Что такое данные документа
В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.
Что такое документ?
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.
Сущность документа
В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).
В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.
Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.
Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.
В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.
Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.
Реквизиты документов
Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:
Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.
Учет документов
Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.
Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.
Личные и официальные документы
Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.
Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.
Классификация по способу документирования
По способу документирования информация может носить разный характер:
Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.
Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.
Входящие, исходящие и внутренние документы
По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.
Виды по ограничению доступа к бумагам
По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.
Способ изложения текста документа
По способу изложения документы делят так:
В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.
Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.
Виды документов по подлинности
По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.
Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.
Деление документов по срокам хранения и способу передачи
По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).
А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).
Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.
На любом мобильном устройстве есть какие-либо данные. Без них система телефона не сможет нормально функционировать. Но нередко случается, что медиа-файлов на айфоне не так уж и много, а объем памяти почему-то почти заполнен. Всему виной являются документы и данные приложений на смартфоне, которые накапливаются во время эксплуатации мобильного устройства.
Документы и данные на айфоне: что это
Как правило, это файлы, которые хранят в себе всякие кэши из фотографий и видеозаписей в социальных сетях, загрузки, настройки, данные игр, приложений, сохраненные пароли и другое. Часто бывает, что скачанные программы и игры самостоятельно обновляются, в результате чего занимают огромный объем места в хранилище.
Где в настройках находятся документы и данные
Как на айфоне удалить документы и данные
Если в настройках вы заметили, что приложение слишком много стало весить, а в App Store указана совсем маленькая цифра занимаемой памяти, то нужно программу эту удалить и заново установить. Данные при этом могут потеряться, поэтому перед удалением нужно запомнить логины, пароли и другую информацию, которая использовалась в программе.
При таком подходе память освободится больше чем вдвое. С другими приложениями желательно проделать то же самое. Но стоит заметить, что не нужно удалять приложение, последняя версия которого вас не устраивает, а вы намеревались пользоваться устаревшей версией программы.
Также обратите внимание, что приложения с кэшированной музыкой, картами местности и другие важные вещи тоже не стоит удалять. Сами знаете почему, ведь никому неохота потом все это заново искать и скачивать.
Много места в телефоне могут занимать, помимо социальных сетей, еще и различные онлайн-игры. Обычно при их удалении волноваться не стоит, так как данные сохраняются на серверах, а при повторном скачивании можно просто зайти в свой аккаунт, и прогресс игры восстановится. Но если удалить офлайн-игру, то все данные потеряются, подумайте об этом, перед тем как распрощаться с любимой игрой.
Мы рассмотрели, где найти документы и данные на айфоне. Что это, вы разобрались и узнали, как их удалить. Переустановив некоторые приложения, удалив бесполезные игры, вы тем самым увеличите объем памяти своего смартфона, а в документах и данных будет почти пусто.
Как удалить документы и данные на iPhone и iPad
Мы расскажем все, что вам нужно знать о том, как удалить документы и данные на вашем iPhone и iPad.
Что такое документы и данные на iPhone и iPad?
Проще говоря, это история вашего браузера, файлы cookie, журналы, кеши фотографий и видео, файлы базы данных и другие данные, накопленные вашими приложениями.
Пренебрегайте его регулярной очисткой, и в хранилище вашего устройства он станет безудержным. Общий размер файла Documents & Data может даже превосходить фактический размер связанных приложений!
Зачем приложениям кэшировать данные?
Они хранят кеши, чтобы улучшить ваше взаимодействие с пользователем. Например, когда вы ищете что-либо в Safari, браузер сохраняет это, чтобы вы могли мгновенно получить к нему доступ в следующий раз. Точно так же YouTube ведет учет вашей истории просмотров, чтобы рекомендовать тип видео, которое вам нравится смотреть.
Теперь, когда вы знаете, что такое «Документы и данные», вы можете узнать о «Другое», которое занимает довольно много места в хранилище.
Как проверить документы и хранилище данных iPhone или iPad
Однако для просмотра документов и данных вам необходимо подключить iPhone к Mac или ПК.
Запустите Finder (на macOS Catalina и более поздних версиях) или iTunes (на других компьютерах Mac и Windows). Если будет предложено, доверяйте компьютеру.
Внизу вы увидите панель, которая показывает объем памяти iPhone. Наведите указатель мыши на разные цвета, чтобы отобразить имя и место, занимаемое этой категорией.
