1. Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 3. Отдел подчиняется непосредственно директору* предприятия.
4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия. 5. Начальник отдела сбыта имеет _______ заместителя(ей).
6. Обязанности заместителя (ей)
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела сбыта и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2. Отдел сбыта имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Склады готовой продукции
Бюро (сектор, группа) договоров и претензий
Бюро (сектор, группа) планирования, учета и отчетности
Бюро (сектор, группа) оперативного управления
3. Положения о подразделениях отдела сбыта (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела сбыта, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ями) начальника отдела сбыта)
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]
1. Общие положения
1.1. Отдел сбыта, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.2. Отдел подчиняется непосредственно [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. Начальник отдела сбыта имеет [значение] заместителя(ей).
1.5. Обязанности заместителя(ей) [определяются, распределяются] начальником отдела сбыта.
1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела сбыта, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению начальника отдела сбыта.
1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:
— законодательством Российской Федерации;
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела сбыта и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел сбыта может иметь в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки, пр.).
Например: склады готовой продукции, бюро (сектор, группа) планирования, учета и отчетности, бюро (сектор, группа) договоров и претензий, бюро (сектор, группа) оперативного управления.
2.3. Положения о подразделениях отдела сбыта (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела сбыта, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителем бюро, секторов, групп; заместителем(ми) начальника отдела сбыта].
3. Задачи
Отдел сбыта обеспечивает следующие задачи:
3.1. Организация сбыта продукции.
3.2. Формирование сбытовой сети.
3.3. Подготовка и заключение договоров на реализацию продукции.
3.4. Планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами.
3.5. Выполнение планов поставок в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
3.6. Учет отгруженной продукции.
4. Функции
На отдел сбыта возлагаются следующие функции:
4.1. Приемка готовой продукции предприятия на склады, рассортировка, комплектация.
4.2. Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям.
4.3. Определение потребности в транспортных и механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.
4.4. Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.
4.5. Подготовка и заключение договоров на поставку продукции предприятия потребителям.
4.6. Согласование условий поставок продукции предприятия.
4.7. Составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.
4.8. Выполнение плана реализации продукции.
4.9. Контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств.
4.10. Ведение переписки о прибытии грузов к контрагентам.
4.11. Отслеживание рынка своей продукции, покупка образцов продукции, производимых предприятиями-конкурентами, сравнение качества и спроса на эту продукцию с собственной продукцией и при необходимости доведение качества до требуемых уровней.
4.12. Согласование планов постановки на производство новых видов продукции.
4.13. Предложения руководству предприятия по уменьшению объемов производства продукции с ограниченным спросом и снятию с производства продукции, пользующейся низким спросом.
4.14. Координация деятельности складов готовой продукции.
4.15. Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе.
4.16. Принятие мер по своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов, необходимых для поставки.
4.17. Подготовка и проведение мероприятий по формированию сбытовой сети.
4.18. Организация зарубежных поставок с одновременным созданием за рубежом представительств совместно с предприятиями-производителями аналогичной продукции и использованием их дилерской сети.
4.19. Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции.
4.20. Разработка инструкций о скидках, сроках и условиях платежей.
4.21. Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о недостаче продукции.
4.22. Разработка и проведение мероприятий по соблюдению режимов экономии, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции.
4.23. Работы по приему возвратной тары и принятию мер по обеспечению своевременности и полноты возврата тары покупателями.
4.24. Формирование предложений по корректировке цен на предлагаемую продукцию в зависимости от объемов продаж.
4.25. Принятие мер по обеспечению своевременной оплаты поставленной продукции.
4.26. Организация оптовой торговли.
4.27. Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции.
4.29. Составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.
4.30. Расчет сбытовых расходов по отдельным видам продукции, районам сбыта и потребителям, анализ издержек обращения.
4.31. Разработка нормативов запасов продукции и контроль за соответствием их уровня по объему и номенклатуре установленным нормативам.
4.32. Составление сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями планов и сметами расходов с целью выявления необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения.
4.33. Разработка и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.
4.34. Подготовка отчетов руководству предприятия о причинах просрочки передачи готовой продукции производственными подразделениями и транспортным отделом.
