Что такое план действий
Action plan: зачем нужен бизнесу и как его составить
Бизнес – это четкие цифры, планируемые действия, измеримые показатели. Это строгое понимание, что и зачем вы делаете. Вы должны дать команде направление, план действий, цель и мотивацию. Action plan – эффективный инструмент для построения бизнес-стратегии. Без него все ваши цели и KPI так и не будут выполнены.
Без строгого плана действий сотрудники неосознанно уделяют больше внимания задачам, которые им нравятся. При этом рутинная работа часто игнорируется. В результате получается, что работа со старыми клиентами приносит результат, а с новыми – не движется. Или в одном направлении план перевыполнили, а в другом – провалили.
Action Plan нужен для выполнения долгосрочных SMART-целей. Он помогает разбить большие шаги на задачи, а задачи, в свою очередь – на подзадачи. В результате у вас есть план действий на каждый день. Это эффективный инструмент для контроля продвижения по реализации целей компании. Какие возможности дает предприятию внедрение Action plan:
Не путайте Action Plan с ежедневным списком задач. Стандартный to do list включает в себя только общий список задач. Он не показывает этапы выполнения работы, дедлайн, не дает возможность оценить в процентном соотношении стадию развития проекта. А из устных обсуждений на планерках многое забывается.
Как выглядит Action Plan
Целесообразно составлять Action Plan раз в неделю в удобный выбранный день и в этот же день проверять его выполнение. Также каждый день сотрудник должен давать отчет – в процентном соотношении насколько выполнена та или иная задача по проекту. Чтобы было легче посчитать эту цифру, задачи на неделю в плане нужно разбивать на подзадачи. Например, в задании четыре этапа, сотрудник выполнил за день два из них – значит, задача выполнена на 50 %.
Где составить Action Plan:
Пример плана действий ниже. Поля можно менять местами, добавлять новые по необходимости. Что точно должен включать любой Action Plan:
Дополнительные поля – «комментарий к задаче» и «комментарий исполнителя» предназначены для личных пожеланий и замечаний участников. Например, руководитель может написать «Этап 1 – анализ продукта конкурента. Комментарий к задаче: уделить внимание производственным нюансам». А исполнитель в свою очередь: «Задачу выполнил, но не нашел конкретных цифр по такому-то вопросу».
Обратите внимание, каждый этап нужно прописывать – что конкретно должен сделать сотрудник. Дедлайны должны быть реалистичными, как бы руководителю не хотелось сократить сроки. Выполнение этапов одной задачи можно поручить разным сотрудникам. Тогда вы будете видеть, кто и за что отвечает. Сотрудники, в свою очередь, из Action Plan будут знать, кто параллельно с ними работает над задачей/ проектом.
Такой план стоит готовить под любые цели предприятия – долгосрочный, попроектный, по работе с конкретным клиентом. Структурирование работы и деление обязанностей позволяет задействовать на одних проектах сотрудников разных отделов. Строгие дедлайны и выделенное время на решение задач позволяет внедрить эффективный тайм-менеджмет.
Основные требования для Action Plan – доступное изложение, выполнимые задачи на данный момент, реалистичные дедлайны и релевантные инструменты для реализации. Все эти пункты руководитель должен продумать до мелочей, иначе сотрудники будут отвлекаться на уточнения и просьбы внести правки в планирование.
Action Plan в постановке долгосрочных задач
Долгосрочное планирование на год – первый этап в определении квартальных и ежемесячных KPI. Action Plan позволяет добавить понедельный и ежедневный контроль. Этот инструмент поможет вам выйти из кризиса, когда нужно менять стратегию, повысить продажи, если вы наблюдаете стагнацию и уменьшение притока клиентов. При создании глобального плана на год нужно выполнить ряд подготовительных работ:
SWOT-анализ позволяет эффективно исследовать внутреннюю среду вашей компании – сильные и слабые стороны (Strengths, Weaknesses); внешнюю среду – возможности и угрозы (Opportunities, Threats). Для постановки годовой SMART-цели отделу продаж нужно проанализировать внутренние бизнес-процессы, маркетинговую стратегию, конкурентов, возможные пути развития на рынке с учетом ситуации в мире.
