Что такое рабочий процесс
Sailet Blog
«Рабочий процесс» что это и как работает
Время для чтения: Приблизительно 6 минут
Чтобы хорошо понять суть этого метода, стоит знать, что это такое. В более широком смысле эта концепция описывает способ передачи информации между различными объектами, участвующими в ее обработке. В более узком смысле это поток документов между сотрудниками, которые выполняют определенный набор действий.
В случае компьютерных процессов рабочий процесс, в свою очередь, может означать автоматизацию бизнес-процессов, в ходе которых документы, информация или задачи автоматически передаются от одного сотрудника к другому на основе соответствующих процедур.
Рабочий процесс – программный процесс, который поддерживает командную работу. Прежде всего, это позволяет вам указать роли, выполняемые отдельными лицами при обработке документов, а также указать промежуточные состояния файлов.
В качестве примера, иллюстрирующего этот рабочий процесс, можно упомянуть документы, связанные с делегированием.
В приведенном примере ясно видно, что каждый этап написания связан с определенной группой людей и изменением статуса документов.
Чтобы проиллюстрировать этот процесс, очень часто используются многоцветные графики, которые просто указывают на команды задействованных сотрудников и определяют состояние документа после обработки группой.
Как работает рабочий процесс?
Как и в любой задаче, рабочий процесс также имеет специальную терминологию, связанную с разработкой задачи.
В этом процессе есть активность. Это связано с частями задачи, которые были назначены отдельным сотрудникам. Здесь можно выделить два вида деятельности: ручная, которая выполняется сотрудником, и автоматическая — выполняемая системой.
Как и любая процедура, рабочий процесс имеет свои четкие начало и конец. Первым шагом обычно является определение процесса. Здесь принимаются решения относительно задействованных команд сотрудников, характеристик проекта и разделения труда.
Начинается работа отдельных команд сотрудников над заданием. В то же время используемое программное обеспечение предоставляет другим пользователям статус действий, выполняемых в качестве приложений. В любое время система проверяет условия в пути и принимает решение относительно следующего действия.
Зачем использовать рабочий процесс?
Существует несколько причин, по которым следует использовать такую систему управления работой. Прежде всего, благодаря использованию современных технологий, не все задачи нужно выполнять руками человека. Обязательства могут быть автоматизированы, что дает компаниям возможность сэкономить время и сократить расходы, связанные с человеческим трудом.
Программы рабочих процессов также позволяют быстро устранять неполадки. Это означает, что информация о ходе процесса доступна быстрее, что позволяет немедленно реагировать на простои во время работы.
Программное обеспечение для управления рабочим процессом
Оказывается, что такая программа является не только инструментом, позволяющим обмениваться документами между отдельными сотрудниками, но и набором опций, которые дают вам возможность управлять бизнес-процессами.
Из-за множества различных типов задач такое программное обеспечение обычно предназначено для пользователей, работающих в отраслях, связанных с обслуживанием клиентов или производством. Это обусловлено тем, что деятельность таких предприятий требует очень хорошей координации и контроля состояния задач, составляющих отдельные процессы.
Что дает применение программы документооборота в компании?
Прежде всего, он предоставляет информацию о контроле и тестировании методов работы. Он показывает, кто внес изменения в данную операцию и в какое время, благодаря чему можно улучшить процесс в будущем, а также представляет текущее состояние ее выполнения. В то же время программное обеспечение рабочего процесса позволяет вам контролировать время, необходимое для выполнения задачи, и позволяет изменять план выполнения в соответствии с фактическими действиями.
Сотрудники также получают выгоду от этой программы. Каждому члену команды назначается задание, в котором упорядочены действия. Такой способ управления также дает им мотивацию для дальнейших действий, поскольку подтверждает их веру в то, что они являются звеньями в цепи важных видов деятельности. Сотрудники знают, что легко определить источник потенциальных задержек и найти человека, который несет за них ответственность.
Адаптация рабочих программ
Основой для реализации программ документооборота является знание процессов управления. На их основе разрабатываются программы, которые сразу показывают места, где необходимы модификации. Внедрение системы указывает на ее плюсы и минусы, которые при передаче программистам позволяют улучшить и адаптировать приложение. В результате они являются отличным инструментом для управления процессами и снижения нагрузки.
Как создать эффективный рабочий процесс сотрудника?
Каждый рабочий день любого сотрудника – это последовательность действий, глобальная цель которых – внести положительный вклад в родную компанию. Продать больше, обслужить лучше, создать продукт, которому нет равных. Если процесс отлажен, как река, которая протекает без порогов и препятствий, то результат будет превосходным. Именно поэтому над совершенствованием рабочих процессов все чаще задумываются руководители. В этой статье раскроем все секреты эффективного рабочего процесса.
