Питер Друкер в книге «Задачи менеджмента в XXI веке» отмечает, что одной из центральных задач нового времени становится решение проблемы повышения эффективности управления на уровне отдельного человека, то есть персональный менеджмент. Причин тому достаточно много: это и большая зависимость успеха любой организации от результативности использования времени руководителем, и все большая «интеллектуализация труда», когда от эффективности деятельности одного высокопрофессионального специалиста зависит иногда успех целой организации, и острый недостаток времени и сил, особенно когда человеку приходится в течение одной жизни строить свою вторую карьеру и т.д.
Время бежит очень быстро, для персонального менеджмента и его развития особенно. Еще 25-30 лет назад, несмотря на высокий интерес к повышению эффективности использования своего времени и очевидный интерес к проблемам персонального менеджмента в целом, можно было по пальцам пересчитать книги, вышедшие по данной проблематике («Техника личной работы» Г.Попова, публицистическое произведение Д.Гранина «Эта странная жизнь» и ряд других). А сегодня мы наблюдаем скорее избыточное количество литературы, посвященной проблемам управления на уровне отдельного человека, когда рядовому читателю становится уже трудно разобраться в потоке нарастающего количества информации, посвященной эффективной деятельности на уровне отдельного человека.
Актуальной становится проблема систематизации увеличивающегося почти в геометрической прогрессии количества информации по персональному менеджменту. Давайте попробуем, если не разобраться, то, по крайней мере, сделать в этом направлении первые шаги.
Содержание
Неустоявшаяся терминология
Одним из первых терминов, который использовался в России для описания персонального менеджмента, был термин техника личной работы. Термин в определенной степени удачный, так как обещает для решения разных задач управления собой вполне конкретные инструменты и приемы (например, карточку Гастева для учета времени, методы быстрого чтения, технику «Как съесть слона» для решения крупных задач и др.)
Затем, вероятно благодаря переводу книги Л. Зайверта «Ваше время в ваших руках», изданной большим тиражом, прижился менее благозвучный на русском языке термин самоменеджмент – представляющий собой набор методов и приемов по управлению собой, обеспечивающей эффективное достижения личных целей, «чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».
Однако очень скоро, благодаря нарастающему потоку литературы по персональному менеджменту, по сути стандартом стал более благозвучный термин «Тайм-менеджмент». В то же время, словосочетание «управление временем» сыграло и свою отрицательную роль в развитии персонального менеджмента. Несмотря на то, что время – ценнейший и невосполнимый ресурс человека, ограничение персонального менеджмента в большей степени только эффективным использованием времени значительно обедняет эту важную сферу деятельности.
Пожалуй, самым удачным термином по описанию деятельности по управлению собой, своей работой и своим временем является термин персональный менеджмент, который был использован в названии первого учебника, написанного большим коллективом российских авторов. Однако, данный учебник, пожалуй, ограничен единственной реальной ценностью – … введением удачного термина – ПМ. Сам учебник представляет собой пример худшего варианта эклектического подхода. Писался учебник, судя по всему, второпях, когда в него включались без каких-либо изменений мало связанные друг с другом целые куски из самых разных книг других авторов, само собой, с необходимыми ссылками на начальное авторство. Подводя «терминологический итог», следует принять, что хотя термин «Тайм-менеджмент», скорее всего, останется главным стандартом еще долгое время, более удачным и более точно раскрывающим смысл рассматриваемой деятельности человека по управлению самим собой является термин персональный менеджмент.
Эволюция персонального менеджмента (ПМ)
В развитии персонального менеджмента можно обнаружить 3 самостоятельных этапа развития. Первый этап – это накопление опыта управления собой и своим временем в жизни каждого человека. Начался этот этап с появлением первого человека и продолжается в жизни каждого из нас.
Второй этап – дифференциация, связан с исследования в самых разных сферах, которые специалисты могут часто и не относить к персональному менеджменту. Этот этап также будет продолжаться развиваться самостоятельно и далее. Например – тренировка памяти, управление своими эмоциями и др. Углубляющееся разделение труда в процессе исследования ПМ позволило накопить огромный потенциал для того, чтобы перейти к важнейшему третьему этапу – построению систем персонального менеджмента.