4.35. Сбор и систематизация оперативной информации о:
— объемах запасов продукции на складах;
— объеме производственного задела;
— уровне загрузки производственных мощностей;
— сроках выполнения заказов;
— технических условиях продукции;
— ценах на все виды продукции и предельных размерах скидок;
— сроках получения продукции потребителями с момента отгрузки;
4.36. Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции.
4.37. Рассмотрение поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовка отзывов на предъявленные иски.
4.38. Изучение требований покупателей к качеству, упаковке и ассортименту продукции:
— изучение претензий с выездом к покупателям;
— проведение опросов потребителей;
— организация специальной телефонной службы по консультациям о пользовании продукцией и выдаче рекомендаций;
4.39. Подготовка претензий и исков к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств.
4.40. Регулирование взаимоотношений с контрагентами, ведение переписки и прием представителей по вопросам реализации продукции и расчетов с ними.
4.41. Создание и поддержание информационной базы данных о:
— количестве покупателей каждого вида продукции;
— покупателях (организационно-правовых формах; адресах для переписки; отгрузочных и платежных реквизитах; номерах телефонов, факсов, фамилиях руководителей и ведущих специалистов покупателей; финансовом состоянии; объемах товара для каждого покупателя; данных о потреблении продукции с момента ее поставки; способностях покупателей самостоятельно производить поставляемую им продукцию; планах на перспективу; возможностях кооперации по сырью, ремонтным работам, транспорту, разработке совместных проектов; возможности перехода к другому поставщику; обладании покупателем информации о состоянии предприятия и издержках производства, обусловленных отраслевой принадлежностью, условиях производства, ценах на продукцию, аналогичную производимой предприятием; возможных вариантах закупки продукции у конкурентов, которые может рассматривать покупатель; пр.);
— конкурентах (наименованиях предприятий, их географическом положении; данных о выпуске аналогичной (заменяющей продукции); объемах продаж; ценах, упаковке, видах отгрузки; перспективах расширения продаж конкурентами; анализе работы конкурентов, их слабых и сильных сторонах; финансовом состоянии конкурентов, их рекламе).
4.42. [Вписать нужное].
5. Права
Отдел сбыта имеет право:
5.1. Давать производственным подразделениям предприятия указания по вопросам сбыта продукции.
5.2. Не принимать бракованную и некомплектную продукцию.
5.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам реализации продукции, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения руководителя предприятия.
5.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
5.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок;
5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции.
5.9. Начальник отдела сбыта подписывает сбытовые, товарно-сопроводительные документы.
5.10. Начальник отдела сбыта вправе вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
5.11. [Вписать нужное].
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел сбыта взаимодействует:
6.1. С производственными подразделениями по вопросам:
— отчетов о выполнении производственных заданий по объему производства продукции, качеству, заданной номенклатуре (ассортименту);
— готовой продукции по утвержденной номенклатуре;
— отчетов о выявлении и устранении обстоятельств, повлекших выпуск брака;
— первичной документации по учету выработки, простоев;
— документации о сдаче продукции в отдел сбыта;
— планов поставок продукции;
— запросов о причинах нарушения планов передачи готовой продукции на склады готовой продукции отдела сбыта;
— предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции;
— копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами;
— документации о приеме продукции от производственных подразделений;
6.2. С отделом контроля качества по вопросам:
— документов, подтверждающих качество продукции (сертификатов, паспортов и т. д.);
— документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче покупателям;
— разрешений на опломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;
— отчетов о рассмотрении рекламаций к качеству продукции, сведений о причинах, послуживших предъявлению рекламаций;
— образцов упаковочных ярлыков;
— рекламаций и претензий к качеству продукции, полученных предприятием от потребителей;
— данных о возврате некачественной, некомплектной продукции;
6.3. С производственно-диспетчерским отделом по вопросам:
— планов производства продукции и сведений о вносимых изменениях;
— нормативно-плановых расчетов по определению размеров партий запуска, сроков подач и норм запасов;
— сведений о мерах, принятых по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса;
— сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении;
— сведений об отгрузке продукции;
— перечня продукции, в сдаче которой допущено отставание от графиков;
— данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;
6.4. С отделом главного технолога по вопросам:
— извещений о технологических изменениях, внесенных в выпускаемую продукцию, ее упаковку;
— проектов введения новых технологий;
— технической документации по качеству;
— условий упаковки, погрузочно-разгрузочных работ, транспортирования и хранения;
— предложений по увеличению объемов производства продукции, пользующейся наибольшим спросом и по запуску в производство новых видов продукции;
— информации о рекламациях к качеству продукции;
— объемах реализации продукции по отдельным позициям товарной номенклатуры;
6.5. С транспортным отделом по вопросам:
— оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок продукции;
