Что такое столбцовое делопроизводство
Московское государство
Сайт является сборником научных статей и книг по истории Московского государства в XV-XVII веках.
Приказное делопроизводство (Столбцовое делопроизводство)
Форма управления
В XV в. формируется единое Российское государство, где начинает складываться приказное делопроизводство.
Под царским руководством подданными управляла Боярская дума, состоявшая из знати. Местными управленцами являлись приказчики, дьяки, старосты, целовальники. Органами местного самоуправления были приказные, земские и губные избы.
В управлении применялся отраслевой подход. Каждой сферой деятельности занимался особый приказ по руководством приказного судьи. Ниже по чину были дьяки. В подчинении дьяков находились подьячие, делившиеся по стажу работы на старших, средних, молодых. Количество приказов точно не известно. По разным источникам оно составляло от 40 до 70.
Основную работу с документами проводили дьяки. Старшие подьячие управляли структурными отделами приказа, готовили черновики. Средние делали выписки, собирали информацию по необходимым вопросам, заведовали архивом. Младшие переписывали тексты набело.
Ведение столбцового делопроизводства
Изначально для документов использовался дорогой пергамент. Затем его вытеснила дешёвая отечественная бумага, изготавливаемая из тряпья. Чернила готовили из солей железа, которые демонстрировали высокую устойчивость и не были подвержены выцветанию. Записи выполнялись гусиными перьями. Для остроты их подтачивали ножом. Особенностью приказного делопроизводства было использование свитков.
Делопроизводство выполнялось в столбцовой форме. Документы образовывали свитки. Если бумаги не хватало, к нижней узкой части подклеивали следующий лист. На месте склейки дьяк ставил подпись так, что начальная часть попадала на один лист, завершающая — на другой. Эта мера затрудняла подмену листов при вклейке.
Ширина свитков составляла 15-17 см. Их заполняли с одной стороны. Вторая оставалась чистой. На ней могли быть сделаны пометки, резолюции. Здесь иногда указывали адрес. Весь свиток называли столбцом, что определило название такой формы документооборота.
Технически свитки при столбцовой форме делопроизводства могли быть длинными сборниками документов. Каждый элемент, входящий в него назывался поставом. Места склейки обозначались термином «сстав». Известны свитки длиной 300 м и больше. Например, длина свитка Соборного уложения от 1649 года достигала 309 м.
Документы различались по видам: грамоты, приговоры, приказы, наклады, челобитные, памяти, отписки. Внутри каждого вида применялось много разновидностей. Для единообразия оформления различных документов применялись формуляры — сочетание информационных элементов, носившее устойчивый характер, выполненных в нужной последовательности. При оформлении информационные элементы друг от друга не отделялись, а шли простым списком. В формуляре была зафиксирована только их очерёдность.
Использование свитков при столбцовой технике делопроизводства было неудобным. При разворачивании части отклеивались, бумага истиралась и постепенно приходила в негодность. Параллельно некоторые документы оформлялись в тетрадной форме.
Некоторые списки представляли собой совокупность документов, подклеенных по мере поступления. Такой порядок выглядел случайным. Когда столбец становился очень длинным, в нём часто было сложно разобраться.
В это время получила распространение скоропись округлые начертания букв, графические сокращения слов, вынесение букв и символов над строкой. Это затрудняло процесс чтения. Наряду с использованием свитком это делало использование такого документооборота всё менее удобным. В 1700 году Пётр I произвёл отмену столбцового делопроизводства.
Процедуры работы
Работа с каждым документом при приказном делопроизводстве выполнялась следующим образом:
Обычно основанием для рассмотрения было указание царя. Его также могли инициировать с помощью челобитной, жалобы или других обращений. В первом случае рассмотрения фактически не происходило — указания царя исполнялись немедленно.
Когда принимался на рассмотрение документ, дьяк отмечал дату, когда он поступил. Ставилась пометка «Выписать», означавшая необходимость начать подготовку к рассмотрению, предварительно собрать информацию.
При оформлении дел руководители не ставили свои подписи на документах. Для удостоверения важнейших из них применялись малая или большая государственная печать. Был особый приказ, ведавший их приложением.
Происходило разделение текущих дел, над которыми шла работа, и завершённых. Последние хранились в особых местах и составляли собой архивы. Использовалось составление описей, был организован учёт поступления документов. В XV-XVII веках система делопроизводства только складывалась и не носила систематического характера.
Только в конце этого периода начали появляться государственные акты, регламентирующие процедуры ведения делопроизводства и средства документирования.
Приказное (столбцовое) делопроизводство
Автор: Пользователь скрыл имя, 16 Ноября 2011 в 16:36, реферат
Краткое описание
С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..……3
ОБРАЗОВАНИЕ ПРИКАЗОВ. 4
ВВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА……………………………………….5
МАТЕРИАЛ ДЛЯ ПИСЬМА, ГРАФИКА, ФОРМА ДОКУМЕНТОВ……..6
ФОРМУЛЯР (РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА)………………………………..8
ПРОЦЕДУРА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТА……………………………. 9
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………….11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….12
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………….………. 13
Файлы: 1 файл
история делопроизводства в росси.doc
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………….………. 13
С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств. [1]
1 ОБРАЗОВАНИЕ ПРИКАЗОВ
По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места — избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению — князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы.
Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов, он охватывает время с XV по XVII век.
2 ВВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов (в некоторых приказах судей было по два и более). В его ведении состояли дьяки — от одного до трех, а к концу XVII вв. крупных приказах — от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых», «середних» и «молодых».
В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков.
3 МАТЕРИАЛ ДЛЯ ПИСЬМА, ГРАФИКА, ФОРМА ДОКУМЕНТОВ
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.
В 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).
Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. [2]
4 ФОРМУЛЯР (РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА)
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
Формуляр — результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. [2]
5 ПРОЦЕДУРА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТА
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
— поступление документа на рассмотрение;
— подготовка дела к «докладу»;
— рассмотрение и решение дела;
— оформление документа, содержащего решение.
При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса — думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы.
6 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.
В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов. [2]
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
Столбцовое (приказное) делопроизводство
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности ( до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.
В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде в 1951-1952 гг., а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и др. городах позволили обнаружить частную переписку на бересте рядовых жителей (как мужчин, так и женщин) северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв.
В этот период возникают и достаточно крупные, и еще не разделенные на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и диаконов, не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые, устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образов выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией», и просто «телятиной». Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.
С увеличение объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись манерой письма, характерно для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями (устав), в XIV в. стал использоваться полуустав, позволявший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов.
Древнерусские документы, как и книги, длительное время писались сплошным текстом без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.
Исследователи отмечают, что еще не заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала, поскольку одним из важнейших признаков документа являются устойчивый состав его информационных элементов (реквизитов, языковых формул) и их расположения в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
Поэтому на ряду со «стихийным» стремлением к единообразию отдельные нормы работы с документами находили закрепление и в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (диаков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, а значит, что выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основы будущей системы делопроизводства.
С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.
В целом полномочия Думы были неопределенны и безграничны. Она осуществляла всю дипломатическую деятельность, вела с помощью «боярских ответных комиссий» все переговоры, готовила проекты необходимых документов, конечные итоги работы докладывались государству. В качестве своеобразного вспомогательного аппарата для переводческой работы, технического обеспечения, ведения документации действовал с 1549 г. один из старейших Посольской приказ.
Дума осуществляла надзор за деятельностью и кадровым составом центральных и местных учреждений, в ее подчинении было высшее ведение ратного дела, межевание земель, управление Москвой, коллективное управление страной «по уходу» (в отсутствие) государя.
Кроме того, при Думе функционировал и Счетный приказ для учета финансовой деятельности учреждений. Представители этих учреждений входили в состав Думы (думные дьяки), вели ее делопроизводство.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
поступление документа на рассмотрение;
подготовку дела к «докладу»;
рассмотрение и решение дела;
оформление документа, содержащего решение.
При поступлении документа на нем на обороте делалась запись о получении документа с датой. При необходимости судья или дьяк делала помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т.е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы или повытья, где в соответствии с поручением старшей подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решение по делу) или инициативный документ по своему разумению; все последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4-5см) или поверх писанного текста.
Такая форма документа не всегда была оптимальной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений, сама склейка не была достаточно прочна. Все это приводило к быстрому ветшанию и износу столбцов.
Таким образом, история делопроизводства в XVI-XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создается и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.
Однако государство еще не создало общих административных и делопроизводственных правил. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления отдельных документов.
Презентация по ДОУ «История развития делопроизводства в России»
«Управление общеобразовательной организацией:
новые тенденции и современные технологии»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Описание презентации по отдельным слайдам:
История развития Делопроизводства в России Автор презентации – Т.В.Чехонина, преподаватель ДОУ ГБПОУ «Тверской колледж им.А.Н.Коняева» 2019г.
План пре зентации Столбцовое (приказное) делопроизводство Коллежское делопроизводство Делопроизводство в России в XX в
Столбцовое (приказное) делопроизводство На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.
Столбцовое (приказное) делопроизводство Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.
Столбцовое (приказное) делопроизводство Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета
Столбцовое (приказное) делопроизводство
Исполнительное делопроизводство «Общее учреждение министерств» стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями. Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.
«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: порядок вступления дел; движение их, или собственно так называемое производство; отправление дел; ревизия; отчеты. Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов. Исполнительное делопроизводство
В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством. До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Исполнительное делопроизводство
Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена. В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями. Исполнительное делопроизводство
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы. Исполнительное делопроизводство
Делопроизводство в России в XX в Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.
Делопроизводство в России в XX в Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца. Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты»
Делопроизводство в России в XX в Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.
Делопроизводство в России в XX в Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня: организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации вообще; число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени; контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
Делопроизводство в России в XX в В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
Делопроизводство в России в XX в В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.
Делопроизводство в России в XX в Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения. В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.