Что такое сопровождение договора
Сопровождаемая сделка: что это и как провести
Что такое сопровождаемая сделка
Под таким названием подразумевается банковское или казначейское сопровождение исполнения государственных контрактов. Это госконтракт и все договоры, которые заключаются всеми лицами, входящими в кооперацию с целью исполнения такого государственного контракта.
Гособоронзаказ — это сфера, в которой банковское и казначейское сопровождение получило максимальное распространение. Согласно 275-ФЗ от 29.12.2012, сопровождение — это обеспечение банком условий контракта по ГОЗ в соответствии с действующим законодательством, а также договором о сопровождении, заключенным уполномоченным банком с головным исполнителем, исполнителем.
Однако согласно ст. 5 415-ФЗ от 19.12.2016, КС необходимо осуществлять и при оформлении госконтрактов на сумму свыше 100 млн рублей. Если организация заключает такой контракт, то все авансовые платежи по данному договору подлежат обязательному казначейскому сопровождению.
Законодательное регулирование КС закреплено в ПП РФ № 1552 от 30.12.2016. В 2020 г. не сопровождаются следующие виды госконтрактов:
Правила последнего устанавливаются ПП РФ № 963 от 20.09.2014. Согласно 44-ФЗ, обязательному БС подлежат следующие госконтракты:
Таким образом, сопровождаемая сделка — это прямой контроль уполномоченных финансовых органов, таких как ФК, за надлежащим расходованием целевых средств, которые выделены на выполнение заказов для обеспечения государственных, федеральных или муниципальных нужд.
Как проводится сопровождаемая сделка
Порядок проведении таких сделок прописан в ПП РФ № 1552 от 30.12.2016.
Если госконтракт обязательно сопровождается, то заказчику необходимо прописать в тексте контракта следующие требования для победителей:
После определения победителя закупки организация-заказчик перечисляет на счет ТОФК аванс по данному заказу. Затем победитель и все субподрядчики открывают счета в ТОФК, на которые казначейство переводит суммы денежных средств на целевые расходы по госконтракту. Для открытия счета исполнитель должен предоставить заявление и сам госконтракт.
В каждом платежном документе необходимо прописать код-идентификатор государственного контракта. При помощи данного кода уполномоченные органы смогут проконтролировать направление движения денежных средств по конкретному госконтракту.
В процессе проведения сопровождаемой сделки Казначейство вправе проверить следующие параметры:
Банковское сопровождение сделки
Банковское сопровождение сделки по ГОЗ включает проведение уполномоченным банком контроля и мониторинга взаиморасчетов, информирование Минобороны и других уполномоченных лиц о таких расчетах и прочие действия, которые предусмотрены договором о банковском сопровождении.
Законодательные требования к уполномоченным банкам закреплены в ст. 8.1 275-ФЗ. Ключевыми условиями для получения банком статуса «уполномоченный» являются:
Ранее со списком уполномоченных банков можно было ознакомиться на официальном сайте ЦБ РФ, однако в настоящее время данный перечень изъят из общественного доступа.
По состоянию на 01.10.2017 в перечень уполномоченных банков входили:
В том случае, когда уполномоченный на проведение сопровождаемой сделки банк не исполнил свои обязанности, ему грозит административная ответственность в размере от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 15.40.1 КоАП РФ).
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Казначейское сопровождение контракта
Часть госзакупок контролирует Федеральное казначейство, чтобы заказчики тратили бюджетные деньги по целевому назначению. В статье расскажем, в каких закупках победителям придется открыть счет в казначействе и как проходит процесс казначейского сопровождения госконтрактов.
Какие контракты по 44-ФЗ сопровождает казначейство?
Казначейское сопровождение — это механизм, с помощью которого государство контролирует целевое использование бюджетных средств. Все деньги по контракту в цепочке: «заказчик — исполнитель — субподрядчики» проходят через счета, открытые в территориальных органах Федерального казначейства (ТОФК).
Правительство РФ ежегодно в декабре утверждает правила, по которым работает казначейское сопровождение. В 2020 году действует Постановление Правительства №1765 и Постановление Правительства №1819 — для контрактов по гособоронзаказу. Эти правила регламентируют, какие бюджетные средства нужно контролировать казначейству в соответствии с законом о федеральном бюджете на 2020 год №380-ФЗ.
В постановлениях выделены три группы госконтрактов, расчеты по которым контролирует казначейство:
Но есть исключения. Средства по госконтрактам не подлежат казначейскому сопровождению:
Казначейское сопровождение не применяется в закупках Минобороны в соответствии с 275-ФЗ, когда учет бюджетных средств происходит на отдельных счетах, открытых в уполномоченном банке. Подробнее об этом мы писали в статье. Также казначейское сопровождение не действует в закупках для органов внешней разведки, для корпорации «Росатом», закупках средств контрразведки и других случаях, указанных в п. 3 ч. 3 ст. 5 380-ФЗ.
