Что такое внутренний документооборот
Внутренний ЭДО: соединяет людей, экономит ресурсы.
Согласно старой системе стандартов, определяющей терминологию в вопросе делопроизводства и организации работы с документами (ГОСТ 7 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. А электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Из определения документооборота становится понятным движение документов внутри системы – получение документов (входящий поток документации), отправка документов (исходящий поток документации) и движение внутри системы (от создания до исполнения).
К внешнему документообороту, работающему с входящим и исходящим потоком документов, относятся бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация. К внутреннему документообороту относятся документы, не выходящие за пределы организации: приказы, уставы, положения, заявления, протоколы совещаний, инструкции, внутренняя служебная переписка и другие документы. Предметом нашей сегодняшней статьи является внутренний документооборот.
Активными пользователями электронного документооборота являются государственные структуры. Среди первых полностью на электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы, случилось это практически 10 лет назад, в 2011 году. Тогда волевым решением госструктура отказалась от бумажных документов и перешла на электронные. Согласно данным сайта мэра столицы, каждый день пользователи системы создают около 50 тысяч документов и 75 тысяч резолюций. Электронный документооборот экономит Правительству Москвы примерно 200 тысяч листов бумаги ежедневно, то есть около 40 млн. рублей в год. Закажите бесплатный просчет выгод перехода на электронный документооборот!
45 рублей – средняя стоимость документа на бумаге.
10 рублей – средняя стоимость электронного документа.
На пяти китах.
Какие задачи позволяет решить внутренний документооборот.
Опираясь на опыт бывалых пользователей документооборота, в частности, на опыт Правительства Москвы, историю которого мы привели в выше, можно сделать вывод, что перевод на электронные рельсы внутренней документации позволяет экономить денежные средства за счет расходов на бумагу, увеличивать скорость работы с документами, а также усилить управленческий контроль за исполнением поручений.
Какие плюсы еще дает внедрение внутреннего документооборота:
Все преимущества от ЭДО можно обобщить в 5 емких категорий: экономия, скорость, качество, безопасность и управляемость.
Преимущество ЭДО в цифрах:
до 80% – сокращение стоимости хранения документов.
Основные принципы внутреннего документооборота.
Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.
Как движется документ во внутреннем ЭДО:
Внутренний документооборот регулируется локальными актами организации. Для внутреннего ЭДО в организации не обязательно использовать электронную подпись, однако тенденции таковы, что работодатели начинают все чаще использовать ЭП (электронную подпись) и для документов, проходящих жизненный цикл исключительно внутри компании.
Формы организации внутреннего документооборота
Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.
Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.
7 основных видов внутренней документации компании:
В зависимости от особенностей организации могут быть и другие виды ЭДО. Например, в СМИ это может быть внутриредакционный документооборот и т.п.
73% организаций, проводивших оценку эффективности внедрения ЭДО, заявили, что система окупилась.
Какие требования к ЭДО выдвигает бизнес.
Безусловно, драйвером внутреннего документооборота являются крупные компании и госструктуры. Они имеют для этого ресурсы, а также чрезвычайные потребности. Однако сейчас в сторону порядка с внутренней документацией смотрят и небольшие компании. Происходит это по трем основным причинам: во-первых, меняется культура ведения бизнеса – на смену поколению предпринимателей 90-х, во многом действовавших по наитию, приходят молодые ребята, выросшие на информационных технологиях. Во-вторых, в высокодоходных нишах высочайшая конкуренция, которая заставляет компании оттачивать процессы, в том числе и внутренние, в-третьих, сами программные решения становятся гибкими и более доступными по цене. Поможем выбрать оптимальную систему для быстрого перехода на электронный документооборот, оставьте заявку и получите бесплатную консультацию экспертов!
Как отличаются запросы на ЭДО у крупных и малых компаний.
Требования к ЭДО крупного бизнеса:
Требования к ЭДО малого бизнеса:
В СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты. Например, при помощи СБИС можно автоматизировать планирование загрузки переговорных комнат.