— условий договоров в части доставки продукции покупателям;
— отчетов о передаче товаров покупателям или сдачи сторонним организациям перевозчиками;
— транспортно-экспедиционной документации с отметками о передаче и приеме продукции покупателями;
— отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному вывозу продукции;
— планов поставки продукции по заключенным договорам и планов отгрузки;
— заявок на подачу транспортных средств;
— инструкций и требований к перевозке продукции различными видами транспорта;
6.6. С планово-экономическим отделом по вопросам:
— планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
— планов производства для заключения договоров с контрагентами;
— утвержденных цен на продукцию (работы, услуги);
— планов и графиков отгрузки продукции;
— отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции;
— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;
— отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров;
6.7. С финансовых отделов по вопросам:
— информации о неоплаченных контрагентами счетах;
— сведений банков о выставленных покупателями (заказчиками) аккредитивах;
— извещений о применении финансовых санкций к покупателям (заказчикам), нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за приобретенные товары;
— проектов договоров и соглашений на поставку, продажу готовой продукции;
— прогнозов и планов реализации продукции;
— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;
— планов и графиков отгрузки продукции;
— данных об остатках продукции на складах;
— счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;
6.8. С главной бухгалтерией по вопросам:
— данных о движении продукции;
— норм запасов продукции на складах;
— норм естественной убыли;
— итогов инвентаризации продукции;
— отчетов об отгруженной контрагентам продукции;
— сведений о состоянии запасов продукции на складах готовой продукции;
— счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию;
— данных о возврате продукции контрагентами;
— информации о затратах, произведенных на отгрузку продукции;
— копий рекламаций, предъявленных предприятию;
— сведений о порче, повреждении, гибели продукции;
— актов о списании продукции;
6.9. С отделом маркетинга по вопросам:
— обобщенной информации о спросе на выпускаемую предприятием продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры;
— сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемах оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;
— информации о состоянии товарного рынка;
— сведений о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке, пр.);
— сведений о планируемых выставках, ярмарках;
— сведений о заключенных договорах поставки;
— планов реализации продукции на месяц, квартал, год;
— заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию;
— отзывов контрагентов на поставляемую продукцию;
— документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках;
6.10. С юридическим отделом по вопросам:
— результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;
— проектов договоров по реализации продукции;
— предложений по корректировке типовых хозяйственных договоров в зависимости от специфики отдельных контрагентов;
— заключений и ответов на предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушения предприятием договорных обязательств;
— согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;
— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;
— анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;
— приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы;
— согласованных условий договоров по реализации продукции;
— предъявленных контрагентами претензий и исков по поводу нарушения или неисполнения предприятием договорных обязательств;
— сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции;
— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;
6.11. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела сбыта.
7.2. На начальника отдела сбыта возлагается персональная ответственность за:
— соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, соблюдение правил учета и отчетности;
— составление, утверждение и представление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия;
— обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей;
— обеспечение руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта;
— достоверность и своевременность предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр.;
— своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;
— недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях;
Отдел сбыта: задачи, структура, работники и организация
Из этого материала вы узнаете:
Отдел сбыта – подразделение, в котором нуждаются все предприятия, выпускающие свою продукцию. Сбытовая система существенно отличается от продаж и маркетинга, но тесно с ними взаимодействует. Сбыт – это про договоренность и отгрузку большой партии, а не продвижение и разовую покупку.
Существуют разные структуры отдела сбыта, в основном они зависят от масштабов выпуска продукции и территории расположения предприятия. Ниже мы подробно их описали, приведя плюсы и минусы каждого типа. Там же вы найдете этапы организации этого подразделения и требования к его сотрудникам. Ознакомившись с информацией, вам будет проще разобраться в теме.
Отличия отдела сбыта от отдела продаж
На дворе уже подходит к концу первая четверть XX века, но предприниматели и бизнесмены, которые ведут свои дела на территории бывшего СССР, все еще не различают отдел сбыта и отдел продаж. На первый взгляд, ответ кроется в самих названиях, из которых понятно, чем занимается отдел: сбыта – сбытом, продаж – продажами. Тем не менее в терминах есть небольшой подвох.
