business process reengineering) – один из лучших материалов по реструктуризации бизнеса до сих пор. Но меняется рыночная ситуация, развивается бизнес, поэтому возникают новые методы.
Само слово является калькой с английского: engineering – технический. Также это понятие можно перевести с помощью глаголов проектировать, придумывать, устраивать, сооружать, изобретать. Представляет собой комплекс внедрения новых информационных технологий. Они помогают смоделировать организационную структуру деятельности компании. Само понятие инжиниринга находится между наукой и производством. То есть инжиниринг формирует технико-технологическую базу для производственной деятельности.
Под инжинирингом процессов подразумевается введение технологий менеджмента, а также управление отдельными отделами, так и всей компанией в целом. Платные услуги по инжинирингу предполагают консультации по улучшению эксплуатации и обслуживанию имеющихся объектов, налаживанию производства, продажам товаров. Инжиниринг бывает финансовый, консультативный и технологический.
Специалисты по инжинирингу должны быть с высшим инженерным и управленческим образованием, поскольку профессиональные и продуктивные консультации предполагают знания в инженерии.
Понятие реинжиниринга подразумевает основательное переосмысление и перепроектирование процедур для достижения результативных показателей. Проще говоря, это отказ от имеющихся процессов полностью. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов компании подразумевает возможность с помощью внутреннего метода привлечь инвестиции и запустить новые технологии. Также реинжиниринг позволяет технологическому процессу вырасти плюс усовершенствовать технические средства. Применяются разные методы: кадровое сокращение и сокращение ресурсов, объединение отделов, разрывы «слепых мест» и прочее. Возможным риском может стать остановка процесса производства из-за изменения некоторых его частей.
Реинжиниринг подойдет для бизнеса, не приносящего реальной прибыли, оптимизация для которого будет лучшим вариантом, чем банкротство. Но в этом случае следует подготовиться к возможной приостановке производства.
Метод предполагает создание продукта, отвечающего потребностям рынка. План разрабатывается параллельно с уже существующим проектом или с замещением прежнего товара. Все мероприятия подразумевают усовершенствование производственных процессов в ограниченный срок. Одно из главных условий, при котором реализуется Total Quality Management – документы системы качества. Также требования TQM подразумевают ориентацию на покупателя, ведущую роль топ-менеджеров, вовлеченность сотрудников в достижение целей, процессный подход, постоянное совершенствование работы, системный подход к управлению и т.п.
Совершенствование деятельности – особенный момент в развитии каждой компании. При выборе методов важна продолжительность мероприятий и результат. Бывают случаи, когда неграмотно разработанные мероприятия приводили к снижению производительности и прибыли бизнеса.
Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов
Подготовка начинается с назначения руководителя, от работы которого зависит успешность проекта. Этот человек должен иметь подходящий характер, ресурсы и соответствующий статус. В небольших организациях такую роль берет на себя генеральный директор, в крупных компаниях – заместители руководителя по разным направлениям. Ставить на данную должность начальника отдела не совсем целесообразно, поскольку это грозит бюрократией и проблемными коммуникациями.
Состав проектной группы также важен. Оптимально, чтобы в ней работали специалисты компании и сторонние консультанты. Внутренние сотрудники занимаются совершенствованием существующих бизнес-процессов, а приглашенные работники обучают методам оптимизации.
Организацию-консультанта следует выбирать ответственно и тщательно. У нее должен быть опыт в своей сфере, положительные отзывы клиентов. Ценовой демпинг не следует считать приоритетом в выборе. Главное – узнать как можно больше о компании, поскольку на какое-то время она станет полноценным партнером, который будет иметь доступ к стратегической и даже секретной информации об организации-клиенте.
Сторонняя консалтинговая фирма оказывает услуги аудита, оптимизации бизнес-процессов, повышения профессионального уровня персонала. Материалов по данным вопросам много и в интернете, но все-таки имеет смысл обратиться к опыту специалистов по консалтингу, дабы не совершать грубых ошибок. Самообразование тоже будет не лишним, однако с участием профессионалов дело будет продвигаться быстрее и качественнее. Достаточно один раз качественно обучить собственных работников базовым технологиям, и платные услуги в дальнейшем не понадобятся.
