Что такое освоенный объем по проекту
Метод освоенного объёма за пять минут
Инструкция по применению способа оценить расход ресурсов проекта.
Есть способ быстро составить реальные прогнозы о расходе ресурсов проекта, если срываются сроки — применить метод освоенного объёма.
Этот метод пришёл в менеджмент из строительной сферы. Там затягивание со сроками сдачи проекта грозит колоссальным увеличениям бюджета. Не уложились в срок — всё, оформляйте простой до весны.
Многие пользуются методом освоенного объёма, но часто забывают, как именно он работает. Мы составили инструкцию по его применению, в случае если ожидания от проекта разошлись с реальностью.
Допустим, вы — довольный менеджер, который раскидал задачи в календарики исполнителей и предвкушает, как проект сдаётся точно в срок. Но анализ затянулся на день дольше (клиентский рынок сложный, конкуренты «кусаются», а преимущества надо искать с лупой). И вот уже дизайнеры начали работу без аналитики.
Вы думаете: «Ничего, как-нибудь сейчас наверстаем темпы». Но они только замедляются. Когда аналитика готова, дизайн перерисовывается и переутверждается, а это ещё три дня работы. Уже подошёл день сдачи промежуточных этапов, но ничего нет. Все сотрудники злые и сваливают друг на друга вину. Одним словом — ад.
В такой ситуации все вокруг требуют от вас реальных прогнозов: когда проект завершится, сколько денег ещё нужно, каков процент выполнения. Но вы можете только предполагать. А лучше бы посчитали на калькуляторе.
Метод освоенного объёма и его ключевые показатели помогают понять, что и где пошло не так.
На схемах видно, как расходится план с фактическим положением дел. А простые графики помогают оценить состояние дел и спрогнозировать, как проект будет развиваться дальше.
Чтобы не рисовать графики, можно сразу посчитать, есть ли перерасходы бюджета и времени, сколько проект будет стоить, когда завершится, какая будет отдача от вложений. Также расчёты покажут нужную производительность и процент выполнения работ.
Чтобы быстро понять состояние проекта, достаточно рассчитать четыре показателя: Cost Variance (отклонения бюджета), Cost Performance Index (отдача вложений), Schedule Variance (отклонения в расписании) и Schedule Performance Index (укладывается ли в сроки). Если сравнить результаты, то сразу видно, где идет экономия ресурсов, а где перерасход.
Метод освоенного объёма помогает оценить реальных расходы ресурсов, если сроки затянулись. И не надо быть Перельманом, чтобы рассчитать показатели и вывести проект из кризиса.
Метод освоенного объема в управлении проектами
Введение
Написание данной статьи вызвано двумя причинами:
Во-первых, незаслуженно малое внимание со стороны российских руководителей предприятий и менеджеров проектов к такому мощному инструменту управления как метод освоенного объема.
Во-вторых, недостаток знаний в этом вопросе у большинства сотрудников и членов команд проектов не позволяет в полной мере использовать данный метод на исполнительском уровне с целью предоставления руководству качественной информации о состоянии проекта.
Все это приводит к тому, что метод освоенного объема (МОО) зачастую воспринимается как нечто сложное, требующее специальной подготовки или, хуже того, как ненужные изыски в вопросах повышения эффективности управления проектами.
Между тем МОО – это именно тот способ, который позволяет на самом высоком уровне очень наглядно показать состояние проекта с точки зрения ответа на вопрос “где мы находимся в проекте?”, т.е. удовлетворить главную потребность высшего руководства – понять ситуацию с проектом одним взглядом, причем в денежном выражении(!). Более того, МОО в состоянии показать это не только в статике, но и в динамике, т.е. продемонстрировать, как мы (компания, команда) пришли к такому состоянию и спрогнозировать к чему мы придем в дальнейшем, если предпримем/ не предпримем какие-то действия.
Да, применение метода освоенного объема (МОО) требует от компании и команды проекта определенной управленческой, технической и методологической зрелости, но оно того стоит.
