Что такое оптимизация документооборота

Как оптимизировать кадровую работу

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку. Рассмотрим, как упростить процессы, сократить количество документов и при этом не нарушить закон

Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:

Что важно знать при оптимизации кадровых документов

Обязательные и необязательные документы

Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону.

Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:

Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось». Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр. К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.

Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.

Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.

Оптимизация содержания документа

Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.

Пример. Типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приеме на работу содержит много информации, которую не каждый работодатель готов вносить в приказ. Например, условие об испытательном сроке. Ст. 68 ТК РФ устанавливает, что приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Здесь важно, чтобы не было разночтений, но объем приказа работодатель может регулировать сам.

В информационных системах, которыми мы пользуемся, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.

Специалист по кадрам Татьяна Козинец:

«Перевод документов и кадровых процессов в компьютерную программу — это огромная помощь. Еще недавно я вручную считала, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику, сколько неотгулянных дней осталось у увольняющихся. Сейчас за меня все считает программа. Это значительная и значимая для меня экономия времени. Гораздо быстрее и проще работать не только с отпусками. Легче готовить документы по любому событию, а у нас в работе их множество: прием, увольнение, перевод, совмещение и пр.».

Корректировка формы и смена формата

Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.

Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели ведут большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Как упростить кадровые процедуры

Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы:

Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота.

После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять. И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа. Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.

Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.

Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Как организовать электронный документооборот

Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.

По каждому типу документации надо учесть, установлены ли требования:

При переходе следует различать два понятия:

Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.

Подробнее о видах подписи мы рассказывали в одном из материалов.Кадровые документы, которые согласно законодательству должны быть подписаны собственноручно, в электронном формате требуют усиленной квалифицированной подписи (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63). К ним относятся трудовой договор, ознакомление с локальным нормативным актом, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и пр.

Если в законах нет требования готовить документ на бумаге, для подписания достаточно усиленной неквалифицированной ЭП, а для необязательных документов можно использовать простую подпись.

Таким образом, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Пример оптимизации приема на работу 666.9 КБ

Пример оптимизации работы с отпусками 643.3 КБ

Источник

Дельные советы (бери и делай): как сократить затраты вашей организации на работу с документами в 5 раз

Рано или поздно руководитель любой организации, подсчитывая полученную или недополученную прибыль, начинает задаваться вопросом: «А нужно ли содержать такое большое количество офисного персонала? Чем все эти люди вообще заняты?». Речь идет о персонале, который не формирует выручку, а несет поддерживающие функции. К таким сотрудникам обычно относят секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров, сотрудников ОЦО, делопроизводителей, архивистов, юристов, бесконечное количество ассистентов и т.д.

Для начала стоит выделить причины, которые влекут за собой увеличение штата:

Как только на повестке возникают обозначенные выше вопросы, каждый сотрудник, который находится под прицелом оптимизации, пытается доказать свою незаменимость. Здесь мы рекомендуем использовать подход: доверяй но проверяй.

Контроль исполнительской дисциплины

Время прихода и ухода сотрудников (нахождение на рабочих местах) — справиться с данной задачей поможет система контроля управлением доступа (СКУД), а также видеонаблюдение. В настоящее время, при наличии СКУД, без труда и нарушения гражданских свобод, можно получить автоматический отчет о времени нахождения работников на территории офиса.

Мониторинг активности сотрудников за персональным компьютером — здесь не ведется речь о слежке за каждым действием сотрудника. В настоящее время существуют инструменты, которые позволяют вести учет, например, того, с какой периодичностью сотрудник вводит данные в бухгалтерскую программу, какой временной интервал между операциями, сколько по времени сотрудник работал в той или иной системе.

Если основной задачей работника является ввод данных в 1С, а по отчету видно, что он работал в ней лишь ⅔ от своего рабочего времени, вот здесь должен возникнуть вопрос — чем он занимался в остальное время?

Постановка задач только в письменном виде с указанием сроков их выполнения и назначения ответственного лица. Любые задачи (подготовка отчетов по результатам совещаний, согласование договора с контрагентом, подготовка претензии и т.д.) должны быть зафиксированы в ERP системе (допустим Битрикс 24). В настоящее время любая ERP система позволяет по итогам любого периода сделать выгрузку по общему количеству задач, с детализацией на те, которые были выполнены в установленные сроки и с их нарушением.

Хронометраж рабочего дня специалиста — проведите хронометраж рабочего дня специалиста. Для этого попросите его на протяжении недели последовательно фиксировать в специальной таблице (лучше в бумажном виде) любые осуществляемые им действия с указанием количества затраченного времени. Получив отчет, вы сможете провести тестовые замеры и определить реальные сроки на выполнение задач. Также полученные результаты можно сверить с общедоступными существующими нормативами. Несомненно, данная информация позволит изменить ряд текущих процессов и повысить их эффективность.

