Что такое дубликат документа
Содержание
Порой так сложно разобраться в юридической подоплеке, понять, чем отличается дубликат от копии. И то, и другое не является оригинальным документом. Он существует в единственном экземпляре.
Тогда что такое дубликат документа и в чем его отличие от копии? Чтобы прояснить это, следует обратиться в первую очередь к словарю.
Понятия «дубликат» и «копия»
Юридический словарь говорит, что слово «дубликат» означает документ, выдаваемый взамен утраченного, утерянного, испорченного и т.д.
Возникает резонный вопрос: в чем разница дубликата и оригинала? Оригинал будет первичен. Один заменяет другой, если изначальный документ по любой причине использовать невозможно. Подлинник в этом случае теряет юридическую силу.
Финансовый словарь дает следующее определение: Дубликат или дубликаты – это второй и следующие экземпляры документа, имеющие с ним одинаковую юридическую силу. В этом случае оригинал и дубликат имеют равные права и возможности, являясь полноценными клонами друг друга и сосуществуя одновременно.
Таким образом, понятие «дубликата документа» определяется как единственный документ, заменяющий безвозвратно утраченный или один из экземпляров какого-то документа, который подразумевает существование равнозначных по силе и функциональности документов.
Термин «копия» обозначает «точное воспроизведение документа или его части, выполненное с помощью светокопии, ксерокопирования либо ручного копирования». Копия бывает как частичной, так и полной.
Главное отличие копии от дубликата
Уже из самих определений понятно, чем отличается копия от дубликата. Дубликат – значит документ! Копия – лишь воспроизведение официальной бумаги.
В чем разница между дубликатом и документом, можно пояснить на конкретных примерах:
Важно! Любую копию нужно заверять, чтобы она приобрела свойства юридического документа.
При утере либо порче ПТС владелец автомобиля обращается в МРЭО ГИБДД, где зарегистрирована машина. Выдача дубликата ПТС производится после оплаты государственной пошлины и осмотра автомобиля.
Важно! Дубликат документа будет иметь собственный номер, отличный от оригинального.
Из примеров понятно, что дубликат документа – это повторный документ. Он полноценно выступает в роли оригинала и имеет ту же юридическую силу.
Копия же обязательно требует дополнительных действий, чтобы замещать подлинник. Она изготавливается для строго определенных целей и в других вопросах не может служить заменой документа.
Чем еще отличается дубликат от копии документа?
Отличительные черты дубликата:
Отличительные черты копии:
Подробно рассмотрев, что такое дубликат документа и его копия, а также в чем конкретно заключается разница между ними, можно понять, насколько важно уметь их отличать.
Реплика о том, что дубликат – это та же копия, в корне неверна. Разобравшись в вопросе «Дубликат: что это такое?», можно смело утверждать, что принципиальное различие между ними состоит в их функциональности в правовом поле. У копии она будет ограничена определенными рамками в зависимости от способа и цели ее изготовления.
Правила восстановления первичной документации
Потеря первичной документации – вечная головная боль любой организации. Как восстановить утраченные подлинники, Ирина Михеева, ведущий юрисконсульт ООО «КСК аудит» специально для журнала «Расчет» написала инструкцию о том, как правильно восстанавливать утраченные документы.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В силу пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить «первичку», регистры бухучета и бухотчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью подлинников нужно следить особенно внимательно. А если бумаги утрачены, придется предпринять определенные действия для их восстановления. Однако если такие действия не увенчаются успехом, документально зафиксированные попытки вернуть бумаги могут спасти компанию от штрафов и доначислений (Постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013).
Давайте рассмотрим, какие меры можно принять для возврата документов.
Отмечу, что такие действия лучше предпринять до сдачи очередной отчетности, чтобы позже, в случае восстановления, не пришлось корректировать декларации и сдавать уточнения.