Целью данной статьи является предоставление сотрудникам, занятым в реализации проектов (и особенно менеджерам) более или менее детальной инструкции по применению освоенного объема в своей работе, формирование понимания сути МОО и простых навыков интерпретации отчетов составленных с применением данного метода.
Часть I. Формирование отчета о состоянии проекта
Немного теории
По поводу освоенного объема написано немало теоретических и довольно скучных трудов, заставляющих читателя в большинстве случаев еще сильнее убедиться в сложности метода и окончательно охладеть к идее внедрения его в свою работу.
Здесь мы постараемся максимально избежать этой теоретической скучности, но все же совсем без теории не обойтись.
Итак, что же такое освоенный объем?
| Работа | Длительность, дн. | Объем, м3 | Стоимость, $ |
| Выкапывание колодца | 100 | 100 | 100 000 |
В случае с одной работой, как в нашем примере, выяснить это совсем не сложно – достаточно посмотреть на физически выполненный объем работы. Если он составит запланированные 10м3, то налицо переплата денежных средств, а если 12м3, то очевидно, что на момент составления отчета имеет место опережение графика. Хуже, если выполненный объем будет меньше запланированных 10м3 (например, 9), тогда это означает не только переплату, но и отставание от графика. И наоборот: если выполненный объем больше 12м3, то это означает не только опережение графика, но и экономию средств.
Представим эти варианты в табличной форме:
| Отставание от графика и перерасход | Отставание от графика | Все по плану | $9000 | $9000 | = | $9000 |
| Все по плану | = | $10000 | = | $10000 | ||
| Перерасход денежных средств | = | $10000 | $12000 |
Как видим, расчет освоенного объема позволяет однозначно интерпретировать состояние проекта, сравнивая между собой всего три величины.
Очевидно, что при использовании освоенного объема, наличие в проекте любого количества работ, измеряемых в разных единицах, уже не является проблемой. Так как все три величины измеряются в деньгах, то их можно рассчитать для всего проекта в целом, просуммировав соответствующие значения, рассчитанные для каждой из работ.
Удобство освоенного объема заключается также в том, что этот показатель позволяет оценить не только состояние всего проекта целиком, но и любой отдельно взятой его части, например, определенного вида работ или участка. С другой стороны данный показатель можно рассчитать и для более общей категории – всего портфеля проектов предприятия.
Итак, теперь, рассчитав освоенный объем, мы знаем “где мы находимся” в проекте. Но, как мы увидим в дальнейшем, это только верхушка “айсберга полезности” освоенного объема.
Следующие вопросы, которые мы должны себе задать – это насколько мы опережаем/отстаем или экономим/перерасходуем?, как мы пришли к этому состоянию?, как могут развиваться события в дальнейшем, если мы продолжим выполнять проект в рамках существующих тенденций? и как мы должны работать, для того, чтобы завершить проект в срок и в рамках бюджета? Об этом далее.
Показатели, рассчитываемые на основе освоенного объема
Сам по себе освоенный объем позволяет констатировать факт нахождения проекта в определенном состоянии. Более детальный анализ этого состояния позволяют провести производные от него показатели.
К простейшим показателям, рассчитываемым на основе освоенного объема, относятся:
Первые два показателя являются абсолютными, вторые два – относительными.
Показатель отклонения по срокам (ОСР) отражает отклонение от расписания, выраженное в деньгах (в дальнейшем будет понятно, как отклонение по срокам в деньгах отражает отклонение во времени) и рассчитывается следующим образом: ОСР = ОО-ПО.
Очевидно, показатель ОСР будет отрицательным, если команда отстает по срокам от плана выполнения проекта. Величина ОСР покажет, сколько стоят те работы, которые команда проекта не успела выполнить на момент отчета.
Аналогично показатель отклонения по стоимости (ОСТ) покажет отклонение от бюджета, запланированного на выполнение работ: ОСТ = ОО-ФС.
