Что такое сроки работы в проекте
Этапы оценки проекта: понятия, методы и полезные инструменты
Оценка помогает команде определить вектор развития проекта и вовремя его скорректировать. Однако для многих менеджеров оценка — сложный и пугающий процесс, из-за чего она часто упрощается или игнорируется вовсе.
Вместе с Андреем Кокшаровым, продюсером направления «Высшее образование» в Нетологии, разобрались, зачем проводить оценку проекта, из каких этапов она состоит и какие инструменты помогут в этом.
Статья будет полезна участникам проектных команд и начинающим предпринимателям.
Продюсер направления «Высшее образование» в Нетологии
Проект — это временное предприятие, которое направлено на создание уникального продукта или услуги. Проекты могут иметь различные формы и реализовываться в любой сфере и отрасли. Например, проектами можно считать:
Также к проектам относят стартапы — молодые компании без опыта операционной или проектной деятельности, работающие над идеей с высокой долей риска и неопределённости.
Любой проект начинается с идеи, а заканчивается, когда:
Оценка проекта как раз помогает избежать рисков не уложиться в бюджет или сроки проекта, потерять в качестве продукта или разработать фичи, которые никому не нужны.
Расскажу, зачем командам проводить оценку проекта и какие методы при этом используют.
Что такое оценка проекта и зачем её проводят
Оценка проекта — это способ выяснить, насколько вероятно выполнить задачу в нужные сроки, качественно и в пределах бюджета.
Оценка позволяет понять реальный статус проекта.
Она не призвана наказать отстающих, иначе участники будут приукрашать результаты или прятать неудобные данные и оценка станет необъективной и бесполезной.
Получить реальные данные для принятия решений возможно только, если оценка будет достоверной и актуальной. Чтобы в процессе оценки не возникало искажений, руководителю важно позволить участникам проектных команд высказывать опасения и предположения по ходу проекта.
Например, в некоторых компаниях используют анонимные ящики, которые устанавливают в общедоступных местах, чтобы любой участник команды мог положить туда записанные на листке бумаги сомнения и опасения. С определённой периодичностью менеджер проекта проверяет ящик и узнаёт о проблеме, о которой по какой-то причине подчинённые не говорят лично.
Оценку проекта можно разделить на оценку идеи проекта и оценку самого проекта. Данные блоки в свою очередь состоят из процессов, связанных с оценкой бюджета, сроков, качества и прочих компонентов в зависимости от уровня сложности проекта.
Оценка идеи проекта происходит на этапе, когда формируется бизнес-план и создаётся концепт продукта. Она позволяет руководителю обосновать решение о запуске проекта и его необходимости для бизнеса. В оценке идеи обычно участвуют аналитик, команда маркетинга, менеджер будущего проекта. По её результатам принимают решение об инициации проекта, подписывают устав проекта и набирают команду.
Оценка же самого проекта может происходить на всех этапах, начиная от планирования до этапа завершения. Её задача — скорректировать ход проекта. После проведения оценки проекта обычно вносят изменения в документацию, может измениться состав команды или перечень фичей продукта, либо вовсе решают закрыть проект. Если команда решила продолжать, то после этого оценивают потребности в дополнительных ресурсах.
Менеджер определяет, что важно рассмотреть в ходе оценки проекта. Он же решает, какие процессы нужно оценить и формирует список критериев для оценки каждого из них. В крупных компаниях — особенно тех, которые работают на зарубежном рынке, — инициирует оценку обычно отдельный специалист или команда специалистов отдела контроллинга, которые следят за ходом проекта. В перечень могут входить, например, такие процессы, как:
Состав оцениваемых процессов определяет менеджер на этапе инициации проекта. Чаще всего это называется процессом адаптации системы управления проектом к новому проекту — важно настроить его под среду и процессы внутри компании. Во время адаптации менеджер проекта тесно взаимодействует с командой проекта, с владельцем продукта и ключевыми стейкхолдерами. Адаптация помогает определить контролируемые точки в проекте, грамотно распределить ресурсы и разработать базовый план проекта.