Определите нормы выработки на сотрудника. Их можно привязать к количеству выполняемых операций (допустим, полный спектр по обработке входящего документа или количество проводок, которые сотрудник должен отработать в системе и т.д.). Понимая динамику изменения объемов, можно будет легко оценить потребность в дополнительном персонале и уровень загрузки текущих сотрудников.

Посчитали и прослезились. Как посчитать реальную стоимость операций

Любая операция, которую осуществляет сотрудник (обработка документов, занесение информации в бухгалтерские программы, проверка реквизит, подготовка документов к отправке) имеет для организации реальную стоимость. Складывается она, обычно из суммы всех выплат сотруднику (з/п, отпускные, премии), с учетом налогов, затрат на использование офисных площадей, административную поддержку (кадровое и бухгалтерское сопровождение работника, ИТ-поддержку) и т.д., поделенную на общее количество выполненных за отчетный месяц однотипных операций.

Например, по нашим подсчетам, средняя стоимость приемки, обработки и подготовки к хранению 1 документа (полный цикл с подсчетом затрат на всех работников, кто осуществлял хоть малейшее действие с документами), без учета его дальнейшего хранения, в организации может составлять до 250 рублей.

Понимая реальное количество входящих в организацию документов в рамках года, нетрудно подсчитать общий объем затрат. Сумма может вас неприятно удивить.

Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.

Как можно повысить эффективность процессов работы с бухгалтерскими и финансовыми документами

Понимая реальную себестоимость каждой операции, которую выполняют ваши работники, можно передать непрофильные, часто повторяющиеся функции аутсорсеру, если предлагаемая ими стоимость позволит вам сэкономить.

Выделите и локализуйте дублирующие функции сотрудников (например, ввод данных с одного документа в различные системы, ксерокопирование, сканирование и т.д.)

Оптимизируйте количество проверок правильности оформления документов (задайте себе вопрос — для чего они нужны) и максимально их автоматизируйте (так исключается риск человеческой ошибки).

Что еще можно сделать:

А есть ли утвержденные нормы выработки?

Вот, как пример, нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству):

Используя подобные исходные данные, можно определить, сколько каждый специалист должен тратить времени на выполнение отдельной задачи. Несомненно, с учетом внедрения современных технологий и уровня автоматизации, существующие нормативы необходимо актуализировать под свою организацию, а большую их часть разрабатывать с нуля.

ВАЖНО: Если вы хотите найти норматив или определить нормы выработки на конкретные действия, можете описать задачу, направить свой вопрос на адрес info@archiv.ru и мы, с учетом нашего 20 летнего опыта, постараемся вам помочь. Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.

Типичные ошибки руководителя

Если вы руководитель и сейчас с негодованием качаете головой, то не спешите с выводами, а для начала просмотрите список типичных ошибок:

Есть и множество других факторов, из которых можно сделать вывод, что неорганизованность работы сотрудников — следствие неверно построенных регламентов работы внутренних процессов в организации. А за это отвечает уже руководитель.

Еще один бесспорно важный момент — автоматизация.

Как автоматизировать процессы по обработке документов

Чтобы обработать любой документ, требуется произвести несколько последовательных действий:

И это при условии. что не потребовалось отправлять документ на доработку, исправление и потом повторять цикл заново.

При помощи автоматизации можно ускорить время обработки на каждом этапе.

Автоматизация процессов обслуживания документов, позволяет существенно ускорить их обработку. Это означает:

Делис Архив поможет вашей организации правильно рассчитать текущие затраты на работу и обслуживание документов и предложит варианты по их сокращению в 3-5 раз. Также мы сканируем документы, внедряем системы электронных архивов, осуществляем хранение документов на выгодных условиях.

Источник

Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами

Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов

*** Самые популярные решения

Для органов власти и государственных структур

Система электронного документооборота «Дело»

Для крупных компаний и международных корпораций

Система документооборота «Тезис»

Для малого и среднего бизнеса

Система управления заданиями и документами «Ведок»

Для электронного архива

Подсистема «Архивное Дело»

*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.

Источник

Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД?

Крупные компании стараются всё реже использовать бумажные носители информации и переходят на системы электронного документооборота (СЭД). Это один из методов оптимизации документооборота. Эксперты отмечают, что для управляющего документацией метод электронного документооборота (ЭДО) эффективный, быстрый и удобный.

Практика показывает, что чем больше сотрудников будет вовлечено в ЭДО, тем больше будет экономический эффект.

Показатели эффективности проявляются в следующем:

Чтобы ввести систему электронного документооборота в компании, необходимо сформировать полное представление о стандарте и об информационной системе нового поколения.

В чём особенности и преимущества ЭДО?