Классификация конкурирующих изданий
Для более удобного рассмотрения третьего этапа развития ПМ классифицируем издания по ПМ, объединяя их в группы по сходству сильных и слабых сторон в отношении к задачам и предмету персонального менеджмента – см. таблицу. Конечно, в чистом виде работы, относящихся к той или иной группе, выделить достаточно сложно. Однако классификация тем и полезна, что позволяет подчеркнуть главное, а второстепенные детали можно учесть, если потребуется, на более глубоком уровне анализа.
Группа
Сильные стороны
Слабые стороны
1. ПМ – в большей мере как рациональная деятельность.
Практическая польза для читателей книг, которые могут применить конкретные инструменты повышения эффективности достижения личных целей и использования времени.
Рассмотрение человека как некой «технической субстанции», в большой мере пренебрегая важной психологической компонентой.
2. Психологические аспекты ПМ.
Пример Ю.Орлов Восхождение к индивидуальности, 1991.
Широкий круг рассматриваемых вопросов, возможность использования подобного рода книг как справочника.
Эклектический подход, слабая взаимосвязь различных разделов, отсутствие системы ПМ.
Пример В.Токарев «Как научиться управлять, если у вас пока нет подчиненных», 2001.
Первая группа подходов к ПМ, отличающаяся практической значимостью – рекомендациями по повышению эффективности использования времени, продолжает активно развиваться. Это обусловлено, в первую очередь, одной из важнейших проблем во все времена – нехваткой времени. Однако если в трудах А.Гастева главное внимание уделялось самому времени, его учету и анализу результатов учета, то в настоящее время процесс тайм-менеджмента включает в себя важнейшие управленческие функции. Например, у Л.Зайверта управленческий цикл включает в себя хронометраж времени, постановку целей, планирование, принятие решений, реализацию и организацию, контроль, информацию и коммуникации.
Однако в изданиях первой группы в большинстве своем авторы пренебрегают психологической компонентой человека. Так, например, у Л.Зайверта хотя и нашлось место разделу, посвященному биологическому ритму, среди функций управления мотивации на уровне отдельного человека нет, а разве можно достигнуть намеченных целей, если к деятельности по их достижению отсутствует мотивация.
Возможно причинами того, что представители, которых мы отнесли к первой группе, недостаточно уделяют внимание психологии, является достаточная сложность рассмотрения психологических аспектов деятельности человека.
Эклектический подход. Попытки включить в сферу ПМ дополнительных разделов техники личной работы, таких как рациональное чтение, умение вести телефонные переговоры и т.п. наблюдались еще в первых работах советских авторов. Так, еще Г.Попов (Техника личной работы, 1971) в технику личной работы добавил важное во всех отношениях ораторское искусство. Ярким примером эклектического подхода является уже упомянутый учебник «Персональный менеджмент». Однако удивительно, что, эта объемная монография, где использовано почти 250 литературных источников, фактически является не современным учебником по персональному менеджменту, а скорее еще одним пособием, продолжающим несколько устаревшие традиции книги Г.Попова «Техника личной работы». Несомненно, такого рода эклектический подход имеет и свою ценность – им можно пользоваться как справочным пособием. Главным недостатком работ подобного рода является недостаточная системность. Их задача – охватить как можно больше аспектов ПМ, но в этом и их недостаток.
Персональный менеджмент («обогащенный» самоменеджмент). Термином «обогащенный» самоменеджментавтор«окрестил» деятельность по использованию в ПМ достижений наиболее близкой дисциплины – общего управления, описывающего методы и принципы в отношении к управлению организациями. Подход «обогащенного» ПМ оказался плодотворным, встречающиеся технические проблемы такого обогащения в целом достаточно легко преодолеваются [– http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1486654/].
В указанной книге «Как научиться управлять, если у вас пока нет подчиненных», ПМ рассматривается как сложная управленческая деятельность по управлению собой, опирающаяся на системный, процессный и ситуационный подходы.