Первым шагом на пути восстановления бумаги станет внутреннее расследование, в том числе изучение электронной переписки c деловыми партнерами. После этого необходимо направить запросы на предоставление дубликатов (повторный экземпляр подлинника) и заверенных копий документов. Если связь с контрагентом прервана, то необходимо предпринять меры по его розыску.
Первичные документы
Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.
Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.
Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.
Банковские выписки
Для получения утерянной документации из банка необходимо составить соответствующий запрос с указанием реквизитов документов, после этого его нужно будет направить в филиал кредитной организации, в котором обслуживается компания.
Кассовые чеки
Порядок восстановления зависит от способа оплаты. Если оплата осуществлялась по карте через терминал и вы обнаружили утрату документа в тот же день, то можно распечатать копию чека через этот же терминал.
Обратите внимание: на следующий день такая опция будет уже недоступна, так как открывается новый операционный день и платежи за предшествующий день суммируются и отправляются в отчет для передачи в налоговый орган.
Если прошло больше суток, то для восстановления чека придется написать заявление о выдаче копии и обратиться в торговую точку, где приобретался товар. Копия должна быть заверена по общепринятым правилам – на ней ставится печать, указываются Ф. И. О. полномочного лица, дата и подпись.
В случае если получить копию чека в магазине по техническим причинам нет возможности, можно обратиться с запросом в банк продавца за выдачей дубликата. В обращении необходимо указать сумму, дату оплаты и имя владельца карты, желательно – время, когда была сделана покупка.
Вся процедура занимает до семи рабочих дней.
Далее рассмотрим случай восстановления чека, если оплата была наличными. Тогда необходимо обратиться в магазин с заявлением о выдаче дубликата чека, в свою очередь продавец должен «поднять» сшив документов за определенную дату и снять копию нужного чека, которую также нужно заверить.
И наконец, третий случай – повторное получение электронной квитанции. Выдача дубликата возможна, если у продавца есть специальное приложение. Как правило, распечатать дубликат чека можно в течение 30 дней с даты покупки. Зачастую такая услуга предоставляется возмездно. Это наиболее удобный и быстрый вариант, так как он позволяет выдать дубликат чека, который не надо заверять в течение 10 минут. Вы можете попросить выслать чек на электронную почту.
Счет-фактура
При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2019 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.
Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2016 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Договоры
Самым эффективным способом восстановления этого типа документов, конечно же, является общение с контрагентами, которым направляются соответствующие запросы с просьбой предоставить дубликат документов. Лучше самим организовать получение дубликата, если вы находитесь в одном регионе. Либо предложите возместить расходы на отправку документа. Один из вариантов «воскрешения» бумаги – нотариально заверить копию договора, имеющуюся у второй стороны.
Если контрагент не выходит на связь, а офиса и след простыл, загляните в ЕГРЮЛ, возможно, партнер реорганизовался или находится в стадии ликвидации. Тогда можно обратится к правопреемнику или ликвидатору. Правда, после ликвидации делового партнера шанс переподписать договор минимален, так как печать компании подлежит уничтожению.
Если есть запись о том, что компания числится как действующая, возможно, компания просто сменила адрес и нужно приложить усилия по ее поиску. Позвоните по всем имеющимся у вас телефонам, включая мобильные номера сотрудников. Можно обратиться к специалистам, которые за вас выполнят эту работу.
Одним из вариантов выхода из ситуации будет изучить электронную переписку с партнером. Суды признают в отношении договоров на основании пункта 2 статьи 434 ГК РФ, для заключения которых достаточно письменной формы (например, оказание услуг), переписку по почте. Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору (например, Постановление АС Московского округа от 6 июня 2014 г. № А40-131282/13).
Существуют договоры, которые необходимо зарегистрировать, например, контракты с недвижимостью или сделки с интеллектуальной собственностью. Экземпляры таких договоров хранятся в регистрирующих органах: Росреестре или Роспатенте. В случае утери возможно запросить копию в этих органах.