Слово «сбыт» пришло, как ни странно, из Уголовного кодекса, но удачно «внедрилось» в обычную жизнь. Определение этому термину можно найти в словарях. Оно может немного варьироваться и включать пространные разъяснения, но если говорить кратко, то под сбытом подразумевается продажа готовой продукции. Кажется, что все прояснилось, и можно с уверенностью сказать, что эти два термина равнозначны! Но стоит углубиться в вопрос, чтобы понять, почему же эти слова не являются синонимами, как на него приходит ответ. И заключается он в значении термина «отгрузка», который и отличает сбыт от продажи.
Отгрузкой называется процесс, при котором изготовленная продукция передается перевозчику или покупателю и который оформляется соответствующими расчетными документами.
Рекомендуемые статьи по данной теме:
Может показаться, что отгрузка является одинаковой целью как для продажи, так и для сбыта, то есть разницы по-прежнему нет. Выглядит логично, потому что этот этап – один из последних для обоих процессов. Но вот является ли он целью продаж? Именно здесь и понятно, в чем разница между отделом сбыта и отделом продаж.
Потому что цель продаж – довольный покупатель!
Вычленим главное, чтобы понять суть.
Сбыт – это отгрузка в принципе, любыми способами, которые позволят отгрузить максимальное количество товаров или услуг. Соответствующим образом выстраиваются процессы, сервис, коммуникация с покупателем и ценности компании. В качестве примера можно привести Почту России. Здесь главные цели отдела сбыта – совершить как можно больше отгрузок услуги доставки (например, писем или посылок). В часы пик каждый клиент может ощутить на себе «заботу» отделения связи.
Продажа – это любыми способами сделать счастливым покупателя. Отгрузка происходит, когда есть уверенность в том, что клиент будет доволен. Либо ее не будет, если вы знаете, что счастливым он станет именно в этом случае. Такой компанией является, например, Starbucks. Он нацелен сделать вас максимально счастливым, даже если при этом ему удастся произвести вам в течение года отгрузку пары сотен чашек кофе среднего качества.
Отличия отдела сбыта от отдела маркетинга
Поскольку сбыт и продажи имеют разные цели, то и задачи по увеличению конкурентоспособности и прибыли, которые решают соответствующие разделы, отличаются друг от друга.
Основная характеристика отдела сбыта на предприятии – значимая роль в подготовке решений руководства. Он выполняет следующие задачи:
Обязанности отдела сбыта иные:
Из различия задач можно сделать вывод, что функции отделов различаются точно так же. При этом на каждого сотрудника этих отделов возложены конкретные обязанности.
Но успешно решить поставленные задачи можно только при совместной работе как отделов маркетинга и сбыта продукции, так и остальных подразделений компании. Они не должны быть изолированными друг от друга и действовать самостоятельно, наоборот, им нужно оказывать всестороннюю поддержку, выполняя при этом свои функции.
Если компания переориентируется на спрос и предпочтения покупателей, то ей нужно пересмотреть эти функции – большинство из них далеко не новые, а те, которые планируется внедрять, должны базироваться на позитивном опыте рынка. Оценивать каждую из них следует не только по отдельности, но и в комплексе.
Задачи и функции отдела сбыта более подробно
На отдел сбыта на предприятии возлагаются следующие задачи:
Работа отдела сбыта заключается в следующем:
Структура отдела сбыта
Все процессы на предприятии, связанные с управлением сбытом, основаны на маркетинговых исследованиях. В мировой практике обычно служба сбыта входит в службу маркетинга или наоборот. Однако в России это не прижилось, и эти отделы существуют независимо друг от друга, хотя это зачастую вредит деятельности предприятия.
От стратегии маркетинга зависит, какой будет структура отдела сбыта производства. Также на нее влияют масштаб и специализация компании, особенности выпускаемой ей продукции, в том числе производственного и индивидуального потребления и срока использования, локализация производства, характер и условия его работы, степень хозяйственной самостоятельности филиалов и подразделений.
В отделы службы сбыта входят управленческие и производственные подразделения.
Управленческие – это отделы, группы, секторы либо бюро сбыта. К ним относятся структурные единицы, которые занимаются заказами, изучением спроса, планированием, договорами и претензиями, экспортом, рекламой, техобслуживанием поставляемой продукции, ее монтажом и пр.