Детальный анализ поможет разработать стратегию и понять, какие инструменты вам действительно нужны для повышения продаж. Для внутреннего аудита отдела продажа поговорите с менеджерами, узнайте, какие проблемы есть у отдела, что именно нужно сделать для повышения эффективности и запросите отчеты. Получить релевантные статистические данные и информацию о ситуации на рынке можно у консалтинговой фирмы.
На основании этого анализа можно составлять дальнейшую стратегию развития, планировать бюджет, инструменты реализации и установить ожидания по прибыли за год. Так мы подходим к постановке SMART-цели.
SMART-цель – это четко сформулированная релевантная цель. Только на первый взгляд кажется, что поставить цель проще простого. Сравните формулировки:
Это условный пример, но он показывает главное: первая цель – размытая, а последний вариант включает конкретные шаги. SMART-цель обязательно нужно проработать для создания эффективного Action Plan отдела. Она должна быть:
Как рассчитать план продаж для каждого месяца? К примеру, ожидаемый прирост прибыли за год составляет 80 млн рублей. Разделите эту сумму на 4 – столько ваш отдел продаж должен принести за квартал. Еще на 4 – необходимая сумма в месяц для достижения результата.
Когда анализ проведен и цели поставлены, можно приступить к разработке стратегии. Это и будет наш Action Plan. Определяем глобальные действия и мероприятия на год. Распределяем их по кварталам, месяцам, неделям. Недельный план делится на 7 дней. В результате у нас есть готовый план на любой день в году, нужно только вносить коррективы по ситуации, и подробный инструмент аналитики эффективности.
Главный плюс Action Plan – разделяя глобальные задачи на шаги, вы создаете поэтапный план достижения целей. Так вы не упустите ничего и точно придете к ожидаемому результату.
Зачем нужен Action Plan в работе РОПа
В сфере B2B цикл продаж не является таким быстрым, как в B2C. Клиенту нужно время, чтобы сравнить ваше предложение с предложением конкурентов и принять решение. Новый клиент надолго останется с вами, если правильно выстроить систему лояльности. Для эффективной работы менеджеру по продажам нужен четкий план действий – как работать с новым лидом, с постоянным клиентом, закрывать сделки. Причем такой Action Plan нужен по каждому конкретному клиенту и мероприятию.
Благодаря этому инструменту, руководитель отдела продаж может оценить здоровье проекта и выполнение KPI сотрудниками в любой момент времени. Польза Action Plan для РОПа:
У вас есть лиды из онлайн-каналов, а есть клиенты, которые приходят с профессиональных мероприятий – выставок, конференций. Это уже два разных сегмента. А если таких клиентов 10? По ним должна быть информация и план действий с учетом особенностей каждого из них. Элементарно ценности, цели и возможности оптового покупателя из Москвы и регионов отличаются. Также отличаются между собой представители разных поколений. Важно, какую нишу занимает клиент в сфере бизнеса, и так далее. Action Plan по каждому клиенту позволяет контролировать движение сделки.
Как внедрить Action Plan
Первая проблема, которую озвучивают предприниматели перед внедрением плана – мы не можем прогнозировать продажи из-за сезонности, кризиса, ситуации «в один день пусто, в другой – густо». Еще как можете!
При составлении долгосрочных прогнозов и целей выделите худшие и лучшие месяцы по продажам, сравните цифры. Обратитесь к статистике прошлых лет и определите сезонный рост и падение продаж. В ходе SWOT-анализа вы получите динамику роста/ падения последних месяцев, от которой можно отталкиваться и ставить реальный план в цифрах.
Главное, на что следует ориентироваться – это расчет естественного прироста. Определите, какой прирост прибыли у вас будет, если все оставить, как есть. Добавьте к нему не более 20–30 %. Помните, план должен быть реалистичным.
Как понять, сможем ли мы выполнить желаемый план? Разбейте квартальный план по месяцам. Месячный поделите по неделям. А вот теперь спросите себя – сможет ли отдел закрыть сделки в неделю на эту сумму? Реально ли это?