После того как все документы будут восстановлены, нужно создать систему, при которой бумаги не будут теряться. Одним из инструментов является переход на электронный документооборот (ЭДО). Обратите внимание: возможно, нецелесообразно использование ЭДО компаниям с небольшим документооборотом. Но если оборот документов в месяц перешел за отметку в 1 000 штук, это повод для размышления.
Дополнительно, как в случае с ЭДО, так и при бумажном документообороте, имеет смысл разработать специальный регламент по контролю за подписанием первичных документов: определите ответственных лиц, регулярность проверок, ответственность. Ознакомьте сотрудников с этими правилами и придерживайтесь их.
РАСЧЕТ
Журнал для современного бухгалтера
Самый любимый бухгалтерский журнал, который всегда на вашей стороне.
98% подписчиков всегда продлевают подписку на журнал.
Оформление дубликатов документов
Документы такая вещь, что могут запросто потеряться или испортиться. При переезде многие теряют бумаги из-за сложности соблюдения порядка, и потом нуждаются в их восстановлении. Но если документы были нотариально оформлены, у нотариуса можно запросить оформление дубликатов документов. Но нотариус может выдать дубликат документа не всегда и не всем. Именно потому прежде чем идти к специалисту стоит выяснить, если ли в этом смысл конкретно в вашем случае.
Когда возможно оформление дубликата у нотариуса
Если документ изначально был заверен нотариусом, он может оформить дубликат. Чтобы получить копию документа, нужно соблюсти некоторые условия:
Дубликат – это не совсем копия документа, а его замена. Она оформляется только в одном экземпляре и выступает заменой окончательно утерянного подлинника. Если нужно получить несколько копий, их делают уже из дубликата и также заверяют у нотариуса (по необходимости). После того как заявителю выдадут дубликат, сведения об этом вносят в специальный реестр, где фиксируются все нотариальные действия.
Какие дубликаты можно получить у нотариуса
Получение дубликата может понадобиться не только физическим, но и юридическим лицам. Учитывая разницу между ними, в качестве дубликатов могут использоваться разные документы. Юридические лица чаще всего запрашивают дубликаты таких бумаг:
Отсутствие порядка в документах может помешать, когда компания принимает участие в тендерах или конкурсах, бумаги нужно предъявить в суд, а оказалось, что подлинники затерялись при переезде или просто по неосторожности персонала. Нотариус их хранит, и может выдать по запросу. Даже если у организации есть копия, в некоторых сделках она не может её использовать взамен оригинала. А дубликат является равноценной заменой.
Физические лица заказывают дубликаты таких документов:
Если утерянный документ не был заверен нотариально, нотариус не может выдать его документ, поскольку у него его нет.
Особенности соблюдения порядка в оформлении дубликата документа (на примере компании)
Основанием для выдачи дубликата является специальный акт, который подтверждает, что дублируемый документ был утерян или получил повреждения, мешавшие его полноценному использованию. Составление акта ложится на плечи специальной комиссии. В акте указывается:
В самом конце должны стоять подписи всех участников комиссии. Акт подписывает председатель комиссии, все ее члены и генеральный директор компании. Дальше можно начинать процедуру восстановления документа, путем получения дубликата.
Дальше пишется письменное обращение к нотариусу, где выдвигается просьба предоставить дубликат документа, нотариальным оформлением которого специалист занимался. Если оригинал испорчен, его нужно приложить к заявлению. Также прилагается акт, составленный комиссией. Практика показывает, что лучше сразу заверить два экземпляра заявления, чтобы на втором оставить отметку о получении, и тем самым избежать споров о том, когда должен быть выдан дубликат.
Согласно закону, дубликат нельзя править, и он готовится не дольше двух недель. На странице должна быть отметка, что это дубликат. Такая отметка ставится на всех документах. В остальном данные полностью копируются. Если данные менялись (как в случае с трудовой книжкой), изменения нужно подтвердить документально. Только так их можно внести в дубликат.