Систематизация рабочих процессов
Эффективный рабочий процесс – это, в первую очередь, понятный рабочий процесс. Во вторую – процесс, который закрывает все потребности предприятия.
Чтобы было понятнее, приведем пример: компания по изготовлению и монтажу заборов заказала рекламную кампанию. Результат – отличный, ежедневно приходят клиенты, готовые заключить договор. Но. Количество заявок превышает возможности компании, потому что в штате – всего один прораб.
Это пример непоследовательного, “поломанного” рабочего процесса, который выливается в финансовые потери.
Когда бизнес утыкается в “потолок” из-за неэффективности, опозданий, сорванных дедлайнов – это повод задуматься о систематизации процессов. И здесь вопрос стоит не только о всей компании, здесь важно наладить работу каждого отдельного сотрудника. Потому как люди – это “винтики” механизма любого бизнеса.
Систематизация рабочих процессов – это последовательное описание порядка действий по отдельности и в совокупности, которое в итоге позволяет видеть работу компании как на ладони. Главные цели систематизации:
Систематизация рабочих процессов – это база для будущей автоматизации. Если в процессах бардак, то с автоматизацией получится “очень быстро происходящий бардак”. И важно начинать с себя – с внутренних рабочих процессов.
Этапы автоматизации управления бизнес-процессами
Автоматизировать – значит сделать быстрее, удобнее, сократить расходы, исключить ошибки и поправку на человеческий фактор, нивелировать разобщенность работы отделов и подразделений.
Управление бизнес-процессами не так важно для внешнего клиента, сколько для внутреннего менеджмента компании. Хотя отрицать влияние отлаженной схемы взаимодействия внутри предприятия на конечный продукт или потребителя тоже нельзя.
Когда рабочие процессы компании систематизированы, как минимум, приходит понимание, где нужно внести изменения, чтобы повысить эффективность.
В целом автоматизация управления бизнес-процессами проходит 4 основных этапа:
Здесь важно определить логику процесса, “нарисовать” поэтапное развитие и указать ответственных за каждый этап. Немаловажно, чтобы каждый шаг имел смысл. Если смысла нет, то это – лишний шаг, который усложняет исполнение процесса, делает его более дорогостоящим в части финансов и затрат времени.
Это этап тестирования. Когда бизнес-процесс смоделирован, его проверяют на “жизнеспособность”. Это позволяет быстро исправить ошибки, если они вдруг выявляются.
Бизнес-процесс будет исполняться по эффективной прописанной схеме в том случае, если каждый сотрудник, ответственный за этап процесса, будет четко выполнять свои обязанности. Для того, чтобы было так, а не иначе, разрабатывают KPI – ключевые показатели эффективности, которые в итоге становятся и способом мотивации персонала, и базой для дальнейшего расчета заработной платы.
Это важный этап внедрения автоматизированного подхода к управлению бизнес-процессами. Здесь с помощью мониторинга работы всех звеньев цепочки контролируются отклонения от эффективной модели.
Причины неэффективной реорганизации БП
Как показывает практика, усовершенствованные рабочие процессы внутри компании или предприятия дают позитивные изменения бизнесу в целом. Уже за год повышаются:
Впечатляющие результаты, если в процессе автоматизации не допустить ошибок. К сожалению, реорганизация бизнес-процессов не всегда оказывается столь эффективной по нескольким причинам:
Автоматизация учета рабочего времени
Автоматизация учета рабочего времени персонала – это основа успешного предприятия. Такой подход позволяет:
В рабочем процессе нет неважных людей, каждый шаг отдельного специалиста влияет на конечный результат, поэтому важно видеть, кто и какой вклад вносит в общую картину. Сделать это в автоматическом режиме, быстрее и с большей результативностью помогают современные IT-решения. Как пример: программа учета рабочего времени CrocoTime от отечественного разработчика. Среди преимуществ этой системы:
Онлайн-фотография рабочего дня
Важный шаг в части оптимизации работы компании – повышение эффективности работы каждого сотрудника. Один из самых эффективных методов выяснить сильные и слабые стороны трудового процесса – фотография рабочего дня.
Само название пугает возможностью ежесекундной фотофиксации, но на самом деле не имеет с этим ничего общего. Под фотографированием здесь понимается сбор детальной статистики занятости сотрудника в течение рабочего дня, которая в конечном виде представляет собой наглядную схему, таймлайн или диаграмму распределения рабочего времени.
