Что такое описание деятельности
ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Смотреть что такое «ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» в других словарях:
ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАТОРА — отображение деятельности оператора с помощью некоторой системы знаковых средств. Выделяют два подхода к О. д. о. на уровне СЧМ и на уровне отдельных операций. Первый подход служит для раскрытия и отображения только общих психологических… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
АЛГОРИТМИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАТОРА — один из видов формального операционного описания трудового процесса как совокупности дискретных единиц деятельности и правил, определяющих порядок их следования. А. о. д. о. относится к категории алгоритмов сводимости, т. к. единицы, принимаемые… … Большая психологическая энциклопедия
МНОГОМЕРНО-ВЕСОВОЕ ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — разновидность описания деятельности оператора на системном уровне, заключающаяся в объединении наиболее существенных факторов и показателей деятельности и в представлении их в единой стандартизированной форме. Для такого описания требуется,… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
ПРОСТРАНСТВЕННО-ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — разновидность описания деятельности на системном уровне; является одним из простых способов установления взаимосвязи между человеком и техническими средствами. Описание осуществляется с помощью схемы, на которой изображены технические средства, с … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
деятельности теории — ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТЕОРИИ организованная со вокупность знаний и идей, проясняющих строение деятельности, понятой либо в качестве универсального принципа человеческого мира, либо как основание определенной предметной области. Первые философские… … Энциклопедия эпистемологии и философии науки
Описание вещей — (англ. description of property) процедура, применяемая в криминалистической практике для фиксации точных сведений о предмете с подробным описанием его внешнего вида и особых признаков. При О.в. должны быть зафиксированы также сведения об… … Энциклопедия права
Описание — 3.2. Описание СИЗОД фильтрующие с принудительной подачей воздуха, используемые с масками, полумасками и четвертьмасками обычно состоят из следующих элементов: а) одного или нескольких фильтров, через который (которые) проходит весь воздух,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ОПИСАНИЕ И ОБЪЯСНЕНИЕ В СОЦИАЛЬНОМ ПОЗНАНИИ — взаимосвязанные функции соц. познания, осуществляемые на различ. его уровнях (эмпирич. и теоретич.). Описание представляет собой фиксацию рез тов эмпирич. исследования в соответствующих терминах. В процессе описания данные наблюдения,… … Российская социологическая энциклопедия
описание внедрения (применения) — 3.38 описание внедрения (применения) (implementation description): Фаза модели предприятия, которая описывает конечный набор процессов, ресурсов и правил, выполняемых для достижения требуемых эксплуатационных характеристик для выполнения бизнес… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА ОЦЕНКИ — (англ. description of appraised property) – всесторонняя характеристика объекта оценки. Объект оценки – действующее предприятие или долевое участие в нем, материальные и нематериальные активы, ценные бумаги, активы и пассивы кредитных организаций … Финансово-кредитный энциклопедический словарь
Технология структуризации и описания организации шаг за шагом
Авторы: Ковалев Сергей Михайлович, Ковалев Валерий Михайлович,
Источник: Журнал «Консультант директора»
Одним из главных вопросов, на который отвечает менеджмент является: «Что отличает успешные компании от неуспешных?».
Оказывается, что успешных от неуспешных отличают ряд секретов.
Успешными стали компании, которые смогли поставить перед собой амбициозные, и в тоже время реальные цели, а также смогли разработать пути их достижения. В менеджменте это называется стратегией.
Разработка стратегии является необходимым, но не достаточным условием успеха. Об успехе недостаточно просто мечтать и сам по себе он не приходит. Необходимо организовать его достижение. Для это нужно спроектировать эффективные бизнес-процессы, которые приведут Вас к достижению стратегических целей, и построить эффективную организационную структуру, которая будет поддерживать Ваши бизнес-процессы.
Часть 1. «Описание бизнес-направлений компании»
Четыре шага описания организации.
Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:
В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации «как есть», который состоит из четырех шагов.
Рис. 1. Четыре шага описания организации.
При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием «вертикальное описание» является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности «как есть» используется сложный инструмент под названием «горизонтальное описание». При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.
Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.
Понятия «декомпозиция» и «критерии декомпозиции».
Давайте рассмотрим первый шаг описания организации, на котором разрабатывается перечень бизнес-направлений. Для правильной разработки данного перечня полезно рассмотреть и использовать понятия «декомпозиция» и «критерий декомпозиции».
Рис. 2. Первый вариант дерева шаров.
При втором подходе шары сначала делятся по цвету на белые и черные, а потом делятся по материалу на деревянные и железные. Возможен и третий подход. Шары сначала делятся по материалу, а потом по цвету. В данных случаях материал и цвет являются критериями декомпозиции (рис. 3.).