Процесс адаптации — важный этап в работе над любым проектом, так как из-за уникальности разрабатываемого продукта каждый новый проект требует свой набор инструментов, компонентов и контрольных точек.
Менеджер проекта разрабатывает план управления выгодами проекта. И в процессе адаптации ему необходимо синхронизировать между собой основные бизнес-документы проекта — понять, нет ли расхождения между ними и бизнес-кейсом, который изначально представлялся руководству.
К основным бизнес-документам относят:
Прежде чем сформулировать бизнес-кейс, нужно провести оценку потребностей рынка. В неё будет входить первичная оценка бизнес-идеи, оценка бизнес-задач, потенциальных проблем и возможностей проекта.
Сроки реализации проекта и этапы выполнения
Основная цель вложения денежных средств в разные виды проектов – это увеличение капитала. До того как получить прибыль, необходимо изначально полностью окупить вложенные инвестиции.
Именно окупаемость является той отправной точкой, при которой проект будет генерировать прибыль для инвестора. Проанализируем специфику его срока окупаемости. Реализация проекта – это важный момент, который предполагает детальные пояснения.
Особенности понятия
Окупаемость инвестиций является тем периодом времени, что потребуется для полного перекрытия доходами изначальных инвестиционных расходов, вложенных в него. К примеру, если инвестиции составили порядка 500 тысяч долларов, а ожидается денежный поток по готовому проекту в сумме 100 тысяч рублей ежегодно, то срок реализации проекта (его окупаемости) составит пять лет.
Этот параметр является одним из основных показателей, которые используются при оценке инвестиционной привлекательности проекта. Часто специалисты осуществляют также расчет следующих показателей:
Сроки и этапы реализации проекта обозначают РР.
Классификация по срокам
В том случае, когда предполагаются равномерные поступления по внедряемой идее, используется несложная формула определения его окупаемости. В этой формуле начальные инвестиционные затраты на проект делят на ежегодный приток денежных средств, который им генерируется.
Срок реализации инвестиционного проекта – это показатель его результативности и эффективности. Любой проект имеет ограничения по времени, за которые он должен быть выполнен.
Принято выделять следующие виды проектов, в зависимости от срока реализации:
Расчеты при неравномерных денежных потоках
В таком случае используется другая математическая формула, в которой за минимальный временной промежуток кумулятивные денежные потоки должны превышать вложенные инвестиции.
Допустим, что в идею вложили 500 тысяч долларов, а рост денежных потоков указан в таблице.
Денежный поток по проекту
Денежный кумулятивный поток
Расчет срока реализации проекта показывает, что идея окупается за четыре года. Следовательно, денежный кумулятивный поток в сумме, которая превышает вложенные средства в идею в размере 500 000 долларов, можно достигнуть к концу четвертого года его реализации.
Метод расчета времени окупаемости считается в настоящее время востребованным. Профессионалы признают его удобным инструментом в осуществлении инвестиционного анализа, так как он прост в расчетах.
Среди недостатков, присущих ему, выделяют невозможность учета изменения во времени стоимости денег. Это приводит к существенному изменению расчетных данных.
Расчет дисконтированного срока окупаемости вложений
Такие вычисления проводят для того, чтобы оценить сроки реализации проекта. ДРР определяется как отношение денежного потока, генерируемого инвестиционным проектом к размеру начальных вложений.
При правильных вычислениях можно избежать многочисленных дополнительных затрат. Это особенно актуально на этапе монтажных и строительных работ, когда важно понимать, не сорвется ли срок реализации проекта строительства.
Важность управления сроками проекта
В законодательстве нашей страны под периодом реализации идеи понимают некоторое время, в течение которого осуществляется финансирование и сооружение объектов капитального строительства, предусмотренных замыслом.
Под плановым периодом инвестиционного проекта понимают пятилетний период, на протяжении которого государственная поддержка способствует реализации инициативы.
