Что такое бизнес коммуникации
Деловое общение — правила и принципы коммуникаций
Деловое общение включает разные категории коммуникаций, которые подчиняются разным правилам и требованиям. Оно живет не только в бизнес-среде: это может быть как общение между директором и подчиненным, так и просто между незнакомыми людьми.
Чтобы переговоры и коммуникация в целом была успешной, нужно контролировать свои эмоции и считывать все чувства оппонента. Есть ряд приемов, которые позволяют установить контакт и сделать беседу результативной. Далее в этой статье мы их рассмотрим, а пока рассмотрим подробнее, что такое деловое общение.
Определение делового общения
Деловое общение — это коммуникация между людьми в разных сферах жизни. Такое общение строго регламентируется и базируется на множестве правил, что позволяет обеим сторонам достигать своих целей. Стиль официальной беседы зависит от сферы бизнеса.
Деловое общение подразумевает официальность и преследует определенные цели, одна из которых — получить ответы на вопросы. Оно должно быть максимально эффективным. А для этого важно усвоить ряд разных правил. К слову, правила и требования являются отличием делового общения от обычного разговора.
Этика делового общения
Этика делового общения появилась на стыке нескольких наук, в числе которых психология и этика. Она важна в межличностной коммуникации.
Каждая сторона делового общения должна уметь излагать свои мысли и критически мыслить. Кроме того, у них должен быть еще ряд навыков: умение слушать, направлять ход беседы, способность расположить своего партнера.
Этика делового общения — это фундамент любой деятельности. Ее необходимо обучать сотрудников в начале их карьеры, когда они только начали постигать азы. Умение правильно доносить мысли и направлять собеседника сделают их работу продуктивнее, вне зависимости от сферы, в которой они задействованы.
Главные принципы делового общения
Формы делового общения
Любое общение может протекать в трех видах:
Можно различить следующие формы делового общения:
Стили делового общения
Чтобы успешно заниматься бизнесом, нужно отлично владеть искусством деловой коммуникации, уметь жонглировать словом и доносить свои взгляды так, чтобы их разделяли оппоненты. Это требование возникло не так давно, но уже успело закрепиться в бизнес-кругах. Официальный стиль должен присутствовать в письменной и устной коммуникации. Иногда его можно разбавлять более неформальными моментами, но не переходить границы. Это позволяет успешно руководить компанией, развивать бизнес и строить карьеру.
Выделяют три вида делового общения:
У всех этих видов есть особенности, и они требуют применения в определенной ситуации. Для них свойственны точные речевые конструкции, факты, безэмоциональность. Деловое общение — уже давно не только про работу, теперь оно используется и в ежедневной коммуникации формальной направленности.
Три стиля делового общения:
Этапы делового общения
Да, общение состоит из нескольких этапов. Это не обычный разговор, поэтому здесь нужно продумывать все мелочи.
5 правил делового общения
Чтобы научиться правильному построению беседы, нужно проводить большую работу над собой. Уже после нескольких бесед вы сможете правильно строить речь и достигать первых результатов в проведении переговоров.
Как говорить с нужными людьми, чтобы они отвечали: навыки деловой коммуникации в цифровую эпоху
Есть мнение, что самое главное для успеха в российских реалиях это «дружить с правильными людьми». Отчасти это правда: вы можете привлечь клиентов, найти партнеров и потенциальных инвесторов, если будете активно использовать деловые контакты. Но важно не перестараться — навязчивость и излишняя настойчивость могут свести все ваши усилия на нет. Вот несколько советов, которые помогут получить максимум пользы от бизнес-коммуникации.
Рукопожатия без гарантии
Вы наверняка знаете о теории шести рукопожатий. Ее выдвинули в далеком 1969 году американские социальные психологи Стэнли Милгрэм (автором известного эксперимента о подчинении авторитетам) и Джеффри Трэверс. С тех пор под влиянием технологий межличностные коммуникации значительно упростились. И, казалось бы, осуществить те самые шесть рукопожатий, чтобы выйти на нужного человека, теперь совсем не проблема. Но на практике всё не так просто. Чтобы установить контакт и наладить эффективную коммуникацию, нужно соблюдать несколько ключевых правил общения с потенциальными партнерами и клиентами.
