Что такое оттиск печати организации
Что такое оттиск печати организации
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати ;
Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Оттиск печати службы ДОУ
Должность работника, который проставляет оттиск
ОТТИСК (ПЕЧАТИ)
Смотреть что такое «ОТТИСК (ПЕЧАТИ)» в других словарях:
оттиск печати — ▲ отпечаток (рельефа) ↑ шаблон заверить (# печатью. # копию). печать. ставить печать. припечатать. печатка. опечатать. штамп. штемпель. штемпелевать. проштемпелевать. клеймо. клеймить. клейменый. компостер. компостировать … Идеографический словарь русского языка
ОТТИСК — ОТТИСК, оттиска, муж. 1. Отпечаток, воспроизведение, изображение, получаемое надавливанием. Оттиск печати. || перен. Впечатление, оставшееся от чего нибудь. «Второй оттиск в памяти моей дождливый день, пустынный угол кладбища.» Максим Горький. 2 … Толковый словарь Ушакова
Оттиск — Штамп (печать) выпуклое, обычно негативное изображение для получения оттиска на документах, а также сам оттиск. Российским законом устанавливается, что печатями являются штампы круглой формы. Применение и изготовление таких печатей… … Википедия
оттиск — 2.2 оттиск: Изображение клише печати на бумаге. Источник: ГОСТ Р 51511 2001: Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Оттиск — 2.2. Оттиск: изображение клише печати на бумаге. Источник: ГОСТ Р 51511 2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (утв.… … Официальная терминология
ОТТИСК ДВОЙНОЙ — один из дефектов печати, возникающих при изготовлении знаков почт, оплаты, полиграфический брак. Знаки почт, оплаты с О. д., случайно попавшие в почт, обращение, относятся к разновидностям и могут быть объектами филат. коллекционирования… … Большой филателистический словарь
оттиск — Изображение на запечатываемом материале, полученное полиграфическими способами печати … Краткий толковый словарь по полиграфии
контрольный оттиск — Оттиск, взятый с печатной машины во время печатания тиража для оценки и контроля параметров печати. Оттиск оценивается печатником, мастером, технологом, руководителем предприятия или заказчиком … Краткий толковый словарь по полиграфии
Печать (оттиск) — Штамп (печать) выпуклое, обычно негативное изображение для получения оттиска на документах, а также сам оттиск. Российским законом устанавливается, что печатями являются штампы круглой формы. Применение и изготовление таких печатей… … Википедия
Что такое оттиск печати организации
Оттиск печати ( реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.
Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Оттиск печати»
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.
Печати и штампы в организации
Что такое печать и что такое штамп? Нормативная база
С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».
На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:
Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».
Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.
Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:
В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.
Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.
Виды печатей в организации
Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).
К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».
Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).
Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Куда и как ставить печать?
Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.
Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).
Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.
Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.
Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.
Уничтожение печатей и штампов
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.
Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).
Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:
Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»
Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.
Образец регламента о печатях и штампах
В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.
Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.
Что такое оттиск печати?
Недавно мы столкнулись с тем фактом, что не каждый понимает, что такое оттиск печати. Ведь при оформления юридической документации существует разнотолки некоторых понятий.
Юридическое толкование
На самом деле «оттиск печати» – это чернильный отпечаток, который остается после соприкосновения окрашенного клише с бумагой. Документ с таким отпечатком становится достоверным, поскольку он удостоверяет написанную информацию.
Таким образом, оттиск, оставленный клише, является важным элементом в делопроизводстве. Он сохраняется на документах на долгие годы архивного хранения бумаг и подтверждает их подлинность.
Нужно сказать, что одинаковых оттисков не бывает. На него будет влиять заправка краской, сила и продолжительность нажима, состояние человека, который пользуется штемпелем.
Где заказать?
Чтобы отпечаток был высокого качества, четко и равномерно ложился на бумагу, нужно для изготовления клише выбрать надежную компанию и квалифицированных специалистов.
Хорошо читаемый штемпель будет характеризовать и ее владельцев.
Если вам нужно изготовить печать в Донецке, то мы предлагаем это сделать у нас. Опыт работы в сочетании с высококлассной автоматической оснасткой, которую использует наша компания, позволяет добиться наилучшего результата и удовлетворить самого капризного заказчика.
Предлагаем ознакомиться с образцами на сайте, подобрать лучший вариант. Мы можем разработать макеты согласно вашим предпочтениям, внести изображения и элементы фирменного стиля, подобрать лучший шрифт. Вы также можете оформить заявку онлайн.
Для этого нажмите на надпись «печати и штампы», затем на «заказать печать». Заполнив контактную форму и оставив заявку, будьте уверены, что мы моментально откликнемся и свяжемся с вами.