Так как основной срок реализации идеи состоит из суммы затраченного времени для осуществления работ на каждом этапе, нужно максимально точно выяснить бюджет (распределение затрат) времени на всех стадиях.
Важные детали
Сроки реализации проекта связаны и с уровнем ответственности подрядных организаций, которые выполняют определенные работы. Если необходимо реализовать масштабный замысел, в таком случае за каждый этап отвечает конкретный подрядчик. В случае сбоя работы одного из них существенно тормозится деятельность иной организации. В конечном итоге подобный процесс завершается существенными убытками инвестора.
На сроки реализации проекта влияет несколько факторов:
Современность
В настоящее время управленческая наука касается различных видов менеджмента, которые подразумевают существенные риски, изменение стоимости. Для того чтобы их избежать, специалисты-практики и различные исследователи применяют разные варианты решения проблемы. К примеру, предлагается продумывать планирование горизонта событий.
Методика календарно-сетевого планирования
Данный прием подходит для начинаний, которые связаны с капитальным строительством. Это модель, которая иллюстрирует, как будет проходить реализация идеи по процессорному и временному параметрам. Подобный график – это инструмент анализа, согласования, описания сторонами (заказчиком, инвестором, генеральным подрядчиком) технологического процесса осуществления строительных работ.
Также сюда включается возможность корректировки намеченного алгоритма действий, продумывание рисков и потенциальных проблем, сведение к минимуму негативных последствий.
Нельзя выпускать из внимания тот факт, что составлением подобных графиков занимаются обычные люди. Именно поэтому часто появляются разнообразные проблемы, наблюдается отклонение по срокам от намеченных временных рамок.
К примеру, если составляется схема, согласно которой осваиваются капитальные вложения, при проведении нескольких параллельных операций систематически появляются накладки отрицательного характера.
В подобных ситуациях критический путь часто выводят вручную, поэтому его трудно назвать экономически целесообразным расчетным показателем. Чаще всего величину просто «рисуют» к требуемой дате, периодически ее нарушая. Подобный график ставит только временные ограничения назначенным исполнителям, он не зависит от иных факторов: логистики, готовности коммуникаций, квалификации кадров.
У руководителя проекта в подобном случае нет возможности прогнозировать с высокой вероятностью сроки и качество реализации идеи, влиять на ход событий. В связи с этим процесс затягивания сроков завершения конкретных этапов всех строительных работ в наши дни является весьма распространенным явлением. Приходится искать дополнительные материальные ресурсы для того, чтобы завершить начатый проект, сдать объект в эксплуатацию.
Важные аспекты
Для того чтобы избежать существенных разногласий с выбранным для проекта подрядчиком относительно продолжительности осуществления определенных операций, часто заказчики вынуждены обращаться за дополнительными консультациями по плану в инжиниринговые компании.
Их специалисты анализируют работу, связанную с составлением определенных баз данных или справочников, в которых определяется продолжительность проведения стандартных либо типовых строительных работ. Подобные материалы дают заказчику возможность избегать существенного затягивания сроков работ со стороны подрядчиков.
В некоторых случаях заказчику приходится делать выбор: воспользоваться быстрым, но дорогим вариантом или подобрать подрядчика за меньшую стоимость, но настроиться на длительные строительные работы.
В тех ситуациях, когда конечным результатом внедряемой идеи становится получение материальной прибыли, инвестор выбирает первый вариант, что способствует существенному сокращению времени предварительной и инвестиционной фаз, позволяет ему в минимальные сроки окупить вложенные ресурсы.
Заключение
При реализации социального проекта его стоимость становится ключевым моментом. Именно поэтому заказчик использует календарно-сетевое планирование, которое базируется на технологии осуществления необходимых действий.