Производственные – склады готовой продукции, участки либо цеха комплектации, консервации, упаковки, производства тары, экспедиции, отгрузки.
Служба сбыта может быть централизованной и децентрализованной. В первом случае ее руководителю подчиняются склады готовой продукции, во втором они обособлены.
Каждое предприятие само должно решить, какая форма сбыта для него более рациональна, а также определить принципы взаимоотношений службы и остальных подразделений, разграничить функции внутри нее, убрать дублирующие.
На структуру сбытовой службы влияет много факторов, вследствие чего появляется большое число разнообразных организационных схем:
В этом случае все подразделения отдела формируются на основе ответственности за выполнение конкретных функций по сбыту. Чаще всего встречается организация, при которой включаются склады готовой продукции. Но если предприятие выпускают большую номенклатуру товаров, то складское хозяйство с производственными функциями лучше обособить от отдела сбыта готовой продукции.
Малономенклатурные производства могут создавать финансово-сбытовые отделы.
Структура может быть разной, но основа – сформированные по принципу работы и ответственности за сбыт подразделения отдела, которые занимаются определенными группами и видами продукции (например, ТПН и ТНП, продовольственными и непродовольственными товарами, черными металлами, пило- или стройматериалами и пр.) или товарных марок.
За счет такой структуры можно заметно улучшить политику в отношении ассортимента, гибко формировать его с учетом региона и нужд потребителей, проводить более эффективную товарно-кредитную политику, усовершенствовать взаимоотношения сбыта и производства.
Среди других преимуществ – появляется больше возможностей, чтобы качественно подобрать торговых посредников, в результате хорошего изучения выпускаемой продукции и внимания к ее качеству растет сбыт, увеличивается прибыль (особенно если качество превалирует над ценой), соответственно, запросы потребителей по всем группам товаров удовлетворены в большем объеме, и обратная связь с ними улучшается.
Но есть и минусы этой структуры. Обучение работников отдела сбыта становится более дорогим, число заказов снижается, приходится повышать стоимость продукции. Вместе с этим клиенты начинают относиться негативно к предприятию, потому что им приходится работать по разным товарам с разными подразделениями.
К достоинствам структуры можно отнести ее традиционность, эффективную в России простоту в обслуживании, территориальную близость к покупателям, за счет чего сокращаются транспортные расходы, легче оценить потенциал рынка, проще подобрать торговых представителей. Локализованность помогает работать с учетом особенностей региона, а также устанавливать связи с местными органами управления.
Неудачной можно назвать такую структуру отдела сбыта, когда техническая сложность у продукции увеличивается, менеджеры сами не понимают ее характеристики и, соответственно, не могут оценить преимущества, либо производственных запасов становится слишком много. Такая же ситуация складывается, когда некоторым клиентам требуются услуги, которые не может удовлетворить территориальный сбыт, или когда падает качество отраслевой информации, из-за чего у сотрудников отдела появляются пробелы в знаниях.
Подразделения отдела формируются по принципу работы и ответственности за сбыт на определенных рынках или его сегментах.
Плюсы структуры: ориентация клиентов повышается, вследствие чего сбыт увеличивается, растет лояльность покупателей, они предоставляют лучшую информацию.
Есть и минусы: структура предполагает высокие издержки, в том числе на обучение, увеличиваются расходы на рыночную поддержку (поощрения, бесплатные услуги и т. п.), сбытовые подразделения могут быть уязвимы, если продукция будет с дефектами. Кроме того, сотрудники должны досконально знать товар в каждом рыночном сегменте, только в этом случае продажи будут успешными.
Другое название – структура по масштабности счета клиентов. Подразделения формируются, исходя из сбыта определенным группам клиентов, среди которых выделяют, например, особо важных покупателей, бизнес-партнеров, массовых потребителей.
Клиентская структура позволяет гибко приспосабливать свои товары и услуги под потребности аудитории, уделяя максимум внимания самым важным клиентам, соответственно, все структуры предприятия должны давать оценку важности покупателя, получать о нем точную информацию, на основе которой прогнозировать и учитывать перспективу клиентского развития. Эта схема работы отдела сбыта делает результативнее работу с дебиторской задолженностью, проще принимать решения, связанные с обслуживанием мелких счетов.