Общий план для отдела продаж поделите на всех сотрудников. И установите личный план. Если менеджеров по продажам много – поделите их на группы. Поощряйте участников группы, которая выполнила или перевыполнила план. Так участники групп будут мотивированы и оказывать помощь в выполнении плана коллегам внутри группы. Если план выполняют и перевыполняют – повышайте уровень, не выполняют – убавляйте.
Без внедрения Action Plan сложно не растрачивать усилия команды впустую. Строгое планирование сокращает время на достижение целей и мотивирует. Стратегия, анализ и контроль каждого шага выведут вашу компанию из любого кризиса.
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:
План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения
Узнайте, как применять простую таблицу плана действий для того, чтобы ваш отдел продаж шел планомерно к намеченной цели.
Читайте в статье:
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ЧТО ЭТО ТАКОЕ
Что такое план действий (Action plan)?
Это обязательный элемент стратегического планирования и регулярного менеджмента. Экшн план может применяется в управлении отделами, подразделениями и проектами. А может контролировать регулярные действия по отношению к тому или иному сегменту клиентов или к тому или иному сотруднику.
План действий описывает шаги или мероприятия, которые должны быть выполнены, чтобы вы смогли достичь цели.
План действий может формироваться локально, на каждую неделю, с корректировкой выполнения задач за предыдущую неделю. Разработка плана действий на следующую неделю осуществляется в пятницу.
Почему важно составлять план действий?
Без четких планов действий управление продажами неэффективно. Как и управление любой другой деятельностью в компании.
Однако очень часто составление плана действий часто воспринимается как утомительная процедура по сравнению с ранними этапами стратегического планирования (SWOT-анализ и SMART цель).
Поэтому часто Action plan игнорируется.
Как результат работа на этапах анализа и формирования целей оказывается бесполезной, хотя на нее потрачено силы и время. SMART цель остается на бумаге в виде «воздушного замка». Четкого плана действий по шагам не разработан и не контролируется.
Значит нет продвижения вперед.
Привычка составлять план действий в управлении продажами и в целом организацией подтверждает, что а) компания действительно совершает определенные действия для достижения цели и б) использует многочисленные методы проверки и оценки масштаба реализации плана действий.
План действий (Action plan) в управлении продажами обычно бывает двух видов:
Без плана действий (Action plan) развитие и управление продажами в компании невозможно
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): В ЧЕМ ПОЛЬЗА ДЛЯ РОПА
Если у вас сложные продажи и ваш цикл сделки превышает 2 недели, таких инструментов управления как контроль отчетности в CRM и планерки, будет недостаточно.
Особенно на стадии Account management процесса продажи при развитии ключевых клиентов продавцу нужен четкий план действий: что и когда он будет делать именно с этим клиентом для того, чтобы подвести его к сделке.
В продажах есть проектная работа: например привлечение клиентов на выставке или конференции, различного рода networking. С помощью какого инструмента менеджмента вы будете контролировать подготовку мероприятия и обработку результатов?
Если вы внедряете стратегические изменения в вашем отделе продаж, у РОПа обычно в разработке от 5 до 10 проектов: от подбора кадров до внедрения или оптимизации CRM. Как вы проконтролируете работу РОПа по усилению системы продаж?
В чем польза Action plan для руководителя?
1. План действий структурирует рабочий день: action plan это ежедневная шпаргалка, которая наглядно демонстрирует как шаг за шагом реализуется цели одного или нескольких отделов или менеджеров;///
2. План действий является инструментом тайм менеджмента : управляет вашим временем и помогает существенно снизить временные затраты на тот или иной проект или активности.///
3. План действий существенно сокращает цикл PDCA: за счет снижения временных издержек вы быстрее проходите цикл, внедряете изменения и достигаете целей.
План действий (Action plan) в обоих случаях является обязательным элементом ежедневного управления отделом.
План действий поддерживает ваш тонус и эффективность. Он назначает вам временные рамки для каждого отдельного шага процесса.
Вы отслеживаете прогресс, сохраняя проекты в соответствии с графиком и бюджетом.
