Что такое письменное общение

Разница между устным и письменным общением

Главное отличие

Основное различие между устным общением и письменным общением заключается в том, что устное общение — это далеко не слово, передающее планы и мысли от какой-либо конкретной группы или группы другим, тогда как письменное общение означает направление сообщений или совет в буквенной форме.

Устное общение или письменное общение

Устное общение — это процедура передачи сообщений или отчета от диспетчера к получателю из уст в уста. Напротив, письменное общение — это метод обмена сообщениями или информацией для писателя и получателя посредством печатной формы. Устное общение — это неформальный способ, а письменное общение — формальный.

Устное общение не имеет записи, тогда как письменное общение всегда имеет историю. Устное общение не требует больших затрат, в то время как письменное общение обходится дорого. Устное общение вызывает мгновенную реакцию, в то время как письменное общение требует времени, чтобы дать обратную связь. Устное общение требует меньше времени на подготовку и доставку массажа, тогда как письменное общение требует много времени для организации передачи сообщений. Устное общение не считается надежным, в то время как письменное общение заслуживает наибольшего доверия.

При устном общении не требуется просматривать сообщение перед передачей, но при письменном общении важно перечитывать сообщения перед отправкой кому-либо. Устное общение более гибкое; он может предупреждать или изменять в зависимости от состояния, тогда как письменное общение не регулируется и не является удобным; требуется время, чтобы внести изменения или скорректировать сообщения.

Высокий уровень грамотности не означает, что в устном общении получатель должен понимать только сообщение, но грамотность применима в письменном общении. Устное общение может начинаться напрямую, в то время как письменное общение должно сопровождаться различными формальностями, поэтому для начала такого обсуждения требуется формальный процесс. Как правило, при устном общении грамматика не учитывается, тогда как письменное уведомление должно быть грамматически точным, поскольку оно влияет на сообщение.

Сравнительная таблица

Что такое устное общение?

Устное общение — это способ передачи или получения сообщений с помощью устных слов. Этот стиль общения широко используется во всем мире из-за быстрой и быстрой реакции. Лучшее в этом общении — то, что отправитель и получатель могут уведомлять невербальные сигналы, такие как язык тела, выражение лица, тон речи и т. Д. Это общение делает устное общение более искренним. Между отправителем и получателем складываются хорошие отношения благодаря их особому подходу. Нет точного правила, указывающего на соблюдение формальностей при устном общении.

Устное общение может быть прямым и косвенным. Длительный разговор происходит между двумя или более людьми, например, общение лицом к лицу, адреса, конференции, собрания, аргументы, сеансы и т. Д. И долгий разговор — это такой тип общения, в котором должно быть что-то используемое для обмена, например, телефонный диалог, видеокассета, звук голоса и т. д.

Устное общение более деликатно. В нем также есть дополнительная гибкость, и вы даже можете обсудить измененные аспекты любого вопроса, а также быстро принять решение. Однако при устном общении слова, однажды произнесенные, никогда не могут быть сохранены.

Хотя это не подходит для конфиденциальной или конкретной информации, потому что в нем нет разрешенной записи того, что было сказано, без какой-либо записи на магнитофон или видеозаписи, потому что в ситуации грубой ошибки никто не будет нести ответственность. Устное общение должно быть твердым, значительным, деликатным, простым и поучительным. Это экономично, потому что защищает деньги, которые могут быть потрачены на письменные принадлежности.

Что такое письменное общение?

Коммуникация, в которой сообщение находится в бумажной форме, называется письменной коммуникацией. Это самый надежный способ общения, который пользуется огромной популярностью у профессионалов, потому что это правильный и стильный способ. Несколько сетей письменного общения — это литература, электронное сообщение, информационные бюллетени, публикации, репортеры, написание заметок и т. Д.

Это систематизированное общение, потому что перед передачей сообщения его нужно перечитать или переписать. Письменное общение носит осторожный стратегический характер, а слова подбираются очень тщательно. В этом типе общения важен высокий уровень грамотности, потому что человек, получающий массаж, должен знать, что в нем пишет. В этой ситуации диспетчер никогда не знает, читает ли получатель сообщение или нет, и отправитель также должен ждать ответа получателя.

Письменное общение точно записывается; поэтому он более надежен и заслуживает доверия. Также есть возможность отредактировать сообщение перед пересылкой. У него меньше гибкости, потому что у него меньше шансов изменить или скорректировать информацию. Для запуска процесса требуется некоторое время, потому что отправитель должен выполнять различные формальности, а письменное сообщение должно быть точным, соответственно структурным и грамматически.