Для начала вспомним, как выглядела теория шести рукопожатий в додиджитальную эпоху. К ЛПР (лицу, принимающему решения) искали пути и подходы. На профильных конференциях пытались вручить ему визитку и сказать какую-нибудь остроумную или льстивую фразу — чтобы запомниться. Но не было никакой гарантии, что такой «холодный» контакт сработает: визитка в тот же день могла отправиться в корзину, а follow-up через пару дней после конференции — лишь вызвать раздражение у ЛПР. Поэтому путь к нужному лицу был тернист: плодились аферисты, которые за то, чтобы просто подвести, скажем, к министру («а дальше ты сам») брали до 5 млн руб. И никакой гарантии, что личный контакт состоится.
В результате участие в профильных конференция практически потеряло всякий смысл. ЛПР перестали на них появляться, отправляя вместо себя замов, которые никаких решений никогда не принимают. Визитки и POS-материалы отправлялись в корзину совсем уж беззастенчиво — прямо на глазах вручателей. Из шести рукопожатий не работало ни одно.
Сегодня тоже существуют способы напрямую обратиться к ЛПР. Есть профильные телеграм-каналы и маркетинговые платформы. Можно настроить гиперлокальный таргетинг в большинстве соцсетей, а если вам известна локация нужного контакта — засечь его телефон и отправить свою рекламу непосредственно на него. Но, как и в случае с олдскульными рукопожатиями, никаких гарантий успеха нет. Рекламу можно свайпнуть, сообщение — не прочитать, а отправителя — заблокировать.
Сейчас стремительно растет стоимость самого важного ресурса — человеческого внимания. Оно увеличивается в цене, потому что сжимается. За последние двадцать лет способность человеческого глаза фокусировать внимание на каком-то предмете/тексте/сообщении/картинке снизилась с 20 секунд до 8 (это показатель аквариумной рыбки). За столь короткое время необходимо установить прочный контакт с ЛПР. Второго шанса не будет.
Вот почему в современной деловой коммуникации на передний план выходит контент, само содержание вашего обращения. Вы должны быстро и качественно донести до ЛПР свое предложение и объяснить, как оно улучшит его жизнь. Это похоже на питчинг, когда предприниматель за несколько минут представляет свою идею потенциальному инвестору или партнеру. Не увлек — прощайся с деньгами. А инвестор — это тоже ЛПР.
При этом важен и канал, который вы будете задействовать для выхода на контакт. Вас представит общий знакомый, который связан деловыми отношениями с нужным ЛПР? Прекрасно. Есть возможность поучаствовать в открытом конкурсе или акселераторе, который проводит интересующий вас крупный бизнес? Непременно воспользуйтесь шансом! А вот попытки найти важного вам ЛПР «в естественной среде обитания», то есть вне деловой коммуникации, с помощью «холодных» контактов или вычисления геолокации, скорее походят на сталкинг — и вряд ли вам помогут.
«Только бизнес, ничего личного»
Итак, вы провели качественный питчинг. Что дальше? Как закрепить контакт и сделать его активным?
Прежде всего нужно создать у ЛПР представление о ценности контакта с вами — не только на этапе первого предложения, но и в последующей коммуникации. Важно демонстрировать уважение к временным ресурсам собеседника. Для этого разделите процесс коммуникации на уровни и распределите по ним поток информации в соответствии с ее важностью. Иначе ЛПР может решить, что вы заваливаете его вопросами и намереваетесь кардинально изменить его ежедневную повестку, — и тогда пиши пропало.
Следующий этап — установление отношений. Но не вздумайте нарушать установленные стандарты деловой коммуникации. Суровая правда в том, что никакой дружбы в бизнесе не существует, — есть лишь ее имитация. Всё, что кажется дружескими отношениями, — не более чем деловая коммуникация. Как только вы станете путать одно с другим, лояльность ЛПР, которой вы так долго добивались, окажется под угрозой. Расхожее выражение «только бизнес, ничего личного», как ни парадоксально, абсолютно применимо к отечественным реалиям.