Удалить документы и данные отдельных приложений
Самый простой и эффективный способ очистить документы и данные для приложения — удалить его. Позже перезагрузите iPhone и переустановите приложение.
Примечание. При удалении и повторной установке приложения вы автоматически получаете последнюю версию.
Чтобы удалить приложение: Откройте « Настройки» → « Основные» → « Хранилище iPhone» → нажмите приложение → нажмите « Удалить приложение» и подтвердите.
Удалить документы и данные из файлов
Очистить документы и данные определенных приложений из iCloud
Вот как вы можете удалить данные отдельных приложений со всех ваших устройств, синхронизированных с одной и той же учетной записью iCloud.
Совет: разрешите только выбранным приложениям хранить свои данные в iCloud. Это поможет вам лучше управлять своим хранилищем.
Удалить документы и данные Safari на iPhone
В большинстве случаев это будет iCloud Drive или «На моем iPhone».
Очистить документы и данные из сообщений
Таким образом, вы можете сохранять и удалять данные в зависимости от ваших потребностей. Для этого:
Избавьтесь от неиспользуемых документов и данных из почты
Если вы используете Apple Mail, у вас много кэшированных данных. Все синхронизированные электронные письма, к которым у вас есть доступ через приложение, хранятся на вашем iPhone для быстрого доступа.
Вот как удалить документы и данные из почты:
Как только вы закончите, перезагрузите ваше устройство. После этого выполните указанные выше действия и нажмите « Добавить учетную запись», чтобы повторно добавить ее.
Очистить данные голосовой почты
Оказывается, все ваши голосовые сообщения вносятся в раздел «Документы и данные» приложения «Телефон». Обязательно регулярно удаляйте нежелательные голосовые сообщения, чтобы они не загромождали память вашего устройства.
Удалить воспроизведенные и загруженные подкасты
Удалите больше данных и следуйте рекомендациям Apple
Подведение итогов…
Вот как вы можете очистить документы и данные на iPhone и iPad.
Некоторые сторонние приложения дают вам возможность очищать кеши (или загрузки) в своих настройках. Например, на:
Кроме того, перезагрузка устройства и принудительный перезапуск (это не одно и то же) также может очистить кеш iPhone и даже уменьшить размер документов и данных. Возьмите за привычку перезагружать iPhone хотя бы раз в неделю.
Наконец, вы также можете посмотреть эти отличные полезные сообщения по теме, чтобы максимально использовать пространство вашего iPhone.
Как удалить «Документы и данные» с iPhone и iPad
Если вы в один момент обнаружили, что на iPhone, iPad или в iCloud не хватает свободного места, вовсе не обязательно удалять приложения большого объема без возможности восстановления или бежать в магазин за более вместительным устройством. Зачастую немало памяти занимают так называемые «Документы и данные», удалив которые, вы освободите до нескольких гигабайт на своем гаджете.
Что такое «Документы и данные»?
На iOS-устройствах хранятся два вида «Документов и данных»: первый находится непосредственно на устройстве и занимает внутреннюю память (кэш и другая информация приложения), а второй занимает место в iCloud, где также хранятся данные установленных программ.
Порой «Документы и данные» того или иного приложения трогать не стоит — например, в случае со Spotify в качестве них будут выступать доступные для офлайн-прослушивания треки, а в «Навигаторе» это загруженные карты местности. Если вы их удалите, не сможете полноценно пользоваться приложением. Но есть и такие программы, которым «Документы и данные» вовсе не нужны: тот же Instagram, который при «весе» 32 мегабайта может занимать до одного гигабайта свободного места.
Как их удалить?
Самый простой способ избавиться от «Документов и данных» на устройстве — переустановить приложение. Тот же Instagram можно удалить и заново установить за пару минут, никакие данные не потеряются. Аналогичным образом это работает с онлайн-играми (именно онлайн, для офлайновых может потеряться игровой процесс), которые без проблем занимают от сотен мегабайт до пары гигабайт.
Удалять приложения лучше всего через «Настройки» — «Основные» — «Хранилище и iCloud» — «Хранилище».
Как освободить место в iCloud?