При правильном и подробном описании технологии, ее согласовании с инвестором и подрядными организациями вполне можно распределить и сроки проведения конкретных действий. Подобное планирование способствует избежанию затягивания строительных работ, поэтому не потребуются дополнительные расходы на содержание персонала, выплату процентов, обслуживание и ремонт техники, оплату дополнительной аренды. Оно позволяет выявлять те организации, которые виновны в затягивании сроков строительства, применять к ним меры воздействия.
Стоимостное управление сроками реализации проекта
Гораздо сложнее ситуация выглядит с предметной областью управления проектами под названием «Управление сроками реализации проекта», поскольку складывается обманчивое ощущение (в том числе и усилиями многочисленных продавцов всевозможного программного обеспечения в области планирования сроков проекта), что здесь все максимально понятно и просто настолько, что не стоит искать причину срыва сроков реализации большинства проектов в этой, столь очевидном, и в столь «продвинутом» аспекте проектного менеджмента. И именно за этой очевидной простотой большинство экспертов проектного управления прячет реальное сопротивление обсуждению вопроса управления сроками, в силу его абсолютной неоднозначности. Эта неоднозначность выливается в такое количество дискуссий по поводу управления сроками, что в пору говорить о комплексной инжиниринговой проблеме.
2. КСП не учитывает вариативность отношений.
Другой причиной появления концепции стоимостного управления сроками является, как было отмечено выше, неполноценность КСП как метода управления сроками. Источником этого несовершенства является сама базовая платформа возникновения КСП как инструмента планирования. КСП возникло именно в целях планирования промышленного производства. В его основе лежали точные параметры технологических процессов и операций станков и машинного оборудования, точные логистические маршруты и складские манипуляции с заготовками и деталями, которые не предполагали возможности возникновения критически волатильных отрезков сети! Представьте себе, если бы в классическом промышленном графике КСП был ряд операций по согласованию и контрактованию с незаданными сроками? Безусловно, неопределённость есть везде, но именно её уровень определяет действенность инструмента. Поэтому промышленное КСП в управлении инвестиционно-строительными проектами также далеко от инструментальной применимости, как классическое бюджетирование для компаний инвестиционно-строительного бизнеса (с колебаниями бюджетов выше 25-30% от стартового уровня, детальное бюджетирование теряет смысл), как Lean Production для строительной площадки, как проектная организация бизнеса от процессной. Наличие в графике инвестиционно-строительного проекта значительных отрезков с релятивистскими и поведенческими переменными и, соответственно, с вариативными сроками от 25-30% и более от первоначального прогноза, делает КСП вспомогательным инструментом по умолчанию. Именно такие операции должны получить стоимостную оценку единицы времени и тем самым, заведомо ограничить количество и риски таких отрезков. В процессе реализации инвестиционно-строительного проекта возникают сотни, если не тысячи ситуаций, когда завершение той или иной операции зависит от наличия согласований, документов, утвержденных стандартов, сертификации, оценки квалификации, и т.п. весьма неопределённых по времени операций. Такие события происходят даже если в первичных график проекта вставить самые пессимистически максимальные нормативные сроки прохождения документов, установленные законами и государственными институтами. Не сомневаюсь, что кто-то возразит, что такие риски устраняются качественным контрактом, точной детализацией ответственности сторон в контракте, но по факту, в жизни не реализуются даже самые тщательно прописанные императивы. Их начинает нарушать сам Заказчик, а потом из-за его политики поиска виновного, все эти постулаты перестает выполнять и каждый Подрядчик. Наоборот, есть успешные контракты, в которых нет прописанной до мелочей ответственности сторон, а контракт реализуется в срок на понятийных имиджевых устоях. В любом случае, стоимость должны иметь:
Таким образом, концепция стоимостного управления сроками позволит не только эффективно планировать новые проекты, но и возродиться всему кластеру инжиниринговых компаний России.
Управление сроками проекта
Независимо от сложности и объёма проект обязательно проходит несколько этапов. Успешность результата и его качество во многом зависит от того, насколько правильно было организовано управление командой. Чёткая постановка задач, быстрое реагирование на комментарии и изменение ситуации, ведение календаря рабочего времени позволяют соблюсти установленные сроки и создать действенный продукт, отвечающий самым высоким требованиям. Помочь в достижении поставленных целей сможет ЛидерТаск.