Для совершенствования деятельности компании используется ряд инструментов.
Каждый из инструментов призван усовершенствовать деятельность и разграничить зоны ответственности отделов. Отсутствие границ снижает эффективность работы организации. Когда сотрудники подготовлены к переменам, можно делать первые шаги в этом направлении.
Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании
Первый шаг. Цель мероприятий
Часто владельцы бизнеса недоумевают, для чего необходима оптимизация бизнес-процессов, если очевидно, что процедуры должны оперативно функционировать при небольших материальных затратах. Это верно, но цель все-таки иная.
Для ее определения используют метод мозгового штурма, заменяя ключевой вопрос «почему?» на похожий вопрос «зачем?».
На это вопросы обязательно требуется ответить.
Поэтому оптимизацией бизнес-процессов можно считать достижение показателей увеличения прибыли. Конечно, для реализации данной цели мало усовершенствования процесса оформления документа в виде товарной накладной. Поэтому следует все шаги, связанные с получением прибыли, сформулировать в задачи.
Приведем еще один пример мозгового штурма.
Этот пример мозгового штурма показывает, что компания некорректно сформулировала цели. Сама процедура оформления товарной накладной требует изменений. Следующие ответы на вопросы помогут разобраться в ситуации.
В данном случае через акцент на оформление накладных в поле зрения попали другие направления, над которыми следует поработать. То есть настоящие цели намного серьезнее.
Корректная формулировка целей помогает оптимальному распределению сил, чтобы не обращать внимание и не тратить время на незначительные задачи.
Во время работы над совершенствованием деятельности компании оказывается, что часть процессов слишком проста. Их нужно усложнить, например, введением контроля в финансовые операции во избежание утечки финансов.
Второй шаг. Выделение частей процессов
У каждого процесса есть свои признаки, которые во время оптимизации подвергаются изменениям. Различают следующие признаки:
Рассмотрим составляющие подробнее.
Объект – то, чем участники процесса управляют в своей деятельности.
Например, бухгалтеру необходимо получать первичные документы в оригинале. Однако он не может повлиять на этот процесс. Поэтому оптимизация внутреннего бизнес-процесса ориентируется на документооборот и на учетные процессы. При этом объектом, то есть документооборотом, управляют другие участники. Значит, это иная процедура.
Субъекты нуждаются прежде всего в идентификации, а уже потом в названии. Для этого у субъекта определяются:
Субъекты выстраивают в логике матрицы RASCI, где:
RASCI подразумевает персональную ответственность R. В объемной процедуре персонифицировать R не всегда получается. Тогда процесс делится на подпроцессы, и за каждый этап работы назначают ответственного. Если этот принцип не соблюдается, то возникает ситуация срыва выполнения задач, потому что если отвечают все, значит, что никто не отвечает.
Когда между сотрудниками распределяются зоны ответственности, они должны быть четко определены и обозначены в числовом выражении. Показателями являются количество рекламаций, соблюдение дедлайна и прочее.
Согласование А не так актуально для совершенствования деятельности организации, потому что в нем нет строгого разграничения. Хорошо, когда согласует один человек. Но согласование коллективное тоже приемлемо.
Коллективное согласование, в котором участвует не один субъект, несет в себе определенные риски, поскольку может затягивать сроки реализации процессов. В качестве исключений можно назвать лишь согласование сделок высокой стоимости.
По поддержке S, консультированию C и информированию I следует руководствоваться здравым смыслом, чтобы не перегрузить процесс числом участников. Но в целом строгих ограничений нет.
На входе-выходе работают с этапами: находят и устраняют неэффективные области, а эффективные выстраивают друг за другом. Оптимизация бизнес-процессов компании напрямую зависит от корректной идентификации входов-выходов.
Например, бухгалтерский учет требует первичной документации. В этом случае документ является основанием входа, точнее, процесс его проводки. В больших организациях бухгалтерский учет нередко опаздывает из-за долгого получения документации.
Маршрут товарной накладной может быть следующий: со склада она уходит в службу материально-технического обеспечения. В этой службе она подтверждает завершение закупки. Затем накладная следует на производство, где в ней отмечают перемены в наличии сырья. После она попадает в бухгалтерию.