Если в закупке действует казначейское сопровождение, заказчик пишет об этом в плане-графике, извещении, документации о закупке и в тексте госконтракта. Каждому государственному контракту заказчик присваивает идентификатор (ИГК), который указывают во всех расходных документах. По идентификатору ТОФК отслеживают всю цепочку денежного потока по контракту и блокируют расходные операции, которые считают нецелевыми.
В госконтракте с казначейским сопровождением заказчики прописывают обязательства для победителей:
Алгоритм работы казначейского сопровождения госконтрактов
Рассмотрим подробнее два основных этапа: открытие лицевого счета и оплата контракта.
Открытие счета
Порядок открытия и ведения лицевых счетов ТОФК регулирует приказ №21н. Поставщик предоставляет в ТОФК госконтракт, заявление, карточку образцов подписей по форме, которые установлены в приложениях к приказу, и иные документы юрлица. Полный список требуемых документов можно уточнить в ТОФК. Документы подают на бумаге или в электронном виде с использованием электронной подписи. Казначейство проведет проверку реквизитов, заполненных форм, документов и в течение 5 рабочих дней откроет счет.
Оплата по контракту
Перед тем, как перечислить деньги исполнителю, ТОФК проверит, чтобы расходование было целевым.
Нельзя перечислять целевые средства:
Средства можно получить как по предоплате, так и после полного исполнения госконтракта. Чтобы получить деньги по предоплате, поставщик предоставляет в казначейство договор с подрядчиком и выставленный ему счет. Казначейство оплатит потраченную сумму. После исполнения контракта, в ТОФК нужно предоставить все подтверждающие документы об исполнении контракта: товарные накладные, акты выполненных работ. Казначейство перечислит деньги после проверки всех документов.
Во всех документах от заказчика до конечного исполнителя указывают идентификатор госконтракта, чтобы казначейство могло проследить цепочку денежного потока.
Что контролирует казначейство
Территориальные органы Федерального казначейства проверяют в представленных исполнителем платежных документах:
Если сроки поставки товара нарушены, казначейство на следующий день сообщает о нарушении госзаказчику. Если ТОФК выявит нарушения в остальных пунктах, то в течение пяти рабочих дней вернет документы поставщику без исполнения.
Из-за того, что участие в закупках с казначейским сопровождением кажется сложным и непонятным, конкуренция в них ниже, чем в закупках без сопровождения. Исполнение таких контрактов открытое и прозрачное, что отпугивает от участия в закупках с сопровождением недобросовестных поставщиков.
Если средства в закупке законодательно требуют казначейского сопровождения, не нужно искать обходные пути и договариваться с заказчиком исключить сопровождение казначейства из контракта, как это сделали поставщик и заказчик в следующем примере. Последствия будут неприятными для обеих сторон.
Предприятие «Биотехпрогресс» и Государственное казенное учреждение города Севастополя «Городское хозяйство и строительство» заключили контракт на проектирование и строительство очистных сооружений в Севастополе. Изначально заказчик не установил в закупке казначейское сопровождение, но после проверки антимонопольная служба предписала госучреждению включить в контракт условие о сопровождении казначейства.
На следующий день после подписания контракта, победитель и заказчик заключили допсоглашение, в котором решили исключить из контракта пункт о казначейском сопровождении и обязанность исполнителя открыть лицевой счет в ТОФК.
Победитель открыл расчетный счет в банке, а в допсоглашении к банковскому счету стороны условились, что этот счет служит для целевых расчетов по контракту. Заказчик перечислил аванс на расчетный счет юрлица. Спустя четыре месяца банк лишился лицензии, средства на счетах заблокировали, и поставщик не смог получить свои деньги.
В итоге, дополнительное соглашение, которое заключили поставщик и заказчик суд признал недействительным. Подрядчик не получил аванс и не смог выполнить работы в срок. Заказчик расторгнул контракт в одностороннем порядке.
Работа с договорами. На что обратить внимание
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
С чего начать?
В Положении предусмотрите несколько разделов:
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.
В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.
Не забудьте о деталях
Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.
Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
В чем же плюсы СЭД?
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.
8 этапов договорной работы
В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
1 этап: инициатива заключения договора
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
Согласуйте условия с контрагентом.
2 этап: определение основных условий
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
Цену или условия расчетов.
Ответственность за неисполнение.
Сроки и дополнительную информацию.