С другой стороны, роль менеджеров становится слишком серьезной, они, покидая предприятие, могут увести с собой крупных покупателей. Может снижаться качество работы с небольшими, но потенциально важными счетами. Отделы начинают уделять больше внимания на крупные заказы, которых не так много, тратят слишком много, чтобы получить информацию о клиентах. Есть риск того, что персонал теряет мотивацию по отношению к менее интересным покупателям. Обычно это сопровождается очень высокой стоимостью обслуживания, в первую очередь вип-клиентов.
Здесь используется принцип, при котором отдел работает и отвечает за один из этапов сбыта (продажи) конкретной группе покупателей. Процесс обычно разделяется на несколько стадий: сбор информации о клиентах, составление базы данных для первичных контактов, подготовка документации, демонстрация товара.
За счет такого распределения этапов каждый из них проходит на более профессиональном уровне. При этом если какая-то операция не требует высокой квалификации, ее может провести менее квалифицированный или временный сотрудник. Скорость работы с потребителями растет.
Но все это требует увеличения числа персонала, следовательно, и затрат. Помимо этого, есть сложность в определении объективных критериев, по которым можно понять, что этап завершен, и результаты следует оплатить. Зачастую персонал, который действует на начальных этапах, не заинтересован в конечных результатах. Требуется координировать работы всех групп исполнителей.
В этом случае комбинируется два или несколько способов формирования структур сбыта, например, территориальный и товарный.
Сказать, какой способ лучше других, однозначно невозможно. У всех есть свои преимущества, причем такие, которые дают возможность соответствовать структуре условиям рынка и выпускаемого продукта. При выборе нужно учесть количество, квалификацию, мотивацию персонала по сбыту, организационную схему предприятия и взаимодействие с другими отделами. Также важно понимать, насколько четко распределены полномочия и ответственность среди сотрудников, может ли каждый из них достичь своих целей исходя из своих полномочий, как распределится ответственность, если работы по какому-то из направлений будет неэффективной.
Взаимоотношения отдела сбыта с другими подразделениями предприятия
Отдел сбыта завода или другого предприятия может контактировать со следующими структурами по определенной схеме:
Отдел сбыта получает от службы следующие документы: заказы-наряды на экспортные поставки, где указаны отгрузочные реквизиты и последующие изменения, перечни заказов-нарядов, принятых к исполнению на планируемый период с указанием маршрутов, чтобы заказывать транспорт.
Передает этой службе копии отчетов о поставке продукции на экспорт, данные по комплектации и отгрузке продукции на экспорт согласно заданиям и условиям заказов-нарядов.
В отдел сбыта отсюда приходит информация о состоянии и прогнозе спроса на поставляемый товар на внутреннем и внешнем рынках, а также о различных мероприятиях – выставках, ярмарках и пр. Взамен предоставляются данные о заключенных договорах на поставку продукции, отказах от продукции, поквартальном количестве поставляемой продукции по номенклатуре согласно договорам.
В отдел сбыта предоставляется информацию о внесенных в планы выпуска продукции изменения, спецификации, планы производства, ежемесячные планы-графики передачи товара на склады готовой продукции.
В свою очередь отдел передает справки об отгрузке товара за сутки, в том числе на экспорт, сообщает о продукции, сдача которой идет не по графику, составляет заявки на изготовление конкретного товара, сообщает данные по количеству продукции, поставляемой по номенклатуре, определенной договорами.
Отдел отправляет лимитно-заборные карты на получение материалов, графики завоза материалов на предприятие, сбытовая служба получает заявки на требуемые материалы с указанием сроков их завоза.
Служба сбыта передает месячные, декадные и суточные планы отгрузки, планы-графики завоза запчастей, комплектующих изделий и пр. на склады готовой продукции
Получает от отдела годовой, квартальный и месячный номенклатурный план отгрузки, предполагаемые изменения планов отгрузки, заявки на подачу железнодорожного, автотранспорта и контейнеров.
Получает извещения банков об аккредитивах, которые были выставлены заказчиками, утвержденные нормативы оборотных средств по готовой продукции.
Представляет на согласование договоры на поставку готовой продукции, планы отгрузки, данные о запасах готовой продукции и ее соответствии нормативам, документацию на отгруженную продукцию.
От отдела сбытовики получают планы производства и технико-экономические нормативы, утвержденные цены на продукцию. Обратно отправляются данные об отгрузке, остатках готовой продукции на складах, недопоставке продукции по договорам, отчет о выполнении поставок.