И, наконец, еще один этап — поддержание заинтересованности. Здесь важно понимать, как ваш партнер оценивает сотрудничество с вами. Проявляйте активность и предлагайте решения, которых от вас могут ждать (даже если вам о них еще не сказали). Параллельно сообщайте о доработках своего продукта или услуги, причем делайте это регулярно, точечно и схематично. Всегда пытайтесь предугадать, чем вы можете быть полезны деловому контакту — чтобы стать его незаменимым поставщиком или партнером.
5 правил поиска и использования деловых контактов
1. Ищите возможности для знакомства с ЛПР через деловые каналы. Участвуйте в конкурсах, бизнес-завтраках, тренингах и акселераторах крупных компаний. Словом, ищите ситуации, в которых вы сможете не просто заполучить контакт с человеком, но и представить свой проект или компетенции.
2. Структурируйте представление себя и своего бизнеса. Главное — чем вы и ваш бизнес можете быть интересны и полезны вашему собеседнику. Активно участвуйте в экспертных группах и наращивайте присутствие своей компании в информационном поле.
3. Подключайте горизонтальные связи. Важно общение не только с ЛПР, но и с вашими потенциальными коллегами из разных подразделений компании-партнера. Например, если вы в основном сотрудничаете с маркетинговым департаментом, вам также может быть интересен в качестве внутреннего клиента в компании департамент внешних коммуникаций.
4. Поддерживайте регулярный контакт, но не вступайте в бесцельную переписку и не проводите встречи ради встреч. Напоминайте о себе, своих успехах и возможностях. Сообщайте о своих решениях для потенциального клиента и результатах вашей работы.
5. Разграничивайте деловое и персональное общение. Следует уважать пространство и время другого человека. Помните: бизнес-интерес не всегда увязан с панибратством.
5 правил поиска и использования деловых контактов
1. Ищите возможности для знакомства с ЛПР через деловые каналы. Участвуйте в конкурсах, бизнес-завтраках, тренингах и акселераторах крупных компаний. Словом, ищите ситуации, в которых вы сможете не просто заполучить контакт с человеком, но и представить свой проект или компетенции.
2. Структурируйте представление себя и своего бизнеса. Главное — чем вы и ваш бизнес можете быть интересны и полезны вашему собеседнику. Активно участвуйте в экспертных группах и наращивайте присутствие своей компании в информационном поле.
3. Подключайте горизонтальные связи. Важно общение не только с ЛПР, но и с вашими потенциальными коллегами из разных подразделений компании-партнера. Например, если вы в основном сотрудничаете с маркетинговым департаментом, вам также может быть интересен в качестве внутреннего клиента в компании департамент внешних коммуникаций.
4. Поддерживайте регулярный контакт, но не вступайте в бесцельную переписку и не проводите встречи ради встреч. Напоминайте о себе, своих успехах и возможностях. Сообщайте о своих решениях для потенциального клиента и результатах вашей работы.
5. Разграничивайте деловое и персональное общение. Следует уважать пространство и время другого человека. Помните: бизнес-интерес не всегда увязан с панибратством.
Подытожим: основной принцип деловой коммуникации — регулярное поддержание интереса к себе, своим предложениям, новациям, услугам и собственной полезности. При этом следует всячески избегать навязчивости и склонения потенциального партнера к деловому «сожительству». Если оно и случится, то будет недолгим и вряд ли приятным для обеих сторон. Эффективная бизнес-коммуникация — это постоянный, взаимно полезный деловой контакт. И чтобы поддерживать его, нужно действовать в логике эквилибриста — постоянно придерживаться баланса, чтобы не упасть.
