Что такое паспортизация архива
Паспортизация
Паспортизация архивов организаций — источников комплектования РГАНТД проводится 1 раз в 3 года.
На основании части 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством (Росархивом).
—централизованный учет документов, отнесенных ксоставу Архивного фонда Российской Федерации иявляющихся государственной собственностью.
—достоверное иполное описание состава иколичества архивных документов, находящихся навременном хранении ворганизациях-источниках комплектования;
—повышение эффективности взаимодействия государственного архива сорганизациями-источниками комплектования вчасти оказания методической ипрактической помощи вработе сархивными документами.
В соответствии с п. 3.12. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации составляется паспорт архива организации (ссылка на бланк паспорта).
Форма паспорта открытой и закрытой документации, порядок заполнения и представления в соответствующий государственный и муниципальный архив определена Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 (ссылка на регламент).
Ниже представлен список нормативно-методических документов и бланков паспортов, предназначенных для ознакомления и заполнения, обучающее видео:
Коми-Пермяцкий окружной государственный архив
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.
1. Общие положения
1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.
1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.
1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.
1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.
2. Состав показателей паспорта
Раздел 1. Общие сведения
Графа 1 — «Количество фондов»
Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.
Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)
Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.
Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).
Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)
После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201
В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 1 «Всего» строки 202
В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 4 строки 201
В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:
Графа 4 строки 202
В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.
Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).
Графа 8 «Образуется в год дел»
В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.
Строка 301 «Количество штатных работников».
В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.
© ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», 2009–2021 г.
Использование материалов сайта без согласования с архивом запрещено.
О паспортизации архивов
Паспортизация государственных ведомственных архивов является одним из важнейших мероприятий, проводимых в архивной отрасли и направленных на обеспечение сохранности архивных документов.
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников хранится в его архивах.
Современные правила учёта базируются на Регламенте государственного учёта документов Архивного фонда РФ (Приложение к приказу Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 года). Регламент установил требования о порядке и сроках представления учётных сведений архивных учреждений, организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также музеев и библиотек.
Паспортизация архивов, т.е. составление учётных документов Централизованного государственного учёта, осуществляется на основе внутренних учётных документов архива.
Один из основных принципов государственного учёта архивных документов — полнота и достоверность. Цифры учётных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли. Правильный учёт архивных документов это гарантия их сохранности, а также основной источник информации о количественном и качественном составе документов, без которой невозможно их полноценное использование. Так, например, важно выявить и отразить в паспорте архива организации, имеющиеся в наличии неописанные документы. Выявление неописанных, а,следовательно, неучтённых документов, и указание их места хранения имеют большое значение для дальнейшей работы по поиску необходимой информации, в т. ч. при исполнении запросов социально-правового характера. Крайне важно отражение в паспортах архивов организаций достоверной информации о наличии номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, а также об условиях хранения архивных документов.
Состояние хранения документов в архивах организаций-источников комплектования Новолакского муниципального архива в отдельных случаях не в полной мере соответствует нормативным требованиям. В ходе проверок, проводимых в рамках реализации полномочий по осуществлению контроля над соблюдением законодательства в области архивного дела, зафиксированы факты отсутствия в архивах некоторых видов основных и вспомогательных учетных документов, факты задолженности по упорядочению документов постоянного срока хранения и по личному составу, наличие неучтённых неописанных документов, факты хранения архивных документов в недопустимых условиях, а также нарушения охранного и противопожарного режимов.
Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание администрации МО «Новолакский район».
Порядок составления и оформления паспортов будут рассматриваться на предстоящих в администрации МО «Новолакский район» семинарах.
Работники ведомственных архивов в ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно-методических документах по делопроизводству и архивному делу.
Результаты очередной паспортизации 2018 года, в т. ч. выявленные недостатки в состоянии хранения архивных документов, должны быть учтены при планировании работы конкретного архива любого уровня, а также при разработке основных направлений развития архивного дела в районе, формировании муниципальных заданий на оказание муниципальных услуг, а также планов мероприятий по осуществлению контроля над соблюдением законодательства в области архивного дела.