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ
План действий должен содержать следующую информацию:
Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР
Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.
Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ
План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА
План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:
План действий по развитию и управлению клиентом:
ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): 6 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ
Во многих компаниях даже собственники не умеют применять инструменты регулярного менеджмента. Ниже приводим алгоритм внедрения плана действий.
Используйте его для того, чтобы приучить сотрудников детально отчитываться и самостоятельно контролировать свои действия.
Шаг 1: Сформулируйте или выберите цель. Разработайте список мероприятий, которые на ваш взгляд должны быть сделаны для реализации цели.
Шаг 2: Поставьте менеджерам сформулировать по каждой задаче:
Шаг 3: Согласуйте список мероприятий, задачи и все параметры по ним с исполнителем.
Шаг 4: Назначьте дату промежуточной проверки по выполнению задач и корректировке.
Шаг 5: Следуйте принятому расписанию промежуточной проверки выполнения задач, их корректировки и окончательной приемки.
Шаг 6: Помечайте выполненные задачи как выполненные. Закрывайте то, что сделано.
Шаг 7: Обсуждайте отложенные или просроченные задачи. Анализируйте, почему возникли препятствия или причины, по которым некоторые задачи не выполняются. Иногда они нуждаются в дополнительном сопровождении с вашей стороны или от другого сотрудника.
Используйте план действий (Action plan) для регулярного управления отделом продаж.
Оцените эффективность вашей системы продаж
Скачайте чек-лист и за 20 минут оцените эффективность вашей системы продаж
Планы действий
найти еще статьи по теме:
Существует 10 общих причин, по которым задачи и мероприятия планов действий не выполняются вовремя. Для полного выполнения план должен иметь стандартный формат с четкими определениями для обеспечения единой структуры. План действий также должен содержать методы измерения и последующего контроля.
Прогресс организации в основном осуществляется путем определения целей и задач и их выполнением. Стратегическое планирование, которое определяет цели и задачи, это формальный процесс в организации, независимо от ее размера. Будь-то менеджмент проектов, улучшение качества, развитие человеческих ресурсов или разработка продукта, все эти важные составляющие организации, как правило, ведут к выполнению определенных целей и задач.
Достижение поставленных целей и задач в основном зависит от успешного выполнения ряда мероприятий. Они могут выполняться одновременно или же последовательно. Дополнительные мероприятия и задачи часто определяются во время или же в результате завершения поставленных задач. Конечно же, процесс постоянно находится в движении и требует постоянного анализа и оценки сроков выполнения и обязательств.
Менеджмент и постоянный контроль мероприятий, ведущих к определенной цели, принимает различные формы. Процессы, которые используют организации, бывают совершенно разные: от таких, что не обладают формальной структурой и до всеобъемлющих компьютерных систем управления информацией. Однако, наиболее распространенный среди организаций процесс, использует определенную форму составления плана действий.
Рисунок 1 показывает основное описание процесса составления плана действий. Планы действий различаются по формату и содержанию – от простых чек-листов и до сложных таблиц с поддержкой макросов.
Рис. 1 Процесс составления плана действий
Неэффективные планы действий
Многие планы действий не приводят к выполнению указанных задач и мероприятий в установленные сроки. На основе анализа планов действия, которые использовались одной организацией и ее поставщиками на протяжении 10-летнего периода были составлены 10 причин неэффективных планов действий:
Рационализация целей
Помимо того, что план должен основываться на четко сформулированных целях, также должны быть обозначены сроки, в которые они должны быть выполнены. Общей проблемой является то, что цели четко не описаны, а иногда и вовсе не определены. Хотя важно осознавать, что четкое определение цели не достаточно для гарантии того, что план действий будет стимулировать достижение желаемого результата. Не менее важно, чтобы лица, работающие над выполнением плана действий, верили, что цель является реальной и достижимой.
Для этого, цель должна быть рационализирована. Должен быть проведен анализ для понимания разницы между текущим состоянием и желаемым. Причина достижения желаемого результата должна быть понятна для отдельных лиц или группы, которые ответственны за ее выполнение. Отдельное лицо или группа должны верить, что цель является достижимой, основываясь на рациональной оценке фактов, имеющихся данных и информации.