Это кажется правильным для связи на большом расстоянии и дает получателю достаточно времени, чтобы подумать и ответить. Его можно отправлять одновременно многим людям. Это также простой способ сообщить о любых неприятных или паршивых новостях в письменной форме, но он неэффективен в экстренных случаях.

Ключевые отличия

Заключение

Трудно выбрать между двумя сообщениями превосходную степень, потому что оба они достойны и ценны на своем месте. Устное общение является неформальным, которое обычно используется в индивидуальных обсуждениях, тогда как письменное общение — это формальное общение, которое используется официально. Большинство людей используют оральный стиль, потому что он подходит и требует меньше времени. Хотя люди обычно больше считают письменный текст, именно поэтому письменное общение является продуманным способом общения.

Источник

Письменные характеристики общения, типы, элементы, преимущества

письменное сообщение это любой тип взаимодействия, который использует письменный код. Хотя он основан на одной и той же языковой системе оральности, его свойства различны. Таким образом, в отличие от других, письменная форма полностью условна. Это должно следовать шаблонам, определенным в соответствии с правилами, установленными языком.

С другой стороны, письменное общение является наиболее обычной формой формального общения между людьми и выполняет различные социальные функции. Среди его использования, это очень часто используется, чтобы зарегистрировать различные типы событий и выполнить межличностные взаимодействия.

Кроме того, еще одной из наиболее важных функций является то, что он не требует присутствия отправителя и получателя в одном и том же пространстве и времени. Следовательно, сообщение получено в отложенном виде, и взаимодействие автора (отправителя) и читателя (получателя) очень ограничено..

С другой стороны, письменное общение по сути является творческой деятельностью, которая требует сознательных усилий. Это усилие исходит от стимулов, производимых умом.

Этим он отличается от орального, где они накапливаются снаружи сенсорными рецепторами. Письменные, с другой стороны, происходят из внутренней интеллектуальной деятельности.

черты

Отложенный прием сообщения

Одной из характеристик письменного общения является то, что связано с фактором времени. В ситуации личного общения закодированные сообщения отправителя мгновенно принимаются получателем..

Но в письменном сообщении всегда есть задержка. Как правило, для этой задержки нет фиксированного срока..

Ограниченные циклы

Цикл связи состоит из четырех основных элементов коммуникации: отправитель, сообщение вместе с каналом связи, получатель и ответ или реакция. Поскольку прием сообщения происходит в отложенном режиме, цикл письменного общения более ограничен.

Тем не менее, благодаря новым достижениям в области коммуникации и информации, многие каналы позволяют завершить последний этап цикла (обратная связь или ответ) почти одновременно с непосредственным общением. Примером этого являются службы обмена мгновенными сообщениями.

Мало места для резервирования

Письменная запись ограничивает возможность резервирования. В устном общении жесты и паравербальные элементы, такие как интонация, поддерживают вербальный язык.

Это не так в письменном сообщении. Таким образом, уровень спроса выше, что заставляет эмитента использовать слова с большей точностью.

На самом деле письменное общение имеет высокую социальную ценность. Эта оценка уменьшается с повторением слов и использованием одних и тех же синтаксических паттернов. Здесь преобладают оригинальность и даже формальные инновации.

Предыдущее планирование

Как правило, письменное общение не является импровизированным актом. При написании часто выполняется ряд условий или требований. Среди них, если требуется эффективное общение, необходимо четко понимать содержание сообщения в целом и его внутреннюю формулировку..

Для этого у эмитента должна быть схема организации текста. По мере продвижения текста все элементы сообщения объединяются до соответствующих идей со значением.

Что касается типов письменного общения, существует столько же, сколько и разнообразных областей человеческой деятельности. Таким образом, каждый раз некоторые (телеграммы) исчезают, а другие появляются (например, электронная почта). Далее будут описаны только некоторые из них..

памяток

Записка является популярным средством внутренней письменной коммуникации среди членов организации. Это форма сокращенной формы письма с минимальными формами вежливости и непосредственным доступом к конкретной теме сообщения..

В этом типе связи, как правило, существуют заранее установленные форматы. Основное правило, которое необходимо выполнить, включает правильное написание и личное и иерархическое уважение Способ написания должен быть прямым и без каких-либо знакомств.

информация

Отчеты являются еще одним типом письменного сообщения. Они могут быть использованы в коммерческих, образовательных, юридических или научных целях.

В зависимости от характера и цели отчета могут существовать предварительно установленные форматы. Тем не менее, в общих чертах, отчет должен содержать краткое введение, основные цели и результаты..

В некоторых случаях графики и таблицы включены для облегчения понимания результатов. Точно так же многие отчеты содержат список рекомендаций..