ПРИМ. На рисунке ниже представлена модель системного подхода в ПМ, где выделены пять взаимосвязанных подсистем человека.
Эта деятельность, включающая в себя текущее и стратегическое управление собой и своими действиями, имеет целью эффективное достижение разнообразных целей (личных и профессиональных), а также управление своими мыслительными и психологическими, в частности, эмоциональными процессами Из этого определения следует, что ПМ – достаточно сложная наука, и потому ее освоение следует начинать с самого раннего возраста.
Практическое применение персонального менеджмента
Пожалуй, особое значение для современной России имеет практическое приложение персонального менеджмента (почему такая проблема актуальна именно в России – [см. ссылку – http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1182433/)].
Итак, в каких областях ПМ может дать реальную отдачу для бизнеса:
Применение ПМ руководителями фирмы и специалистами для управления собой – позволяет повысить эффективность деятельности любого человека. Например, преодолевая собственную лень, можно добиться значительных результатов не только в личной работе, но и в понимании сопротивления при проведении необходимых изменений (как в отношении самого себя, так и в коммерческой организации) – [см. http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1317405/].
Применение ПМ как инструмента для изучения поведения отдельного человека, чтобы применить эти знания для стратегического управления персоналом (например, для создания благоприятной среды для построения карьеры каждого руководителя и специалиста фирмы).
Использование ПМ для апробации новых управленческих инструментов управления, предлагаемых менеджменту фирмы со стороны внешних консультантов. Например, вам предлагается применить бечмаркинг. Почему бы его сначала не апробировать руководителю в своей личной работе, прежде, чем принять решение о найме консультантов. Или ССП – сегодня уже есть пособия по применения ССП к отдельному человеку, Проверьте на практике это сложный инструмент в отношении реализации личной стратегии, прежде, чем будет принято дорогостоящее решение о покупке консалт-продукта (ССП) для реализации стратегии фирмы.
Но, пожалуй, в России одним из наиболее привлекательных объектов приложения ПМ является использование ПМ как менеджера-тренажера [– http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1182433/]. Потребность в таком тренажере очень высока: низкие производительность труда и качество продуктов являются главным тормозом в развитии нашей экономики, и потому потребность в освоении современного менеджмента весьма высока. И потому такой тренажер может быть весьма полезным инструментом, например, для практического освоения научного метода, отработки сложного инструментария стратегического управления и т.д.
Следует признаться, что за 20 лет рыночных реформ наше поколение не смогло создать конкурентоспособную экономику. И потому эта задача ложится на плечи молодых. А для решения этой задачи ПМ, как менеджер-тренажер, может быть использован с максимальной отдачей.
Литература
Это заготовка эницклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5
ВВЕДЕНИЕ В КУРС? ПЕРСОНАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ?
Основная причина того, что многие способные и даже талантливые люди не смогли достичь жизненных вершин, серьезных успехов? не смогли рационально распорядиться своим временем, своими способностями, организовать свою жизнь и деятельность.
Временем как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различные.
Поэтому возникает необходимость научится экономить время тех, кто выполняет функции управления.
Руководитель, который зависит от обстоятельств и поддается стихийным событиям, постепенно теряет способность отличать главное от второстепенного, и все усилия направлены на решение текущих проблем. При этом остаются без внимания перспективные вопросы.
Хотя при организации личного труда нельзя руководствоваться жесткими правилами (в силу индивидуальных особенностей людей), вместе с тем, даже использование общих принципов известных в науке и практике управления позволит избежать ряда проблем, связанных с нерациональной организацией труда руководителей.
Персональный менеджмент? целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности с целью рационально использовать свое время.
Целью персонального менеджмента является овладение менеджерами искусством и наукой самоуправления, методами и приемами управления личной карьерой, рационализации собственного труда, техникой и приемами убеждения, навыками повышения и сохранения своей работоспособности.