СБИС Внешний документооборот имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, содержит готовые отраслевые решений, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.
О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Внутренний документооборот: шанс на лояльность
Никакие перемены не возможны до пожара. Пока пожар не случится, ничего не изменится… Это выражение, авторство которого принадлежит Конфуцию, как нельзя точно и аллегорично характеризует ситуацию весны 2020 года: ведь именно сейчас очень часто звучит фраза о том, что так, как было раньше, уже не будет никогда. Пожар в виде самоизоляции заставил иначе посмотреть на многие вещи, в том числе ценности и привычки. То, что прежде многими воспринималось как тяжесть и груз, стало восприниматься как благо. Яркий пример: один из инструментов делопроизводства – электронный документооборот. Не секрет, что серьезным препятствием для внедрения ЭДО всегда считался человеческий фактор – ведь электронный документооборот лишал сотрудников возможности пообщаться лично и заставлял меняться. Работа на удаленке позволила взглянуть на ЭДО с новой стороны – он оказался мостиком между сотрудниками, работающими вне офиса. Именно он дал возможность продолжить жизнедеятельность многих предприятий в ситуации вынужденной самоизоляции.
В чем измеряется эффективность ЭДО?
Результативность внутреннего ЭДО в цифрах:
Этапы и принципы документооборота
Этапы обработки внутреннего документооборота организации:
Формы организации документооборота:
Примеры документов, относящихся к внутреннему документообороту:
ЭДО – как инструмент управления
ЭДО – это скорость, прозрачность, четкость движения документов в компании. Расскажем чуть более подробно, что дает электронный документооборот различным участникам управленческой вертикали организации.
Как выбирают оператора ЭДО
На что обратить особое внимание при выборе оператора ЭДО:
Преимущества СБИС ЭДО
Организация делопроизводства в СБИС Внутренний документооборот значительно уменьшит время, затраченное на такие операции как подготовка документа, поиск документа в архиве и пр.
В типовом решении СБИС уже реализованы самые распространенные процессы внутреннего документооборота:
Также в СБИС предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.
Сервис позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. Для того, чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве поддержки работает служба, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. Кроме того, наши специалисты помогут в организации перехода на удаленный формат работы.
Важно. Необходимый атрибут ЭДО на удаленке – электронная подпись. Изготовление сотрудникам электронной подписи для утверждения внутренних документов дает возможность вести множество дел вне офиса и избавьтесь от ненужной беготни. Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Для внутреннего ЭДО не требуется сложная юридически значимая подпись (квалифицированная КП), аналогичная подписи от руки и печати, достаточно простой ЭП или неквалифицированной ЭП.
Подробнее узнать о всех возможностях внутреннего электронного документооборота организации для удаленной работы можно в разделе СБИС для удаленной работы. О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать и наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Система внутреннего документооборота
Внутренний документооборот компании — это движение внутренних документов между структурными подразделениями. К внутренней документации относятся: приказы, инструкции, протоколы совещаний, положение о структурных подразделениях и иные документы, предназначенные для использования сотрудниками компании и управленцами.
Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя.
Система внутреннего документооборота должна быть нормированной и регулированной. Так, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Это позволит реалистично оценивать все этапы прохождения документов, сроки их согласования и исполнения. Использование электронной цифровой подписи для внутреннего документооборота не является необходимостью. Однако, все больше и больше организаций прописывают в своем внутреннем регламенте использование ЭЦП для ряда документов. Это особо актуально для больших компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов по стране.
Внутренний электронный документооборот организации — это автоматизированное движение внутренней документации внутри предприятия.
Правильно организованный внутренний электронный документооборот не менее важен, чем внешний. Он позволяет позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет своевременного донесения той или иной информации.
При внедрении электронного документооборота на предприятии можно столкнуться с такими проблемами, как консерватизм сотрудников и их нежелание постоянно работать с компьютером. Этого можно избежать, если грамотно донести преимущества СЭД непосредственно для сотрудников.