Удивительно, но с помощью «Документов и данных» можно запросто освободить до одного гигабайта свободного места в iCloud. Опять же заходим в «Хранилище и iCloud» — далее «Управлять». Здесь вы, возможно, узнаете для себя много нового и поймете, почему в «облаке» не хватает места для нового резервного копирования. Так, например, у меня файлы iBooks, которые я давно не использую, занимали почти пол гигабайта.
При доступных 5 ГБ в iCloud дополнительные 0,5 ГБ это настоящий глоток свежего воздуха. Да и если у вас iPhone на 16 ГБ, попробовать подчистить «Документы и данные» явно стоит.
Как невидимые данные электронных документов приводят к реальным проблемам
Самые опасные утечки конфиденциальных данных — это те, о которых люди даже не подозревают.
Минутка риторики. IT-угрозы какого типа опасны для корпораций и небольших компаний, правительств стран и отдельных людей? Утечки конфиденциальных данных. Какие утечки сложнее всего предотвратить? Те, о возможности которых жертвы даже не подозревают.
Не подозревают они, кроме всего прочего, о метаданных, легко превращающих обыкновенный электронный документ в ценный компрометирующий материал.
Метаданные в документах: какие они бывают
Начнем с теории. По классификации, используемой американской Фемидой, выделяют три категории метаданных:
1. Метаданные приложений. Они добавляются в файл приложением, в котором он создается, и хранят внесенные пользователем в документ изменения: журнал сделанных правок, комментарии.
2. Системные метаданные. Включают имя автора, название и размер файла, даты создания, изменения и так далее.
3. Внедренные метаданные. Сюда относятся формулы в ячейках электронных таблиц, гиперссылки, связанные файлы. К этой же категории причисляют и EXIF-метаданные графических файлов — о них мы уже рассказывали подробно.
Как написала по следам скандала BBC, в итоге правительство Великобритании для публикации документов вместо формата DOC предпочло использовать PDF, несущий меньше метаданных.
Любопытную историю разоблачения с помощью метаданных рассказали в 2015 году сотрудники американской юридической компании Venable. К ним обратилась некая компания, из которой уволился вице-президент. Вскоре у этой компании сорвался госконтракт — его с помощью уволившегося сотрудника получила конкурирующая организация.
Бывший работодатель заподозрил перебежчика в краже коммерческих секретов, которые и помогли конкуренту получить контракт с американским правительством. В защиту носитель тайны и его новая компания представили документ, содержащий аналогичное коммерческое предложение, но уже в адрес иностранного государства. По их утверждению, оно было подготовлено раньше, чем был объявлен конкурс в США, предназначалось для другого заказчика и потому не угрожало интересам «кинутой» компании.
Вывести злоумышленников на чистую воду позволила обнаруженная в предоставленном файле «временная аномалия». Согласно системным метаданным документа, последнее сохранение файла произошло раньше, чем последняя печать, чего, как признали эксперты с обеих сторон, не могло быть. (Дело в том, что дата последней печати относится к категории метаданных приложения и сохраняется в документе только при сохранении самого файла. Если документ напечатать, а файл после этого не сохранить, новая дата печати в него не запишется.)
Второе доказательство подделки файла заключалось в дате его создания на корпоративном сервере: он был создан уже после начала разбирательства. Кроме того, ответчиков уличили в манипуляции с датами последней модификации файлов формата OLM (файл почтовой базы Microsoft Outlook для Mac).
Скрытные файлы
Богатый выбор средств сбора конфиденциальной информации предоставляют приложения Microsoft Office. Например, в примечаниях к тексту могут быть записаны дополнительные сведения, не предназначенные для публикации. Встроенный в Word механизм учета изменений, который отмечает на полях вносимые в документ правки, тоже может быть полезен «шпиону». Если выбрать опцию «Показать измененный документ», то примечания и список изменений с экрана пропадут, но останутся в файле ждать наблюдательного читателя.
А еще есть заметки к слайдам презентаций, скрытые столбцы в электронных таблицах…
Кстати, попытки спрятать информацию без знания матчасти тоже чреваты. В качестве примера можно рассмотреть опубликованный на сайте CBSLocal документ судебной тяжбы между правительством США и бывшим губернатором Иллинойса Родом Благоевичем о вызове в качестве свидетеля Барака Обамы, датированный 2010 годом.
Часть текста скрыта от любопытствующих глаз черными прямоугольниками. Но можно выделить мышкой все строки, скопировать их в буфер обмена и вставить в текстовый редактор. Теперь можно прочитать весь текст.