1. Понятие, цели и функции персонального менеджмента
2. Направления научной организации труда в России и за рубежом
3. Стратегический персональный менеджмент
Вопрос 1. Понятие, цели и функции персонального менеджмента
Целью персонального менеджмента является целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности, для того, чтобы рационально использовать свое время, возможности, сознательно управлять своей жизнью, легче преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.
Функции персонального менеджмента:
1) постановка целей (анализ и формулирование личных целей)
2) планирование (разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности)
3) принятие решений
6) информация и коммуникации
Все функции связаны и переплетаются друг с другом. При этом коммуникации (обмен информацией) является основой всех функций самоменеджмента
Рабочие приемы, методы
1. Постановка целей
Определение целей, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели
2. Устранение слабых сторон
3. Концентрация на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов
2. Оптимальное распределение и использование менеджмента
Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ-анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел
1. Приводящая к успеху организация труда
2. Первоочередное решение жизненно важных проблем
3. Упорядочение дел по их важности
Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление, дневной рабочий план
2.Концентрация внимания на значительных задачах
3.Учет периодических колебаний
4. Становление индивидуального рабочего стиля
Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), Контролирование итогов (достижение поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль)
1.Обеспечение запланированных результатов
2.Позитивное воздействие на течение жизни
Преимущества разумной самоорганизации:
1) выполнение работы с меньшими затратами
2) лучшая организация личного труда
3) меньше ошибок при выполнении своих функций
5) рост квалификации
6) лучшие результаты труда
ТЕМА 2. УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ КАРЬЕРОЙ
1. Личные цели человека
3. Технология поиска работы
ТЕМА 3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ЧЕЛОВЕКА И КОЛЛЕКТИВА
1. Адаптация в коллективе
2. Утверждение в качестве руководителя
Вопрос 2. Утверждение в качестве руководителя
1. Предпочтительнее обращаться к сотрудникам и подчиненным по имени и отчеству. По именам можно обращаться только к ближайшим сотрудникам, если они молоды и если не возражают против такого обращения.
2. В деловой обстановке к подчиненным следует обращаться только на «вы». Обращение на «ты» допустимо лишь тогда, когда оно может быть взаимным, либо обусловлено неформальными отношениями.
3. Нужно всегда помнить об иерархическом характере управленческих решений. Не надо забывать о соподчиненности и отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя, подрывая тем самым его авторитет. В случае нарушения субординации следует обязательно поставить в известность подчиненного руководителя, чтобы не создавать впечатления, что с ним не хотят считаться.
4. Не нужно злоупотреблять личными просьбами к подчиненным, поскольку они ведут к фамильярности. В то же время соблюдение субординации вне службы (в театре, на отдыхе, в развлекательной поездке) нелепо.
5. Желательно, чтобы все лица, которым необходим прямой визит в кабинет руководителя, имели четко фиксированное время визита и были уверены в его осуществимости.
6. Недоступность руководителя ведет к потере информации. В организации должен быть такой порядок, при котором любой сотрудник в максимально короткий срок и при максимально упрощенной процедуре может попасть на прием.
7. Приглашая работника на беседу, нужно предупредить его лично или через секретаря о времени, длительности и теме беседы, чтобы он мог подготовиться.
8. Правило вежливости? выслушать человека, не перебивая его, не отвлекаясь на другие дела и других людей.
9. Не следует во время приема людей разговаривать по телефону, подписывать документы, перебирать бумаги, даже если вы очень заняты. Лучше перенести встречу на другое время, чем выказывать неуважение к посетителю подобным образом.
10. Всегда спрашивайте согласия окружающих, если вы собираетесь закурить, даже когда находитесь в своем кабинете.
ТЕМА 4. УПРАВЛЕНИЕ СОБСТВЕННЫМ ВРЕМЕНЕМ
1. Время руководителя и эффективность его использования
2. Планирование личной работы руководителя
Вопрос 1. Время руководителя и эффективность его использования
Трудно быть деловым человеком, если не умеешь ценить время. Человек, остро чувствующий ценность самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит.
Власть над временем дается только тому, кто обретет власть над собой, овладеет умением управлять собой, с уважением относясь ко времени.
