Что такое оперативный план
Оперативное планирование
Оперативные планы являются последовательным выполнением тактических планов. Это обычная, ежедневная деятельность, которая позволяет выполнить тактические, а со временем, и стратегические задачи организации.
Основная задача оперативных планов – это организация ежедневной деятельности сотрудников, направление её в приоритетное русло целей и задач. Особенно важно оперативное планирование на начальном этапе бизнеса: во время быстрого развития или работе над новым направлением деятельности. Когда бизнес-процессы не достаточно отлажены и персонал неорганизован, то, скорее всего, он выставит свои приоритеты.
Оперативное планирование повышает контроль над работой персонала, результатами и повышает эффективность работы в целом. Вы сможете видеть, насколько быстро и результативно справляется тот или иной сотрудник, выдерживает ли качество, стандарты работы (при производстве, обслуживании клиентов). Также важно видеть, насколько отдаётся сотрудник работе, какие у него достижения. Поэтому оперативные планы влияют и на мотивацию.
Часть оперативной работы и задач является периодической. Например, написание отчётности, плановое обслуживание, поздравления клиентов на праздники и т. п. Наличие инструментов автоматизации бизнеса позволяет такие задачи ставить только один раз, а затем периодически система будет напоминать сотруднику о необходимости выполнить эту задачу. Такая функция реализована и в комплексе «Простой бизнес».
В целом автоматизация бизнеса позволяет намного эффективнее ставить оперативные планы и контролировать их выполнение. Оперативный план – это список задач, которые необходимо выполнить сотруднику, чтобы получить нужный результат. Например, чтобы довести планы до сотрудников надо их собрать, позвонить им или выслать каждому по электронной почте. При этом для каждого сотрудника в каждой задаче определить приоритет, сроки и иногда бюджет. К тому же вы можете отсутствовать на месте (нередко командировку руководителя сотрудники превращают в выходной на рабочем месте) и работа с удалёнными сотрудниками делает оперативные планёрки невозможными или неэффективными.
По ходу работы возможны корректировки оперативных планов, которые следует вносить своевременно. Оперативно эту проблему позволяет решать система автоматизация бизнеса, которая значительно ускоряет работу и делает оперативное планирование реально оперативным.
В рамках проектного управления, если деятельность организации связана с реализацией проектов, автоматизация даёт ещё больший эффект. Экономию времени руководитель может направить на корректировку планов, анализ промежуточных результатов и дополнительные действия для корректировки.
Для оперативных планов важны процессы их доведения до персонала и контроля выполнения. Формулировка задач должна быть простой и понятной сотруднику, а контроль позволит не только наказать нерадивых, но и поощрить отличившихся – получить информацию для возможных корректировок тактических планов.
Оперативные планы и распределение задач по сотрудникам должны быть взаимосвязанными и направлены на одну цель – получение прибыли и решение тактических задач компании.
Сделать оперативное планирование более прозрачным поможет внедрение CRM «Простой бизнес», которой сегодня пользуются уже более 70 тысяч клиентов. Это многофункциональная программа, позволяющая контролировать планирование в любой сфере деятельности компании – будь то взаимоотношения с клиентами, реализация проектов, финансовая отчетность, обновление сайта или управление персоналом. Чтобы начать работать в программе, достаточно скачать ее с сайта разработчика, где доступна в том числе бесплатная версия сервиса для предприятия с числом сотрудников до 5 человек.
Понятие «Оперативный план» в рамках стратегического холдинга
Тема банальная, но коллективный разум любой компании легко может потерять нить и запутаться в трех березах.
Прошу прощения, что придется читать простые вещи, на практике недоговоренность по, казалось бы, простым вещам порождает проблемы на пустом месте. хотя есть и другой пласт причин, уходящий глубоко в психологию и т.п. вещи.
итак, что такое оперативный план в рамках стратегического холдинга (по одной из известных классификаций).
ИСХОДНЫЕ УСЛОВИЯ для рассуждений
ЧТО ТАКОЕ ОПЕРАТИВНЫЙ ПЛАН?
СОДЕРЖАНИЕ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНА
В оперативном плане ФР ДК НЕ ДОЛЖНЫ присутствовать задачи проектов, поскольку даже контроль отдельной вехи проекта должен осуществляться с пониманием состояния всего проекта в целом, и с пониманием последствий исполнения одной вехи проекта на последующие связанные задачи проекта.