Порядок выдачи дубликата (для физического лица)
Чтобы заверить утерянный документ, нужно выполнить оформление правильно, соблюдая порядок. Процедура состоит из нескольких этапов, что должен пройти человек, который хочет получить дубликат. Нотариус, выдающий дублированную копию бумаги, проходит свои этапы производства. Схема обычная как для физических, так и для юридических лиц, но имеет отличия:
Останется подождать, пока специалист подтвердит оформление и выдаст заверенный дубликат в соответствии с правилами.
Статья 87. Выдача дубликата документа и нового документа
Статья 87. Выдача дубликата документа и нового документа
1. При утрате документа, приведении в негодность и иных случаях невозможности его использования выдавший документ орган выдает по заявлению заинтересованного лица дубликат, если нормативными правовыми актами не предусмотрена выдача нового документа.
2. Заявление о выдаче дубликата может быть подано до истечения срока действия документа. Оно рассматривается соответствующим должностным лицом единолично в десятидневный срок по материалам рассмотренного ранее административного дела с уведомлением заявителя.
По результатам рассмотрения заявления выносится административный акт.
3. Выдача дубликата документа оплачивается в случаях, размере и порядке, предусмотренных федеральными законами.
4. Выдача нового документа взамен ранее выданного производится в случаях и в порядке, предусмотренных нормативными правовыми актами. При этом заявитель не обязан повторно сдавать соответствующий квалификационный экзамен, представлять какие-либо справки и совершать другие действия, предусмотренные в качестве условий первичной выдачи данного документа.
5. В случаях, когда замена ранее выданных документов, имеющих юридическое значение, проводится по решению государственного органа или органа местного самоуправления, административные расходы, связанные с выдачей новых документов, не могут возлагаться на заинтересованных лиц.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Официальный сайт
Верховного Суда Российской Федерации
ВС разъяснил, в каких случаях официальный документ будет считаться поддельным
МОСКВА, 17 дек — РАПСИ. Подделкой официального документа следует считать изменение его отдельных частей путем подчистки или дописки, искажающее его действительное содержание, либо изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, говорится в постановлении пленума Верховного суда (ВС) РФ.
«Подделкой официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, и подделкой паспорта гражданина или удостоверения, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в частях 1 и 2 статьи 327 УК РФ соответственно признаются как незаконное изменение отдельных частей такого подлинного официального документа путем подчистки, дописки, замены элементов и др., искажающее его действительное содержание, так и изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа», — указывает ВС.
Высшая инстанция отмечает, что, признавая лицо виновным в использовании заведомо поддельного удостоверения или иного официального документа, суд должен установить, какие именно права мог предоставить этому лицу или иным лицам или фактически предоставил данный поддельный документ либо от каких обязанностей мог освободить или освободил.
В качестве примеров пленум приводит предъявление поддельного диплома, медицинской книжки для трудоустройства, предъявление поддельного водительского удостоверения инспектору дорожно-патрульной службы для подтверждения права управления транспортным средством и освобождения от административной ответственности.
«Использование лицом своего подлинного документа, являющегося недействительным (например, с истекшим сроком действия), либо подлинного документа, принадлежащего другому лицу, или предъявление вместо надлежащего документа схожего с ним подлинного документа не образует состава преступления, предусмотренного частью 5 статьи 327 УК РФ», — уточняет ВС.
Пленум обращает внимание, что использование заведомо поддельного (подложного) документа квалифицируется как оконченное преступление с момента его представления с целью получения прав или освобождения от обязанностей независимо от достижения данной цели.
«Если представленный лицом с указанной целью заведомо поддельный (подложный) документ и в дальнейшем использовался для получения прав или освобождения от обязанностей в течение определенного периода (например, при трудоустройстве и в период последующей работы в организации), то предусмотренные статьей 78 УК РФ сроки давности уголовного преследования за такое преступление следует исчислять с момента фактического прекращения использования поддельного (подложного) документа, в том числе в результате пресечения деяния», — следует из текста документа.