Парадокс времени? сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. Примером тому служит опрос Маккензи (эксперта по рационализации труда). Согласно полученных результатов из 100 опрошенных менеджеров:
а) лишь один имеет достаточно времени
б) десятерым требуется на 10 % больше времени
в) сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени
г) остальным не хватает 50% времени.
Одно качество объединяет всех удачливых руководителей? они сознательно и системно используют свое время. Поэтому, если фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то личного успеха можно добиться лишь путем эффективного использования времени.
Дефицит рабочего времени руководителей? это одна из важных проблем, так как дефицит ведет к информационной и психологической перегрузке, а следовательно, к возникновению стрессовых ситуаций. При этом характерными чертами работы руководителя, испытывающего недостаток времени является:
1) нервозность и сумбурность в действиях
2) нетерпеливость в решении вопросов как с равными себе по рангу руководителями, так и с подчиненными
3) стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношении с коллегами выходить на вышестоящий уровень
4) отсутствие порядка на рабочем месте
В целом, нехватка времени в связи с неэффективным его использованием превращает руководителя в оперативного работника.
Существует множество методов изучения затрат рабочего времени:
2) моментные наблюдения
3) микроэлементное нормирование
6) фотография и самофотография дня
Все эти методы имеют свои преимущества и недостатки. Однако наиболее эффективным принято считать поведенческий метод учета и анализа затрат времени (сочетает в себе элементы фотографии и хронометража). Данный метод позволяет фиксировать ничем не нарушаемое течение процесса управления в реальной обстановке (фиксируется целый ряд показателей, характеризующих деятельность руководителя).
В целом обработка результатов исследования дает возможность указать путь совершенствования процессов управления, а сравнительный анализ деятельности подразделений показывает, что конкретно может дать улучшение качества управления.
Вопрос об эффективности использования времени возник очень давно. Так, Стивен Кови выделяет 4 поколения управления временем:
1) записки, памятки, попытки упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил
2) появление календарей и деловых дневников (попытка смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее)
3) появляется идея расстановки приоритетов, ценностей (сосредоточение на ежедневном планировании, постановке промежуточных целей)
4) управление не только временем, но и собой. Новое понимание времени (закон Парето: 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени, т. е. времени у нас хватает, только оно по-настоящему продуктивно используется лишь на 20%)
Матрица управления временем С. Кови
Критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с? горящим сроком? выполнения
Профилактические действия, поддержание ресурсов и средств. Создание связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил
Отвлечения, некоторые телефонные звонки, какие-то сообщения, предстоящие неотложные дела, распространенные виды деятельности
Мелочи, отнимающие время, корреспонденция, звонки, праздное времяпрепровождение
Эффективный руководитель должен держаться в стороне от дел квадрата 3 и 4 и уменьшать размер квадрата 1, отводя больше времени решению дел квадрата 2.
Последствия деятельности руководителя
Стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса, постоянный «?пожар»?и «?вечный бой»
Видение перспективы, баланс, дисциплинированность, контроль, малое количество кризисных ситуаций
Концентрация на краткосрочном, управление в условиях кризиса, репутация хамелеона, представление о бессмысленности целей и планов, ощущение себя жертвой, слабые или разорванные связи
Полная безответственность, увольнение, зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций
Основными направлениями неэффективного использования рабочего времени:
1) телефонные звонки? затраты времени на набор номера и т. п. во много раз превышают время самого разговора (недостатки внутренних АТС)
2) плохо организованные и скоординированные собрания? иногда решения могут быть приняты и без совещаний
3) плохо организованный обмен информацией между отделами
4) проблемы с компьютерами (технические)
5) недостаток организационного планирования
6) неумение слушать других
7) неразбериха в почте
8) исправление ошибок, которых можно было бы избежать
9) заглядывающие к вам люди
10) отвлекающие факторы на рабочем месте
Отчасти решением проблем неэффективного использования времени руководителями? планирование рабочего дня (решение проблем в определенное время и в определенные дни). Такой распорядок должен более полно отражать деятельность руководителя и как бы вести его за собой. При этом важно, чтобы распорядок дня руководителя был четко увязан с распорядком рабочего дня руководителей всех уровней в масштабах предприятия.
