Что такое перечень документов

Что такое перечень документов

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

— раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Источник

Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.

Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.

При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Обратите внимание

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.

При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.

Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).

К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.

Структура Перечня 2000

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.

Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:

1.Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.2. Организационные основы управления

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

2.Планирование деятельности

2.2. Текущее планирование

3.Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

4.Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

4.2. Статистический учет и отчетность

5.Экономические, научные, культурные связи

5.1. Организация связей

5.2. Осуществление связей

6.Информационное обслуживание

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

6.2. Распространение информации (реклама)

7.Трудовые отношения

7.2. Организация труда

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

8.Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

9.Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1. Снабжение деятельности

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

11.3. Организация досуга

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.

Структура Перечня 2007

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:

1. Научно-исследовательская деятельность

2. Разработка технологических процессов

3. Конструирование изделий промышленного производства

4. Проектирование объектов недвижимости

5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности

6. Учет и мониторинг природных ресурсов

7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости

9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок

10. Качество и безопасность продукции

11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства

12. Охрана окружающей природной среды

13. Автоматизированные системы

Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.

В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).

Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.

В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.

Ведомственные перечни

Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.

Источник

Перечни документов со сроками хранения

Д ля установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий. Она содержит списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 года (№ 125-ФЗ). В статье 17 сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без оформления юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о:

При определении сроков хранения документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) рекомендуют руководствоваться:

В ряде случаев для документов сроки хранения могут устанавливаться законодательными актами.

Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежала именно перечням. Их задача – стать ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны. Раньше они успешно с ней справлялись, но сейчас требования к срокам хранения документов прописаны не только в перечнях, но и во многих законодательных и подзаконных актах, полного списка которых никто не составлял, причем эти требования являются обязательными! В этом и заключается проблема.

И если специалист по управлению документацией отлично представляет систему перечней, то за специализированной информацией лучше обращаться к руководителям соответствующих подразделений. Главный бухгалтер, начальник кадрового департамента, руководитель отдела ценных бумаг и т.д. в силу своих должностных обязанностей должны знать специфику работы с «подведомственной» им документацией. Если они увидят в вас союзника и помощника, если вы совместно будете работать над составлением номенклатуры дел предприятия, то и ваша собственная квалификация будет расти как на дрожжах. От этих специалистов вы узнаете много полезного. Такая форма работы представляется более реальной, чем самостоятельное изучение всего законодательства. Постепенно, получив ориентиры и базовые знания от своих коллег, вы сможете отправляться в самостоятельное плавание по сообщенным вам маршрутам в бескрайнем море отечественного законодательства.

Разновидности перечней в историческом контексте

Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных структур, которые входили в ту или иную ведомственную систему. Каждое ведомство управляло учреждениями, организациями, предприятиями определенной отрасли, для которых разрабатывались свои ведомственные или, как их называют сегодня, отраслевые перечни. Было подготовлено более 100 таких документов.

Обобщающий характер носят типовые перечни. Они включают документы по управленческим, кадровым, бухгалтерским и другим функциям, при реализации которых образуются типовые документы во всех организациях. Создавались и создаются перечни типовых документов не только по управленческой документации, но и по другим, специфическим комплексам, например, по научно-технической документации.

Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, возникли организации иных форм собственности (негосударственные). В конце 1990-х годов – начале 2000-х появились несколько новые по характеру перечни, которые разрабатываются конкретными организациями для определения сроков хранения своей документации. Такие перечни можно отнести к видовой группе корпоративных перечней. В ряде случаев корпоративные перечни по сути начинают представлять собой сводные номенклатуры дел, рассчитанные на длительный срок применения и имеющие иную компоновку видовых характеристик документов, а именно: в номенклатуре дел приводятся конкретные заголовки дел, а в перечне – виды и разновидности документов. Они разрабатываются на базе типовых и отраслевых перечней, а также включают требования законодательства и различных ведомственных подзаконных актов и создаются часто в электронном виде для удобства поиска информации.

Современная система перечней

Итак, что же представляет собой современная система перечней документов? Внутреннее.

Источник

Что такое перечень документов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”

По заключению Минюста РФ от 4 июля 2011 г. № 01/43784-ДК настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации

В соответствии с пунктом 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова.

Рекомендации
по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
(утв. приказом Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32)

1. Общие положения

1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151).

1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот.

1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060);

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 46, ст. 6026);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010, регистрационный № 18380);

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (признаны не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).

2. Определение состава документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.

2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях (п. 1.4. Общих положений Перечня типовых документов).

2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по

оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. (приложение);

2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:

2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;

2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.

2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.

2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы исполнительной власти могут использовать следующие статьи Перечня типовых документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67, 72, 73, 82, 84, 87, 88, 89, 91, 93, 109, 175, 176, 177,178, 194, 196, 202, 203, 204, 205, 206, 212, 213, 214, 216, 217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257, 258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284, 285, 286, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332, 359, 367, 414, 461, 463, 464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514, 521, 522, 523, 524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580, 585, 586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693, 694, 695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845, 846, 852, 853, 903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.

В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.

3. Оформление перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов

3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению Перечня типовых документов.

3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.

3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.

После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».

3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

Приложение
к Рекомендациям по подготовке федеральными
органами исполнительной власти перечней
документов, создание, хранение и
использование которых должно
осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней
деятельности

Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

1. Проекты документов

1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов.

1.2. Документы к ним (к проектам).

1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).

2. Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению

2.1.1. текущего планирования;

2.1.2. оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;

2.1.3. планы работы структурных подразделений;

2.1.4. индивидуальные планы работников;

2.1.5. планы проведения различных мероприятий;

2.1.6. графики учета рабочего времени;

2.1.7. графики проведения различных мероприятий;

2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.

2.2.1. о выполнении планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);

2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);

2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;

2.2.4. о документообороте организации.

2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.

2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.

3. Информационные документы

3.1. Доклады, обзоры информационного характера.

3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.

3.3. Сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.

4. Справочные документы

4.1. Списки адресов, телефонов.

4.2. Списки рассылки документов.

4.3. Списки (перечни) оборудования.

5. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам

5.1. Поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям.

5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.

5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.

5.4. Документы по информационной деятельности.

5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.

5.6. Документы по документационному обеспечению управления.

5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.

5.8. Документы по бытовым вопросам.

5.9. Документы по организации досуга.

6. Внутренняя переписка

6.1. Внутренняя переписка:

6.1.1. о реализации принятых решений;

6.1.2. о применении нормативных документов;

6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;

6.1.4. по оперативным правовым вопросам;

6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;

6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;

6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;

6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;

6.1.9. по кадровому обеспечению;

6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям.

В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы».

7. Документы по регистрации, учету и контролю

Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”

По заключению Минюста РФ от 4 июля 2011 г. № 01/43784-ДК настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации

Текст приказа официально опубликован не был

Обзор документа

Федеральные органы исполнительной власти переходят на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.

При этом установлены единые подходы в работе по подготовке названными органами перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.

В перечень рекомендуется включать документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения. Это проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов, информационные, справочные материалы. Речь идет и о тех, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента и Правительства России, а также федеральных органов исполнительной власти.

Не желательно в упомянутый список включать документы постоянного срока хранения или те, период хранения которых не установлен.

Перечень имеет 4 графы: порядковый номер, вид документа, сроки хранения, примечания. Он ведется на электронном и бумажном носителях. Его утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.

Источник