Например, менеджмент может установить цель: снизить запасы готовой продукции до половины ее текущего уровня. Обоснование этой цели может быть следующее: пространство на полу, которое используется для хранения продукции необходимо для других целей. Альтернативой по созданию необходимого пространства путем уменьшения запасов является более дорогая возможность расширения этого пространства.
Постоянное проведение сокращения запасов должно быть главной целью каждой организации, но фактические уровни запасов, как привило, основаны на текущем производственном плане и эффективны в сочетании с стабильностью и нестабильностью запланированного спроса.
Для определения конструктивных действий, которые приведут к достижению цели, каждый член команды должен понимать и верить, что конечный результат не создаст дополнительных рисков и не повысить их рабочую нагрузку. Поэтому, потенциальное воздействие предлагаемой цели должно быть тщательно оценено и понято.
Менеджмент должен признать любые последствия, выявленные командой и предпринять соответствующие действия для гарантии того, что текущие процессы и характеристики не будут поставлены под угрозу в результате достижения цели.
В случае приведенного ранее примера, опасения относительно влияния сокращения запасов на способность удовлетворять спрос потребителя должны быть обозначены как трудности и решены с помощью плана действий. Кроме того ограничения производства, такие как объем и сроки поставки сырья, также необходимо рассмотреть.
Рационализация может привести к определению других целей, которые необходимо завершить для выполнения цели по сокращению запасов. Этот уровень понимания является необходимым для получения поддержки команды, без которой процесс выполнения плана действий оказывается под серьезной угрозой.
Обозначение трудностей
Перед тем как определить специфические этапы действий, важные для достижения поставленной цели, полезно идентифицировать все трудностей, решение которых необходимо. Идентифицированные трудности имеют преимущество в том, что разбивают цель на более мелкие, лучше управляемые элементы, а также обеспечивают четкие цели для последующих этапов действий, что содержатся в плане действий.
Итак, что же такое трудность? С точки зрения плана действий, трудность это что-то, что должно быть решено для достижения общей цели или задачи и может быть устранено путем выполнения определенных действий. Другими словами, трудность можно рассматривать как препятствие на пути прогресса: что-то для чего решение известно, но что требует выполнения конкретных мер.
Например, несоответствие: «недостаточно контейнеров выделяются на обеспечение запланированного процесса перевозки». Этапы действий могут включать определение точного количества доступных контейнеров, определение количества контейнеров, необходимых для обеспечения перевозок, получение одобрения расходов, при необходимости заказ дополнительных контейнеров и определение места их хранения.
Трудность это не то же самое, что и проблема, но проблемы тоже часто идентифицируются и требуют решения для выполнения поставленных целей и задач. В этой ситуации трудности, идентифицированные в плане действий, становятся средствами решения проблем, а не самой постановкой проблемы. Действия по решению проблем могут быть идентифицированы как этапы действий.
Часто команда начинает с перечисления требуемых действий, основываясь на собственном понимании трудности. Если трудности четко не указаны в плане действий, то может возникнуть две проблемы:
Этапы действий
Действие может быть определено как процесс делания чего-либо, в основном для достижения определенной цели. Общая проблема, которая, встречается в плане действий, это то, что заявленные действия не являются конкретными и имеют общий характер.
Например, «проведение обучения в связи с использованием нового оборудования». Для выполнения этого действия могут потребоваться несколько этапов. Это может включать подготовку учебных материалов и вспомогательных средств, определение места проведения и создание графика.
Поэтому для оказания помощи при формулировке утверждений, название столбца в плане действий следует читать как «этап действия», а не просто «действие».
Как показано на рисунке 2, этап действия можно считать ступенькой лестницы. Успешно выполненный один шаг дает возможность следующего шага. Завершение последующих этапов ведет к устранению трудности. Это также объясняет, почему важно определять трудности и привязывать этапы действий к каждой из них. Часто для выполнения поставленной задачи или цели необходима более чем одна лестница.