В рациональной организации труда руководителя важную роль также играет систематическое ведение дневника. Без записи в дневнике, как правило, всегда что-нибудь выпадает из поля зрения.
Правила рационального использования рабочего времени
1) периодический анализ использования рабочего времени (2 раза в год проводить фотографию или самофотографию рабочего дня)
2) ведение дневника
3) предварительное ежедневное планирование рабочего дня
4) Эластичность распределения рабочего времени (выделение резерва времени для исполнения непредвиденных работ)
5) Ранжирование в распределении рабочего времени (установление приоритетов с точки зрения текущего времени и перспективы)
6) Делегирование функций
7) Выполнение сходных по характеру работ без перерыва
8) Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени с обязательным оповещением других должностных лиц
9) Сокращение затрат времени до минимума на систематически повторяющиеся функции управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий)
10) Тщательная подготовка собраний и совещаний с обязательным указанием сроков начала и конца, контролем за соблюдением этих сроков.
11) Тщательная подготовка вопросов, с которыми необходимо выходить на вышестоящие уровни управления, в том числе представление возможных вариантов решения проблемы.
12) Не откладывать без объективной причины принятие решения по назревшей проблеме
13) Ежедневный контроль исполнения намеченных работ
Анализ и ранжирование рабочего времени рекомендуют проводить с помощью следующих методов: закон Парето, АБВ? анализ, Принцип Эйзенхауэра.
Согласно закона Парето, затраченное время и результат соотносятся в пропорции 80:20. Например, 80% времени, затраченного на решение многочисленных второстепенных проблем, дает 20% итогового результата. И наоборот, 20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы) дает 80% итогового результата. Следовательно, сначала необходимо решать немногие жизненно важные проблемы, а уже потом? многочисленные второстепенные.
Б? важные задачи: составляют 20% от общего числа и имеют 20% значимости
В? менее важные и несущественные задачи: составляют 65% от общего числа и имеют 15% значимости
Следовательно, задачи категории А должны решаться в первую очередь. Затем задачи Б и В, которые могут быть полностью или частично переданы другим. При этом на задачи А должно тратиться 65% бюджета времени, на Б? 20% бюджета, на В? 15% бюджета.
Другой принцип? принцип Эйзенхауэра? предлагает устанавливать приоритеты по критерию срочности и важности дел:
1) срочные / важные дела следует решать самому и немедленно
2) срочные / менее важные дела должны быть делегированы, т. к для выполнения таких дел не требуется особых качеств
3) менее срочные / важные дела не следует выполнять срочно, т. к. могут подождать (полностью или частично поручить сотрудникам)
4) менее срочные / менее важные дела? отправить в корзину, т. к. даже подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.
Вопрос 2. Планирование личной работы руководителя
Работать рационально может только тот, кто этому научился. Наука управления временем основана на умелом планировании времени и привычке исполнять запланированное.
Вместо того, чтобы жаловаться на вечную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете собственное рабочее время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту советуют начинать планирование.
Как же добиться того, чтобы ваше рабочее время планировалось в соответствии с современными подходами? Здесь существует несколько рекомендаций.
Прежде всего, стоит обзавестись одной полезной привычкой. Попробуйте каждый вечер уделить несколько минут тому, чтобы записать все дела, запланированные на завтра. При этом фиксируйте в вашем плане результаты и цели, а не отвлеченные действия. Например: «согласовать тарифы с Ивановым», а не «позвонить Иванову».
Когда приоритеты расставлены, определите, сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело, после чего просуммируйте общее время, которое вы запланировали потратить.