Рис. 3. Второй и третий варианты дерева шаров.
Отсюда вытекают два важных правила, которые нужно применять при структуризации деятельности компании.
Правило 1. На одном уровне нужно применять только один критерий декомпозиции.
Правило 2. Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.
В статье мы будет использоваться понятие «классификатор», которое по своей природе является синонимом понятия «дерево». Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора (рис. 4).
Рис. 4. Иерархическое дерево / классификатор
Разработка дерева бизнес-направлений.
Давайте рассмотрим, как понятия «декомпозиция» и «критерий декомпозиции» применяются при разработке перечня бизнес-направлений.
Например, для компании «Эврика», которая занимается торговлей чаем, одеждой и мебелью дерево бизнес-направлений, состоящее из элементов:
построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 5).
Рис. 5. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании «Эврика».
Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся дистрибуцией фармацевтических препаратов и имеющий большой ассортимент продукции. Для данного типа бизнеса, такой критерий декомпозиции, как продукт, не подошел. Компания сформулировала, что важным критерием разбиения ее бизнес-направлений являются рынки или клиенты, согласно чему был разработан следующий классификатор бизнес-направлений:
В данном случае дерево бизнес-направления выглядит совершенно иным образом, потому что использовался другой критерий декомпозиции – рынок (рис. 6).
Рис. 6. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании – дистрибьютора фармацевтических препараторов.
Описание бизнес-направлений в нескольких разрезах.
Давайте рассмотрим еще один пример компании, занимающейся производством и реализацией одежды и обуви. При проектировании своей деятельности, компания сформулировала два важных объекта относительно, которых нужно строить бизнес: продукт и рынок/клиент. Для продающих подразделений существенным объектом являлся «рынок», так как каждый из них требовал своей технологии и специфики работы. В свою очередь производящие подразделения важным объектом считали «продукт», так как производство было технологически тесно связано с ним.
При построении второго дерева использовался рыночный критерий и оно состояло из следующих элементов:
Рис. 7. Описание бизнес-направлений в нескольких разрезах для компании, производящей одежду и обувь и продающей их на различных рынках.
При построении дерева бизнес-направлений встает вопрос, до какого уровня нужно опускаться при его декомпозиции. Особенно актуален данный вопрос для предприятий, имеющих большую номенклатуру продукции.
В данном случае существует простое правило. Опускаться при разбиении дерева бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы. Что значит технологически различимы?
Для каждого бизнес-направление в дальнейшем будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, информационные и материальные потоки или другими словами бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.
Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся бизнесом по производству и продаже аудио–видео продукции и торгового оборудования. Дерево бизнес-направлений компании состоит из следующих элементов:
В данном случае при розничной торговле аудио-видео продукцией склад отгружал, а продавец продавал всю продукцию по одной технологии. Технология доставки различной продукции от поставщика на склад и со склада на торговые точки тоже была одинаковой. Другими словами, технология работы с продуктами второго уровня была одинаковой и при построении дерева бизнес-направлений достаточным оказался только первый уровень дерева.
Рис. 8. Дерево бизнес-направлений компании, занимающейся производством и продажей аудио-видео продукции и торгового оборудования.
Рис. 9. Дерево бизнес-направлений банка.
Часть 2. «Описание основных и обеспечивающих бизнес-процессов»
Шаг 2. Описание работ, функций, бизнес-процессов.
Построение дерева работ.
Вторым шагом описания организации «как есть» является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые происходят в организации и которые прямым или косвенным образом поддерживают бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ.
При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия «родительская» и «дочерняя» работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая декомпозируется на работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют (рис. 10).
Рис. 10. Дерево работ.
При построении дерева работ нужно соблюдать следующие правила:
Далее в статье будут использоваться понятия: дерево функций и дерево бизнес-процессов. Давайте рассмотрим, что такое функция, бизнес-процесс и различия между ними. И функция и бизнес-процесс состоят из работ. Различие между ними заключено в том, что функция состоит из работ однородных, а процесс – разнородных и на выходе имеет результат. По своей сути функция и бизнес-процесс – это различные варианты объединения работ, реализуемых в компании. Более того эти понятия являются относительными. Функция является частью процесса, а процесс состоит из функций, при этом процесс является функцией для более глобального бизнес-процесса, в который он входит.