Индексы выполнения сроков (ИВСР) и стоимости (ИВСТ) позволяют перейти от абсолютных показателей к относительным. Такой переход полезен для целей сравнения состояния различных проектов портфеля между собой, построения индикаторных диаграмм (светофоров и т.п.) и прогнозирования итогов проекта, т.к. фактически отражают накопленные тенденции в выполнении проекта.
Индекс выполнения сроков сравнивает освоенный объем с плановым. Формула для его расчета: ИВСР = ОО/ПО. Значение ИВСР меньшее единицы указывает на задержки в выполнении работ.
Индекс выполнения стоимости показывает эффективность финансовых затрат по проекту на текущий момент. Очевидно, что ИВСТ Графический смысл освоенного объема
Если плановый объем (т.е. плановую стоимость работ) представить в разбивке по периодам (например, помесячно) в виде гистограммы, то для хорошо спланированного проекта мы получим нечто близкое к “горбу”, изображенному на рисунке ниже, а тот же самый плановый объем, но накопленным итогом, изобразиться на графике в форме кривой. Эту кривую также принято называть S-кривая.
S-кривая показывает, как, в соответствии с исходным планом, должен осваиваться бюджет проекта.
В самом деле: если в начале проекта преобладают недорогие подготовительные и прочие “начальные” работы и S-кривая имеет небольшую скорость роста, то в самый разгар проекта выполняется наибольший и самый дорогой объем работ, в результате чего в этом время S-кривая имеет наибольшую скорость роста. По мере продвижения проекта “вправо” основные объемы постепенно завершаются, а скорость роста S-кривой падает.
Именно так проект должен развиваться по плану. Но, как известно в реальной жизни всегда имеют место некоторые отклонения. Рассмотрим их.
Предположим, что некий проект отстает от графика по срокам, а фактические затраты на выполнение работ при этом превышают плановые. Тогда выбрав некоторую отчетную дату на графике и построив кривую освоенного объема и фактических затрат (также накопленным итогом) увидим следующую картину:
Как видно из графика кривые планового и освоенного объемов, а также фактических затрат очень наглядно отражают состояние проекта на отчетную дату с точки зрения недоосвоения бюджета и перерасхода денежных средств. Что мы видим? Что в некоторый момент времени плановая стоимость выполненных работ “не дотягивает” до требуемого уровня, при этом фактические затраты понесенные по проекту уже значительно превышают плановые.
Заметим, что уже знакомые нам показатели отклонения по срокам и стоимости также видны на этом графике особенно наглядно:
Более того, к наглядности денежных показателей отклонений добавилось еще и отражение временной задержки проекта: величина Δвр показывает, насколько проект отстает от плана во времени.
Данный показатель можно интерпретировать еще и следующим образом:
Именно такое графическое представление освоения планового объема и показывает, как было обещано выше, не только состояние проекта в некоторый фиксированный момент времени, но и то, “как проект к этому пришел”.
Не правда ли, достаточно одного взгляда на подобный график, чтобы понять насколько хорошо “чувствует себя” проект? В совокупности с данными из последней приведенной таблицы руководство предприятия или заказчик проекта имеют перед глазами короткий, но очень наглядный отчет, отражающий состояние проекта.
Однако это все же только состояние. Поэтому вопросы наши не заканчиваются. Следующие вопросы, как не трудно догадаться звучат так: Что будет с проектом дальше, если мы продолжим выполнять проект в том же духе? и Как мы должны работать над проектом дальше, чтобы завершить его выполнение в срок и в рамках согласованного бюджета.
Метод управления освоенным объемом
Существует целый ряд методов контроля бюджета проекта, среди которых особенно популярным в последнее время становится метод управления освоенным объемом (англ. Earned Value), позволяющий по нескольким индексам делать выводы о ходе проекта. Однако от менеджеров часто приходится слышать, что метод освоенного объема очень сложен. Здесь мы расскажем о том, что такое метод управления освоенным объемом, как анализировать состояние и основные тенденции в исполнении бюджета проекта на основе графиков — простого и общепринятого инструмента управления.