В оперативном плане содержатся:
В годовых функциональных планах мероприятий и в оперативных планах ДОЛЖНЫ находить отражение регулярно выполняемые должностные обязанности и функции, с той лишь разницей, что:
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНА. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ УК-ДК В ЧАСТИ РАЗРАБОТКИ И КОНТРОЛЯ ОПЕРАТИВНЫХ ПЛАНОВ
Оперативный план ДК НЕ ДОЛЖЕН находиться на контроле у президента.
На ежемесячных совещаниях с участием президента происходит ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ реализации стратегических планов компании с целью подведения промежуточных итогов, принятия необходимых управленческих решений, в том числе и корректировки дальнейших действий, если в этом появилась острая необходимость (критически важное событие, форс-мажор). Иначе мы не стратегический холдинг, а операционный холдинг, и всех ген. директоров, ДСР-ов ДК и т.д. необходимо перевести в УК.
В идеале каждый руководитель должен иметь годовой план с детализацией на оперативный план на ближайший месяц, и с детализацией работ по своим подчиненным.
Согласование оперативного плана должно осуществляться только ГД ДК.
ФР УК целесообразно формировать планы-графики общекорпоративных проектов и годовые функциональные планы в рамках бизнес-планирования, чтобы ФР ДК могли своевременно их учесть при разработке своих годовых планов.
Мониторинг: ФР УК должен иметь доступ на просмотр к актуальным годовым планам ФР ДК, и контролировать его только в части общекорпоративных задач (своей зоны ответственности).
КАКИМ ИНСТРУМЕНТАРИЕМ ПОДДЕРЖИВАЕТСЯ СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ: ГОДОВЫЕ ПЛАНЫ, ОПЕРАТИВНЫЕ
ПЕРЕХОДНЫЙ ПЕРИОД (ПЕРЕХОД, КАК ВАРИАНТ, К SERVER MS PROJECT)
Годовые планы и их детализацию в рамках оперативных планов можно вести в Excel-файле в СЭД с общим доступом для топ-менеджеров.
СИСТЕМА МОТИВАЦИИ ПО ИТОГАМ РЕАЛИЗАЦИИ ПЛАНОВ
В конце годового отчетного периода оцениваются итоги годового плана работ в связке с выполнением целевых показателей (стратегических командных, индивидуальных):
Оперативное планирование
Виды оперативного планирования
Оперативное планирование по отношению к соподчиненности на предприятии подразделяется на 2 вида:
Методы оперативного планирования
В оперативном планировании в зависимости от специфики производства, применяется несколько основных методов.
Задачи оперативного планирования
Следует изначально сказать, что основная задача оперативных планов — это организация ежедневной деятельности сотрудников, а также направление ее в необходимое выгодное для предприятия русло. Существует еще и второстепенный ряд задач планирования, в который входят такие как:
Принципы оперативного планирования
Впервые общие принципы планирования были сформулированы А. Файолем. Он в свою очередь выделял 5 основных принципов.
Этапы оперативного планирования для каждого из представленных выше методов индивидуальны. Мы же сейчас рассмотрим этапы объёмного планирования.
В заключение хочется сказать о том, что все мы хорошо понимаем, какую роль планирование играет в успешном функционировании организации. Поэтому изучив информацию, приведённую в этой статье, вы получили возможность сделать свой бизнес более прибыльным и конкурентоспособным.
Оперативное планирование: характеристики, значение и пример
Содержание:
В оперативное планирование представляет собой инструмент управления, который облегчает координацию ресурсов организации (человеческих, финансовых и физических), так что можно достичь целей и задач, содержащихся в стратегических и тактических планах указанной компании.
Цель состоит в том, чтобы развернуть планы, чтобы разработать финансовые прогнозы и максимизировать участие компании на рынке. Операционный план использует финансовые коэффициенты организации для анализа ее прибыльности.
План может включать анализ вклада, чтобы определить, какие процессы необходимы для увеличения прибыли. Это может означать сосредоточение внимания на продаже продуктов премиум-класса или сокращении переменных затрат.
характеристики
Ограничено конкретными подразделениями
Операционный план ограничен одной частью организации. Например, большая корпорация (стратегический план) имеет производственное подразделение (тактический план), которое производит продукты A, B и C.