Виды коммуникаций в современном бизнесе
Какие виды коммуникаций применяются в современном бизнесе: популярные варианты внутреннего и внешнего общения в компании
Одним из важных факторов становления компании является правильное общение в бизнесе. Достижение поставленных целей, решение вопросов либо получение необходимого результата возможно только при обеспечении корректного взаимодействия для обмена информацией, знаниями, деятельностью. В зависимости от применяемых средств общения, особенностей субъекта коммуникации могут быть межличностными либо осуществляться с помощью профильных устройств, информационных технологий. Во втором случае важное значение имеет своевременное обслуживание компьютеров и иных средств общения.
Виды взаимодействия по форме
Устная речь, как система кодирования, является вербальным средством коммуникации, которое по-прежнему популярно в современном бизнесе. Его достоинствами считаются спонтанность, быстрота, способность обширного применения невербальных сигналов вместе со словами. Сообщения, которые передаются без применения устной речи, к примеру, при помощи взгляда, жеста, мимики, позы, — это невербальные инструменты коммуникации. Чаще всего они задействуются для передачи отношения к партнёру по бизнесу, установления эмоционального контакта.
Каналы общения
Для упорядочивания и ограничения информационных потоков используется формальная коммуникация. Особенно такой канал взаимодействия в современном бизнесе характерен для организаций, имеющих иерархическую управленческую структуру. В частности, совещание, как формальный вариант общения, является в данном случае ключевым способом. В ходе встречи руководителя с приглашёнными сотрудниками, главами подразделений происходит обмен оперативной информацией, подитоживание по предыдущим договоренностям. Результатом такой коммуникации обычно становятся принятие конкретных решений, назначение ответственных за их исполнение. Для дистанционного управления на местах проводятся селекторные совещания.
Поскольку на работе не избежать выражения потребности людей в общении, в бизнесе всегда присутствует неформальный канал коммуникации. Чаще всего информация распространяется в виде слухов, которые, по мнению исследователей, будут точными на 75%. Обычно руководители используют такой канал общения, чтобы выяснить мнения сотрудников по определенным вопросам, их готовность к принятию перемен в организации.
Виды коммуникаций по направленности
Общение внутри компании может иметь восходящий или нисходящий вектор. Когда информация передается от рядового сотрудника к более высокому по уровню управления персоналу, имеет место восходящая коммуникация. Положительными моментами такого общения являются повышение эффективности групповой работы коллектива, обеспечение доверия между сотрудниками и донесение до них особенностей функционирования организации.
При нисходящей коммуникации поток информации направлен от руководства к подчиненным. Такой способ общения приемлем в случаях, когда есть уверенность в отсутствии помех или низкой квалификации обычных сотрудников для выполнения задач руководства. С целью обеспечения роста организации иногда некоторые полномочия передаются сотрудникам, что также позволяет показать образцовое руководство коллективом.
Типы коммуникаций по организационному признаку
Чтобы компания могла достичь необходимых целей, одним из наиболее эффективных видов общения (90%) будет горизонтальная коммуникация. С её помощью происходит координация, интеграция деятельности сотрудников разных отделов, секций. Когда руководство поощряет подобный вид общения, работники имеют возможность эффективно использовать все виды ресурсов организации, обмениваться идеями и новой информацией для достижения общих целей — развития бизнеса и получения большей прибыли.
Вертикальные коммуникации не так результативны, как горизонтальные. Считается, что только 20–25% сведений, полученной от вышестоящего руководства, доходит до исполнителей, а также правильно интерпретируется ими. Ещё общение между работниками отделов, подразделений разных иерархических уровней может строиться по типу диагональной коммуникации. Как правило, такой способ общения применяется, когда другие варианты передачи информации внутри компании затруднены.
Популярные способы коммуникации в бизнесе
Для расширения деятельности организации активное внимание уделяется внешним связям. С этой целью многие компании устанавливают офисные телефонные станции, такие как Oktell с возможностью подключения от 2 до 500 сотрудников. Основным преимуществом подобной коммуникации является получение достоверной информации о покупателях, их предпочтениях, а также данных о конкурентах.