Если вы обнаружите, что зарезервировали более 60% своего времени, следует безжалостно сократить список. При этом учитывайте собственную нумерацию наиболее значимых дел и реальную действительность. Не планируйте невозможного. Продумайте, какие из запланированных дел можно перепоручить, а какие требуют сокращения отпущенного времени. Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем или отложите до лучших времен. Конечно, секретарь и подчиненные есть далеко не у всех, но задуматься над тем, как оптимизировать работу и распределить обязанности все равно необходимо. В конце концов, именно планирование помогает многим из разряда подчиненных перейти в разряд руководителей. Если эта несложная процедура выполняется вами изо дня в день, то кроме текущего планирования необходимо уделить немного времени анализу предыдущих результатов. Проанализировав записи, вы наверняка обнаружите, что некоторые дела перетекают из одного плана в другой, так и оставаясь на бумаге. Попытайтесь понять, почему это происходит, не забывая при этом простое правило: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, скорее всего, оно для вас не так уж и важно.
Возможно, возникнет вопрос, стоит ли вообще тратить время на составление подобных списков. К тому же, какой смысл делать это не днем, на работе, а вечером и к тому же дома. Дело в том, что специалисты советуют уделять внимание планированию именно вечером, незадолго до сна. Оказывается, в этом случае вам удастся задействовать свое подсознание.
В целом процесс планирования труда руководителя предполагает:
1) анализ бюджета времени
2) определение содержания планируемых дел
3) определение времени, необходимого для выполнения этих дел
4) сопоставление необходимых затрат времени с вашим личным бюджетом и личными возможностями
5) составление списка основных дел на год (месяц)
6) составление плана действий на неделю
7) запись текущих дел и составление рабочих планов на день
Установление периодов времени, которые требуются для достижения вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. Чем лучше мы распределим свое время, тем лучше мы сможем использовать в своих личных и профессиональных целях. Чтобы успевать делать больше в меньшее количество времени, требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина.
В целом планирование следует начинать с разработки долгосрочного плана? плана-графика основных дел на несколько лет? в котором указываются сроки начала и окончания определенных работ.
Затем составляется среднесрочный план на год, с указанием срока начала и окончания работ, которые повторяются из года в год.
После этого происходит сопоставление бюджета времени и необходимые затраты времени на выполнение работ. Определяется несоответствие между планом
ТЕМА 5. ФУНКЦИИ РЕАЛИЗАЦИИ И КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО МЕНЕДЖМЕНТА
1. Реализация запланированных мероприятий в течение рабочего дня
2. Контроль как функция самоменеджмента
ТЕМА 6. КОММУНИКАЦИИ В РАБОТЕ РУКОВОДИТЕЛЯ
1. Сущность и роль коммуникации
2. Искусство убеждения
3. Публичное выступление
5. Подготовка и проведение собраний
6. Умение вести телефонные разговоры
7. Невербальный язык в коммуникациях
Вопрос 1.Сущность и роль коммуникации
В управлении коммуникации занимают особое место и оказывают прямое воздействие на эффективность реализации управленческих функций. Как показывают исследования, неэффективные коммуникации? одна из главных причин многих проблем. Неправильный прием и передача информации резко снижают эффективность управленческого труда. Следовательно, эффективно работающий руководитель? это тот, кто умеет и знает, как правильно осуществлять процесс коммуникации.
Существует две модели коммуникации
— не столь надежна, хотя позволяет сэкономить время передачи информации
— оратор не уверен в том, что слушатель правильно его понимает
— используется для общения между людьми разного общественного и служебного статуса
— способствует упрочнению авторитета оратора
— слушатель может уточнить правильность понимания услышанного
— уходит больше времени, чем на одностороннюю коммуникацию
— оратор уверен в том, что слушатель его понял правильно
— оратору приходится преодолевать дополнительные трудности
При использовании указанных моделей необходимо придерживаться ситуационного подхода, т. е. выбирать тот вид коммуникации, который будет эффективен для данной ситуации с точки зрения затрат времени, качества понимания и исполнения, особенностей собеседника.
Однако независимо от моделей эффективная коммуникация требует от каждой стороны определенных способностей, навыков, умений (слышать, говорить, убеждать, наблюдать).