Важность всех этапов неоспорима, и любой отдел должен быть в курсе поступления товарно-материальных ценностей. Может возникнуть следующая ситуация: документация потерялась по пути в бухгалтерию или ее поступление сильно запаздывает.
Такое положение дел можно исправить с помощью оптимизации бизнес-процессов логистики. Оригинал накладной будет проходить другой путь, менее длинный, от склада в бухгалтерию. Другие отделы получат копию, поскольку их интересует то, что в документе, а не сам документ. Цикл сократится, а качество повысится.
Если в результате анализа входа и выхода получается, что вход одного этапа не выход предыдущего, то бизнес-процесс имеет разрывы или попросту нелогичен, что неправильно.
Когда логистику оптимизируют, то обязанности окончательно распределяют среди тех, кто участвует в процедуре так, что разрывов не остается. Информирование I согласно модели RASCI обозначает потребителей результата бизнес-процесса, которые обязательно должны быть.
Если отсутствует направление выхода на потребителей, то процесс ненужный, и из цепи он исключается.
Этап обеспечения выполнения производственных задач подразумевает ответы на ряд вопросов.
Не всегда деньги, затраченные на заработную плату и материальное обеспечение, являются ресурсами, потому главный и невосполнимый ресурс – время.
При обсуждении цены совершенствования деятельности компании имеет смысл смоделировать несколько сценариев и сравнить их. Тогда будет понятно, какой вариант оптимален с точки зрения оперативности работы, невысокой цены и легкой реализации. Результаты анализа используются в принятии решений:
Третий шаг. Дробление процесса
Конвейер был изобретен Г.Фордом или Э.Уитни. Не столь важно, кто его изобрел. Наиболее значимо то, как его принципы применяются на практике.
Основной промах большей части организаций состоит в том, что сложный процесс реализуется всего лишь одним работником. Например, качество работы адвоката высокой квалификации снизится, когда он будет следить за сутью договора и его условиями, а также проверять полномочия сторон, реквизиты организаций.
Простые и повторяющиеся действия обычно выполняются менее квалифицированными специалистами, если идет речь об усовершенствовании и автоматизации процессов.
Скорость функционирования процедур и уменьшение трудовых затрат при сохранении качества иллюстрируют оптимальное и верное распределение обязанностей.
Четвертый шаг. Внесение изменений в процессы
Когда процедура смоделирована, ее необходимо внедрять. Все перемены заносятся в документы компании внутреннего пользования. Таковыми являются должностные инструкции, график документооборота, нормативные акты. С этого момента они являются обязательными к выполнению.
Совершенствование системы – глобальное, но в то же время вполне осуществимое мероприятие. Основным условием будет готовность к нему организации и сотрудников. Часто рутина становится почти незыблемой, и начальство прилагает немалые усилия, чтобы изменить привычные процессы.
Бывает, что работники опасаются перемен, так как они влекут за собой дополнительные обязанности. Плюс к этому, требования к сотрудникам могут вырасти. Логично и то, что в результате оптимизации кто-то может лишиться рабочего места.
Чтобы не было проблем, проводятся специальные мероприятия, вовлекающие работников компании в подготовку почвы для перемен.
Простой пример оптимизации бизнес-процессов
Руководители зачастую высказывают сомнения, что, мол, оптимизация нужна, мы понимаем, в чем она заключается, но конкретных результатов представить не можем. Они не хотят видеть информацию в цифрах или письменный отчет в духе «производительность труда увеличилась на сорок процентов, а время процесса сократилось на пятьдесят процентов», а требуют конкретных решений и простых примеров «на пальцах».
Возьмем простой бизнес-процесс и проиллюстрируем пользу оптимизации.
Ситуация характерна почти для каждой компании. Один специалист заключает обычные договора. Работы у него много, приходится даже задерживаться после трудового дня. Он торопится все сделать быстрее. Коллеги жалуются, что в его договорах есть ошибки и недочеты, и это закономерно. Клиентов у анализируемого сотрудника много, и они тоже негодуют, когда он долго оформляет договор. Понятно, что человек не машина, он начинает ускорять темп и, конечно, делает ошибки.