Черные прямоугольники в PDF помогут спрятать информацию при печати, но в электронном виде обойти их проще простого
Файлы с двойным дном
Отдельная песня — внедренные в документ данные внешних файлов.
Скачиваем файл, отключаем защиту документа от редактирования (пароль не требуется). На странице 41 — обычная с виду диаграмма. В контекстном меню диаграммы выбираем команду «Изменить данные», и перед нами в первозданном виде открывается внедренный файл Microsoft Excel, содержащий исходные данные для диаграммы.
Файл Word с отчетом, а внутри — файл Excel с множеством исходных данных для этой и других диаграмм
Понятно, что в таких внедренных файлах может быть практически все что угодно, ведь тому, кто публиковал исходный документ, наверняка казалось, что это никто не увидит.
Урожай метаданных
«Выжимка» метаданных из документов интересующей организации может быть автоматизирована — например, с помощью программы FOCA (Fingerprinting Organizations with Collected Archives) компании ElevenPaths.
FOCA может найти и загрузить с исследуемого сайта документы нужных форматов (например, DOCX и PDF), проанализировать их метаданные, а также рассказать многое об организации: используемое серверное ПО, имена пользователей и так далее.
Предостережение: изучение сайтов с помощью подобных инструментов даже в исследовательских целях может не понравиться их владельцам, а то и вовсе сойти за киберпреступление.
Документированные странности
Предлагаем пару особенностей метаданных, о которых, по нашим наблюдениям, знает не каждый IT-специалист. Возьмем для примера файловую систему NTFS, используемую операционными системами Windows.
Первая неочевидная вещь. Если удалить какой-либо файл из папки и сразу сохранить новый файл с тем же именем в эту же папку, то дата создания нового файла останется от старого, удаленного файла. То есть файл мы создали только что, но система уверяет, что он существует уже давно.
Вторая неочевидная вещь. NTFS среди прочего хранит дату последнего доступа к файлу. Однако если открыть файл, а потом посмотреть дату доступа к нему в свойствах, то можно увидеть, что она осталась неизменной.
Может даже показаться, что это баги, но нет: обе странности являются документированными особенностями. В первом случае работает так называемый механизм туннелирования (англ. tunneling), который нужен для совместимости со старыми программами. По умолчанию эффект длится 15 секунд, в течение которых новый файл получает дату создания своего предшественника (настроить этот интервал или вовсе отключить туннелирование можно в реестре). Впрочем, этого хватило, чтобы я сам столкнулся с туннелированием дважды в течение недели при обычной офисной работе.
Второй случай тоже описан в документации: начиная с Windows 7, для повышения производительности Microsoft отключила автоматическую простановку даты последнего доступа к файлу. Включить эту функцию можно в реестре. Впрочем, ее активация не имеет обратной силы — файловая система правильную дату не хранит (проверено низкоуровневым редактором диска).
Надеемся, эксперты по цифровой криминалистике знают все подобные нюансы.
К слову, метаданные файлов могут быть легко изменены как штатными средствами ОС и «родных» приложений, так и с помощью специальных программ. Поэтому использовать их как решающее доказательство в суде вряд ли получится, разве что вместе с сопутствующими свидетельствами вроде журналов почтовых сервисов, файловых серверов и так далее.
Метаданные: защитные меры
В приложения Microsoft Office встроена функция «Инспектор документов» (меню Файл —> Поиск проблем), которая показывает, какие скрытые данные хранятся в файле. Часть из них «Инспектор» может по запросу пользователя удалить, но только не внедренные файлы (как в упомянутом отчете министерства образования США). Вообще же лучше вставлять диаграммы и другие материалы в итоговый документ в виде картинок.
Аналогичные функции удаления метаданных имеет и редактор Adobe Acrobat.
Кроме того, защита от утечек реализуется и в комплексных пакетах информационной безопасности. Так, модуль DLP (Data Loss Prevention) присутствует в Kaspersky Total Security для бизнеса, Kaspersky Security для почтовых серверов и Kaspersky Security для серверов совместной работы. Эти продукты умеют фильтровать такие нежелательные для попадания вовне вещи, как история изменения документа, комментарии и внедренные объекты.
Но идеальный (и, как это и положено идеалам, на все 100% недостижимый) способ побороть любые утечки — это обученные, думающие и ответственные сотрудники.