В данной статье в первом приближении понятия «работа», «функция» и «бизнес-процесс» будут считаться идентичными и преимущественно использоваться будет понятие бизнес-процесс. Аналогично понятия «дерево работ», «дерево функций» и «дерево бизнес-процессов» на данном этапе также будут считаться идентичными, и преимущественно использоваться будет выражение «дерево бизнес-процессов».
При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями (рис. 11.):
Рис. 11. Классификация бизнес-процессов.
Основные бизнес-процессы.
Одной из сложностей постановки современного менеджмента является наличие слабо формализованных объектов, которыми необходимо эффективно управлять. Для того что бы, точнее определить подобные объекты приводят несколько определений, которые с разных точек зрения описывают рассматриваемый объект. Аналогичным образом поступают при рассмотрении четырех групп бизнес-процессов.
К группе основных относят следующие бизнес-процессы:
Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов, какова их роль, каково их предназначение? (Таблица 1) Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Далее это будет рассмотрено на практических примерах.
Таблица 1. Характеристики основных бизнес-процессов.
Определения
Отличительные особенности
Давайте рассмотрим пример построения дерева основных бизнес-процессов на примере компании «Эврика». Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:
Рис. 12. Первый вариант дерева основных
бизнес-процессов компании «Эврика».
Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании «Эврика» получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.
Обратите внимание, что нижний уровень первого варианта и верхний уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании «Эврика» является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 13).
Рис. 13. Второй вариант дерева основных
бизнес-процессов компании «Эврика».
Какой вариант лучше? Практика описания и оптимизации деятельности предприятий показала преимущество использования второго варианта, и он является рекомендуемым. Связано это с тем, что при продуктовой декомпозиции на верхнем уровне, деятельность компании удается расщепить на ряд независимых функциональных блоков, дающих на выходе результаты, обладающие ценностью. Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.
Обеспечивающие бизнес-процессы.
Давайте рассмотрим определение обеспечивающих процессов.
Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые могут продаваться на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения (Таблица 2).
Таблица 2. Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов.
Определения
Отличительные особенности
Часть 3. «Описание бизнес-процессов управления и развития»
Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Процессы управления являются тоже обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.
К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:
Таблица 3. Характеристики бизнес-процессов управления.
Определения
Отличительные особенности
Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:
Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс «Бюджетирование», то этап «Планирование» будет называться «Разработкой бюджетов», выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее происходит реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т.д. Если рассмотреть процесс «Стратегическое управление», то первый этап будет называться «Стратегическое планирование», выходом которого будет стратегический план.
Рис. 14. Типовая структура бизнес-процессов управления.
Если сделать обобщение, то существует ряд «необходимых» бизнес-процессов управления, которые имеются в любой компании:
Что касается других бизнес-процессов управления, то они определяются спецификой и стратегией компании. Например, одна компания внедрила у себя управленческий бизнес-процесс, который называется «Управление активами». Дело в том, что данная компания поставила в качестве одной из стратегических целей – повышение своей рыночной стоимости. При этом компания имела акции, которые котировались на фондовом рынке. Для реализации данной цели в этой компании был создан бизнес-процесс «Управление активами», для поддержки которого также было создано отдельное структурное подразделение.
Если идти дальше и перебирать возможные объекты управления, то может встать вопрос: «Нужно ли управлять воздухом?» Ведь воздух тоже ресурс и он необходим для функционирования компании. Ответ на этот вопрос звучит следующим образом: «Воздухом нужно управлять в случае, если он является дефицитным или критическим ресурсом». Этому есть примеры. В шахтах, где работают шахтеры, на складах, где хранится продукция, требующая особого температуро-влажностного режима, подобные бизнес-процессы управления существуют (рис. 15).
Рис. 15. Перечень бизнес-процессов управления.
В виду идентичной структуры и общности бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование типовых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности. Для этого нужно взять типовые описания, содержащие максимально возможный набор функций, сравнить с существующей деятельностью компании и методом вычеркивания составить описание управленческих бизнес-процессов предприятия «как есть». Использование типовых описаний также позволяет показать, каких функций и бизнес-процессов в компании не хватает для того, что бы перевести организацию в более оптимальное состояние «как надо».
К этой группе относят следующие бизнес-процессы:
Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода (Таблица 4).
Таблица 4. Характеристики бизнес-процессов развития.
Определения
Отличительные особенности
Пример дерева бизнес-процессов компании.
Давайте рассмотрим пример дерева бизнес-процессов компании, занимающейся бизнесом по производству и продаже аудио–видео продукции и торгового оборудования (рис. 16).
В данном примере перечень основных бизнес-процессов компании полностью совпадает с перечнем бизнес-направлений, которые были выделены на первом шаге описания деятельности «как есть».