Каждый из этих продуктов производится отдельно на разных заводах, которыми управляют разные руководители предприятий, которые отдельно составляют свой производственный план.
Таким образом, операционный план создается руководством нижнего уровня подразделения, принадлежащего бизнес-подразделению.
Подробно
Он включает в себя конкретные планы повседневных и низкоуровневых действий и процессов, которые будут поддерживать и обеспечивать выполнение тактического плана. Очень подробно (кто, что, где и когда).
Короткие сроки
Вам следует установить деятельность и бюджеты для каждой области организации на следующие 1-3 года. Они связывают тактический план с действиями, которые организация будет выполнять, и ресурсами, необходимыми для их выполнения.
Оперативное планирование описывает основные этапы, условия успеха и объясняет, как (или какая часть) тактический план будет реализован в течение данного операционного периода.
Сделано отделом, который будет его применять
Его должны подготовить люди, которые будут участвовать в его реализации. Часто требуется значительная межведомственная коммуникация, поскольку планы, созданные одной частью организации, неизбежно имеют последствия для других частей.
Операционный бюджет
Он основан на годовом операционном бюджете и оправдывается им. Таким образом, пятилетний стратегический план обычно требует пяти операционных планов, основанных на пяти операционных бюджетах.
Эти планы и бюджеты следует рассматривать как живые документы, и их следует пересматривать с учетом изменений. Его периодическая проверка является ключом к его устойчивости.
Содержание операционного плана
Оперативный план основан непосредственно на тактических планах, которые описывают миссии, задачи, цели и действия.
Подобно тактическому плану, оперативный план включает четыре вопроса: где мы сейчас находимся? Где мы хотим быть? Как мы туда доберемся? И как мы измеряем наш прогресс?
Оперативное планирование должно содержать:
— Мероприятия, которые предстоит доставить.
— Требования к персоналу и ресурсам.
— Процесс для отслеживания прогресса.
Операционный план представляет собой очень подробную информацию, предназначенную для людей, которые будут выполнять повседневные задачи, необходимые для управления организацией.
Руководству и персоналу следует часто сверяться с операционным планом для выполнения своей повседневной работы.
В оперативном планировании указывается, что, кто, когда и сколько:
Какие
Действия и задачи, которые необходимо выполнить.
ВОЗ
Люди, ответственные за каждое из действий.
когда
Сроки, в которые деятельность должна быть завершена.
Сколько
Объем финансовых ресурсов, предоставленных для выполнения каждого действия.
Категории
Операционный план можно разделить на две категории:
Планы одноразового использования
Они касаются только текущего периода или конкретной проблемы. Они проводят курс действий, который вряд ли повторится в будущем. Эти планы используются только один раз для достижения уникальных бизнес-целей.
Примером этого является то, что компания планирует уникальное специальное мероприятие. У них может быть разовый план, чтобы покрыть все, что связано с этим мероприятием, например, сократить расходы в течение следующего года.
Непрерывные планы
Они переносятся на будущие периоды и при необходимости изменяются. Они разработаны для действий, которые повторяются в течение определенного периода времени, чтобы помочь компании решить повторяющиеся проблемы.
Важность
Оперативный план важен, потому что он помогает рабочей группе:
— Четко укажите, где будут получены необходимые ресурсы.
— Используйте эти ресурсы эффективно.
— Четко определите наиболее важные требования к ресурсам.
— По возможности снизить риски и при необходимости подготовить планы действий в чрезвычайных ситуациях.
— Подумайте о долгосрочном будущем проекта, включая его устойчивость.
Одним из преимуществ оперативного планирования является то, что компания может анализировать, насколько прибыльна ее деятельность.
Операционное планирование анализирует финансовое положение компании, выявляет ее слабые стороны и разрабатывает способы увеличения прибыли.
Операционные планы компании положительно влияют на разные сферы деятельности компании. Реализованный план помогает установить бизнес-цели и достичь конкретных целей.
Это положительно сказывается как на производственных, так и на физических аспектах с точки зрения укомплектования персоналом, делового облика и повседневных процедур.
Это отличный способ обеспечить конструктивное управление всеми сферами бизнеса.
пример
Всегда следует помнить, что распределение действий между людьми является жизненно важным элементом в реализации оперативного плана.