Для того, чтобы научиться хорошо говорить, необходимо научиться ясно мыслить, а для этого нужно быть эрудированным, образованным человеком, уметь убеждать, размышлять, анализировать. Нужно владеть техникой речи, постоянно пополнять свой лексикон и практиковаться в ораторском искусстве.
Рассмотрим возможность приобретения таких способностей и умений посредством рекомендаций персонального менеджмента.
Вопрос 2. Искусство убеждения
Сделать так, чтобы собеседник поступил или думал так, как вы хотите, можно двумя способами:
В современных условиях первый способ редко приносит положительные результаты и чаще всего приводит к конфликтным ситуациям, сопротивлению. Поэтому часто предпочтение отдается второму способу. Однако этот способ воздействия на человека требует от оратора сильной аргументации, доказательств и определенного терпения.
Ряд специальных экспериментов позволил ученым выделить те основные правила, которые приносят успех в процессе убеждения:
4) Один из важнейших факторов убеждения? авторитет личности автора предложения. Чтобы избежать субъективных суждений о ваших предложениях со стороны коллег, подкрепляйте свои предложения ссылками на авторитетный источник, но не забывайте обосновывать свои собственные предложения.
5) Не загоняйте себя в угол, не понижайте свой статус. Особенно это касается начала беседы. Поэтому избегайте извинений без должных тому причин, проявлений признаков неуверенности.
6) К аргументам приятного нам человека мы относимся снисходительно, а к аргументам неприятного? с предубеждением. Поэтому в начале убеждения необходимо создать атмосферу взаимного доверия.
7) Психологи обнаружили, что убедительность информации в огромной мере зависит от того, какой способ ее передачи вы выбираете первым? устный или письменный. Письменные доклады? спасение для тех, кто недостаточно уверен в себе, но лучше преодолеть собственную застенчивость и предубеждение против личного общения с начальником и изложить сначала свои предложения в устной форме, а письменный доклад представить позже, когда будут ясны возражения шефа и можно будет сосредоточить внимание на их рассмотрении.
8) Ваши предложения будут более убедительными для других лиц, если вовлечь их в подготовку предложений. Необходимо привлечь вышестоящее руководство в обсуждение ваших предложений уже на первой стадии их разработки. Это отличное средство обеспечить его эмоциональную поддержку. Кроме того, может сразу выясниться, что ваши идеи неприемлемы. В этом случае вы избежите пустой траты времени.
9) Сделайте свой доклад объективным. Лучше указать на отрицательные стороны проекта самому, чем ждать, пока это сделают другие. Это повышает убедительность и приемлемость ваших идей.
10) Учитывайте возможность влияния на мнение собеседника коллективного мнения той группы специалистов, вместе с которой он будет принимать решение о ваших предложениях. Обязательно постарайтесь заручиться поддержкой одного или двух из этих специалистов.
12) Проявляйте эмпатию, т. е. способность к постижению эмоционального состояния другого человека в форме сопереживания.
13) Будьте внимательным слушателем. Никогда не убедить собеседника, если не понимаешь ход его мыслей.
14) Следите за мимикой, жестами.
Если вы все же, используя эти предложения, проиграете, значит, ваш проект нуждается в доработке.
Если говорить о схеме убеждения, классическая схема имеет вид
1) внимание (необычное начало или изложение, форма, визуальные средства)
2) интерес (слушатель понимает, что он может удовлетворить какую-то из своих потребностей)
Важно после каждого серьезного разговора проанализировать итоги процесса убеждения, с целью устранения недочетов и промахов.
Вопрос 3. Публичное выступление
Деловые люди должны владеть техникой непосредственного контакта, как на индивидуальном уровне, так и на массовом.
Искусство речи является древнейшей отраслью знания. Классическая риторика отличалась строгостью и четкостью. Конечно, многое устарело, но все же некоторые элементы ораторского классического искусства представляют большую ценность и в наше время.
Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь, когда оратор, отталкиваясь от текста или тезисов, свободно, на глазах собеседников развивает мысль, аргументирует, спорит, проявляя при этом глубокую убежденность, эрудицию, проникновение в существо дела, увлеченность.