Метод фотографии рабочего дня можно реализовывать несколькими способами:
Выгоды автоматического способа очевидны: во-первых, персоналу не нужно тратить время на составление дополнительных отчетностей о своей работе; во-вторых, руководителю не нужно расходовать свои часы на анализ бумажных или электронных таблиц с информацией о работе подчиненных. Готовая аналитика – первое, за что отдают предпочтение именно автоматизированным системам. Например, на основе данных, собранных в рамках функции “фотография рабочего дня” программы CrocoTime, можно сразу увидеть:
Вся эта информация служит источником для принятия решений по оптимизации рабочих процессов.
Повышение эффективности рабочих процессов
По результатам опроса больше половины россиян считают, что отчасти тратят время на работе впустую. Выполнением бесполезных или бессмысленных задач, по их оценке, занимаются треть рабочего дня.
О чем это может говорить? О том, что: либо процессы выстроены неверно, либо сотрудники не понимают важности поставленных заданий и собственной значимости для достижения общего результата. И то, и другое губительно для бизнеса.
В первом случае, к мнению сотрудников стоит прислушаться. Возможно, у подчиненных, которые знают работу досконально, есть отличные предложения по совершенствованию рабочего процесса. Во втором – стоит показать полную картину работы предприятия, объяснить, какие цели стоят перед компанией и какой вклад вносит сотрудник.
Если все же берут сомнения, то в первую очередь нужно получить объективные данные о течении рабочих процессов. На их основе можно разработать план действий по повышению эффективности рабочих процессов. В числе самых популярных мер:
Все это можно сделать с применением системы мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая даст необходимую информацию и интуитивно подскажет, как действовать, исходя из сложившейся ситуации.
Прочитайте другие статьи в нашем блоге
Тайм-менеджмент, управление временем
Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться.
Как мотивировать сотрудников к работе?
Каким бы грамотным и прозорливым не бы руководитель, многое в развитии компании зависит от коллектива. Если сотрудники ленятся, отбывают рабочие часы, тратят время на игры и интернет-серфинг, устраивают долгие чаепития с обсуждением мировых новостей и личных вопросов, ждать высоких результатов не стоит.
Рабочий процесс
«. Рабочий процесс: совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации. «
Источник:
(утв. Постановлением Госстандарта РФ от 29.12.2004 N 138-ст)
Смотреть что такое «Рабочий процесс» в других словарях:
рабочий процесс — — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN working process … Справочник технического переводчика
рабочий процесс — 3.1.4 рабочий процесс: Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
рабочий процесс в газогенераторе ЖРД — рабочий процесс в газогенераторе Совокупность процессов в камере сгорания газогенератора ЖРД по превращению компонентов топлива в продукты газогенерации. [ГОСТ 17655 89] Тематики двигатели ракетные жидкостные Синонимы рабочий процесс в… … Справочник технического переводчика
рабочий процесс в камере ЖРД — рабочий процесс в камере Совокупность процессов в камере сгорания камеры ЖРД по превращению компонентов топлива и (или) продуктов газогенерации в продукты сгорания. [ГОСТ 17655 89] Тематики двигатели ракетные жидкостные Синонимы рабочий процесс в … Справочник технического переводчика
РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС ДВИГАТЕЛЯ — (Engine cycle) последовательность явлений, происходящих за один цикл внутри цилиндра двигателя во время его работы. См. Цикл двигателя. Самойлов К. И. Морской словарь. М. Л.: Государственное Военно морское Издательство НКВМФ Союза ССР, 1941 … Морской словарь
рабочий процесс (в Service Manager 2010) — Последовательность операций, действий или задач, в ходе которой документы или элементы обрабатываются как часть автоматизированного бизнес процесса. [http://systemscenter.ru/scsm help.ru/] EN workflow A sequence of activities, actions, or tasks… … Справочник технического переводчика
рабочий процесс компрессора — Совокупность физических явлений, сопровождающих повышение давления и перемещение газа в компрессоре и обеспечивающих передачу газу механической энергии двигателя. [ГОСТ 28567 90] Тематики компрессор EN operating characteristics … Справочник технического переводчика
Рабочий процесс компрессора — 37. Рабочий процесс компрессора E. Operating characteristics Совокупность физических явлений, сопровождающих повышение давления и перемещение газа в компрессоре и обеспечивающих передачу газу механической энергии двигателя Источник: ГОСТ 28567 90 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД — неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) Рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с автоколебаниями давления. Пояснения Нельзя отождествлять неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с отсутствием или… … Справочник технического переводчика
устойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД — устойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) Рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД без автоколебаний давления. Пояснения Нельзя отождествлять неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с отсутствием или нарушением… … Справочник технического переводчика
Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата
«Пока вы продолжаете делать то, что делаете, вы будете получать то, что получаете». Хотя мнения об авторстве этой цитаты до сих пор расходятся (ее приписывают многим известным личностям, начиная от Генри Форда и заканчивая Тони Роббинсом), нельзя отрицать, что в ней имеется здравое зерно. Да, слишком часто руководители навязывают своим подчиненным одни и те же устаревшие рабочие процессы и каждый раз ждут разных результатов.
Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок.
Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу.
Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать.
Что такое рабочие процессы?
Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц».
Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей.
Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.
Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.
«Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания».
Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас.
Как выявить текущий рабочий процесс
Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции.
Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается.
1. Заручитесь поддержкой команды
Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы.
«Начните с известного бизнес-процесса, например, с получения денег от клиентов и последующей оплаты счетов, — объясняет Уилл Бахман, соучредитель Umbrex и специалист по бизнес-операциям, прошедший обучение в Глобальном институте McKinsey. — А затем попросите сотрудника, занимающегося сбором денег, чтобы он описал свою часть процесса шаг за шагом. Как только он упомянет о полученных от кого-либо данных, сразу спрашивайте: “А где вы берете эти информацию? Кто вам ее дает?”».
Затем вы идете к упомянутому сотруднику и задаете ему те же самые вопросы. «Продолжайте двигаться по цепочке, пока не доберетесь до специалиста по сбыту, который продал продукцию», — советует Бахман.
Такой подход кажется очень прямолинейным. Но вы не представляете, сколько менеджеров не смогли получить нужную информацию от участников своей команды перед внедрением нового процесса. Потратьте время на эту «игру в догонялки», и она поможет вам лучше понять текущие рабочие процессы.
2. Составьте блок-схему
Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса.
«Начните с простой блок-схемы, — советует Айлин Маркус, учредитель и генеральный директор Aligned Workplace. — Именно составление схемы поможет вам обнаружить неувязки и спланировать механизм внедрения изменений».
Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.
3. Найдите проблемные места
Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем.
Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану.
Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу.
Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса.
«Задокументировав проблемы и зная, где именно они возникают, вы сможете обойти проблемные места и развеять тревоги сотрудников, что очень важно при внедрении нового процесса», — утверждает Маркус.
Создание более эффективного процесса
Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды.
1. Задавайте вопросы
Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды.
Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще?
Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения.
2. Составьте новую блок-схему
Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены.
Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно.
«Планируйте рабочий процесс, как если бы вы создавали новую компанию с неограниченными ресурсами», — советует Дэниел Фейман, управляющий директор Build it Backwards. Это поможет вам забыть о ваших ограничениях при составлении блок-схемы, и вы сможете спланировать процесс, который действительно улучшит методы работы вашей команды.
3. Двигайтесь в обратном направлении
Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении.
«Начните с конечной цели или результата и задайте себе вопрос: “Что мы должны сделать, чтобы это получить?” — советует Майкл Клинган, основатель The Claymore Group. — Последовательно примените этот же подход ко всем задачам, которые требуется решить, пока не распланируете весь процесс. То есть, планирование должно вестись от конца к началу».
Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация. А еще раньше? Добавление иллюстраций.
Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи.
Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации:
4. Сократите объем
Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным.
«Большинство процессов можно выполнить не более чем в шесть этапов, даже с учетом всех сложностей и промежуточных стадий», — утверждает Маркус.
Поэтому так важно попытаться сократить объем процесса, чтобы сделать его как можно более удобным. «Всегда лучше, если вам придется в течение нескольких часов вводить информацию на веб-сайте, чем если вы разработаете очень эффективный процесс, предусматривающий в течение такого же времени ввод информации с телефона», — приводит пример Бахман.
Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться.
Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше.
Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы.
Упрощение перехода: как внедрить новый процесс?
Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен.
Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше.
Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения.
Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы.
В заключение
Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены.
Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров.
Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом.
Чтобы подвести итог, напомним схему действий.
Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять!
Об авторе.
Кэт Бугард (@kat_boogaard) — писательница со Среднего Запада, круг интересов которой включает в себя такие темы, как карьера, самостоятельное развитие и жизнь фрилансера. Она ведет колонку в Inc., пишет статьи для The Muse и для The Everygirl и живет активной жизнью в Интернете.