Метод урправления освоенным объемом
Метод управления освоенным объемом (УОО) / Earned value management (EVM) в различных своих формах является широко распространенным методом измерения исполнения. Он объединяет параметры содержания, стоимости и расписания проекта, которые позволяют команде управления проектом оценивать и измерять эффективность и степень выполнения проекта.
Это метод управления проектом, который требует формирования интегрированного базового плана, с которым будет сравниваться исполнение на протяжении проекта. Принципы УОО могут применяться ко всем проектам в любой отрасли. С помощью УОО разрабатывают и осуществляют контроль следующих трех ключевых показателей для каждого пакета работ и контрольного счета, а также осуществляется контроль отклонений от одобренного базового плана.
Плановый объем
Плановый объем (ПО) / Planned Value (PV) – это санкционированный бюджет, выделенный для работы, которую необходимо выполнить в рамках операции или элемента иерархической структуры работ. Он включает в себя детализированную санкционированную работу плюс ее бюджет, распределенный по фазам в жизненном цикле проекта. Совокупный плановый объем иногда называется «базовым планом исполнения» / Performance Measurement Baseline (PMB). Общая величина планового объема проекта также известна как «бюджет по завершении» (БПЗ) / Budget At Completion (BAC).
Освоенный объем
Освоенный объем (ОО) / Earned Value (EV) – это объем выполненной работы в показателях утвержденного бюджета, выделенного для данной работы в рамках операции или элемента иерархической структуры работ. Это санкционированная работа, которая была выполнена, вместе с санкционированным бюджетом для этой выполненной работы.
Измеряемый освоенный объем должен быть привязан к базовому плановому объему, и измеренный освоенный объем не может превышать санкционированный бюджет планового объема для данного элемента. Термин «освоенный объем» часто используется для обозначения процента выполнения проекта. Для каждого элемента ИСР должны быть установлены критерии измерения исполнения работ, находящихся в процессе выполнения.
Менеджеры проектов контролируют освоенный объем, как инкрементно для определения текущего статуса, так и кумулятивно для определения долгосрочных тенденций эффективности выполнения.
Фактическая стоимость
Фактическая стоимость (ФС) / Actual Cost (AC) – это общая стоимость, фактически израсходованная и зарегистрированная во время выполнения работ в рамках операции или элемента иерархической структуры работ. Это общая стоимость, израсходованная при выполнении работ, измеренных освоенным объемом.
Фактическая стоимость по определению должна соответствовать тому, что было заложено в плановый объем и измерено освоенным объемом (например, только прямые затраты рабочего времени, только прямые затраты или все затраты, включая косвенные). У фактической стоимости отсутствует верхняя граница; измеряется все, что расходуется для достижения освоенного объема.
Отклонение по срокам
Отклонение по срокам (ОСР) / Schedule Variance (SV) представляет собой измерение выполнения сроков проекта. Значение его равно освоенному объему (ОО) за вычетом планового объема (ПО). Отклонение по срокам в методе УОО представляет собой показатель, полезный тем, что он демонстрирует, когда проект отстает по срокам от своего базового плана.
Отклонение по срокам в конечном итоге будет равно нулю при завершении проекта, так как все плановые объемы к тому времени должны быть освоены. Такие показатели отклонений лучше всего использовать вместе с методом критического пути для составления расписания и управления рисками.
Отклонение по стоимости
Отклонение по стоимости (ОСТ) / Cost Variance (CV) представляет собой измерение выполнения стоимости проекта. Оно равно освоенному объему (ОО) за вычетом фактической стоимости (ФС). Отклонение по стоимости в конце проекта будет равно разнице между бюджетом по завершении (БПЗ) и фактически израсходованной суммой. ОСТ в методе управления освоенным объемом (УОО) чрезвычайно важно, так как оно демонстрирует взаимосвязь между физическим выполнением и израсходованными средствами. Любое отрицательное ОСТ зачастую невозместимо для проекта.