литература

Компании выпускают брошюры разных форм и размеров. Некоторые брошюры имеют размер букв, другие сложены пополам или в трех разделах.

С другой стороны, они характеризуются красочностью и изобилием изображений в своих основных продуктах или услугах. Тексты немногочисленны и содержат много свободного места, поэтому буклет легко читается..

электронная почта

В настоящее время электронная почта является очень распространенной формой общения. Они используются для отправки документов, организации встреч, подтверждения назначений и связи с кандидатами на работу. Кроме того, они нанимаются для решения личных вопросов.

Несмотря на относительную неформальность, электронные письма должны соответствовать определенным общепринятым нормам. Для таких целей его формат назначает места для отправителя, получателя, темы и места, где должно быть написано сообщение..

Даже если они используются в некоммерческих целях, существуют определенные соглашения, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать негативных реакций. Среди них можно упомянуть правильное написание имен и названий, правильное использование знаков препинания и правильное соответствие предложений и абзацев.

предложения

Предложения являются документами, которые описывают будущие проекты. Они обычно имеют только одну или две страницы. Они включают в себя связанные с этим расходы по каждой конкретной задаче проекта..

Другие расходы, не относящиеся к проекту, могут быть включены, например, расходы на печать, почту и почтовые расходы..

буквы

Письма являются одной из древнейших форм письменного общения. Тема писем может быть личной или коммерческой. До появления электронных форм это были очень популярные средства связи. Как и в электронных письмах, трезвые формы и краткие сообщения использовались в коммерческих целях.

Тем не менее, личные письма показали меньше условностей в их написании. Вежливые процедуры были минимальными. Разработка темы была удобной между отправителем и получателем сообщения. Количество страниц было ограничено возможностями обоих. Постепенно они были заменены электронными сообщениями.

телеграммы

Аналогичным образом, формы вежливости были, как правило, стандартными и сокращенными формами (г-н для г-н, г-жа, для г-жа и другие аналогичные). Как и в письмах, их использование сокращается с развитием электронных СМИ.

факсы

Это был первый способ передачи сообщений, написанных в электронном виде. Хотя и его написание и чтение были сделаны на письменной бумаге, его передача была сделана в электронном виде. Его использование сократилось из-за увеличения использования электронных средств массовой информации.

Элементы письменного общения

В целом считается, что тремя основными элементами письменного общения являются структура (форма контента), стиль (письмо) и контент (тема)..

Что касается структуры, это помогает читателям понять тему. Вот почему рекомендуется разобраться в целях, прежде чем начать писать.

Что касается стиля, это связано с эмитентом в первую очередь. Тем не менее, также важно учитывать возможных получателей письменного материала. Иногда требуется использование предложений или коротких абзацев с простым словарным запасом. Иногда сообщение должно быть немного длиннее и детальнее.

Наконец, что касается предмета, это может быть очень разнообразно. Все области человеческого взаимодействия могут быть объектом письменного общения. Это включает в себя от научных предметов до личного через законы и процедуры.

выгода

Постоянство во времени

Письменное общение является постоянным средством информации. Поэтому это полезно, когда ведение записей не требуется. Точно так же это очень важно при правильном делегировании обязанностей и при установлении норм и процедур. С другой стороны, это позволяет повторять запрос сообщений.

Механизм управления

Благодаря возможности постоянства во времени письменное общение идеально в качестве инструмента контроля. Контрольные листы или результаты, законы, соглашения, среди прочего, являются документами, которые чаще всего обрабатываются через этот способ связи.

сохранение

Письменное сообщение имеет высокий уровень сохранности. Это позволяет ему быть безопасным и долговечным. Технологические достижения сделали возможными другие способы сохранения информации. Однако до сих пор документ, написанный в оригинале, остается окончательным доказательством его существования и оригинальности..

Более высокий уровень отражения

Меньшая вероятность искажения и интерпретации

В сообщениях, передаваемых посредством письменного общения, вероятность искажений меньше. В этой системе связи информация постоянно регистрируется и может быть проверена в любое время. Таким образом, меньше вероятность искажения или изменения информации.

С другой стороны, меньше вероятность неправильного толкования сообщений. В случае каких-либо сомнений, сообщение может быть перечитано столько раз, сколько необходимо, пока не будет достигнуто полное понимание..

Аналогично, скорость чтения или перечитывания может быть отрегулирована в соответствии с уровнем понимания получателя сообщения. Таким образом, можно гарантировать, что если и отправитель, и получатель обрабатывают одинаковые коды, сообщение будет доставлено в соответствии с желаемым.