В следующей таблице приведен пример основных компонентов оперативного плана.
Обычно существует 8-10 областей ключевых результатов. В качестве примера показан только один.
— Область ключевых результатов: рост числа участников.
Ссылки
40 лучших цитат Эдуарда Пансета о счастье и любви
Мартин Лютер: биография, Реформация, теории, смерть
Оперативное и стратегическое планирование
Рецепт эффективности – планирование. Каждый час, потраченный на планирование, экономит месяцы труда для бизнеса.
В целях эффективного управления выделим два понятия:
Многие понимают, что план нужен обязательно. Столько же предпочитают не иметь никакого плана вовсе. Необходимость строить планы приходит с опытом. Время, конкуренция, не решаемые проблемы, большое количество персонала приводит бизнес к необходимости строить планы на длительный период.
Написана масса трудов о пользе планирования. Не меньше книг исповедуют «новаторские» подходы в управлении бизнесом, предлагают избегать построение планов, т.к. они приводят к не гибкости бизнеса в динамически изменяемых условиях внешней и внутренней среды.
Правда как всегда где-то по средне. Бизнес выстраиваться под конкретные цели, которые должны быть достигнуты. Какие инструменты будут выбраны для достижения цели, это дело индивидуальное. Если бизнес способен сформировать устойчивый коллектив, команду, каждый член которой будет однозначно понимать цели и задачи бизнеса, ему не нужен контроль, а выходной результат удовлетворяет, то действительно, тратить время на создание и контроль исполнения планов не нужно.
В нашей практике мы не встречали такие коллективы, поэтому предпочитаем строить планы и контролировать их выполнение. Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет что-нибудь сделать с ним сейчас.
Стратегический план
Стратегический план – это документ. Планирование используется для достижения приоритетных целей бизнеса. Завоевание доли рынка. Создание бренда безусловного доверия. Капитализация (с параметрами), и тд. Как правило в основе создания стратегического плана, и в зависимости от размера бизнеса лежат от 3 до 7 целей. Стратегический план строится на период 3-5 лет, реже 5 – 10 лет.
Оперативный план
Оперативное планирование используется для решения тактических задач. Оперативный план строится на 1 год. Хороший оперативный план является частью стратегического. Идеально если оперативный план на период выделяется непосредственно из стратегического плана. Если это возможно, то это является критерием высокого качества стратегического планирования.
Практика стратегического планирования.
Руководство компании определяет группу сотрудников заинтересованных в реализации сформулированных целей бизнеса.
Группа, совместно руководством разрабатывает стратегический план. Этим достигается максимальная вовлечённость и личная заинтересованность ведущих сотрудников в бизнес результате.
Стратегический плане состоит из перечисления целей бизнеса. Каждой цели соответствует разработанный перечень задач, решение которых должно привести к достижению поставленной цели.
Каждая задача состоит из нескольких мероприятий. Мероприятие – конкретное действие, связанное с решением задачи.
Выполнение мероприятий позволяет добиться решения задачи. Контроль достижение цели осуществляется пониманием и проверкой утверждения «..будет ли решена задача, если будут выполнены все сформированные по ней мероприятия?».
Этот же вопрос верен в отношении сформулированной стратегии, «..будет ли достигнута поставленная цель, если будут решены все сформированные по ней задачи?»
Стратегический план формируется виде таблицы, в столбцах которой перечислены следующие разделы:
Стратегия
Задача
Мероприятие
Дата начала
дата окончания
Критерий достижения результата
Ответственный
Все цели, задачи и мероприятия должны иметь следующие параметры:
Каждый из уровней предполагает назначение ответственного, сроки исполнения, и критерии достижения результата.
Контроль исполнения плана
Важным для понимания является формирования представления о формате ответственности за каждое предложенное в плане мероприятие. У любой конкретной задачи и мероприятия должен быть «заказчик» и «подрядчик». Это позволяет однозначно распределить ролевую ответственность за:
Ценность стратегического плана
Сформулированные цели являются основой для ежедневной работы. Бизнес не должен распыляться на второстепенные задачи, не вошедшие в стратегический план. В соблюдение этого правила всеми участниками реализации, а это все компания, заложена основа эффективности использования трудовых и денежных ресурсов. Иными словами, стратегия и тактика должны быть неразрывно увязаны друг с другом.