По своей сущности ЭДО — это отдел IT-инфраструктуры, управляющий документацией компании. Основной единицей системы является электронный документ — файл. Заверенный электронной подписью, он приобретает юридическую значимость.

ЭДО происходит с помощью оператора, который включен в сеть доверия налоговых органов. Компания направляет нужный файл адресату, и уже через несколько секунд получатель находит его на своем компьютере. В процессе пересылки автоматически проверяется легитимность подписи и соответствие формата отсылаемого файла требованиям законодательства.

Электронный документооборот имеет минимум девять преимуществ по сравнению с бумажным:

Что нужно знать о видах электронного делопроизводства?

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности:

Любой частный документооборот при необходимости можно автоматизировать. Для каждого структурного подразделения потребуется разработать собственную систему оборота документов. Специалист, управляющий документацией по общему руководству, получит в пользование систему, которая упростит сбор и поиск информации, сформирует подборку материала по нужным параметрам.

Как перейти на СЭД?

Системы СЭД выпускают с различным функционалом. Evfrat — позволяет автоматизировать регистрацию, выполнить точный и быстрый поиск, является отдельным почтовым клиентом. В DocsVision — к основным функциям добавлена возможность управлять большими информационными потоками, взаимодействовать с другими системами. DIRECTUM — обладает дополнительными возможностями по вводу сведений с цифровых носителей, факсов, сканеров. Дело — имеет режим электронно-бумажной работы, разграничивает права на доступ, функции согласования.

После выбора и приобретения системы необходимо пройти процесс внедрения. Он состоит из нескольких этапов:

Для всех этапов необходимо разработать максимально понятные инструкции.

Оптимизировать документооборот можно силами специалистов компании. Но будьте готовы к большим финансовым и временным затратам. Альтернативный вариант — привлечь специалистов профильной компании и получить проект под ключ с гарантией и в сжатые сроки.

Рекомендуем

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.

Источник

Как организовать эффективный документооборот

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Необходимость регламентации документооборота

Документооборот существует в любой компании – от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей – а значит работать эффективнее.

Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы – запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники – продавцы и средний менеджмент магазинов – приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.

Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.

С чего начать разработку регламента

Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.

Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.

Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.

Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.

Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Количество регламентов в компании

В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.

Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции – более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.

Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.

Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании – регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.

Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.

Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.

Рис. 1. Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»

Инструменты контроля документооборота

Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.

Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.

Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров – формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рис. 2. Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»

Таблица. Пример реестра приема и передачи документов

Реестр может существовать как в электронном, так и в бумажном виде, в форме таблицы, содержащей определенные поля – от кого, кому, для каких целей и в какие сроки передан тот или иной документ. При необходимости можно включать в него и дополнительные поля, например фактический срок обработки документа. При этом в регламенте закрепляется время обработки документа, что позволяет спрогнозировать момент поступления документа на следующий этап маршрута.

Использование реестров позволяет накопить определенную статистику обработки документов в компании, а по результатам измерений можно определить, когда возникают проблемы и с чем они связаны. Это может быть кадровый вопрос (сотрудник не справляется, возрос объем работы), инфраструктурный (не хватает копировальной техники) и другие.

Безусловно, контролем и анализом документооборота в компании должна заниматься специальная служба или отдел.

Николай Переверзев: Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если что-либо изменилось в самих процессах. Подходы к контролю могут быть разными. Например, если не сданы в срок бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником соответствующую беседу, если же пропущены все сроки и я как руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключить и возможность штрафа сотрудника. Когда речь идет о договоре, который вовремя не согласован, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков работы, или применить меры административного воздействия – тот же штраф, депремирование.

Что касается специального отдела контроля документооборота, то, на мой взгляд, его целесообразно создавать лишь в крупных компаниях.

Екатерина Усольцева: Хотелось бы подчеркнуть важность обратной связи с сотрудниками компании. К сожалению, далеко не всегда только из имеющихся документов можно составить представление о реальном положении дел. Поэтому мы еженедельно собираем руководителей отделов, задействованных в разных проектах, и обсуждаем процесс их выполнения. Случается, что в ходе таких бесед сотрудники высказывают то, что никак не отражено в документах, но тем не менее становится основанием для корректировок планов и бюджета компании.

Как устранить излишнюю бюрократизацию

Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Участники дискуссии поделились своим опытом, как этого избежать.

Валерий Бровкин: От излишнего документооборота и согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. Так, если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется.

У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Можно также порекомендовать периодически, например раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота.

Эдуард Зейбель: Я согласен с тем, что когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что ни один регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за пределами регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания – это скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить и в новый документ.

Подводя итоги «круглого стола», можно отметить основный вывод всех его участников: грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу финансово-экономической службы, но и позволяет существенно повысить эффективность финансового управления компании.

Источник