Основные управленческие процессы
Управление проектом представляет собой многоуровневый процесс, который состоит из следующих компонентов:
Когда подготовительный этап пройден, нужно обеспечить контроль исполнения поставленных перед сотрудниками задач и соблюдения сроков. Наш планировщик позволяет делать это в режиме онлайн. Руководитель всегда будет в курсе происходящих в компании процессов и сможет оценить эффективность работы персонала.
Особенности планирования в рамках проекта
К вопросам планирования при реализации проекта нужно подходить комплексно. Программное решение ЛидерТаск открывает перед вами такие возможности:
Использование планировщика ЛидерТаск будет удобным и для руководителей, и для менеджеров, и для персонала. Интерфейс разработки дружественный, вся информация по проекту хорошо упорядочивается, поиск нужных сведений не требует внушительных временных затрат. Скачать программу для управления сроками выполнения задач можно прямо сейчас.
Расчет сроков и стоимости проектов: как это делается и можно ли упростить процесс?
Если вы когда-либо занимались разработкой приложений на заказ, то наверняка знакомы с довольно рутинным процессом расчета стоимости и сроков реализации проекта. И ладно бы, если расчет проекта выполнялся лишь единожды, но зачастую потенциальные заказчики не могут уложиться в бюджет, и начинают на ходу менять требования к продукту:
— Это слишком дорого, что если сделаем без функции Х?
— *делаем расчет* Столько.
— Все равно дорого, а сколько будет стоить разработка только под платформу Y?
— *делаем перерасчет* Столько.
— Ух ты, то есть, если мы откажемся от платформы Y, то сможем сделать не только Х, но и Z?
— *очередной перерасчет* Увы, нет.
— Жаль, тогда давайте сделаем без Z, во сколько нам обойдется?
Стандартные пути упрощения расчетов, такие как установка фиксированной стоимости дня работы сотрудника или компании, как правило ведут к потере точности результатов и все равно не избавляют нас от ручных вычислений.
Но, как и любой другой процесс, характеризующийся словами “рутина”, “точность” и “вычисления”, подобные расчеты скорее всего могут быть автоматизированы. Давайте проверим, действительно ли это так.
Процесс расчетов
Прежде всего нам следует определиться с тем, как в общем случае формируются конечные сроки и стоимость проектов.
Шаг 1: Оценка задач
Первое, что необходимо сделать после изучения требований заказчика, это разделить проект на независимые друг от друга функциональные части (задачи). К примеру, если мы выполняем оценку мобильного приложения для стандартного интернет-магазина, то деление может выглядеть примерно следующим образом:
Шаг 2: Расчет сроков разработки проекта
Как бы ни старалась разработчики, но их оценка сроков крайне редко соответствует действительности. Так что, первым делом, отталкиваясь от сложности проекта и опыта команды, мы определяем страховку: количество дополнительного времени, необходимого для разрешения различных непредвиденных обстоятельств. Обычно страховка выглядит как некоторый множитель (процент), на который увеличивается общий срок разработки.
Далее нам следует определить очередность этапов выполнения работ (workflow). Вне зависимости от используемой методологии (agile или waterfall) нам нужно знать в каком порядке нашей командой выполняются различные виды работ. В рассматриваемом нами примере с мобильным приложением порядок мог бы выглядеть следующим образом:
То есть, сначала независимо друг от друга выполняется разработка бэк-энда и пользовательского интерфейса, и при их завершении начинается параллельное программирование приложения под разные платформы. После того, как все этапы будут завершены, проект будет считается выполненным.
Теперь мы располагаем всей необходимой информацией и можем приступить к расчету сроков:
В случае с Waterfall: суммируем количество времени для каждого вида работ (UI/UX, Back-end, etc.), добавляем к ним страховку, и, учитывая их очередность, находим самую длительную последовательность работ, которая, собственно, и представляет общее количество времени, необходимое для реализации проекта.