Преимущества внутреннего ЭДО
Минимизация времени на подготовку документов
Возможность коллективной работы над документами
Внедрение системы внутреннего документооборота позволяет:
Внешний документооборот
обработка входящей корреспонденции
подготовка исходящей корреспонденции
обработка обращения граждан
Внутренний документооборот
подготовка нормативно-распорядительной документации
работа с внутренней документацией
контроль исполнения поручений
Обеспечивающий документооборот
управление нормативно-справочной информацией
Остались сомнения, что переход на электронный документооборот будет для Вас безболезненным?
Считаете, что у Вашей компании нет необходимости в минимизации бумажного документооборота?
Или это просто страх, вызванный объективными факторами, такими как слабая формализация бизнес-процессов или ее отсутствие?
Позвоните нам, и мы подробно расскажем Вам, каким образом будет происходить переход на электронный документооборот именно в Вашей компании
Мы работаем открыто!
Сертификаты Все сертификаты
Компания IT-scan оказывает только качественные услуги, что подтверждается наличием всех необходимых сертификатов, которые можно увидеть ниже:
Отзывы и благодарности Все отзывы
Отзывы и благодарности, оставленные довольными клиентами компании IT-scan:
Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте
В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.
Пользователями внутренних документов являются:
Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).
Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.
Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.
К пользователям внешних документов относятся:
Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.
Способы организации
В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:
Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.
Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.
Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.
Системы ведения ЭДО
Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:
CRM- системы
Основные этапы работы:
Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.
При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.
График документооборота
Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.
Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.
Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).
Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).
Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.
В чем поможет график:
Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.
Электронный документооборот в предприятии
Со школы мечтал я зарабатывать на жизнь программированием. Но сейчас программирование помогает организовывать собственные и чужие проекты, дает лишь не большой доход. Основное же время я трачу на работу с документооборотом в достаточно крупном предприятии. За два года работы изучил подробно систему «Дело» от компании EOS и поверхностно познакомился с решением для документооборота от фирмы 1С. Под катом приведено сравнение этих двух систем и выражено мое субъективное мнение.
Зачем нам документооборот?
Каждое предприятие представляет собой структуру. Чем больше фирма, тем сложнее и запутанней становится структура. Чем сложение структура, тем больше внутренних приказов, распоряжений, актов создается в фирме. Все вышеперечисленные документы создают огромных поток движения бумаг в фирме. В случае децентрализованности такого документооборота, отследить движение бумаг невозможно, следовательно, в фирме могут возникнуть серьезные проблемы. Централизовать бумажный документооборот можно, но это стоит очень дорого, так как необходимо содержать огромный штат сотрудников. Так же человеческий фактор позволяет скрыть от руководителя реальное положение дел в предприятии. Другой стороной вопроса управления крупным предприятием является отслеживание выполнения поручений, данных в приказах и распоряжениях. В случае наличия большого количество неструктуриннованых поручений сложно отследить и проверить выполнение. И пожар или прочая утеря документов может обернуться критическими потерями для предприятия. Таким образом использование бумажного документооборота для крупной фирмы является не верным управленческим решением.
И какие же есть варианты?
Опираясь на перечисленные выше предпосылки, логично использовать системы электронного документооборота, которые позволят обеспечить прозрачность и наглядность управленческих процессов, происходящих в фирме. Систем документооборота существую множество, в своей статье я сравню два таких решения: система «1с: документооборот» и система от компании ЭОС «Дело».
1С: документоборот начала развиваться в 2010 году. С тех пор система претерпела множество изменений и, актуальная в данный момент версия имеет номер 2.0. За это время система документооборота от фирмы 1с успело завоевать достаточное влияния на рынке систем документооборота. Этим программными продуктом пользуются такие компании, как Газпром, Петровский автоцентр и другие. В свою очередь программой Дело от компании ЕОС, развиваемой с 1994 года, владеют многие правительственные организации как государственная дума, совет федерации, следственный комитет, местное правительство многих городов и областей, и прочие государственные структуры. Так же данный программой пользуются многие представители крупного бизнеса в России, такие как банк ВТБ, международные аэропорта города Уфа и Казани.
Таким образом, из вышеприведённой информации, можно сделать вывод, что «Дело» крупная, проверенная временем, масштабируемая система делопроизводства. А решение от фирмы 1с более молодое, современное, гибкое ПО.
А что по деньгам выходит?
Для углублённого сравнения данных решений, рассмотрим вопрос развертывания и эксплуатации данных систем. После того, как фирма или предприятия, или другая структура определяются с необходимостью использования системы документооборота, остро встает вопрос покупки. При покупке системы немаловажным фактором является цена системы. Однозначно сказать какая из систем дороже или дешевле невозможно, так как обе фирмы-производители предоставляют индивидуальные коммерческие предложения для каждой фирмы-покупателя, в зависимости от структуры фирм-покупателей. Цена зависит от количества пользователей, от набора различных опций, модулей, от срока и виды лицензии (безвременная лицензия или лицензия сроком на несколько лет).
Для сравнения цен возьмем условное коммерческое предприятие, в котором пользоваться документооборотом будут 400 сотрудников. Цена складывается из трех факторов: стоимость конфигурации 1С: Документооборот, стоимость серверной лицензии 1С: Предпрятие и стоимость клиентской лицензии 1С: Предпрятие. Таким образом стоимость Системы документооборота для нашей условной фирмы составляет более половины миллиона рублей. Если разделить данную стоимость на количество сотрудников, получается, что покупка лицензии для работы в 1С: Документооборот обходится фирме не дороже офисного кресла для каждого сотрудника. В случае, если в фирме уже используется 1С: Предприятие, то начать использовать эту программу можно гораздо дешевле. Отдельная стоимость конфигурации составляет около ста пятидесяти тысяч рублей. Однако, после покупки систему нельзя сразу начать эксплуатировать. Данную систему необходимо внедрить в существующие бизнес процессы. Для этого многие бизнес процессы, проходящие в предприятии, необходимо изменить. Это требует продолжительного времени работы целой команды 1С программистов и нескольких аудиторов. Как правило, для внедрения данной системы фирмы пользуются услугами сторонних фирм. Стоимости услуги данных фирм варьируются в районе 2500 рублей за один час работы. По приближенным расчётам для нашей фирмы стоимость внедрения будет порядка двухсот тысяч рублей. Добавив некоторые управленческие расходы, связаны с переходом на систему электронного документооборота, получим, что в бюджет условной компании на внедрение системы электронного документооборота от компании 1С необходимо закладывать не менее двух миллионов рублей.
Рассмотрим приблизительную стоимость внедрения системы Дела в этой же условной компании. В минимальной комплектации, при наличии в штате 400 человек, работающих в системе Дело, стоимость лицензии на одного человека будет составлять 7200 рублей. Таким образом, закупка данной системы обойдется в 2880 тысяч рублей. Однако внедрение данной системы технически более простой процесс, компания может справится с ним используя работу штатных IT сотрудников. Таким образом, внедрение системы Дело от компании ЭОС, включая управленческие расходы, обойдется компании в районе трех миллионов рублей.
Стоимость запуска системы электронного документооборота от компании ЭОС обходится в полтора раза дороже, нежели запуск аналогичного продукта от компании 1С.
Что-то все запутано. Так что же выбрать?
Основываясь на всем вышесказанном, я рекомендую использовать систему 1С: Документооборот малому и среднему бизнесу, как так это система более дешевая в эксплуатации, обеспечивает большую гибкость и возможности изменений. Взамен этого теряется надежность и простота использования. Крупному бизнесу и государственным структурам я рекомендую использовать систему Дело, которая, в ущерб цене и гибкости, обеспечивает большую надежность. A потери финансов из-за разницы цен не являются столь значительными для таких огромных структур.