Этот отдел передает документы, которые удостоверяют качество продукции, данные о поступивших рекламациях, документацию, которую требуется отправить заказчику вместе с готовой продукцией.
Сбыт отправляет заполненные упаковочные листы.
Взаимодействие отдела сбыта и бухгалтерии происходит следующим образом. Бухгалтерия предоставляет квартальные данные о движении готовой продукции, итоги ее инвентаризации и данные о ее наличии на складе и получает (обычно от экономиста отдела сбыта) товарно-транспортные накладные и документы на отгрузку готовой продукции, которые к ним прилагаются, ведомости на железнодорожный тариф, а также инвентаризационные ведомости готовой продукции.
От него получают завизированные проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера, договоров, заключения или ответы на заявленные претензии и иски.
Ему передают проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования, проекты договоров, материалы для заявления претензий и исков.
Предоставляют данные о выполнении планов поставки по номенклатуре в разрезе заключенных договоров, ежемесячные отчеты о выполнении плана изготовления, отгрузки и остатках продукции.
Сбыт получает планы поставок готовой продукции, указания об очередности поставок готовой продукции, графики поставки продукции в соответствии с заключенными договорами.
Требования к специалистам отдела сбыта
Переоценить значение подготовки специалистов в сфере сбыта невозможно, ее качество играет сегодня важную роль. Функции персонала этого отдела зависят от специфики деятельности предприятия. Но есть общие задачи для практически всех сотрудников отдела снабжения и сбыта, включая агентов по продажам промышленной продукции.
Чтобы успешно выполнять свои профессиональные обязанности, сотрудник отдела сбыта должен обладать рядом качеств, навыков и умений:
Обучение сотрудников отдела сбыта и закупок проводится в соответствии с условиями и возможностями предприятиями и значимостью этой службы для фирмы. Исходя из этого выбирается форма и вид подготовки. В целом она сводится к ряду операций, которые выполняют специалисты в разных отделах и службах с целью получения информации:
Помимо этого, персонал должен научиться обрабатывать заказы, вести деловую переписку, понимать, как подписываются договора и контракты на поставки и отгрузку продукции и другим полезным навыкам.
Также значимое условие для сотрудника отдела сбыта – понимание принципов психологии поведения человека, в частности партнеров на рынке. Основные из них:
Кроме того, он должен проявлять и другие качества:
Конечно, они не прописаны в должностных инструкциях отдела сбыта. Тем не менее есть и квалификационные требования, согласно которым у торгового агента должны быть следующие знания:
В число умений специалиста должны входить:
Навыки начальника отдела сбыта
Сбыт продукции поставщикам и потребителям – основная цель ее производителей, поэтому процесс должен быть грамотно выстроен. Задачу по организации возлагают на начальника отдела сбыта – должность самостоятельную, которая введена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённым Постановлением Министерством труда России № 37 от 21 августа 1998 года.
Однако на местах эту должность могут называть иначе: начальник управления отделом сбыта, начальник отдела маркетинга и сбыта, руководитель службы сбыта, директор отдела снабжения и сбыта и пр.
В число навыков руководителя отдела сбыта входят:
Квалификация директора отдела сбыта в соответствии с законодательством должна включать:
Организация отдела сбыта
Любая компания, которая производит и реализует продукцию или услуги, стратегической задачей ставит создание отдела сбыта и реализации. Если канал для сбытовой системы будет выбран неправильно, то приток денег на предприятие будет сокращаться, в результате его ждет банкротство. Перед разработкой системы сбыта необходимо изучить рынок сбыта и на основании этих данных организовать свои каналы в определённой последовательности. Для каждой компании алгоритм создания будет иметь свои особенности, но есть общие принципы.
Каждая система сбыта должна иметь основные функциональные части, взаимодействующие друг с другом:
Слова «маркетинговый канал» более уместны, чем «канал сбыта», при большом объеме коммуникаций между участниками канала. Это характерно для реализации технологий, информационных услуг, сложной техники. Соответственно, и роль канала получает большее значение, чем обычный канал дистрибуции. Его основные признаки:
Организация сбыта требует реализации следующих стратегических решений:
Каналом сбыта называют путь, который проходит товар от производителя до конечного покупателя. Он подразделяется на коммерческие потоки:
Краткая характеристика всех типов каналов представлена в таблице.