Решено было наблюдать за его работой, чтобы продумать способы улучшения ситуации. В ходе наблюдения был сделан ряд выводов.
Каждый договор заключался в четыре этапа:
На эти действия затрачивалось в среднем сорок минут. В день сотрудник обслуживал примерно от десяти до двенадцати договоров при среднем числе клиентов в день равном пятнадцати.
Выявились потери, которые были на поверхности.
Согласно анализу договора имеются следующие факты:
В работу специалиста были внесены следующие изменения.
Данные изменения сократили время оформления договора до пятнадцати минут вместо сорока минут исходных. Теперь специалист заключает от восемнадцати до двадцати договоров в день, а не от десяти до двенадцати, как было раньше. Поскольку число клиентов в день осталось неизменным (пятнадцать), то работник разгружен, у него теперь есть время для отдыха.
Пример простой, но наглядный. В практике встречаются более масштабные приемы оптимизации, когда меняется даже география офисов для улучшения деятельности, а не только внутренние процессы компании.
ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов
Совершенствование деятельности направлено на положительные изменения в компании, но иногда спешка или непродуманность действий может привести к противоположному результату. Существуют типичные ошибки, которые приводят к неприятным последствиям.
Топ-менеджмент иногда затевает кардинальные изменения в организации, и начинает воплощать их с помощью оптимизации. При этом прежние процедуры, которые были результативными, перестают работать. Новые же еще не отлажены до конца и не доказали эффективность. Поэтому перед началом перемен имеет смысл разделить все процессы на те, которые работают результативно и те, которые еще не показали уверенный результат.
Она является инструментом для достижения цели. Когда понимание цели и способов ее достижения отсутствует, мероприятия по совершенствованию деятельности будут только новой нагрузкой, по сути своей бесполезной. То, что будет оптимально в одном случае, бесполезно в другом. Например, в результате оптимизации можно добиться экономии бюджета, но при этом увеличить временной интервал решения задач, понизить качество выпускаемых товаров. Именно поэтому необходима стратегия достижения поставленных целей.
Когда все процедуры прописаны до мелочей, это загоняет компанию в строгие рамки и вряд ли в конечном итоге приведет к успеху. Идеальных процессов достичь практически невозможно, поскольку меняется ситуация на рынке, появляются новые технологии для достижения цели. На пути стремления к идеалу теряется много времени и ресурсов. Никто не застрахован от того, что после оптимизации процессов они уже будут неактуальны, поскольку рыночная ситуация стала другой. А как отказаться от проведенных мероприятий, когда на них потрачено столько сил, времени и материальных ресурсов. Поэтому необходимо понимание, что основная цель оптимизации – увеличение прибыли в краткосрочном периоде. Следует выделить ключевые процедуры для получения прибыли и оптимизировать в первую очередь их.
Ошибочно проводить оптимизацию без учета текущего состояния системы. Речь идет, например, об едва начавшей прибыльно работать молодой компании, которую путем оптимизации стремятся сделать идеальной. Все изменения привязаны к сотрудникам, и если они не хотят, не умеют или не знают, что предпринимать, они ничего делать в итоге не будут. Вместо того чтобы сосредоточиться на стратегических задачах и зарабатывании денег, руководство тратит драгоценное время на мотивацию сотрудников, которые не могут поддерживать разработанные процедуры. Когда назревает подобная проблема, следует еще раз все просмотреть, начать оптимизировать эффективные процессы и отказаться от неэффективных.
Человеческий фактор подразумевает наличие сильных и слабых сторон у работников компании. Бывает так, что оптимизация проводится без их учета. Например, сотрудник – хороший продавец, но работу структурировать не может. Поэтому бизнес-процесс, связанный с участком его деятельности, не работает. Понятно, что умение продавать – это важно. Но правильная и структурированная организация труда, отчетность, аналитика не менее важны.
Когда есть желание наладить бизнес-процессы в компании, сделав их эффективными, понятными, работающими, согласованными, начинать нужно с сотрудников. Именно персонал должен понимать цель и методы данного мероприятия, осознавать, для чего все затевается и к чему ведет. Только в этом случае оптимизация бизнес-процессов компании пройдет результативно, принесет пользу и повысит эффективность деятельности при экономии времени и сил.