Что такое паспортизация архива
Паспортизация 2021
Паспортизация 2021
О составлении паспорта архива организации
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (ст.19), Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 № 11 и зарегистрированным Минюстом России 8 июля 1997г. № 1344 Государственный архив Российской Федерации проводит паспортизацию архивов организаций-источников его комплектования.
Паспорт составляется организацией, осуществляющей временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, в двух экземплярах, один из которых высылается в ГА РФ (приложение №1).
В паспорте даются сведения об объеме всех ханящихся в организации управленческих документах постоянного хранения открытого и закрытого характера профиля ГА РФ, в том числе не прошедших упорядочение, а также документов по личному составу.
Паспорт заполняется на основании сведений годовых разделов сводных описей дел, описей дел структурных подразделений, итоговой записи сводной номенклатуры дел и др.
При наличии в архиве организации документов нескольких организаций в паспорте представляются сводные данные по всем организациям.
В разделе I «Общие сведения» указывается количество фондов, хранящихся в архиве, площадь архивохранилища и его загруженность.
В разделе 2 «Сведения о документах» в строках 201, 202 даются сведения о хранящихся в архиве и в структурных подразделениях организации документах постоянного хранения открытого и закрытого делопроизводства и по личному составу по 2018 год включительно.
В графе 7 строка 201 указывается количество дел постоянного хранения по 2003 год включительно, хранящихся в организации сверх установленного Федеральным законом «Об архивном деле Российской Федерации» (ст.22) срока.
В разделе 3 «Кадры» указывается численность штатных работников архива.
В строке «Фамилия и телефон исполнителя» указывается должностное лицо ответственное за архив организации.
Вместе с паспортом архива просим представить Сведения об изменениях в составе и объеме фондов профиля ГА РФ по состоянию на 1 декабря 2021 года (приложение №2), сведения об электронных документах и информационных системах по состоянию на 1 декабря 2021 года (приложение №3). Указания по заполнению формы сведений об электронных документах и информационных системах даны в приложении №4, примеры заполнения формы и бланки форм №№ 1-3 даны на сайте ГА РФ в разделе «Общие сведения», подразделе «Нормативные документы».
Также ГА РФ по требованию предоставляет электронные формы бланка и сведений. Адрес электронной почты: ok3041@yandex.ru
Паспорт организации представляется в ГА РФ на бумажном носителе по адресу: 119435, Москва, ул. Б.Пироговская,17 не позднее 10 декабря 2021 года.
По вопросам, связанным с заполнением приложений №№ 1, 2 просим обращаться в отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГА РФ по телефонам: 8 (499) 240-30-41, 8 (499) 240-30-45, 8 (499) 240-26-30, 8 (499) 240-33-72, 8 (499) 240-27-75, 8 (499) 240-26-75. По вопросам заполнения приложения № 3 просим обращаться по телефонам: 8 (499) 240-33-72, 8 (499) 240 27 75, 8 (499) 240-26-75.
Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию
1. Введение
1.1. Настоящие рекомендации распространяются на организации, независимо от их форм собственности, которые являются источниками комплектования соответствующего государственного архива: РГАНТД.
1.2. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива.
1.3. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г.
1.6. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:
на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц.
Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.
2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации
2.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем его углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В правом верхнем углу паспорта на уровне адресной части‚ указывается: «документация открытая» или «документация закрытая» в зависимости от характера представляемых сведений.
2.2. В строке «кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму и форму собственности (государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и т.п.). Наименование организационно-правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст. 50, 66, 97, 107, 113, 116–118, 120, 121 Гражданского кодекса Российской Федерации. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (при расположении архивов научно-технической документации, управленческой документации, по личному составу на разных территориях, все они указываются в обязательном порядке).
2.3. В первом разделе паспорта архива «Научно-техническая документация. Общие сведения» отчитывающаяся организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно-технической документации (НТД) и годах её создания.
2.4. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками (соисполнителями), независимо от того, в каком подразделении хранится документация (технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т.д.).
При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные (на правах подлинных) экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются.
Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета (регистрации) научно-технической документации, принятой в организации. При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовой документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе 1 по строкам 101–104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных обзоров, научных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том).
Примеры заполнения графы 1:
в) 561260 листов + 72460 томов.
Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 (без указания учетной единицы), 2500 единиц, 2500 графики.