недостатки

расходы

Письменное общение не экономично. Существуют затраты, связанные с материалом (среди прочего, бумагой и чернилами), а также трудом, который используется для написания и доставки писем. Эти расходы могут увеличиваться в зависимости от физического расстояния между отправителем и получателем..

Умение эффективно понимать

Использование письменного общения заслуживает больших навыков и компетенций в использовании языка и словарного запаса. Отсутствие навыков письма и плохое качество текстов негативно влияют на сообщение и ставят под угрозу их эффективное понимание..

обратная связь

Обратная связь сообщения в письменном сообщении не является немедленной. В этом типе связи процесс кодирования и декодирования идет медленно.

В зависимости от используемого кода понимание может занять больше времени, чем хотелось бы. В любом случае обратная связь удобна для получателя сообщения, а не для эмитента..

Сложность выражения эмоциональности

Будучи рефлексивной средой, в письменном общении сложнее выразить эмоциональность. Фактически, поэты и художники, которые используют эту среду, чтобы выразить красоту и эмоции, используют методы, которые трудно использовать. Иногда они успешны, но в других они не выполняют цель передачи эмоциональности художника.

Этот тип общения известен как холодный, безличный и контрастирует с другими формами общения, которые могут включать в себя словесные и жестовые особенности. По этой причине он чаще используется при передаче информации, в которой важна достоверность фактов..

Задержка или неопределенное получение

Способ письменного общения препятствует немедленному подтверждению получения сообщения. Даже в некоторых случаях невозможно определить, достигло ли сообщение предполагаемого получателя..

Недостаток гибкости

Отсутствие гибкости является еще одним из недостатков письменного общения. После того, как оригинальное сообщение было выпущено, нет возможности быстрой коррекции контента..

Любое необходимое изменение должно быть гарантировано получателем сообщения. Аналогично, каждое исправление, даже частичное, влияет на все сообщение..

Источник

I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

Тема «Письменное общение и деловая переписка»

(Продолжительность: 2 часа)

I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

II. Виды официальной корреспонденции.

III. Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции.

IV. Общие правила оформления официальной (деловой) корреспонденции.

V. Работа с деловой корреспонденцией.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон разновидностей письменного и устного общения. Устное деловое общение представлено деловыми беседами и переговорами, встречами, консультациями и т.д. Письменное деловое общение – общение посредством документов, фиксирующих социально-правовые отношения (контракты, договоры, соглашения, деловые письма). Письменное деловое общение отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме.

Письменное общение – это документальное фиксирование информации. Письменный документ выступает как инструмент деловых взаимоотношений. Но он выполняет и другие функции — отбора и представления информации, передачи информации на расстояние, накопления и хранения информации, доказательства (при необходимости может служить свидетельством в судопроизводстве), учета (с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию), планирования (при ведении сложных и трудоемких дел).

Преимущества письменных сообщений:

Недостатки письменного общения:

В отличие, например, от телефонного разговора получатели письменных сообщений не могут в срочном порядке потребовать пояснения или дополнительной информации. Поэтому Ваше письменное сообщение должно быть ясным и исчерпывающим. Старайтесь предвосхитить вероятные вопросы и пояснить все то, что получатели вряд ли поймут иначе.

Чтобы подготовить хорошее письменное сообщение Вам потребуется время не только на то, чтобы сформулировать свои мысли, но и на то, чтобы грамотно их оформить в соответствии с общепринятыми правилами. Кроме того, практически каждый вид письменных сообщений потребует определенных затрат на бумагу, дизайн, типографские работы или ксерокопирование, услуги почтовой рассылки и т.д.

Письма явно не годятся для неотложных сообщений, поскольку на их доставку уходит определенное время. Как отправитель, Вы не всегда знаете, прочитал ли адресат Ваше письмо. Когда важен быстрый ответ, лучше рассматривать комбинацию телефон плюс факс или электронная почта.

I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

Деловая переписка – это письменная форма деловой коммуникации, которая охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемого им поста [1].

Принципы культуры деловой переписки [2]

Культура деловой переписки определяется такими принципами, как:

— литературный язык, использование официально-делового стиля;

— логика и последовательность изложения;

— ясность и недвусмысленность сообщения;

Деловая или официальная переписка имеет дополнительные специфические стороны, игнорировать которые недопустимо [2]:

— формализация письма (входящий и исходящий номер, название организации, указание должностного лица, даты отправки);

— ссылка на действующие правовые и юридические нормы;

— использование предусмотренных законом экономических, административных, финансовых санкций за невыполнение договора;

— соответствие этическим нормам письменного общения.