Не согласованность направлений стратегических и тактических планов, это во многом вопрос эффективности достижения результатов стратегического планирования. Эффективное выполнение нужной работы — это залог успеха. Данный постулат можно охарактеризовать и как утверждение «самое короткое расстояние между двумя точками – это прямая», — ориентация на выполнение только нужной работы.
Планы должны быть реалистичны. Именно неспособность придать стратегии реалистичный характер не позволяет с оптимизмом смотреть в будущее многим проектам. «Оторванная» от реальности, а главное — от фактических усилий компании, стратегия представляет собой пустой звук или красиво оформленную брошюру, пылящуюся на одной из полок в кабинете руководителя.
Стратегии должны быть претворены в жизнь. Очень часто на практике неудача при реализации стратегии связана не с качеством данной стратегии, а с неспособностью грамотно претворить ее в жизнь.
Причастность рядового персонала к реализации стратегических планов компании. До сих пор в большинстве компаний стратегия — прерогатива топ менеджеров, в то время как простые работники не имеют представления о содержании стратегических планов руководства и даже об их наличии. В данном случае выход не в проведении «политинформации», а в выстраивании системы управления, позволяющей «перевести» стратегические инициативы на язык тактики.
Итогом реализации стратегии должно стать интеграции планов и системы управления.
Мероприятия и должностные обязанности
Стратегический план обладает не только фундаментальной ценностью для бизнеса. Одной из его практических функций является создание на его основе перечня должностных инструкций для персонала.
И действительно, не сложно заметить, перечень мероприятий, сформированный в стратегическом плане, позволяют выделить:
На практике это готовые должностные инструкции для персонала, связанные со стратегическими целями и задачами бизнеса. Это ли не чудо?! Не нужно выкачивать из интернета малополезные документы никак не связанные с будущем компании. Описанные критерии оценки выходного результата, основа для оценки эффективности досадности.
Оптимизация численного состава, ролевое управление
Эффективно с первого дня принять ролевую модель управления компании.
Созданный стратегический план должен получить исполнителей. Это могут быть реальны сотрудники или роли позволяющие установить одному сотруднику несколько ролей.
«Роль» – производственный юнит, для которого определены обязанности и критерии качества.
Чрезвычайно эффективным решением для развивающегося, растущего бизнеса в условиях и не до загруженности персонала является решение назначить одному страднику несколько ролей.
Необходимо произвести ранжирование ролей. Для каждой роли может быть определен KPI. При необходимости можно определить систему оплаты труда исходя из ранга должности и важности выполняемых работ.
Первичное бюджетирование (затраты)
Стратегический план составят основу бюджета затрат компании на текущий период, и построение финансовой модели бизнеса.
(подробнее читай статью «Финансовое планирование бизнеса»)
Задачи в стратегическом плане реализации должны получить оценку плановых финансовых затрат. В зависимости от того на сколько полно определены оперативные планы, на столько точно будет определён бюджет затрат.
Затраты на обеспечение данных статей позволят покрыть 80% потребности оперативного плана реализации.
статья
Бюджет
Плановая дата
Создать рекламную компанию и обеспечить приток посетителей на сайт с конверсией 6%. в течение первых 6 мес.
Создать call центр обеспечивающий приём голосовых обращений в режиме 8 х 7.
Создать автоматизированную систему обработки заказов, которая обеспечить реализацию основного бизнес-процесса.
Создать службу рекламаций, которая обеспечить обработку обращений 24 х 7.
Корректировка стратегического плана
Плох тот план что не может быть изменён.
Суть изменения плана состоит построении системы обратной связи, соборе информации, её анализе и принятии решения об необходимости вносить изменения с заданной периодичностью.
Нет смысла в том, чтобы сегодня создать план, а завтра начать его корректировать. Как и нет смысла придерживаться плана, если на каком-то этапе стало понятно, что он не соответствует текущих реалиям.
Возникающая потребность часто менять план, признак низкого качества проработки бизнеса.
Рекомендуется создать регламент, установить правила и порядок внесена изменений в стратегический план. Важно научится создавать планы, которые бы не требовали изменения чаще раза в год.
Пример оперативного плана
статья
Бюджет
Плановая дата
Ответственный (роль)
критерий
Создать рекламную компанию и обеспечить приток посетителей на сайт с конверсией 6%.