Письменные связи, как форма общения с посторонними людьми, позволяют обеспечить лёгкость восприятия предлагаемой компанией информации. Деловая переписка может вестись в форме запросов, предложений, опровержений, требований, поздравлений и так далее. Оформление писем, которые сегодня отправляются обычно по электронной почте, осуществляется сообразно тематике и направлению. Обязательными являются формулы вежливости.
Публичные выступления, вебинары, семинары, видеоконференции — виды коммуникаций, которые ощутимо изменили принципы функционирования бизнеса и позволили значительно сократить материальные затраты. Секретом финансового благополучия фирмы является организация информационных и рекламных семинаров, выставок, позволяющих не только представить продукцию фирмы, но и в деталях объяснить её преимущества, а также подчеркнуть профессиональный имидж компании.
Для многих фирм, проведение частых совещаний или конференций с акционерами, а также прочими заинтересованными сторонами, может выступать отличным способом создания внешних связей, который привлечёт в будущем необходимых специалистов, инвесторов, клиентов. Также неотъемлемыми элементами внешней коммуникации являются факсы, плакаты, телеграммы, прочее.
Чтобы каждый из видов общения (внутреннего и внешнего) был максимально эффективным, необходимо избегать основных ошибок — неоперативности, безличности, несистемности, монологичности. Владельцам бизнеса, работающим в определённых нишах, надо знать приёмы организации разных видов коммуникации для улучшения функционирования фирмы и атмосферы внутри компании, взаимодействия с клиентами, партнерами.
Деловая коммуникация: понятие, виды и особенности
Коммуникация в общем смысле представляет собой информационный обмен между людьми или их группами. Бывают межличностные, социальные (функционально-ролевые), деловые коммуникации. Предметом нашего разговора станет последний вид.
Что это такое?
Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус – начальник, подчиненный, коллеги, партнеры.
Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения.
Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.
От того, насколько собеседник знаком с правилами, формами и методами подобных коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнеры должны говорить на одном языке (как в прямом, так и в переносном смысле), понимать друг друга, иметь общий социальный опыт.
Условия деловой коммуникации
Чтобы деловая коммуникация была результативной, следует соблюдать ряд условий:
Под формальными ограничениями понимаются как различные регламенты, распорядки и протоколы, так и банальная необходимость контролировать силу собственных эмоций и уважать собеседника.
Также руководитель или другой максимально заинтересованный участник должен позаботиться о том, чтобы деловая коммуникация была управляемой. Нужно мотивировать участников на поиск решения, иначе они будут просто пассивными наблюдателями встречи, которые не предлагают никаких идей.
Формы деловой коммуникации
Две основные формы коммуникации – это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).
В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи – телефона, писем и т. д.
Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:
В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников.
Этапы
Несмотря на то что виды деловых коммуникаций бывают разными, для них почти всегда характерны несколько этапов:
Эта схема наиболее актуальна для переговоров. Другие виды коммуникаций могут включать не все этапы. «Холодный» телефонный звонок или выдача инструкций, например, могут и не предполагать какого-либо обсуждения.
Стили делового общения
Выделяют не только виды деловых коммуникаций, но и стили. Когда речь идет о профессиональном взаимодействии, чаще всего используются следующие:
Особенности делового общения
Почему же деловая коммуникация требует предварительной подготовки к общению заранее? Во-первых, люди не просто так тратят личное и рабочее время на официальные встречи, и никто не захочет ждать, пока инициатор соберется с мыслями. Во-вторых, не всегда вторая сторона заинтересована в каком-либо взаимодействии либо же настроена на сотрудничество, но видит его совершенно иначе.
Как известно, второго шанса на первое впечатление не будет. Необходимо уметь наладить контакт, чтобы все участники получили настрой для обсуждения. Если вторая сторона изначально не планировала совместную работу, то следует хотя бы заинтересовать собеседника и договориться с ним о встрече в более удобное время.
На международном уровне имеются свои особенности деловой коммуникации, ведь разные культурные особенности могут сильно мешать ходу переговоров. Например, американцы привыкли приходить на встречу вовремя и после короткого приветствия переходить к делу. Арабы тоже пунктуальны, но деловой разговор начинают издалека, сначала обсуждая природу-погоду-еду. Итальянец не видит ничего ужасного в опоздании на встречу и тоже приступает к деловой дискуссии не сразу. А японец станет избегать прямого взгляда во время разговора.