При пообъектной (попроектной, покомплектной) системе регистрации проектно-конструкторской и технологической документации в графе 1 по строкам 102- 104 указывается суммарное количество проектов (конструкторских разработок, технологических процессов) или комплектов чертежей, составляющих отдельные части (разделы) проекта (узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки-части), зарегистрированные в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы.
Примеры заполнения графы 1:
а) 6000 проектов (разработок);
Неправильные варианты: 6000 (без слов проект, разработка, процесс); 6000 графики и текста; 6000 книг.
При наличии в организации смешанной системы учета научно-технической документации в графе 1 по строкам 101-104 через знак «+» даются суммарные сведения по всем существующим системам учета.
Пример заполнения графы 1:
а) 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов;
б) 72 200 листов + 2280 томов + 260 проектов.
При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102–104 суммируются данные по всем имеющимся в организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства.
При заполнении графы 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк.
Строка 105 «прочие виды» заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической.
Пример заполнения графы 1, строки 105:
а) 500 заявочных комплектов на изобретения.
В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101–105.
Примеры заполнения графы 1, строки 106:
а) 50000 листов чертежей + 500 томов;
б) 500 томов (при наличии только НД);
в) 1000 проектов + 2500 (Комплектов чертежей) + 300 томов (при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД).
2.5. Раздел 2 паспорта архива «Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации» заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.
2.6. В графе 1 раздела 2 в строках 202–204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных (в области капитального строительства) разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала (далее – архивное учреждение) в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 – самой поздней из включенных в указанный перечень.
При отсутствии утвержденных перечней делается отметка «отсутствуют». В строках 201 и 205 в графе 1 раздела 2 делается прочерк.
2.7. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. хр., внесенных в утвержденные ЭПК соответствующего архивного учреждения описи. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи.
2.9. Раздел 3 «Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)» заполняется в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», а также функционирующие базы данных.
2.10. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации.
2.11. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных информации в мегабайтах (Мбайт).
2.12. В графе 3 раздела 3 указывается суммарное количество машинных носителей (оптические диски, гибкие магнитные диски, магнитные ленты и т.д.), на которых записаны подлинники документов, выполненных в соответствия с ГОСТ 28388-89 и находящиеся как в специализированном хранилище (магнитотеке), так непосредственно у исполнителей.
2.13. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3.
2.14. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях.
2.15. В разделе 4 «Управленческая документация» приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения (приказы руководителя организации по основной деятельности, тематические планы, протоколы заседаний Технического совета, годовые отчеты о деятельности организации и т.п.) и о документах по личном составу долговременного хранения (приказы о приеме и увольнении работников, лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных, личные карточки, послужные списки, невостребованные личные документы), сформированных в дела. Сформированное дело принимается за единицу хранения. Количество ед.хр. в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета.
2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед.хр. указывается после консультации с работниками государственного архива.
В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.
2.15.2. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед.хр., внесенных в опись; в графах 5 и 6 указывается начальная и конечная даты документов ед. хр. (дела), внесенных в опись. Начальной датой ед.хр. является дата составления самого раннего документа, а конечной – дата составления самого позднего документа
2.15.3. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством – 15 лет.
Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.
2.15.4. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. хр. по личному составу (долговременного хранения), созданных за все годы существования организации.
В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год самого раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.
Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.
2.15.5. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если документы по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед.хр. в графах 5 и 6 – начальная и конечная даты составления самого раннего и самого позднего из документов ед.хр.
2.16. В разделе 5 «Кадры» указываются сведения о количестве работников архивов научно-технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации.
Если в организации отсутствует действующий научно-технический архив, то в строке 501 указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой «архива НТД нет».
Если в организации отсутствует действующий архив управленческой документации, то в строке 502 указывается фамилия, имя, отчество одного или нескольких должностных лиц, отвечающих за сохранность управленческих документов с пометкой «УД хранится непосредственно в структурных подразделениях» (в технических помещениях, подвале и т.п.).
2.17. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся‚ документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно-влажностный режим. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения отражают характеристики мест реального хранения НТД и УД (рабочих комнат, коридоров, подвалов, технических помещений и т.п.).
2.19. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи); указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица.