Что такое страховой фонд документации
Термины МЧС России
находящаяся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и других компактных носителях информации и необходимой для обеспечения устойчивого функционирования экономики РФ и сохранения её национального научного, культурного и исторического наследия в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций.
По своему назначению Российский страховой фонд создается в составе страхового фонда документации для организаций производства военной и другой продукции, включенной в мобилизационные планы; страхового фонда документации для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций; страхового фонда документации для восстановления объектов систем жизнеобеспечения населения и объектов, являющихся национальным достоянием; страхового фонда документации для сохранения документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием.
Структурно Российский фонд документации состоит из федерального страхового фонда документации и территориальных страховых фондов документации субъектов РФ. МЧС России в соответствии с Положением о едином российском страховом фонде документации, утверждённым постановлением Правительства РФ от 1995, создает страховой фонд документации на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения населения для документального обеспечения РСЧС. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2000 «Об утверждении Положения о защите в военное время документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных архивах» МЧС России разрабатывает перечень уникальных и особо ценных архивных документов МЧС России для включения в страховой фонд документации с переводом их на формативные микрофильмы.
109012, г. Москва,
Театральный пр., 3
Что такое страховой фонд документации
от 29 июня 2018 года N 27-01-33/94
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ, ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Свердловской области, участвующим в создании, хранении и использовании территориального страхового фонда документации Свердловской области, руководствоваться настоящим Порядком при организации работ по созданию, хранению и использованию территориального страхового фонда документации Свердловской области.
3. Директору государственного бюджетного учреждения Свердловской области «Центр микрографии и реставрации архивных документов Свердловской области» обеспечить выполнение требований настоящего Порядка в части создания страхового фонда на документацию, являющуюся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящуюся в архивах Свердловской области, приема на хранение, хранения и использования территориального страхового фонда документации Свердловской области.
4. Настоящий Приказ опубликовать на «Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области» (www.pravo.gov66.ru).
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Заместителя начальника Управления архивами Свердловской области С.С. Кичигину.
Начальник Управления архивами
Свердловской области
А.А.КАПУСТИН
Утвержден
Приказом
Управления архивами
Свердловской области
от 29 июня 2018 года N 27-01-33/94
ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ, ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1) создание страхового фонда на документацию на находящиеся в ведении исполнительных органов государственной власти Свердловской области объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения населения и объекты, являющиеся национальным достоянием, необходимую для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций на этих объектах, а также для их восстановления, на документацию, являющуюся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящуюся в архивах, библиотеках и музеях Свердловской области;
3) хранение ТСФД Свердловской области;
4) использование ТСФД Свердловской области.
2. Создание, хранение и использование ТСФД Свердловской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21 декабря 1994 года N 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера», Постановлениями Правительства Российской Федерации от 18.01.1995 N 65 «О создании единого Российского страхового фонда документации», от 26.12.1995 N 1253-68 «Об обеспечении создания единого Российского страхового фонда документации», от 13.08.1996 N 971 «Об утверждении Положения об использовании единого Российского страхового фонда документации для документального обеспечения единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций», Законом Свердловской области от 27 декабря 2004 года N 221-ОЗ «О защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера в Свердловской области», Постановлением Правительства Свердловской области от 30.03.2017 N 206-ПП «О создании территориального страхового фонда документации Свердловской области».
4. ТСФД Свердловской области формируется из страховых копий следующих видов документации:
документация на находящиеся в ведении исполнительных органов государственной власти Свердловской области объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения населения и объекты, являющиеся национальным достоянием, необходимая для проведения аварийно-спасательных и аварийно-восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций на этих объектах, а также для их восстановления;
документация, являющаяся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящаяся в архивах, библиотеках и музеях Свердловской области.
7. ТСФД Свердловской области создается на микроформах и электронных носителях.
8. Носителями долговременного (постоянного) хранения ТСФД Свердловской области являются рулонные микрографические носители (микрофильмы рулонные) и плоские микрографические носители (микрофиши). В качестве электронных носителей ТСФД Свердловской области используются оптические диски.
9. ТСФД Свердловской области на электронных носителях изготавливается в двух идентичных комплектах носителей (основная и рабочая копии).
Глава 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ ТСФД СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
11. Планирование работ по созданию ТСФД Свердловской области осуществляется на основании сформированных, согласованных и утвержденных перечней объектов повышенного риска, объектов систем жизнеобеспечения населения Свердловской области и объектов, являющихся национальным достоянием, перечней документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящейся в архивах, библиотеках и музеях Свердловской области.
12. Перечни объектов повышенного риска, объектов систем жизнеобеспечения населения Свердловской области утверждаются исполнительными органами государственной власти Свердловской области, в ведении которых находятся эти объекты, по согласованию с Министерством Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий.
В состав комплектов страхового фонда документации на объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения населения (аварийных комплектов документации) включаются:
1) краткие сведения об объекте;
2) схема оповещения и связи;
3) ситуационный план;
4) общий (генеральный) план (схема) объекта и прилегающей местности;
5) схема пожаротушения;
6) поэтажные (уровневые) планировки;
7) схемы наружных объектовых инженерных коммуникаций и кабельных сетей;
8) схемы внутренних инженерных коммуникаций и кабельных сетей;
9) эксплуатационная документация на основное технологическое оборудование;
10) план действий органов управления и сил по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций объектов (или объектовые планы ликвидации аварийных ситуаций);
11) план (карточка) пожаротушения;
12) инструкции, наставления и другие нормативные документы, регламентирующие обязанности и порядок действий администрации, службы, сотрудников, персонала для предупреждения возникновения и при ликвидации аварийной ситуации;
13) другая документация, отражающая специфические особенности объекта, способная быть полезной при ликвидации чрезвычайных ситуаций.
13. Перечень объектов и состав комплектов документации исторического и культурного значения, являющихся национальным достоянием, расположенных на территории Свердловской области, формируется и утверждается Управлением государственной охраны объектов культурного наследия Свердловской области.
14. Перечень объектов и состав комплектов документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, утверждается приказами Управления архивами Свердловской области (в части документации, хранящейся в архивах) и Министерства культуры Свердловской области (в части документации, хранящейся в библиотеках и музеях Свердловской области).
15. После утверждения перечней объектов повышенного риска, перечней объектов национального достояния, документация на которые включается в ТСФД Свердловской области, или внесения в них изменений, они в течение месяца доводятся до организаций, входящих в сферу деятельности соответствующих исполнительных органов государственной власти Свердловской области.
16. Исполнительные органы государственной власти Свердловской области ежегодно в третьем квартале года, предшествующего планируемому, утверждают годовые планы микрофильмирования документации ТСФД Свердловской области.
17. Годовые планы микрофильмирования документации, входящей в страховой фонд ЧС Свердловской области, подлежат согласованию с Министерством общественной безопасности Свердловской области и Главным управлением Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Свердловской области.
18. В проекты годовых планов микрофильмирования документации ТСФД Свердловской области рекомендуется включать следующие сведения:
1) наименование объектов и документов, на которые создается ТСФД Свердловской области в планируемом году (в части объектов повышенного риска и объектов систем жизнеобеспечения населения Свердловской области; объектов, являющихся национальным достоянием);
2) заголовки и архивные шифры (при наличии) микрофильмируемых документов (в части документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием и хранящейся в архивах, библиотеках и музеях Свердловской области);
4) годовой объем создаваемого ТСФД Свердловской области (в листах, приведенных к формату A4);
5) наименования и реквизиты организаций, осуществляющих страховое копирование документации.
В годовые объемы создаваемого ТСФД Свердловской области могут также включаться объемы работ по страховому копированию повторно представленных для копирования документов в связи с внесенными в них изменениями.
19. Ежегодно до организаций, входящих в сферу деятельности исполнительных органов государственной власти Свердловской области, доводятся заказы на поставку документации для микрофильмирования.
20. Исполнительные органы государственной власти Свердловской области учитывают мероприятия по созданию ТСФД Свердловской области в профильных государственных программах.
Глава 3. СОЗДАНИЕ ТСФД СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
21. Создание ТСФД Свердловской области включает в себя комплекс работ по планированию, микрофильмированию и переводу документов на бумажных носителях в электронный вид, а также по его научно-методическому и материально-техническому обеспечению, управлению и контролю.
22. Исполнительные органы государственной власти Свердловской области ежегодно на основании годового плана микрофильмирования документации ТСФД Свердловской области доводят до организаций, входящих в сферу деятельности исполнительных органов государственной власти Свердловской области, заказы на поставку документации для микрофильмирования.
23. Основой для создания страхового фонда ЧС Свердловской области являются аварийные комплекты документации, подготовленные на каждый объект, включенный в перечень объектов повышенного риска и объектов систем жизнеобеспечения населения Свердловской области.
Подготовка комплектов ТСФД Свердловской области на объекты повышенного риска, объекты систем жизнеобеспечения населения (аварийных комплектов документации), необходимых для проведения аварийно-спасательных, аварийно-восстановительных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций на этих объектах и их восстановления, осуществляется исполнительными органами государственной власти Свердловской области, организациями, участвующие в создании, хранении и использовании ТСФД Свердловской области.
24. Документация, подлежащая страховому копированию, исследуется на предмет:
вида документа и способа записи информации;
качества документированной информации;
формата документов, количества документов по каждому формату;
Документы, предназначенные для создания страховых копий, должны удовлетворять установленным требованиям государственных стандартов. Документы, не отвечающие требованиям государственных стандартов, дорабатываются, реставрируются или восстанавливаются до требований государственных стандартов.
25. Транспортировка документов для страхового копирования осуществляется с соблюдением мер по их охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды (света, осадков и механических повреждений).
26. Микрофильмирование документации осуществляется на объектах, предназначенных для создания ТСФД Свердловской области, а также на объектах, создаваемых в случае необходимости органами исполнительной власти Свердловской области.
27. Комплекс технических средств для создания ТСФД Свердловской области должен обеспечивать возможность перевода информации с подлинников (в установленных случаях с копий документов) в бумажном виде на микроформы (микрофиши, микрофильмы) и на электронные носители (оптические диски) с качеством, соответствующим требованиям государственных стандартов.
ГОСТ Р 33.505-2003. «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»
ГОСТ Р 33.505-2003
Государственный стандарт Российской Федерации
Единый российский страховой фонд документации
Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием
Дата введения 2004-01-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Научно-исследовательский институт репрографии (ФГУП НИИ репрографии), Российским Государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Всероссийской государственной библиотекой иностранной литературы им. Рудомино (ВГБИЛ)
ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 «Страховой фонд документации»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России № 255-ст от 29 июля 2003 г.
1 Область применения
Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.
Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций – держателей оригиналов документов.
Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.
Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
3 Определения
В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями по ГОСТ 7.69, ГОСТ 13.0.002, ГОСТ Р 22.0.02, ГОСТ 51141, а также следующие:
3.1 страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием: Совокупность находящихся в государственной собственности классифицированных, систематизированных и безопасно хранимых страховых копий особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, создающая стратегический информационный ресурс и предназначенная для сохранения национального научного, культурного и исторического наследия народов Российской Федерации в условиях военного времени, чрезвычайных и экстремальных ситуаций.
3.2 аналоговые технологии: Технологии, использующие аппаратуру для записи аналогового сигнала, т.е. сигнала, описываемого непрерывными функциями.
3.3 документальное национальное научное, культурное и историческое наследие (ДНН): Совокупность документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и библиотечных фондов Российской Федерации.
3.4 контратип: Дубликат негатива, полученный посредством печати с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенный для тиражирования кино-, фотодокументов и микроформ.
3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков и идентифицированная в установленном порядке.
3.6 оригинал: Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее записи.
3.7 страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.
3.8 основная копия фонда пользования: Копия оригинала (или страховой копии оригинала), предназначенная для изготовления рабочих копий фонда пользования.
3.9 рабочая копия фонда пользования: Копия оригинала (или основной копии фонда пользования), предоставляемая пользователю взамен оригинала.
3.10 особо ценный документ: Документ, имеющий непреходящее значение для государственного управления, экономики и обороны страны, социально-культурной преемственности поколений, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридической и информационной значимости, автографичности и (или) внешних признаков.
3.11 поисково-справочный аппарат страхового фонда документации: Комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем, создаваемый на единых принципах для обеспечения учета и поиска страховых копий документов.
3.12 промежуточный позитив: Копия, изготовленная с негатива на специальном светочувствительном материале и предназначенная для изготовления контратипа.
3.13 страховое копирование документов: Процесс изготовления страховых копий документов.
3.14 типовой технологический регламент изготовления страховых копий: Документ, утвержденный соответствующим министерством или ведомством после согласования Головной отраслевой службой СФД и содержащий основные требования к последовательности и содержанию технологических операций, а также к контролю процессов, оборудования, материалов и конечной продукции при изготовлении страховых копий документов.
3.15 уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам.
3.16 фонд пользования: Совокупность основных и рабочих копий документов, создаваемая для предотвращения износа оригиналов и предназначенная для организации использования содержащейся в них информации.
3.17 цифровые технологии: Технологии, использующие электронно-вычислительную аппаратуру для записи кодовых импульсов в определенной последовательности и с определенной частотой.
3.18 экстремальная ситуация: Ситуация, при которой единичный документ или группа документов приходят в непригодное к дальнейшей эксплуатации состояние в результате естественного старения носителя или внешних неблагоприятных воздействий.
4 Сокращения
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
5 Общие положения
5.1 СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.
СФД НН создают в целях сохранения и оперативного восстановления документального национального научного, культурного и исторического наследия, имеющего особую важность для государственного управления, экономики, обороны, международных отношений, научных исследований, образования, здравоохранения страны, а также для обеспечения социально-культурной преемственности поколений в случае утраты оригиналов в результате ЭС и ЧС.
5.2 СФД НН создают на особо ценные и уникальные документы АФ РФ и особо ценные, уникальные и информационно значимые документы БФ РФ, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления, а также на все описи фондов архивов и каталоги национальных библиотек, в которых имеются особо ценные документы.
Текущее организационно-методическое руководство созданием СФД НН осуществляют Головные службы СФД, которые должны быть созданы приказами соответствующих министерств, ведомств и территориальных органов исполнительной власти.
Функции и задачи Головных служб СФД устанавливают Положениями о Головных службах СФД, утверждаемыми в установленном порядке.
Общее методическое руководство работами по созданию СФД НН и их координацию осуществляют Росархив и Минкультуры России в соответствии с закрепленными за ними направлениями деятельности.
5.4 Основными этапами создания СФД НН являются:
Одновременно с созданием СФД НН создают поисково-справочный аппарат к нему.
Виды и порядок выполнения работ, а также их основное содержание на установленных этапах приведены в соответствующих разделах настоящего стандарта.
5.5 СФД НН хранят территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах СФД. Использование СФД НН в ЧС и ЭС может быть осуществлено только по специальному разрешению в установленном порядке.
5.6 Технологию изготовления страховых копий документов определяют Росархив и Минкультуры России при участии Федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский институт репрографии» на основе системы нормативных документов Госстандарта России, Росархива и Минкультуры России путем разработки, утверждения и введения в действие ТТР изготовления страховых копий каждого вида документов.
5.7 Одновременно с изготовлением страховых копий изготавливают комплект копий фонда пользования в порядке, устанавливаемом Росархивом и Минкультуры России.
5.8 Работы с документацией, на которую распространяются действия закона РФ об авторском и смежных правах и закона РФ об охране государственной и коммерческой тайн, должны осуществляться в соответствии с требованиями указанных законов, а также изданных на их основе инструкций и правил.
6 Состав и виды страховых копий документов
6.1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:
В соответствии с решениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации СФД НН может создаваться в двух экземплярах страховых копий (основной и запасной страховые документы).
Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6.1.1-6.1.5.
6.1.1 Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения по ГОСТ 13.1.102, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа.
Микроформы страхового фонда изготавливают в виде рулонного микрофильма типоразмера МР-35 по ГОСТ 13.1.104 или микрофиши типоразмера МФ-А6 по ГОСТ 13.1.105 с учетом требований ГОСТ 13.1.107.
6.1.2 Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива – дубль-негатив, для фотоотпечатка – негатив.
6.1.3 Страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:
6.1.4 Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.
Для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.
6.1.5 Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
6.2 При изготовлении страховых копий документов одновременно изготавливают в устанавливаемом в системе Росархива и Минкультуры России порядке копии фонда пользования для:
7 Планирование работ по созданию страхового фонда документации
7.1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.
Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.
7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.
7.3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.
Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций – держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.
7.4 При планировании работ по созданию СФ ДНН в состав показателей плана включают:
Форма годового плана представлена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.
7.5 Организации – держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).
8 Порядок подготовки и представления документов на страховое копирование
8.1 Основанием для подготовки и представления документов на страховое копирование являются утвержденные в установленном порядке планы работ по созданию СФД НН.
8.2 Состояние и оформление документов, передаваемых на страховое копирование, должны полностью отвечать требованиям ТТР, действующих в системе Росархива и Минкультуры России.
8.3 К копированию отбирают документы, прошедшие научное описание и техническое оформление в соответствии с установленными правилами. В необходимых случаях документы перед страховым копированием подвергают реставрации или ремонту в установленном порядке.
8.4 Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляют по фондам с соблюдением последовательности расположения документов в фонде (по порядку описей и дел).
Дела копируют полностью.
8.5 Кино- и фотодокументы копируют полностью, фоно- и видеодокументы допускается копировать полностью или частично.
8.6 Подготовка документов к страховому копированию включает:
8.7 Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР.
Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ, составленный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации, служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением оригиналов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.
9 Порядок выполнения работ по страховому копированию документов
9.1 Основанием для выполнения страхового копирования ДНН исполнителем работ являются заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида документации.
9.2 Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственность за сохранность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготовленные страховые копии должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархиве и Минкультуры России.
9.3 Изготовленные страховые копии ДНН должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в приложениях Б, В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.
Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68.
9.4 Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.
10 Порядок передачи страховых копий на хранение
10.1 Изготовленные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.
10.2 Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище федерального подчинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище регионального подчинения – соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.
10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых копий, форма и содержание которого приведены в приложении Ж.
10.4 В организации – поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистрации актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание которой приведены в приложении И.
10.5 К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.
10.6 Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве транспортной тары и страховых копий в ней, а также подписи лиц, ответственных за передачу страховых копий в специальное хранилище.
10.7 Страховые копии помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.
10.8 Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные документы помещают в отдельную тару, на которой делают отметку «Сопроводительные документы».
11 Порядок отчетности о выполнении работ по созданию страхового фонда документации
11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации – держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.
11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.
11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].
11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.
11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.
11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.