В случае с Agile: учитывая очередность работ, мы определяем время на реализацию каждой из задач (каталог товаров, новости, etc.), после чего, путем их суммирования и добавления страховки, получаем конечный срок реализации проекта.
Шаг 3: Расчет стоимости разработки проекта
Следующее, что нам следует получить — это себестоимость проекта, которая обычно формируется из двух типов затрат: общих ежемесячных расходов (аренда офиса, оплата серверов, лицензий на ПО, etc.) и зарплат непосредственных исполнителей проекта. Что касается зарплат менеджмента, то они больше подходят к первой категории, так как являются более “пассивной” статьей расходов, и в некоторых случаях они могут быть опциональными (к примеру, если речь идет о небольшой команде фрилансеров).
“Общие ежемесячные расходы” рассчитываются предельно просто: делим их сумму на среднее количество дней в месяце и умножаем на количество календарных дней, необходимых для реализации проекта.
Расчет расходов на зарплаты исполнителей зависит от используемой методологии разработки:
В случае с Waterfall: для каждого сотрудника делим ежемесячную зарплату на среднее количество рабочих дней в месяце и умножаем результат на количество рабочих дней, необходимых для реализации этапа работ, за который он ответственен; в конце суммируем все выплаты.
В случае с Agile: для каждого сотрудника делим зарплату на среднее количество рабочих дней в месяце и умножаем на количество рабочих дней, необходимых для реализации всего проекта, в конце суммируем результаты.
Теперь, зная себестоимость проекта (выплаты исполнителям + общие расходы), мы можем получить конечную стоимость, добавив к ней ещё пару вещей:
1. Прибыль: здесь все довольно просто, мы либо прибавляем желаемый процент от себестоимости проекта, либо добавляем соответствующий пункт к “общим расходам” (если желаем получать фиксированный ежемесячный доход).
2. Налоги: каждый считает их немного по-своему в связи с разнообразием систем налогообложения и способов уклонениях от них. В некоторых случаях можно считать налоги как некоторый усредненный процент от себестоимости проекта с включенной прибылью.
3. Комиссия менеджера по продажам: зависит от ваших условий сотрудничества, если вы выплачиваете процент от сделки, то это процент от суммы себестоимости, прибыли и налогов, и если вы выплачиваете процент от прибыли, то, очевидно, считаете ее как процент от заложенной прибыли, полученной в первом пункте.
Итак, теперь мы располагаем итоговой стоимостью проекта. Но что делать, если клиент, услышав результат, спросит нас: “А что если сделаем без X?”.
Автоматизация вычислений
Можно ли разработать приложение, которое бы производило подобные расчеты автоматически? Ознакомившись с процессом вычислений, теперь мы можем сказать, что да, это возможно, но не без пары нюансов. И первый из них — это расчет налоговой части.
Учет всех возможных вариантов налогообложения при расчетах требует не только значительных трудозатрат на разработку, но и на постоянную поддержку формул в актуальном состоянии. Вариантов решения проблемы здесь несколько: либо жертвуем точностью расчетов и считаем налоги как некоторый процент от стоимости проекта, либо же значительно усложняем систему расчетов, добавляя возможность ее ручной модификации.
Следующий нюанс — это способ безопасного хранения информации о всех расходах, зарплатах и проектах компании. Здесь тоже есть несколько возможных вариантов:
— Жизнь сотрудника, занимающимся расчетами, станет немного легче
— Клиенты смогут получать перерасчеты в считанные секунды
— Стоимость разработки станет чуть более справедливой и конкурентной
На сегодняшний день существует очень небольшое количество решений для подобного вида расчетов, и все они имеют достаточно высокий порог вхождения из-за своей монструозности. В связи с этим хотелось бы задать вопрос аудитории Хабра: а каким способом выполняются расчеты в вашей компании?