Значения ОСР и ОСТ могут быть преобразованы в индикаторы исполнения для отражения выполнения стоимости и сроков любого проекта по сравнению со всеми другими проектами или в рамках портфеля проектов. Отклонения и показатели полезны для определения статуса проекта, а также предоставляют основу для оценки итоговых сроков и стоимости проекта.
Индекс выполнения сроков
Индекс выполнения сроков (ИВСР) / Schedule Performance Index (SPI) представляет собой измерение достигнутых объемов выполнения проекта по сравнению с запланированным объемом. Иногда он используется вместе с индексом выполнения стоимости (ИВСТ) для прогнозирования окончательных оценок завершения проекта.
Значение ИВСР меньше 1,0 указывает на то, что выполнено меньше работ, чем было запланировано. Значение ИВСР больше 1,0 указывает на то, что выполнено больше работ, чем было запланировано. Так как ИВСР измеряет все работы проекта, также должно быть проанализировано выполнение на критическом пути, чтобы определить, будет проект завершен до или после своей плановой даты финиша. ИВСР равен отношению ОО к ПО.
ИВСР = ОО / ПО
SPI = EV / PV
Индекс выполнения стоимости
Индекс выполнения стоимости (ИВСТ) / Cost Performance Index (CPI) представляет собой измерение объема выполненных работ по сравнению с фактической стоимостью выполнения проекта. Он считается наиболее важным показателем УОО и измеряет стоимостную эффективность выполненной работы. Значение ИВСТ меньше 1,0 указывает на перерасход стоимости для выполненной работы. Значение ИВСТ больше 1,0 указывает на недоосвоение стоимости при выполнении на конкретную дату. ИВСР равен отношению ОО к ФС.
ИВСТ = ОО / ФС
CPI = EV / AC
Три показателя планового объема, освоенного объема и фактической стоимости могут быть объектами контроля, и о них могут составляться периодические (обычно еженедельные или ежемесячные) или совокупные отчеты. На рисунке изображены S-образные кривые, отображающие данные ОО проекта, который перерасходует бюджет и отстает от плана.
Фактически, для понимания метода достаточно оперировать тремя базовыми понятиями (обратите внимание, все они должны определяться в денежном эквиваленте):
| Параметр | Название | Название |
| PV | Planned Value Плановый объем | Запланированный (санкционарованный) бюджет для выполнения работ |
| EV | Earned Value Освоенный объем | Реально выполненный объем работ, указанных в бюджете. |
| AC | Actual Cost Фактическая стоимость | Фактическая стоимость выполненных работ |
| BAC | Budget At Completion Бюджет по завершении | Изначальный плановый (санкционированный) бюджет проекта |
На основании базовых понятий рассчитывается несколько показателей:
Недавно, перебирая подшивку журнала «Управление проектами», наткнулся на статью под названием «Контроль стоимости проекта — это просто». Не стану останавливаться на разборе цитируемой публикации, в которой рассматривался метод освоенного объема и основы его применения для мониторинга статуса проекта, однако, основываясь на многолетнем опыте консультирования и преподавания дисциплины «Управление проектами», хочу заявить с самых первых строк: «Контроль стоимости проекта — это совсем не просто». И дело даже не в обилии математических формул, впрочем, весьма несложных, а в понимании смысла, скрывающегося за стандартными формулировками, которые некоторые вполне уважаемые авторы повторяют как заклинания.
Рисунок 1. Графики метода освоенного объема
Рисунок 2. Контроль сроков и расходов проекта по граификам освоенного объема
Рис. 3а
Рис. 3б
1″ width=»71″ height=»16″>
Рисунок 4. Критический путь на сетевой диаграмме.
Рисунок 5. Старт и финиш задач
Рис. 6
Рисунок 7.