II. Виды официальной корреспонденции [1, 2].

Официальная корреспонденция делится на 3 основных вида:

1. Официальная переписка между государственными органами различных стран, посольствами и иностранными представительствами (меморандумы, верительные грамоты). Этот вид корреспонденции используется в дипломатической практике.

2. Деловые (коммерческие, хозяйственные, трудовые) письма, имеющие официальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между предприятиями, организациями и органами власти.

Деловые письма желательно строить по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие

— внимание («Уважаемый (ая)…. Хотелось бы сообщить Вам нечто интересное (важное) …»);

— интерес («Мы предлагаем вам то, что может существенно улучшить вашу жизнь»);

— просьба («Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы … в благородное, патриотическое дело…»);

— действие («Мы призываем Вас присоединиться к тысяче добрых людей»).

3. Служебные письма как неотъемлемый элемент внутрифирменного управления организацией. Они включают письма, служебные, объяснительные и докладные записки, телеграммы, факсы, электронную почту и другие формы передачи информации.

Кроме того официальную корреспонденцию принято подразделять на 2 вида:

— входящую (получаемую организацией от своих деловых партнёров, поставщиков и др);

— исходящую (формируется непосредственно в организации и направляется во внешнюю среду).

Любой вид официальной корреспонденции готовится как правило на языке адреса. Но в ближнее зарубежье (страны СНГ) можно направлять корреспонденцию на русском языке, т.к. во многих советских республиках наряду с национальным языком используется русский язык (Украина, Белоруссия, Казахстан, Таджикистан). В дальнее зарубежье нужно писать письма на английском языке. В качестве международных языков ООН признаны немецкий, французский, китайский, испанский и русский.

III. Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции [1, 4].

1. Одно из главных требований к деловому письму – оно должно быть не длинным. Нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, местоимений и прилагательных, недопустимы риторические вопросы.

2. Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает.

3. Доказательства, приводимые в деловой корреспонденции, подкрепляются самыми важными фактами и цифрами, перечни которых могут даваться в приложении.

4. Текст делового письма следует делить на абзацы. Нормальным считается, если абзац содержит 2-3 предложения.

5. Деловое письмо обычно носит определённый характер и посвящается одному вопросу, содержание которого следует подчинить достижению решения (заключению сделки, изложению делового предложению, передаче информации).

6. Задержка с ответом, допущенная ошибка, неточность должны повлечь за собой извинительные просьбы.

7. Суть просьбы, предложение условий для сотрудничества нужно излагать в доступной форме и логической последовательности.

IV. Общие правила оформления официальной (деловой) корреспонденции [1, 2].

При оформлении официальной (деловой) корреспонденции следует соблюдать правила:

— служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на лицевой стороне;

— обращение, дата, подпись, дата – это обязательные позиции, которые содержит официальная корреспонденция;

— не принято писать длинные письма (более 1 страницы);

— если письмо больше одной страницы, то в конце каждого последующего листа нужно поставить «продолжение следует»;

— каждая страница, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

— служебные письма набираются на компьютере;

— исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо рукописных пометок, в тексте не допускаются исправления;

— конверты должны быть соответствующего размера;

— на телеграфный или факсимильный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней, на письмо – до 10 дней. Если запрос требует детального рассмотрения, то в течение трёх дней следует сообщить деловому партнёру или его помощнику (секретарю), что письмо принято к сведению и проблема изучается.

V. Работа с деловой корреспонденцией [2, 3].

Руководитель организации или подразделения обязан ежедневно работать с деловой корреспонденцией иначе деятельность организации будет неэффективной.

При этом можно иметь помощников, которые помогают работать с входящей и исходящей корреспонденцией.

Все документы, адресованные руководству и сотрудникам Компании подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

Поток входящих деловых бумаг в организации разделяется на 3 группы:

— первая группа документов – это документы, требующие специальных знаний и компетенции главных и ведущих специалистов среднего звена менеджмента; они проходят мимо директора;

— вторая группа документов – документы, попадающие к заместителю директора по функции, требующие подготовки решения в отделе или службе, где готовятся решения; затем документы поступают на подпись к директору или его заместителю;

— третья группа документов – важная официальная корреспонденция, сразу попадающая к директору. По ним руководитель должен принять решение в течение 2-3 дней; если руководитель в командировке, то помощник обязан его известить по мобильной связи.

Руководитель должен знакомиться с каждым поступившим документом, оценивать возникшую ситуацию, принимать решение, оформлять решение в виде резолюции.

Резолюция — это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей.

Основные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно оформленной;

2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить персональные задачи каждому исполнителю;

3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть корректной и соответствовать служебной этике;

4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор-способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной;

6) резолюция должна иметь реквизиты — дату и подпись.

Источник