Рис. 16. Дерево бизнес-процессов компании, занимающейся бизнесом по производству и продаже аудио–видео продукции и торгового оборудования.
Для этой компании к типовым бизнес-процессам управления добавился новый бизнес-процесс «Управление товарным запасом». Это связано с тем, что ассортимент продукции данной компании составлял несколько десятков тысяч наименований и как следствие товарный запас был критическим объектом управления, так как недостаточно эффективное управление им приводило к большим издержкам.
В данном дереве бизнес-процессов отсутствует ветка с бизнес-процессами развития. Это связано с тем, что бизнес-процессы развития представляют из себя проекты, которые невозможно формализовать заранее. Каждый проект формализуется и описывается в тот момент, когда он инициируется. Поэтому при построении дерева бизнес-процессов проекты развития не показываются, показываются только регулярные виды деятельности – бизнес-процессы.
Глубина описания бизнес-процессов.
При построении дерева бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации при котором количество выделенных бизнес-процессов не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов это норматив удваивается и равняется 40. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы из которых он состоит. Этот шаг называют описанием бизнес-процессов.
При описании бизнес-процесса возникает вопрос, до какого уровня нужно декомпозировать или делить бизнес-процесс. Интересным является факт того, что детализировать и описывать бизнес-процесс можно до бесконечности. Специалисты по описанию бизнес-процессов часто шутят, говоря, что работа по описанию бизнес-процессов начинается и никогда не заканчивается. Это связано с тем, что любую операцию, например, «Подготовка документа», всегда можно разбить на более простые шаги: «Включить компьютер», «Запустить текстовый редактор» и так далее. Поэтому если не сформулировать критерии определения степени и глубины описания, работа по описанию бизнес-процессов, может никогда не закончиться. При этом существуют следующие оценки – для того, что бы детально описать всю деятельность организации и оперативно поддерживать разработанное описание в актуальном состоянии, то на каждых трех работающих в организации сотрудников понадобится один специалист по моделированию бизнес-процессов.
Когда нужно остановиться при описании бизнес-процесса? Какие критерии существуют? Для ответа на этот вопрос вводят такое понятие, как цель описания бизнес-процессов. Прежде чем описать бизнес-процесс, необходимо четко сформулировать цель его описания: для чего нужно описывать процесс и что нужно получить от описания процесса на выходе.
Можно поставить цель снижение издержек процесса, можно спланировать уменьшение времени или повышение качества бизнес-процесса и т.д. Сформулированная цель дает критерий глубины и степень описания бизнес-процесса, согласно чему описание должно вестись до тех пор пока сформулированная цель, которая должна быть измеряемой не достигнута.
В итоге глубина описания бизнес-процесса зависит от цели и в каждом конкретном случае индивидуальна. Тем не менее в проектах по описанию и оптимизации бизнес-процессов удалось обобщить стандартные цели и найти стандартные критерии определения глубины описания бизнес-процессов. В общем случае процесс нужно декомпозировать до тех пор, пока не будет разграничена ответственность между конкретными сотрудниками организации. При достижении этого уровня необходимо остановиться.
Как показала практика, основные проблемы в деятельности организации лежат на стыках между структурными подразделениями и сотрудниками. При этом одним из основных методов оптимизации деятельности является формализация распределения ответственности между подразделениями и сотрудниками, а также формализация результатов передаваемых от одного сотрудника или подразделения компании к другому.
На рис. 17 показано дерево работ бизнес-процесса. Согласно вышеописанному критерию для завершения его описания необходимо детализировать только работу 3.1.1, так как за нее отвечают две должности.
Рис. 17. Дерево работ бизнес-процесса.
Размер дерева работ бизнес-процесса.
Для экономии ресурсов, снижении времени и повышении успешности проекта по оптимизации деятельности необходимо иметь четкое представление об объеме и трудоемкости работ по описанию бизнес-процессов. Эта работа достаточно рутинная и по времени может достигать нескольких месяцев для средней организации. Нужно знать, что при детализации бизнес-процесса объем работ по его описанию значительно увеличивается при переходе на более нижние уровни.
Давайте рассмотрим случай, когда каждая работа бизнес-процесса делится на четыре части. Если опуститься до третьего уровня в целом получается двадцать одна работа. Если же опуститься на шесть уровней вниз общее количество работ составит величину близкую к полутора тысячам. В случае если делить каждую работу бизнес-процесса на шесть частей, то соответственно на третьем уровне получится сорок три работы, а на шестом – около десяти тысяч (Таблица 5).
Таблица 5. Размер дерева работ бизнес-процесса.
Уровень
Общее число работ в дереве