3 этап: проверка контрагентов
Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.
Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.
Стандартный перечень документов для досье контрагента
Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента
4 этап: доработка текста договора
На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.
5 этап: согласование
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.
После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.
Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора
6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту
Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.
Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.
Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.
Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.
Реестр договоров
Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:
7 этап: контроль за исполнением
В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).
Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.
Задачи ответственного сотрудника
8 этап: хранение
Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.
Схема работы с договором в электронном виде
Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.
Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).
Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.
Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.
Регистрация договора в электронном реестре.
Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.
Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.
Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»
Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ.
Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы УправленияЧто важно знать о банковском сопровождении контракта по 44-ФЗ
Что такое банковское сопровождение контракта
Если госконтракт содержит условие о сопровождении, то поставщик обязан подписать договор на обслуживание такого документа с банком. Финансовая организация будет проводить мониторинг движения денег в рамках госконтракта на отдельном расчетном счете, а также информировать об этом заказчика. В особых случаях банк оказывает дополнительный перечень услуг. Правила их оказания утверждены Постановлением Правительства от 20.09.2014 № 963 (далее — Правила).
Привлекать банк, который соответствует ст. 74.1 НК РФ, может как участник торгов, так и сам заказчик через торги по 44-ФЗ.
Обслуживаемый документ должен содержать подробные условия, ответственность и сроки выполнения операций, связанных с банковским обслуживанием (п. 6–9 Правил).
Виды банковского сопровождения
Первый вид — мониторинг банком расчетов, производимых поставщиком. Отчет заказчику передается не позднее 15-го числа следующего за отчетным месяца. При этом заказчик получает выписку о движениях денег на отдельном счете исполнителя, данные об остатках на конец отчетного месяца и оборотно-сальдовую ведомость. Эти услуги бесплатны.
Второй вид — расширенное банковское сопровождение контракта по 44-ФЗ — подразумевает дополнительно сверку данных в платежных поручениях:
с фактически поставленным товаром (оказанными услугами);
со сроками исполнения обязательств;
с фактическими поставками или работами (не менее 75 % от стоимости договора).
Согласно п. 4 Правил, плата за осуществление расширенного сопровождения зависит от цены контракта. При этом она не может превышать:
1,09 процента цены контракта — при цене от 5 до 10 млрд рублей; 1,05 процента цены контракта — при цене от 10 до 15 млрд рублей;
1 процента цены контракта — при его стоимости более 15 млрд рублей.
Когда требуется банковское сопровождение контракта
Только мониторинг используют, если документ действует в период жизненного цикла товара либо при НМЦК более 10 млрд руб. Также эта услуга применима для сделок стоимостью более 10 млрд руб. с единственным поставщиком (решение Правительства РФ), при этом требование об обеспечении документа отсутствует.
Если же субъект РФ либо муниципальное образование проводят закупку на сумму от 1 млрд руб. или от 200 млн руб. соответственно, то здесь необходимо включить в договор условие о проведении мониторинга. А сделки таких заказчиков от 5 млрд руб. и более потребуют расширенного спектра услуг банка.
На банковское сопровождение государственного оборонного заказа, а также на документы, содержащие гостайну, действие Правил не распространяется.
Кроме того, не обслуживают документы, заключенные, в соответствии с ч.1, 4, 5 ст. 15 закона № 44, до 04.10.2014 г., а также сделки, совершаемые по результатам закупок, извещения о которых были размещены в ЕИС ранее указанной даты.
Порядок осуществления
Порядок осуществления банковского сопровождения контрактов устанавливается в договоре.
Кроме того, договор содержит:
1.Условия открытия отдельного счета.
2.Обязанности и права сторон.
3.Сроки и методы проведения расчетов.
4.Правила списания по требованию заказчика с отдельного счета суммы, равной авансу (если отсутствует обеспечение).
5.Обязанность банка передавать заказчику результаты мониторинга.
6.Порядок изменения и расторжения договора.
7.Обязанность банка направлять данные о расчетах на отдельном счете в Федеральное казначейство, если эти операции должны отражаться на лицевых счетах, открытых в территориальных органах ФК.
Договор на расширенное обслуживание будет содержать все вышеуказанные пункты, а также:
1.Согласованные между заказчиком и банком данные, указываемые в платежном поручении.
2.Условия и права банка на проверку платежных документов.
3.Список и правила предоставления поставщиком документов для подтверждения основания платежа.
4.Сверка вышеуказанных документов с реальной поставкой / оказанной услугой.
5.Права, условия и ответственность банка при отказе в проведении платежа.
6.Порядок предоставления отчетности по требованию ФК.
Договор банковского сопровождения Скачать
Договор на расширенное сопровождение Скачать