Таким образом, мы узнали, что такое деловая коммуникация, в чем ее особенности, какие формы, виды и стили для нее характерны.
Коммуникация в бизнесе
Общение является неотъемлемой частью нашей жизни и тот, кто достигнет в этом деле больших успехов, сможет добиться серьезных целей. Умение донести свою точку зрения, выражаться просто и ясно работает уже на уровне бытового общения, а в бизнесе и вовсе является одним из ключевых навыков. Хотите создать компанию? Изучайте бизнес и повышайте финансовую грамотность, разрабатывайте новые идеи и продукты. Но не забывайте, что именно ваше искусство общения и донесения информации скажет о товаре или компании больше, чем что-либо.
В бизнесе важно уметь договариваться, сглаживать углы и разрешать конфликты. Если придерживаться определенных правил и развивать навыки коммуникации, можно превратить врага в друга, а убыток в доход. Представляем вам несколько простых правил общения в бизнесе, о которых обычно мало кто помнит.
Важные идеи должны быть визуализированы
Простая и понятная картинка стоит тысячи слов. Визуальная информация преобладает в наше время по многим причинам, но одна из главных — это то, что ее легче воспринимать. К тому же хороший дизайн привлекает взгляд.
Сейчас стала крайне популярной инфографика. Она позволяет донести сложную информацию, наполненную цифрами, в виде приятных рисунков, где все взаимосвязано. Существуют специальные сайты, которые позволяют создавать их бесплатно.
Давайте и получайте обратную связь
Не стоит относиться к обратной связи негативно. Мнения других людей о вашем выступлении или умении общаться очень ценно. Обратная связь позволяет увидеть свои недостатки и совершенствоваться.
Всегда пытайтесь понять, сработало ли то или иное сообщение. И при любом ответе задавайте еще один вопрос: «Почему?». Почему фраза или сообщение вызвала такую хорошую реакцию? А почему другая вызвала только негатив?
Оставайтесь внимательным
Многие из нас во время разговора постоянно отвлекаются, перебирают в голове мысли и совершенно не обращают внимание на собеседника. Важно следить за тем, что говоришь и следить за словами и языком тела человека.
В общении нет ничего случайного или неважного, все имеет значение. Задав важный вопрос, обратите внимание не только на слова, но и выражения на лице человека. Второе, возможно, скажет даже больше о том, что он на самом деле думает.
Говорите ясно и будьте уверены в себе
Если вы не можете объяснить идею простыми словами, то сами ее не понимаете. Слова Эйнштейна подходят и к сфере бизнеса. Донести идею клиентам, инвесторам, сотрудникам чрезвычайно важно.
Уверенность является одним из тех элементов, которые делают речь ясной и понятной. Порой ее достаточно, чтобы донести сложнейшую идею и увлечь зрителей и собеседников.
Создавайте позитивную культуру
Любая современная компания нуждается в том, чтобы в ней было приятно работать, поэтому позитивная культура и сфера выходят на первый план. Вы наверняка без проблем можете перечислить несколько великих организаций, для которых это не пустой звук.
Вот некоторые элементы, которые влияют на организационную культуру:
Давайте объявления регулярно
Не только вы должны общаться с людьми, но и ваша компания. Если сайт обновляется редко и никаких новостей нет уже несколько месяцев, в голове клиентов рождаются мысли о том, что в ней все очень плохо. Так мы устроены — чем меньше информации, тем больше домыслов.
Вот какие сообщения можно нужно время от времени размещать на сайте:
Используйте подход H.O.T.
H.O.T. расшифровывается как:
Общение в бизнесе — это очень тонкое искусство, которому можно обучиться. Если хотите узнать больше о том, как находить подход к людям, пройдите курс по коммуникационным техникам, который научит вас быть хорошим собеседником и влиять на окружающих.