Рис. 1 Лестница трудности
Для эффективности каждый этап действия должен начинаться с глагола и сопровождаться существительным. Например, «помыть машину». В общем, чем кратче формулировка этапа действия, тем больше вероятность того, что он будет выполнен. Так как его легче понять, а выполнение можно легко оценивать и подтверждать.
Процесс разбивания действия, необходимого для решения трудности, на этапы порученный только одному лицу это ключ к эффективности планов действий:
Фокусировка на ответственности и контроль над выполнением
Другой путь к эффективности планов действий это назначение реального времени выполнения и ответственности за каждый этап. При определении этапа важно получит согласие от лица, назначенного на выполнение этого шага. Несмотря на то, что требуемые действия могут четко входить в обязанности и ответственность определенного лица или должности, произвольное назначение ответственности без предыдущего согласования, может привести к снижению важности этого действия или даже стать причиной сознательного игнорирования.
Также конечное время выполнения не должно базироваться на общем времени выполнения цели. Конечная дата должна быть определена ответственным лицом. Указание даты, при определении которой не учитывались необходимые ресурсы или другие ограничения вряд ли будет выполнена.
Часто можно увидеть, что конечная дата завершения переносится, так как первоначальные ожидания были не реалистичными.
Пожалуй, самая важная причина неэффективных планов действий заключается в непостоянном или полном отсутствии контроля над выполнением, который означает постоянное понимание ответственности человека за выполнение конкретного этапа. Для проведения ежедневного сравнения фактической реализации и запланированной деятельности по отношению к обещанной дате выполнения этапа, требует соблюдения дисциплины со стороны ответственного.
План действий должен использоваться как обычное руководство для установления графиков и планирования деятельности. Контроль над выполнением также означает надзор со стороны высшего руководства. В рамках широкой ответственности высшего руководства за установление приоритетов, сохранение фокусировки и обеспечение ресурсами, регулярный мониторинг планов действий стимулирует дисциплину, необходимую для эффективности планов действий.
Анализ со стороны руководства
Наблюдение за использованием планов действий обнаружило отсутствие явного закрытия или оценки эффективности плана действия относительно выполнения первоначальной цели или задачи. Планы действий, как правило, заброшены, забыты или заменены новыми после выполнения цели или задачи. Это нарушает методику постоянного улучшения «планируй-делай-проверяй-действуй» и это вероятная причина того, что процесс планирования действий не улучшается.
Законченные планы действий должны быть оценены для определения того, насколько они были эффективны при достижении установленной цели. Это можно легко выполнить с помощью измерения ключевых данных и графического отображения результатов. Пример лепестковой диаграммы на рисунке 3 показывает выполнение пяти атрибутов законченного плана действий. Любое значение в точке ниже 10 указывает на возможность улучшения. В этом примере, не были установлены ответственности относительно завершения 10% идентифицированных этапов.
Рис. 1 Лепестковая диаграмма
Значение 10 для «все этапы действия были закончены» указывает на то, что отсутствие ответственности, в конечном счете, не повлияло на завершение всех этапов. Отсутствие установленной даты, когда этапы уже определены, однако может серьезно повлиять на его приоритетность и фокусировку.
Еще большее значение имеют данные полученные из рисунка 3: половина этапов действий, для которых была установлена дата выполнения, были не завершены к обещанному сроку. Так как первоначально обещанные даты не были выполнены, 20% из них были изменены, по крайней мере, единожды. Из тех этапов, для которых менялись даты выполнения, только 30% были завершены до пересмотренной даты. Эта информация должна использоваться для определения причин таким образом, чтобы можно было улучшить весь процесс.
Добавление к этому анализа со стороны высшего руководства, свидетельствует о текущей эффективности планов действий и определяет область для проведения улучшений. Это, в конечном счете, ведет к процессу, который управляет постоянным выполнением мероприятий, необходимых для улучшения эффективности бизнеса.
автор: Эдвард Лоусон, начальник отдела технической помощи поставщикам в Ford Motor Co. в Аллен Парке, Мичиган. Он имеет степень бакалавра в области машиностроения Уорикширского колледжа, Англия.